13. szám 129. évfolyam 2014. július 11. ÉRTESÍTÔ MAGYAR ÁLLAMVASUTAK ZÁRTKÖRÛEN MÛKÖDÔ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG Utasítások oldal 33/2014. (VII.11. MÁV Ért. 13.) EVIG sz. utasítás 1077 Az informatikai eszközgazdálkodásról 34/2014. (VII. 11. MÁV Ért. 13.) ÁVIGH sz. utasítás TARTALOM oldal A Pályavasúti üzemeltetési fôigazgatóság és a Pályavasúti ügyfélkapcsolat és értékesítés ellenôrzési tevékenységérôl 1116 Közlemény MÁVSZ 2455. módosítása 1222 Utasítások 33/2014. (VII. 11. MÁV ÉRT. 13.) EVIG SZ. ELNÖK-VEZÉRIGAZGATÓI UTASÍTÁS AZ INFORMATIKAI ESZKÖZGAZDÁLKODÁSRÓL 1 UTASÍTÁS CÉLJA Az informatikai eszközök teljes életciklus-kezelésére vonatkozó egykapus költséghatékony rendszer létrehozása, illetve a folyamat felelôsségi köreinek meghatározása. A célok a MÁV Zrt. (továbbiakban: Társaság) informatikai rendszereire fordított erôforrások optimális felhasználása, a költséghatékonyság növelése, a folyamatok követhetôsége és dokumentálása érdekében lettek meghatározva. 2 HATÁLY ÉS FELELÔSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás szervezeti és személyi hatálya Kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezetére és munkavállalójára, valamint - az errôl rendelkezô alapítói/ közgyûlési/taggyûlési határozat alapján a határozat kiadásának napjától a MÁV SZK Zrt. folyamatban résztvevô szervezeteire, a feladatai vonatkozásában. Az utasítás hatálya alá tartoznak a MÁV Zrt. területén engedélyezett tevékenységet végzô személyek. 2.2 Az utasítás területi hatálya Kiterjed - a társaságok közötti együttmûködés keretei között - a MÁV társaságok tulajdonában, kezelésében, illetve használatában lévô területek, létesítmények vonatkozásában. 2.3 Az utasítás tárgyi hatálya A MÁV Zrt. munkavállalóit jelentési, bejelentési, tájékoztatási kötelezettség terheli. Jelen Utasítást alkalmazni kell minden informatikai eszközzel kapcsolatos mûveletre - olyan esetekben is - amikor az adott eszköz más eszköz részét képezi vagy más eszközhöz kapcsolódóan jelenik meg. Ezen eszközök tételes felsorolását az 1. sz. melléklet tartalmazza. Jelen utasítás tárgyi hatálya alól kivételt képezô rendszerek felsorolása a 2. sz. mellékletben található. 2.4 A MÁV Zrt. területén kívül munkát végzô munkavállaló A MÁV Zrt. által kötött szerzôdés, megállapodás alapján azon szervezeti egység vonatkozó elôírásait kell betartani, melynek területén a tevékenységet végzik.
1078 A MÁV Zrt. Értesítôje 13. szám Ilyen megállapodás hiányában jelen utasítást kell alkalmazni. 2.5 Vezetôk felelôssége A vezetôk szervezeti kereteiken belül felelôsek az utasítás elôírásainak betartásáért és betartatásáért, a szervezeti egységek és a munkavállalók felkészítéséért, az elôírt dokumentációk elkészítéséért, naprakészen tartásáért, a szükséges adatok és információk idôbeni biztosításáért, az utasításban foglaltak végrehajtásának ellenôrzéséért. 2.6 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelôs A MÁV Zrt. Infokommunikációs Igazgatóságának (IKI) vezetôje. 3 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Ezen utasítás tekintetében: 3.1 Fogalmak magyarázata: Számjegyzéki szám: 10 számjegybôl álló szám, amibôl az 1. karakter a kategória csoportosítás; 2-5. karakter: vámtarifaszám; 6-10 karakter Társaság belsô csoportosítás, alábontás. Informatikai eszköz: Bármely feladat ellátására létrehozott, informatikai technológia felhasználásával mûködtetett (pl. vezérelt) telepített vagy mobil berendezések, továbbá rendszerek, eljárások összessége vagy ezek alkotó elemei (pl. számítógép, hordozható informatikai eszköz és adattároló, nyomtató, operációs rendszer, felhasználói programok, irodai alkalmazások, adatbáziskezelô, vezérlô programok). Tételes számjegyzéki számok felsorolását az 1. sz. melléklet tartalmazza. Központi IT eszközgazdálkodásért leltározásért és nyilvántartásért felelôs szervezet: A Társaság Infokommunikációs Igazgatósága, amely a meghatározott számjegyzéki számok (1. sz. melléklet) köre tekintetében kizárólagos gazdálkodási feladatokat lát el. Bármely állagban tartó szervezet kódján lévô, az Utasítás 1. sz. mellékletében meghatározott megnevezésû és meghatározott számjegyzéki számmal ellátott informatikai eszközökre vonatkozóan, az eszközök feletti rendelkezési jogokat a Társaság Infokommunikációs Igazgatósága gyakorolja. Mûszaki nyilvántartás: A MÁV SZK IT Üzletág (továbbiakban: MÁV SZK IT) által vezetett mûszaki nyilvántartás, amiben többek között rögzítve van az informatikai eszközök személyhez / szervezethez rendelése. A mûszaki nyilvántartásban a leltári számot, mint a GIR tárgyi eszköz nyilvántartás egyedi azonosítóját is szerepeltetni kell. A munkavállaló munkaviszonyának megszûnéséhez, vagy változtatásához kapcsolódó, az eszközleadás, illetve a tartozásmentesség igazoláshoz szükséges adatokat a mûszaki nyilvántartás tartalmazza. Számviteli nyilvántartás: Számviteli nyilvántartás alatt minden esetben a MÁV SZK Számviteli szervezete által vezetett GIR Fôkönyvet, illetve a GIR analitikus moduljait értjük. A GIR tárgyi eszköz moduljának kezelésére és adattartalmára a GIR kezelési utasítása 52/2003. (MÁV Ért. 14.) GIR ÖO. sz. utasítás a MÁV Rt. integrált számítógépes Gazdálkodásirányítási Információs Rendszere (GIR) mûködésérôl és alkalmazásáról szóló utasítás vonatkozik. Az informatikai eszközök esetén az adatállományban nyilván kell tartani az informatikai eszközazonosító számot és a az eszköz gyári számát is. Az eszközök azonosíthatósága, a használati felelôsség egyértelmûsége érdekében minden eszközt szervezeti egységhez, azon belül személyhez kell rendelni. Leltározó: Az a személy, aki a leltározás során végrehajtja az eszközök számbavételét, és tényleges megszámlálás, mérés útján (anyagi eszközök esetében), vagy egyeztetés végrehajtásával (jellemzôen nem anyagi eszközök esetében) rögzíti azok valósan fellelhetô, fennálló állományát. A leltározó lehet ilyen beosztásban feladatkört ellátó (feladatkörben) munkavállaló, de lehet a nyilvántartást végzô számadó is, ha az elkülönül az anyagilag felelôs munkavállalótól. Leltározó kizárólag leltározói szakismerettel, gyakorlattal és vizsgával rendelkezô személy lehet. Számadó, Számadó szervezet: Az informatikai (1. számú mellékletben szerinti) eszközök tekintetében a Számadói feladatokat kizárólag a MÁV SZK BLÜ szervezet végez, a MÁV SZK BLÜ felel az adott eszköz nyilvántartásáért és az eszköz kezelésével összefüggô feladatokért, az eszközzel kapcsolatos változások bizonylatolásáért, a különféle nyilvántartások (számviteli, adó, mûszaki) történô adatbejelentésekért, a nyilvántartások vezetéséért. Hepldesk: Egykapus rendszer. Minden informatikai eszközhöz kapcsolódó közvetetten vagy közvetlenül igénybevett szolgáltatások igénylését a MÁV SZK Központi Helpdesk szolgáltatásán kell bejelenteni (06-1-511-4000, helpdesk@mavinformatika.hu). Ezen bejelentések jogosságának elbírálását és a munkák elvégeztetését kizárólag az IKI vizsgálhatja felül. Az eszközökkel és szolgáltatásokkal kapcsolatos feladatok ellátását a MÁV SZK IT Üzletág az IKI felügyelete alapján végzi el. Igénylô / Igénylô szervezet: Akinél az igény képzôdik, és azt bejelenti a Helpdesken.
13. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1079 Felhasználó: A Társaság informatikai eszközparkjának használatára jogosult, azt munkafeladatai ellátása érdekében használó személy. Anyagilag felelôs felhasználó: Az a személy, aki az eszközt - átadás-átvételi jegyzôkönyvvel dokumentáltan saját használatra átveszi. Amennyiben az eszköz nem rendelhetô személyhez és / vagy az eszközt több személy is használja, a felhasználók közvetlen felettes vezetôje az anyagilag felelôs személy akinek át kell vennie az eszközt. A felelôs megôrzési felelôsséggel veszi át az informatikai eszközöket. Ez a felelôsség csak akkor biztosítható, ha az eszközök munkaidô utáni ôrzése megoldható. Beszerzési és logisztikai üzletág (továbbiakban: BLÜ): A MÁV SZK szervezeti egysége, amely az anyagok, eszközök, energia beszerzésén túl végzi a logisztikai, mûszaki és egyéb szolgáltatások teljes körének beszerzését. Beruházási forrásból történô beszerzés csak a beruházás megvalósításáért felelôs jóváhagyásával történhet. Informatika eszközök vonatkozásában csak a BLÜ állíthat ki etev bizonylatot MÁV ML: A Társaság mûszaki lebonyolítást végzô szervezete. Állagban tartó: A Társaság szervezeti egysége, amelynek nyilvántartásában az informatikai eszköz szerepel, tulajdonában, vagy jogszerû használatában van. Informatikai eszközök vonatkozásában az IKI gazdálkodik a Társaság szervezetei állagában lévô eszközökkel. Az állagban tartó szervezet Számadója nem végezhet informatikai eszköz mozgásához tartozó bizonylatolást. 4 UTASÍTÁS LEÍRÁSA Az Állagbantartó feladata és felelôsségi körbôl - az 1. sz. melléklet szerint eszközök vonatkozásában kikerül az eszközök feletti rendelkezési és gazdálkodási jog. Ennek a jognak a birtokosa jelen Utasítás hatálybalépésétôl a MÁV Zrt. Infokommunikációs Igazgatósága az alábbiak szerint: A Társaság bármely szervezetének állagába tartozó kódon lévô, (az Utasítás 1. sz. mellékletében meghatározott megnevezésû és meghatározott számjegyzéki számmal ellátott) informatikai eszközökre vonatkozóan, az eszközök feletti rendelkezési és gazdálkodási jogokat a Társaság Infokommunikációs Igazgatósága gyakorolja. A tárgyi eszköz változások (etev) bizonylatolásával összefüggô feladatokat az informatikai eszközök vonatkozásában - kizárólag a MÁV SZK BLÜ szervezete végezhet. A felhasználó által átvett eszközök vonatkozásában az anyagi felelôsség a Számadó helyett az eszközt átvevôt terheli. Az informatikai eszközgazdálkodási folyamat mûködésének alapját a jelen Utasításban leírt, egységes, egykapus folyamatszemléletû szabályozás teremti meg, amelynek szereplôi: feladat: szervezet megnevezése: bejelentés igénylô igény fogadása Helpdesk igénylô tájékoztatását végzô Helpdesk igénylési folyamatot dokumentáló Helpdesk feladat ellenôrzése MÁV Zrt. IKI feladat elvégzése MÁV SZK IT mûszaki nyilvántartást MÁV SZK IT kezelô tárgyi eszköz változást MÁV SZK BLÜ (etev) bizonylatoló aktiválást végzô számviteli nyilvántartást kezelô MÁV Mûszaki Lebonyolítás MÁV SZK Számviteli szervezet 4.1 Az informatikai eszközgazdálkodás alapfolyamatai Az alábbiakban megfogalmazott igénylési módok körében, a szükséges igénylési és jóváhagyási folyamatot az alábbi Utasítások szabályozzák: 1. 19/2013. (MÁV. Ért. 32.) Infokomm. Ig. - elnökvezérigazgatói utasítás Az informatikai eszközök normatív ellátása 2. 51/2011. (MÁV. Ért. 26.) Infokomm. Ig. - elnökvezérigazgatói utasítás az infokommunikációs eszközök beszerzésével, létesítésével, felújításával, karbantartásával kapcsolatos tevékenységek elhatárolásának végrehajtásáról Az igények kezelésének folyamatait a 3a/b. sz. melléklet határozza meg. 4.1.1 Az igények kezelésének általános folyamata Minden igényt (kivétel: a tervezés a beruházás és a tervszerû leltározás folyamata, amelyeket közvetlenül az IKI indít) az egykapus eljárásrend betartásával, az igénylônek a Helpdesken szükséges bejelenteni.
