2015/2. SZÁM TARTALOM

2015/2. SZÁM TARTALOM Utasítások oldal 3/2015. (I. 19. MÁV-START Ért. 2.) sz. vezérigazgatói utasítás a bejövő számlák és egyéb fizetési kötelezettségek kezeléséről... 2 104/2014. (I. 19. MÁV-START Ért. 2.) DR. sz. díjszabási rendelkezés a MÁV-START Zrt. által kibocsátott vasúti utazási igazolványok és utazási jogosultságot is biztosító felügyeleti igazolvány leírása, érvényessége és ellenőrzése tárgyú 3/2014. (II. 24. MÁV-START Ért. 13.) DR. sz. díjszabási rendelkezés 1. sz. módosításáról... 45 3/2014. (II. 24. MÁV-START Ért. 13.) DR. sz. díjszabási rendelkezés a MÁV-START Zrt. által kibocsátott vasúti utazási igazolványok és utazási jogosultságot is biztosító felügyeleti igazolvány leírása, érvényessége és ellenőrzése (egységes szerkezetben az 1. sz. módosítással)... 50 4/2015. (I. 19. MÁV-START Ért. 2.) sz. vezérigazgatói utasítás az Mt. 208.. hatálya alá nem tartozó vezetők javadalmazására vonatkozó Juttatási Szabályzatról... 69 Egyéb közlemények A 2014/47. sz. MÁV-START Értesítő megjelenését követően kiadásra került további díjszabási rendelkezések... 69

Utasítások ÉRTESÍTŐ 3/2015. (I. 19. MÁV-START Ért. 2.) sz. vezérigazgatói utasítás a bejövő számlák és egyéb fizetési kötelezettségek kezeléséről 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja a MÁV-START Zrt. bejövő számláinak és egyéb fizetési kötelezettségeinek kezelését támogató Bejövő Számlakezelő Rendszer (BSZR) és a QAD-EA/MFG/PRO integrált vállalatirányítási rendszer működtetésével és használatával kapcsolatos feladatok meghatározása. Ezen túlmenően: - a beérkező számlák igazolásának, könyvelésének gyors lebonyolítása, - a számlák határidőben történő kifizetésének biztosítása, - a számlalikvidációs folyamat felgyorsítása a várható kötelezettségek naprakész ismerete és a pénzügyi előrejelzések pontosságának növelése érdekében. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás szervezeti és személyi hatálya Az utasítás személyi hatálya kiterjed a MÁV- START Zrt. valamennyi szervezeti egységére, illetve munkavállalójára, amely/aki a szállítókkal kapcsolatba kerül, valamint a jelen utasítás tárgya szerinti tevékenységet külön szerződés (Szolgáltatási szerződés) alapján a MÁV-START Zrt. részére végző személyekre, a vonatkozó szerződésben rögzítettek szerint. A Szolgáltatási szerződés kötelező tartalmi eleme, hogy a szerződés teljesítésében részt vevő személyek kötelesek a MÁV-START Zrt. utasításai szerint eljárni. 2.2 Az utasítás tárgyi hatálya Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a BSZR-rel és a QAD-EA/MFG/PRO-val kapcsolatos valamennyi tevékenységre, beleértve a rendszerek munkavállalók általi használatát és üzemeltetésüknek alapelveit. 2 Az utasítás nem tartalmazza a beszerzés támogató rendszer (Basware PM modul) és a beszerzési szerződéseket nyilvántartó rendszer (Basware CLM modul) használatának részletes szabályait, azokat csak annyiban érinti, amennyire a bejövő számlák kezelésének szabályozásához szükséges. 2.3 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás és 1. és 2. számú mellékletének kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁV- START Zrt Gazdasági Szervezet vezetője, a 3. számú melléklet kidolgozásáért és karbantartásáért a MÁV SZK Zrt. Számvitel szervezete felelős. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA A jelen utasítás 1. számú függelékének 3. pontja és a 3. számú melléklet 1. pontja szerint. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA Az utasítás leírását a jelen utasítás elválaszthatatlan részét képező 1. számú függelék, a Bejövő számlakezelő Rendszer használatáról szóló 9/2012 (X.12. MÁV Ért. 24.) számú GÁVIGH utasítás, valamint a 3. számú melléklet tartalmazza. Az 1. számú függelékben meghatározott Basware számlatípusok közé a gépészeti tevékenység integrációja miatt az alábbi számlatípus felvételére került sor: A karbantartási tevékenység (a kapcsolódó gyártási, javítási, logisztikai, készletgazdálkodási folyamatok) önköltségének meghatározására bevezetett MFG/PRO rendszerbe kerülő, idegen féltől beszerzett készletek és a project modulban megrendelt szolgáltatások számlái a 019-es számlatípusba sorolódnak, és ezáltal automatikusan átadásra kerülnek a QAD-EA/MFG/PRO rendszerbe. A számlák az igazolást követően visszaadásra kerülnek a BW IP rendszerbe. A QAD DMS rendszerben történő számlaigazolási folyamat leírását a 3. számú melléklet tartalmazza.

A számlák igazolási jogosultságáról a DHL szerint adott területen döntési jogkörrel felruházott vezetők és a MÁV-START Zrt. felhatalmazása alapján a MÁV SZK Zrt. Logisztika, anyagellátási vezető döntenek. Döntésük alapján személyre szóló megbízólevelet adnak ki, amelyet szükség szerint felülvizsgálhatnak, módosíthatnak. A megbízólevél mintáját az 1. számú melléklet tartalmazza. Az SZMSZ II. kötetében (Munkaszervezet, valamint Döntési Határköri Lista) találhatók a kötelezettségvállalással kapcsolatos iránymutatások. A MÁV-START Zrt-hez beérkezett számlák jóváhagyására jogosultakat a 2. számú melléklet tartalmazza. 5.0 HIVATKOZÁSOK, BIZONYLATOK, MÓDOSITÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK, RENDELKEZÉSEK Jelen utasításban szabályozott tevékenységre a közszolgáltatási szerződés előírást nem tartalmaz. 5.1 Hivatkozások Szervezeti és Működési Szabályzat 5.2 Módosítások Amennyiben a MÁV Zrt. vagy a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. által módosításra, frissítésre kerül az 1. számú függelékben közzétett, a Bejövő Számlakezelő Rendszer használatáról szóló 9/2012.(X.12. MÁV Ért. 24.) GÁVIGH. sz. gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás, úgy jelen utasítás módosítása is szükségessé válik. 5.3 Hatályon kívül helyezések Jelen utasítás hatályba lépésével egyidejűleg hatályon kívül helyezzük a folyamatot korábban szabályzó alábbi utasításokat: 10/2012. (IV. 21. MÁV-START Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás az 1/2011. (III. 04. MÁV. Ért. 5.) GÁVIGH. sz. gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a Bejövő Számlakezelő Rendszer használatának hatályba léptetéséről, 5/2008. (VI. 11. MÁV-START Ért. 15.) GVH sz. gazdasági 3 vezérigazgató-helyettesi utasítás a MÁV-START Zrt. kötelezettségek számlakezeléséről és ezek igazolásáról, a MÁV-GÉPÉSZET Zrt. által kiadott 41/2011. (12.30.) számú Vezérigazgatói Utasítás a Számlaigazolás rendjéről. 5.4 A normatív utasítást tartalmazó MÁV- START Értesítő a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. részére megküldendő? Igen. 5.5 Vezérigazgatói meghatalmazás Jelen utasításhoz nem szükséges. 6.0 HATÁLYBA LÉPÉS Jelen utasítás a MÁV-START Értesítőben történő közzététele napján lép hatályba. 7.0 MELLÉKLETEK 1. számú függelék: 9/2012.(X.12. MÁV Ért. 24.) GÁVIGH. sz. gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a Bejövő Számlakezelő Rendszer használatáról 1. számú melléklet: Megbízólevél minta 2. számú melléklet: Számlatípusok és jóváhagyók 3. számú melléklet: Bejövő számla kezelése és igazolása a QAD- EA/MFG/PRO rendszerben Zaránd György s.k. vezérigazgató

4 1. számú függelék 9/2012. (X. 12. MÁV Ért. 24.) GÁVIGH. sz. utasítás a Bejövő Számlakezelő Rendszer használatáról 1.0. AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja a MÁV Zrt. és leányvállalatai bejövő számláinak és egyéb fizetési kötelezettségeinek kezelését támogató Bejövő Számlakezelő Rendszer (BSZR) működtetésével és használatával kapcsolatos feladatok meghatározása. 2.0. HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1. Az utasítás szervezeti és személyi hatálya Az utasítás személyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezeti egységére, továbbá az erre vonatkozó alapítói határozat, illetve közgyűlési határozat kibocsátását követően a MÁV-START Zrt., a MÁV-TRAKCIÓ Zrt. és a MÁV Kert Kft leányvállalatokra. Az utasítás hatálya nem terjed ki a BSZR-be bevont további leányvállalatokra, azonban az utasítás tartalmazza a MÁV Zrt számviteli szervezete által, ezen társaságok számláival kapcsolatos tevékenységének szabályozását. 2.2. Az utasítás tárgyi hatálya Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a BSZR-rel kapcsolatos valamennyi tevékenységre, beleértve a rendszer munkavállalók általi használatát és üzemeltetésének alapelveit. Az utasítás nem tartalmazza a beszerzés támogató rendszer (Basware PM modul) és a beszerzési szerződéseket nyilvántartó rendszer (Basware CLM) használatának részletes szabályait, azokat csak annyiban érinti, amennyiben a bejövő számlák könyvelésének szabályozásához szükséges. 2.3. Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Számviteli Szervezet vezetője felelős. 3.0. FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA 3.1. Az utasításban alkalmazott fogalmak meghatározása Bejövő Számlakezelő Rendszer (BSZR): a MÁV Zrt. és leányvállalatai bejövő számla kezelési folyamatait támogató informatikai rendszer, mely az alábbi két fő részből épül fel: szkennelt számlaképeket felismerő és betöltő rendszer (eflow), számlafeldolgozási rendszer (Basware IP modul). A Basware informatikai rendszer bevezetésének kiemelt célja: a beszerzési és számlafeldolgozási folyamatok automatizálása, a beszerzések alakulásának a korábbinál pontosabb nyomon követése, a szállítói számlák befogadásának központosítása, a számlák elismerésének, feldolgozásának meggyorsítása és átláthatóbbá tétele, a számlafeldolgozási folyamatok kontrolljának biztosítása. A Basware rendszer általános folyamatát az 1. sz. melléklet mutatja be, melyekből az utasítás tárgyát a Számlafeldolgozási modul, a Basware IP modul képezi. Basware rendelési előzmény: Beszerzés modulban (PM) rögzített igénylés és rendelés. Adószámos magánszemély: az a természetes személy, aki adóköteles tevékenység végzése érdekében adószámot váltott ki (de nem váltott ki egyéni vállalkozói engedélyt).

