BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA ME 08 TÁRGYI ERŐFORRÁSOK BESZERZÉSE ÉS FEJLESZTÉSE (Minőségirányítási eljárás) 2. sz. verzió A kiadás dátuma: 2006. június 1. (Érvényes visszavonásig) FOLYAMATGAZDA: Boros András gazdasági főigazgató JÓVÁHAGYTA: Dr. Rudas Imre rektor
1/9 TARTALOMJEGYZÉK 1. ELJÁRÁS CÉLJA... 2 2. KAPCSOLÓDÓ ELŐÍRÁSOK, SZABÁLYOZÁSOK... 2 3. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA... 2 3.1. Költségvetési tervezés... 2 3.1.1. Előzetes tervezés... 3 3.1.2. Éves költségvetési tervezés... 3 3.2. A működés forrásául szolgáló bevételek... 4 3.3. Tárgyi erőforrások allokációja... 5 3.4. Az alvállalkozókkal/beszállítókkal kötött szerződés... 5 3.5. Az oktatástechnikai berendezések rendelkezésre állása... 7 3.6. Karbantartás és fejlesztés... 8 3.7. A vállalkozási és kiegészítő tevékenységek szabályozása... 9 3.8. Gazdasági szabályozók módosítása és... 9 4. SZABÁLYOZÁS HATÉKONYSÁGÁT MÉRŐ MUTATÓK... 9
2/9 1. ELJÁRÁS CÉLJA Olyan folyamat szabályozás létrehozása, amely magába foglalja: a BMF képzési tevékenységének minőségi végzéséhez szükséges beszerzések és igénybevett szolgáltatások tevékenységeit, a tárgyi eszközök, szellemi termékek, anyagok beszerzésére, átvételére, tárolására vonatkozó rendelkezéseket, a beszállítók és alvállalkozó partnerek kiválasztását, értékelését, a képzési tevékenységhez szükséges műszaki feltételek biztosítását és fenntartását. Az eljárásban szabályozott szabványfejezetek: MSZ EN ISO 9001:2001 6. fejezet Gazdálkodás az erőforrásokkal MSZ EN ISO 9001:2001 7. fejezet A termék előállítása Az eljárás a Főiskola. Minőségirányítási Kézikönyvével összhangban készült, és azzal együtt érvényes. Ezen szabályozással kapcsolatos fejezete: 6. fejezet: Gazdálkodás az erőforrásokkal 7. fejezet: A termék előállítása 2. KAPCSOLÓDÓ ELŐÍRÁSOK, SZABÁLYOZÁSOK Jogi szabályozások: Felsőoktatást érintő jogszabályok listája Intézményi szabályzatok: Főiskolai szabályozások listája 3. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA 3.1. Költségvetési tervezés Az Oktatási Minisztérium által megadott adott évre vonatkozó sarokszámok a költség-főösszeg főbb kiadási keretszámait tartalmazza, melyről a Gazdasági Főigazgató tájékoztatást kap. A Szenátus által jóváhagyott, az önálló gazdasági szervezet számára kiutalt kereteket a Kari Tanács, vagy a Szervezeti Egység Vezetőjének döntése alapján allokálják. Kar esetében a szétosztás az Éves Költségvetési Tervek, míg a Szervezeti Egység Vezetőjének döntése esetén az allokáció feladatorientációt figyelembe véve történik meg. Amíg a Főiskola nem rendelkezik elfogadott
3/9 költségvetéssel, a Gazdasági Főigazgató döntése alapján az előző évi költségkeret meghatározott százaléka szerint történik a költség felosztás. Az Önálló Gazdálkodási Egységek Vezetői meghatározzák, hogy az allokált összegekről történő beszámolók milyen időközönként készülnek. 3.1.1. Előzetes tervezés Az Allokációs Bizottság által kidolgozott és a Szenátus által jóváhagyott aktuális allokációs mutatók alapján a Gazdasági Főigazgató a rendelkezésre álló forrást szétosztja az önálló gazdasági egységek számára, melynek megtörténtéről valamennyi egységet tájékoztatja. A Főiskola éves forráselosztását az Éves Költségvetési Tervet legkésőbb április 30.