POSTACÍM: 9400 Sopron Frankenburg u. 2/E. TELEFON +36 20 961-4011 FAX +36 99 523-533 EMAIL ambrits@ambrits.hu info@ambrits.hu AHS CashMan Lite és Pro WEB www.ambrits.hu módszertani útmutató 1.0 AMBRITS Informatikai Tanácsadó Bt. 2008
Tartalom Bevezető 3 Pénzügy 4 Számla 4 Előleg és elszámoló számla 5 Fordított adózású számla 7 Stornó és helyesbítő számla (a számlával egy tekintet alá eső okirat) 7 Deviza számla 8 Idegen nyelvű deviza számla 9 Automatikus számlázás 10 Pénztár 12 Számlakiegyenlítés 13 Kintlévőségek - tartozások kezelése 13 Felszólító levelek 15 Késedelmi kamat 17 Készletkezelés 19 Termékek 19 Raktárra vételezés számlával 21 Raktárra vételezés szállító levéllel 21 Ajánlat készítés 21 Értékesítés számlával 22 Pultos értékesítés 22 Bizományos értékesítés 23 Bizományos elszámolás 24 Leltár 26 Adatbiztonság 28 Hogy elkerüljük az adatvesztés 28 Adatmentés 28 Adatvisszatöltés 29 Támogatás 31 Szoftverfrissítés 31 Elérhetőségeink / Munkatársaink 32 OLDAL 2
Bevezető Az évek tapasztalatai azt mutatják, hogy a számítógépes szo*verek mellé adott súgó, melyet a szo*verből az F1 segítségével lehet előhívni, nagy segítség, de a visszajelzések alapján azt látjuk, hogy a felhasználóknak igényük van egy módszertani útmutatóra, ami nem a szo*ver használatáról szól, hanem a feladatok szempontjából mutatja be, hogy azokat milyen módon lehet megoldani. Ezért készítettük el az AHS CashMan szo*verünkhöz ezt a módszertani útmutatót, amely a megoldandó feladatok szerint csoportosítva, lépésről lépésre mutatja be a lehetőségeket. A módszertani útmutató nem tartalmazza a szo*ver kezeléséhez szükséges információkat (gombok feladta a különböző ablakokban, menürendszer), ezeket a súgóban találja meg. Az útmutató feladata, hogy a megoldandó problémák elvi megoldását mutassa be. Amennyiben olyan kérdése merül fel, melyre nem talál választ a módszertani útmutatóban, kérem írjon az info@ambrits.hu e-mail címre. A beérkezett kérdésekre válaszolunk és beépítjük az újabb kiadásba. OLDAL 3
Pénzügy Számla A legalapvetőbb művelet a számlázás. A számlázás szabályait az ÁFA törvény és egyéb szabályok szigorúan beszabályozzák. Az AHS CashMan szo*ver ezek szerint a szabályok szerint működik. A számlázás során alapelv, hogy amíg a számla nem kapja meg a számát (számlaszám), addig nem tekintjük számlának, így addig módosítható, törölhető. A számlaszám nélküli számlát, mint előkészített számlát tekintjük. Így egy számlát elkezdhetünk, félbehagyhatunk, készíthetünk másik számlát és folytathatjuk az előzőt, míg nyomtatásra nem kerül. Nyomtatáskor megkapja a sorszámát és onnan tekinthető számlának. Attól kezdve nem módosítható, törölhető. A számlázáshoz alapvető szükséglet, hogy a Rendszer/Beállítások ablakban a Tulajdonos adatai lapon a szükséges adatok be legyenek állítva. A cég nevén kívül az adatok változtathatók. A változások a már kiadott számlákat nem befolyásolja, a másolatok és a stornó számlák az eredeti adatokkal készülnek el. Ha az adataink rendben vannak, elkezdhetjük a számla készítését. Lehetőségünk van egyből számlázni vagy előbb az alapadatokat rögzíteni. - Alapadatok rögzítése: A törzsadatokban tudjuk azokat az adatokat rögzíteni, melyeket a számlázáskor használni fogunk. Ezek alapvetően a partner adatok és a termék / szolgáltatás adatok. Ha a partner és termék OLDAL 4
törzsadatok rögzítésre kerültek, a számlázás ablakban ezeket ki tudjuk választani, ami gyorsítja a munkát. - A számlázás folyamata közben rögzítjük a szükséges adatokat, melyeket legközelebb már nem kell újra bevinni, ki tudjuk választani. Akkor nézzük a számlázás folyamatát. Az Adminisztráció/Számlázás menüponttal juthatunk a számlázás ablakba. Első lépéskét kiválaszthatjuk a partnert. Ezt két módon tehetjük meg, ha már a rendszerünkben szerepel a vevő. Elkezdjük gépelni a nevét. Ha a rendszer talál egyezést, megjeleníti a nevet, ha ez még nem az a cég, akit keresünk, folytatjuk a gépelést. Pár betű után, már a kívánt partner szerepel a mezőben. A másik lehetőség, hogy a mező jobb