5 Számviteli árfolyam: a devizában kiállított számlák könyvelésekor a számviteli törvény és az értékelési szabályzat szerint alkalmazandó árfolyam. a számviteli dátum napján érvényes hivatalos MNB devizaárfolyam, amennyiben a számviteli dátum jövőbeli dátum, akkor a számla kiállítási dátumának napján érvényes MNB árfolyamot kell alkalmazni. ÁFA árfolyam: a devizában kiállított számlákban foglalt levonható adó visszaigénylésekor az áfa törvény szerint alkalmazandó árfolyam. belföldi partnertől kapott, devizában kiállított számla esetében a kibocsátó által forintban feltüntetett ÁFA összeg és a devizás ÁFA összeg hányadosának négy tizedes jegyre történő kerekítésével megállapított árfolyam. ha e-flow-ban rögzítésre került az ÁFA forintérték, akkor automatikusan betöltésre kerül az ÁFA forint és deviza értékének négy tizedes jegyre kerekített hányadosa. ha e-flow-ban nem került rögzítésre az ÁFA forintérték, akkor az ÁFA árfolyam mezőbe be kell rögzíteni az árfolyamot (ha a szállító MNB árfolyamot alkalmazott, akkor értéklistából is kiválasztható az árfolyam). nem belföldi partnertől kapott számla esetében az ÁFA árfolyam a számla kibocsátás dátumának napján, de legkésőbb a teljesítést követő hónap 15. napján érvényes MNB devizaárfolyam. Vállalatirányítási rendszer: a számlát befogadó társaságok pénzügyi-számviteli rendszere (részletesen l. a 2.sz.mellékletben). Irányító Hatóság: egy adott támogatáshoz rendelt államigazgatási szervezet, mely irányítja az adott támogatás felhasználásának valamennyi szakaszát a tervezéstől a program teljes megvalósításáig. 3.2. Az utasításban alkalmazott rövidítések BSZR: Bejövő Számla Kezelő Rendszer BW: Basware, a Bejövő Számlakezelő Rendszer legfontosabb szoftver eleme GIR: a MÁV Zrt. Gazdálkodásirányítási Információs Rendszere, mely egyben a MÁV-START Zrt, MÁV-TRAKCIÓ Zrt és a MÁV Kert Kft társaságok számviteli információs rendszere is. SZVFR: szállítói és vevői számla feladó rendszer, mely a sok költséghelyre kontírozandó számlák (pl. tankolás, gépjármű flottaüzemeltetés, telefon) felosztását végzi. IKSZR: integrált közüzemi számlakezelő rendszer, mely a közüzemi számlák fogyasztási helyenként, az azokhoz tartozó költségviselőkre történő megosztását és továbbszámlázását végzi. IGM: A MÁV MTR (Térinformatikai Rendszer) ingatlankezelési számlák feldolgozását támogató Ingatlangazdálkodási modulja. Kbt.: Közbeszerzési törvény 4.0. AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1. Bejövő bizonylatok feldolgozásának alapelvei 4.1.1. Érintett bizonylatok meghatározása A BSZR rendszerben kell feldolgozni az érintett társaságok minden bejövő számláját, a beszerzéskor készpénzzel vagy bankkártyával kiegyenlített számlák kivételével. A GIR-t használó társaságok esetén kötelezően rögzítésre kerülnek a BSZR-ben a fizetési kötelezettséget tartalmazó egyéb számviteli bizonylatok (késedelmi kamatterhelők, határozatok, bírságok, peresített ügyekkel kapcsolatos kártérítések) is.

6 A BSZR-ben kezelt bizonylatokat azok feldolgozási folyamatának sajátosságai szerint a 4. sz. melléklet szerinti számlatípusokba soroljuk. A besorolásban megkülönböztetünk: Kötelezően beszerzési előzménnyel rendelkező számlatípusokat (001-004), amelyeket azok beérkezésekor a beszerzési előzménnyel egyeztetve kell könyvelni. Ezeket a számlákat a könyvelők egyeztetik a beszerzési előzményhez, igazoltatási folyamatba nem kerülnek kiküldésre. Amennyiben az egyeztetés a beszerzési előzmény hiánya, ill. eltérése miatt meghiúsul, akkor a beszerzési előzmény pótlása céljából a 001 és 002 számlatípusokba tartozó számlák megküldésre kerülnek az üzleti területek számlakontírozói részére. A Basware rendszerben kontírozásra és jóváhagyásra kerülő számlatípusokat (005-006, 015-018 számlatípusok), amelyek a 4.3.7 és 4.3.8. pontokban rögzített kivételekkel az érintett üzleti terület számlakontírozóinak kerülnek megküldésre, majd kontírozás és jóváhagyás után a Basware rendszerben könyvelői ellenőrzésre kerülnek, A 007 számlatípusba sorolt fizetési kötelezettséget tartalmazó egyéb számviteli bizonylatokat (határozatok, bírságok, peresített ügyekkel kapcsolatos kártérítések, kötbér terhelések stb.), amelyek az üzleti területtől ügyiratban, a 3.sz.melléklet szerinti pénzügyi értesítő kísérőlap mellékelésével, a kifizethetőség és a kontírozás előzetes jóváhagyásával kerülnek a Bejövő Számla Könyvelésre, ezért ezek a bizonylatok nem kerülnek igazoltatási folyamatba, Ugyancsak a 007-es számlatípusban kerülnek feldolgozásra a közüzemi szolgáltatók által küldött fizetési felszólítások miatt kiterhelt díjak, melyeket az Ingatlan Könyvelés saját hatáskörben igazol, A GIR, illetve az ahhoz kapcsolódó informatikai rendszerek adottságai miatt eltérően kezelendő számlatípusok: Az előleg számlák (005-ös számlatípus) a Basware rendszerben feldolgozásra kerülnek, de a GIR-ben történő rögzítésük technikai okokból manuálisan történik, A csoporton belüli anyageladás számlák (008-as számlatípus) a GIR-ben a Készletgazdálkodási modul anyageladási tranzakciói alapján automatikusan kerülnek létrehozásra, ezért a Basware rendszerben nem kerülnek sem igazolásra, sem könyvelésre, Az SZVFR számlák (009-es számlatípus) az SZVFR rendszerben kerülnek feldolgozásra és onnan kerülnek a GIR-be feladásra, ezért a Basware rendszerben nem kerülnek sem igazolásra, sem könyvelésre, Az IGM számlák (010-es számlatípus) az IGM rendszerben kerülnek feldolgozásra és onnan kerülnek a GIR-be feladásra, ezért a Basware rendszerben nem kerülnek sem igazolásra, sem könyvelésre, Az IKSZR számlák (011-014 számlatípusok) adatai a Basware-ből átadásra kerülnek az IKSZR rendszerbe, ott kerülnek feldolgozásra és könyvelésre, és az IKSZR által kerülnek a GIR-be feladásra. Ezek a számlatípusok a Basware rendszerbe csak a számlaképek tárolása és megőrzése miatt kerülnek betöltésre. 4.1.2. Bejövő bizonylatok benyújtásának rendje A MÁV Zrt és a BSZR rendszerben érintett leányvállalatai részére beérkező valamennyi, 4.1.1. pont szerinti szállítói számlát a 4.3.4. pontban foglaltak kivételével a Számviteli szervezet Bejövő Számla Könyveléshez kell eljuttatni, ezért a szállítókkal kötött szerződésekben a 2.sz. melléklet szerinti számlaküldési postafiók címet kell rögzíteni.

7 Amennyiben a számla más szervezeti egységhez érkezik (pl. személyesen kerül átadásra), az átvevő szervezet haladéktalanul köteles azt a MÁV Zrt Számviteli szervezet Bejövő számla könyvelés részére eljuttatni, és intézkedést tenni annak érdekében, hogy a szállító a jövőben a postafiókra küldje a számláit. A szállítókkal kötött szerződésekben rendelkezni kell arról, hogy a szállító a számlákhoz mellékelje a 4. sz. mellékletben meghatározott teljesítést igazoló dokumentumot is. Ennek hiányában ha a rendelésszám, illetve a számlát igazoló szervezet más módon sem azonosítható be a számla visszaküldésre kerülhet a szállító részére. 4.1.3. A bejövő számlakezelési folyamatban érvényes szerepkörök Szerepkör Szervezet Feladat IT rendszer Postabontó Számlaelőkészítő Szkennelő Számlarögzítő (completelő) Kontroller (folyamatellenőr) Számlakontírozó Számlajóváhagyó MÁV Zrt Bejövő számla könyvelés MÁV Zrt Bejövő számla könyvelés MÁV Zrt Bejövő számla könyvelés MÁV Zrt Bejövő számla könyvelés MÁV Zrt Bejövő számla könyvelés Üzleti terület (leányvállalat) Üzleti terület (leányvállalat) A beérkezett küldemények bontása, azokból a feldolgozandó számlák kiválogatása, társaságonként történő szétválogatása, és azok vonalkóddal, elválasztó lapokkal történő ellátása A szkennelésre váró számlák első oldalára a rendelésszám, az igénylő, a számlatípus felírása, és a számlák csoportosítása számlatípusonként A papíralapú bizonylatokat beszkenneli, a szkennelt képet ellenőrzi, majd a beszkennelt számlákat archiválja Ellenőrzi az optikai karakterfelismerés révén beolvasott adatokat, szükség szerint javítja, illetve kiegészíti azokat. Ellenőrzi az eflow rendszer működését, indokolt estben beavatkozik a folyamatba, szükség esetén számlákat priorizálhat vagy visszatarthat. Az üzleti, funkcionális terület kijelölt munkatársa, aki a részére megküldött számlát rendeléshez egyezteti, illetve a rendeléssel nem egyeztetendő számlák esetén elvégzi az IP modulban a kontírozást. A MÁV Pályavasút esetén ide értendő a Pályavasúti kontrolling által végzett, jóváhagyás előtti felülvizsgálat is. Az üzleti terület kijelölt munkatársa, aki elismeri és engedélyezi a Basware IP modulban hozzá irányított számla pénzügyi rendezését. Vonalkód nyomtató - eflow eflow eflow Basware IP vékonyvkliens Basware IP vékonyvkliens

