Apátfalva Község Önkormányzata PÁLYÁZATTAL, TÁMOGATÁSSAL ÉS EURÓPAI UNIÓS FORRÁS MEGSZERZÉSÉVEL KAPCSOLATOS TEVÉKENYSÉG SZABÁLYZATA

Apátfalva Község Önkormányzata PÁLYÁZATTAL, TÁMOGATÁSSAL ÉS EURÓPAI UNIÓS FORRÁS MEGSZERZÉSÉVEL KAPCSOLATOS TEVÉKENYSÉG SZABÁLYZATA

TARTALOM BEVEZETÉS...3 ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK...4 I. PÁLYÁZAT ELŐKÉSZÍTÉSÉNEK SZAKASZA...4 1. pályázatfigyelés... 4 2. Felelősök kijelölése, megbízása, pályázat beadáshoz, támogatátás megszerzéséhez szükséges képviselő-testületi döntés előkészítése... 4 II. A PÁLYÁZATKÉSZÍTÉS SZAKASZA...7 III. TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉSKÖTÉS SZAKASZA...8 IV. MEGVALÓSÍTÁSI SZAKASZ...9 V. A PROJEKT LEZÁRÁSA...9 VI. PROJEKT BELSŐ ELLENŐRZÉSÉNEK SZABÁLYAI...11 VII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK...12 2

BEVEZETÉS Apátfalva Község Önkormányzat által benyújtott európai uniós és hazai pályázatok nyilvántartásáról, támogatások kezelési módjáról, a pályázatokkal kapcsolatos eljárási rendről, a folyamatban résztvevő személyek, szervezetek feladatairól, kötelezettségeiről az alábbi szabályokat határozom meg. A szabályozás célja: e rendkívül szerteágazó tevékenység különböző területeken folyó feladatainak rendszerezése, összehangolása, a követhetőség, a szabályos nyilvántartás és elszámolás feltételeinek, követelményeinek rögzítése. 3

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A jelen Szabályzat hatálya kiterjed az Önkormányzat pályázataiban közreműködő szakmai és technikai jellegű feladatokat ellátó szervezeti egységekre és munkatársakra, kötelező érvénnyel szabályozza azok feladatait és kötelezettségeit. A Szabályzatban meghatározottak szerint kell eljárni a pályázatfigyelés, pályázat szakmai és tartalmi összeállítása, technikai és pénzügyi előkészítése, a nyertes pályázathoz kapcsolódó szerződések szakmai és tartalmi összeállítása, a szerződéskötés előkészítése, a szerződés pénzügyi nyilvántartásba vétele, elszámolása, a projektnyilvántartás vezetése, a pénzügyi elszámolások, a szakmai beszámolók és a projekt lezárása során. A szabályzat alkalmazásában pályázat minden olyan folyamat, amelynek célja valamely hazai és/vagy nemzetközi intézmény, alapítvány vagy egyéb szervezet nyilvános pályázati formában kínált az önkormányzat Alapító Okiratában meghatározott egyéb alap-, kiegészítő, tevékenységi körébe tartozó tevékenység céljára szóló támogatás elnyerése. Az Önkormányzatnál csak olyan pályázattal kapcsolatos tevékenység folytatható, amely pályázat jelen szabályzat előírásai alapján, önállóan került benyújtásra, vagy amelyben az Önkormányzat partnerként (konzorciumi tag, alvállalkozó, teljesítési segéd, közreműködő stb.) vesz részt. Az Önkormányzat pályázatot kizárólag a jelen szabályzatban foglalt előírásoknak megfelelően, a képviselő-testület jóváhagyásával nyújthat be. A pályázat megvalósításában közreműködő valamennyi dolgozónak a pályázat sikerességének érdekét szem előtt tartva kell a teljes folyamatban részt vennie. I. PÁLYÁZAT ELŐKÉSZÍTÉSÉNEK SZAKASZA 1. pályázatfigyelés 1.1. Az önkormányzat fejlesztési elképzeléseinek minél eredményesebb és hatékonyabb megvalósítása, a működési költségek csökkentése, a magasabb színvonalú önkormányzati feladatellátás, továbbá a civilszervezetek támogatása érdekében a polgármesteri hivatal feladata a hazai és az uniós pályázati kiírások teljes körű figyelemmel kísérése. 1.2. A polgármesteri hivatal valamennyi dolgozója és az intézményvezetők felelősek a szakterületüket érintő valamennyi pályázati információ határidőben történő megismeréséért. A pályázati lehetőségeket részben a szakterület információs forrásai segítségével (pályázati figyelők, szakminisztériumok, szakhatóságok internetes felületein megjelenő pályázati lehetőségek, szaklapok információi, stb.) kell felderíteni. 2. Felelősök kijelölése, megbízása, pályázat beadáshoz, támogatás megszerzéséhez szükséges képviselő-testületi döntés előkészítése 2.1. A képviselő-testület pályázat benyújtására irányuló döntésének előkészítése a rendszeres vezetői, vagy a vezetői értekezleten megszületett döntés alapján indulhat el. 4