oldalán található nagyító ikonnal megnyitható a kereső ablak, ahol listában szerepelnek a partnerek. Itt egérrel, begépeléssel, gördítéssel választhatjuk ki a kívánt partner. Abban az esetben, ha a partner még nem szerepel az adatok között, nem kell abbahagyni a műveletet és átmenni a törzsadatok ablakba, mert a kereső ablakban a jobb alsó sarokban lévő fehér lapot ábrázoló ikonnak behívható az adatrögzítő ablak. Itt felvehetjük a partner adatait, majd elmentve, az ablakot bezárva a partner kiválasztásra kerül. A partnernél megadott tulajdonságok a partner kiválasztásával aktualizálódnak, például a partnerhez rendelt kedvezmény ezen a számlán is érvényesülni fog, a partnerhez rendelt áron kerülnek a termékek kiszámlázásra, stb. A partner kiválasztása után a következő művelet a számla egyéb tulajdonságainak megadása. Fizetésmód, dátum adatok, deviza fajta, nem forint devizánál esetleges árfolyam és nyelv kiválasztása. Ezzel a számla fejlécének beállítása megtörtént. A következő művelet a tételek rögzítése. A tételtáblázat felett, jobb oldalon, a Tételek gombbal nyitható meg a tétel rögzítő ablak. A tételek rögzítése is, hasonlóan a partnerekhez, Előleg és elszámoló számla Abban az esetben, ha egy nagyobb szerződés, munka alkalmával a számlázás több lépcsőben történik, alkalmazható az előleg számla kiadás. Az előleg és elszámoló számlát egyben tárgyaljuk, mivel a kettő között szoros összefüggés van és már sok mindent el kell döntenünk az előlegszámla elkészítésekor. Az előleg számlázás folyamata a következő: Az előleg számla készítés művelete teljesen megegyezik a normál számla készítéssel egy-két apró különbséggel. A számla elkészítésének elején a jobb oldalon találjuk a számla választót, ahol választhatunk, hogy Normál számla, Előleg számla, Elszámoló számla számlát szeretnénk készíteni. Előleg számla esetén az Előleg számla -t válasszuk, és ezzel már meg is határoztuk a számla milyenségét. A választásunk azt eredményezi, hogy a OLDAL 5
számla fejlécén Előleg számla felirat szerepel majd. A továbbiakban a számlát ugyan úgy kell elkészíteni, mint a normál számlát. Az előleg számla elkészítésénél egy kicsit előre kell gondolkodnunk. Ha szolgáltatást számlázunk, akkor igazán nem jelent különbséget. Az előleg számlán tüntessük fel, hogy mit is számlázunk és az egyéb rovatba adjuk meg, hogy ezt az előlegszámlát milyen szerződés alapján állítottuk ki. Abban az esetben, ha a számlázással a készletet is módosítjuk (PRO verzió) el kell döntenünk, hogy a készletet mikor rendezzük. Két eset lehetséges: 1.Az előleg számlákon kiszámlázzuk a tételeket és ezzel egy időben a készletünk is módosul. Ezt akkor alkalmazzuk, ha az elszámoló számlán csak szolgáltatást, munkadíjat számlázunk és egy tételben az anyagköltséget. Ekkor az elszámoló számla nulla értékű lesz. Példa: Az előlegszámla tartalma: TÉTEL MENNYISÉG ÁR Anyag 1 db 100 Ft 10 000,00 Anyag 2 db 100 Ft 20 000,00 Összesen db 200 Ft 30 000,00 Ekkor az Anyag 1 és Anyag 2 termék a készletből levonásra került. Az elszámoló számlánál is ki kell választanunk, hogy Elszámoló számla -t szeretnénk készíteni. A számla elkészítésének folyamata ugyan az, mint a normál és előleg számlánál. Különbséget a számla rögzítésénél (elmentésénél) fogunk tapasztalni. Ekkor a kiválasztott partnernek kiadott előlegszámlákkal felugrik egy ablak és ott kiválaszthatjuk, hogy az adott elszámoló számlán mely előlegeket szeretnénk elszámolni. Ekkor a kiválasztott számlákat a rendszer beemeli az elszámoló számlába, negatív előjellel, így kapjuk meg a fizetendő összeget. Az elszámoló számla tartalma: TÉTEL MENNYISÉG ÁR Anyagköltség Ft 30000,00 Munkadíj Óra 100 Ft 50000,00 Előleg számlák Ft (30000,00) Fizetendő Ft 50000,00 Nagyon fontos, hogy az elszámoló számlán ne válasszunk ki tényleges anyagokat, termékeket, mert azok már rendezve lettek az előleg számlákon. Ha most is kiválasztanánk, akkor a készletről duplán emelné le, ami nem igaz, így nem lenne rendben a készletünk. 2. A második példában az elszámoló számlán fogjuk rendezni a készletünket. Ez abban az esetben megfelelő eljárás, ha a szerződéskor még nem tudjuk pontosan, hogy mennyi és milyen anyagot, terméket fogunk szállítani, beépíteni, stb. Ebben az esetben az előleg számlánk tartalma: OLDAL 6