1080 A MÁV Zrt. Értesítôje 13. szám Az igénylô az igénylési folyamat lezárásáig kizárólag a Helpdesk-el marad kapcsolatban. Minden az igénnyel kapcsolatos intézkedési folyamat a Helpdesk-tôl indul, a Helpdesk kommunikál az igénylôvel és az érintett szervezetekkel, a központi dokumentálás érdekében. A Helpdesk mint a MÁV SZK IT Üzletágának része - rendelkezik a mûszaki nyilvántartás aktuális adataival, ami alapján el tudja dönteni, hogy az igény a raktárkészlet alapján kielégíthetô-e, valamint rendelkezik az igény befogadásához szükséges nyomtatványokkal (amit szükség esetén kitöltet az igénylôvel) és munkakörökhöz társított eszköznormatívákkal. Egyeztet az igények teljesítéséhez szükséges MÁV SZK IT Üzletágának szakembereivel, hogy a szükséges feladatok mikor kerülnek elvégezésre. Elôzetesen tájékoztatja az igénylôt, hogy az általa jelzett igénynek milyen szervezet a költségviselôje és mi a költsége. Az igénylônek a folyamat elindítása elôtt nyilatkoznia kell, hogy vállalja-e a költséget. Amennyiben az eszközigény nem elégíthetô ki raktárból, a Helpdesk egyeztet az IKI-vel. A Helpdesk tájékoztatja (1 napon belül) az igénylôt az igény befogadás állapotáról és a teljesítés várható idejérôl. A Helpdesk az igény beérkezését és a költségviselési nyilatkozat beérkezését követô 1 napon belül utasítja az SZK IT Üzletágát az eszközzel kapcsolatos folyamatok elvégzésére. A MÁV SZK IT Üzletága az elrendelt feladatot az igénylôvel elôzetesen egyeztetett idôpontban elvégzi, dokumentálja (az igénylô átveszi az eszközt) és rögzíti a mûszaki nyilvántartásban valamint (1 napon belül) értesíti a Helpdesket és a MÁV SZK BLÜ szervezetét, hogy a szükséges etev bizonylatokat készítse el. A Helpdesk (1 napon belül) e-mail formában jelenti az igénylô részére az igénylési folyamat lezárását. Heti rendszerességgel összegyûjtve kerül átadásra a MÁV SZK IT által elkészített (átadás-átvételi jegyzôkönyvek, szállításkor kapott gyáriszámlisták, üzembe helyezési jegyzôkönyvek, okmányszám, stb ) dokumentumok a MÁV SZK BLÜ és a MÁV ML részére, valamint a MÁV SZK Számviteli szervezet részére. A BLÜ által elkészített etev bizonylatokat a MÁV SZK Számviteli szervezet Tárgyi eszköz könyvelése rögzíti a számviteli nyilvántartásban. Amennyiben az eszköz használaton kívül lett helyezve azt MÁV SZK IT Üzletágnak raktárba kell szállítani (átvezetésre kerül a mûszaki nyilvántartásban) és az eszközöket az SZK BLÜ az IKI készletébe helyezi. Az eszközgazdálkodással kapcsolatos alaptételek összefoglalása: 1. az IKI az informatikai eszközök gazdálkodását végzô szervezet 2. a Társaság szervezetei az üzleti tervek alapján készült informatikát érintô beszerzési terveiket az IKI bevonásával készítik el 3. MÁV SZK BLÜ az informatikát magába foglaló beszerzéseket csak az IKI utasítására végezhet 4. az eszközzel kapcsolatos igényeket a MÁV SZK IT Üzletág által üzemeltetett központi Helpdesken-en szükséges bejelenteni 5. minden informatikai eszközhöz kapcsolódó közvetetten vagy közvetlenül igénybevett szolgáltatások ellátását a MÁV SZK IT Üzletág végzi, elvégzi az informatikai eszközök személyhez / szervezethez rendelését, az eszköz átadás-átvételi dokumentuma alapján (4. sz. melléklet), melynek egy példányát a használó személy részére történô átadás után, a BLÜ részére köteles átadni, hogy a nyilvántartásokban a megfelelô változások (etev, személyre történô kiadás) átvezetésre kerüljenek 6. központi informatikai eszközgazdálkodással kapcsolatos nyilvántartási feladatok elvégzését a MÁV SZK IT Üzletág a mûszaki nyilvántartásban rögzíti 7. a MÁV SZK IT a mûszaki nyilvántartást havonta (minden hónap 10. napjáig) egyezteti a GIR tárgyi eszköz analitikával, hogy a nyilvántartások közötti összhang folyamatosan biztosítva legyen, az esetleges eltérésekrôl (3 napon belül) tájékoztatja az IKI-t és javaslatot tesz annak rendezésére 8. a munkavállaló feladatai ellátásához és az üzemszerû mûködéshez nem szükséges eszközöket a szervezeti egység vezetôjének haladéktalanul a Helpdesken be kell jelenteni és a MÁV SZK IT Üzletágának el kell szállítania, az eszközök gazdálkodása érdekében 4.1.2 Az igények éves tervezése Az informatikai eszközök meghatározott szinten tartásának biztosítását az IKI tervezi. Az informatikai infrastruktúra szinten tartásához az IKI összeállítja a szükséges eszközigényeket, a kapcsolódó gazdaságossági számításokat. A szakterületeknél keletkezô informatikai eszköz igényeket, beleértve az egyes nem informatikai projektekhez kapcsolódó informatikai eszköz igényeket is a szakterületek felülvizsgálata és összegzése után - az IKI az éves tervezés idôszakában összegyûjti és nyilvántartásba veszi.
13. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1081 Az IKI a MÁV Zrt. Fejlesztési és Beruházási Fôigazgatósággal egyeztet a forrásfelhasználásról és dönt az igények befogadása tárgyában a mindenkori IT stratégia és a gazdasági helyzet alapján, és tájékoztatja a döntésérôl a szakterületeket, majd összeállítja, és elôkészíti a DHL szerinti jóváhagyáshoz szükséges elôterjesztést. Ezt követôen gondoskodik az informatikai eszköz igények üzleti tervbe történô beállításáról. Az informatikai költségek és beruházások tervezésének koordinátora a MÁV Zrt. Kontrolling Igazgatósága (továbbiakban: KI). A folyamat szerinti informatikai igény beruházási és költségtervét az IKI készíti el, és továbbítja éves üzleti tervjavaslatként a KI számára. Az IKI által vagy közremûködésében elkészült pénzügyi tervjavaslat elfogadás után beépül az éves üzleti tervbe. A Társaság éves tervjóváhagyási folyamatában az üzleti igények változhatnak. A változás folyamatát az igénylô szervezet és az IKI folyamatos egyeztetésekkel kezeli. Az IKI a jóváhagyott forrásokról (eszköz, stb.), a pénzügyi tervben szereplô igényekrôl, valamint a jóváhagyott források ütemezett felhasználásról kérésre adatot szolgáltat a szakterületek részére is. A már jóváhagyott források felhasználásáért az IKI felelôs. Ezt az IKI szervezeti egységekre, feladatokra lebontottan kezeli és felhasználásukat követi. 4.1.3 Fejlesztéshez kapcsolódó igények Az informatikai infrastruktúra fejlesztésével kapcsolatos eszköz igényeket - a felhasználó szervezetek javaslatainak figyelembevételével - az IKI határozza meg, specifikálja és végzi ezen informatikai eszköz igények nyilvántartásba vételét. 4.1.4 Az év közben keletkezô informatikai eszköz igények Az év közben keletkezô, jellemzôen a megelôzô tervezési idôszakban elôre nem látható, illetve kis volumenû informatikai eszköz igények kielégítése a Helpdesken történô bejelentés alapján történik. A Helpdesk a mûszaki nyilvántartás és a normatívák figyelembevételével bírálja el és teljesíti a beérkezett igényeket, amennyiben az igények ezek alapján nem teljesíthetôk, azokat továbbítja az IKI részére. Az IKI megvizsgálja annak jogosságát, valamnit hogy a rendelkezésre álló, vagy a tervezett tartalék terhére kielégíthetô-e az igény. Amennyiben az igény a tartalék terhére nem elégíthetô ki, az IKI egyeztet a KI-val a forrásbôvítés tárgyában. 4.2 Jelen utasításban szabályozott folyamatok Javasolt a tervezhetô eszközigények mielôbbi bejelentése (legkésôbb a tervezett idôpont elôtti 5. munkanapig) a Helpdesken, hogy a megadott idôpontra a szükséges feladatok elvégezhetôek legyenek. munkavállaló belépés: A Társaság és munkavállaló között megkötött/várhatóan megkötésre kerülô munkaszerzôdés alapján a munkavégzés érdekében az eszközök és jogosultságok biztosítása a munkavállaló részére. (3. számú melléklet: munkavállaló belépés folyamata) munkavállaló áthelyezése: A munkavállaló által használt eszközök és jogosultságok elszállítása/visszavonása és újbóli beüzemelése/beállítása a számára kijelölt új területen. (3. számú melléklet: eszközmozgás folyamata) eszközök áthelyezése: Eszközök és jogosultságok átállítása és elszállítása a megadott helyre és adott személyre és környezetre (3. számú melléklet: eszközmozgás folyamata) nem használt eszközök bejelentése: Eszközök és jogosultságok visszavonása és elszállítása a raktárba (3. számú melléklet: eszközmozgás folyamata) munkavállaló kilépése: A Társaság és munkavállaló között megszûnt/várhatóan megszûnô munkaszerzôdés alapján a munkavégzés érdekében biztosított eszközök visszavétele és a jogosultságok visszavonása legkésôbb a bejelentést követô nap 16h-ig a munkavállalótól. Gondoskodni kell a háttértár archiválását követôen a munkavállaló dokumentumainak törlésérôl. A munkavállaló munkaviszonyának megszûnéséhez, vagy változtatásához kapcsolódó, az eszközleadás, illetve a tartozásmentesség igazoláshoz szükséges adatokat a mûszaki nyilvántartás tartalmazza. (3. számú melléklet: munkavállaló kilépése folyamata) szoftverek telepítése: A munkavállaló számára a feladatai ellátása érdekében szükséges szoftverek biztosítása. (3. számú melléklet: karbantartás folyamata) szoftverek törlése: Az üzemszerû mûködésbôl kivett eszközök tekintetében a szoftverek törlésre kerülnek. A szoftverek törlése nem vonja maga után a szoftverelemek selejtezését. Az IKI által meghatározott eljárásrend az optimális szoftvergazdálkodás és a biztonság érdekében. (3. számú melléklet: karbantartás folyamata)
1082 A MÁV Zrt. Értesítôje 13. szám informatikai eszközök üzemen kívül helyezése: A használaton kívüli eszközöket üzemen kívül kell helyezni. Gondoskodni kell a háttértár archiválását követôen a munkavállaló dokumentumainak törlésérôl. (3. számú melléklet: üzemen kívül helyezés folyamata) informatikai eszközök karbantartási, javítási, felújítási igényeinek kezelési módja: A felhasználó szervezeteknek az informatikai eszközöket érintô karbantartási javítási, illetve felújítási igényeit a Helpdesk-en kell bejelenteniük. (3. számú melléklet: karbantartás folyamata) Eszközgazdálkodáshoz kapcsolódó kiegészítô folyamatok Tervezés: A Társaság feladatai ellátásához szükséges eszközök biztosításának tervezése. (3. számú melléklet: tervezés folyamata) Beruházás lebonyolítás, beszerzés: A Társaság feladatai ellátásához szükséges eszközök biztosítása. (3. számú melléklet: beruházás folyamata) Mûszaki üzembe helyezés, személyhez, szervezethez rendelés: A Társaság által beszerzett eszközök használatbavétele során elvégzendô feladatok. A mûszaki nyilvántartásban rögzíteni kell, hogy az eszköz a Társaság tulajdonában van-e, vagy bérelt, illetve, hogy befejezett, vagy befejezetlen beruházás részeként került rögzítésre a számviteli nyilvántartásban. A befejezetlen beruházások informatikai eszközeinek mûszaki analitikája a mûszaki nyilvántartás. A mûszaki üzembe helyezés a számviteli üzembe helyezést (aktiválás) megelôzi. Mûszaki üzembe-helyezés során kötelezôen elvégzendô