20. FEJEZET Projektek végrehajtása, projekt-adminisztráció Jelen fejezet sok szempontból a projekt-generálásról és projekt-tervezésrıl szóló (11. és 12.) fejezet folytatásának tekinthetı, tematikájában közvetlenül kapcsolódik hozzájuk. Az Olvasó itt megismerkedhet a strukturális alapokból finanszírozott projektek végrehajtása során felmerülı legfontosabb problémákkal, azok kezelési-megoldási lehetıségeivel. Mindemellett figyelembe kell venni, hogy a projektek menedzselése olyan sokszínő tevékenység, annyira szerteágazó és a projekt típusa alapján annyira specifikus lehet, hogy azok áttekintése szinte lehetetlen. Ezért inkább generális, általánosan hasznosítható megjegyzésekkel kívánja e fejezet elımozdítani a projektek végrehajtását. Amennyiben speciálisabb példákra vágyik az Olvasó, figyelmébe ajánljuk a tananyag végén található esettanulmányt. A fejezethez tartalmilag sok szempontból kapcsolódik a projekt-kommunikációval foglalkozó (21.) valamint a monitoringról szóló (25.) fejezet is. A fejezet elolvasása során a következı kérdésekre kap választ: Mi jelent az, hogy projektmenedzsment? Mit jelent a projekt-végrehajtás? Mit jelent a Kedvezményezett státusz? Hogyan kell felkészülni a projekt végrehajtására? Hogyan és miért vegyük fel a kapcsolatot a közremőködı szervezettel? Mi a projekt-indító nap? Van-e lehetıség személyes konzultációra? Hogyan állítsuk fel a projekt-menedzsment szervezetet? Milyen típusai vannak a projekt-szervezetnek? Milyen technikai háttér szükséges a sikeres projektmenedzsment tevékenységhez? Mi a célja a rendszeres projekt értekezleteknek? Hogyan hozzuk létre a projekt adminisztrációs rendszerét? 493
Melyek a legfontosabb adminisztratív kötelezettségek a projekt-végrehajtás során? Mi a célja a munkatervnek? Milyen adminisztrációs kötelezettségek vannak a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatban? Milyen jelentési kötelezettsége van a Kedvezményezettnek? Milyen dokumentáció szükséges a projekt kommunikáció bemutatásához? Hogyan tároljuk a keletkezı dokumentumokat? Milyen adatbázisok kialakítása célszerő? Mit jelent a kockázatkezelés a projekt-végrehajtás során? 494
Mi jelent az, hogy projektmenedzsment? A projektmenedzsment tudás, képességek eszközök és technikák alkalmazása a projekthez tartozó tevékenységek folyamán oly módon, hogy az megfeleljen mindazok igényeinek és elvárásainak, akiknek a projekthez érdeke főzıdik, illetve ezen igényeken és elvárásokon túl is hasznukra váljék a projekt.... A projektmenedzsment kifejezést a folyamatban lévı tevékenységek szervezés szempontjából történı megközelítésének leírására is használjuk. 1 A projektmenedzsment azonban egyszerőbben is meghatározható, ha azt mondjuk, hogy a projektmenedzsment a projektcikluson belüli különbözı fázisok (ld. 12. fejezet) koherens és hatékony módon történı kezelésének képessége és folyamata. Mit jelent a projekt-végrehajtás? Mint a projekt-tervezésrıl szóló fejezetben már láttuk, a projekt-ciklus több, egymástól jól elkülöníthetı szakaszból áll. A sikeres pályázatot követıen indul a Kedvezményezett szempontjából legizgalmasabb szakasz, a projekt végrehajtása. Tekintettel arra, hogy az Európai Uniós forrásokból finanszírozott projektek megvalósítása pontos, fegyelmezett, összetett adminisztratív feladatokkal járó folyamat-menedzsmentet feltételez, a feladatnak való megfelelés a pályázatírásénál nem kevesebb buktatót rejt magában. Ebben a fejezetben egyfajta kronológiát követve bemutatjuk a projekt-végrehajtás legfontosabb mérföldköveit, részletesen foglalkozva a sikeres projektmenedzsment szempontjából kritikus felkészülési szakasz kérdéseivel. Tapasztalatok azt mutatják, hogy a biztonságos, adminisztratív és pénzügyi szempontból egyaránt megfelelıen menedzselt végrehajtás kulcskérdése a jól felkészült projektmenedzsment-szervezet, a megfelelıen kidolgozott és az Irányító Hatósággal egyeztetett belsı eljárásrend, belsı és külsı kommunikációs rendszerek, adatbázisok felállítása és rendszerszerő mőködtetése. Mit jelent a Kedvezményezett státusz? Bár az elızı fejezetekbıl mindez kiderül, érdemes még egyszer áttekinteni röviden a következıket. Az Európai Unió Strukturális Alapjaira benyújtott pályázatok az értékelési folyamat során formai és szakmai értékelésen vesznek részt. A szakmai értékeléseket követıen, az Értékelı Bizottság döntése alapján alakul ki a támogatásban részesülı, 495
