Jelentés a rövidtávú költségcsökkentési és opciók bevezetéséről
Megbízó Cím Piliscsaba Város Önkormányzata Jelentés a rövidtávú költségcsökkentési és opciók bevezetéséről Változat v1.0 MultiContact Consulting Kft. Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék Cégbírósága 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. Cégjegyzékszám: 01-09-712312 T: +36 1 666 3750 E: info@multicontact.eu F: +36 1 666 3749 W: www.multicontact.eu JOGI FIGYELMEZTETÉS Jelen dokumentum a MultiContact Consulting Kft. szellemi terméke. Jelen dokumentumot és annak egyes részeit a megrendelővel kötött egyedi szerződésben foglalt jogosultságok kivételével nem lehet sem részben, sem egészben másolni, fénymásolni, újra előállítani, módosítani, átdolgozni, lefordítani vagy lerövidíteni bármilyen felhasználás céljából a MultiContact Consulting Kft. előzetes írásos hozzájárulása nélkül. A MultiContact Consulting Kft. a szerzői jogokhoz fűződő minden vagyoni jogot harmadik személyek vonatkozásában fenntart. A dokumentumban foglaltak jogtalan felhasználása esetén a MultiContact Consulting Kft. jogosult a szerzői jog megsértése miatti jogszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni. A dokumentum tartalma egyben üzleti titkot is képez. Amennyiben a hatályos jogszabály vagy a megrendelővel kötött szerződés másképp nem rendelkezik, vagy jelen dokumentum közbeszerzési eljárásban ajánlatként kerül benyújtásra, jelen dokumentum címzettje a dokumentumban foglaltakat köteles bizalmasan kezelni, azt harmadik fél tudomására nem hozhatja. 2014 MultiContact Consulting Kft. Minden jog fenntartva.
1 Előzmények Piliscsaba Város Önkormányzata ÁROP-3.A.2-2013-2013-0019 azonosítószámú, Pro Publico Bono pályázatában többek között vállalta, hogy stratégiát készít az önkormányzat költségcsökkentési, lehetőségeiről három időtávon. A költségcsökkentési és részstratégia akcióinak meghatározása 3 időtávban történik, rövid (1 év), közép (2-3 év) és hosszú (4-5 év) távon. Az egyes lehetséges akciókat 4 szempontból, a Szervezet, a Feladatok, a Folyamatok és a Programok vonatkozásában vizsgáljuk. Emellett az Önkormányzat vállalta azt is, hogy a rövid távú stratégiai akciókat a projekt során bevezeti. A projekt utolsó 3 hónapja kizárólag a kidolgozott intézkedések megvalósítására irányulhat. Az önkormányzat többletvállalásként vállalta, hogy a projekt végén a bevezetett rövidtávú javaslatokról és a végrehajtott intézkedésekről összefoglaló beszámolót készít. 1
2 Költségcsökkentési, stratégia kidolgozása feladat keretében kidolgozott javaslatok bemutatása 2.1 Alkalmazott módszertan A rövidtávú opciók kidolgozását az alábbi vizsgálati módszertan segítségével gyűjtött adatokra alapozva végeztük el: 1. ábra A vizsgálat módszertana A költségcsökkentési és részstratégia akcióinak meghatározása 3 időtávban történik, rövid (1 év), közép (2-3 év) és hosszú (4-5 év) távon. Az egyes lehetséges akciókat 4 szempontból, a Szervezet, a Feladatok, a Folyamatok és a Programok vonatkozásában vizsgáljuk. Szervezet: e szegmens kapcsán, felső szinten áttekintjük az önkormányzat szervezetét, beleértve a Hivatal, az intézmények és önkormányzati gazdasági társaságok szervezetét és meghatározzuk azokat a költségcsökkentési és akciókat, melyeket az önkormányzat célul tűz ki a részstratégia időtávjában. Feladat: e szegmens kapcsán, felső szinten áttekintjük az önkormányzat kötelező, önként vállalt és államtól átvett feladatait és meghatározzuk azokat a költségcsökkentési és akciókat, melyeket az önkormányzat célul tűz ki a részstratégia időtávjában. Folyamatok: e szegmens kapcsán, felső szinten áttekintjük az önkormányzat irányítási, szakmai és támogató folyamatcsoportjait és meghatározzuk