TÉTEL MENNYISÉG ÁR Előleg összege (anyag) Ft 30 000,00 Összesen Ft 30 000,00 Az előleg számla ebben az esetben ténylegesen csak egy pénzösszeget tartalmaz, a megállapodott előleg összegét, de a raktárkészletünket nem érinti a számla kiadása. Az elszámoló számlánk tartalma ebben az esetben a következő: TÉTEL MENNYISÉG ÁR Anyag 1 db 100 Ft 10000,00 Anyag 2 db 100 Ft 20000,00 Munkadíj Ft 50000,00 Előleg számlák Ft (30000,00) Fizetendő Ft 50000,00 Láthatjuk, hogy mindkét esetben rendeződött a készlet, a feladattól, munkától és a szerződéstől függően tudjuk eldönteni, hogy melyik módszert alkalmazzuk. Fordított adózású számla A 2008-as törvényi változások hozták be a fordított adózás fogalmát. Az AHS CashMan számlázó szo*ver alkalmas ilyen számlák készítésére. A számla elkészítésének technikai része nagyban nem különbözik a normál számla elkészítésétől, csak pár apróságban. Azt, hogy a számlán a fordított adózás jogosan került alkalmazásra, a rendszer nem tudja ellenőrizni, a jogszabályi feltételekkel a felhasználónak kell tisztában lennie. A fordított adózású számla elkészítésének során arra kell ügyelnünk, hogy a tételeknél az ÁFA meghatározásánál a Fordított adóz. fajtát válasszuk ki. Annak feltétele, hogy ezt a lehetőséget válasszuk ki, a kiválasztott partner adószámának kötelezően szerepelnie kell a partner adatai között. Amíg ez nincs meg, nem tudunk fordítottan adózó tételt a számlára rögzíteni. A másik lényeges dolog, hogy a fordítottan adózó számlán csak ilyen adózású tétel szerepelhet, nem lehet rajta egyéb áfakulcsos tétel. Ezt a rendszer nem is engedi meg. Stornó és helyesbítő számla (a számlával egy tekintet alá eső okirat) A 2008-as törvényi változások érintették a stornó és helyesbítő számlákat is. A stornó számla helyett bevezették a számlával egy tekintet alá eső okirat elnevezést, de funkciójában ugyan az maradt, vagyis a hibásan kiállított OLDAL 7
számlát egy ugyan olyan tartalommal, de negatív értékkel készült számlával törlik. Az AHS CashMan rendszerben a stornózás folyamata a következő: - a számlázás ablakban, a számla szám melletti kereső gombbal (nagyító ikon) megkeressük a rossz tartalommal bíró számlát. Ha megvan, a bal oldalon alul található gombra kattintva felugrik egy ablak, amely információt ad a számla stornózás és korrekció módjáról. Ha igent mondunk, a stornó számla elkészül. Fontos, hogy ezt a műveletet a nyomtatással zárjuk, mert ha töröljük az így elkészített számlát, az eredeti számlát nem lehet újra stornózni. Ha azért volt szükséges a stornózás, mert a számlán szereplő gazdasági esemény nem jött létre vagy meghiúsult, a stornózás művelete itt véget ért. Ha a stornózás számla tartalmi vagy adat hiba miatt került stornózásra, szükséges egy javító számla elkészítésére. A múltban ez a számla volt a helyesbítő számla, de 2008 január 1 után egy sima számlával történik. Itt van egy kis ellentmondás, ami abból ered, hogy az ÁFA törvény előírja, hogy a számlát a teljesítést követő 15 napon belül ki kell állítani. Ez abban az esetben nem teljesülhet, ha például a stornózott számla és a teljesítés a múlt hónap elején történt. Erre is van megoldás. Ha a teljesítés és a kelt dátuma között az eltelt napok száma nagyobb mint 15 nap, a program figyelmeztet, ismerteti a lehetőségeket. Amennyiben azt választjuk, hogy igen, ez egy javító számla, akkor engedi a régebbi teljesítés dátumának megadását, de bekéri a javítandó számla számát és addig nem enged tovább, míg ezt meg nem adjuk. A javítandó számla számának megadása után, a javító számla elkészítése a normál számlával megegyező módon folyik tovább. Amennyiben a számlán sok tétel volt és a javítás nem az összes tételt érinti, illetve valamilyen hiba (pl. cím) miatt kellett stornózni a számlát, nem szükséges az összes tételt újra