- ig kell elkészíteni, melyet a Főiskolai Tanács döntése hagyja jóvá. A Gazdasági Főigazgató által meghatározott Éves gazdasági stratégiát a költségvetési év előtt legalább egy hónappal a soron következő Főiskolai Tanácsülésre készíti elő megvitatható állapotúra. Az Éves gazdasági stratégiát a Főiskola Gazdálkodási Bizottsága írásos véleménnyel látja el. Ennek az Éves Gazdálkodási Stratégiának tartalmaznia kell: a Főiskola gazdasági céljait, a biztos, egyértelműen előre tervezhető költségeket, a szervezeti egységek számára prognosztizált gazdasági kereteket. A szervezeti egység vezetők felelőssége a megelőző év tapasztalatai és a következő év előre kalkulálható adatai (hallgatói és oktatói létszámok, személyi juttatások, stb.) alapján az irányításuk alá eső területek működtetéséhez szükséges gazdasági erőforrások felmérése, tervezése. Mindezt egységes formátumban a Gazdasági Főigazgatónak juttatják el. 3.1.2. Éves költségvetési tervezés A tervezetek kari, majd főiskolai szinten kerülnek összesítésre és felülvizsgálatra, valamint a költségvetési keretekkel való összehangolásra. Mindez a valós gazdálkodási keretek költségvetési kinyilatkoztatásakor valósul meg. Az ez alapján előterjesztett Költségvetési előirányzatokról a Szenátus dönt. A Szenátus által jóváhagyott költségvetés előirányzatokról a gazdasági főigazgató értesíti a kari főigazgatókat. A Kar szervezeti egységei számára a Kari Tanács határozza meg a gazdálkodási kereteket az előirányzat alapján. A gazdálkodási keretek meghatározását követően a szervezeti egység vezetők feladata a szervezeti egység kötelezettségvállalási tervének elkészítése. A kari szintű kötelezettségvállalási tervek elkészítéséért a kari főigazgató a felelős.
4/9 3.2. A működés forrásául szolgáló bevételek A Főiskola működéséhez forrásul szolgáló bevételek megkülönböztethetőek az időben megjelenése és tervezhetősége szempontjából: rendszeres, előirányzat szintjén előre tervezhető és eseti, rendszeresen nem jelentkező, előre nem tervezhető bevételek. Forrás jellege Rendszeres, éves szinten megjelenő forrás Eseti források Lehetséges források Központi költségvetési támogatás (képzési és fenntartási normatíva) Vállalkozási tevékenység keretében folytatott oktatási tevékenység Kutatási előirányzat Alaptevékenységen kívüli szolgáltatásból származó rendszeres bevételek Szakképzési hozzájárulás Egyéb Állami programfinanszírozás Alaptevékenységen kívüli szolgáltatásból származó eseti bevételek Alapítványi hozzájárulások Pályázaton elnyerhető források Egyéb Tárgyi erőforrások használatának betanítása különösen azokban az esetekben indokolt, amikor az a személyi biztonságot, az eszköznek és az eszköz környezetének védelmét szolgálja. Valamennyi beszerzett eszközzel kapcsolatban az érintett szervezeti egység vezető nyilatkozik arról, hogy azt ki jogosult kezelni. Az ő felelőssége a szükséges képzések és gyakorlatok előírása, felügyelete és biztosítása. Mindennek nyilvántartását a szervezeti egységnél eszközönként vezetett dokumentumon (számítógépes vagy kartonos rendszer) kell végezni. Az eszközönkénti nyilvántartását az eljárás 1. számú melléklete tartalmazza. Egyes eseteknél különleges üzembe helyezési elvárások is lehetségesek, mint például műszaki átadás-átvétel, környezetvédelmi tanulmány, stb.
