Helyszíni ellenőrzés Készítette: Petróczki Attila
1. Jogszabályi háttér 281/2006 (XII.23) Korm. Rendelet 16/2006 MeHVM-PM együttes rendelet 4/2011 (I.28) Korm. Rendelet Eljárásrend és módszertani útmutatók Pályázati útmutatók Állásfoglalások
2. Helyszíni ellenőrzés elrendelésének esetei 1. Előzetes helyszíni szemle Ütemezése: Pályázat benyújtását követően, támogatási szerződés megkötése előtt. Céljai: Az esetleges megkezdettség vizsgálata (építési, létesítési engedély és az engedélyes terv, vállalkozói szerződések, építési napló vizsgálata). A fejlesztés célterületének vizsgálata (állapotvizsgálat, fejlesztési helyszínek beazonosítása). Projektmenedzser és a Pályázó személyes egyeztetésének lehetőségének megteremtése. Projektmenedzser és a Független szakértő által feltett kérdések tisztázásnak lehetősége, vizsgálata.
2. Közbenső helyszíni ellenőrzés Ütemezése: Kifizetési kérelem benyújtásakor Céljai: A benyújtott elszámolásokhoz kapcsolódó pénzügyi és műszaki dokumentáció vizsgálata. Az elszámolásokban és időközi jelentésekben szereplő készültség fizikai felmérése.
3. Rendkívüli helyszíni ellenőrzés Ütemezése: A Közreműködő Szervezet Végrehajtási Osztályának vezetője rendeli el a szakmai csoporttal egyeztetve, felterjesztéssel. Célja: Támogatási Szerződés módosításának kezdeményezésekor (dokumentum alapon nem egyértelmű, tisztázása csak a helyszínen lehetséges) A Projektmenedzser szabálytalanságra utaló jelet észlel, dokumentum alapon azonban nem eldönthető a gyanú. Konkrét szabálytalansági eljárás következményeként.
4. Záró helyszíni ellenőrzés Ütemezése: Záró elszámolási csomag benyújtását követően. Céljai: A benyújtott elszámoláshoz kapcsolódó pénzügyi és műszaki dokumentáció vizsgálata. Az elszámolásokban és időközi jelentésekben szereplő készültség fizikai felmérése. Az indikátorok, a nyilvánosság és a horizontális vállalások teljesülésének ellenőrzése.
5. Fenntartási ellenőrzés Ütemezése: Projekt fenntartási jelentés benyújtását követően. A Projekt Fenntartási Jelentés késedelme esetén elrendelt rendkívüli helyszíni szemle keretében. Céljai: A Támogatási Szerződésben és a Fenntartási jelentésekben szereplő horizontális és indikátor-vállalások teljesülésének ellenőrzése. A Támogatási Szerződésben szereplő fejlesztési elemek meglétének, kapcsolódó pénzügyi nyilvántartásainak és a rendeltetésszerű használatnak ellenőrzése.
3. A helyszíni ellenőrzési folyamat fő lépései Kockázatértékelés Ellenőrzési terv (éves és heti szintű) Ellenőrzés előkészítése Szakértői igény bejelentése, szakértő feladat-meghatározása Értesítés Megbízólevél generálása és összeférhetetlenségi nyilatkozat elkészítése Ellenőr felkészülés a szemlére Ellenőrzés lefolytatása Dokumentum alapú Műszaki és pénzügyi dokumentáció Nyilvánosság Horizontális és indikátor vállalások Fizikai ellenőrzés Kivitelezés és eszközbeszerzés ellenőrzése Jegyzőkönyv elkészítése, megállapítások megtétele Intézkedési terv készítése (EMIR) Intézkedési terv nyomon követése (EMIR), teljesüléskor az ellenőrzés lezárása
1. Kockázatértékelés Támogatási szerződéssel rendelkező projektek esetében lehetséges. Korábban regionális szinten egyéni tervezésű mátrix segítségével egyenként készült. Jelenleg központosított forma szerint EMIR-adatok szűrésével, külön képletezett mátrix alkotja a kockázati besorolást tömeges szinten. Célja: a kockázati tényezők figyelembe vételével rangsort állítani fel az egyes projektek ellenőrzésre való kiválasztásánál, valamint támpontot adni a projektek ellenőrzési gyakoriságához.
