Az Új Széchenyi Terv keretében benyújtott pályázatok megvalósításával kapcsolatos tudnivalók Keszthelyi Vilmos ESZA Nonprofit Kft.
Jogszabályok, útmutatók Irányadó jogszabályok: ÚMFT: 281/2006 (XII.23.) Korm. Rendelet pénzügyi lebonyolítás és ellenőrzési rendszer kialakítása 16/2006 (XII.28.) MeHVM-PM együttes rendelet általános eljárási szabály 217/1998 (XII.30.) Korm. rendelet - ÁMR ÚSZT (2011.02.09. után megjelent felhívások): 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet támogatások felhasználásának rendje 24/2011. (V.6.) NFM utasítása az egységes működési kézikönyv kiadásáról 292/2009 (XII.19.) Korm. Rendelet (Ámr) Útmutatók a www.esza.hu oldalon: Általános segédletek Programspecifikus dokumentumok (a konstrukció kódjának kiválasztásával kereshető ki minden, az adott konstrukció esetében kiadott speciális sablon vagy útmutatás)
ÚSZT specifikum alapvető fogalmak A projekt fizikai befejezése: Támogatott tevékenység akkor tekinthető befejezettnek, ha a TO/ TSZ-ben meghatározottak szerint teljesült a pályázati felhívásban és útmutatóban meghatározott feltételek mellett. A beruházás, ill. a projekt utolsó tevékenységének fizikai teljesítésének napja. A projekt megvalósítása: A projekt a TO/TSZ-ben meghatározottak szerint teljesült és a megvalósítás során keletkezett számlák szállítói finanszírozás esetén az önrész kiegyenlítése megtörtént, kedvezményezett által megfelelően alátámasztott költségek közül a legkésőbbi kifizetés. A befejezés: A támogatott tevékenység a TO/TSZ-ben meghatározottak szerint teljesült, a megvalósítás során keletkezett számlák kiegyenlítésre kerültek, létrehozott vagy beszerzett eszköz aktiválásra került, a befejezést igazoló kifizetési igénylést és beszámolót a támogató jóváhagyta és a támogatás folyósítása megtörtént.
Elektronikus értesítések 2011.09.01-től elektronikus értesítési rendszer került bevezetésre, így a támogatói döntés is elektronikusan, a pálytájon keresztül kerül kiküldésre a Kedvezményezett részére pl. a befogadó levelet, a szerződéskötéshez szükséges benyújtandó dokumentumok körét még papír alapon küldi ki a KSZ döntések jóváhagyásakor is elektronikus értesítés kerül kiküldésre
Előleg igénylése Előleg igénylésének feltételei: előlegfizetési kérelem benyújtása hatályos, mindkét fél által aláírt támogatási szerződés/támogatói okirat biztosítékok rendelkezésre állása elszámolás módja: utófinanszírozás (a szállítói finanszírozás és az előleg igénybevétele nem alkalmazható ugyanazon projektelemen belül) köztartozás mentesség (nem lehet lejárt esedékességű köztartozása) a Kedvezményezett nem állhat felszámolási, végelszámolás vagy csődeljárás alatt útmutató által előírt egyéb feltételek (pl. képzési terv) Gyakori hibák: az előlegfizetési kérelem hibás kitöltése a projekt címéhez a Kedvezményezett címe kerül az előleg összegét lefelé kell kerekíteni, de felfelé kerekítve kerül megadásra nem az aláírásra jogosult írja alá az igénylést azonosítószám helytelenül kerül megadásra
Előleg igényléshez kapcsolódó szabályok Kifizetési igénylés benyújtása: Az előleg folyósításától számított 6 hónapon belül be kell nyújtani az első kifizetési igénylést! ennek elmulasztása esetén az előleg összegét vissza kell fizetni (tőke + kamat) a kamat összege a folyósítás és a határidő közötti időtartamra kerül meghatározásra az előleg visszafizetését eredményezi az is, ha bebizonyosodik annak nem rendeltetésszerű használata segítségképpen emlékeztető levél kerül kiküldésre a benyújtási határidő előtt egy hónappal
Előleg igénylése, elszámolása Előleggel való elszámolás: az előleg összegével legkésőbb a záró kifizetési igénylésben el kell számolni! már az első kifizetési igénylés során is meg lehet kezdeni az elszámolást, bár likviditás szempontjából nem célszerű a pályázati útmutatóban és a TSZ-ben kerül meghatározásra, hogy milyen arányú elszámolást követően szükséges megkezdeni kötelezően az előleggel való elszámolást (általában 60%) ezen arány elérése előtt a KSZ megerősítést kér, hogy valóban el kíván-e számolni az előleggel (gyakran előfordul, hogy tévesen jelöli meg a Kedvezményezett a kifizetési kérelmen, hogy bizonyos összeget vagy akár a teljes összeget előlegre számolja-e el)
A finanszírozás menete Az elszámolások kifizetését egy meghatározott mértékig (előleg elszámolás határa) teljesíti a közreműködő szervezet, a további benyújtott kifizetési igénylések az előleg terhére kerülnek elszámolásra. Utófinanszírozás: a Kedvezményezett (a számlán szereplő vevő) kapja meg a támogatás összegét (szemben a szállítói finanszírozással, ahol közvetlenül a szállítónak utal a KSZ) Előleg elszámolás: a jóváhagyott összeg nem kerül újra utalásra, hanem a korábban már kiutalt előleg összegének alátámasztásául előleg terhére kerül elszámolásra.