rögzíteni, mert van számla másolási lehetőség. A számlaszám melletti nagyítóval keressük meg a javítandó számlát, például 2008/00123, és ha megvan, a bal alsó sarokban található másolás ikonnak (két fehér lap) másoljuk le a számlát. Ha elkészült a másolat, csak a javítandó dolgokat kell módosítani, dátumokat megfelelően beállítani és más készen is van a számlánk. Deviza számla Az AHS CashMan számlázó és pénzügyi nyilvántartó rendszer alkalmas deviza számlák kiadására is. Mind a Lite, mind a Pro verzió. Ahhoz, hogy deviza számlát adhassunk ki, egy két feltételnek meg kell lennie. A legfontosabb, hogy a Törzsadatok/Deviza ablakban vegyük fel azt a devizát, OLDAL 8
amiben számlázni szeretnénk (EUR, USD, CHF, stb.) és adjuk meg az érvényes árfolyamot. Az árfolyam karbantartása folyamatosan szükséges, mert: - a törvény előírja, hogy deviza számlákon is megjelenjen a számla áfa tartalma forintban, az alkalmazott árfolyam. Ehhez szükséges, hogy a deviza adatok karban legyenek tartva, mindig legyen érvényes árfolyam. - Van lehetőség arra (Rendszer/Beállítások), hogy a deviza számla forint értéke is megjelenjen a számlán. Ehhez is szükséges az érvényes deviza árfolyam. - A számla készítésekor, MIELŐTT a tételeket rögzítenénk, a deviza kiválasztása. Idegen nyelvű deviza számla A deviza számlákat is a magyar törvények szerint kell kiállítanunk, függetlenül, hogy mely célországba készül a számla. A 2008-as változások némi könnyebbséget adtak abban a tekintetben, hogy már nem kötelező magyar nyelven kiadni a számlát, így lehet angol, német vagy bármilyen nyelven kiadni a számlát. Elméletben az AHS CashMan bármilyen nyelvű számla kiadására alkalmas. Azért elméletben, mert például arab (fordított írásirány) és orosz, kínai (speciális karakterek) nyelveken nem, de az európai nyelveken mindenképpen képes idegen nyelvű számlákat készíteni. Jelenleg német és angol nyelvű adatokkal van feltöltve a rendszer, de természetesen ezek módosíthatók. A nyelv beállítása: A Törzsadatok/Deviza nyelvek ablakban állíthatjuk be a kívánt nyelvet. A táblázat, tulajdonképpen egy szótár, ahol a számlán megjelenő szavak, kifejezések idegen nyelvű változatait adhatjuk meg. Módosíthatjuk a jelenleg beállított nyelveket vagy felvehetünk újabbakat (olasz, horvát, francia, stb.) Az idegen nyelvű deviza számla kiállításakor, a deviza kiválasztását követően a nyelv is kiválasztható. Azt, hogy a számlánkat idegen nyelven nyomtatjuk vagy magyarul, a nyomtatás ablakban dől el, mivel vannak esetek, amikor deviza számla magyar nyelven készül. Összefoglalva: OLDAL 9
1. Indítsuk el a számlázás 2. Válasszuk ki a devizát, melyeket a Törzsadatok/Devizák alatt vettünk fel 3. Válasszuk ki a nyelvet 4. Készítsük el a számlát a szokásos módon 5. Nyomtatásnál válasszuk az igent, az idegen nyelvhez. Automatikus számlázás Rendszerünket előszeretettel használják olyan cégek, vállalkozások, ahol a havi számlázás egy ismétlődő séma szerint működik, a partnerekkel fix összegű szerződésük van és így a számlázás folyamata egy automatikus számlázási művelettel könnyen megoldható. Ilyen cégek: könyvelő irodák, internet, kábeltévé szolgáltatók, karbantartás szolgáltatást nyújtó vállalkozások. Az automatikus szálázást két módon oldhatjuk meg: 1. Számlák alapján 2. Csoport alapon Mindkettő módszer célja, hogy a hónap vagy egyéb számlázási időszak végén a számlákat egy-két mozdulattal, automatikusan generálva hozzuk létre és nyomtassuk. 1. Az első fajta az egyszerűbb megoldás. Alkalmazása inkább kisebb számlaforgalomnál ad nagy segítséget. Az első számlát elkészítjük a z Adminisztráció/Számlázás ablakban a szerződésnek, megállapodásnak megfelelően, majd az ablak bal oldalán alul található Auto.sz kapcsolót bekapcsoljuk. Ezzel már meg is jelöltük a számlát az automatikus számlázáshoz. A következő alkalommal, mikor is számlázni szeretnénk, belépünk az Adminisztráció/Automatikus számlázás/automatikus számlázás ablakba és a rendszer már fel is kínálja azokat a számlákat, melyeket bejelöltünk. Be kell állítani a kelt és a teljesítés dátumát, ami az összes számlára érvényes lesz, illetve meg lehet adni egy megjegyzést, ami szintén rákerül az össze számlára (például: december). Ha csekkes a számlánk, akkor itt is bejelölhetjük, hogy csekkes számlát szeretnénk nyomtatni. Ha nem OLDAL 10
