Dohányszoftver Készletnyilvántartó 1.1 Programleírás, használati útmutató NDN Zrt. által minősített készletnyilvántartó program Készítette: Valler Szabolcs Kispatak-2000 Kft. 1
Törvényi háttér A Nemzeti Dohánykereskedelmi Nonprofit Zrt. 2013.09.01-től kötelezővé tette a nemzeti dohányboltokban a számítógépes készletnyilvántartást. 2013.10.01-től szankcionálható, ha egy dohányüzlet nem vezet napra pontos készletnyilvántartást, illetve értékesítési és készlet adatait nem továbbítja minősített informatikai rendszer segítségével az NDN Zrt részére. A Dohányszoftver 1.1 verziója az NDN által minősített készletnyilvántartó program. Az NDN Zrt közzéteszi azt a cikktörzset, melyet kötelezően használni kell a dohányboltokban. A készletnyilvántartással kötelezően érintett termékek köre: (1. melléklet a 244/2013. (VI. 30.) Korm. rendelethez) A nyilvántartási és adatszolgáltatási kötelezettséggel érintett termékek köre: 1. a jövedéki adóról és a jövedéki termékek forgalmazásának különös szabályairól szóló 2003. évi CXXVII. törvény 96. -ában meghatározott a) cigaretta b) szivar c) szivarka d) finomra vágott fogyasztási dohány (cigarettadohány) e) egyéb fogyasztási dohány (pipadohány) f ) bármely olyan egyéb termék, amelyet dohányzás céljából gyártanak, még abban az esetben is, ha csupán részben tartalmaz akár géntechnológiával módosított formában, akár nem ilyen formában dohányt 2. a dohánytermékek előállításáról, forgalomba hozataláról és ellenőrzéséről, a kombinált figyelmeztetésekről, valamint az egészségvédelmi bírság alkalmazásának részletes szabályairól szóló 39/2013. (II. 14.) Korm. rendeletben meghatározott a) cigarettapapír, akár cigarettapapír-lap, akár cigarettapapír-hüvely formájában hozzák azt forgalomba, b) füstszűrő Az interneten közzétett cikktörzset a Dohányszoftver minden nap, a program első elindításakor automatikusan letölti, aktualizálja. A fentebb felsorolt terméktípusok közül Ön csak olyat értékesíthet a dohányüzletben, melyet az NDN cikktörzse tartalmaz. Egyéb, törvényben meghatározott termékeket (újság, üdítő, szeszes ital, kávé, stb) természetesen forgalmazhat, és a programba új termékként rögzítheti az adatait. Amennyiben Önnek olyan fent felsorolt dohányterméke (kiegészítő terméke) van, melyet a program nem kezel, vagy nem ismer fel, nem ismeri az árát, vagy 2
vonalkódját, akkor Ön nem értékesítheti azt. Kérjük, ha ilyen termékkel, vagy árral találkozik, akkor a termék nevét, típusát, vonalkódját, jövedéki termék esetén árát küldje el email címünkre, mi pedig továbbítjuk az NDN Zrt felé. A hatályos rendeleteknek, és az NDN Zrt által adott információknak megfelelően a program az Ön értékesítési adatait, bevételezéseit, napi nyitókészlet adatait rendszeres időközönként, interneten továbbítja az NDN részére. Ön feladata, hogy megbízható, folyamatos internet kapcsolatot biztosítson a számítógépen, ahol a Dohányszoftver fut. A le és feltöltött adatok mennyisége egy nap alatt hozzávetőlegesen 2-4 Megabyte. A program telepítése A program első telepítését központilag, távoli eléréssel végezzük el az Ön számítógépén. A telepítés kb 30 percet vesz igénybe. Telepítés után a program letölti az NDN cikktörzsét, és Ön nyitó leltárral kell hogy rögzítse az induló készletet a programba. Gyors használati útmutató A program alkalmas a törvényekben, rendeletekben leírt dohánybolti készletnyilvántartásra. Bármilyen (a törvényeknek megfelelő) pénztárgépet használhat hozzá, mivel a pénztárgép és a készletnyilvántartó egymástól függetlenül működik. Micra Jota M pénztárgéppel képese együttműködni, azaz egyszerre nyomtatja a nyugtát, és kezeli a készletet, nem kell külön kezelni a pénztárgépet, és a számítógépet. Várhatóan Euro Flexy 150 pénztárgéppel is megoldható lesz az együttműködés. Rendszerigénye minimális, bármilyen ma kapható használt, vagy új számítógépen futtatható (minimum 256 Mb RAM, 100Mb Hdd, Windows XP vagy újabb operációs rendszer). Az egyes kimutatásokat, nyomtatásokat PDF, XLS, vagy TXT formában is lekérhetjük, így akár papírmentes irodát is létrehozhatunk. 3