2.2. A vezetői döntést követően a jegyző kijelöli a pályázat projektmenedzserét, pénzügyi asszisztensét, és műszaki felelősét (továbbiakban együtt: a pályázat megvalósítása hivatali menedzsmentje). A pályázat jellegétől függően a jegyző más, szakirányú ismerettel rendelkező köztisztviselőt is bevonhat a menedzsment körébe. 2.3. A pályázat megvalósítása hivatali menedzsmentjének megbízása célfeladat kitűzésével, vagy a Pályázati Nyilvántartási Rendszerben az érintett pályázat pályázati adatlapján a felelősök megnevezésével történik. 2.4. A projektmenedzser feladatai különösen: 2.4.1. a projekt pályázatának benyújtásában való aktív közreműködés; 2.4.2. a jogszabályok és az irányító hatóság által meghatározott eljárási rend hiánytalan ismerete, annak alapján a projekt megvalósítása folyamatának menedzselése; 2.4.3. nyertes pályázat esetén a Támogatási szerződés megkötésének előkészítése, a szükséges dokumentumok begyűjtése; 2.4.4. a támogatóval ill. közreműködő szervvel való kapcsolattartás; 2.4.5. a projekthez kapcsolódó közbeszerzési eljárásban való részvétel; 2.4.6. projekt kivitelezési lebonyolításának koordinálása; 2.4.7. kapcsolattartás a vállalkozókkal, alvállalkozókkal; 2.4.8. projekt műszaki tartalma megvalósításának irányítása és ellenőrzése; 2.4.9. pénzügyi és megvalósítási ütemtervben foglaltak végrehajtása, ellenőrzése, különös figyelemmel a szakmai és pénzügyi beszámolók határidőben történő elkészítésére; 2.4.10. számlák kifizetés előtti szakmai igazolása; 2.4.11. ellenőrző szervekkel való együttműködés, tájékoztatás; 2.4.12. a projekt kommunikációjának irányítása; 2.4.13. a teljes pályázati anyag lefűzése, rendszerezett tárolása, a pályázatban szereplő elszámolást követő időpontig valómegőrzés biztosítása, azt követően az irattárba történő elhelyezés az irattárózási szabályok betartásával. 2.5. A projekt pénzügyi asszisztense feladatai különösen: 2.5.1. pályázattal kapcsolatos pénzügyi tervkészítésekben való közreműködés a költségvetéshez folyamatos adatszolgáltatás biztosítása; 2.5.2. pályázatok előkészítésében való közreműködés, beruházásokkal kapcsolatos gazdaságossági számítások elkészítése, igény szerint; 2.5.3. pályázattal kapcsolatos támogatások igénylése, lehívása; 2.5.4. pályázattal kapcsolatos támogatások, egyéb pénzügyi források elkülönített nyilvántartásának vezetése; 2.5.5. pályázat útján nyert támogatásokkal kapcsolatos jelentések elkészítése, elszámolása; 5