minden számlára szeretnénk elkészíteni az új számlákat, akkor egyszerűen vegyük ki a pipát a táblázatban. Ha mindennel megvagyunk, nyomjuk meg a nyomtatás gombot. Amikor feljön a nyomtatás ablak, a számlák már elkészültek. Ha a nyomtatás ablakban megnyomjuk a nyomtatást, akkor a számlák ki is nyomtatódnak. Ha kilépünk, akkor számlák nem kerülnek kinyomtatásra, nem is kapnak még sorszámot, de a számlázás ablakban még tudunk rajtuk módosítani, hozzáírni, törölni, amit a helyzet kíván és úgy nyomtatni, mint a kézzel készített számlákat. 2. A másik lehetőség, a csoport alapú automatikus számlázás. Ez kicsit bonyolultabb, de összetettebb feladatokra készült. Talán úgy lehetne a legjobban megközelíteni, hogy egy - egy csoport egy - egy szolgáltatás csomaggal azonos. Nézzünk egy példát: Van egy internet vagy bármilyen mást szolgáltató cég. A cég a szolgáltatásait csomagokban értékesíti, mint Alap csomag, Bővített csomag vagy Prémium csomag. A fantázianevek széles tárháza lehetséges, a lényeg az, hogy egy egy elnevezés mögött, ugyan az a tartalom van. A példánkban az Alap tartalmaz egy internet hozzáférést, a Bővített egy internet hozzáférést és egy e-mail címet, míg a prémium csomag az előző kettőn kívül még egy honlap elhelyezést is. A példában szereplő szolgáltatáscsomagokat az AHS CashMan rendszerben a következőképpen tudjuk automatizálni: a.törzsadatok/automatikus számlacsoportok ablakban létrehozzuk a csoportokat, a példánk szerint ide kerül be a három fantázianév: Alap, Bővített, Prémium. Ezzel a művelettel nevet adtunk a majdani csoportjainknak. b.az Adminisztráció/Automatikus számlázás/csoport alapú automatikus számlázásnál létrehozzuk magát a számlát. Az ablak nagyon hasonlít a normál számla készítő ablakunkhoz, azzal a különbséggel, hogy itt a partner helyett a csoportot kell kiválasztanunk, majd hozzárendelni a tételeket. c.a Partner karbantartás ablakban már csak annyi dolgunk van, hogy azoknál a partnereknél, ahol szeretnénk alkalmazni az automatikus számlázást, a csoportokat hozzá kell rendelni a jobb alsó részben található automatikus számlacsoporthoz. d.az utolsó lépés, hogy az automatikus számlákat elkészítsük. Ezt az Adminisztráció/Automatikus számlák generálása ablakban tehetjük meg. Az adott csoport kiválasztása után megkapjuk azon partnereink listáját, akik a kiválasztott csoporthoz vannak rendelve és a nyomtató gomb megnyomásával a számlák el is készülnek. Ha a nyomtatás ablakban nem nyomjuk meg ismét a nyomtató ikon, a számlák nem kerülnek nyomtatásra, nem kapnak számlaszámot, így még módosíthatók, hozzájuk lehet írni plusz tételeket, törölni, módosítani lehet. Mindezt a normál számlázás ablakban és onnan nyomtathatók a számlák, ha a kívánt módosítások elkészültek. OLDAL 11
Pénztár A pénztár funkció lehetőséget biztosít a pénztárfogalmunk nyilvántartására, pénztári elszámolásra. A pénztár funkciót az Adminisztráció/Pénztár ablakban találjuk meg. A pénztárba beérkezett és kiadott pénzmozgásokat rögzíthetünk. A pénztárba a tételeket rögzíthetjük kézzel, kiadási és bevételi pénztárbizonylat, illetve automatikusan. A kézi rögzítés a pénztár ablakban történik a jobb oldalon alul található gombokkal történik. A plusz jelű gombbal a bevételi, a mínusz jelű gombbal előhívható ablakokban történik. Itt adhatjuk meg a befizető vagy annak a nevét, aki a pénz kapja, a dátumot, az összeget, mellékletek számát, stb. A pénztár ablakban található lista mindig a dátumintervallumnak megfelelő pénztári mozgásokat mutatja. A kezdő dátum előtti összegzett pénzmozgás egyenlege adja a nyitó, míg az összes pénzmozgás egyenlege a záró egyenleget. Nyitó pénzkészletet az alábbi módon rögzíthetünk. El kell döntenünk, hogy a pénztárt mely dátumtól kívánjuk nyilvántartani. Ha