feladatok, illetve dokumentumaik: a MÁV SZK IT Üzletág által dokumentált átadás-átvételi jegyzôkönyv, amely tartalmazza a személyhez rendelés adatait, az eszköz rendeltetését azonosítóit (IT azonosító és gyári szám, beruházási jelzôszám), a telepítés és felhasználás helyét az MÁV Mûszaki Lebonyolítás végzi a beruházási okmány alapján a beruházáshoz rendelést (GIR feladatszám megadása, aktiválás) a MÁV SZK BLÜ végzi a változás dokumentálását, etev bizonylatolását (3. számú melléklet: üzembe helyezés folyamata) Számviteli aktiválás: A mûszaki üzembe helyezés adatai alapján a keletkezett dokumentumok felhasználásával az eszköz a számviteli rendszerben rögzítésre kerül, ami az eszközök aktiválását jelenti. A számviteli aktiválást a mindenkori hatályos, vonatkozó MÁV utasítás szerint kell elvégezni. Az etev bizonylatok kiállítását a MÁV SZK. BLÜ végzi, a bizonylatok alapja minden esetben a MÁV SZK. IT által elkészített üzembe-helyezési jegyzôkönyv. A Mûszaki Lebonyolítás gondoskodik a bizonylatok a GIR Projekt Modulban való rögzítésérôl, majd aktiválásáról. Az aktiválást követôen az etev bizonylatok továbbküldésre kerülnek a MÁV SZK tárgyi eszköz könyvelést végzô szervezete részére. A számviteli aktiválást a MÁV SZK IT Üzletág átvezeti a mûszaki nyilvántartáson. (3. számú melléklet: üzembe helyezés folyamata) Értékesítés: Az üzemszerû mûködésre nem alkalmas de még mûködô eszközök eladása. (3. számú melléklet: értékesítés folyamata) Selejtezés: A mûszaki állapota miatt használhatatlan eszközök kivezetése a raktárból. (3. számú melléklet: selejtezés folyamata) Leltározás: A Társaság által használt eszközök felmérése (3. számú melléklet: leltározás folyamata) 5 Hivatkozások, módosítások, hatályon kívül helyezések Hivatkozások: 19/2013. (MÁV. Ért. 32.) Infokomm. Ig. - elnök-vezérigazgatói utasítás Az informatikai eszközök normatív ellátása 51/2011. (MÁV. Ért. 26.) Infokomm. Ig. - elnök-vezérigazgatói utasítás az infokommunikációs eszközök beszerzésével, létesítésével, felújításával, karbantartásával kapcsolatos tevékenységek elhatárolásának végrehajtásáról 2/2013. EVIG. sz. utasítás a MÁV Zrt. fejlesztési és tervezhetô karbantartási projektek lebonyolítási utasítása 43/1999. (MÁV Ért. 16.) Pg.Sz.F. sz. utasítás a vagyoni értékû jogok és szellemi termékek nyilvántartásáról 33-1/2004. (MÁV. Ért. 40.) Pénzügyi irányítás - Pénzügyi vezérigazgató-helyettesi utasítás, B.1.sz. 52/2003. (MÁV Ért. 14.) GIR ÖO. sz. utasítás a MÁV Rt. integrált számítógépes Gazdálkodásirányítási Információs Rendszere (GIR) mûködésérôl és alkalmazásáról szóló utasítás 10/2012. (X.12. MÁV. Ért. 24.) GÁVIGH számú Gazdasági Általános Vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV Zrt. leltározási szabályzata
13. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1083 52/2011. (XII. 02. MÁV Ért. 26.) EVIG számú Elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. Leltározási Szabályzatának informatikai végrehajtási utasítása. a MÁV Zrt. hatályos Informatikai Biztonsági Szabályzata (IBSZ). Ezen utasítás hatályba lépésével egyidejûleg hatályát veszti a 16/2000. (MÁV Ért. 8.) IKPI SZ. utasítás a MÁV Rt. szoftvergazdálkodási utasítása újbóli kiadásáról sz. utasítás. 6 Hatálybalépés Jelen utasítás közzététele napján lép hatályba. 7 Mellékletek jegyzéke 1. számú melléklet: Az IKI kizárólagos gazdálkodási és rendelkezési jogkörbe tartozó számjegyzéki számok jegyzéke. 2. számú melléklet: Az utasítás tárgyi hatálya alól kivételt képezô rendszerek. 3a. számú melléklet: Az igények kezelésének folyamata. - ábra 3b. számú melléklet: Az igények kezelésének folyamata. - folyamatleírás 4. számú melléklet: Átadás átvételi jegyzôkönyv. 5. számú melléklet: Mûszaki nyilvántartásban rögzített minimális adattartalom. 6. számú melléklet: Az eszközgazdálkodás feladatainak megoszlása Dávid Ilona elnök-vezérigazgató sk.
1084 A MÁV Zrt. Értesítôje 13. szám Eszköztípusok számjegyzéki szám Számítógépek PC 4847102341 Notebook 4847102397 Monitorok (vizuális képmegjelenítés) CRT 4847106220 LCD 4847106221 Projektor 4847106222 Egyéb (pl. vizuáltábla) 4847106223 Nyomtatók Mátrix 4847106411 Tintasugaras 4847106429 Lézer (fotóoptikai eljárást használó) 4847106435 Plotter 4847106441 Egyéb 4847106442 Szerverek X86 alapú Stand alone 4847102581 Rack kivitel 4847102582 Blade 4847102583 AS 400 Stand alone 4847102584 Rack kivitel 4847102585 Blade 4847102586 SUN 4847102485 Mainframe 4847102751 Storage 4847108201 NAS 4847108202 Archiváló rendszerek 4847108203 FC kártyák 4847108204 Cloud technológia 4847108205 Appliance-ek 4847108206 1.sz melléklet Biztonsági eszközök Kockázatmenedzsment eszköz 4847102591 Mobil device management eszköz 4847102592 Vírusvédelmi eszköz 4847102593 SPAM szûrô eszköz 4847102594 Adatszivárgás védelmi eszköz 4847102595 Patch management eszköz 4847102596
13. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1085 Mobil eszközök Mobil telefon 4852501116 PDA 4847102498 Szoftverek Szellemi termékek számjegyzéki szám Operációs rendszerek 7971000001 Irodai / ügyviteli alkalmazások (fôként Office) 7971000002 Kreatív alkalmazások (grafika, video, spec. nyomdai) 7971000003 Alkalmazás fejlesztô eszközök 7971000004 Adatbázis kezelôk 7971000005 Vasúti alkalmazások, rendszerek 7971000006 Tervezô rendszerek, tudományos szoftverek, célszoftverek (CAD, szimulációk, mérô szoftverek) 7971000007 Kommunikációs eszközök (böngészô, levelezô, stb.) 7971000008 Biztonsági programok (víruskeresô, tûzfal ) 7971000009 Segédprogramok, driverek 7971000010 Egyéb szoftverek 7971000011 Vagyon értékû jogok (használati jogok) Operációs rendszerek 7871000001 Irodai / ügyviteli alkalmazások (fôként Office) 7871000002 Kreatív alkalmazások (grafika, video, spec. nyomdai) 7871000003 Alkalmazás fejlesztô eszközök 7871000004 Adatbázis kezelôk 7871000005 Vasúti alkalmazások, rendszerek 7871000006 Tervezô rendszerek, tudományos szoftverek, célszoftverek (CAD, szimulációk, mérô szoftverek) 7871000007 Kommunikációs eszközök (böngészô, levelezô, stb.) 7871000008 Biztonsági programok (víruskeresô, tûzfal ) 7871000009 Segédprogramok, driverek 7871000010 Egyéb szoftverek 7871000011