2.5.6. pályázattal kapcsolatos számlák szakmai teljesítésének igazoltatása az átvételt követő 5 napon belül; 2.5.7. pályázatokkal, beruházásokkal kapcsolatos számlák ellenőrzése, utalványrendelet kiállítása, leadása, pénzügyi teljesítések figyelése, főkönyvvel való egyeztetése; 2.5.8. a pályázattal kapcsolatos bizonylatok elszámolás szerinti rendszerezett lefűzése, őrzése, arról folyamatos nyilvántartás vezetése, a pályázat elszámolásának elkészítése. 2.5.9. különféle statisztikai jelentések elkészítése; 2.5.10. a pályázati kiírás szerinti költségvetés és az önkormányzat költségvetése közötti összhang megteremtése. A pályázat támogatási szerződésében foglalt és az eljárási rendeknek megfelelő naprakész elszámolása; 2.5.11. a támogatás a lehető legrövidebb időben történő igénylése, 2.5.12. a TTG könyvelőprogramban az adott pályázat elkülönített számviteli nyilvántartás pénzforgalmiadatai vezetése a pályázat eljárási rendjének megfelelő elszámolás nyilvántartása, továbbá a hálózaton kezelt pénzügyi nyilvántartás negyedéves egyezőségének biztosítás. 2.5.13. a pályázat megvalósítása során bármely ellenőrző szerv által végzett ellenőrzés esetén a pályázati elszámolások rendelkezésre bocsátása, az ellenőrzés eredményességének biztosítása. 2.5.14. közreműködés a teljes pályázati anyag lefűzésében, rendszerezett tárolásában. 2.5.15. A szerződés pénzügyi mellékleteinek elkészítésében részvétel, 2.5.16. Vizsgálja a támogatási szerződésben megjelenített költségvetés és a döntéskor bemutatott költségvetés egyezőségéért. 2.6. A projekt műszaki felelősének feladatai különösen: 2.6.1. A projekt pályázatának benyújtásában való közreműködés; 2.6.2. A nyertes pályázat esetés a támogatási szerződés megkötéséhez szükséges műszaki információk, biztosítsa; 2.6.3. a projekthez kapcsolódó közbeszerzési eljárásban való részvétel; 2.6.4. projekt műszaki tartalma megvalósításának irányítása és ellenőrzése; 2.6.5. számlák kifizetés előtti szakmai igazolása; 2.6.6. amennyiben szükséges a támogatási szerződés módosítása, abban való közreműködés; 2.6.7. projektjelentések elkészítésében való közreműködés 2.7. A pályázat benyújtásához szükséges önerőről, a pályázat beadásával egyidejűleg dönt a képviselő-testület. 2.8. A 2.7. szerinti előterjesztés készítésekor: 6