2. Ellenőrzési terv készítése Éves szintű: előirányzatokhoz, költségtervezéshez nyújthat segítséget. Heti szintű: Konkrét, valós ellenőrzések. Kifizetési kérelmeket nyilvántartó nyomon-követési táblákból, valamint a Szakmai csoportok Projektmenedzsereinek ellenőrzési javaslataiból áll össze. Naprakész, a változások napi szinten nyilvántartásra kerülnek, véglegesítése a Kedvezményekkel való időpont-egyeztetéseket követően történik meg.
3. Ellenőrzés előkészítése Értesítés: Ellenőrzési időpont megfelelőségének egyeztetése a Kedvezményezettel. Megfelelőség esetén értesítő levél generálása, majd továbbítása az EMIRben található értesítési címre (e-mail és telefax) Szakértői igény bejelentése, szakértői igény meghatározása: A Közreműködő Szervezet Végrehajtási Osztályának vezetője, valamint az érintett szakmai csoport és az ellenőrzési szakterület vezetői részére az igény jelzése, szükségességének indoklása. A szakértő számára a feladat pontos meghatározása és továbbítása a Koordinációs csoport felé. Megbízólevél generálása: Ellenőrök, szakértők és megfigyelők részére. Rendkívüli szemle esetén az Ügyvezető, távolléte esetében helyettese hitelesíti. A többi esetben Igazgatóhelyettes hitelesíti.
3. Ellenőrzés előkészítése Összeférhetetlenségi nyilatkozat készítése: az ellenőrzésben részt vevő ellenőröknek és a műszaki szakértőknek kötelező. Felkészülés az ellenőrzésre: Felterjesztések Szakmai csoport Projektmenedzserével konzultáció Támogatási Szerződések és módosításaik Változás-bejelentések Időszakos és Záró beszámolók Kifizetési kérelmek Projekt Fenntartási Jelentések Előző helyszíni szemlék (amennyiben releváns) jegyzőkönyveiben tett megállapítások Szabálytalansági eljárások jegyzőkönyvei, stb.
4. Ellenőrzés lefolytatása Mielőtt megkezdődik az ellenőrzés! Az ellenőrök ellenőrzési jogosultságának igazolása megbízólevéllel, személyi okmányokkal. A Kedvezményezett személyének tisztázása, a helyettes képviselő, meghatalmazott azonosítása (személyi okmányok, meghatalmazás) Az ellenőrzést az alábbiak rendelkezésre állása esetén folytathatjuk le, ellenkező esetben meghiúsul: Hivatalos képviselő, vagy megahatalmazott rendelkezésre állása. Az ellenőrzés alá vont eredeti dokumentumok megléte.
4. Ellenőrzés lefolytatása Dokumentum alapú ellenőrzés Műszaki dokumentáció ellenőrzése Közbenső szemlén Jogerős építési engedély és esetleges módosításai Engedélyes terv és módosításai Kiviteli tervdokumentáció Építési napló Munkaterület átadás-átvételi jegyzőkönyv Építési költségvetés (közbeszerzési dokumentáció) Vállalkozói szerződés és azok módosításai Hatósági ellenőrzések jegyzőkönyvei (amennyiben releváns) Záró szemlén Közbenső szemlén ellenőrzött dokumentumokon túl: Megvalósulási terv Geodéziai bemérés (amennyiben releváns) Műbizonylatok Akadálymentesítés igazolása (amennyiben releváns) Jogerős üzemeltetési/használatba vételi/forgalomba helyezési engedélyek Rendkívüli szemlén Az előzőekben szerepeltetett dokumentumok közül a felterjesztéshez kötődő dokumentációk.