MÁV Zrt Bejövő számla könyvelés és Ingatlan könyvelés Adóminősítő MÁV Zrt Adózás Partnertörzs karbantartó MÁV Zrt Számvitel ill. leányvállalat Számlakönyvelő Rendszeradminisztrátor Számvitel MÁV Zrt Működéstámogatás ÉRTESÍTŐ a 001-004 számlatípusba tartozó számlák esetén elvégzi a beszerzési előzménnyel történő egyeztetést, és az így egyeztetett számlákat jóváhagyja, ellenőrzi a számlák kontírozását, adózási és számviteli adattartalmát, előírt esetekben a számlát adóminősítési céllal informatív folyamatban továbbítja az adóminősítőnek, az ún. pénzügyi értesítők esetén a kapott alapbizonylatok alapján elvégzi a számla kontírozását és jóváhagyását is, szükség esetén automatikus reklamációs levélkészítési folyamatot indít, és azt megküldi a partnernek, amennyiben a számlát könyvelhetőnek és kifizethetőnek minősíti, akkor engedélyezi annak vállalatirányítási rendszerbe történő átadását. Ellenőrzi az adóminősítésre küldött számlák törvényi előírásoknak való megfelelését. Új partnerek felvételét, illetve meglévő partnerek adatainak módosítását végzi a számlák, illetve a szerződések alapján felügyeli a rendszer, valamint a más rendszerekkel történő kapcsolatot biztosító interfészek működését. kapcsolatot tart a rendszert támogató és üzemeltető szolgáltatókkal, a HelpDesk rendszerben kezeli a felhasználói jogosultságigényeket és hibajelentéseket, meghatározza a rendszer működésével kapcsolatos változta tási igényeket, koordinálja azok megvalósítását, tesztelését, elfogadását, és az éles rendszerre történő telepítését, karbantartja a rendszerben használt riportokat. Basware IP Master Basware IP vékonyvkliens 8 GIR illetve más vállalatirányítási rendszer Basware IP Admin

9 4.1.4. Bejövő bizonylatok tárolása és megőrzése A GIR-ben könyvelt társaságok esetén a beérkezett bizonylatok (pl. számla, pénzügyi értesítő és mellékleteik) eredeti példányának archiválását, központi tárolását a MÁV Zrt Számviteli szervezet Bejövő Számla Könyvelés végzi, feldolgozásuk ezt követően kizárólag elektronikusan történik. A bizonylatok tárolását úgy kell kialakítani, hogy az archivált bizonylatok a vonalkód alapján indokolt esetben gyorsan kikereshetők legyenek. Nem GIR-ben könyvelt társaságok esetén a MÁV Zrt Számviteli Szervezete csak a tárgyévi bizonylatok eredeti példányait őrzi, a tárgyév lezárása után azokat átadja az érintett leányvállalatoknak. A számlaképek és mellékleteik megtekintése mind a BSZR, mind a vállalatirányítási rendszerekből biztosított, kivéve a GIR esetén a 005, 008-010 számlatípusokat, melyek számlaképei csak a BSZRben kérdezhetőek le. 4.1.5. Bejövő számlák feldolgozásának folyamata és azok elvárt átfutási ideje A számlák feldolgozásának egyes részfolyamataira az alábbi táblázatban rögzített elvárt átfutási idők kerültek meghatározásra: BSZR folyamatlépések Elvárt átfutási idő 1. Postabontás A beérkezés napján 2. Számlaelőkészítés 3. Szkennelés 4. Számlarögzítés 5. Számlakontírozás 6. Számlajóváhagyás 7. Adóminősítés 8. Számlakönyvelés 3 munkanap 3 munkanap 3 munkanap A feldolgozási folyamat minden lépésében figyelemmel kell lenni a zárási határidőkre, valamint a számlák fizetési határidejére is, és ezek figyelembevételével az esedékes feladatokat ütemezni, priorizálni. 4.2. A számlabizonylatok feldolgozásának folyamata 4.2.1. Postabontás A postabontó bontja a társaságok számlabefogadási postafiókjába érkezett, valamint a személyesen átvett küldeményeket, szétválogatja a feldolgozandó bizonylatokat a többi beérkezett küldeménytől, és feldolgozandó bizonylatokat társaságonként szétválogatja. Amennyiben a számla valamely Basware rendszerben kezelt társaság nevére szól, a számlát a rendszerben fel kell dolgozni, azok szkennelés nélkül nem küldhetők vissza. A postabontónak a számlákat még a beérkezés napján vonalkóddal kell ellátnia, figyelve arra, hogy az a számla érdemi információtartalmát ne takarja, majd a számlát és mellékleteit a szkenneléshez szükséges elválasztólappal kell egymástól elválasztania. A vonalkód adattartalmának felépítése a következő: Társaság nevének hárombetűs rövidítése (pl. MAV, STA, TRA, KRT stb.) A beékezett számla típusa (pl. 001 Szolgáltatás)* A számla beérkezés dátuma (pl. 20120601) Társaságonként folyamatos sorszám 6 karakteren (pl. 001987). * a jövőben a számlatípus nem lesz része a vonalkódnak. A felhasznált vonalkódokról sorszám szerinti nyilvántartást kell vezetni.

10 4.2.2. Számlaelőkészítés A számlaelőkészítő feladata, hogy a számlarögzítő munkájának gyorsítása céljából a beérkezett számlák első oldalára kézzel ráírja a rendelésszámot, illetve az igénylőt, valamint ellenőrzi a számlatípust. A számlaelőkészítő a fentiek után számlatípusonként csoportosítja a számlákat és átadja a szkennelő részére. 4.2.3. Szkennelés A számlaelőkészítő által számlatípusonként csoportosított, elválasztó lapokkal és vonalkóddal ellátott számlák és mellékleteik szkennelésre kerülnek. Szkennelés során ellenőrizni kell a szkennelt kép minőségét, olvashatóságát. A szkennelt számlaképeken az eflow rendszer automatikusan karakterfelismerést végez, majd ezt követően kerülnek a számlarögzítőkhöz feldolgozásra. 4.2.4. Számlarögzítés (completion) A beszkennelt bizonylatok automatikusan a prioritási sorrendnek megfelelően érkeznek számlarögzítésre. A számlarögzítés során a számlarögzítő ellenőrzi az automatikus karakterfelismerés által felismert adatokat és a hibás, vagy fel nem ismert adatokat a számlakép alapján pótolja, illetve javítja. Ez történhet billentyűzeten történő beírással vagy a számlaképen történő kijelöléssel (OCR on the fly funkció). A számlarögzítés során el kell végezni a számlák alaki, formai ellenőrzését: ha a számlán magánszemély neve szerepel, feltüntette-e az egyéni vállalkozói nyilvántartás számát és az EV rövidítést, vagy egyéni vállalkozó kifejezést, ha adószámos magánszemélyként nyújtotta be a számlát, csatolta-e a nyilatkozatot (l. 4.3.3. pont), a beszkennelt számlakép feldolgozásra alkalmas-e (ha nem olvasható, kísérletet kell tenni a számlakép újraszkenneléssel történő javítására). Amennyiben a számlát a fenti szempontok szerint nem befogadhatónak ítéli meg, akkor a Fizetési határidő mezőn az Egyéb okból törvényileg helytelen kivételt kell alkalmazni, amely biztosítja azt, hogy a számla a Basware rendszerbe kerülés után azonnal a reklamációs levél készítésével foglalkozó kollégához kerüljön. A számlarögzítés során ellenőrizni kell azt is, hogy a szállító a számlatípusokhoz előírt teljesítésigazolást csatolta-e, vagy a Basware rendelésszámot a számlán feltüntette-e. A számlát a szállító részére vissza kell küldeni, amennyiben a számláról nem állapítható meg, hogy a teljesítés megtörtént-e, illetve ha nem állapítható meg, hogy azt mely szervezet rendelte meg. Duplikálódott számla Az eflow figyelmezteti a számlarögzítőt arra, hogy az adott szállítóhoz a vállalatirányítási rendszerben vagy a Basware-ben már létezik azonos számlaszám. Ilyen esetben a számlarögzítő: reklamációs levéllel visszaküldött számlák újra befogadásakor a számlaszám mögé /USZ (újra szkennelt számla) jelölést tesz, egyéb esetekben a számlaszám mezőn Duplikálódott számla kivétel megjelölést alkalmaz.