2.8.1. a költségvetési rendelet előterjesztésének elkészítéséért a pénzügyi csoport vezetője, az elkészítéshez szükséges pénzügyi adatok pontos, és időben történő meghatározásáért a projektmenedzser a felelős; 2.8.2. a projekttel kapcsolatos módosítások, változtatások a projektmenedzser feladata, egyeztetve a pénzügyi csoport vezetőjével 2.8.3. a projektmenedzser az előterjesztés költségvetési keretszámait a pénzügyi csoport vezetőjének legkésőbb az előterjesztés képviselő-testület számára törtnő kiküldését megelőző 3. munkanapon köteles átadni. 2.9. Az önálló költségvetési intézmények, pályázatai benyújtásához esetlegesen szükséges képviselő-testületi döntés előkészítése részben az intézményvezető feladata. II. A PÁLYÁZATKÉSZÍTÉS SZAKASZA 1. Az önkormányzat fejlesztési elképzeléseinek minél hatékonyabb és eredményesebb megvalósítását, a működési költségek csökkentését, a magasabb színvonalú önkormányzati feladatellátást segítő hazai és uniós pályázatok megírása alaphelyzetben a polgármesteri hivatal feladata. 2. Pályázatíráshoz kapacitáshiány vagy speciális ismeretek hiánya, továbbá szakmai és idegen nyelvi minőség biztosítása érdekében, valamint a pályázathoz kapcsolódó előkészítő kutatásokhoz, helyzetelemzéshez, megvalósíthatósági és egyéb tanulmányok írásához külső szolgáltatás igénybe vehető. 3. A pályázatírás külső szolgáltatás igénybevétele esetén az önkormányzat közbeszerzési szabályzatában foglalt rendelkezéseket kell alkalmazni. 4. A polgármesteri hivatalban előkészített önkormányzati pályázatok szakmai és tartalmi összeállítása, valamint benyújtása a pályázat megvalósítása hivatali menedzsmentjének feladata. Külső szolgáltatás igénybe vétele esetén a pályázatíró feladata, de a határidőben történő teljesítést a projektmenedzser folyamatosan ellenőrizni köteles. 5. Az önkormányzat önálló költségvetési szervei önállóan is készíthetnek pályázatot, amennyiben annak személyi feltételei és eredményes végrehajtása adottak. Ez esetben az intézményvezető felelőssége az 1. és 2. pont szerinti feladatok szabályszerű és eredményes végrehajtása. 6. Nem uniós pályázat esetében külső szervezetet csak különösen indokolt esetben lehet igénybe venni. 7. A pályázat megvalósítása hivatali menedzsmentjének feladata az adott projekt ellenőrzési nyomvonalának kidolgozása. Az ellenőrzési nyomvonallal szemben támasztott követelmény: 7.1. A nyomvonal jól áttekinthetően mutassa be kedvezményezett szintjéig a pénzügyi támogatások folyamatát, és az ezeket szabályozó kontrollokra vonatkozó információkat és dokumentumokat. 7.2. A nyomvonal jól áttekinthetően mutassa be pályázat megvalósítása során végrehajtandó feladatokat, az azok irányításáért, elvégzéséért felelősök nevét, a végrehajtásának folyamatát, az ehhez kapcsolódóan keletkező dokumentumokat és adatrögzítő rendszereket, a felelős munkavégzőket. 7.3. A nyomvonal jól áttekinthetően mutassa be pénzügyi adatokkal kapcsolatos folyamatokat kezelő pénzügyi irányítási és kontrollrendszert, ezek ellenőrzéséért felelős szervezeteket és az ellenőrzési megállapítások módját. 7