1086 A MÁV Zrt. Értesítôje 13. szám Távközlési szakterület: 2sz. melléklet A hatályos 3/2010. (I.15. MÁV Ért.1.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. Pályavasúti Üzletág által nyújtott vasúti távközlési szolgáltatások meghatározásáról, igénybevételének eljárási rendjérôl és az alkalmazandó díjszabásról szóló utasításban felsorolt távközlési szolgáltatások és a GSM-R rendszer szolgáltatások nyújtásához közvetlenül tartozó elemek. Erôsáramú terület: 1. Felsôvezetéki Energiatávvezérlô rendszerek szoftvere és hardvere, 2. Kezelôszemélyzet nélküli helyi távmûködtetô berendezések hardvere és szoftvere, 3. Vasútállomási helyi távmûködô berendezések hardvere és szoftvere, 4. Fázishatár helyi távmûködtetô berendezések hardvere és szoftvere, 5. Térségi FET kezelôközpontok távfelügyeleti és távvezérlési funkcióit megvalósító szoftverek és hardverek. 6. Hálózati analizátor mûködtetô és kiértékelô szoftver rendszere. 7. Felsôvezetéki geometriai mérôberendezések (felsôvezeték-mérô kocsi) mérési és adatfeldolgozó szoftverek és hardverek. 8. A meglévô felsôvezetéki hibastatisztikai rendszer szoftverének a karbantartása és rendszerkövetô fejlesztése. 9. Erôsáramú technológiai berendezések (váltófûtés, középfeszültségû megszakítók) mûködtetéséhez, üzemeltetéséhez kapcsolódó szoftverek és hardverek Biztosítóberendezési terület: 1. Elektronikus biztosítóberendezések részegységeik és kezelôfelületük hardvere, szoftvere, ezek mûködésregisztráló és diagnosztikai rendszerének hardvere, szoftvere 2. ETCS pályamenti és jármûfedélzeti berendezéseinek, részegységeinek, regisztráló egységeinek, programozó készülékeinek és diagnosztikai rendszerének hardvere, szoftvere, 3. Vonatbefolyásoló, vonatmegállító berendezések pályamenti és jármûfedélzeti berendezéseinek, részegységeinek, és diagnosztikai rendszerének hardvere, szoftvere, 4. Biztosítóberendezési diagnosztikai rendszerek, és felügyeleti központjaik hardvere, szoftvere, 5. Biztosítóberendezési és távközlési áramellátás vezérlési, diagnosztikai és felügyeleti rendszer hardvere, szoftvere, 6. Programvezérelt biztosítóberendezési egységek, biztonságreleváns egységek (pl. szigeteltsín-vevô, ütemadó, villogtató, tengelyszámláló, váltóállító egység és inverter, LED optikai egység, pályamenti elektronikus illesztô egységek, félsorompó-hajtómû stb.) és diagnosztikai eszközeik hardvere, szoftvere 7. Elektronikus jelzôberendezések (elektronikus sorompóberendezések, rendezôpályaudvari vezérlô berendezések, hônfutásjelzôk, fékpróba- és menesztésjelzôk, utastájékoztatóvezérlôk, jármûazonosító berendezések stb.), kezelôfelületük és diagnosztikai rendszerük hardvere, szoftvere,
13. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1087 8. Központi forgalomirányító (KÖFI), forgalomellenôrzô (KÖFE) és biztosítóberendezési távvezérlô berendezések, biztosítóberendezési felülvezérlések (önmûködô jelzôüzem, programozott vágányúti üzem stb.) adatgyûjtôk biztosítóberendezési illesztô és adatgyûjtô egységei, vezérlô-ellenôrzô berendezéseik, ezek kezelô felülete és diagnosztikai rendszere hardvere és szoftvere, valamint a forgalmi vonatközlekedési információs rendszer biztosítóberendezési illesztô egységeinek (FORIF) és diagnosztikájuk hardvere és szoftvere, 9. Biztosítóberendezési, és pályadiagnosztikai célmûszerek (váltóerômérô, állítóáramdiagnosztika, földességvizsgáló, jelfeladás-vizsgáló, pályajel-mérô és regisztráló, tengelyérzékelés-vizsgáló, stb.), valamint ezek kalibrálására szolgáló készülékek hardvere, szoftvere, adatgyûjtô szoftvere 10. A biztosítóberendezési célú szimulátorok hardvere, szoftvere, tesztelési és tervezô célszoftverek, és ezek hardver illesztô egységei, 11. A meglévô biztosítóberendezési szakmai hibanyilvántartási és diszpécser rendszer szoftverének karbantartása, rendszerkövetô fejlesztése. Baross Gábor Oktatási Központ: 1. Az oktatótermekben lévô számítógépek, laptopok, nyomtatók, projektorok. 2. Mozdony szimulátor hardvere és szoftvere. 3. Forgalmi szimulátor hardvere és szoftvere. 4. Jegykiadó rendszer hardvere és szoftvere.
1088 A MÁV Zrt. Értesítôje 13. szám
13. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1089 3b sz. melléklet Jelen folyamatábrák és magyarázatok a szervezeteken átívelô feladatlépések átláthatósága érdekében készültek, nem tartalmazzák a már jelenleg hatályos Utasítások által részletesen szabályzott szervezeteken belüli részfolyamatokat, azok teljességében (pl. számviteli és mûszaki aktiválás és kapcsolódó dokumentumaik) A folyamatábrák jelölései: - a folyamatábrák elsô oszlopaiban a folyamatrészt végrehajtó, azért felelôs szervezet neve van feltüntetve - a szürke téglalapok jelölik az adott feladatokat - a téglalapok melletti alakzatok jelölik a beérkezô és elkészítendô dokumentumokat (szögletes elektronikus dokumentum, hullámos papír alapú dokumentum) - az oda-vissza nyíl többkörös egyeztetést jelöl - a zöld élére állított téglalapok döntési elágazásokat jelölnek Az adott feladatok elvégzésének normaideit és az egyes feladatrészek közötti információátadás dokumentumait és formátumait a hatályos Utasítások és szolgáltatási szerzôdések határozzák meg 1. Értékesítés A folyamat leírása A folyamat célja az üzemszerû mûködésre nem alkalmas de még mûködô eszközök eladási folyamatában résztvevô szervezetek által elvégzendô feladatok meghatározása. A folyamat kezdetén az igény bejelentésre kerül a Helpdesken. A folyamat véget ér a tárgyi eszköz állományból való kivezetésével és a berögzített etev bizonylat számadói példányainak visszaküldésével és a mûszaki nyilvántartásból való kivezetésével. Folyamatlépések (minden jelen kommunikációkhoz kapcsolódó e-mail megküldésre kell kerüljön a Hepldesk rendszerbe, minden Helpdeskre történô igény költségviselôjérôl és költségvonzatáról az igénylô tájékoztatást kap, ami alapján elállhat az igénytôl vagy vállalhatja azt) 1.1 bejelentés a Helpdesken 1.4 a Helpdesk azonnal dokumentálja az igényt és továbbítja e-mailben az IKI-nek 1.5 az IKI fogadja az igényt 1.6 az IKI 3 napon belül dönt az értékesíthetôségrôl Kizárólag selejtezésre javasolt (MÁV SZK IT Üzletág szakvélemény) eszközök értékesíthetôek. A selejtezésre javasolt eszközök vonatkozásában a MÁV SZK IT Üzletága hatályos Informatikai Biztonsági Szabályzat (IBSZ) szerinti feladatokat elvégzi, az IKI az dönt az eszközök értékesíthetôségérôl a MÁV SZK IT Üzletága bevonásával - amennyiben az eszköz nem értékesíthetô tájékoztatja a Helpdesket e-mailben, a Helpdesk az IKI e-mail alapján tájékoztatja a bejelentôt és lezárja a folyamatot 1.7 a MÁV SZK IT Üzletág 1 napon belül elkészíti az eszközrôl a szakvéleményt, ami tartalmazza annak piaci árát, amelyet 1 napon belül megküld a Helpdesk-nek
