AZ ÁRSZÁLLÍTÁSI FOLYAMATOK TELEMATIKAI TÁMOGATÁSA dr. KOVÁCS János okleveles közlekedésmérnök, főiskolai docens Széchenyi István Egyetem Informatika Tanszék kovacsj@sze.hu BEVEZETÉS Az áruszállítás szerepe, fontossága, társadalmi funkciója évezredek óta változatlan. Az áruk tudatos mozgatása nélkül elképzelhetetlen lenne a társadalmi munkamegosztás, a nemzeti- és nemzetközi gazdasági kapcsolatok léte és nem utolsó sorban a technikai és társadalmi fejlődés. A közlekedés és ezen belül az áruszállítás mindig is a társadalom "vérkeringése" volt. Technikája megfelelt az adott kor technikai fejlettségének, amelyet mindig is befolyásolt a szervezési módszerek és az információs technika fejlettsége. Manapság mind a termelés, mind a fogyasztás itt nem első sorban a személyi-, sokkal inkább a termeléssel kapcsolatos félkész termék felhasználásra gondolok olyan mértékű nemzetközi együttműködés alakult ki, amely az áruszállításnak a korábbinál sokkal magasabb szintű szervezését igényli. 1. AZ ÁRSZÁLLÍTÁS FOGALMA ÉS FOLYAMATA Az áruk szállítása, egységek közötti mozgatása különböző áruszállító eszközökkel történhet. Az áruszállítás végrehajtója ugyancsak különböző, erre szakosodott, vagy azt csak melléktevékenységként végző személy, illetve szervezet lehet. Az áruszállítás ában lényeges elemek a partnerek közötti együttműködés, a hatóság ügyintézés, valamint a tevékenység szervezésének és elszámolásának a. gyanakkor nem tekinthető minden áru szállítását végző áruszállításnak.
1.1. AZ ÁRSZÁLLÍTÁS FOGALMA Az "áruszállítás" fogalom alatt az áruk azon mozgatását értjük, amely két különböző felhasználó között történik, függetlenül a tényleges fizikai mozgás hosszától. Ilyen értelemben tehát áruszállítás: a nyersanyaglelő hely és a feldolgozó üzem, a félkész-termék előállító és a (tovább)feldolgozó üzem, a gyártó és a kis- és/vagy nagykereskedő, a nagykereskedő és a kiskereskedő, valamint a kereskedő és a vásárló közötti, árumozgatási. Bár jellegében hasonló, mégsem áruszállításnak, hanem anyagmozgatásnak, belső szállításnak nevezzük az azonos tulajdonos telephelyen belüli és nem távoli telephelyei közötti árumozgatást. Jogosan vetődik fel a kérdés, hogy meddig minősül "nem túl távoli"-nak, hol a határ az anyagmozgatás és az áruszállítás között. Ennek megítélése szakmai körökben sem mindig egyértelmű. A továbbiakban azt a ot tekintjük áruszállításnak, amely megfelelő fuvarozási okmányokkal kísért, és különböző elszámolási egységek között megy végbe. A lényeg tehát az elszámoláson van, nem pedig az áru mozgásán. Az elszámolás azonban nem feltétlenül jelent azonnali és pénzbeli teljesítést. Az áruszállítás az igénybevett szállítóeszköz fajtájától függően lehet: modális és intermodális. Az első esetben az áru végig ugyanazon a szállítóeszköz típuson azonos alágazathoz tartozó utazik. Az intermodális szállítás az un. kombinált áruszállítás, amelynél a legismertebb mód a közút-vasút, de legalább ilyen jelentős a közúti-vízi, illetve a vasúti-vízi szállítási mód is. Az áruszállításban nem meghatározó volumenű légi áruszállítás szinte minden esetben intermodális, hiszen egyes speciális esetektől eltérően az árut a repülőtérre/ről valamely más eszközzel kell szállítani. 