11 Ismeretlen partner adat Az eflow rendszer a számláról felismert adószámot összehasonlítja a vállalatirányítási rendszerből átvett partnertörzs adószámaival, és ha azonosat talál, automatikusan kitölti a szállító adatait. Ha a keresés eredménytelen (a szállító még nem található a partnertörzsben), a számlát az eflow-ban Ismeretlen szállító partnerre kell rögzíteni, és a Szállító név vagy Telephely mezőn az Ismeretlen szállító kivételt kell alkalmazni: Kivétel Ismeretlen adószám Adószám Mező Ismeretlen bankszámlaszám Bankszámlaszám Ismeretlen szállító Ismeretlen szállító Szállító név Telephely Amennyiben a szállító megtalálható a partnertörzsben, de a bankszámlaszáma nem, akkor a Bankszámlaszám mezőn az Ismeretlen bankszámlaszám kivételt kell alkalmazni. Az adószám változása esetén az Adószám mezőn az Ismeretlen adószám kivételt kell alkalmazni. A partner adatokkal kapcsolatos kivételek hatására a számla a Basware IP modulba történő áttöltését követően automatikusan a partnertörzs kezelőhöz kerül, aki a számlaképen levő szállító adatait annak céginformációs adatbázisban történő ellenőrzése után felveszi a GIR (ill. nem GIR-ben könyvelt leányvállalat esetén a saját vállalatirányítási rendszer) partnertörzsébe, majd az IP modulban, a számla megjegyzés mezőjébe berögzíti a következő szöveget: Új partner: és a vállalatirányítási rendszer által adott partnerkódot. A partner adatok vállalatirányítási rendszerbe történő felvitelét követően a számla Basware rendszerben történő feldolgozása csak a felvitelt követő napon folytatható, mert a Basware rendszerben csak az éjszakai törzsadat áttöltések lefutása után választható ki az új partner. A számlarögzítés során a számláról felismert adatokon túl az alábbi adatokat kell még megadni: Rendelésszám: a teljesítésigazoláson vagy a számlán feltüntetett rendelésszámot megadni, Igénylő: rendelésszámot nem tartalmazó számlák esetén kötelező kitölteni, annak a Basware IP felhasználónak a nevét kell itt megadni, aki a számlát kontírozni fogja, Adókód, adódátum, számviteli dátum: a számviteli szabályoknak megfelelően kell kitölteni, Fizetési mód: általában Elektronikus, azaz a GIR rendszerből utalandó, azonban ha a számla pénzneme deviza, vagy külföldi bankszámlaszám szerepel a számlán, akkor az Átutalás fizetési módot kell megadni, adószámos magánszemély által benyújtott, illetve nem banki átutalással (pl. kompenzálás) teljesülő számláknál pedig Elszámolás fizetési módot kell használni. Teljesítést igazoló szervezet: a még kontírozatlan számlák szervezethez rendeléséhez szolgál, a 4. számú mellékletben megadott szabályok szerint kell megadni. ÁFA forintösszeg: devizás belföldi számlák esetén a számlán feltüntetett forintosított ÁFA értéket kell ide rögzíteni. Amennyiben a számla kibocsátója nem a magyar adóhatóság által kiadott adószámot tüntetett fel a számlán, vagy a számla forintban került kiállításra, ezt a mezőt üresen kell hagyni, Pénznem: a számla pénznemét kell megadni, Leírás: a számlázott termék vagy szolgáltatás rövid leírását kell itt megadni. Az IKSZR rendszerben feldolgozandó közüzemi számlák (011-014 számlatípusok) esetén a számlarögzítőnek az alábbi adatokat is meg kell adni: IKSZR Szerződésszám, IKSZR Ügyfél azonosító, IKSZR Partnerszám, IKSZR Régió, IKSZR Számla típus, IKSZR típus.

12 A számlarögzítés után a számlaképek és a berögzített adatok az eflow-ból automatikusan áttöltésre kerülnek a számlafeldolgozási rendszerbe, azaz a Basware IP moduljába, illetve a 011-014 számlatípusba tartozó számlák esetén az IKSZR-be is. Az áttöltések munkanapokon 8-20 óra között ütemezetten (óránként) történnek. 4.2.5. Számlakontírozás Az üzleti területek kijelölt munkatársai végzik: a Basware PM rendelési előzménnyel nem rendelkező 006 és 015-017 számlatípusba sorolt számlák kontírozását és jóváhagyását, a Basware PM rendelési előzménnyel rendelkező 001-002 számlatípusokba sorolt számlák rendeléssel történő egyeztetését, ha a számlán vagy a mellékletein a szállító nem tüntette fel a megrendelés számot, illetve az bármely okból automatikusan nem egyeztethető (pl. nem egyezik az összeg, nincs bevételezve stb.). A beszerzési előzménnyel egyeztetett számlák a számlaigazolási folyamatban nem vesznek részt, mert ezekben az esetekben a beszerzési igény már kontírozásra és jóváhagyásra került, a teljesítés pedig az igény bevételezésekor elismerésre került, a számla kontírozására tehát nincs szükség. Számlakontírozásra történő megküldéskor a Basware rendszer automatikus e-mail üzenetet küld a számla címzettjének, aki így értesül a kontírozandó számlákról. A számlakontírozás a Basware vékonykliens (Thinclient) alkalmazásban történik, melyet az e-mailben lévő hivatkozásra kattintással, illetve a http://szbbasapp.mav.hu/thinclient/ címen lehet megnyitni. Mentéskor a rendszer ellenőrzi, hogy a kontírozás a vállalatirányítási rendszerben érvényes szabályoknak (pl. GIR esetén a keresztellenőrzési szabályoknak) megfelel-e, és az érvénytelen kontírozást a hibás szegmens hátterének pirossá váltásával jelzi. A kontírozás csak a hiba javítása után menthető el. Ha a számlakontírozó úgy ítéli meg, hogy nem az illetékes üzleti területre lett irányítva a számla, akkor a számlát a Visszalépés funkcióval vissza kell küldeni a számviteli szervezet könyvelőjéhez és a számla megjegyzés mezőjében kérni kell annak átirányítását. Amennyiben számára ismert az illetékes szervezet, a továbbküldést saját hatáskörben is megteheti. Kontírozás után a számlát a Továbbítás nyomógombbal kell a számlajóváhagyó részére megküldeni. Amennyiben a számlát igazoló szervezet belső eljárásrendje további felülvizsgálatot ír elő, akkor jóváhagyás előtt a számlát el kell küldeni a felülvizsgálatra jogosult személynek a felülvizsgálathoz szükséges dokumentumok csatolásával. A Pályavasúti Üzletág számlakontírozói minden esetben kötelesek megküldeni a számlát ellenőrzésre és felülvizsgálatra a Pályavasúti Kontrolling illetékes szervezete részére megerősítésre. A számlakontírozás folyamatát úgy kell kialakítani, hogy ha egy adott szerződéshez tartozó, meghatározott gazdasági eseményről rendszeresen kibocsátott számla több szervezeti egységet érint, akkor az érintett szervezeti egységek tudtával, a szervezetek közötti előzetes megegyezés alapján azt egy személy (szervezet) végezze el. A számla informális folyamatba küldésével a többi érintett szervezet úgy tájékoztatható, hogy azzal a számla feldolgozási ideje nem növekszik meg. Amennyiben a számla olyan szolgáltatást tartalmaz, ami más adóalany felé részben vagy egészben közvetítésre kerül, akkor a számlaigazolónak csatolmányként fel kell tölteni a továbbszámlázáshoz szükséges Adatközlő lapot is (az adatközlő lap mintája megtalálható a számviteli szervezet honlapján a Segédletek / Sablonok menüpontban). A számlakontírozó felelőssége a kontírozásban a Szervezet, Tevékenység és Pályaszakasz szegmensek hatályos számviteli és kontrolling szabályozások szerinti helyes kitöltése. Beszerzési előzménnyel rendelkező számlák esetén a kontírozás az igénylés alapján automatikusan történik, azon a számlakontírozó nem módosíthat. Indokolt esetben a számlához írt megjegyzéssel kérheti a számlakönyvelőtől a kontírozás valamely szegmensének módosítását.

13 4.2.6. Számlajóváhagyás A számlajóváhagyó is automatikus e-mail üzenetből értesül a számára jóváhagyásra megküldött számlákról. A számlajóváhagyónak a jóváhagyást megelőzően meg kell győződnie arról, hogy megvalósult-e a teljesítés, teljesítésigazolás tartalmát (mennyiség, stb.), a számla fizetési határideje összhangban áll-e a szerződéssel, a számlán szereplő ár egyezik-e a szerződésben foglaltakkal, a számlakontírozásban alkalmazott szervezet, tevékenység, pályaszakasz, illetve projekt feladat kódok helyesek-e, a közbeszerzési számlák 4.3.1. pontban előírtak szerint kötelező mellékletei (nyilatkozat, bankkivonat stb.) csatolásra kerültek-e. A számlajóváhagyónak lehetősége van a jóváhagyást megelőzően további megerősítést kérni az informatív folyamatba küldés funkció segítségével. Amennyiben a számlát rendben lévőnek találta, az Utalványozás funkció által a hozzá rendelt számlánkénti értékhatárig végezheti el a kontírozott számla jóváhagyását. A számlakontírozó és jóváhagyó a számla visszaküldését kezdeményezheti, amennyiben a számla nem felel meg a szerződésben foglalt feltételeknek és a kiadott teljesítésigazolásnak. Ebben az esetben a továbbításkor a megjegyzés részben nevesíteni kell a reklamáció okát és vissza kell irányítani a számviteli szervezet könyvelőjéhez. A számlaigazolásra és jóváhagyásra felhatalmazott munkatársnak tartós távolléte (pl. szabadság) esetén más jóváhagyót, helyettest kell kijelölnie a rendszerben. Az üzleti területnek az értesítő e-mail megérkezésétől számított 3 munkanapon belül kell a kontírozást és a jóváhagyást elvégezni. A határidő leteltének napját követően a rendszer naponta automatikus emlékeztető üzenet küld azon felhasználók részére, akiknél bizonylat várakozik mindaddig, amíg el nem végzi a feladatát. A beszerzési előzménnyel egyeztetett számlák a számlaigazolási folyamatban nem vesznek részt, mert ezekben az esetekben a beszerzési igény már kontírozásra és jóváhagyásra került, a teljesítés pedig az igény bevételezésekor elismerésre került, a számla jóváhagyására tehát nincs szükség. 4.2.7. Adóminősítés A számlák adóminősítését a GIR-ben könyvelt társaságok esetén a MÁV Zrt Számviteli szervezet Adózás szervezete végzi. A számlakontírozást és jóváhagyást követően a számlakönyvelő a számára előírt ellenőrzéseket követően informatív folyamatban a számlát át kell irányítania adóminősítésre a következő esetekben: a számla nettó értéke nagyobb, mint 20 millió Ft (ide értve mind a tárgyévi, mind az előző évet érintő gazdasági eseményről beérkező bizonylatokat), helyesbítés és stornó esetében a 2 millió Ft-ot meghaladó nettó értékű számlák. Értékhatártól függetlenül adóminősítésre kell küldeni: a külföldi szállító által kiállított számlákat, a devizában kiállított számlákat, a hozzájárulások (pl. érdekeltségi, víztársulat), támogatások bizonylatait, a MÁV Zrt Kommunikációs Igazgatóság által igazolt számlák, minden természetbeni juttatással kapcsolatos számlát (ide nem értve a VBKJ elszámolásokat), az 5. sz. mellékletben felsorolt adókódokra könyvelt bejövő tételeket.