nyertes pályázatok listája. Az Értékelı Bizottság döntését a Szerzıdı Hatóság jóváhagyja, ettıl a ponttól kezdve a nyertes pályázatok rangsora végleges. A pályázók az Értékelı Bizottság döntésérıl hivatalos értesítést kapnak. A támogatásban részesülı pályázókat az értékelés végeredményétıl kezdve Kedvezményezetteknek nevezik. Hogyan kell felkészülni a projekt végrehajtására? A pályázatban vállalt tevékenységek végrehajtására a Szerzıdı Hatóság a Kedvezményezettekkel támogatási szerzıdést köt, mint ahogyan arról az elızı fejezetekben már szóltunk. A projekt végrehajtásához (és egyben a támogatási szerzıdés megkötéséhez) szükséges a pályázati program Kedvezményezett általi testre szabása, mivel a pályázat elkészítése és a végrehajtás megkezdése között sok idı telik el (az értékelési és szerzıdéskötési folyamat akár 5-6 hónapot is igénybe vehet). Az eltelt idı természetszerőleg eredményezheti egyes feladatok, határidık, vagy költségtételek változtatási igényét. Az elızı fejezetekben részletesen szóltunk a támogatási szerzıdés megkötése elıtti projekt-módosítások mikéntjérıl és indokairól. Ehelyütt ismételten felhívjuk az Olvasó figyelmét arra, hogy feltétlenül gondolja át alaposan, hogyan valósítható meg a projekt annak érdekében, hogy a kitőzött célokat elérje. A szükséges módosítások végrehajtása után megkapjuk projektünk aktuális, hosszú távra pontosan megtervezett és valóban végrehajtható verzióját. Hogyan és miért vegyük fel a kapcsolatot a közremőködı szervezettel? A Kedvezményezett projektjének megvalósítása során folyamatosan kapcsolatban áll a közremőködı szervezettel. A strukturális alapok programjaiban részt vevı szervezeteket és intézményeket a 23. fejezetben mutatjuk be. A Kedvezményezett a projekt végrehajtása során felmerülı bármilyen problémával, kérdéssel, kéréssel fordulhat a Közremőködı Szervezethez. Ilyen konzultációra alkalmas problémák lehetnek: szakmai kérdések, 1 Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA, 1996. 496
eljárásrendi kérdések, szerzıdésmódosítási kérelmek, közbeszerzési dokumentációk, jelentések, kifizetési kérelmek, A Kedvezményezett közvetlen kapcsolatot tart a Közremőködı Szervezettel, amely gondoskodik a felmerült kérdés és probléma kompetens szervezethez történı eljuttatásáról valamint a válasz Kedvezményezett felé történı továbbításáról. Nagyon fontos tehát a Közremőködı Szervezet projekt-menedzserével történı kapcsolatépítés és kapcsolattartás, a jó személyes kapcsolat ugyanis elısegítheti, hogy a program során kérdéseinkre gyors választ kaphassunk, kérelmeinket gyorsan és pozitívan bírálják el. A Közremőködı Szervezet illetve a Szerzıdı Hatóság a nyertes pályázóval, mint Kedvezményezettel elıször a támogatási szerzıdés megkötése során lép személyes kapcsolatba. A szerzıdéskötést elızı fejezetünkben részletesen bemutattuk, itt csak mint kapcsolatfelvételi állomást említjük meg. A folyamat során a Kedvezményezett megismerheti a programban résztvevı intézményeket, de személyes kapcsolatban elsısorban csak a szerzıdéskötési folyamatot végrehajtó Közremőködı Szervezet képviselıjével áll. Mi a projekt-indító nap? A strukturális alapok nyújtotta támogatásokkal megvalósuló programok kötelezı eleme a projektindító napok sorozata, amely a szerzıdéskötési folyamat lezárultát követıen kerül megrendezésre. A rendezvénysorozatot a Közremőködı Szervezet szervezi és bonyolítja le. Az országos sorozat helyszíneinek kijelölésekor általában a Kedvezményezettek regionális elhelyezkedését veszik figyelembe: a területi lefedettség alapján nagyobb városokban szokás megrendezni. A rendezvényrıl egyrészt a Közremőködı Szervezet által küldött meghívóból, másrészt az Internetes honlapról értesülhetünk. A projektindító napok meghívotti köre a pályázati szakasz információs nap sorozatával szemben kizárólag a program Kedvezményezettjeire terjed ki. Egy-egy Kedvezményezett részérıl meghívást kapnak a projekt menedzserek, pénzügyi vezetık és 497