7.4. A nyomvonal mentén legyen megállapítható, a közreműködő szervezet és az önkormányzat közötti költségek elszámoltathatósága, az elszámolások mentén a költségek egyezősége. 7.5. Biztosítsa a közpénzekből való hozzájárulás, a támogatások, a kedvezményezett számára történő kifizetések tételes ellenőrzését. 7.6. Biztosítsa a közbeszerzési eljárás (ok) szabályszerűségének és a vonatkozó dokumentumok ellenőrizhetőségét. 7.7. Biztosítsa az elért haladásról szóló jelentések és az ahhoz tartozó elszámolások, valamint a számviteli nyilvántartásban rögzített tételek egyezőségét 7.8. Az ellenőrzésekre vonatkozó dokumentumokat tartalmazza. 8. Az ellenőrzési nyomvonalat e pályázati szakasz megkezdését megelőzően, a pályázat elbírásáról szóló értesítéskor kell legkésőbb elkészíteni, de az e szabályzat I. Előkészítési szakasz feladatait is tartalmaznia kell. Az ellenőrzési nyomvonalat a FEUVE szabályzat 1.7 sz. mellékletében kialakított nyomvonal keret szabályait követve a részletes feladatellátásnak megfelelően kell elkészíteni. 9. Az elkészített pályázatot a csatolt mellékleteivel együtt a pályázatot kísérő pályázati adatlappal (szabályzat 1. sz. melléklete), kell kezelni. 10. A pályázat hárommal több példányban készül, mint ahányat a pályázat kiírója számára be kell nyújtani. A hivatali példányok közül 1 példányt a projekt megvalósításának hivatali menedzsmentje kezel, egyet pedig a pénzügyi csoport vezetőjének kell átadni, 1 példányt pedig az iktató irodában kell leadni. A pályázatok nem selejtezhetőek. 11. Az átadás átvételek tényét a pályázat adatlapján meg kell jeleníteni. 12. A projekt megvalósításának hivatali menedzsmentje pályázati nyilvántartást köteles vezetni. A nyilvántartást ezen szabályzat 2. számú mellékletében meghatározott minimális tartalommal kell vezetni. A nyilvántartás vezetését a jegyző ellenőrzi. 13. A Pályázatok Nyilvántartási Rendszerének biztonságos működésének követelményei 13.1. biztosítsa a teljeskörű adatvédelmet (csak az arra jogosultsággal rendelkezők férjenek hozzá, a bejegyzésekhez kötődő változások nyomon követésének biztosítása, mentés szabályok beépítése) 13.2. Az adatvédelemre vonatkozó szabályokat és felelősöket a Polgármesteri Hivatal informatikai szabályzata tartalmazza, amelyet a jegyző hagy jóvá. 14. A pályázat elbírálásának eredményéről szóló értesítés a projektmenedzser iktatott ügyirata. 14.1.1. Azon pályázatok esetében, ahol a pályázat beadása megtörtént, az elbírálása kedvező azaz nyert, de bármely okból a végrehajtása meghiúsul a projektmenedzser köteles a pénzügyi asszisztens közreműködésével, a költségvetési rendelet módosítását előkészíteni. 14.1.2. A 13.1. pontban leírtakat kell alkalmazni, a nem nyert pályázatok esetében is. III. TÁMOGATÁSI SZERZŐDÉSKÖTÉS SZAKASZA 8

1. A nyertes pályázathoz kapcsolódó támogatási szerződés aláírásának előkészítése a projektmenedzser irányításával a pályázat megvalósítása hivatali menedzsmentjének feladata. 2. A támogatási szerződés aláírása előtt a szakterület szerint illetékes valamennyi érintett véleményét be kell szerezni. Az érintettek támogatási szerződés felülvizsgálatát a szerződést kísérő nyilvántartási íven aláírásukkal igazolják. 3. A szerződés pénzügyi mellékleteinek elkészítésében a projekt pénzügyi asszisztense köteles résztvenni, és felelős a szerződésben megjelenített költségvetés és a támogatásról szóló döntésben bemutatott költségvetés egyezőségéért. Ekkor kell mégegyszer meggyőződni arról, hogy a támogatási szerződés szerinti költségvetés megegyezik a képviselőtestület éves költségvetésről szóló rendeletében foglaltakkal is. A a projekt pénzügyi asszisztensének biztosítania kell továbbá a szerződés pénzügyi vonatkozású mellékleteinek is a pontos elkészítését, melyetket személyesen egyeztetnie kell a pénzügyi csoport vezetőjével. 4. Angol vagy egyéb idegen nyelvű pályázat esetén be kell szerezni, és valamennyi önkormányzati példányhoz mellékelni kell a támogatási szerződés hiteles fordítását. 5. Idegen nyelvű pályázat esetében a tervezési szakaszban is számolni kell a hitelesített fordítás szükségességével, annak költségét a pályázatban tervezni kell. IV. MEGVALÓSÍTÁSI SZAKASZ 1. A projektmenedzser feladata a támogatási szerződés aláírását követően a pályázatban meghatározott ütemezés szerinti feladatok végrehajtása, irányítása akként, hogy biztosított legyen a támogatási szerződésben meghatározott ütemek tartása, a támogatások elszámolása és a pályázati cél teljesítése. 2. A projekt végrehajtása során alkalmazni kell a mindenkori gazdálkodásra vonatkozó szabályzatokban foglaltakat, azok betartásáért felelős az ellenőrzési nyomvonalban meghatározott valamennyi felelős. 3. A nyilvántartásban vezetett pénzügyi elszámolás egyezőségét folyamatosan biztosítani kell a számviteli nyilvántartással, és a projekt elszámolásával. V. A PROJEKT LEZÁRÁSA 1. A projekt elszámolására vonatkozó feladatokat az iránytó hatóság által meghatározott eljárási szabályok, valamint az ellenőrzési nyomvonalban meghatározottak szerint kell végrehajtani. 2. A projekt szakmai beszámolójában foglaltakat alátámasztják a számviteli nyilvántartásban szereplő elszámolások adatai, valamint Pályázatok Nyilvántartási Rendszerében szereplő teljes adatabázis valamint azok eredeti okmányai (pályázat, szerződés, számviteli bizonylatok, igazolások, egyéb alapbizonylatok, levelezési és egyéb ügyiratok a projekt végrehajtásával kapcsolatos összes bizonylat). 3. A végrehajtást követően a projekt pénzügyi asszisztense köteles az irányító hatóság által lezárt projekttel egyezően lezárni a párhuzamos nyilvántartásokat, az egyezőség biztosításával. 4. A projektről szóló szakmai és pénzügyi beszámolót a projekt menedzsere és a pénzügyi beszámolót a pénzügyi asszisztens készíti el. 5. A projekttel kapcsolatos összes dokumentumot a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelően kell, úgy kell tárolni, megőrizni, hogy azt bármely ellenőrző hatóság részére mindenkor átadható legyen. 6. A szakmai beszámoló elkészítésért felelős: projektmenedzser 9