1.2. AZ ÁRSZÁLLÍTÁS FOLYAMATA Technikai értelemben az áruszállítás az áru közlekedési eszközre felrakásával kezdődik. Valójában szervezés szempontjából a sokkal korábban kezdődik és nem is fejeződik be az áru kiszolgáltatásával. Ennek vázlatát tekinthetjük át az alábbi 1. ábra-n. Megrendelés Diszponálás Szállítóeszköz kiállítás Áru kezelés és szállítás a Áru kiszolgáltatás Elszámolás Az áru szállítását megelőző tevékenységek Az áru fizikai szállítása Az áru szállítását követő tevékenységek 1. ábra Az áruszállítás teljes -vázlata A természetesen sokkal bonyolultabb, mint az, az ábrából esetleg látszik. Különösen igaz ez az ábrán egyetlen objektumként feltüntetett fizikai szállításra, amely fizikai- és informatikai tevékenységek sokaságát foglalja magában. Ennek a nak a bonyolultsága a viszonylag egyszerű egy eszközös "háztól-házig" szállítástól, a rendkívül sokrétű, tengeren túli és többszörösen intermodális áruszállításig terjed. em célunk, hogy e helyütt ezeket a okat részletezzük, csupán a legfontosabb elemeit kívánjuk megemlíteni. Az áruszállítás ának legfontosabb fizikai tevékenységei: áru felrakása, rakományigazítás, áru átrakás, áru közbenső tárolása, áru lerakás, 2.
mennyiség megállapítás (mérlegelés, db. számlálás, mérés). Az áruszállítás ának irányítása terén: Megrendelések, fuvarozási feladatok kezelése, A fuvarozási eszköz feladathoz rendelése, A személyzet vezénylése, A forgalom szervezése, irányítása, és A teljesítések elszámolása jelentkeznek kiemelt tevékenységként. Végül, de nem utolsó sorban, az áruszállítás során igen szerteágazó informatikai és iratkezelési-ügyviteli tevékenységek hárulnak valamennyi érdekelt félre. Igen nagy mennyiségű írott- és szóbeli információ áramlik a felek között, amelyek kezelése jelentősen megnöveli az áruszállításhoz kapcsolódó tevékenységek mennyiségét. Az áruszállítás ügyviteli- és informatikai tevékenységei: Fuvarozási eszköz megrendelése, Kalkulációkészítés, Visszaigazolás Fuvarokmányok kitöltése, kezelése, Értesítés, Fuvardíj számfejtés, számlakészítés, A fenti tevékenységekhez kapcsolódó információ feldolgozás jelentős mértékben lassíthatja az áruszállítás sebességét. 2. AZ ÁRSZÁLLÍTÁS IFORMATIKÁJA Az áruszállítás a gazdaság vérkeringése. Az áruszállításra mindig is szükség volt, de napjainkban szerepe más megvilágításba is került. A kommunikációs technika, illetve a számítástechnika fejlődése olyan lehetőségeket nyitott meg, amelyek az áruszállítás szerepét felértékelték. 2.1. AZ ÁRSZÁLLÍTÁS FOLYAMATÁBA FELLELHETŐ IFORMATIKAI ELEMEK Az áruszállítás hatékony, informatikai megközelítése megkívánja, hogy a rendszert elemeire bontva vizsgáljuk. Vegyük alapul a teljesen leegyszerűsített 1. ábra-t. Ezen három, egymástól jól elhatárolható csoportot különböztethetünk meg. Ez a három csoport megfelel az informatikai felbontásnak is. Az első csoport az áruszállítás előkészítő szakasza pusztán információkezelési, illetve az információ feldolgozásán alapuló tervezési-diszponálási tevékenységeket tartalmaz. A második csoport az áru tényleges elszállítása során fizikai műveletek jelentkeznek. Ezek a tevékenységek viszont egyrészt információkat generálnak az áru, illetve a szállítóeszköz és személyzet mozgásának rögzítése, másrészt az információfeldolgozás követelmény a fizikai mozgásnak pl. határátmenetnél az okmányok kezelése. A harmadik szakaszban ismét az informatika dominál. Ebben a szakaszban történik a teljesítés elszámolása, az adatok archiválása, statisztikák készítése. Igen fontos annak a ténynek a felismerése, hogy az áruszállításhoz kapcsolódó adatok túlmutatnak az áruszállítás án. 3.