Törzsadatok -> Áru törzsadatok Ebben a menüpontban van lehetőség a készletnyilvántartásban szereplő termékek adatainak megadására. Azon termékeket adatait, melyeket az NDN tesz közzé, Ön nem módosíthatja. Az NDN-en kívüli termékekhez vonalkódokat, vagy fix áras vonalkódokat rögzíthetünk. A kiválasztott termékre aktuális forgalmi és készletadatokat láthatunk, illetve rendelési javaslatot ad a program a fogyás alapján. Többféle módon szűrhetünk a termékek között, láthatjuk a korábbi készleteket, eladásokat, beszerzéseket. A4-es papírra árcímkét, vagy vonalkód címkét is készíthetünk a programmal. A címke mérete az A4-es méretű, 48.5*25.4 mm osztású etikett papírra lett optimalizálva. Lehetőség van 63*37, illetve 70*37 mm fekvő címke nyomtatására. Törzsadatok -> Szállító törzsadatok A szállító partnerek adatait rendszerezhetjük. 4
Értékesítés Az értékesítés menete nagyon egyszerű: 2000 fő alatti településen, elkülönített helyen működő dohánybolt esetén akár meglévő pénztárgépét is használhatja (természetesen a törvényi feltételeknek meg kell felelnie,). Önálló dohányboltba külön pénztárgép szükséges. Használja pénztárgépét úgy, mint eddig, csak előtte mutassa meg a vonalkód leolvasónak az eladni kívánt terméket. A program ÁFA gyűjtőnként összesíti az eladott termékeket, így több tétel vásárlása esetén ellenőrizhető a program által mutatott és a pénztárgépbe ütött összeg. Előfordulhat, hogy az NDN Zrt egy vonalkódot több termékhez rögzített, vagy, egy termék egyszerre több fogyasztói áron fut. Ezekben az esetekben a program választási lehetőséget kínál fel. A program Micra Jota M pénztárgéppel kées az együttműködésre, a vonalkód leolvasása után azonnal nyomtatja a nyugtát, és kezeli a készletet egy lépésben. 5
Áru beszerzés A készletnyilvántartások alapja az, hogy a készletek minden nemű változását a számítógépen vezetni kell. Legfontosabb mozgások az áru beérkezése (bevételezés), és az áru eladása (értékesítés). A számlán, vagy szállítólevélen beérkezett árut be kell vételezni. Ez a programban két lépcsőben történik, lehetőség van ún. félkész bizonylatok rögzítésére, azaz egy számlát, szállítólevelet bármikor félbehagyhatunk, folytathatunk. Más jellegű készletmozgások (selejtezés, áru cserélődés stb) is itt vezetendők. Véglegesítéskor tárolja a program a készletváltozást. A mozgásnemek nevét, típusát az NDN Zrt adja. A véglegesített bizonylatokat a Törzsadatok -> Bizonylatok menüpontban érhetjük el. NDN -> Adatok letöltése, Adatok feltöltése A Nemzeti Dohánykereskedelmi Nonprofit Zrt felé rendszeresen adatokat kell küldeni a forgalomról és készletről. Az adat le és feltöltés normál üzletmenet esetén automatikus, azaz Önnek ezeket a menüpontokat nem szükséges külön elindítania. - Minden nap, program első elindításakor adatletöltést hajt végre. A letöltött adatok aktualizálása kb 2-3 percig tart. - Nap folyamán átlagosan 30 percenként, vagy 100 tételnyi eladás után rögtön adat feltöltés, ez szinte észrevétlen, 2-3 másodperc alatt megtörténik. Kimutatások ->Eladás összesítő 6
A termékek kiválasztott csoportjára, megadott időszakra összesítőket kérhetünk le az eladásról. Kimutatások ->Beszerzés összesítő A termékek kiválasztott csoportjára, megadott időszakra összesítőket kérhetünk le a bevételezésekről, és egyék készletváltozásokról, ami nem eladás. Kimutatások ->Időszaki forgalom Könyvelői szemléletű forgalom lekérdezés, a megadott időszakra, ÁFA kimutatással. 7
Részletes használati útmutató A program elindítása A telepített program a Windows Start menü Programok Dohányszoftver NDN menüből indítható, vagy az asztalon található parancsikonnal. Indítás után a következő képernyő fogad: Amennyiben több felhasználót, vagy jelszót állítottunk be, akkor a programba előbb be kell jelentkezni felhasználó névvel, és jelszóval. Törzsadatok A készlet kezeléséhez szükséges alapadatokat adhatjuk meg. Ezek a következők: Áru törzsadatok, a nyilvántartandó termékek adatai Szállító törzsadatok, a szállító partnerek adatai Áru csoportok, a termékeinket ezekbe a csoportokba rendezhetjük Bizonylatok, a készletre vételezések adatai. Nézzük sorban. 8