szakmai vezetık, de részt vehetnek egyéb szakértık, illetve a konzorciumi partnerek képviselıi is. A rendezvény célja, hogy részletes információt nyújtson: a program szereplıirıl (résztvevı intézmények és képviselıinek bemutatása, feladatok, hatáskörök, felelısségek felsorolása, elérhetıségi koordináták megadása); a részletes eljárásrendrıl (pénzügyi lebonyolítás eljárásrend rövid bemutatása, beszerzési és szerzıdésmódosítási eljárások bemutatása, monitoring eljárásrend prezentálása), a Kedvezményezettek adminisztratív kötelezettségeirıl (elırehaladási jelentések, projekt adminisztrációs kötelezettségek, levelezés), azon támpontokról, amelyek segítséget nyújtanak a projektek sikeres végrehajtásához (személyes konzultációs lehetıség megadása, információt nyújtó Internetes web oldalak, kiadványok ismertetése, egyéb kapcsolódó intézmények és szakértık koordinátáinak megadása). A projektindító napokon minden esetben részt vesznek az adott programot, intézkedést irányító szervezetek képviselıi is. Ez az elsı olyan fórum tehát, amely lehetıséget biztosít a Kedvezményezett számára, hogy a Közremőködı Szerveten kívül egyéb programirányító szervezetekkel is közvetlen, személyes kapcsolatba kerüljön. A jól szervezett és sok helyszínt érintı projektindító nap sorozat egy-egy pontján maximum 15-20 kedvezményezett vesz részt, amely lehetıséget biztosít az egyéni kérdések feltevésére és kompetens személy általi megválaszolására. A projekt indító napon való részvétel éppen ezért feltétlenül javasolt minden Kedvezményezett számára. A projektindító nap azonban csak felkészült részvétellel lehet igazán sikeres, azaz feltétlenül szükséges összegyőjteni azon kérdéseinket, amelyeket fel kívánunk tenni. Ahhoz azonban, hogy legyenek érdemi kérdéseink, ismernünk kell a program eljárásrendjét, amelyet tartalmaz: a pénzügyi lebonyolítás eljárásrendje, az eljárásrend mellékleteiben található formadokumentumok, valamint a Támogatási Szerzıdés és mellékletei. 498
A projektindító nap elıtt tehát részletesen tanulmányozzuk mindhárom dokumentumot. A felkészültséghez hozzátartozik természetesen saját projektünk ismerete, mellyel kapcsolatban felmerülhetnek egyedi, valóban csak az adott projektre vonatkozó speciális kérdések is. Ezen kérdéseket érdemes a rendezvény elıtt egyrészt a projekt-menedzsment szervezettel és szakértıivel, másrészt a konzorciumi partnerekkel is egyeztetni. Természetesen nem minden kérdésre tudnak a programirányító szervezetek képviselıi a helyszínen azonnal válaszolni, ezért mindenképpen érdemes figyelemmel követni a program honlapját, ahol a folyamatosan frissített Gyakran Ismételt Kérdések (GyIK) között a késıbbiekben megtalálhatjuk a kérdésünkre adott választ. Van-e lehetıség személyes konzultációra? A Közremőködı Szervezet szolgáltatásai között minden esetben megtalálható a személyes konzultáció lehetısége. Minden Kedvezményezettnek javasolt legalább egy alkalommal részt venni ilyen konzultáción, amely az egyetlen olyan fórum, ahol valóban a mi projektünkkel kapcsolatos kérdések, problémák megválaszolására van lehetıség. A konzultáció elınye nemcsak a kérdéseinkre kapott válaszok és útmutatás, a jó személyes kapcsolat a közremőködı szervezet képviselıjével, hanem az is, hogy a másik oldal képviselıje is mélyebb betekintést nyerhet projektünkbe, jobban megismeri azt, ezáltal könnyebben és gyorsabban tud majd a jövıben segíteni, illetve hatékonyabban közvetíteni problémáinkat az egyéb szervezetek felé. Különösen ajánlott személyes konzultáció kérése az elırehaladási jelentések és/vagy kifizetési kérelmek benyújtása elıtt, ilyen esetben a pénzügyi monitoringot végzı szakember segítségével már elızetesen kiszőrhetıek az esetleges hibák, tanácsokat kérhetünk a jelentés / kérelem helyes elkészítéséhez. Az elızetes személyes konzultáció a leghatékonyabb eszköze a jó jelentés elkészítésének, amely biztosítja a gyors elbírálást és jóváhagyást, ezáltal aktuális fizetési kérelmünk alapján az ütemezett kifizetést. Természetesen kérhetünk személyes konzultációt egyéb problémák felmerülése esetén is (például szerzıdésmódosítási kérelem benyújtása elıtt vagy közbeszerzési eljárások megindítását megelızıen). A Közremőködı Szervezet a témától függıen minden esetben biztosítja a kompetens szakértı részvételét (eljárásrendi és pénzügyi kérdésekben a KSZ saját szakértıjét, szakmai kérdésekben a szakmai monitoring szakértıt). 499