Belföldi- és nemzetközi megállapodások, egyezmények Áru feladásának körzete fuvaroztató-speditőr speditőr-fuvarozó speditőr-hatóság fuvarozó-hatóság speditőr-speditőr Áru szállítási körzete fuvarozó-speditőr fuvarozó-hatóság fuvarozó-fuvarozó fuvaroztató-speditőr Áru kiszolgáltatási körzete speditőr-speditőr fuvarozó speditőr speditőr-hatóság speditőr-címzett fuvarozó-címzett Jogszabályok, előírások, korlátozások 2. ábra Az áruszállítási körzetek informatikai kapcsolatai A fenti 2. ábra ábra próbálja megmutatni, hogy az egyes szállítási fázisok során milyen információs-, illetve fizikai kapcsolatok valósulnak meg. Az áttekinthetőség érdekében nem tüntettük fel a minden érdekelttel kapcsolatban lévő és sok esetben a felek között is közvetítő bankot, illetve nem részleteztük az esetenként több, különböző hatósági résztvevőt. Az egyes szereplők nem öncélúan igénylik az információkat. Mindegyik saját tevékenysége, gazdálkodása szempontjából igényli a minél gyorsabb, pontosabb adatszolgáltatást. A 3. ábra a legfontosabb adatcsoportok áramlását mutatja a szereplők között, kiegészítve a jármű és az áru fizikai kék szín mozgásával. (Itt is éltünk a 2. ábra egyszerűsítéseivel.) A 3. ábra alapján vázlatosan tekintsük át, hogy az egyes szereplők milyen feldolgozásokat végeznek az áruszállításhoz kapcsolódó, illetve annak során keletkező adatokkal. Az áru feladója: Az áru szállításának megrendelése, A szállításhoz szükséges okmányok előkészítése, A speditőr (ha nincs, akkor a feladó végzi ezeket a tevékenységeket is.): Fuvareszköz biztosítása, Hatósági eljárások előkészítése, a megbízó helyett ügyintézés, Biztosítások kötése, Engedélyek beszerzése, Menet közben felmerül problémák kezelése, Elszámolás a fuvarozókkal, emzetközi fuvarozás esetén az esetleg bevont külföldi szállítmányozókkal kapcsolattartás, illetve elszámolás, Fuvaroztató nevében eljárás minden problémánál, Elszámolás a megbízóval. 4.
FELADÓ SPEDITŐR FVAROZÓ HATÓSÁG SPEDITŐR CÍMZETT MEGREDELÉS MEGREDELÉS MEGREDELÉS FVARESZKÖZ IGÉYLÉS VISSZAIGAZOLÁS VISSZAIGAZOLÁS FVAROKMÁYOK FVAROZÁSI SZERZŐDÉS FVAROZÁSI ESZKÖZ KIÁLLÍTÁSA MEGRAKÁS FVAR- + EGYÉB OKMÁYOK HATÓSÁGI KEZELÉS ÁR ÉS OKMÁYOK BEJELETKEZIK IFORMÁLÓDIK IFORMÁCIÓT AD BEJELETKEZIK ELŐZETES ÉRTESÍTÉS MEGBÍZÓ EVÉBE ELJÁR MEGBÍZÁS SZÁMLA JELETI A TELJESÍTÉST OKMÁYOK ÁR ÉS OKMÁYOK ÁTADÁSA SZLA. KIEGYELÍTÉS SZÁMLA REDEZÉSE 3. ábra Információ áramlás az áruszállítás során A hatóságok: A küldemény tartalmától, céljától függően a fuvaroztató, illetve megbízottja speditőr kérelmére a szükséges hatósági eljárás lefolytatása és az engedélyek megadása. A hatósági eljárás díjának, illetve a jogszabályban meghatározott egyéb díjaknak, illetékeknek a kirovása, beszedése. A fuvarozó: Fuvarokmányok kezelése, mentokmányok vezetése, Határátmeneteknél hatósági ügyintézés, 5.