1090 A MÁV Zrt. Értesítôje 13. szám 1.8 a Helpdesk továbbítja azt az az IKI-nek 1.9 az igénylô az ár alapján eldönti, hogy megveszi-e az eszköz 1.10 nemleges válasz esetén a folyamat lezárul 1.2 megvételi szándékát bejelenti a Helpdesken 1.3 a MÁV SZK BLÜ szervezete 1 napon belül elkészíti az értékesítéssel kapcsolatos dokumentumokat és megküldi az igénylô részére 1.11 az igénylô a dokumentumok alapján megfizeti annak vételárát 1.12 az igénylô az SZK BLÜ szervezettel egyeztetett helyen és idôben a befizetést igazoló dokumentum bemutatásával a raktárban átveszi az eszközt a BLÜ elkészíti az etev bizonylatot amit megküld a MÁV SZK Számviteli szervezetnek 1.13 az igénylô az SZK BLÜ szervezettel egyeztetett helyen és idôpontban átveszi az eszközt 1.14 a MÁV SZK Számviteli szervezet átvezeti a változást a számviteli nyilvántartáson és az ellenôrzött etev bizonylatot megküldi a MÁV SZK BLÜ részére 1.15 a MÁV SZK BLÜ intézkedik mûszaki nyilvántartáson való átvezetésen 1.16 a MÁV SZK IT Üzletág átvezeti a változást a mûszaki nyilvántartáson
13. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1091 Kontrollok A kontroll leírása a Helpdesk dokumentálja a kommunikációt A kontroll tulajdonosa (pozíció) MÁV SZK IT Üzletág által kijelölt személy A kontrollt végzi (munkakör) Dokumentált-e Helpdesk informatikus Helpdesk adatbázis, e-mail, Kontroll típusa: (kézi, IT) automatikusan, manuálisan, elektronikusan Kontroll jellege: (teljes körû, szúrópróbaszerû) teljes körû Gyakoriság: (napi, heti, havi, negyedéves, éves, nem definiált (alkalmi)) napi A kontroll leírása A kontroll tulajdonosa A kontrollt végzi Dokumentált-e IKI fogadja a beérkezett igényeket IKI szolgáltatás vezetô által kijelölt személy IKI szakértô e-mail, Kontroll típusa: Kontroll jellege: Gyakoriság: manuális teljes körû napi A kontroll leírása A kontroll tulajdonosa (pozíció) A kontrollt végzi (munkakör) Dokumentált-e a MÁV SZK BLÜ intézkedések a MÁV SZK BLÜ vezetô által kijelölt személy szakértô e-mail Kontroll típusa: (kézi, IT) Kontroll jellege: (teljes körû, szúrópróbaszerû) manuális IT teljes körû napi Gyakoriság: (napi, heti, havi, negyedéves, éves, nem definiált (alkalmi)) A kontroll leírása A kontroll tulajdonosa A kontrollt végzi Dokumentált-e a MÁV SZK számviteli szervezet MÁV SZK Számviteli szervezet vezetô által kijelölt személy tárgyi eszköz senior könyvelô e-mail, Kontroll típusa: Kontroll jellege: Gyakoriság: Manuális teljes körû napi IT
1092 A MÁV Zrt. Értesítôje 13. szám 2. Eszközmozgás A folyamat leírása A folyamat célja a Társaság feladatai ellátásához szükséges eszközök mozgatásának szabályzása. A folyamat kezdetén az igény bejelentésre kerül a Helpdesken. A folyamat véget ér a tárgyi eszköz a megfelelô helyen való beüzemelésével és a számviteli és mûszaki nyilvántartások aktualizálásával. Folyamatlépések (minden jelen kommunikációkhoz kapcsolódó e-mail megküldésre kell kerüljön a Hepldesk rendszerbe, minden Helpdeskre történô igény költségviselôjérôl és költségvonzatáról az igénylô tájékoztatást kap, ami alapján elállhat az igénytôl vagy vállalhatja azt) Az üzemszerûen nem használt eszközöket használaton kívül kell helyezni. 1.1 bejelentés a helpdesken 1.2 a Helpdesk azonnal dokumentálja az igényt 1.3 a Helpdesk 1 napon belül egyeztet az eszközmozgáshoz kapcsolódó folyamatokkal kapcsolatban 1.4 az IKI fogadja az igényt 1.5 az IKI 1 napon belül dönt az igény teljesíthetôségérôl és e-mailen megküldi az a MÁV SZK IT Üzletága részére 1.6 a MÁV SZK IT Üzletága 1 napon belül áthelyezi az eszközt 1.7 a MÁV SZK BLÜ 1 napon belül elkészíti a etev bizonylatot 1.8 a MÁV SZK Számviteli szervezete az üzleti hónapon belül napon belül átvezeti a változást a számviteli nyilvántartáson és a jóváhagyott etev bizonylatot a megküldi a MÁV BLÜ részére 1.9 amennyiben az eszköz nem helyezhetô át az IKI értesíti a Helpdesket 1.10 a MÁV BLÜ rögzíti a jóváhagyást és e-mailben tájékoztatja a MÁV SZK IT Üzletágát 1.11 a MÁV SZK IT Üzletága 1 napon belül átvezeti a változást a mûszaki nyilvántartáson és e-mailben értesíti a Helpdesket a folyamat teljesítésérôl
13. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1093 Kontrollok A kontroll leírása a Helpdesk dokumentálja a kommunikációt A kontroll tulajdonosa (pozíció) MÁV SZK IT Üzletág által kijelölt személy A kontrollt végzi (munkakör) Dokumentált-e Helpdesk informatikus Helpdesk adatbázis, e-mail, Kontroll típusa: (kézi, IT) automatikusan, manuálisan, elektronikusan Kontroll jellege: (teljes körû, szúrópróbaszerû) teljes körû Gyakoriság: (napi, heti, havi, negyedéves, éves, nem definiált (alkalmi)) napi A kontroll leírása A kontroll tulajdonosa A kontrollt végzi Dokumentált-e IKI dönt az áthelyezések tárgyában IKI szolgáltatás által kijelölt személy IKI szakértô e-mail, Kontroll típusa: Kontroll jellege: Gyakoriság: manuális teljes körû napi A kontroll leírása A kontroll tulajdonosa (pozíció) A kontrollt végzi (munkakör) Dokumentált-e a MÁV SZK BLÜ intézkedések a MÁV SZK BLÜ vezetô által kijelölt személy szakértô e-mail, etev Kontroll típusa: (kézi, IT) Kontroll jellege: (teljes körû, szúrópróbaszerû) manuális IT teljes körû napi Gyakoriság: (napi, heti, havi, negyedéves, éves, nem definiált (alkalmi)) A kontroll leírása A kontroll tulajdonosa A kontrollt végzi Dokumentált-e a MÁV SZK számviteli szervezet MÁV SZK Számviteli szervezet vezetô által kijelölt személy tárgyi eszköz senior könyvelô e-mail,, etev Kontroll típusa: Kontroll jellege: Gyakoriság: Manuális teljes körû napi IT