A finanszírozás menete Példa: Megítélt támogatás: 100 millió Ft, előleg összege: 25 millió Ft 1.sz. kifizetési igénylésben jóváhagyott összeg: 15 millió Ft (utófinanszírozás) 2.sz. kifizetési igénylésben jóváhagyott összeg: 30 millió Ft (utófinanszírozás) 3.sz. kifizetési igénylésben jóváhagyott összeg: 20 millió Ft (15 millió Ft utófinanszírozás, 5 millió Ft előleg terhére kerül elszámolásra) 4.sz. kifizetési igénylésben jóváhagyott összeg: 20 millió Ft (előleg elszámolás) 5.sz. záró kifizetési igénylésben jóváhagyott összeg: 15 millió Ft (utófinanszírozás)
Gyakori hibák Túl korai előleg elszámolás, tévesen: a Kedvezményezett már az első KI-ben megjelölik, hogy elszámolnak az előleggel. Téves jelölés: előfordult már, hogy tévesen jelölték be a KI elkészítésekor, hogy előleggel kívánnak elszámolni, ezért a KSZ minden olyan esetben megerősítést kér hiánypótlás keretében, amikor még nem lenne kötelező elszámolni az előleggel (előleg elszámolási korlát alatt). Pl. ha az aktuális KI alapján járó támogatási összeggel együtt is még csak a megítélt támogatás 40%-át fizetnénk ki, de a Kedv. előleg elszámolást jelöl be, akkor ezt le kell nyilatkoznia. Ezt célszerű már a KI benyújtásával megtenni!
A finanszírozás folyamata Hogyan lehet igényelni a támogatást? 1. Kifizetési igénylést (KI) kell benyújtani (ÚSZT-ben beszámolóval együtt) 2. A KSZ elbírálja a kifizetési kérelmet Amennyiben hiánypótlásra van szükség valamely számla tekintetében, úgy hiánypótló levélben kéri a KSZ a hiányosságok teljesítését Amennyiben van hibátlan számla, úgy az kifizetésre kerül a KI jóváhagyását követő kb 1,5 2 héten belül 3. A jóváhagyott számlákról forráslehívás készül, melyet az Irányító Hatóság hagy jóvá és átutalja a KSZ lebonyolítási bankszámlájára a támogatás összegét 4. A KSZ ezt követően utalja át a Kedvezményezettnek a támogatás összegét vagy szállítói finanszírozás esetén a szállítónak a számla alapján járó támogatás összegét
Ún. 12 hónapos szabály A támogatási szerződés/támogatói okirat hatálybalépését követő 12 hónapon belül Igazolni kell, hogy az igénybevett szolgáltatások legalább 50%-a megrendelésre került (Harmadik féltől megvásárolandó szolgáltatásokat, árukat, építési munkákat legalább azok tervezett összértékének 50%-át elérő mértékben meg kell rendelni). Be kell nyújtani egy kifizetési igénylést. Ezek elmulasztása szabálytalansági eljárást von maga után és a támogatási szerződéstől való elállást is eredményezheti Az 1. kifizetési igénylés benyújtására ezt a szabályt kell alkalmazni, ha a Kedvezményezett nem igényelt előleget és a projekt időtartama nem rövidebb 12 hónapnál. A benyújtási határidőt megelőzően a KSZ emlékeztető levelet küld a Kedvezményezettnek
Elszámolhatóság Milyen költségek számolhatóak el egy adott projekt keretében? Ami és amilyen összegben a hatályos költségvetésben szerepel Az esetleges módosítások során a pályázati útmutató alapján kell eljárni úgy, hogy új tevékenység, új költségvetési sor nem kerülhet a költségvetésbe Amennyiben valamely tétel esetben változás következik be, úgy annak átvezetését először kérelmezni kell a KSZ-től, utána érdemes benyújtani a kifizetési igénylést, hogy az már a módosított költségvetés alapján kerüljön elbírálásra Gyakori hibák: A költségvetésben nevesítve szerepel XY projektvezető bére, azonban személye megváltozott és már AB a projektvezető, de a költségvetésben ez nem került átvezetésre, mert még nem jelentette be a Kedvezményezett. Így a KI-ban szereplő AB bérköltsége még nem elszámolható, elutasításra fog kerülni. Később azonban benyújtható, amit a módosított költségvetés hatálybalépése utánra kell időzíteni.