Helyzetjelentés a megbízó általában a saját vállalati központon keresztül a megbízó speditőr felé. Áru átadása, okmányok kezelése. Címzett: Megrendelés feladása, Értesítések vétele, Áru és a kísérő okmányok pl. számla átvétele, Számla kiegyenlítése. 2.2. AZ IFORMÁCIÓFELDOLGOZÁS HAGYOMÁYOS FOLYAMATA Az információk kezelése hagyományosan szóbeli- és írott formákra épül. gyanakkor a rendkívül szerteágazó, bonyolult. Bár az áruszállításban sok magán- és csupán néhány szállító járművel rendelkező kisvállalkozó vesz részt, a az áruk jelentős részét a nagy fuvarozó vállalatok szállítják el. Ezek a vállalatok kiterjedt megbízói-, partneri kapcsolatrendszerrel rendelkeznek. Munkájuk hatékonysága, gyorsasága jelentősen függ az információk feldolgozásának idejétől, pontosságától. Az áruszállításban szokásos módszer az, hogy az árut kísérik az okmányok. Így minden érintett szervezet csak akkor jut a számára szükséges információhoz, amikor a "papír a kezébe kerül". Ez nem teszi lehetővé sem az előre dolgozást, sem a tervezést. Az okmány-, illetve az áru kezelése sokszor újabb okmányok, listák, kimutatások előállítását jelentik, az áru pusztán egy "tárgy", amit bürokratizálni lehet. Egy néhány évvel ezelőtti ESZ felmérés szerint: "Egy külkereskedelmi ügyletet átlagosan 50 dokumentum kísér, mintegy 360 db másolattal". Még szembetűnőbb, hogy egyes becslések szerint csak a nemzetközi kereskedelemben az áru kereskedelmi értékének hozzávetőlegesen 10 %-át teszi ki az ügyletekhez kapcsolódó adminisztrációs munka költsége. Ennek jelentős része kapcsolódik közvetlenül, vagy közvetve az áruszállítás ához. Ebben a rendszerben már csak a jelentős térbeli távolságok miatt is az információáramlás a meglehetősen lassú. Információt ugyan lehet telefonon, esetleg faxon is kapni sőt, ma már az e-mail sem ritka ezek többnyire nem szabályozottak, rendszertelenül, eseti kérésre érkeznek. A feldolgozó rendszerbe csak adatbevitel után kerülnek. Ez a bevitel azonban általában nem történhet meg, mivel a közölt információ többnyire nem hiteles, így nem lehet az alapja jogkövetkezménnyel járó műveleteknek. 3. AZ ÁRSZÁLLÍTÁS KORSZERŰ, TELEMATIKAI ESZKÖZÖKÖ ALAPLÓ KISZOLGÁLÁSA A számítástechnika fejlődése során igen hamar megjelent az adatok távoli feldolgozásának igénye. Alig 10 évvel az első elektronikus, digitális számítógép bemutatkozása után már bemutató jelleggel létrejött az on-line kapcsolat két távoli számítógép között. Informatikai együttműködés először az azonos közlekedési alágazathoz tartozó vállalatok között valósult meg. em számítva az e területen speciális helyzetben lévő légi közlekedést, e tekintetben a vasutak jártak elöl TRAI, HERMES, stb. de jelentkezett ilyen irányú együttműködés közúti fuvarozók között is. (Magyarországon pl. némi állami nyomásra a Visszfuvar-kezelő rendszer, illetve később a FVARTŐZSDE) Ezek a rendszerek azonban csak szűk körben, ezek a rendszerek azonban csak szűk körben, hosszas egyeztetések után jöttek létre, és igen korlátozottan működtek. em csak a közlekedésben, de más gazdasági területeken is voltak hasonló törekvések. Ez végül oda vezetett, hogy a kétoldalú, illetve néhány partnerre szorítkozó megállapodásokat széles körű sokszor szabványosított megoldások váltották fel. Ez az EDI, amelynek számos ágazati ODETTE, REDISA, EA-EDI, SWIFT-Bank, stb. és egy nemzeti ASI ASC X.12 mellett ma már nemzetközi, általános célú szabványa /EDIFACT is létezik. A közlekedés területén meg kell említeni a tengerhajózás EDI-PORT, illetve az európai vasutak EDIFACT alapú DOCIMEL rendszerét. 6.