Törzsadatok -> Áru törzsadatok A Bal oldalon található maga a cikktörzs a termékek adataival, jobb oldalon pedig a kiválasztott termék egyes részletes adatai, tulajdonságai. A rendszerben a következő termékadatok rögzíthetők: - Termék megnevezése - Nettó beszerzési ár, Fogyasztói ár - ÁFA százalék - Mennyiségi egység - Természetes egység, egység szorzó (pl 100g csokoládé esetében a természetes egység 0.1 KG; egy 19 szálas cigarettánál 1 Szál) - Kartonozás - Szállító neve - Áru csoport neve - Vámtarifa száma - Jövedéki besorolása - Csatolt cikk (pl üveges bor eladása esetén egy db boros palackot is eladunk) Új termék felvitele. Ezzel az ikonnal mindig új terméket, új adatot lehet felvinni a rendszerbe Kijelölt termék adatainak szerkesztése, javítása. Általában a programban ezzel az ikonnal történik az egyes adatok utólagos javítása. A termékeket tartalmazó táblában dupla kattintással, vagy Enterrel is szerkeszthetjük a termék adatokat. Kijelölt termék törlése. Termék akkor törölhető, ha nincs készleten, és nincs bevételezés alatt. Törölt terméket vissza lehet állítani, illetve egyes 9
kimutatásokban a termék továbbra is megjelenik (pl eladás összesítőben) Nyomtatás. A programból általában XLS, PDF, TXT formátumba lehet az egyes listákat exportálni. Ezeken kívül lehetőség van Nyomtatási képet kérni, vagy azonnali nyomtatást kérni. Egy felugró ablakban kell a nyomtatási célt kiválasztani. Nagyobb betűméret, különböző felbontású monitorokon különböző méretű szöveg olvasható. Kisebb betűméret Kilépés, az adott ablak elhagyása. FONTOS! Az NDN-től kapott termékeknél csak az alábbi adatok módosíthatók: - nettó beszerzési ár - természetes egység, egység mennyiség, melyek az árcímkén kerülnek feltüntetésre. Az egységes cikktörzs érdekében az NDN Zrt nem engedi az általa felvitt termékek adatainak módosítását. Az NDN Zrt az azonos vonalkódú, de eltérő fogyasztói árú dohánytermékek nyilvántartását cikktörzsében kétféleképpen oldotta meg: - egyes gyártóknál egy vonalkód több külön termékhez tartozik, a külön termékeknek csak a fogyasztói ára más - más gyártóknál egy termékhez több fogyasztói árat rendeltek. A program termékre, és azon belül fogyasztói árra lebontva tárolja a készletet. Értékesítéskor, bevételezéskor, leltározáskor pontosítani kell, hogy melyik fogyasztói áras termék vonalkódját olvasta le. Az áru törzsben, a termék adatok fülön megjelenik a fogyasztói árankénti készlet. Műveletek a cikktörzzsel: Ha a kurzor a cikktörzs listában áll, lehetőségünk van ABC szerinti terméknév keresésre (egyszerűen gépeljük be a keresendő nevet), vagy, vonalkód olvasóval leolvasva a terméket, szintén rákeres a program a leolvasott vonalkódra. A kiválasztott termékhez felvitt vonalkódok a jobb alsó sarokban találhatók, itt a megfelelő ikonok segítségével van lehetőség új vonalkód felvitelére, módosítására, törlésére, vagy vonalkód felvételére a nyomtatási listára. 10
A ikonnal generálhatunk véletlenszerű vonalkódot a termékhez, ezzel alkalmassá téve az egyébként vonalkóddal nem rendelkező terméket vonalkódos árusításra. A szorzó jelentése az, hogy ennek a vonalkódnak a beolvasása hány db terméket jelent. Tipikusan a kartonos vonalkódok szorzója 10, 12 stb, ahány termék van egy kartonban. Eladáskor kartonos vonalkódot leolvasva a program automatikusan szorozza az eladott mennyiséget. A fix ár mezőbe a termék fix árát írhatjuk. NDN termék esetében nincs igazán jelentősége, hiszen úgyis csak az NDN által adott árakból lehet és kell eladáskor kiválasztani a megfelelőt. Saját egyéb termékeknél pedig ritka az, hogy egy terméknek különböző vonalkódon különböző ára legyen. NDN által rögzített vonalkódot módosítani nem lehet. 11