7. A szakmai beszámolóban megjelenített pénzügyi adatok megbízhatóságáért, teljes körűségéért felelős: a projekt pénzügyi menedzsere 10

VI. PROJEKT BELSŐ ELLENŐRZÉSÉNEK SZABÁLYAI 1. Szabályozottság A közpénzek felhasználásában résztvevő költségvetési szervezetek kötelezettségeit az ellenőrzési rendszer működtetésére vonatkozóan az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. Törvény (a továbbiakban Áht) és az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban Ámr.) írja elő, annak érdekében, hogy a szervezet vezetője (a polgármesteri hivatal jegyzője) számára az ellenőrzési tevékenység megfelelő bizonyosságot nyújtson, az általa kiépített tevékenységi folyamatok és működtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelőségéről. A támogatott pályázatok ellenőrzési feladatait a fenti jogszabályokon túl, a 360/2004. (XII. 26.); és a 133/2004. (IV. 29.) kormányrendeletek írják elő. 2. Az belső ellenőrök független és objektív vélemény kialakításával a hazai és az európai uniós jogszabályokkal és útmutatásokkal összhangban támogatják a pályázatok szabályszerű megvalósulását. 3. Az ellenőrzés lefolytatása az éves ellenőrzési tervben foglaltak, vagy a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben meghatározottak szerint történik. 4. Az ellenőrök tevékenységüket a kö.vetkező főbb alapelvek szerint folytatják le: 4.1. Függetlenség (az ellenőrzött tevékenységek/projektek felett hatáskörrel nem rendelkezik és közvetlenül a polgármesteri hivatal vezetőjéhez tartozik), 4.2. felelősség (szabályszerű végrehajtás, a nemzetközi ellenőrzési standardok betartása), 4.3. hatáskör (a kormányrendeletek írják elő), 4.4. a nemzetközi ellenőrzési standardok szerint az ellenőrzés lényeges ismérvei:a függetlenség, tárgyilagosság és pártatlanság, a titoktartás, a szakértelem, az együttműködés, az összeférhetetlenség 5. A belső ellenőr feladata 5.1. időben feltárja az elfogadott normáktól való eltéréseket, 5.2. vizsgálja a pénzügyi források felhasználásának szabályszerűségét, a megvalósulás hatékonyságát, eredményességét és gazdaságosságát, az esetleges szabálytalanságok, a hibák és hiányosságok feltárása, 5.3. lehetővé tegye az egyes esetekben szükséges korrekciós intézkedések meghozatalát, 5.4. az elszámolásra kötelezettek felelősségtudatát előmozdítsa, 5.5. megelőzze az elfogadott szabályok megsértését, 5.6. elősegítse az állami támogatásoknál a közbeszerzésekre vonatkozó szabályok betartását. 11