A kifizetési igénylés szabályai Időközi kifizetési igénylés (KI) feltételei (ÚSZT): Rendelkezésre állnak a ténylegesen felmerült költséget igazoló számviteli bizonylatok KI-hez benyújtásra kerülnek a pénzügyi és szakmai előrehaladást igazoló dokumentumok KI-sel együtt projekt szinten értendő időszakos beszámoló (IB) is benyújtásra kerül Igényelt támogatás meghaladja a megítélt támogatás 10%-át, de legalább 200 eft-ot (projektszinten!) Nem vonatkozik a 10%-os korlát a szállítói, vegyes finanszírozású KI-re, valamint azon projekt első KI-re, amelyek előleg folyósításában részesültek HP legfeljebb 30 nap ettől kevesebb is előírható! Kifizetési határidő 45 nap utófinanszírozás esetén Szállítói finanszírozás esetén a kifizetési határidő 30 nap
A kifizetési igénylés szabályai Benyújtandó dokumentumok (ÚSZT): a pénzügyi teljesítést igazoló dokumentumok: dokumentummátrix alapján szakmai dokumentumok: csak akkor kell benyújtani, ha a beszámolóval érintett időszakban az adott tevékenységgel kapcsolatban volt előrehaladás ismételten nem kell benyújtani, DE hivatkozni kell a benyújtás időpontjára IB-ben elfogadott dokumentum elfogadása nem jelenti azt, hogy későbbi KI-ben benyújtott számla automatikusan el lesz fogadva
Időszakos beszámoló (IB) ÚSZT szabályok: Projektszintű adatokat tartalmaz Jelentési időszak alatt lezajlott tevékenység előrehaladása, ill. megvalósult tevékenység eredményeinek bemutatása A lefedett időszakok egymást követik, az első IB benyújtásának határidejét a TSZ hatályba lépésétől számítjuk Következő IB kezdő dátuma az előző IB záró dátumát követő nap Előkészítési tevékenység esetén az első IB-ben be kell számolni az előrehaladásról, eredményről KSZ bármikor jogosult információt kérni az IB-től függetlenül a projektről Elektronikusan kell beküldeni a Pályázó Tájékoztató felületen keresztül
Kifizetési igénylés ÚSZT specifikumok Egyszeri elszámolók: Ha a pályázati felhívás lehetővé teszi Szerződéskötéskor írásban haladéktalanul be kell jelenti Legfeljebb évente 2x előírható IB benyújtása (kifizetés nélkül) Benyújtott kifizetési igénylés záró kifizetési igénylésnek minősül
Kifizetési igénylés ÚSZT specifikumok Záró kifizetési igénylés (ZKI): TSZ-ben meghatározott határidőig kell benyújtani Véglegesen el kell számolni a felmerült költségekkel Be kell számolni a szakmai megvalósításról (ZB) Szállítói finanszírozású számla csak akkor nyújtható be, ha a teljes projekt szállítói finanszírozással valósult meg Keletkezett bevételekről adatot kell szolgáltatni Az előleggel legkésőbb ekkor el kell számolni HP legfeljebb 30 nap ettől kevesebb is előírható! Korrekcióra 40 munkanap áll rendelkezésre ZKI csak akkor korrekcióztatható, ha a ZB-t is korrekcióztatni kell, egyébként nem!