Áru forgalmi adatok fül Gyors áttekintéssel láthatjuk a termék heti, havi és éves fogyását, beszerzését, eladási árrését. A 30 napos fogyást átlagul véve a program kiszámítja, hogy az aktuális készlet hány napra elegendő, illetve adott napnyi készlethez szükséges rendelési mennyiségre is tesz javaslatot. A Listába gombbal az aktuálisan cikktörzsben lévő(leszűrt) termékek mindegyikére kérhetünk rendelési javaslatot, pl ha egy szállítónak akarunk rendelést leadni. Láthatjuk, kinyomtathatjuk az elmúlt időszak tételes fogyását, és beszerzéseit. 12
Készletszintek fül A program minden nap tárolja a napi zárókészletet a teljes cikktörzsre. Ebből, a beszerzési és eladási adatokból látványos grafikont készít a program a napi készletekről, egyszerűen áttekinthető, hogyan változott a megadott időszakban a termék készlete. A grafikont a más programban való felhasználásra. gombbal BMP képformátumba exportálhatjuk, 13
Szűrés fül A bal oldali listában csak a szűrési feltételeknek megfelelő termékeke jelenjenek meg. Szűrhetünk - áru csoportra - szállítóra - megnevezés részletre - készletértékre - forgalmi értékre - törölt termékekre A gombbal törölhetjük a szűrési feltételeket, a -val pedig indíthatjuk a szűrést. Például, ha egy szállító partner érkezik, és megrendelést ír össze, célszerű, hogy csak az ő termékei legyenek a listában. 14
Árcímke fül A kiválasztott termékekre árcímke nyomtatást kérhetünk. Automatikusan bekerülnek ide termékek, ha változik a fogyasztói áruk, vagy újként felvitt termékek. Kézzel úgy vehetünk fel a listára termékeket, hogy megnyitjuk ezt a fület, és a bal oldalon kiválasztjuk Enter-rel a termékeket. Vonalkódokat is felvehetünk nyomtatásra, az Áru adatok fül alján, a vonalkód táblázat mellett található gombbal. Árcímkék nyomtatásakor az alábbi nyomtatási képet kapjuk: Egy darab címke 25.4 mm magas, 48.5 mm széles. A4-es méretű, ilyen osztású ragasztós etikett címke vásárolható papírboltban, illetve irodaszeres üzletben. Ha sima A4-es papírra nyomtatunk vele, akkor ollóval ki kell vágni a címkéket a + jelek mentén. Fogyasztói ár változtatásakor, akár itt, akár bevételezéskor kezdeményeztük az árváltoztatást, automatikusan felveszi a program a listára az új fogyasztói áras címkét. 15
Törzsadatok -> Szállító törzsadatok A beszállító partnerek alapadatait adhatjuk meg: név, cím, adószám, bankszámlaszám, egyéb megjegyzés. A szállító rövidítése jelenik meg a program által nyomtatott listákban. A dohánytermékek beszállítóinak nevét az NDN Zrt központilag adja meg, ezt Ön nem módosíthatja. A címét, és egyéb adatait töltheti csak ki. Az alsó ikonok segítségével lehet új szállítót felvinni, vagy meglévő adatait módosítani. Szállítót csak akkor lehet törölni, ha egyetlen áruhoz sincs ő szállítóként beállítva. A szállító valamely adatán dupla kattintással, vagy Enter billentyűvel is lehet módosítani. A "Saját üzlet" nevű szállítót a program automatikusan rögzíti, a nem külső partnerhez kötött készletváltozások során használja. 16
Törzsadatok -> Csoportok A termékek csoport besorolását az NDN Zrt végzi. Az NDN cikktörzs termékei ezekbe a csoportokba sorolódnak be automatikusan. Az Ön által egyedileg, külön felvitt termékeket az "Egyéb, máshova nem sorolható" csoportba teszi a rendszer automatikusan. Egy termék egy csoportba sorolható. A fix áras csoportba tartozó termékek árát a rendszerben Ön nem módosíthatja. 17
Törzsadatok -> Bizonylatok listája Az értékesítésen kívüli árumozgások felvitt bizonylatait láthatjuk. Ezek a következők: - Áru bevételezések szállítótól - Visszáru szállítónak - Selejtezés, leltár, egyéb belső készletmozgások A fenti táblázatban az egyes bizonylatok főbb adatait, az alsóban a kiválasztott bizonylat tételeit láthatjuk. A felső sorban, a beállításoknál megadhatjuk a következőket: - Rögzítés, teljesítés, vagy fizetési határidőre időszakot adhatunk meg, csak az ebbe tartozó bizonylatok jelennek meg - Lista sorrendjét változtathatjuk (sorszám, teljesítés, fizetési határidő, fizetés napja, szállító