1094 A MÁV Zrt. Értesítôje 13. szám 3. Tervezés A folyamat leírása A folyamat célja a Társaság feladatai ellátásához szükséges eszközök biztosításának tervezése. A folyamat kezdetén az igény bejelentésre kerül az IKI-n. A folyamat véget ér a tárgyi eszközök beszerzésre való elôkészítésével. Folyamatlépések (minden jelen kommunikációkhoz kapcsolódó e-mail megküldésre kell kerüljön a Hepldesk rendszerbe, minden Helpdeskre történô igény költségviselôjérôl és költségvonzatáról az igénylô tájékoztatást kap, ami alapján elállhat az igénytôl vagy vállalhatja azt) 1.1 a munkáltatói jogkörgyakorló bejelenti az igényt az IKI-n 1.2 az IKI fogadja és dokumentálja az igényt 1.3 az IKI 30 napon belül dönt az igény befogadásáról a mindenkori IT stratégia függvényében és tájékoztatja az igénylôt annak elbírálásáról és továbbítja az igényt a MÁV SZK IT Üzletága részére 1.4 a MÁV SZK IT Üzletága10 napon belül javaslatot tesz az igény telesítéséhez szükséges eszközök specifikálására és azt megküldi e-mailben az IKI részére 1.5 az IKI 10 napon belül a mûszaki tartalom alapján elkészíti a forrás igénylését és megküldi a MÁV kontrolling szervezete részére 1.6 a MÁV kontrolling szervezete 5 napon belül egyezteti az IKI-vel a forrásigényt 1.7 a MÁV kontrolling szervezete 3 napon belül dönt a forrás fedezete tárgyában és e-mailen tájékoztatja az IKI-t 1.8 az IKI 10 napon belül dönt a forrás biztosítsa tárgyában 1.9 az IKI elindítja a beszerzési folyamatot és tájékoztatja az igénylôt
13. szám A MÁV Zrt. Értesítôje 1095 Kontrollok A kontroll leírása A kontroll tulajdonosa (pozíció) A kontrollt végzi (munkakör) Dokumentált-e MÁV IKI vezetô által kijelölt személy IKI szakértô e-mail, a IKI dokumentálja a kommunikációt Kontroll típusa: (kézi, IT) Kontroll jellege: (teljes szúrópróbaszerû) körû, Gyakoriság: (napi, heti, havi, negyedéves, éves, nem definiált (alkalmi)) automatikusan, manuálisan, teljes körû napi elektronikusan A kontroll leírása A kontroll tulajdonosa A kontrollt végzi Dokumentált-e MÁV kontrolling dönt az forrásbiztosítás tárgyában MÁV kontrolling vezetô kontrolling szakértô e-mail, által kijelölt személy Kontroll típusa: Kontroll jellege: Gyakoriság: manuális teljes körû napi A kontroll leírása A kontroll tulajdonosa (pozíció) A kontrollt végzi (munkakör) Dokumentált-e munkáltatói jogkörgyakorló munkáltatói jogkörgyakorló által kijelölt személy munkáltatói jogkörgyakorló által megbízott e-mail, Kontroll típusa: Kontroll jellege: Gyakoriság: manuális teljes körû napi
1096 A MÁV Zrt. Értesítôje 13. szám 4. Karbantartás A folyamat leírása A folyamat célja a Társaság feladatai ellátásához szükséges eszközök mûködôképessége fenntartásának szabályzása. A folyamat kezdetén az igény bejelentésre kerül a Helpdesken. A folyamat véget ér a tárgyi eszköz karbantartásával vagy a karbantartás elvégzéséhez szükséges eszközök beszerzésével. Folyamatlépések (minden jelen kommunikációkhoz kapcsolódó e-mail megküldésre kell kerüljön a Hepldesk rendszerbe, minden Helpdeskre történô igény költségviselôjérôl és költségvonzatáról az igénylô tájékoztatást kap, ami alapján elállhat az igénytôl vagy vállalhatja azt) A karbantartási és javítási feladatokat a mindenkori érvényes Informatikai Biztonsági Szabályzat, valamint 51/2011 EVIG Utasítás, az infokommunikációs eszközök beszerzésével, létesítésével, felújításával, karbantartásával kapcsolatos tevékenységek elhatárolásának végrehajtásáról utasítás alapján kell elvégezni. 4.1 a felhasználó bejelenti a helpdesken 4.2 Helpdesk azonnal dokumentálja az igényt és egyezteti a bejelentôvel valamint továbbítja az IKI részére e-mailben az igényt szoftverek törlése esetén: az üzemen kívül helyezett eszközökrôl a szoftvereket az OEM szoftverek kivételével eltávolításra kerülnek. Az IKI rendelkezik az eszközökön lévô szoftverek újbóli felhasználásáról és a munkavállaló szervezeti egységének vezetôjével való egyeztetés után dönt a felhasználó eszközön lévô szoftver eltávolításáról. szoftverek telepítése esetén: A hatályos 19/2013. EVIG utasítás Az informatikai eszközök normatív ellátása rendelkezik a munkavállaló számára jogosult szoftverek körérôl és igénylési módjáról. karbantartás, javítás esetén: az eszköz elszállításra kerül, átadás átvételi dokumentummal, a felhasználó munkavégzéséhez szükséges csere eszközt a MÁV IT Üzletága1 napon belül kiszállítja és dokumentáltan átadja használatra. Amennyiben az eszköz javításának várható költségigénye meghaladja a 10000 Ft-ot, vagy megközelíti az eszköz számviteli nyilvántartásban feltüntetett értékét, valamint a karbantartási és javítási szerzôdésben eszközre számított vagy meghatározott átalánydíjat, akkor a MÁV SZK IT Üzletága dönt, hogy a javítás vagy pedig az eszköz selejtpótlása a gazdaságilag kedvezôbb megoldás. Amennyiben az eszköz javítása nem gazdaságos, az eszközt üzemen kívül kell helyezni. 4.3 az IKI 1 napon belül dönt az igény teljesíthetôségérôl és e-mailen megküldi az a MÁV SZK IT Üzletága részére és egyedi igény esetén visszaküldi a Helpdeskre hiánypótlásra 4.4 a MÁV SZK IT Üzletága1 napon megküldi az eszköz specifikációját e-mailben az IKI-nek 4.5 az IKI befogadja az igényt 4.6 az IKI 3 napon belül megvizsgálja a szükséges forrás rendelkezésre állását - rendelkezésreállás esetén a e-mailben elrendeli a feladat elvégzését a MÁV SZK IT Üzletágának amennyiben nincsen forrás a karbantartásra a folyamat a Helpdesk értesítésével lezárul 4.7 a MÁV SZK IT Üzletága 1 napon belül elvégzi a karbantartást és e-mailben értesíti a Helpdesket a feladat teljesítésérôl 4.8 amennyiben nem áll rendelkezésre forrás a folyamat a Helpdesk értesítésével lezárul 8.