mind a két oldalon manuális feldolgozás, dokumentumok áramlása posta, futár, stb. az egyik oldalon gépi-, a másikon manuális feldolgozás, dokumentumok áramlása posta, futár, stb. kézi feldolgozás Dokumentum kézi feldolgozás Dokumentum kézi feldolgozás mind a két oldalon gépi feldolgozás, mágneses adathordozón megvalósuló közvetett adatcsere mind a két oldalon gépi feldolgozás, közvetlen, elektronikus adatcsere adatátviteli hálózat 4. ábra A dokumentumok cseréjének és feldolgozásának fejlődése Az utóbbi 10-15 évben az áruszállítás területén is jelentős változás ment végbe. A fuvarpiacon is tért hódít a "kereskedő szemlélet", a vásárló mind tökéletesebb kiszolgálása. Ennek informatikai alapját az EDI, illetve az EDIFACT teremtette meg. 3.1. MI IS AZ EDIFACT Az Elektronic Data Interchange magyarul : Elektronikus Adatcsere a gazdasági, ügyviteli, pénzügyi, szállítmányozási, stb. dokumentumok számítógépek között szabványos formátum szerint megvalósított közvetlen cseréjét jelenti. Bár az eredeti angol név-rövidítésben a "D" az adat data, nem pedig a dokument document, szót jelöli, nyugodtan nevezhetnénk Elektronikus Dokumentum Cserének, hiszen valójában az EDI üzleti és ügyviteli dokumentumok számítógép-programok közötti: kódolt formájú, struktúrált felépítésű és meghatározott, szabvány szerinti, távközlési rendszer útján történő közvetlen átvitelét jelenti. A gyakorlatban több olyan adatátviteli forma létezik, amelyik számítógépek között valósít meg információcserét, mégsem soroljuk őket az EDI fogalomkörébe. Ezek közül a talán a két legáltalánosabban használt forma az: elektronikus levelezés, valamint a fájlok átvitele. A napjainkban egyre inkább terjedő elektronikus levelezést E-mail, bár technikailag hasonló, és esetenként az EDI rendszerekkel azonos környezetben is működik, mégsem tekinthetjük EDI rendszernek. Egy levélben ugyanis éppen annak kötetlen tartalma, formátuma miatt az EDI-re alapvetően jellemző strukturált, a nemzeti nyelvektől független felépítés, az azonos formai követelmény nem valósul meg. A másik lényeges különbség, 7.
amíg a szokásos elektronikus levelezési rendszerek személyek, addig az EDI elsősorban számítógépes programok közötti kommunikációra szolgál. Az EDI tehát valójában szabványrendszer, a partnerek közös elektronikus nyelve, amely nem csak a "nyelv" elemeit, felépítését és szintaktikáját tartalmazza, hanem számos egyéb fontos eszközt is magában foglal, mint pl.: az eltérő technikák közös kapcsolati felületét, az átvitel lehetséges módjait, módszereit, vagy a biztonsági követelményeket és megoldásokat. Összeköttetés felépítés Fennálló összeköttetés Összeköttetés bontás ADATCSERE ADATCSERE ADATCSERE A B Üzenet csoport Üzenet csoport Z G Üzenet Üzenet Üzenet E M Szegmens Szegmens Szegmens T Szegmens jelző + Adatelem + Adatelem csoport Számláló : Érték Csoport adatelem : Csoport adatelem Érték Érték 5. ábra Az EDIFACT struktúrája Az EDIFACT tulajdonképpen egy, a számos EDI-szabvány közül. Jelentőségét az adja, hogy nem csak egy ágazatra vonatkozik. Az EDIFACT fejlesztése ESZ projektként indult, és folyik napjainkban is. 3.2. HOGY SEGÍTI AZ EDIFACT AZ ÁRSZÁLLÍTÁST Az EDI-t eredetileg az információáramlás gyorsítása, a fölösleges "papírmunka" elkerülése céljából hozták létre. Létrejöttének feltétele volt az informatika egy bizonyos fejlettségi és elterjedtségi szintje, alkalmazásának követelménye a fejlett belső vállalati informatikai háttér. Az EDIFACT szabvány szerinti kommunikáció lehetővé teszi a gazdálkodó számára, hogy az áruszállításhoz kapcsolódó okmányokat ne papíron állítsa elő, hanem azokat közvetlenül a partner számítógépes rendszerének, on-line módon küldje el. Melyek az előnyei ennek a megoldásnak: az adatok gyors és pontos "megérkezését", majd az érkezést követő azonnali feldolgozhatóságot 8.