5/9 3.3. Tárgyi erőforrások allokációja A tárgyi erőforrások a bevételezéseknek megfelelően a Főiskola különböző szervezeti egységeihez rendeltek. A tárgyi erőforrások lehetnek: Ingatlanok Üzemeltetési, kezelési eszközök Gépek, berendezések, járművek Műszerek, laborfelszerelés Prezentációs eszközök Irodai eszközök, szoftverek 3.4. Az alvállalkozókkal/beszállítókkal kötött szerződés A beszerzés különböző eljárás szerint történik a Közbeszerzési Törvény hatálya alá eső és a Közbeszerzési Törvény hatálya alá nem eső szabadkézi beszerzés termékek és szolgáltatások esetén. A Közbeszerzési Törvény hatálya alá eső termékek és szolgáltatások tételes listáját és a beszerzések eljárási rendjét a Közbeszerzési Szabályzat tartalmazza. A Főiskolai Karok a BMF gazdálkodási jogkörrel rendelkező részjogkörű szervezeti egységei. A kari főigazgatók értékhatár korlátozása nélkül jogosultak a költségvetésükben jóváhagyott előirányzatok terhére és keretein belül kötelezettséget vállalni. A korlátozásokat és a kötelezettségvállalás rendjét a Kötelezettségvállalási szabályzat rögzíti. A Kötelezettségvállalási szabályzat tartalmazza a beszerzési folyamatok döntési és aláírási jogköreit, valamint a folyamatok lépéseinek ábraszerű bemutatását a különböző típusú termékek és szolgáltatások esetére: Szabadkézi beszerzés Közbeszerzés (közbeszerzési értékhatárt meghaladó, valamint a központosított közbeszerzés keretébe tartozó termék és szolgáltatás beszerzése). A beszerzési igények vezetői jóváhagyását követően van módja az ajánlatkérés elkészítésének. A készítő a Beszerzési Felelős vagy a beszerzésben érintett munkatárs lehet. A Főiskola Gazdálkodási Szabályzatának előírásai alapján kerül sor az ajánlatkérésre. Az ajánlatkérések átvizsgálása önellenőrzéssel történik, melynek tartalmaznia kell a műszaki tartalom áttekintése mellett a költségek ellenőrzését is.
6/9 Valamennyi beérkező ajánlat értékelését a bonyolító munkatárs végzi és javaslatot tesz az ajánlatok közül a megrendelésre kiválasztottra. A beérkező ajánlatok nyilvántartása és felelős őrzése az Érintett Egység Adminisztrációjának feladata. A szerződés tervezetet a Beszerzési Felelős vagy az Érintett Munkatárs készíti elő. Az elkészült tervezet átvizsgálás nélkül nem hagyhatja el az egységet. Az átvizsgálást az Egységek Vezetői végzik, szükség szerint bevonva az Érintett Felelőst. A Szerződést/Megrendelést az Érintett Felelős küldi el határidőre. A határidőt az Egységvezető, vagy a projekt jellege határozza meg. A szerződések visszaigazolását követően az érintett munkatárs vagy a beszerzési felelős archivál és értesíti a Pénzügy Számvitelt. A Gazdasági Műszaki Főigazgatóság keretrendelkezésre állást vizsgál, melynek eredményéről tájékoztatja az érintetteket. A teljesítést minden esetben az Érintett Munkatárs vagy a Beruházási Felelős veszi át úgy, hogy az átvételt dokumentálja. Az átvétel során figyelmet fordít, mind a mennyiségi, mind a minőségi paraméterek, jellemzők szerződésben rögzített teljesülésére, megvalósulására. Amennyiben nem megfelelőséget, eltérést tapasztal a megkívánt teljesítéstől, minden esetben Jegyzőkönyv felvételével jelzi. Súlyosnak minősített esetben az átvételt meg is tagadhatja. Az átvétel során nem megállapítható minőségi észrevételekkel kapcsolatban, ha a Szerződés erre külön nem tér ki, rögzíteni kell egy üzembe-állítási időszakot, mely alatt jelentkező hibákért a Szállító a felelős. A folyamat végrehajtását a Beszerzési Felelős irányítja, szükség szerint bevonva a felhasználó Belső Szakembereket. Az eszközök beérkezése során a Főiskola Gazdálkodási Szabályzata alapján az eszközök központi állományba vételezésére kerül sor. Ez egységenként a Beszerzési Felelős vagy az Érintett Munkatárs felelőssége. A tárolási, vagyonmegőrzési, munka- és balesetvédelmi feladatok végrehajtásáért az egységeket terheli a felelősség. Minden esetben meg kell felelni a gyártó által meghatározott, előírt tárolási körülményeknek, valamint figyelembe kell venni a vagyonvédelem biztosítását. Az általános, meghatározott infrastrukturális feltételek biztosítása a Főiskolai Vezetés felelőssége. A szolgáltatások hosszabb időt átfogó teljesítése során folyamatos teljesítés felügyelet terheli a megrendelőt. A teljesítés igazolójának a feladata és felelőssége, hogy a megfelelő rendelkezésre álló dokumentumokba (pl. Építési napló, Gépkönyv, stb.) felügyeleti bejegyzést tenni. Nem megfelelőség esetén minden esetben értesíteni kell a Minőségirányítási Vezetőt.