14 Ha a számlakönyvelő indokoltnak tartja, egyéb esetekben is bármely társaság esetén átirányíthatja a számlát egyedi felülvizsgálat, vagy megerősítés kéréssel az Adózás, illetve az adott leányvállalat kijelölt felhasználója részére. 4.2.8. Számlakönyvelés A MÁV Zrt Számviteli szervezet Bejövő számla könyvelés munkatársainak a számlák vállalatirányítási rendszerbe történő küldésének engedélyezése előtt teljes körűen ellenőrizni kell a Basware-be rögzített adatok és a számlaképen szereplő adatok egyezőségét, valamint azok törvényi és belső szabályzati előírásoknak történő megfelelőségét. Ennek keretében ellenőrizni kell: a számlakönyvelés árfolyamát (ún. számviteli árfolyam), az adóbevallásban alkalmazandó árfolyamot (ún. áfa árfolyam), az adóelszámolásokkal kapcsolatos dátumokat és adókódokat (ide értve a nem pénzbeli juttatások kódját is), a kontírozás főkönyvi szegmensét, a számviteli dátumot, a főkönyvi dátumot, a szállító bankszámlaszámát, a teljesítésigazolás meglétét és számlával való összhangját. A számlák fejadataiban szükséges módosítások a kontírozás és jóváhagyás érvénytelenítése nélkül elvégezhetőek. Beszerzéssel automatikusan egyeztetendő számláknál, amennyiben a rendelés és a számla között eltérés van és a számla helyes, a számlakönyvelőnek át kell irányítania a számlát az igénylő szervezet számlakontírozójának, aki a módosítja az igényléshez, teljesítésigazoláshoz kapcsolódó adatokat, illetve kezdeményezheti a számla visszaküldését a szállítónak. A számlakönyvelőnek lehetősége van a beszerzési előzménnyel egyeztetett számla esetén a Főkönyvi szám, Társasági kód és Áfa-kód módosítására saját döntése alapján, a Szervezet, UTK és Pályaszakasz kódok módosítására az üzleti terület kérésére vagy egyetértésével. Mindkét esetben a javítást a számlához írt megjegyzéssel dokumentálni kell. A kontírozásban szereplő főkönyvi számla módosítása esetén arról a számla kontírozóját (Pályavasút esetén a pályavasúti kontrollingot is) informatív folyamatban tájékoztatni kell. A Kifizetéskor visszatartott % mezőt csak garanciális visszatartások esetében szabad alkalmazni. Azokban az esetekben, amikor a befogadott számla számlázott összegének egy része vitatott, ez a mező nem használható! A számlakönyvelő az általa ellenőrzött és könyvelhetőnek minősített számlákat a számla fejadatai között a Transzfer indítható mezőben IGEN -re állítja. Az így megjelölt számlák a vállalatirányítási rendszerekbe történő átadása a rendszeradminisztrátor által beállított ütemezés szerint éjszaka történik. A vállalatirányítási rendszer által be nem fogadott számlákat a rendszeradminisztrátorok a Basware rendszerben visszaállítják feldolgozásra, és megküldik a számlakönyvelők részére a vállalatirányítási rendszer által megküldött hibaüzenetet. A visszaállított számlákat a Basware rendszerben kell javítani.

15 4.2.9. A számlák törlése, visszaküldése Bizonyos esetben indokolttá válhat egy számla törlése és visszaküldése: ha az eflow modulban a számla Egyéb okból törvényileg helytelen kivételt kapott, ha a számlakontírozó vagy -jóváhagyó kéri a számla visszaküldését a szállító részére, ha a könyvelő vagy adóminősítő ellenőrzése alapján dönt a számla visszaküldéséről. Ezekben az esetekben a számlakönyvelő a Basware IP modulban elindítja az automatikus reklamációs levélkészítés folyamatot, majd a reklamációs levelet az eredeti számlához csatoltan megküldi a szállító részére. A reklamációs levél és a visszaküldött számla másolatát meg kell őrizni az irattárban. A könyvelő a számla visszaküldésével egyidejűleg érvénytelenítéssel kiveszi a számlát a folyamatból. Jóváhagyott számla törléséről mindig tájékoztatni kell a számla jóváhagyóját informatív folyamatban, illetve beszerzési előzménnyel egyeztetett számla esetén az egyeztetést fel kell oldani Ugyancsak törlésre kerülnek a Duplikálódott számla kivétellel ellátott számlák: ha a szállító ugyanazon számlaszámmal korábban már egy másik számlát állított ki (pl. évente újrakezdi a sorszámozást, évszám jelölés nélkül), akkor a számla nem fogadható be, azt reklamációs levéllel vissza kell küldeni, ha az adott számla már befogadásra került (pl. számlamásolat szkennelése esetén) a számlát törölni kell. A reklamációs levél készítése nélkül törölt számlák esetén a törlés okát megjegyzésként dokumentálni kell. 4.2.10. A GIR Kötelezettség modulba áttöltött számlák A GIR Kötelezettség modulba átadott számlák ellenőrizve, könyvelt és pénzügyi szempontból jóváhagyott státuszban kerülnek át, ott további felülvizsgálatot (pl. kifizetésre jóváhagyás) nem igényelnek. Feldolgozási hiba következtében előfordulhat, hogy a számla nem megfelelő állapotú (nem került kifizetési jóváhagyásra, nem könyvelt és ellenőrzött, bankszámla vagy előleg hozzárendelése nem történt meg.). Ebben az esetben a számla állapotát a GIR Kötelezettség modulban a számlakönyvelő manuálisan rendezi. A rendezendő tételekről naponta, a beolvasást követően az importálást végző rendszeradminisztrátor e-mail-ben értesíti a kijelölt könyvelőket. 4.3. Különleges eljárást igénylő számlák A GIR-ben könyvelt társaságok esetén, egyes számlatípusok esetén az alábbiak szerint kell eljárni: 4.3.1. Közbeszerzési törvény számlabefogadást érintő előírásainak teljesítése A Közbeszerzési törvény (Kbt.) a különböző időpontokban indult közbeszerzési eljárásból eredő szerződésekkel kapcsolatos számlázási és számlabefogadási feladatokat eltérően szabályozza: a) A 2010.09.15-e előtt indult eljárások esetén nincs a Kbt. törvényből eredő ellenőrzési feladat, a számlák a szokásos módon könyvelhetők és kifizethetők. b) A 2010.09.15 és 2011.12.31 között indult eljárások esetén a számlázást és számlabefogadást érintően jelentős szigorításokra került sor, alvállalkozó igénybevétele esetén az ellenérték csak két részletben számlázható, az első számla összege csak az alvállalkozóknak járó ellenérték összegéig terjedhet, a második számla pedig csak akkor állítható ki, ha az első számla ellenértéke az alvállalkozók részére átutalásra került.

16 c) A 2012.01.01 után indult eljárások esetén már csak az építési beruházásokra vonatkoznak speciális számlázási szabályok. A korábbi szabályoktól eltérően nem kell két részletben számlázni, hanem egyetlen számlán (amely lehet részszámla és végszámla is) belül kell részletezni az alvállalkozói, valamint a fővállalkozói teljesítés mértékét. A Megrendelőnek a számla ellenértékéből az alvállalkozói teljesítés ellenértékét 15 napon belül ki kell fizetni, a fővállalkozónak járó ellenértéket viszont csak akkor szabad kifizetni, ha a szállító igazolta, hogy az alvállalkozóknak járó ellenértéket átutalta részükre. Az építési beruházásokra vonatkozó részletes szabályokat a 306/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet 14. -a tartalmazza. A jogszabályi előírásoknak való megfelelés érdekében a beszerzési előzményköteles számlák esetén a BSZR-ben az alábbi folyamatok kerültek kialakításra. Közbeszerzési minősítés A megkötött szerződések Basware CLM modulban rögzítendő adatai között meg kell adni, hogy - a szerződés közbeszerzési eljárásban került-e megkötésre (Közbeszerzés : IGEN/NEM), - a szerződés milyen közbeszerzési szabályok hatálya alá tartozik (közbeszerzési minősítés): Kbt minősítés K0 K1N K1A K2N K2E Megnevezés 2010.09.15 előtt indult eljárás 2010.09.15-2011.12.31 között indult eljárás, nincs alvállalkozó 2010.09.15-2011.12.31 között indult eljárás, van alvállalkozó 2012.01.01 után indult eljárás, nem építési beruházás 2012.01.01 után indult eljárás, építési beruházás A közbeszerzéssel kapcsolatos jogszabályi előírásoknak való megfelelés alapvető feltétele, hogy a szerződések a Basware CLM modulba a helyes Kbt minősítéssel kerüljenek rögzítésre, az igénylések és bevételezések pedig időben, a számla beérkezése előtt megtörténjenek! A szerződésen megadott közbeszerzési minősítés a számlarögzítőnek az eflow rendelésszám értéklistájában, a számlakontírozó és a számlakönyvelő számára pedig a rendeléssel történő egyeztetés után a Basware IP modulban az egyeztetett számlasoron látszik. K1A minősítésű szerződés esetén követendő eljárás A 2010.09.15-2011.12.31 között indult eljárásból köttetett szerződések esetén, ha a vállalkozó alvállalkozó igénybevételéről nyilatkozott (K1A minősítés) a szállító által nyújtott teljesítéshez (egy teljesítésigazoláshoz) legalább két számla tartozik. Annak érdekében, hogy az egyes számlákban számlázott érték helyessége a Basware IP modulban ellenőrizhető legyen, az igénylőnek ilyen szerződések esetén a Basware PM modulban végzett bevételezéskor (teljesítésigazolás) a szállító által adott nyilatkozatnak megfelelően az Alvállalkozói díj mezőben meg kell adni az alvállalkozónak járó ellenértéket. A számlarögzítőnek az eflow-ban a rendelésszám megadásakor a rendelések értéklistájában ellenőrizni kell a közbeszerzési minősítést. K1A minősítés esetén meg kell vizsgálni, hogy adott teljesítés első vagy második számlájáról van szó, és ettől függően ellenőrizni kell, hogy a benyújtott számlához csatolták-e a szükséges dokumentumokat: a) Az első számla esetén a Kbt. törvény által előírt alvállalkozók igénybevételéről szóló nyilatkozatot kell mellékelnie a szállítónak. A számlarögzítőnek ellenőrizni kell, hogy a benyújtott számla összege nem haladja-e meg a csatolt nyilatkozatok szerint az alvállalkozóknak járó ellenszolgáltatások összértékét.