Alátámasztó dokumentumok A rendelkezésre álló és a kifizetési igényléshez benyújtandó dokumentumok körét a DOKUMENTUM MÁTRIX tartalmazza A www.nfu.hu oldalon található a dok.mátrix alap verziója, aminek egy részletesebb változata található meg a www.esza.hu oldalon, mely egyértelműen tartalmazza a kis- és nagy támogatástartalmú számlák esetében alkalmazandó szabályokat A kifizetési igénylés papír alapú összeállításakor és az elszámolás pálytájon való elkészítésekor ezt a mátrixot kell figyelembe venni Papír alapú összeállításnál figyelni kell arra, hogy az egy számlához tartozó dokumentumok a számlával együtt legyenek (gyakran előfordul, hogy sajnos egymás után szerepel pl. 6 számla, majd 4 szerződés, 7 bankkivonat, stb., amit a KSZ munkatársainak kell összepárosítani és nem mindig egyértelmű, hogy melyikhez mi tartozik).
Számlák kezelése A számlák kezelése a Kedvezményezettnél (mire figyeljünk?): Számla beérkezése A számla ellenőrzése (adatok helyesen szerepelnek-e rajta?) Teljesítés igazolása a számlán Kifizetés (megjegyzés rovatban legyen benne a számla sorszáma) Záradékolás és költségvetési hely megjelölése az eredeti számlán Másolás Másolati példány hitelesítése (hivatalos képviselő vagy az általa meghatalmazott)
Számlák kezelése Az eredeti számlával kapcsolatos tennivalók: A számla eredeti példányán rögzíteni kell, hogy a projekt terhére kerül elszámolásra Záradékolás: projektazonosító ÉS a támogatás elszámolására benyújtásra került szövegezés Ha a számlának csak egy része kapcsolódik a projekthez: a megfelelő összeget jelölni kel! Költségvetési helyet szintén az eredeti számlán szükséges jelölni (oszlop és sor). Az eredeti számlán, nem a másolati példányon!!!
Gyakori hibák A Kedvezményezett nem záradékolja az eredeti számlát vagy a másolaton teszi azt meg. A Kedvezményezett hiánypótlás után olyan számlamásolatot nyújt be, amely egyes részeit illetően eltér az elsőként benyújtott másolati példánytól (pl. nincs rajta olyan, ami az előző változaton viszont szerepelt). Az alátámasztó dokumentumok egy része vagy egésze nem kerül benyújtásra Az alátámasztó dokumentumokon lévő adatok között eltérés látható, nincs összhang közöttük (pl. a szerződés tárgya, az ellenérték, stb.). A kifizetési igénylés rendezetlen benyújtása
A változások kezelése, bejelentése A változásokat be kell jelenteni! Haladéktalanul, de legkésőbb 30 napon belül, írásban! Javasolt előzetesen bejelenteni! Kérelem formájában kell előterjeszteni a KSZ felé! (sablon a www.esza.hu oldalon) Részletesen indokolni kell a változásokat, a kért módosításokat! A kérelemnek a projektidőszakon belül kell beérkeznie, a projekt fizikai befejezését megelőzően! Hiánypótlásra adható határidő: 30 nap Akkor vehetjük elfogadottnak, ha megérkezik a KSZ-től a jóváhagyó levél. KSZ jóváhagyás előtt: ne vállaljanak kötelezettséget!
Szerződésmódosítás Gyakori hibák: A Kedvezményezett nem rögzíti pontosan, hogy mi a változás: régi és új adat nem kerül feltüntetésre. Nem indokolja meg, hogy miért kérelmezi a módosítást. Későn nyújtja be, gyakran a záró kifizetési igénylés hiánypótlásában, ugyanis a KSZ a ZKI-ben értesül pl. egy számla alapján arról, hogy nem a hatályos költségvetés és szerződés alapján járt el a Kedvezményezett.
Köszönöm a figyelmet!