1. e-europe 2005 1.1. Közigazgatás, e-kormányzat Az EU csatlakozás, a gazdasági, térségi fejlődés egyik kulcskérdése az önkormányzati informatika fejlődése. Következik ez az önkormányzatok összetett feladatrendszeréből, ami magába foglalja az államigazgatási, feladatokat és a helyi közhatalmi, közszolgálati feladatokat egyaránt. Magyarországon a korábbi feltételrendszerekre épülő beidegződés miszerint az informatika drága, divat kategóriában és nem kényszerként jelenik meg sajnos még általánosan lassítja a fejlődést. Emiatt a szemléletváltást elősegítő akciók bevezetése indokolt. Különösen cáfolja ezt a szemléletet a csírájában már bevezetett elektronikus ügyintézés(eadóbevallás, stb.), amely éppen hogy csökkenti az informatikára fordítandó összegek nagyságát. Az elismert informatikai költségek manapság még mindig a hardver eszközökre korlátozódnak - szemben a világban általános költségarányokkal. Ma még nem jellemző a folyamatok újragondolása, az új erőforrásnak megfelelő újraszervezése, pedig az e- önkormányzás bevezetésének ez az alapfeltétele. Az önkormányzati struktúra szélsőségeket tartalmaz a körjegyzőség, a néhány fős hivatal, városok, megyei jogú városok, megyék, fővárosi kerületek és a főváros tevékenységében. Ezek a szintek hatáskörükben teljesen eltérnek. A hivatal létszáma a 4-5 főtől a több száz főig terjed az e-hivatal kialakulását mindez nagyban megnehezíti. Az önkormányzatok többségénél alapvető gondot jelent a több ezer ellátandó feladat mellett, a megfelelő felkészültségű szakembergárda és az eszközháttér biztosítása. Sok körzetben a korábbi koncessziós szerződésnek megfelelő csak hangátvitelre alkalmas eszközök találhatók. Mindemellett a polgármesteri hivatalok államigazgatási tevékenységet is ellátnak, így az önkormányzat kapcsolatrendszere is eltér a többi szférától. Az ügyfelek lehetnek állampolgárok, civil szervezetek, gazdálkodói szervezetek, más államigazgatási szervek. Ezáltal a kommunikációs igények is sokrétűek. Elemezve az informatika jelenlegi helyzetét elmondható, hogy mindez jelenleg a teljesen papír alapú működéstől a viszonylag korszerű információs háttérig sokfajta eszköz igénybevételével valósul meg. Ebből a sokszínűségből kell a jövőben a legkisebb településen is magas színvonalú kiszolgálást biztosítani az állampolgároknak az EU-ban elvárt színvonalon. 1
A változó környezet másik, az egész világot érintő kihívása az információs társadalomhoz kapcsolódó fejlesztései is új mérföldkőhöz érkeztek. Eddig megfelelt, ha nem is tartozott a legkorszerűbbek közé, a kevés erőforrást használó helyi, elszigetelt hálózat. Ez kiegészülhetett bárhol bérelt www statikus tárhelyekkel, információt adva a településről. Ma már mindez kevés, napi 24 órás, heti-hét napos, biztonságos, korszerű, tudásalapú rendszerekre van szükség, amely beépül az újragondolt feladatokba, átvezet az ASP jellegű működéshez. Előrelépés lenne a digitális adatcsere a közigazgatás szereplői között. Hiába készülnek el pl. a testületi ülések anyagai digitálisan, ha ezek aláírás és bélyegző nélkül nem hivatalosak. Szükséges tehát az államigazgatásba egységesen szabályozott és használt elektronikus aláírás, adatcsere, irattározás követelményeinek és szabványainak meghatározása. Szabályozásra szorul a digitális irattározás is. 1.2. e-kormányzat 1.2.1. Elektronikus ügyintézés feltételei Elektronikus aláírás (hitelesítés, biztonság) Definiált ügymenetek Integrált adatnyilvántartás (lakosság, ingatlan) Társ és felettes szervezetekkel elektronikus adatkapcsolat 2
2. Rendszeradminisztráció 2.1. Hivatal felépítése Az elektronikus ügyintézés előfeltétele, hogy az önkormányzat hivatalát az összes osztályaival, dolgozóival, azok hierarhikus felépítésével együtt reprezentáljuk a rendszerben. Természetesen minden hivatalban van több belső szervezeti egység, melyeket definiálnunk kell. Értelemszerűen egy belső szervezeti egységet a neve és a vezetője határoz meg. Minden szervezetnek lehetnek tagjai, akik az önkormányzat alkalmazottai közül kerülnek ki. A hivatal felépítésénél elsőgleges cél hogy felvegyük ezeket a belső szervezeteket, és az önkormányzat összes ügyintézőjét. Ebből a két halmazból kell összeállítani a hivatalt reprezentáló fastruktúrát. Ebből a fastruktúrából egyértelműen kiderül, hogy egy adott ügyintézőnek ki a felettese, illetve hogy melyik szervezetnek a tagja. 