7/9 A Főiskola Minőségirányítási Vezetője által kidolgozott beszállítói értékelési szempontrendszer alapján, minden a számviteli tőrvényben meghatározott mindenkori állóeszközértéket meghaladó beszerzést a bonyolítónak értékelnie kell, valamint el kell, hogy jutassa a Minőségirányítási Vezetőnek. Az Ajánlott Beszállítók Listája a főiskolai Intraneten kerül elhelyezésre. A beszállítói tevékenység éves értékelése a javasolt beszállítók összegyűjtésével történik, melyet a megvalósult összes projekt-értékre vonatkoztatott problémás esetek értékének meghatározásával javasol a Minőségirányítási Vezető. 3.5. Az oktatástechnikai berendezések rendelkezésre állása Az oktatástechnikai eszközök felügyelete a Leltárkészítési és Leltározási Szabályzat szerint zajlik. Az intézményben a rendelkezésre álló (használt, nem használt), 1 millió FT-ot meghaladó értékű oktatás technikai eszközökről Intézményvezetői megbízás alapján a Megbízott Dolgozó Éves állapotfelmérő jelentést készít el. A jelentésében kitér az eszközfelhasználás gyakoriságára, a kihasználás mértékére. A Főiskola használaton kívüli vagy selejtezett állóeszközeivel való rendelkezést a Felesleges Vagyontárgyak Hasznosítása és Értékelése Szabályzat tartalmazza. A Főiskola minden telephelyén és szervezeti egységénél valamennyi felhasznált szoftverek kezelését és rendelkezésre állását az Informatikai Szabályzat írja le. Az Informatikai Rektorhelyettes feladata és felelőssége, hogy a Főiskolai Tanács részére éves beszámolót készítsen a főiskolai szoftverhasználat eredményeiről, tényeiről és tendenciáiról, a számítógépes kultúráról. A beszámoló elkészítéséhez a Rendszergazdák jelentéseit használja fel. Az oktatás tárgyi feltételeit biztosító eszközök, gépek és berendezések gondozása, ezek működőképességének fenntartása, biztosítása az egyes egységek megbízottainak írásban rögzített feladata. A tárgyi eszközök felhasználása a nyilvántartás szerinti szervezeti egységnél történik. A tárolás és felhasználás során biztosítani kell a gyártó által meghatározott körülményeket, az alkalmazáshoz szükséges hozzáférhetőséget, az állagmegóvást, illetve a vagyon- és egészség védelemét. Tárgyi erőforrások használatának betanítása különösen azokban az esetekben indokolt, amikor az a személyi biztonságot, az eszköznek és az eszköz környezetének védelmét szolgálja. Valamennyi beszerzett eszközzel kapcsolatban az érintett szervezeti egység vezető nyilatkozik arról, hogy azt ki jogosult kezelni. Az ő felelőssége a szükséges képzések és gyakorlatok előírása, felügyelete és biztosítása. Mindennek nyilvántartását a szervezeti egységnél eszközönként vezetett dokumentumon (számítógépes vagy kartonos rendszer) kell végezni. Az eszközönkénti nyilvántartását az eljárás 1. számú melléklete tartalmazza. Egyes
8/9 eseteknél különleges üzembe helyezési elvárások is lehetségesek, mint például műszaki átadás-átvétel, környezetvédelmi tanulmány, stb. A megfelelő tárolási körülmények biztosítása a szervezeti egységek vezetői a felelősek. Az alkalmazás során a felhasználó kötelessége a rendeltetésszerű használat, a Munkavédelmi Szabályzatban előírtak betartása. Külső szervezet által biztosított tárgyi eszközök esetén a Főiskola együttműködési szerződést köt a használatra vonatkozóan. Az eszközök alkalmazása során az állagmegóvás érdekében ugyanúgy kell eljárni, mint a Főiskola egyéb berendezéseivel. A felhasználás és tárolás során bekövetkezett bármely hibát (sérülés, tönkre menetel) dokumentálni kell, mely a megbízó érdekeit veszélyezteti (jegyzőkönyv), és az érintett szervezeti egység vezetőjének fel kell vennie a kapcsolatot a berendezés rendelkezésre bocsátójával. 