4. Ellenőrzés lefolytatása Dokumentum alapú ellenőrzés Eszközbeszerzés dokumentációjának ellenőrzése Közbenső szemlén Eredetet igazoló dokumentumok: Szerződések, számlák, szállítólevelek Átadás-átvételi jegyzőkönyvek Használatra vonatkozó dokumentumok: Üzembe helyezési okmányok, garancialevél/garanciajegy Gépkönyv, üzemeltetési leírás Szerviz-könyv, karbantartási napló,kezelési és karbantartási utasítás Törzslap, forgalmi engedély Záró szemlén Közbensőszemlén ellenőrzött dokumentumok. Rendkívüli szemlén Az előzőekben szerepeltetett dokumentumok közül a felterjesztéshez kötődő dokumentációk. Tulajdoni helyzetet igazoló dokumentumok: Tárgyieszköz nyilvántartó karton és főkönyvi könyvelés (amennyiben önálló és épülettől függetlenül aktiválható eszköz )
4. Ellenőrzés lefolytatása Dokumentum alapú ellenőrzés Pénzügyi dokumentáció ellenőrzése Közbenső szemlén Kifizetési kérelmek formanyomtatványai Elszámolásokban és azok összesítőiben szereplő eredeti számlák Számlákat alátámasztó szerződések, azok módosításaik Piaci árat igazoló árajánlatok Közbeszerzési dokumentáció eredeti példányának megléte (pl. összegzés) Számlákat alátámasztó teljesítési igazolások és kifizetést igazoló banki és kiadási pénztárbizonylatok Elszámolásra benyújtott számlák értékének könyvelésben való szerepeltetése főkönyvi kartonokon. Záró szemlén Közbenső szemlén ellenőrzött dokumentumokon túl: Aktiválás a főkönyvi könyvelésben Tárgyi eszköz nyilvántartó kartonok Rendkívüli szemlén Az előzőekben szerepeltetett dokumentumok közül a felterjesztéshez kötődő dokumentációk.
4. Ellenőrzés lefolytatása Dokumentum alapú ellenőrzés Nyilvánosság követelményeinek ellenőrzése Közbenső szemlén A kommunikációs csomagnak megfelelő típusú hirdető tábla kihelyezése a helyszínen Alapja a Támogatási Szerződés Záró szemlén Alapja a Támogatási Szerződés és a Záró Beszámoló A kommunikációs csomagnak megfelelő típusú hirdető tábla kihelyezése a helyszínen Emlékeztető tábla kihelyezése A Támogatási Szerződésben és a Záró Beszámolóban szereplő nyilvánossági vállalások teljesítése (pl. sajtóközlemény, internetes honlap, nyitó-vagy záró rendezvény, stb.) Rendkívüli szemlén A projekt életciklusának megfelelő hirdető-vagy emlékeztető tábla kihelyezése.
4. Ellenőrzés lefolytatása Dokumentum alapú ellenőrzés Indikátorok teljesülésének ellenőrzése Záró szemlén A szankcionálandó indikátorokat ellenőrizzük igazoló dokumentumaikkal együtt a bázisidőszakra és a megvalósítás időszakára vonatkozóan. Fenntartási ellenőrzésen A szankcionálandó indikátorokat ellenőrzése igazoló dokumentumaikkal az ellenőrzéskor releváns fenntartási időszakra. Az adatszolgáltatási kötelezettség alá tartozó indikátorok között szúrópróba szerű ellenőrzést végzünk az ellenőrzéskor releváns fenntartási időszakra.