ez a dátum, mondjuk 2008 január 1., akkor a nyitó pénzkészletet 2007 december 31. -ei dátummal kell rögzítenünk. A rendszer időszaki pénztárjelentést is készít az adott időintervallumra. A pénztárjelentés elkészítéséhez, állítsuk be az időintervallumot a kívánt időszakra (napi, heti, havi) és nyomjuk meg a pénztárjelentés gombot. A rendszer ekkor bekéri a címleteket. Addig nem tudunk továbblépni, míg ezt meg nem adtuk. Ha beírtuk, a rendszer el is készíti a pénztárjelentést. Ahhoz, hogy automatikusan kerüljenek be a pénztárba a tételek, a Rendszer/Beállítás ablakban, a működés fülön, be kell állítanunk, hogy a készpénzes számlák automatikusan kerüljenek be a pénztárba. Ha ezt megtettük, a kimenő és a beérkezett készpénzes számlák a nyomtatás illetve a rögzítés alkalmával bekerülnek a pénztári nyilvántartásba. Ha több OLDAL 12
pénztárunk van, akkor a rendszer megkérdezi, hogy melyik pénztárt h a s z n á l j a. A z e z e n a m ó d o n rö g z í tett tételekhez ta rtozó pénztárbizonylatokat a pénztár ablakból nyomtathatjuk ki. Számlakiegyenlítés H a a k i n t l é v ő s é g e k - ta rtozásokat k e z e l n i s z e re t n é n k, a bankszámlakivonatok alapján a beérkezett és kiadott számlákat az AHS rendszerben is ki kell egyenlíteni. A kiadott számlákat az Adminisztráció/Számlakiegyenlítés ablakban egyenlíthetjük ki, ha beérkezett a számlánkra a pénz. A beérkezett számlák kiegyenlítése az Adminisztráció/Beérkezett számlák kiegyenlítése ablakban egyenlíthetjük ki. A két ablak hasonlóan működik. A számlaszám mezőbe írjuk be a számla számát, amit ha megtalál, kiírja a partner nevét és az összeget. Lehetőség van arra, hogy a résztörlesztéseket is nyilvántartsuk. Ha részkiegyenlítés történt már, akkor ezek összegét is kiírja. Az összeg rovatban megadhatjuk, hogy mennyi pénz érkezett a számlánkra. Amennyiben az beérkezett összeg és az eddigi részkiegyenlítések egyenlőek a számla összegével, a számla kiegyenlítésre kerül, a kiegyenlítés dátumához bekerül a dátum és a számla kikerül a kintlévőségek és tartozások listából. Kintlévőségek - tartozások kezelése A szolgáltatás/értékesítés teljesítése - számlázás - fizetés folyamat, sajnálatos módon, nem mindig záródik le. Emiatt nagyon hasznos modul a Kintlévősége - Tartozások. Segítségével nyomon követhetjük kintlévőségeinket és tehetünk lépéseket, hogy a pénz beérkezzen a számlánkra. OLDAL 13
Az AHS CashMan rendszerben megtekinthetjük a jelenlegi helyzetet és visszamenőleg is megnézhetjük, adott dátumra, hogy akkor mennyi volt a kintlévőségünk és a tartozásunk. Ez utóbbit általában csak adatszolgáltatásra használjuk, a könyvelőknek, pénzügyi vezetőknek szükséges. A jelenlegi kintlévőségek - tartozások ablak, nem csak listázásra alkalmas. Az ablakban megjelennek a kintlévőségeink és tartozásaink. A táblázatban különböző színekkel, különböző időszakokat jelölve időrendi sorrendben vannak a tételek. Az időszakok: 1. Lejáratlan (kiadott, de a fizetési határidő még nem járt le) 2. Lejárt, de 30 nap alatti 3. 30-60 nap között lejárt 4. 60-90 nap között lejárt 5. 90-180 nap között lejárt 6. 180-360 nap között lejárt 7. és 360 nap felett lejárt tételek OLDAL 14
A listában szereplő tételeket időrendi és partner szerinti (név) sorrendbe rendezhetjük és az alábbiak szerint szűrhetjük, szűkíthetjük, attól függően, hogy mit szeretnénk vizsgálni. Ezek a szűrések kombinálhatók is. (Például adott partner 360 nap feletti tartozásait szeretnénk látni): 1. csak a kintlévőségek 2. csak a tartozások 3. mindkettő 4. adott partner 5. adott napnál régebbi 6. számla elválasztó Az esetleges szűrések beállítása után listázhatjuk a tételeket. Minden lista képernyőn is megtekinthető és nyomtatható is a szűrési beállításoknak megfelelően: 1. Időrend szerint. A számlák kiadásának sorrendjében, időszakok szerinti bontásban, összegzéssel 2. Partner szerint csoportosítva, partnerenként összegezve 3. Időrendi mátrix szerint, a partnerek tartozásai vízszintesen időszakonként összegezve jelennek meg Felszólító levelek A kintlévőségek kezelése során lehetőségünk van felszólítólevelek nyomtatására. A felszólító levelek nyomtatásához szükséges némi előkészület, nevezetesen a felszólító levelek elnevezését, szövegtartalmát meg kell határoznunk. OLDAL 15