6. Az ellenőrzés végrehajtása 6.1. Az ellenőr jogaira és kötelezettségeire a Belső ellenőrzési rendelkezések alapján a 193/2003. (XI. 26.) Kormányrendelet az irányadó (továbbiakban Ber.), valamint a Belső Ellenőrzési Kézikönyv. 6.2. Az ellenőrzött jogaira és kötelezettségeire vonatkozóan a Ber. és a Belső Ellenőrzési Kézikönyv útmutatásai alapján alkalmazandó irányelvek érvényesülnek. 6.3. A belső ellenőr, ellenőrzési feladatait a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben leírt irányelvek szerint látja el. 6.4. Az ellenőrnek rendelkeznie kell megbízólevéllel, vizsgálati programmal. Az ellenőrzés módszerét a belső ellenőr saját maga határozza meg. 6.5. Az ellenőrzés végrehajtását követően az elvégzett ellenőrzésről belső ellenőrzési jelentés készül. 6.6. A jelentés tervezet kézhezvételét követően az ellenőrzött észrevétel tehet. A javasolt intézkedésekre az ellenőrzött Intézkedési tervet készít. 6.7. Amennyiben a helyszíni ellenőrzés szabálytalanságot tár fel, úgy azonnali intézkedés szükséges. Ebben az esetben az ellenőr 3 munkanapon belül megküldi jelentését a hivatal vezetőjének és a Szabálytalanságok kezelésére vonatkozó eljárási rend szerint jár el. VII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK E szabályzat aláírását követően lép hatályba, azzal, hogy együtt kell alkalmazni a Polgármesteri Hivatal hatályos alábbi szabályzataival: FEUVE, Gazdálkodási Ügyrend, Pénzkezelési Szabályzat, Számviteli Politika, Főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások kapcsolatrendszeréről szóló szabályzat, Eszközök és Források Értékelésének Szabályzata, Eszközök és Források Leltározási és Selejtezési Szabályzata, Önköltségszámítási Szabályzat, Informatikai és Biztonsági Szabályzat, Közbeszerzési Szabályzat. Apátfalva, 2012. január 1. Sajtos László jegyző 12

1. SZÁMÚ MELLÉKLET PÁLYÁZATI NYILVÁNTARTÓ LAP Pályázat teljes címe: A pályázati kiírás típusa: pontos megnevezése: Beadási határidő: Pályázat beadásának időpontja: Beadásra való előkészítésért felelősök folyamatba épített ellenőrzés elvégzésének ténye: Projektmenedzser: aláírása, dátum Prfojekt pénzügyi menedzser: aláírás, dátum Pénzügyi csoportvezető ellenjegyzése: Pályázat beadása: Pályázati nyilvántartásba való felvezetésért felelős: felvezetve, aláírás, dátum Pályázat elbírálásáról szóló értesítés információ áramlása: Ügyirat iktatása: projektmenedzser Jegyző, Projektmenedzser Projektmenedzser további értesítési kötelezettsége: 1. Projekt pénzügyi menedzsere 2. Pályázati nyilvántartásba történő felvezetésre átadás: aláírás, dátum Nyilvántartásba felvezette: aláírás, dátum 3. Pénzügyi nyilvántartásba vételre való átadás: aláírás, dátum Elkülönített nyilvántartás kialakításáért felelős vezető aláírása, dátum pályázatok esetén nemleges) (elutasított Támogatási Szerződéskötés szakaszai Szerződések nyilvántartó íven, a szerződésekre vonatkozó szabályok szerint Projekt végrehajtási szakasz Ellenőrzési nyomvonal szerint részletezés a nyomvonalon Projekt Zárási szakasz Ellenőrzési nyomvonal szerint részletezés a nyomvonalon 13

MEGISMERÉSI NYILATKOZAT A pályázati szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név Beosztás Kelt Aláírás