neve) - Az aktuális listáról gyors összesítés látható, mennyi a megjelenített bizonylatok összértéke, ebből mennyi a fizetési dátummal rendelkező, illetve nem rendelkező bizonylatok értéke, valamint mennyi a lejárt fizetési határidejű számlák összege. Ezeknek az adatoknak elsősorban szállító partnertől kapott áru esetében, átutalásos számláknál van értelme. Ha kifizetetlen számlán áll a kurzor, a jobb felső sarokban megjelenik egy Fizetés gomb, mellyel az adott bizonylat kifizetését rögzíthetjük. A bizonylat listát kinyomtathatjuk, a kijelölt bizonylatot másolatban nyomtathatjuk. Lehetőség van a bizonylat teljes stornózására. Ha utólagos ellenőrzésnél hibát tárunk fel, új, módosító bizonylatot kell készítenünk, a már véglegesített bizonylat tételeit nem lehet módosítani. 18
Értékesítés Az Értékesítés menüponttal valósítjuk meg a dohánytermék eladását, kivezetését a raktárkészletről. Értékesítés menete a következő: 1. A vevő kéri a terméket 2. A termék vonalkódját leolvastatjuk a vonalkód leolvasóval az Értékesítés menüpontban 3. Amennyiben a vonalkód többféle fogyasztói áras terméket azonosít (és többfélén van készlet), a program választási lehetőséget kínál, melyik áras termékről van szó. Beállítható, hogy csak a készlettel rendelkezőket hozza ki, illetve automatikusan a legutolsó értékesítés szerinti fogyasztói árra ugrik. 4. Beütjük a pénztárgépbe a vásárlás összegét. Vásárlás végén ellenőrizzük a pénztárgép által kijelzett végösszeget a monitor bal alsó sarkában lévő összeggel. 19
ABC szerint is lehetőségünk van terméket keresni (hibás, olvashatatlan vonalkód esetén pl), ehhez üssük le a termék kezdőbetűjét, ekkor a program átugrik a cikktörzsre, ahonnan Enter billentyűvel választhatunk. Mennyiségi szorzó megadása: 3 db termék eladásához írjuk be a jobb alsó ablakba: 3 * vagy 3 x három csillag, illetőleg csillag billentyű helyett az X (iksz) is működik. Szorzás törléséhez üssünk simán csak egy *-ot, vagy egy ESC-et. Lehetőség van egyedi ár beállítására, ehhez írjuk be az egyedi árat, majd nyomjuk le az F1 billentyűt. A következő eladandó terméket a beállított fix áron értékesíti a program. NDN termék esetén csak NDN által megszabott árakat enged felvinni a program. Ha rögzítettük az összes tétel, üssünk egy entert. A program megkérdezi, hogy befejezi-e a nyugtát. Beállítástól függően a program megjelenít egy készpénz visszajárót kiszámító, segítő ablakot. Újabb Enter hatására véglegesíti a nyugtát, levonja a készletet, és új, üres nyugtát kezd. Téves tételeket a kiválasztott soron a Törlés gombra kattintva lehet eltávolítani. Ha negatív mennyiséget adunk meg szorzóként (pl - 5 * (mínusz öt csillag)), akkor a program vevői visszáruként kezeli az adott tételt. A termékek készletnyilvántartásból való kivezetése után, minden esetben a pénztárgépbe is külön be kell ütni a vásárolt termékeket. Micra Jota M pénztárgép esetén, amennyiben összeköti a pénztárgépet a számítógéppel, nem lesz szükséges külön kézzel bevinni a tételeket a pénztárgépbe, mert a számítógép automatikusan ki fogja küldeni, ezzel jelentősen gyorsítja, pontosítja a munkát. Amennyiben Ön kizárólag dohánytermék értékesítésére használja a pénztárgépét, és szeretné megvalósítani a számítógép és pénztárgép összekötést, válassza ezt a pénztárgépet. Az összekötés várhatóan az Euro Flexy 150 pénztárgéppel is megoldható lesz, jelenleg a gyártó a NAV engedélyére vár. 20
Áru beszerzés Az értékesítésen kívüli áru mozgások könyvelésére szolgál, legfontosabb az áru beszerzés, illetve egyéb készletmozgások. A program lehetőséget biztosít a bizonylat félbehagyására, folytatására. A félbehagyott bizonylatokat látjuk a fenti táblázatban, az alsóban a kiválasztott bizonylat tételeit. A gombbal véglegesíthetjük a bizonylatot, a ikonnal szerkeszthetjük a bizonylat tételeit. Rontott bizonylatot törölhetünk a gombbal, illetve félkész bizonylatot kinyomtathatunk bizonylat nyomtatását. gombbal. Véglegesítéskor szintén kérhetjük a Az NDN Zrt számos különféle mozgásnemet definiált, melyekre a valós életben előforduló összes készletváltozást rögzíthetjük. Ilyenek például a selejtezés, belső készletkeveredések helyretétele, leltározás elszámoló bizonylata, saját felhasználás, egyéb készlet növekedések és csökkenések. 21
