Műszaki dokumentációkezelés az ELO-ban Ajkai Elektronikai Kft. esettanulmánya Dezsényi Csaba Ovitas Magyarország Kft. csaba.dezsenyi@ovitas.hu
ELO bevezetés projekt Ajkai Elektronikai Kft. Közepes méretű vállalat (270 fő) Fém alkatrészek gyártása, elsősorban autóipari felhasználásra Műszaki dokumentációkezelés Alkatrész dokumentáció, utasítások Munkafolyamat támogatás Iratkezelés Érkeztetés, iktatás, átadás-átvétel Esettanulmány, de a megoldás általánosítható! 2
Mi a műszaki dokumentáció? 3
Mi a műszaki dokumentáció? Több részből állhat, melyek lehetnek szövegesek és rajzok is Rögzített, egyezményes szabályoknak megfelelő műszaki információ Célja: a gyártásban, üzembe helyezésben és a karbantartásban részt vevő szakemberek munkájának előkészítése, a munka elvégezhetőségének biztosítása 4
Mi a műszaki dokumentáció ELO-ban? Dokumentáció = több dokumentum! Egységként kell kezelni Dokumentációk közötti kapcsolatok Pontos, precíz Mi most az érvényes? Mi volt tavaly? Csoportos verziókezelés Minőség biztosítás, visszakereshetőség v1 v2 v3 Gyártás a dokumentáció alapján Sorozat gyártás! Dokumentáció életciklus Munkafolyamat Többen használják, felelősségek 5
Műszaki dokumentáció ELO-ban Dokumentáció = több dokumentum! Egységként kell kezelni Dokumentációk közötti kapcsolatok Pontos, precíz Mi most az érvényes? Mi volt tavaly? Csoportos verziókezelés Minőség biztosítás, visszakereshetőség Gyártás a dokumentáció alapján Sorozat gyártás! Dokumentáció életciklus Munkafolyamat Többen használják, felelősségek 1 2 3 Dokumentáció felépítése Revíziókezelés Workflow 6
Műszaki dokumentáció ELO-ban Dokumentáció = több dokumentum! Egységként kell kezelni Dokumentációk közötti kapcsolatok 1 Dokumentáció felépítése 7
Dokumentáció felépítése Műszaki dokumentáció Speciális mappa Tetszőleges al-mappa struktúra Műszaki dokumentumok Speciális dokumentumok a mappa alatt Egyéb dokumentumok Tetszőleges dokumentumok a mappa alatt Kapcsolódó anyagok Referencia a mappa alatt Tartalmazott dokumentáció 8
Metaadatok, jogosultságok Ügyfél-specifikus metaadatok Tetszőleges Megoldás specifikus metaadatok Munkafolyamat információk Státusz Érvényességi adatok Konfigurálható jogosultságok Típus szerint Életciklus szerint Adatok szerint 9
Műszaki dokumentáció ELO-ban Pontos, precíz Mi most az érvényes? Mi volt tavaly? Csoportos verziókezelés Minőség biztosítás, visszakereshetőség 2 Revíziókezelés 10
A verziótól a revízióig ELO verziókezelés: 1 dokumentum 1 felhasználó Ami hiányzik Több felhasználó dolgozik a munka verzión Érvényes verzió nem változhat meg szerkesztés alatt ELO-ban a munkaverzió csak 1 felhasználónál lehet Több dokumentumot kell együttesen verziózni Közös verziótörténet a teljes dokumentációra Pl.: új dokumentum hozzáadása új verziót kap a dokumentáció Fontos a könnyű visszakereshetőség (pl. audit, reklamáció) Megoldás: REVÍZIÓ-KEZELÉS 11
Új dokumentum revízió Új dokumentum: munka változat! Érvényes revízió másolata (ha volt) Megfelelő státusz és jogosultságok Csak 1db munka változat lehet 12
Új dokumentáció revízió Szerkesztett dokumentumok jóváhagyásakor A módosított dokumentumok archív státuszba kerülnek A jóváhagyott munka változatok érvényesek lesznek Egy revízió egyszer kerül tárolásra: referenciák használata Archív dokumentáció revízió külön mappa alá kerül 13
Metaadatok Státusz Revíziós szám Dokumentum revízió Dokumentáció revízió Érvényesség kezdete-vége Tulajdonosok, jóváhagyók Megjegyzés 14