17 b) A második számla esetén a számlarögzítőnek ellenőrizni kell, hogy a szállító csatolta-e azokat a dokumentumokat, amelyekből kiderül, hogy az első számla összegét az alvállalkozóknak átutalta-e. Amennyiben a számlához nem csatolták az előírt mellékleteket, akkor a Fizetési határidő mezőn ki kell választani az Egyéb okból törvényileg helytelen kivételt és a számlát ezen kivétel alkalmazásával kell berögzíteni. A számlák Basware-be kerülése után a könyvelő - dokumentumok hiánya esetén felkéri az üzleti terület számlakontírozóját a hiányosság pótlására, - hibás számlakiállítás, vagy a dokumentumok pótlásának meghiúsulása esetén automatikus reklamációs levelet készít és a számlát visszaküldi a kibocsájtó részére. A számlarögzítő számára előírt ellenőrzési feladatot transzferálás előtt a könyvelőnek is el kell végezni. K2E minősítésű szerződés esetén követendő eljárás A 2012.01.01 után indult eljárásból megkötött szerződések esetén a Basware PM modulban bevételezéskor az Alvállalkozói díj összegét nem kell kitölteni, az eflow-ban és a Basware IP modulban is a szokásos módon történik a számlák feldolgozása, a számla fejadatai között a 19-KBT-S SZÁMLÁK ALVÁLLAL kifizetési csoportot kell használni. A számla könyvelőjének transzferálás előtt ellenőrizni kell, hogy a számla tartalmaz-e alvállalkozói díjat. Amennyiben igen, a számla GIR-be történő transzferálása után haladéktalanul, a GIR Kötelezettség modulban a számla fizetési ütemezését meg kell bontania: az alvállalkozói teljesítés ellenértékét a számla beérkezését követő 15 napos fizetési határidővel Elektronikus fizetési módra kell állítani, a fővállalkozói teljesítés ellenértékét a számlán feltüntetett fizetési határidővel egyező esedékességgel, Elszámolás fizetési módra kell állítani. Az alvállalkozói díj kifizetését a szállítók (fővállalkozók) kötelesek a megrendelő felé igazolni, mert az őket megillető ellenértékhez csak ezután juthatnak hozzá. A szállítóval kötött szerződésekben rögzíteni kell, hogy az igazolásokat a bejövő számlák megküldésére használt postafiók címre küldjék. A szerződéskötő szervezet részére átadott (megküldött) igazolásokat haladéktalanul el kell juttatni a Bejövő Számla Könyveléshez. Az igazolás beérkezése után a Bejövő számla könyvelés a beérkezett igazolások alapján az érintett számlák korábban Elszámolás -ra állított fizetési ütemezését Elektronikus -ra állítja, és a fizetési ütem esedékességét az igazolás beérkezését követő 15 napra állítja, így annak kifizetése a társaságok pénzügyi szervezeteinek közreműködésével megtörténhet. Nem beszerzési előzményköteles számlák esetén követendő eljárás Nem beszerzési előzményköteles számlák esetén a mindenkori Kbt szabályoknak való megfelelést (a szükséges nyilatkozatok megléte, a számlakiállításra vonatkozó Kbt előírások teljesülése, a számla teljes összegének kifizethetősége) a számlát igazoló üzleti területnek kell vizsgálni, és ennek eredményét a Basware rendszerben dokumentálni.

18 4.3.2. Az adózás rendjéről szóló törvény előírásának teljesítése Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.) 36/A. alapján közbeszerzési eljárás keretében kötött szerződésekből eredően befogadott számlák ellenértéke havonta nettó 200.000,- Ft felett csak akkor fizethető ki teljes összegében, ha a szállító igazolja, hogy nincs köztartozása: - benyújt egy 30 napnál nem régebbi nemlegesnek minősülő együttes adóigazolást vagy - a szállító szerepel a NAV-honlapon közzétett köztartozásmentes adózói listában. A fenti előírásoknak való megfelelőséget a GIR Kötelezettség modul biztosítja, amennyiben a számla Közbeszerzés : IGEN jelöléssel került feladásra. A GIR Kötelezettség modulban a partnerek köztartozás mentességre vonatkozó adatai az alábbiak szerint kerülnek karbantartása: a Kötelezettség modul főfelhasználója minden hónap 11-én lefuttatja a MÁV Adóigazolások betöltése állományból és a MÁV - Betöltött adóigazolások feldolgozása XML(1) feldolgozásokat, amelyek a NAV honlapon közzétett köztartozásmentes adózói adatbázist betöltik a GIR-be, amennyiben egy partner postai úton küld nullás adóigazolást, akkor a MÁV Zrt esetén a partnertörzs kezelő, a MÁV-START és MÁV-TRAKCIÓ esetén az adott leányvállalat kijelölt munkatársa kézi rögzítéssel a KÖ-080 jogosultság Adóigazolás menüpontjában frissíti a partner adatait. 4.3.3. Adószámos magánszemélyek számláinak kezelése Adószámos magánszemélytől beérkezett számlákat a BSZR-ben normál folyamat szerint kell könyvelni, de minden esetben Elszámolás fizetési módot kell alkalmazni, mert a kapcsolódó adó és járulékkötelezettségek megfelelő elszámolása és levonása miatt az ellenérték a GIR rendszerből nem fizethető ki. A számla GIR-be történő transzferálását követően a Bejövő számla könyvelés a GIR-ben a számlát az Adószámos magánszemély technikai bankkal kiegyenlíti, a kiegyenlítés a 366676-os főkönyvi számlára kerül elszámolásra. Az adó és járulékkötelezettség elszámolására az SAP rendszerben kerül sor, ezért a Bejövő számla könyvelésnek a tárgyhót követő hó első munkanapján 16 óráig a Humán Szolgáltatás részére (humanus@mav.hu e-mail címre) meg kell küldeni a tárgyhóban befogadott számlákról készített Excel-táblát. A 366676-os főkönyvi számlára könyvelt tételek a bérszámfejtés tárgyhavi feladásával kerülnek kivezetésre. A főkönyvi számla nyitott tételeinek felülvizsgálatáért és leltárának elkészítéséért a Bejövő számla könyvelés a felelős. 4.3.4. Az Európai Unió támogatásával megvalósuló beruházások számlái Az Európai Unió támogatásával megvalósuló beruházások számláit közvetlenül a Fejlesztés, tervezés, beruházás előkészítés szervezet részére kell eljuttatni, amely a számla megfelelőségét ellenőrzi és ellátja az Irányító Hatóság által előírt azonosítókkal, majd legkésőbb a következő munkanapon átadja a Bejövő Számla Könyvelés részére. Az Európai Unió támogatásával megvalósuló projektek elszámolását az Irányító Hatósággal a Fejlesztés, tervezés, beruházás előkészítés szervezet végzi. A központi számlabefogadási címtől eltérő számlabefogadási cím alkalmazásáról a vállalkozókkal kötött szerződésekben egyedileg kell rendelkezni.