Új bizonylat rögzítéséhez a bal alsó ablakot kell kitölteni. Partnertől kapott áru esetén van lehetőség a partner, és a fizetési határidő választására is. Az Új bizonylat gombra kattintva megjelenik a tételfelvitel ablak, ahol a bizonylat tételeit rögzíthetjük. Az alsó táblában a cikktörzs, a felsőben a már rögzített tételek láthatók. Adjuk meg a termék nevét ABC szerint (vagy vonalkódját a leolvasó segítségével), az alsó ablakban a kiválasztott termékre ugrik a program. ABC keresés esetén pontosítás után Enterrel választjuk ki a terméket az alsó táblázatból. Adjuk meg a számla vagy szállítólevél szerinti beszerzési árát, és kívánt fogyasztói árát. Ha az ÚJ törzsár pipát betesszük, akkor a program bevételezés lezárásakor átírja az áru fogyasztói árát az itt megadottra. Ha nem tesszük be a pipát, akkor nem írja át. Ha van még a régi áras termékből készleten, akkor ne változtassunk most árat, azaz ne tegyük be a pipát, előbb futtassuk ki a régi áras készletet, utána kézzel a törzsadatokban rögzítsük az új árat. Adjuk meg a bevételezendő mennyiséget. Mindig pozitív mennyiséget kell megadni, a mozgásnem iránya dönti el, hogy ez csökkenteni, vagy növelni fogja a készletet. Lehetőség van negatív mennyiség megadására is, pl hibás bizonylat javításakor. Ezen az ablakon is lehetőségünk van új termék felvitelére, vagy termék adatok módosítására. Erre szolgál a és gomb. Ha a program számára ismeretlen vonalkódot olvasunk be, azt jelzi. Ezután kézzel válasszuk ki a helyes terméket, amihez a vonalkód is tartozik, a program megkérdezi, hogy rögzítse-e az előzőleg ismeretlen vonalkódot a kiválasztott termékhez. Amennyiben a törvényben meghatározott termékcsoportokba eső ismeretlen termék van Önnél, meg kell várnia, amíg az NDN Zrt rögzíti azt központilag a cikktörzsbe. Addig nem adhatja el, nem vételezheti be. 22
Kimutatások -> Adatközlések A programban az adatküldés és fogadás automatikus. - Adatok letöltése minden nap, a program első bekapcsolásakor - Adatok feltöltése az NDN által dinamikusan meghatározott ütemezés szerint. A reggeli adatletöltés után kb 2-3 percet vesz igénybe az adatok frissítése. Dolgozunk rajta, hogy gyorsabbá tegyük ezt. Az adatküldéshez és fogadáshoz internet kapcsolat szükséges. A le illetve feltöltött adatmennyiség egy nap alatt hozzávetőlegesen 2-4 Mb. 23
Kimutatások -> Eladás összesítő A program az eladásokról egyszerű összesítőket, grafikonokat képes készíteni. Ebben a menüpontban tudjuk lekérdezni adott időszakra az értékesítési adatainkat. Adjuk meg az időszakot, válasszuk ki, hogy mely áru csoportokba tartozó termékek, illetve mely szállítótól érkező termékek érdekesek. Majd adjuk meg a lista bontását: - Ha termékenként kérjük, minden eredmény sor egy terméket tartalmaz, a termék adott időszaki összes eladott mennyisége és értéke szerepel benne. - Ha csoportonként kérjük, akkor csoportonként összesítve kapjuk az adott csoportba tartozó összes eladás mennyiséget és értéket - Szállítónként bontva, azt hasonlíthatjuk össze, hogy mely szállítótól mekkora értékben forgalmazunk termékeket. - Havi bontásban a havi összforgalmunkat tekinthetjük meg, akár grafikonon is megjeleníthetjük az eredményt a gombra kattintással. - Napi bontás esetén a napi összforgalom jeleníthető meg, grafikonon is - Óránkénti bontás esetén a hét napjaira lebontott (oszlopok) és a nap óráira felosztott (sorok) táblázatot kapunk. Ebből egyszerűen áttekinthetjük, mikor, mely napokon van a legnagyobb forgalom, délelőtt vagy délután, akár nyitva tartást, kiszolgálói létszámot is megállapíthatunk az adatok függvényében - Tételes bontás esetén minden egyes eladott tétel a megadott időszakban külön-külön soron jelenik meg, további feldolgozás céljából. - Havi trend kiválasztása esetén a megadott időszakban havonta látható a szállítónkénti eladás értéke, ezzel egyszerűen összehasonlíthatók az egyes szállítók, követhetők a forgalom változások. 24