Hogyan állítsuk fel a projekt-menedzsment szervezetet? A sikeres projekt végrehajtásának elengedhetetlen feltétele a jó projekt-menedzsment szervezet. Amennyiben a projekt indításakor megfelelıen elıkészített és tervezett módon állítjuk fel szervezetünket, a sikeres projekt végrehajtás szinte garantálható. A pályázat megírásakor, illetve késıbb, a szerzıdéskötési folyamat során már kialakul a projekt-menedzsment szervezet humán erıforrás háttere, azaz a végleges szakértıi csapat, valamint a konzorciumi tagok és egyéb partnerek pontos köre. A projekt szervezet összeállításánál a projekt gazda felelıssége, hogy olyan projekt szervezett hozzon létre, - melynek tagjai szakmailag felkészültek a projekt megvalósítására, tisztában vannak az elvárt követelményekkel és célokkal; - együtt tudnak mőködni érdekellentétektıl mentesen a projekt megvalósításában; - a tagok száma lehetıvé teszi az operatív munkát (nem szükséges a projektszervezet létszámát nagyon magasan meghatározni: célszerően abban csak a valóban operatív munkát végzık vegyenek részt, és legyen lehetıség külsı szakértık felkérésére akár a projekt gazda szervezeten belülrıl, akár kívülrıl); - legyenek képviselve a konzorciumi tagok (a közremőködı egyéb szervezetek, partnerek számára lehet biztosítani a projekt irányító bizottság mőködtetését, amelyen keresztül tájékoztatást kaphatnak a projekt megvalósulásáról); - amely szervezet, természetszerőleg elsısorban a projekt menedzser számára az operatív döntések meghozatalához szükséges döntési jogkört biztosítja. Milyen típusai vannak a projekt-szervezetnek? Az önkormányzatoknak, mint Kedvezményezetteknek tudniuk kell hozzáigazítani saját, már meglévı szervezeti struktúrájukat a projekt-végrehajtással kapcsolatos feladatokhoz. Ennek során figyelembe kell venni, hogy: a projekt mérete hogyan viszonyul az önkormányzat méretéhez; az elszámolhatósági szabályok értelmében már korábban is meglévı mőködési költségek ( rezsi ) nem számolható el a strukturális alapok terhére. Ez azt jelenti, hogy érdemes egyértelmően meghatározni, hogy ki, milyen státuszban és milyen feladatkörrel vesz részt az adott projektben. Ha a projekt méretébıl adódóan 500
reális, érdemes egy személyt mint projekt-menedzsert külön csak az adott projekt végrehajtásában foglalkoztatni. A projekt-szervezet kiépítésének számos módja lehet, a továbbiakban két különbözı szervezeti megoldást ismertetünk, felsorolva az elınyöket és a hátrányokat; ez alapján minden önkormányzat eldöntheti, hogy mely megoldási lehetıséget kívánja választani. 1.) Tradicionális projekt-szervezet A tradicionális projekt-szervezet esetén a projekt-menedzser közvetlen irányítása alá kerülnek olyan munkatársak, akik eddig más területeken dolgoztak. A projekt végrehajtásában csak ık kapnak szerepet ilyenkor, nekik viszont ez az egyetlen feladatkörük a projekt megvalósítása alatt. (20.6. sz. ábra.) 20.1. ábra A tradícionális projekt-szervezet felépítése Önkormányzat A tradicionális projekt-szervezet elınyei: a projekt-vezetınek teljes kompetenciája van a projekt tekintetében, a munkatársakat képes szakmailag is ellenırizni; a felelısség kérdése egyértelmően tisztázott; esetleges zavarok esetén gyors reagálásra képesek a munkatársak; 501
munkatársak bevonása célirányos. A tradícionális projekt-szervezet hátrányai: a projekt tagok kiválasztásánál a projekt vezetıje függıségben van a szervezeti egységek vezetıivel szemben; a munkatársak projekthez rendelése miatt lehet, hogy gondoskodni kell pótlólagos munkaerırıl; a projekt befejezése után problémás lehet a tagok visszatérése az eredeti pozíciójukba. 2) A mátrix-jellegő projekt-szervezet A mátrix-jellegő projekt-szervezet egy rugalmasabb végrehajtási lehetıséget jelenít meg, ahol nagyobb szükség van a munkatársak alkalmazkodóképességére, de kevesebb szerkezeti változással oldhatóak meg a projekt végrehajtása körüli feladatok. (20.7. ábra.) 20.2. ábra Mátrix-jellegő projekt-szervezet Önkormányzat A mátrix-jellegő projekt-szervezet elınyei: a projekt vezetıje és a team tagok is felelısnek érzik magukat a megvalósításért; 502