19 4.3.5. Biztosítási díjakat tartalmazó számlák Biztosításról szóló számlákat azok beérkezése után mindig meg kell küldenie a Kockázatkezelés és Kontroll szervezet részére ellenőrzés, és saját nyilvántartásbavétel céljából. Amennyiben az ellenőrzés a számlát szerződésnek megfelelőnek találja, azt megjegyzésként rögzíti a számlához, majd kontírozás és jóváhagyás céljából továbbítja a számlát az üzleti területeknek. Ha számla a szerződésben foglaltaktól eltér, akkor visszaküldést kérve a Bejövő Számla Könyvelésre irányítja. Biztosítási díjakról szóló számlákhoz teljesítésigazolást nem kell csatolni. 4.3.6. Káreseményekhez kapcsolódó bizonylatok, kárigények Káreseményhez kapcsolódó bizonylatnak tekintendők azok a számlák, pénzügyi értesítők, amelyek a 41/2010 (VII.09. MÁV Ért. 22) EVIG számú utasítás 3.8.1. pontjában meghatározott főkönyvi számlákra kerülnek kontírozásra. A káreseményhez kapcsolódó számlák kontírozásakor a Basware rendszerben a számlához kell csatolni a fenti utasításban előírt kártételt kísérő adatlapot is. A Pénzügyi Igazgatóság által Gy.1196-11/2011. sz. alatt kiadott, kártérítések elszámolásáról szóló utasítás mellékletében szereplő Pénzügyi értesítő (kártérítési igények könyveléséhez) alapján fizetett kártérítések esetén a pénzügyi értesítő kísérőlap mellé kell csatolni a kártételt kísérő adatlapot is, amely a pénzügyi értesítővel együtt beszkennelésre kerül. A számlakönyvelőnek ellenőriznie kell, hogy a káreseménnyel kapcsolatos bizonylatokhoz tartozó kártételt kísérő adatlap a Basware rendszerben rendelkezésre áll-e. Amennyiben ez hiányzik, vissza kell küldeni a bizonylatot az üzleti területnek hiánypótlásra. A számla formájában beérkezett, és ezért a Basware rendszerbe bekerült (beszkennelt) kárigény amennyiben annak kivizsgálása még nem történt meg a Basware rendszerben nem várakozhat, azt reklamációs levél kíséretében vissza kell küldeni a károsultnak. Kivizsgálás után a kárigényt a felek között létrejött megállapodás, és az arról készült pénzügyi értesítő kísérőlap alapján kell könyvelni. Hatósági vagy bírósági felszólítás esetén a kártérítést a DHL szerint elbíráló szervezet által kiállított pénzügyi értesítő kísérőlap alapján, 007 számlatípussal kell könyvelni. Amennyiben az elbíráló és a költségviselő eltér egymástól, az elbírálónak a kifizetést megelőzően legalább 3 munkanapot kell biztosítani a költségviselő szervezet részére a ráfordítás elismerésére és a könyveléséhez szükséges adatok megadására. Amennyiben a fizetési határidő és a várható jogkövetkezmények mérlegelése alapján erre már nincs lehetőség, akkor az elbíráló szervezet az elbírálást követően a saját költségére ismeri el a ráfordítást, majd kifizetés után küldi meg az ügyiratot az elbírálás szerinti költségviselő részére a ráfordítás elismerése és az elszámolt ráfordítások rendezése céljából. A költségviselő szervezet köteles 15 napon belül intézkedni a ráfordítások rendezéséről. 4.3.7. Előlegbekérők, előlegek kezelése A szállítóktól érkező előlegbekérőket 017 számlatípussal kell szkennelni, és a kifizethetőség jóváhagyása céljából az üzleti területre megküldeni. Az üzleti terület a 3666182, beruházási célú előlegbeérő esetén pedig a 3666181 főkönyvi számlára kontírozza azokat. Az ilyen bizonylatokban áfát könyvelni nem szabad (az adókód mindig B00_ANK). Az előleg pénzügyi teljesítése után kibocsátott előlegszámlákat a 005 számlatípusba kell sorolni, azokat a könyvelő kontírozza az előlegek főkönyvi számláira (35-ös, illetve 3672-es számlacsoport), ezeket a bizonylatokat az üzleti területre nem kell kiküldeni. Az előleg típusú számlák technikai okok miatt a GIR-be nem kerülnek átadásra, azokat manuálisan kell a GIR-ben is rögzíteni. Az előlegszámlák GIR-ben történő könyvelése után az előlegbekérő kifizetését az előlegszámlához kell egyeztetni, az előlegbekérőt pedig érvényteleníteni kell.

4.3.8. Késedelmi kamatok kezelése A szállítók által kiterhelt késedelmi kamatokat a 018 számlatípusban kell kezelni. 20 A MÁV Zrt esetén a Bejövő számla könyvelés (közüzemi számlák esetén az Ingatlan könyvelés) ellenőrzi a kiterhelt kamat helyességét, és az indokoltan kiterhelt késedelmi kamatot a számlakönyvelő kontírozza, és egy másik könyvelő jóváhagyja. Leányvállalatok esetén az ellenőrzést, kontírozást és jóváhagyást a leányvállalat illetékes szervezete végzi. 4.3.9. Fizetési felszólítások díjának kezelése A szolgáltatók által küldött fizetési felszólítások tartalmazhatnak (pl. közüzemi szolgáltatók esetén) a fizetési felszólítás kiküldése miatt kiterhelt díjat. Ezekben az esetekben a fizetési felszólítást a 007 számlatípusban kell kezelni. A MÁV Zrt esetén az Ingatlan könyvelés ellenőrzi, hogy a kiterhelt díjak jogszerűek-e, és az indokoltan kiterhelt díjakat a számlakönyvelő kontírozza, és egy másik könyvelő jóváhagyja. Leányvállalatok esetén az ellenőrzést, kontírozást és jóváhagyást a leányvállalat illetékes szervezete végzi. 4.3.10. Az IKSZR-ben könyvelt közüzemi számlák ellenőrzése A MÁV Zrt esetén a közüzemi számlák nem a Basware-ben, hanem az IKSZR rendszerben kerülnek feldolgozásra. A feldolgozás során a 4.2.8. pontban foglalt ellenőrzéseket az Ingatlan könyvelés munkatársainak az IKSZR rendszerben kell elvégeznie. Az IKSZR rendszerben a közüzemi számlák az ott nyilvántartott fogyasztási hely törzsadatok alapján kerülnek kontírozásra és könyvelésre, ezért a könyvelés idejétől függetlenül kerülnek az üzleti szervezetek által igazolásra. Az IKSZR-ben feldolgozott számlákat a szerződést kötő üzleti szervezeteknek áram, gáz és távhő esetén az energetikusi szervezetnek (KEO), víz- és csatornadíj esetén ingatlangazdálkodási szervezetnek (ISZE) a számla IKSZR-be kerülésétől számított 1 hónapon belül ellenőrizni kell. Ennek keretében ellenőrizni kell, hogy a) a számlák a szerződés szerint vannak-e kiállítva, a számlában alkalmazott díjak, elszámoló árak a szerződésnek megfelelően kerültek-e beállításra, b) a fogyasztási hely, amire a számla szól, valóban létező, a MÁV Zrt. aktív fogyasztási helye, c) a kiszámlázott fogyasztási adat reális-e az adott fogyasztási helyen, összehasonlítva a mértékadó vagy tervezett fogyasztással, illetve az IK Kft által leolvasott fogyasztással, d) új/megszűnő fogyasztási helyeken az időszaki elhatárolás a fogyasztó részéről megfelelő módon történt-e, e) helyesek a költségfelosztás alapjául szolgáló törzsadatok, f) a negatív előjelű számlák és a tévedésből felszámított díjak esetén, a szerződések és a szolgáltatók üzletszabályzatai, általános szerződési feltételei alapján van-e lehetőség késedelmi kamatot és kötbért kérni. A közüzemi számlák ellenőrzéséért felelős szervezeteknek amennyiben az ellenőrzést nem teljeskörűen végzik belső szabályzatban rögzíteniük kell az ellenőrzés módját, mértékét. A számlák megtekintése, ellenőrzése az IKSZR rendszerben dokumentálásra kerül. Amennyiben a számla ellenőrzése következtében számla reklamációra kerül sor ide értve a késedelmi kamat összegére vonatkozó észrevételt is - azt közüzemi szolgáltatók esetén az eredeti számla visszaküldése nélkül kell megtenni.

21 A közüzemi szolgáltatók által kiterhelt kötbéreket minden esetben a könyvelést megelőzően, a szolgáltató által meghatározott fizetési határidőn belül kötelesek a szerződéskötő szervezetek (KEO és ISZE) elbírálni, és azok könyveléséről vagy visszautasításáról intézkedni. 4.3.11. Az SZVFR és IGM rendszerekben feldolgozott számlák kezelése Az SZVFR rendszer egyes, sok költségviselőt érintő számlák, szolgáltató által biztosított elektronikus részletezés és a rendszerben beállított törzsadatok alapján történő kontírozását biztosítja. Jelenleg a MÁV Zrt esetén a telefon, közúti gépjármű bérlet és üzemanyag számlák feldolgozása történik az SZVFR rendszerben. Az IGM rendszer a MÁV Zrt ingatlanjaihoz kapcsolódó üzemeltetési költségek könyvelését biztosítja, és egyúttal azokat az ingatlan használók között felosztandó költségei között nyilvántartásba veszi. Az SZVFR és IGM rendszerekben feldolgozott számlák az adott költségért felelős üzleti területek által az adott rendszerekben történő feldolgozással kerülnek igazolásra, és a GIR-be is innen kerülnek feladásra. A Basware-ben ezen számlák esetén kontírozás, jóváhagyás és GIR-be transzferálás nem történik, a számlák csak informatív folyamatban kerülnek az üzleti terület részére megküldésre, illetve szükséges esetén adóminősítésre, reklamáció esetén pedig a szállító részére történő visszaküldésre. 4.4. Az elektronikus számlák kezelése A szállítóknak lehetőségük van arra, hogy ne papíralapú, hanem elektronikus számlát bocsássanak ki. Az elektronikus számlák kibocsátására a hatályos jogszabályok alapján akkor kerülhet sor, ha abba a számlabefogadó előzetesen beleegyezett, illetve jogszabály azt előírja. A BSZR rendszer elektronikus számlabefogadó modulja lehetővé teszi, hogy a 9. sz. mellékletben felsorolt követelményeknek megfelelő elektronikus számlák automatizált módon kerüljenek feldolgozásra, ami egyrészt a számlák formai ellenőrzését jelenti (pl. a jogszabályok által előírt elektronikus aláírás és időbélyeg megléte), másrészt a számlák adattartalma kinyerésre kerül az elektronikus számlából, ezzel e számlák feldolgozásából a szkennelés, karakterfelismerés folyamata kimarad, a számlarögzítés pedig az elektronikus számlabefogadó rendszerben történik, a számlán nem szereplő adatok (pl. számlatípus, adókód, számviteli dátum) megadásával. Az elektronikus számlabefogadó rendszerben feldolgozott számlák közvetlenül a Basware rendszerbe kerülnek átadásra, az elektronikus számla csatolásával együtt. Az elektronikus számlák archiválása, megőrzése elektronikus úton, a Basware rendszerben történik. Az elektronikus számlák feldolgozásának követelményei miatt a szállítók felé elektronikus számla befogadásáról nyilatkozni csak a MÁV Zrt Számviteli Működéstámogatás szervezet egyetértésével szabad. A szállítóknak elektronikus számláikat az eszamla@mav.hu e-mail címre kell megküldeniük. Tekintettel arra, hogy az ide érkező leveleket az elektronikus számlabefogadó rendszer dolgozza fel, erre a címre az elektronikus számlán kívül más küldemény nem küldhető.