azokat a költségcsökkentési és akciókat, melyeket az önkormányzat célul tűz ki a részstratégia időtávjában. Programok: e szegmens kapcsán, felső szinten áttekintjük az önkormányzat Gazdasági Programjában foglalt és még nem teljesített költségcsökkentést, hatékonyságnövelést eredményező akcióit, a folyamatban lévő, költségcsökkentést, hatékonyságnövelést eredményező pályázatokat, továbbá az önkormányzatok és intézményeik számára várható támogatásokat a 2014-2020-as programozási időszakban, melyek költségcsökkentést, hatékonyságnövelést eredményezhetnek. 2
2. ábra Költségcsökkentési és akciók meghatározása. 3
3 Rövidtávú opciók bevezetésének bemutatása, tapasztalatok A rövidtávú opció bevezetésének előkészítésére és a tulajdonképpeni bevezetésre a projekt utolsó 3 hónapjában (2014 szeptember december) került sor. A megvalósulás nyomon követését a Hivatal kijelölt ügyintézője által havonta megküldött havi adatszolgáltatási jelentés biztosította, mely keretében az alábbi indikátor táblázat került kitöltésre: # Szervezetfejlesztési terület megnevezése Feladat megnevezése Indikátor Kiinduló érték Célérték Mérési felelős Mérési gyakoriság 1. Költségcsökkentési, stratégia kidolgozása, alkalmazása SZ/1-01 Táblázatkezelő szoftver használatához kapcsolódó képzés a Hivatal dolgozói számára Tananyag, jelenléti ív 0 1 Közös Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője havonta 2. Költségcsökkentési, stratégia kidolgozása, alkalmazása P/1-01 Pályázatfigyelés Összefoglaló az adott hónapban az Önkormányzat által pályázható kiírásokról 0 1 Közös Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője havonta 3. Költségcsökkentési, stratégia kidolgozása, alkalmazása P/2-01 Piliscsaba szennyvíztisztításának kapacitásbővítése pályázat folyamatos nyomon követése Negyedéves tájékoztató a pályázat készültségi fokáról 0 1 Közös Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője negyedévente 4. Költségcsökkentési, stratégia kidolgozása, alkalmazása 3. ábra Monitoring mutató meghatározása P/3-04 Operatív Programok végleges változatának és pályázati lehetőségeknek nyomon követése Összefoglaló a végleges OP-król 0 1 Közös Önkormányzati Hivatal kijelölt ügyintézője havonta 4
A rövidtávú opciók bevetésével kapcsolatos észrevételeink az alábbiak: Sors. Opció Indikátor Észrevétel 1. SZ/1-01 Táblázatkezelő szoftver használatához kapcsolódó képzés a Hivatal dolgozói számára Tananyag, jelenléti ív A képzésre 2014. szeptember 22-én került sor a Hivatal kis tanácstermében. A résztvevőknek lehetőségük nyílt feltenni mindazon, a táblázatkezeléssel kapcsolatos kérdéseiket, melyekkel nagymértékben növelhetik munkájuk hatékonyságát. A tananyag segítségével sikeresen csökkenthető a jövőbeni új munkatársak betanulási időszaka is. 2. P/1-01 Pályázatfigyelés Összefoglaló az adott hónapban az Önkormányzat által pályázható kiírásokról A programozási időszakok közötti átmeneti pangás miatt kis számú pályázati lehetőséget tudtunk beazonosítani. 3. P/2-01 Piliscsaba szennyvíztisztításának kapacitásbővítése pályázat folyamatos nyomon követése Negyedéves tájékoztató a pályázat készültségi fokáról A tájékoztató segítségével pontosabb képet kaptunk a pályázat pénzügyi helyzetéről. 4. P/3-04 Operatív Programok végleges változatának és pályázati lehetőségeknek nyomon követése Összefoglaló a végleges OP-król Az összefoglaló megkönnyíti a 2014-2020-as időszak pályázati felhívásain való sikeres indulást és vissza nem térítendő támogatások lehívását. 5
MultiContact Consulting Kft. Nyilvántartja Fővárosi Törvényszék, mint cégbíróság 1115 Budapest, Bartók Béla út 105-113. Cégjegyzékszám: 01-09-712312 T: +36 1 666 3750 E: info@multicontact.eu F: +36 1 666 3749 W: www.multicontact.eu