a team tagok biztonsága nagyobb, mert nincsenek kivéve a vállalati szervezetbıl, így a projekt befejezése után nincs probléma a visszailleszkedéssel. A mátrix-jellegő projekt-szervezet hátrányai: konfliktusok alakulhatnak ki a szervezeti és projekt vezetık között a prioritások és erıforrások területén; a projektben részt vevı munkatársaknak egyszerre két felettesük van. Milyen technikai háttér szükséges a sikeres projektmenedzsment tevékenységhez? A projekt-menedzsmentnek rendelkeznie kell a feladatok magas szintő ellátását lehetıvé tévı, megfelelı színvonalú és felszereltségő irodával. Az irodának rendelkeznie kell a napi mőködéshez szükséges irodai fogyó eszközökkel, felszereléssel, amelyekkel biztosítható a folyamatos, zökkenımentes munka. Az iroda biztosítson helyet: a projekt menedzser és a projekt adminisztrátor munkaállomásainak, a projekt értekezletek színhelyéül szolgáló tárgyalónak, a projekt dokumentáció elhelyezési és tárolási helyeinek. Mőszaki felszereltség szempontjából minimális feltételek: adatbázis kezelı szoftvereket is alkalmazó számítógépek, nyomtató és fénymásoló, telefon és fax elérhetıség, e-mail kapcsolat, Internet kapcsolat. Mi a célja a rendszeres projekt értekezleteknek? Ahhoz, hogy a projekt-menedzsment tagjai valóban csapatként tudjanak mőködni, tisztában legyenek egymás feladataival, kompetenciáival, közösen találjanak megoldást az esetlegesen felmerülı problémákra, akadályokra, rendszeres egyeztetések, projektértekezletek tartása szükséges. 503
Elsı lépésként tehát munkaindító projekt-értekezlet megtartása javasolt, amelyen részt vesz a projekt-menedzsmentben érintett összes tag. Az értekezleten meghatározzák a projekt szervezeti felépítését, azaz az aktualizált: cselekvési és ütemtervben, költségvetésben, pénzügyi ütemezésben és a konzorciumi megállapodásban meghatározott tevékenységek egyes szakértıkhöz történı hozzárendelését. A projekt-értekezleten kijelölik az egyes tevékenységek szakértıit, feladataikat, felelısségi körüket és beszámolási kötelezettségüket. Nemcsak a munkaindításkor, hanem a végrehajtás során is javasolt a rendszeres projekt-értekezletek megtartása. Fontos, hogy az értekezleteken valóban csak az adott témában érintett személyek vegyenek részt. A túlzott résztvevıi kör alacsony hatékonyságú munkavégzéshez vezethet, mert nagymértékben meghosszabbítja az értekezlet idıtartamát. A megbeszéléseken azonban mindig legyen jelen a projektmenedzser és a projekt-adminisztrátor, akik a projekt végrehajtás minden területén részt vesznek. Az összes résztvevıt érintı projekt-értekezletek megtartása havonta / hat hetente javasolt, ezen értekezletek célja, hogy a résztvevık értesüljenek a projekt elırehaladásáról, a következı idıszak lépéseirıl, idı- és emberi ráfordítás igényérıl. A projekt-értekezlet akkor hatékony, ha idejekorán megtervezzük és megszervezzük. Az elıkészítés, szervezés mindig tartalmazza a következı lépéseket: idıpont és helyszín egyeztetés a résztvevıkkel; írásos meghívó küldése minden résztvevınek, amely tartalmazza az értekezlet: 1. helyszínét 2. idıpontját és várható idıtartamát 3. résztvevıi körét 4. témáit amennyiben az értekezlet témája valamilyen anyag, dokumentáció, stratégia megvitatása (munkaindító értekezletnél például az aktualizált pályázati anyag), érdemes a munkaanyagot vagy vázlatot elızetesen megküldeni, hogy a résztvevık felkészülhessenek annak megvitatásra. A felkészültség jóval hatékonyabbá is teszi az egyeztetést, hiszen így az értekezlet idıkeretei sokkal könnyebben tarthatóak. 504