Kimutatások -> Beszerzés összesítő Hasonló az eladás összesítőhöz, de itt a beszerzés jellegű mennyiségi és értékbeni összesítéseket lehet lekérni, időszakra, áru csoportra, szállítóra, vagy mozgásnemre bontva. - Termékek szerinti bontásban a termék neve és beszállítója szerinti csoportosítás készül - Csoportok szerinti bontásban az aktuális áru csoport besorolások alapján, egy csoportba tartozó termékeket összesít - Szállító szerinti bontásban a beszállítás könyvelésekor kiválasztott szállító szerint csoportosít - Mozgásnem szerinti bontáskor a bevételezés mozgásneme szerint csoportosít - Havi bontás esetén egy hónap beszerzett mennyiségét, értékét egy sorban jelenítni meg. 25
Kimutatások -> Időszaki forgalom A beszerzés és eladás összesítő jobban áruforgalmi jellegű, azonban egy könyvelőnek más adatokra is szüksége van. Ezt tartalmazza az Időszaki forgalom menüpont. Adjuk meg az időszak első és utolsó napját. A program a következő adatokat szolgáltatja: Nyitókészlet a kezdő napon, ez az amiből indulunk (nettó beszerzési értéken, és fogyasztói értéken vett). Készlet értéket növelő tételeink: - Elsősorban áru bevételezés - Egyéb mozgásnemekből is következhet készlet növekedés, többlet, stb Készlet értéket csökkentő tételeink: - Elsősorban az értékesítés - Szállítói visszáru - Hiány, stb Árváltozás hatása: Ha egy terméknek a beszerzési vagy fogyasztói ára változik, ez hatással van a készlet összértékére is. Értékesítés Az értékesítés vevőknek, és a vevői visszáru jelenik meg. A lista végén az időszak végi zárókészlet érték látható. 26
27
Kimutatások -> Napi zárókészletek Adott időszaki napi záró készletünket tekinthetjük meg. A grafikon alapján trendeket, szabályokat állapíthatunk meg, vagy döntéseket hozhatunk (folyamatosan emelkedik a készlet, minimalizáljuk a rendeléseket, tekintsük át a nem mozgó termékeket stb). Az eredmény számszerűen, és grafikonon is megjelenik. A Zárókészlet tételesen fülön a kijelölt napi zárókészlet tételei olvashatók, illetve nyomtathatók. 28
Segédprogramok -> Leltár -> Új leltár kezdése A leltározás a bolt alapvető elszámoltatási módszere. A dohányboltok jellemzően kis darabszámú, de nagyon értékes termékekkel dolgoznak, ezért a leltározás kiemelt fontosságú. Javasoljuk akár a heti rendszeres leltár elszámoltatást. Leltározás folyamata a következő: 1. Megnyitjuk az új leltárt az Új leltár kezdése menüponttal. Csak akkor kezdhetünk új leltárt, ha nincsenek félbehagyott, azaz könyvelésre váró félkész bizonylataink. 2. Vigyük fel a leltár adatokat, azaz számoljuk meg a készletet. Ebben a Leltár adatok felvitele menüpont van segítségünkre. A cikktörzs jelenik meg (nyomtathatunk üres leltárívet papírra, ha az kényelmesebb), a végleges leltáradatokat a Leltár oszlopba kell rögzíteni. - Enter nagy "+" gombbal hozzáadhatunk a leltárhoz mennyiséget - - gombbal levonhatunk mennyiséget - Vonalkód leolvasóval leolvasva a termék kódját, rálép a megfelelőre - ABC szerint is kereshetünk 29
A felvett leltárt szükség esetén ki is nyomtathatjuk. Ezzel lezárult a leltár felvételi szakasza. 3. Leltár összevetése az aktuális készlettel Eben a menüpontban a program mutatja a gép szerinti készletet is, és a leltározott készlet gépi készlettől való eltérését is. Szükség esetén számoljuk meg újra a valós készletet, és korrigáljuk a felvett leltárt. A leltár aktuális állásáról, hiányról, többletről a Leltár eredménye gombbal kérhetünk tájékoztatást. A leltár eredményét, a hiányzó és többletként jelentkező termékek listáját az Eredmény nyomtatása gombbal kérhetjük. Ezzel lezárult a leltár ellenőrzése, a leltár eredményének megállapítása. 4. Leltár lezárása A Leltár menü utolsó pontja zárja le a leltárt. A leltár lezárása során a program automatikusan elkönyveli a hiányokat, többleteket, és a gépi készletet a leltári készlethez igazítja, a hiányról és többletről külön bizonylatot készít. A leltár ezzel a menüponttal fejeződik be. Segédprogramok -> Felhasználók A programot kezelő kollégák adatait, jogosultságait adhatjuk itt meg. Szabályozhatjuk, hogy ki milyen adatokat, menüpontokat láthat, milyen műveleteket végezhet a programmal. 30