Műszaki dokumentáció ELO-ban Gyártás a dokumentáció alapján Sorozat gyártás! Dokumentáció életciklus Munkafolyamat Többen használják, felelősségek 3 Workflow 15
Dokumentáció életciklusa Új revízió Létrehozás, módosítás Jóváhagyás Érvényesítés Értesítés Befejezés, visszajelzés Lezárás 16
Létrehozás / módosítás Vezetői döntés alapján indul Feladat delegálás Ki vesz részt, kinek mi a feladata? Személyeket kézzel lehet kijelölni Automatizmus lehetősége Dokumentumok szerkesztése Új dokumentum revíziók létrehozása (munka-változatok) Párhuzamos munka Standard ELO funkciók az együttműködéshez Új revízió Létrehozás, módosítás Jóváhagyás Érvényesítés Értesítés Befejezés, visszajelzés Lezárás 17
Jóváhagyás Vezető értesítést kap, ha mindenki befejezte a feladatát Dokumentáció ellenőrzése Döntés: Jóváhagyás: folyamat tovább megy Újabb feladat delegálás: ciklus, vissza az elejére Jóváhagyás után a dokumentumok már nem módosíthatóak Új revízió Létrehozás, módosítás Jóváhagyás Érvényesítés Értesítés Befejezés, visszajelzés Lezárás 18
Érvényesítés Jóváhagyott dokumentáció végső ellenőrzése Formai ellenőrzés Adatrögzítés Elkészül a dokumentáció új érvényes revíziója Módosítások publikusak lesznek Régi állapot mentésre kerül, mint archív revízió Új revízió Létrehozás, módosítás Jóváhagyás Érvényesítés Értesítés Befejezés, visszajelzés Lezárás 19
Értesítés Minden dokumentumon jelölve vannak az érintett szervezeti egységek A módosítások alapján automatikusan értesítést kap az, akit érint a módosítás Új revízió Létrehozás, módosítás Jóváhagyás Érvényesítés Értesítés Befejezés, visszajelzés Lezárás 20
Befejezés, visszajelzés A vezetők visszajelzést kapnak, ha minden értesített befejezte a feladatát A munkafolyamat véget ér Új revízió Létrehozás, módosítás Jóváhagyás Érvényesítés Értesítés Befejezés, visszajelzés Lezárás 21
Lezárás, újranyitás Régi, nem használatos dokumentáció lezárható Nem publikus Nem szerkeszthető Lezárt dokumentáció újranyitható Új revízió Létrehozás, módosítás Jóváhagyás Érvényesítés Értesítés Befejezés, visszajelzés Lezárás 22
Ajka: Problémák és megoldások Elsődleges problémák Sok papír! Dokumentáció módosítások kezelése nehézkes Lassú Hibázások (pl. régi revízió kint maradt, nem tudta, hogy már új van, stb.) Minőségbiztosítás megoldása nehézkes (pl. auditnál vagy reklamációnál előszedni a megfelelő információt) Megoldás ELO: kevesebb papír + hatékony munka Munkafolyamat támogatás: egzakt, precíz, jól dokumentált, jól követhető Hatékony információ visszakeresés (régi revíziók jól áttekinthetőek) 23
Köszönjük a figyelmet! További információ Ovitas Magyarország Kft. www.ovitas.hu 24
Az ELO Digital Office, az ELO logó, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional és ELOenterprise márkanevek a németországi székhelyű ELO Digital Office GmbH tulajdona. A Microsoft, MS, Windows, Word és Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision az amerikai Microsoft Corporation bejegyzett márkái. Egyéb cég-, termékvagy szolgáltatás nevek más gyártókhoz tartozhatnak. Jelen nyomtatvány csak általános információkkal szolgál, nem helyettesíti a személyes tanácsadást. Az itt megadott információk akár előzetes értesítés nélkül is változhatnak. AZ ELO termékekre vonatkozó aktuális információk az ELO Digital Office-tól, business partnereitől és képviselőiktől szerezhetők. A változtatások, nyomtatási hibák és tévedés jogát fenntartjuk. Copyright ELO Digital Office GmbH 2012. Minden jog fenntartva.