3.6. Karbantartás és fejlesztés A Főiskola fenntartáshoz kapcsolódó eszközeinek, gépeinek és berendezéseinek gondozását az adott egységek megbízott dolgozói végzik. Minden egység dokumentáltan tarja nyilván az ilyen gépeit, berendezéseit. A gondozás felügyelete a Főiskola Főmérnökének, míg a biztonságtechnikai felügyeletük, a Munkavédelmi Ügyintézőjének feladata és felelőssége. A k két szinten valósulnak meg: a szervezeti egységek gazdasági keretén belül megvalósuló k, főiskolai szintű k. A tárgyi erőforrások fejlesztésére vonatkozó fejlesztési tervek összeállításáért a szervezeti egység vezetők felelősek. A tárgyi erőforrások a meglévő eszközök felhasználásának tapasztalatai valamint az új igények felmerülése alapján történik. A fejlesztési stratégia meghatározásához legalább éves szinten értékelni kell a meglévő eszközöket az alkalmazásának kihasználása, műszaki állapot, korszerűség, stb., valamint az új eszközök iránti igény megalapozottságát. Az elemzések és a rendelkezésre álló források egyeztetése alapján szervezeti egységenként meghatározott Tárgyi erőforrás fejlesztési tervet kell összeállítani a szervezeti egység vezetők jóváhagyásával. A fejlesztési tervek meghatározása a
9/9 jóváhagyott Éves gazdasági stratégiával összhangban, a meghatározott keretek figyelembevételével kell megtörténnie szervezeti egységek és főiskolai szinten. A fejlesztési tervek főiskolai szintű összesítése az intézményfejlesztési rektorhelyettes felelőssége. Az intézményfejlesztési rektorhelyettes az összesítés alapján írásban tesz javaslatokat a Főiskolai Tanácsnak a kre vonatkozóan. A kari szinten jóváhagyott szükségesnek ítélt javítási, karbantartási és beruházási igények pénzügyi keretét az Illetékes Tanács ütemezi, határozza meg, használja fel további tervezésre. Mérlegelése alapján biztosítja a lehetséges megvalósulást és dönt a forrásról, vagy a tartalékból, vagy a következő éves prioritás javára és tájékoztatja az érintetteket. 3.7. A vállalkozási és kiegészítő tevékenységek szabályozása A teljes mértékben gazdasági célokra építkező, a Főiskola által nyújtott szolgáltatásokról a BMF Alapfeladatokon Kívüli Tevékenységek Szabályzata rendelkezik. Az olyan k, vagy kutatások melyek a Főiskola működési céljait és az oktatás tartalmát befolyásolják, igényelhetnek prioritásokat, melyekhez az ME-07 Kutatási és Fejlesztési Tevékenység, Képzésen Kívüli Alaptevékenység, Kiegészítő és Vállalkozás Jellegű Tevékenység című eljárás szerint kell eljárni. 3.8. Gazdasági szabályozók módosítása és Az allokációhoz kapcsolódó szabályozás megváltoztatásának igénye esetén a Főiskolai Tanács illetékes bizottságot állít fel az átdolgozáshoz. A Főiskola többi gazdasági szabályozásainak (pénzügy, számvitel, tárgyi erőforrás, stb.) módosítási igényét a az adott terület vezetői kezelik. 4. SZABÁLYOZÁS HATÉKONYSÁGÁT MÉRŐ MUTATÓK A szabályozás hatékonyságát mérő mutatókat a Minőségügyi mutatók listája című dokumentum tartalmazza.