A felhasználók jogosultságát a jobb oldali táblázatban láthatjuk, illetve módosíthatjuk egérrel kattintással, fenti ikonnal. A program a felhasználókat (bejelentkezés után) csak abba a menüpontba engedi be, ahova jogosultság szerint beléphetnek. Segédprogramok -> Mozgásnemek 31
A programban az NDN Zrt által megadott mozgásnemeket listázhatjuk ki. A neveket, beállításokat módosítani nem lehet. Segédprogramok -> Naplózás A program minden adatváltozással járó eseményt napló, felhasználóhoz, és időponthoz rögzít. Tárolja hogy milyen adat miről és mire módosult. Ebben a menüpontban a naplózás eseményei kérhetők le. Szűrhetünk felhasználóra, eseményre, és időszakra, esetleg konkrét adatra is. 32
Segédprogramok -> Cégadatok A cégadatainkat, és üzlet adatait adhatjuk meg. Ez szerepel a program által nyomtatott bizonylatok tetején fejlécként. Fontos funkciója ennek az ablaknak, hogy a megvásárolt programot itt lehet élesíteni. Kérjük keressen bizalommal a +3630-498-1153 számon. Az élesítéshez (mint ahogy a program letöltéshez is) működő internet kapcsolatra van szükség. Az élesítéshez szükséges jelszót ebben az ablakban kell megadni, az Élesítés ikonra kattintással. Élesítéshez internet kapcsolatra van szükség. Kérjük, hogy a kód beírása előtt győződjön meg arról, hogy számítógépén él az internet kapcsolat. 33
Segédprogramok -> Szerviz Segédprogramok -> Szerviz -> Frissítések Élő internetkapcsolat esetén a program frissítéseket ezzel a menüponttal lehet letölteni. A frissítés feltétele a követési díj fizetése. A menüpontra kattintással a program letölti az új frissítést, és automatikusan kilép. A frissítés befejezéséhez indítsuk újra a programot. Segédprogramok -> Szerviz -> Adatbázis mentése A program adatbázisáról rendszeresen kell adatmentést készíteni. Célszerű egy pendrive-ra, vagy külső merevlemezre. A számítógép összeomlása, merevlemez meghibásodása esetén a bolti adatok csak ebből a mentett adatbázisból állíthatók vissza. Segédprogramok -> Szerviz -> Adatbázis visszatöltése Az utoljára mentett adatbázis visszatöltése. Nagy körültekintéssel kell eljárni, javasoljuk, hogy előtte konzultáljon kollégáinkkal, az esetleges adatvesztések megelőzése érdekében. Segédprogramok -> Szerviz -> Adatbázis javítása Alkalmi jelleggel érdemes ezt a menüpontot lefuttatni. A számítógép esetleges lefagyása után, áramszünet után mindenképpen hajtson végre adatbázis javítást. Segédprogramok -> Szerviz -> Távsegítség Ha elakadt valamivel, és szeretné hogy kollégáink rálássanak az Ön monitorára, segítsenek a probléma megoldásában, indítsa el a Távsegítség menüpontot. Ez egy külső programot indít el (Teamviewer), mely élő internet kapcsolat esetén biztosít lehetőséget a távoli segítségnyújtásra. Indítsa el ezt a menüpontot, majd a megjelenő ablakban válassza az Indítás menüt, majd a Tovább gombot. Ezután 34
pipálja be, hogy elfogadja a feltételekét, végül kattintson a befejezésre. Egy ablak jelenik meg, melyben egy azonosító és egy jelszó szerepel. Erre a két adatra van ahhoz szükségünk, hogy a segítségnyújtás idejére az Ön számítógépéhez csatlakozzunk. A Teamviewer program az Ön számára ingyenes. Segédprogramok -> Szerviz -> Beállítások 1. Ne engedje eladáskor negatívba menni a készletet. Ha a termék készlete nulla alá esne, akkor figyelmeztető ablakot hoz, és nem adja el. 2. Fogyasztó i ár változáskor automatikusan árcímkére is teszi a terméket. Ha van Önnek nyomtatója, ezzel a beállítással naprakész lehet az árcímkék tekintetében. 3. Árrés választása: Beszerzési árhoz képest, vagy a fogyasztó árhoz képest. 35