A projekt-értekezletet mindig egy kijelölt személy vezeti, aki moderátorként mindvégig irányítja, tereli a konzultációt annak érdekében, hogy a megtervezett idıkeret betartása lehetıvé váljon. Az értekezleteken mindig készüljön jelenléti ív és emlékeztetı. Az emlékeztetı lényegretörı módon rögzíti az elhangzott legfontosabb megállapításokat, döntéseket. A dokumentumot minden résztvevınek és egyéb érintettnek meg kell küldeni, valamint kötelezı elemévé válik a projekt adminisztrációjának A projektek valós elırehaladását és partnerségen alapuló megvalósulását bizonyító dokumentáció a rendszeres projekt-értekezletek anyagai, amelyeket mind digitalizált, mind papír alapon érdemes elkülönítetten kezelni. Hogyan hozzuk létre a projekt adminisztrációs rendszerét? A strukturális alapok támogatásaival megvalósuló projektek rendkívül nagy adminisztrációs igényőek. Az eddigi tapasztalatok szerint a Kedvezményezettek adminisztratív megfelelése szinte nagyobb problémát okozott, mint a szakmai teljesítés a projektek végrehajtása során. Ez is mutatja, hogy a jól elıkészített és felépített adminisztrációs rendszer elengedhetetlen feltétele a projekt sikeres megvalósításának. A projektek megvalósulása során nagy mennyiségő elektronikus és papír alapú dokumentáció születik, ezért a projekt-adminisztráció egységes és strukturált kezelést kíván. A projekt tervezési szakaszában de a támogatási szerzıdés megkötése elıtt célszerő kialakítani az adminisztrációs rendszert - a tervezett tevékenységek alapján az azok megvalósítása során keletkezı dokumentumokhoz, - a jelentési és tájékoztatási kötelezettséghez, - a kommunikációs tervhez igazodóan, és létrehozni a szükséges adatbázisokat. Melyek a legfontosabb adminisztratív kötelezettségek a projekt-végrehajtás során? A Kedvezményezetteknek a következı kötelezı adminisztratív elvárásoknak kell megfelelniük projektjeik végrehajtása során: 505
közbeszerzési eljárások lefolytatásához kapcsolódó beszámolási kötelezettség; szakmai és pénzügyi elırehaladási jelentési kötelezettség; a támogatási szerzıdést érintı változásokkal-módosulásokkal kapcsolatos szerzıdésmódosítási / egyszerő bejelentési kötelezettség. (E három adminisztratív kötelezettségrıl más fejezetekben is olvashat: a közbeszerzésekrıl a 22. fejezetben, az elırehaladási jelentésekrıl a monitoringtevékenységrıl szóló 25. fejezetben, míg a támogatási szerzıdésrıl a 19. fejezetben.) Mi a célja a munkatervnek? A munkatervben részletesen meghatározásra kerülnek azon tevékenységek, amelyek során szakmai anyagok, outputok születnek. Az elektronikus és papír alapú rendszer felállításakor hasznos lehet az egyes tevékenységenként elkülönülı kezelés: az adott tevékenység során a szakértıvel folytatott levelezés, a született részanyagok, majd a végleges outputként létrejött szakmai végeredmények tárolása. Hogyan készül el az aktualizált munkaterv? A munkaindító értekezlet alapján készülhet el a projekt menedzsment-szervezet munkaterve. A munkaterv az egyes tevékenységek szakértıkhöz történt hozzárendelését összefoglalóan, idıben ütemezve tartalmazza, és természetesen illeszkedik a pályázat cselekvési és ütemtervéhez. A munkaterv magában foglalja az egyes szakértık által ellátandó részfeladatok konkrét feladatait, mérföldköveit, határidıit. A munkaterv a végrehajtás során természetesen módosulhat, ezért az elırehaladást vagy esetlegesen az elmaradást érdemes minden értekezleten a munkaterv alapján értékelni. A sikeres illetve elmaradt teljesítéstıl függıen a munkaterv aktualizálása, frissítése szükséges, amelyrıl minden résztvevınek folyamatosan tájékozódnia kell. A munkaterv szerkezetére az alábbi (20.3.) táblázaton látható struktúra javasolt. A munkaterv rendkívül fontos nem csak a hatékony projekt-menedzsment, hanem az önértékelés és külsı monitoring szempontjából is. A külsı szakmai monitorozó szakértık számára a munkaterv alapján bemutatható a projekt dokumentáltsága, elırehaladása és sikeressége, valamint rendkívül hasznos segítség a kötelezıen elkészítendı elırehaladási jelentésekhez. 506
20.3. sz. táblázat - Javasolt struktúra egy munkaterv esetén Cselekvési és ütemtervben meghatározott tevékenység 1. Közbeszerzési pályáztatás 2. Kutatás Tevékenység keretében ellátandó feladat(ok) Mőszaki specifikáció kidolgozása Meghirdetés Pályázatok befogadása, regisztrálása Felelıs szakértı(k) Jogi / közbeszerzési szakértı Projekt menedzser Projekt menedzser Teljesítés határideje Írásos anyag / beszámoló / jelentés igény (output) Output leadási határidı Projekt menedzsment értekezletek idıpontjai 2005.01.31. 2005.01.31. 2005.02.01. 2005.03.31. Pályázati határidı - 2005.03.31. Értékelı Bizottság Jogi szakértı, 2005.04.15. felállítása, értékelés Teljes közbeszerzési pályázati dokumentáció, megkötött beszállítói szerzıdés(ek) 2005.04.30. 