22 4.5. A rendszerbe épített kontrollok 4.5.1. Munkafolyamatba épített ellenőrzések A Bejövő Számlakezelő Rendszer a számlafeldolgozás során automatikus ellenőrzéseket végez a vállalatirányítási rendszerekből (pl. GIR) kapott törzsadatok és keresztellenőrzési szabályok alapján. A Bejövő Számla Könyvelés munkatársainak a 7. sz. mellékletben rögzített szempontok szerint ellenőrizni kell a bizonylatok törvényi és belső szabályozási megfelelőségét, és meg kell bizonyosodniuk arról, hogy minden beérkezett számla végig haladt a teljes folyamaton, azaz bekerült a vállalatirányítási rendszerbe. 4.5.2. A számlafeldolgozás folyamatának ellenőrzése Az eflow rendszerben zajló karakterfelismerési, számlarögzítési folyamatot az eflow Controller felhasználó folyamatosan figyelemmel kíséri, és indokolt esetben számlákat priorizálhat vagy visszatarthat. A Basware IP modul az értesítő e-mail küldésétől számított harmadik munkanapon automatikus emlékeztető üzenetet küld a felhasználó részére, akinél a számla várakozik. A számlakönyvelők kötelesek figyelemmel kísérni a feldolgozási határidőn (3 munkanap) túli számlákat, és jogosultak azokat visszavenni és más kontírozóhoz vagy jóváhagyóhoz irányítani. A könyvelési időszak zárását megelőzően kiemelt figyelemmel kell kísérniük a könyvelési időszakba tartozó számlák státuszát annak érdekében, hogy a befogadott számlák hiánytalanul könyvelésre és átadásra kerüljenek a vállalatirányítási rendszerbe. 4.5.3. Transzferálás utáni ellenőrzések Az alábbi ellenőrzéseket a Bejövő számla könyvelés a GIR-ben könyvelt társaságokra vonatkozóan köteles végrehajtani. A GIR Kötelezettség modulban a Várakozó számlák listája kimutatás alapján meg kell győződni arról, hogy minden számla jóváhagyása megtörtént-e, ha nem, azt pótolni kell. A számviteli beszámolók helyessége érdekében a GIR Kötelezettség modulba bekerült számlákra vonatkozóan rendszeresen köteles ellenőrizni, hogy azok számviteli dátuma a számlafeldolgozás során helyesen lett-e megállapítva (figyelemmel a számlasorok eltérő számviteli dátumára is): azoknál a számláknál, amelyeknél a számviteli dátum megegyezik a fizetési esedékességgel, és a számla nettó összege az 1 M Ft-ot meghaladja. azoknál a számláknál, amelyeknél a számla nettó összege az 50 M Ft-ot (MÁV-START esetén 20 M Ft-ot) meghaladja. a MÁV Előző évi eredményt javító, rontó (előzetes) riportban megjelenő számláknál, a MÁV - Kötelezettség számlák aktív időbeli elhatárolása és a MÁV - Kötelezettség számlák passzív időbeli elhatárolása riportokban megjelenő számláknál o a konszolidációba teljes körűen bevont leányvállalatokra (KTL) értékhatár nélkül, o a többi társaságra 1.000.000 Ft értékhatár felett. A GIR-be bekerült számlák Áfa adatait (adókód, adódátum) az alábbi kimutatások rendszeres futtatásával kell ellenőrizni: Európai beszerzési lista (előzetes) MÁV - OHU: Áfa analitika kimutatás Excel ( előzetes ) Áfa analitika Főkönyv eltérés GFK Áfa kimutatás

Az ellenőrzések során feltárt hibákat soron kívül javítani kell. 23 A főkönyvi zárást megelőzően a GIR Kötelezettség modul főfelhasználó a Számviteli szervezet honlapján (http://szamvitel.mav.hu) a Segédletek / GIR hibalisták / Kötelezettség hibalisták menüben megtalálható hibalisták adatait folyamatosan köteles figyelemmel kísérni és a javítások iránt intézkedni. 4.6. A Bejövő Számlakezelő Rendszer üzemeltetése A Bejövő Számlakezelő Rendszer folyamatos felügyeletét és szakmai üzemeltetését a Számviteli Működéstámogatás látja el, amely az alábbi feladatokat foglalja magába. 4.6.1 Felhasználói menedzsment feladatok Jogosultságigénylés esetén a 6.sz. melléklet szerinti jogosultságigénylő lapot kell kitölteni, és a vezető általi aláírása (a nevét nyomtatott betűkkel is ki kell írni) után annak szkennelt képét a HelpDesk munkajegyhez csatolni. Indokolt esetben a jogosultságigénylő lapot faxon is el lehet küldeni a HelpDesk munkatárs által megadott fax számra. A kapott dokumentumot ebben az esetben is a munkajegyhez fel kell csatolni. A korlátozott licencszám miatt az adminisztrátor figyelemmel kíséri a kiosztott jogosultságokat: az inaktív (három hónapja egyszer sem kapott számlát) felhasználókat érvényteleníti, és erről az érintett felhasználót e-mailben értesíti, a már nem aktív munkavállalók (kilépett, nyugdíjba vonult stb.) jogosultságait érvényteleníti. 4.6.2. Rendszermenedzsment feladatok A rendszermenedzsment feladatok keretében a rendszeradminisztrátorok végzik a rendszer működéséhez szükséges törzsadatok frissítését, indokolt esetben soron kívüli áttöltés indítását, a szkennelt számlaképek számlafeldolgozó rendszerbe történő automatikus áttöltésének felügyeletét, a számlák vállalatirányítási rendszerekbe történő áttöltésének felügyeletét, szükség esetén soron kívüli áttöltés indítását, a rendszer működéséhez szükséges programok futásának ellenőrzését. a HelpDesk bejelentések kezelését, támogatás részére történő továbbítását, a felhasználók által futtatható lekérdezések elkészítését, a rendszerben kisebb változtatások beállítását (pl. új oszlop megjelenítése a képernyőn), a fejlesztések és a hibajavítások megfelelőségének ellenőrzését, a tesztkörnyezetek folyamatos frissítésének biztosítását. A rendszeradminisztrátorok végzik a HelpDesk rendszerbe történt bejelentések alapján a felhasználó által megnyitott számlák zárolásának feloldását, illetve a számlák állapotának megváltoztatását, a számlák folyamatba való visszatételét. 4.6.3. HelpDesk rendszer A HelpDesk rendszer e-mail címe: szla-r2psup@hera.mav.hu, melyen minden felhasználó közvetlenül bejelentheti problémáját. A beérkezett e-mail adatai alapján automatikusan kerül létrehozásra a munkajegy: tárgya a bejelentés rövid leírása, e-mail feladójából kitöltődik a feladó neve és e-mail címe, e-mail törzs része kerül beemelésre a munkajegy részletes leírás részébe, az e-mailhez csatolt állomány csatolásra kerül a munkajegyhez.

24 A felhasználó (bejelentő) kap egy visszaigazoló e-mail-t, aminek tárgyában szerepelni fog az elkészült munkajegy száma. Ha erre az e-mail-re válaszol, akkor az e-mail tárgyában szereplő munkajegy szám alapján hozzáfűzi a munkajegyhez a válasz e-mail tartalmát, mint munkajegy kiegészítés. Az e-mail mellékletei nem kerülnek beemelésre a munkajegybe. A bejelentések a HelpDesk munkatárshoz kerülnek, aki: meggyőződik, hogy a bejelentés a Basware IP modulhoz kapcsolódik. jogosultságigény esetén ellenőrzi, hogy az igény az előírásoknak megfelelő-e. saját megítélése alapján priorizálja azt, és elküldi azt a probléma jellege szerint illetékes (általa kiválasztott) rendszeradminisztrátornak vagy kulcsfelhasználónak, majd a bejelentőnek e-mailben visszajelez a munkajegy megnyitásáról és annak számáról. a munkajegyek státuszát folyamatosan figyelemmel kíséri és ellenőrzi a munkajegyek és munkalapok állapotát. 4.7. A nem GIR-ben könyvelt leányvállalatokkal kapcsolatos feladatok A nem GIR-ben könyvelt leányvállalatok részére a MÁV Zrt teljeskörű számviteli szolgáltatást nem nyújt, csak a bejövő számlák feldolgozását végzi a Bejövő Számlakezelő Rendszerben. A számlák MÁV Zrt által történő feldolgozása során jelen utasítás rendelkezéseit értelemszerűen alkalmazni kell, a 4.2.10, a 4.3. és 4.5.3. pontok kivételével. A leányvállalati vállalatirányítási rendszerbe átadott számlák állapotának ellenőrzését, esetleg javítását az adott leányvállalat szakemberei végzik, ugyanakkor a vállalatirányítási rendszer által be nem fogadható számlák javítása a MÁV Zrt számviteli szervezetének feladata, amelyben a leányvállalat közreműködik. 5.0. HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK Az utasítás hatályba lépésével az 1/2011 (III.4. MÁV Ért.5.) GÁVIGH sz. utasítás hatályát veszti. 6.0. HATÁLYBA LÉPÉS Az utasítás megjelenése napján lép hatályba. 7.0. MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: A Basware rendszer általános folyamata 2. sz. melléklet: A Basware rendszerbe bevont társaságok adatai 3. sz. melléklet: Pénzügyi értesítő kísérőlap 4. sz. melléklet: Basware számlatípusok 5. sz. melléklet: Bejövő számlabizonylatok adóminősítésre küldendő adókódjai 6. sz. melléklet: Bejövő Számlakezelő Rendszer jogosultság igénylő lap 7. sz. melléklet: Bejövő számla könyvelés feladat listája 8. sz. melléklet: Egyszerűsített teljesítésigazolás 9. sz. melléklet: Az elektronikus számla kibocsátóval szemben támasztott követelmények Erdélyi Barna s.k. mb. gazdasági általános vezérigazgató-helyettes

25 1. sz. melléklet A Basware rendszer általános folyamata