2.2. Képviselőtestület Az elektronikus ügyintézés során az állampolgár kapcsolatba kerülhet a képviselőtestülettel, vagy valamelyik bizottsággal. Ez természetesen felveti a következő feladatot is, miszerint vegyük fel a képviselőtestület felépítését is a rendszerbe. Az eljárás teljesen hasonló az előzőekben leírtakhoz, fel kell venni a képviselőtestület tagjait, majd meg kell adni azokat a bizottságokat amik az adott önkormányzat képviselőtestületében megtalálhatók. Ezután nincs más teendő, mint az összerendelést a két halmaz között elkészíteni. Ennek eredményeképpen összeáll a képviselőtesületet reprezentáló fastruktúra. 2.3. Külső szervezetek A következő elvárás lehet egy önkormányzati rendszerrel szemben, hogy képes legyen kommunikálni, már korábban elkészített számítógépes programokkal, és más külső szervezeteknél futó programokkal. Értelemszerűen ezeket a külső szervezeteket is tárolnunk kell valamilyen adatszerkezetben, adatbázisban. Egy külső szervezetet jellemezhet a neve, elérhetősége, a kapcsolattartó neve, annak elérhetősége, és egyéb specifikus paraméterek. Ezek mindegyikét tételesen rögzíteni kell az adatbázisban. 2.4. Ügyintézői szerepkörök Az elektronikus ügyintézés során az ügyintézőnek legalább olyan fontos szerepe van, mint a hagyományos papíralapú ügyintézésben. A különbség abban rejlik, hogy míg a papíralapú ügyintézésben kevésbé visszakereshető hogy ki, mikor, mit csinált és hogy volt-e neki arra a részfeladatra jogosultsága, csak a helyi, területi vezetők tudták, de ők sem mindig pontosan. Ezen a részen erősít az elektronikus ügyintézés, miszerint mindig definiálva vannak a jogosultságok. Természetesen többszíntű jogosultságról kell beszélni. Az egyik a rendszer elérési jogosultság, mert az elektronikus ügyintézést támogató rendszer, egy konkrét 3
alkalmazás, melyben modulok vannak amik szabadon bővíthetők, kiegészíthetők, testreszabhatók. A másik jogosultsági szint az ügyintézés effektív szintje, ezen a szinten kell definiálni, hogy egy adott ügymenetmodell megoldása során az adott részfeladatra melyik ügyintézőnek van joga és melyiknek nincs. Ezeket a jogosultsági szinteket nagyon bonyolult és összetett lenne az adatbázis alapfeltöltésekor definiálni, ezért célszerű a szerepkörök kialakítása, melynek segítségével könnyen, gyorsan feltölhetők az alapjogosultságok. Ezután természetesen módot kell adni a rendszer személyre szabásához, mely azt jelenti hogy minden ügyintézőre külön-külön definiálhatjuk a jogosultságokat. 2.5. Ügyintézői jogosultságok Az előzőekben esett szó a jogosultságok fontosságáról. Miért is van erre szükség? Minden valamire való rendszerben azonosítani kell magunkat. Ebből tudja a rendszer hogy kik vagyunk mi. Ezután betölti a számunkra definiált menürendszert, definiálja a végrehajtható feladatokat, és akár személyes üzenetet küldhet nekünk. Ezzel lehetővé válik az adatok megfelelő módon történő elszeparálása az idegen szemek elől. Egy ügyintézési feladat végzése során ez súlyozottan érvényes. Nem láthat mindenki mindent. A jogosultságokat egy arra felhatalmazott adminisztrátor végezheti, ő osztja ki és tartja karban az egyes felhasználók jogosultságait. A nem megfelelően kiosztott jogosultság lehetőséget ad visszaélésekre, illetve nem elvégezhető feladatok elvégzésére is. Ezért az adminisztrátor ( aki a jogosultságokat karban tartja ) fokozottan felelős a rendszer ilyen módon való üzemeltetéséért. 2.6. Ügykörök felépítése Az elektronikus ügyintézés alapja egy olyan ügyintézést támogató program-rendszer melyben definiálva vannak azok az ügykörök amiket a rendszer elektronikus módon támogat. Ezeket az ügyköröket fel kell venni az adatbázisba és számos paraméter megadásával specifikálni kell. Egy elektronikus ügyintézési rendszer alapja mindenképpen egy workflow (munkafolyamat) rendszer. Ebben a workflow rendszerben vannak meghatározva azok az ügyintézési modellek, eljárások amiket a rendszer támogatni képes. Az előzőleg felvett ügykörök listája egy munkafolyamat rendszer kialakításához még nem elegendő, ezért meg kell határozni azok a lépéseket amiken az ügyintéző végigmegy egy ügyintézési modell esetében. Tehát ebből a két halmazból, az ügykörök halmazából és az elemi lépések halmazából tudjuk kialakítani az egyes ügykörökre vonatkozó elektronikus ügymenet modelleket, valamint azok workflow hátterét. Természetesen mindkét halmaz összeállításánál van jogszabályi segítség, mivel az Az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló, többször módosított 1957. IV. törvény jó közelítéssel megmondja hogyan kell a workflow-t elkészíteni. 4