4. Ellenőrzés lefolytatása Dokumentum alapú ellenőrzés Horizontális vállalások teljesülésének ellenőrzése Záró szemlén Szúrópróbaszerűen a Támogatási Szerződés és a Záró Beszámoló alapján: Esélyegyenlőségi vállalások Környezeti fenntarthatósági vállalások Fenntartási ellenőrzésen Szúrópróbaszerűen a Támogatási Szerződés és a Projekt Fenntartási Jelentések alapján: Esélyegyenlőségi vállalások Környezeti fenntarthatósági vállalások
4. Ellenőrzés lefolytatása Dokumentum alapú ellenőrzés Szoft -elemek teljesülésének ellenőrzése Tanulmányok, kézikönyvek, jelentések, adatbázisok Oktatások, képzések (jelenléti ív, oklevelek, tananyagok) Utazások, rendezvények(utazási jegyek, belépők, egyeztetések dokumentumai, meghívók stb.)
4. Ellenőrzés lefolytatása Fizikai ellenőrzés Eszközbeszerzés Azajánlatokban, valamint a szállítási szerződésekben/megrendelőkben szereplő paraméterek ellenőrzése. Gyári szám/alvázszám/motorszám Leltári szám szerepeltetése Fotódokumentáció készítése Kivitelezés Szemrevételezés és mérésalkalmazása, valamint a tervdokumentációval (engedélyes, kiviteli és megvalósulási) és a költségvetéssel való egyeztetés: Utak: hossz, szélesség, forgalomtechnikai eszközök megléte, vízelvezetés, burkolat, szegély, parkoló száma Közművek: nyomvonal, keresztmetszet Épület: helyiségek, burkolatok, nyílászárók, alapterület, szaniterek, gépészet Épített terek: telekhatár, burkolatok, utcabútorok, zöldfelület, vízelvezetés Fotódokumentáció készítése
4. Ellenőrzés lefolytatása Jegyzőkönyv elkészítése, megállapítások megtétele A jegyzőkönyv rovatainak feltöltése A tapasztalt állapot rögzítése. Hiányosság esetén: Pótolható hiányosságok megnevezése Nem pótolható, szabálytalan elemek kirészletezése, a gyanú összefoglalása. A Kedvezményezett esetleges észrevételeinek rögzítése A jegyzőkönyv oldalainak hitelesítése a Kedvezményezett cégszerű aláírásával és az ellenőrök kézjegyével. A szemlét követően a fotódokumentáció rendszerbe való feltöltése, majd a helyszíni szemle rögzítése történik az EMIR szerződéses moduljában. Szabálytalanság esetén szabálytalansági gyanúbejelentő megtétele.
5. Intézkedési terv készítése A jegyzőkönyvben szereplő intézkedések (Jkv. 12. sz. pontja) külön dokumentumon való szerepeltetése, mely a belső nyilvántartást és a nyomon-követést szolgálja. Kötelező tartalmi elemei az alábbiak: Hiba, hiányosság: a jegyzőkönyvben észrevételezett hiányosságok, pl. a helyszínen nem elérhető dokumentumok. Intézkedés: a hiányosságok kezelésének módja. Az intézkedésért felelős személy megnevezése Határidő: pl. az esetleges hiánypótlás beküldési határideje. Az intézkedési terv teljesülésének ténye, annak ideje és a teljesülést hitelesítő ellenőr aláírása
6. Intézkedési terv nyomon követése, teljesüléskor az ellenőrzés lezárása Az intézkedési tervben szereplő hiányosságokat a Kedvezményezett megküldi, ennek ellenőrzése a helyszíni ellenőr feladata. Hibás hiánypótlás esetén iktatott e-mailben (elérhetőséget az EMIR szerződéses modulja szolgáltat ehhez) jelezni szükséges a Kedvezményezettnek és ismételt hiánypótlásra felszólítani. Sikeres hiánypótlás esetén: Az ellenőr az intézkedési tervet a dokumentumon aláírásával lezárja, rögzítve a teljesítés dátumát, s a dokumentumot elektronikus rögzítésre leadja, majd ezt követően a Szakmai csoport Projektmenedzseréhez továbbítja a projektdossziéba. Az EMIR szerződéses moduljában az intézkedési terv lezárása. A Kedvezményezett értesítése iktatott e-mailben a sikeres hiánypótlásról.
Köszönöm a figyelmet!