2005.02.28. 2005.03.31. Projekt Eredményhirdetés 2004.04.16. menedzser 2005.04.30. Szerzıdéskötés Jogi szakértı 2004.04.30. Kérdıívek elkészítése Kutatásvezetı 2005.01.15. Interjúvázlat 2005.01.31. Kutatásvezetı 2005.01.15. kidolgozása Kérdıívezés Kutató 2005.03.31. 2005.02.28. Interjúzás Kutató 2005.03.31. 2005.03.31. Kutatási felmérést Adatrögzítés, Projekt 2005.05.31. 2005.04.30. összegzı tanulmány 2005.04.30. feldolgozás adminisztrátor Adatelemzés Kutatásvezetı 2005.05.15. Felmérést rögzítı 2005.05.31. összefoglaló Kutatásvezetı 2005.05.31. tanulmány Negyedéves jelentések idıpontjai 2005.03.31. 2005.03.31. 2005.06.30. 507
Milyen adminisztrációs kötelezettségek vannak a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatban? Feltétlenül kapjon külön könyvtárat a közbeszerzési pályáztatási tevékenység, ezt a kötelezettséget a Támogatási Szerzıdés is elıírja. Ide kerül mentésre a pályáztatás során született mőszaki specifikáció, meghirdetés szövege, Értékelı Bizottság szervezésével kapcsolatos levelezés, értékelési dokumentáció, végleges eredmény, beszállítói szerzıdés. A Közbeszerzési Törvény rendelkezéseinek értelmében a strukturális alapokból finanszírozott projektek nagy részénél sor kerül közbeszerzési eljárások lefolytatására is. 2 A közbeszerzési eljárások lebonyolításáról és eredményeirıl a Közremőködı Szervezet felé be kell számolni, a teljes eljárás dokumentációját ellenırzés céljából rendelkezésre kell bocsátani. Mivel a közbeszerzés nagyon hangsúlyos eleme a projekt végrehajtásnak, érdemes külön közbeszerzési adatbázist készíteni, amely alapján a beszámolási kötelezettség és dokumentáció benyújtás könnyen és egyszerően végrehajtható. (Mintáját a 20.4. táblázat tartalmazza.) Amennyiben tehát a projekt keretében közbeszerzési eljárást kell lefolytatni, az eredményes eljárás lezárását követıen a lebonyolításhoz kapcsolódó teljes dokumentációt a Közremőködı Szervezet számára be kell nyújtani. A közbeszerzési eljárások fajtáit, azok értékhatárát és a közbeszerzési törvény elıírásait a 22. fejezetben részletezzük. Ne feledjük azonban, hogy a beszerzésre kerülı eszközöknél nem elég figyelembe venni az egy soron tervezett összeget, ugyanis a strukturális alapokból finanszírozott projekteknél is érvényes az egybeszámítási kötelezettség elve, azaz: a beszerzésre egy költségvetési évben kerül sor, beszerzésére egy ajánlattevıvel lehetne szerzıdést kötni, valamint rendeltetése azonos vagy hasonló, illetıleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg. Például a pályázó külön költségvetési sorokon tervezett beszerezni számítógépet, szoftvert, billentyőzetet, nyomtatót és monitort. Ezek ugyan tételenként biztosan nem haladják meg a közbeszerzési értékhatárt, de mivel felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg (vagyis ugyanarra a célra kell felhasználni és egymás nélkül nem mőködtethetıek), ezért össze kell vonni ıket és összértékük lesz a beszerzés értéke. Ezután állapítható meg, hogy milyen típusú eljárás keretében kell a beszerzést lefolytatni. A költségvetés ilyen szemlélető részletes ellenırzését követıen kerülhet sor a közbeszerzési terv összeállítására. A terv alapján kiderül, hogy a Kedvezményezettnek 508
hány eljárást kell lefolytatnia és ez mennyi idıt vesz igénybe. Közösségi értékhatárt elérı közbeszerzési eljárásoknál immár kötelezı közbeszerzési tanácsadó alkalmazása, aki felel az eljárások szabályszerő lefolytatásáért. A közbeszerzési tervben e tanácsadót is érdemes megnevezni. A közbeszerzési eljárások lefolytatásáról az elırehaladási jelentésekben kell beszámolni. A jelentésben az eljárásra vonatkozó következı fıbb adatokat kell megadni: o az eljárás tárgya / fajtája / típusa, o Közbeszerzési Értesítıben megjelent hirdetmény száma, o a hirdetmény megjelenésének idıpontja, o ajánlattételi határidı, o eredményhirdetés idıpontja, o szerzıdéskötés idıpontja. Az elırehaladási jelentésben megadott adatokon túl következı kötelezettség, hogy a teljes eljárási dokumentáció egy, eredetivel egyezı másolati példányát a Közremőködı Szervezet számára be kell nyújtani ellenırzés céljából. A Közremőködı Szervezet szakértıje két szempontból ellenırzi az anyagot: o az eljárás szabályszerősége a Támogatási Szerzıdés szempontjából, o valamint az eljárás szabályszerősége a Közbeszerzési Törvény szempontjából: Amennyiben valamilyen hiányosságot / pótlást állapít meg az ellenırzés, a Közremőködı Szervezet hiánypótlási felszólítást küld, amely alapján a hiányt pótolni kell. Általános tapasztalat, hogy a Kedvezményezettek általában valamilyen formai / eljárási hibát vétenek, amelynek oka a tapasztalatlanság, rutintalanság, a közbeszerzési eljárások lefolytatásában való jártasság hiánya. Mivel a kedvezményezettek nagy többsége tanácsadó cég szolgáltatásait veszi igénye, akik kidolgozzák a közbeszerzés ajánlati felhívását és dokumentációját, e téren nincs nagy hiba százalék, az eljárás lebonyolítása során azonban, amelyet a kedvezményezett teljes mértékben saját maga végez, több eljárási hibát szoktak az ellenırzések mutatni. 2 A közbeszerzésrıl bıvebben a 22. fejezetben olvashat.) 509
A közbeszerzési dokumentációk benyújtásakor észlelt hibák nagy többsége általában hiányosság: valamely jegyzıkönyv, nyilatkozat, értékelı lap, stb. hiánya. Érdemes ezért a dokumentáció benyújtását megelızıen közbeszerzési szakértı igénybevételével komplett tartalomjegyzéket készíteni, amely tartalmazza egy közbeszerzési eljárás összes adminisztratív elemét. E sorvezetı segítségével nagymértékben elısegíthetı a komplett, hiánytalan közbeszerzési dokumentáció összeállítása. 510
20.4. táblázat közbeszerzési adatbázis mintája Közbeszerzési eljárás típus Beszerzési érték (HUF) Mőszaki specifiká ció kidolgoz ása Ajánlati felhívás kidolgoz ása Ajánlati felhívás Közbesze rzési Tanácsh oz beadás Meghird etés KÉben / EU lapban Értékelı Bizottság felállítása Pályázati határidı Formai értékelés Hiánypótlás Értékelés Szakmai értékelés Eredmény -hirdetés Szerzıdés kötés Árubeszerzési eljárás 1. 13 000 000 Árubeszerzési eljárás 2. 68 000 000 Árubeszerzési eljárás 3. 25 600 000 Szolgáltatás beszerzés 1. 15 400 000 Szolgáltatás beszerzés 2. 20 000 000 Építés 1. 85 000 000 Építés 2. 110 000 000 511
Milyen jelentési kötelezettsége van a Kedvezményezettnek? Kötelezı adminisztratív elvárás minden támogatott projektnél az elırehaladási jelentések benyújtása. Az adminisztrációs rendszer felépítését tehát érdemes a jelentések szempontjából megközelíteni, azaz mit kell benyújtanunk egy-egy jelentéshez. A jelentés törzsanyagának számító formadokumentumokat a szerzıdést kötı hatóság a támogatási szerzıdés mellékleteiben a Kedvezményezettek számára kötelezı érvénnyel elıírja. A jelentések alátámasztására, igazolására azonban számos támogató dokumentumot kell csatolni. A jelentések elkészítése a projekt-menedzsment egyik legnehezebb feladata. Ahhoz, hogy a jelentés gyorsan és lehetıleg minél jobb színvonalon készüljön el, a szakértık, a projekt-menedzser és a pénzügyi szakértı(k) szoros együttmőködése szükséges. A tervezettnek megfelelıen mőködtetett projekt-adminisztráció, a jól felállított és valóban napi szinten frissített adatbázisok segítségével nagymértékben elısegíthetı a színvonalas és teljes körő jelentések készítése. A jelentéseknek egyszerre több feltételt kell teljesíteniük: megfelelı mennyiségő és minıségő adattal, információval kell szolgálniuk, melybıl a közremőködı szervezet és a program-irányító intézmények pontos képet kaphatnak a projekt elırehaladásáról, csak olyan adatokat tartalmazzanak, amelyek valóban szükségesek a projekt értékeléséhez, egyszerő, logikus és követhetı szerkezetőeknek kell lenniük az ellenırizhetıség szempontjából. A szakmai jelentés alapvetıen olyan beszámoló, mely a cselekvési és ütemterv szerkezetét követi. A jelentés célja, hogy bemutassa a tervezett tevékenységekhez képesti tényleges elırehaladást és eredményeket, eltérések esetén pedig a csúszások okait. További elvárás a szakmai jelentésnél a támogatási szerzıdésben rögzített indikátorok teljesülésének bemutatása, azaz a vállalt mutatók az adott idıszakban valóban teljesültek-e illetve az ütemezésnek megfelelıen tarthatóak-e a projekt befejezéséig. A szakmai jelentés kötelezı formátumát a támogatási szerzıdés tartalmazza. A jelentést a projekt-menedzser állítja össze, de az egyes tevékenységek rövid összefoglalóját 512