A workflow-ban minden egyes elemi lépéshez meg kell tudni mondani, hogy melyik ügyintéző jogosult annak a feladatnak az elvégzésére. 2.7. Hatáskör használata Egy elektronikus ügyintézést támogató szoftver része kell hogy legyen egy hatásköri modul. Ebben a modulban kell meghatározni, hogy az önkormányzatnak illetve hivatalnak, milyen feladat és hatáskörei vannak. Ez jó alapja egy ügyféltájékoztató rendszernek, mivel itt első lépésben az ügyfél tájékoztatása a cél, ez a modul ezt a funkciót ki is elégíti. Nemcsak az önkormányzati feladat és hatásköröket vehetjük fel, hanem az összes dekoncentrált szerv feladat és hatásköreit. 2.8. Belső levelezés Elektronikus ügyintézés során számos új információ keletkezik, melyek lehetnek privát és publikus információk is. A publikus információt természetesen közölni kell az arra jogosultakkal. Ezt a feladatot oldja meg egy belső levelezést támogató rendszer, mely azon túlmenően hogy egy szöveges tartalmú levelet, adott esetben csatolással képes elküldeni egyik felhasználótól egy másik felhasználóig, például jelentést kell hogy tudjon küldeni az adott ügy állásáról, az adott ügyben elkészített dokumentumok listájáról, és az adott ügyben elvégzett lépésekről. Ezt a feladatot egy speciálisan erre a feladatra fejlesztett belső levelező rendszer képes számunkra kielégítő módon teljesíteni. A másik fontos terület, ami a közigazgatásban dolgozó vezetők feladatát könnyíti meg, egy olyan lekérdező felület (program-modul) melynek segítségével saját magunk állíthatunk össze lekérdezéseket az adatbázisban lévő adatokból, készíthetünk kimutatásokat, statisztikákat. Ezek lehetnek személyre bontva, csoportra bontva, adott időszakra vonatkozó lekérdezések. Az elintézett vagy folyamatban lévő ügyekről a megfelelő jogosultsággal bíró felhasználók a választható paraméterek alapján kimutatásokat, grafikonokat készíthetnek. Nyomon követhetik például az ügyintézők leterheltségét, az általános ügyintézési időt, stb. Ezen kimutatások száma a rendszerrel együtt folyamatosan bővülhet. 2.9. Ügyfél regisztráció Az on-line és az off-line ügyintézésben csak azok a felhasználók indíthatnak ügyeket, akik egy erre alkalmas rendszerben regisztrálva vannak. Minden ügyintézési rendszer alapja, hogy az állampolgárt regisztrálni kell. Felvetődik a kérdés a személyes adatok védelmével kapcsolatban. Itt egységes álláspont az, hogy meg kell kérdezni az állampolgárt hogy hozzájárul-e ahhoz, hogy az ő adatát az elektronikus ügyintézési rendszerben használhatja-e a hivatal. Amennyiben ez egy írásos engedély formájában a hivatal rendelkezésére áll, abban az esetben az állampolgár lehetőséget kap arra, hogy interneten keresztül felvegye a kapcsolatot 5
a hivatallal. Ezzel lehetővé téve számára hogy internetről, a regisztráció során kapott azonosító megadásával elindítsa az ügyét a kiválasztott ügykörben. Itt annyi különbség van a hagyományos papíralapú ügyintézéssel szemben, hogy a beadási formanyomtatványt nem effektíve papíron tollal kell kitölteni, hanem egy internetes formanyomtatványt kell kitölteni a billentyűzet segítségével. Ezután a lépés mindkét eljárás esetében ugyanaz. Megtörténik a formanyomtatvány beadása. Eddig a kitöltött és aláírt nyomtatványt a megfelelő ablaknál beadva a megfelelő ügyintézőnek, tudta az állampolgár elinditani az ügymenetet. Az elektronikus ügyintézés esetében az előzőleg interneten kitöltött űrlap adatbázisba való elküldésével tudja az állampolgár elindítani az ügymenetet. Felvetődik a következő kérdés. Mi lesz az elektronikus úton beadott nyomtatvány aláírásával. A választ az informatika fejlődése adja meg, nevezetesen elektronikus aláírás formájában. Mivel ez még néhány évbe telhet ennek a módszernek az elterjedése, illetve készségszintű alkalmazása addig az állampolgárnk be kell sétálnia a hivatalba és saját kézzel alá kell írni az addigra már kinyomtatott beadási nyomtatványt. Az ügyfél regisztrációja látszik hogy mennyire fontos tényező az elektronikus ügyintézésben, ugyanis az ügyintézési modell végrehajtása során az állampolgár végig a háttérben kell hogy legyen, az ő összes adata elérhető kell hogy legyen, segítve ezzel a gyors, pontos, átlátható és megbízható ügyintézést. 6