A rendszer több szintű felszólító levél nyomtatását teszi lehetővé. Elméletben végtelen számú levél meghatározható, de a gyakorlatban 2-3 féle levelet szoktak alkalmazni. A leveleket a Törzsadatok/Felszólító levelek ablakban állíthatjuk be. Itt meghatározható: 1. A levél száma. Ez a szám a nyomtatási sorrendet határozza meg. Ha az ügyfél még nem kapott felszólító levelet, akkor az 1 számú levél kerül nyomtatásra, ha már kapott, akkor a következő sorszámú levél kerül nyomtatásra. Hogy melyik számláról melyik levél ment ki, a rendszer nyilvántartja. 2. A levél címe. A levél címe lehet Egyeztető levél, Felszólító levél, Fizetési felszólítás, Ügyvédi felszólítás, stb. Ez szabadon választható. A gyakorlat azt mutatja, hogy az első levél egy szelídebb hangvételű, míg a következő levelek, szigorúbb, jogszabályokra hivatkozó, hivatalosabb hangvételű levelek. 3. Bevezető. Itt a levél bevezetőjét adhatjuk meg. Például: Tisztelt ügyfelük! Pénzügyi nyilvántartásunk átvizsgálása után, megállapítottuk, hogy az alábbi számlák... A bevezető szöveget úgy fogalmazzuk meg, hogy a rendszer a bevezető szöveg után fogja nyomtatni a számlákat, összegeket, tehát ezekre hivatkozhatunk. 4. Záradék. Ide általában maga a felszólítás kerül, hogy Kérjük a fenti összeget bankszámlánkra 3 napon belül... és a köszönés, aláírás stb. Most, hogy megvannak a felszólító levelek sablonjai, térjünk vissza a kintlévőségek ablakba. A lista jobb oldalán a következő oszlopok vonatkoznak a felszólító levelekre: FL: az eddig kiadott levél száma, FL dátum: a levél kiadásának dátuma, és a végén egy kijelölési lehetőség. Ha kijelölünk egy számlát felszólítólevél nyomtatásra, akkor a nyomtatás során az egy partnerhez és egy felszólítólevélre tartozó tételeket a rendszer OLDAL 16
összeválogatja, összegzi, és kinyomtatja az éppen aktuális sablonra. A nyomtatás után bejegyzi a kinyomtatott levél számát és dátumát. A levelek számát befolyásolhatjuk. Ha például jobb viszonyba vagyunk az egyik partnerrel, akkor nem kell neki a szigorúbb hangvételű levelet nyomtatni. Ehhez elég, ha nyomtatás előtt átírjuk a kiadott levél számát. Például, ha eddig kiment az 1 számú levél és még egyszer ezt szeretnénk kinyomtatni, egyszerűen írjuk át az 1-est 0-ra. Ezután az 1. levelet fogja nyomtatni. A kintlévőségek és tartozások ablakban van lehetőségünk megjegyzéseket a tételekhez fűzni. Például, beírhatjuk, hogy megállapodtunk a vevővel, hogy mikor fizet, így nem kell neki felszólítólevelet küldeni. A másik lehetőség, ugyan ebben az ablakban, hogy ha a tételen belül a partner nevére kattintunk, a felugró ablakban a partner adatait láthatjuk, így tudunk neki e-mailt küldeni, telefonon beszélni vele, ha ezek az adatok rögzítve vannak. Késedelmi kamat Az AHS CashMan rendszerben a késedelmi kamat számítására és számlázására két lehetőségünk van: A számlakiegyenlítésekor A bankszámla kivonatok (papír vagy elektronikus) megérkezésekor láthatjuk, hogy a számlánkra beérkezett pénzek, mely számláink kiegyenlítésével érkezett. Ha a kintlévőségeinket és tartozásainkat kezelni szeretnénk, akkor a kiegyenlítéseket is vezetnünk kell, ki kell billenteni a kiegyenlített számlákat. A kiadott számlák esetében ezt az Adminisztráció/Számlakiegyenlítés ablakban tehetjük meg. Ahhoz, hogy a késedelmi kamatot számítsa a program, be kell kapcsolnunk a Rendszer/Beállítások ablakban a késedelmi kamat számítást. A másik, ami fontos, hogy a kamat számításhoz szükséges százalék kulcsot is adjuk meg. A számlakiegyenlítés ablakban válasszuk ki vagy írjuk be a kiegyenlítésre került számlát. Ha a számla késedelmesen lett kifizetve, felugrik egy ablak és közli ezt a tényt. Az ablak tartalmazza a késedelmi napokat és a késedelmi kamat összegét. Ekkor eldönthetjük, hogy a késedelmi kamat mértéke olyan-e, hogy érdemes kiszámláznunk. Ha igent mondunk, a késedelmi kamatról számla készül, amit a számlázás ablakban nyomtathatunk ki. A késedelmi kamat ablakban A késedelmi kamatszámítás használatához fel kell venni a kamatokat a Törzsadatok menü Jegybanki alapkamatok menüpontjában. A kamat mértékét, és a bevezetés napját a számlavezető banktól lehet megtudni. Ha visszamenőlegesen is szeretnénk a kamatot kiszámítani, akkor a rendszer OLDAL 17