"papír" formátumban és elektronikusan, az elektronikus dokumentum adatainak módosítását, kiegészítését és elektronikus továbbküldését, az elektronikus dokumentum bármikori papír/képernyő formátumú megjelenítését, a dokumentumok titkosságát, illetéktelenek hozzáférésének megakadályozását. Jelentős megtakarítást tesz lehetővé a dokumentumok előállítási-, feldolgozási-, tárolási-, postázási-, és/vagy továbbítási költségeinek elmaradásával. EDI használatával a költségmegtakarításon túl is igen komoly előnyre tehetünk szert a hagyományos információ-áramlással dolgozó versenytársakkal szemben. Hibamentes az információ átvétele a partnerektől, Az automatizált adatáramlás és feldolgozás lehetővé teszi a készletek, határidők, stb. automatizált figyelését, és a megfelelő cselekvések generálását, illetve a "riasztást", Üzleti kapcsolatokban kényszerít a pontosságra, Korszerű elszámolási rendszert, a pénzforgalom csökkenését eredményezi. em hagyhatók figyelmen kívül az elektronikus adatcsere hátrányai sem. Az EDI ma még nem általánosan használt, ezért fel kell készülni arra is, hogy "vegyes" módon kell dolgoznunk. Sokan biztonsági okokra hivatkozva húzódoznak az EDI alkalmazásától. Az EDI rendszerek biztonságosak, igaz viszont, hogy a megfelelő biztonság megteremtése nem olcsó. Ma még meglehetősen költséges az EDI-re történő átállás, és a használata is. Az EDI haszna igazából komplex, integrált rendszereknél érvényesül, és akkor, ha a partnerek jelentős része is ilyen formában dolgozik. Az EDI alkalmazása tehát a saját számítógépes rendszerbe integrálja a partnerek adatait anélkül, hogy azokat fáradságos és számos hibalehetőséget magában rejtő munkával újra fel kellene venni. Ennek módját mutatja a 6. ábra. Vállalati "saját" rendszer EDI szoftver külvilág saját felhasználói rendszer archív adatok EDI szoftver vezérlő modul partnerek kommunikációs hálózat saját adatbázis saját rendszer kapcsolat EDI szabvány konverter hálózati kommunikáció Hálózati EDI szolgáltató dokumentum formátumok EDI szabványok EDI üzenetek 6. ábra Az EDI beépülése a saját rendszerbe Az EDI alkalmazásánál sokáig problémát jelentett, hogy milyen adatátviteli környezetben, milyen garanciákkal valósítható meg. Ma már számtalan un. "EDI szolgáltató" működik, akik az Internet szolgáltatókhoz hasonlóan 9.
előfizetéses rendszerben nyújtják az EDI igénybevételének lehetőségét. Ezek a szolgáltatók többnyire az eltérő EDI-szabvány szerint forgalmazó szervezetek között a konverziót is biztosítják. Meg kell említeni, hogy vannak más lehetőségek, amelyek főleg a kisvállalkozók számára kedvezőek. Ezek az internetre alapozva biztosítanak EDI-alapú szolgáltatásokat. agyon fontos, hogy ezek a rendszerek képesek az együttműködésre. 10.