csak akkor működik megfelelően, ha az összes időszakra megadjuk a kamatokat. A kamatszámítás a lejárt fizetési határidejű, de még nem kiegyenlített vagy késve kiegyenlített számlákat érinti. A késedelmi kamat mértéke, függ a késedelmes napok számától és az adott időszakban meghatározott kamatok mértékétől. A tényleges késedelmi kamat számítást az Adminisztráció menü Késedelmi kamat számítás menüpontjában lehet elvégezni. Az ablakban két lap található: 1. A számlák böngészése, ebben az ablakban lehetőség van bizonyos számlákat kivenni a késedelmi kamat számításból az összeg után található jelölőnégyzet bekapcsolásával. 2. Késedelmi kamat számítás lapon lehet elvégezni a késedelmi kamat számítást az összes partner számlájára vagy esetleg egy adott partner számláira. A kamatszámítás a kettős nyilat ábrázoló gombra kattintva indul. A számolás végeredménye látszik a rácsban, de lehetőség van a nyomtatására és Excel formátumú exportálására is. OLDAL 18
Készletkezelés Az AHS CashMan PRO verziója a pénzügyi nyilvántartás, számlázás mellett, alkalmas a készletek mozgásának követésére, készletnyilvántartásra. Az AHS CashMan LITE verzióban található összes funkció megtalálható a PRO verzióban, de sok művelettel kiegészül. Termékek A PRO verzióban a Törzsadatok/Termékek/Szolgáltatások ablak nagyobb, bővebb, több adatot és funkciót tartalmaz. De mielőtt megnézzük ezt az ablakot, a Rendszer/Beállítások ablakban be kell egy két dolgot állítanunk. Itt keressük meg az Árkategóriák fület. A rendszer 6 féle árat tud nyilvántartani és ezeket az árakat el is nevezhetjük. Például az első ár a Normál ár, a második lehet az Akciós vagy Nagyker ár, tetszés szerint. A rendszer alap helyzetben nettó árakkal dolgozik. Egy eset a kivétel. A kiskereskedelmi értékesítés (pultos) esetén bruttó árakat kell alkalmazni, ott nem szokás az ár + áfa. A példánkat folytatva, ha van Pultos értékesítés is a cégnél, a negyedik ár lehet a Bruttó ár, ami mellett kapcsoljuk be a Bruttó kapcsolót és adjuk meg, hogy melyik árat használja a Pultos modul (jobbra, alul). OLDAL 19
Amennyiben több féle árat szeretnénk használni, lehetőség van arra, hogy meghatározzuk, hogy melyik partner milyen áron kapja a terméket. Például, ha beállítjuk, hogy az Egyes K*. Normál áron kapja a termékeket, akkor számlázásnál ezt az árat foga automatikusan felajánlani, ha Nagyker áron, akkor azt. Természetesen a számlázás során ezt az automatizmus fellbírálhatjuk. Ha megvagyunk a beállításokkal, a terméktörzs ablakban rögzíthetjük a termékeket. Vtsz, vonalkód, termékszám, megnevezés, stb. adatokat adhatjuk meg, tetszés szerint. A következő mezőkre hívnám fel a figyelmet: - Készlet: Nem módosítható, a termékmozgások alapján számolja a rendszer. - Minimum készlet: - nulla vagy magasabb érték esetén, a Listák/Minimum készlet listában megjelenik a termék, ha a megadott értéknek megfelelő értékre vagy kisebb értékre süllyedt a készlet. - ha minus egyet (-1) adunk meg, a listában nem jelenik meg a termék - Brt egységár: Csak szövegmező, vonalkód nyomtatás estén használandó, a termék egységre (kg, liter, stb) kivetített árát kell beírni. A karton. A termék ablak bal alsó sarkában található a Karton gomb. A termékkarton tartalmazza a termékmozgásokat időrendben. A különböző mozgásokat különböző színekkel jelöltük. - Kék: Raktárra vételezés (számlával vagy szállítólevéllel) - Piros: Értékesítés számlával - Zöld: Bizományos értékesítés (elszámolások során ennek értéke lenullázódik, ha az adott bizományos kiszállítás teljesen elszámolásra került. - Szürke: Bizományos visszárú OLDAL 20