M I N Ő S É G B I Z T O S Í T Á S I SZABÁLYZAT I n t e g r á l t K ö r n y e z e t - é s M i n ő s é g i r á n y í t á s i R e n d s z e r
1. Az integrált minőségirányítási rendszer céljai (1) A Szolnoki Főiskola (a továbbiakban: Főiskola) integrált minőségirányítási rendszere kiterjed a minőségbiztosításra, a minőségértékelésre, a minőségfejlesztés és az intézményfejlesztés stratégiai elemeit igyekszik ötvözni a célok hatékony elérése érdekében, a fenntartható fejlődés jegyében a legkisebb környezetterhelés mellett. (2) Az integrált minőségirányítási rendszer fókuszai: a. a képzési és kutatási programok minőségbiztosítása, b. vezetési tevékenység minőségbiztosítása, c. az oktatást, tanulást és kutatást támogató infrastruktúra minőségének biztosítása, d. az emberi erőforrások minőségének biztosítása. (3) A Főiskola integrált minőségirányítási rendszerének alapvető elérendő célja, hogy erősítse a magas színvonalú oktatás feltételeinek biztosítását, fejlesztését, tervezését, segítse elő az intézmény és a szervezeti egységek feladatainak hatékony, minőségközpontú összehangolását. Ezáltal: a. tegye hatékonnyá az oktatás, a tudományos kutatás, és szolgáltatás területén dolgozók kiválasztását, folyamatos továbbképzését, a tudományos minősítettségi mutatók javítását, b. járuljon hozzá a főiskolai szabályzatok betartási fegyelmének és a vezetői kontroll erősödéséhez. c. erősítse a főiskola partnerközpontú működését, építse a közreműködők, az érintettek, a felhasználók és az együttműködők kapcsolatát, d. biztosítsa a folyamatos fejlesztést, hogy az intézmény megfeleljen az ágazati minőségpolitika elvárásainak, a felsőoktatási törvény és más jogszabályok által meghatározott követelményeknek, az Emberi Erőforrás Minisztérium (a továbbiakban: EMMI) irányelveinek és a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság (a továbbiakban: MAB) követelményrendszerének, az európai uniós ajánlásoknak. 2. A minőségirányítás alapjai (1) A Főiskola minőségirányítási rendszerének kialakítása során támaszkodik: a. a mindenkori felsőoktatási törvény rendelkezéseire, b. a minőségirányítási rendszerre vonatkozó nemzetközi, elsősorban európai ajánlásokra, szabványokra, különös tekintettel az európai oktatási miniszterek által 2005-ben Bergenben elfogadott dokumentumban foglaltakra és az MSZ EN ISO 9001, illetve MSZ EN 14001 szabványokra, c. az EMMI felsőoktatás minőségirányításával kapcsolatos útmutatásaira, d. a MAB állásfoglalásaira és javasolt szempont-rendszerére, e. a minőségirányítással foglalkozó szakirodalom kiadványaira, f. a Főiskola küldetésnyilatkozatára. (2) Minőségfejlesztési Program a Főiskola minőségirányítási rendszerének egyik alapvető dokumentuma. A Program összhangban van az Intézményfejlesztési tervvel, annak szerves részét képezi. Megvalósulását - ezen keresztül aktualizálását - évente a Szenátus értékeli. (3) A Minőségirányítási Kézikönyvet - mely tartalmazza minőségpolitikánkat, küldetésnyilatkozatot, jövőképet, alapelvnyilatkozatot és átfogóan leírja a Főiskola minőségirányítási rendszerét - a rektor hagyja jóvá. 2
(4) A Minőségirányítási Kézikönyv egységes keretbe foglalja a Főiskola minőségirányítási rendszerébe tartozó tevékenységeket, és biztosítja a jó minőségű főiskolai oktatási szolgáltatáshoz szükséges tevékenységek szabályozását. (5) A rektor által jóváhagyott Eljárások Kézikönyve az egyes folyamatok konkrét végrehajtását szabályozza a tevékenységek és a végrehajtásért felelősök meghatározásával. (6) Az Eljárások Kézikönyvében a folyamathierarchia követelményeinek megfelelően legfelső szinten három nagy terület különül el: a. A stratégiai és irányítási folyamatok, amelyek az intézményi szintű, hosszabb távú célok és a célok elérését szolgáló eszközök meghatározását foglalják magukba. b. Az intézményi alapfolyamatok az oktatási és kutatási feladatok tartalmi és adminisztratív előkészítését, végrehajtását, az oktatói, kutatói, hallgatói, stb. teljesítmények értékelését és elszámolását fedik le. Az alapfolyamatok közé tartoznak azon szakmai szolgáltatások is, melyek közvetlenül nem képezik részét az oktatásnak, kutatásnak, azonban szerepük meghatározó azok színvonalas ellátásában. c. A működést támogató folyamatok elsősorban a minden gazdálkodó szervezetben szükséges szolgáltatásokat fogják össze (gazdasági és humán adminisztráció, létesítménygazdálkodás, stb.). A támogató folyamatok részét képezi azon feladatok ellátása is, amelyek az intézmény profiljából adódó gyakorló terepekhez kapcsolódnak. (7) A részfolyamatok, műveletek szabályozását utasítások rögzítik, a munkahelyi vezetők által kiadott, a rektor által jóváhagyott rendelkező leírások. (8) A feljegyzések, számítógépes nyilvántartások és jelölések annak igazolását szolgálják, hogy a tevékenység az előírásoknak megfelelően történt. A kötött formátumú feljegyzések és jelölések mintáit a Bizonylati Album mutatja be. (9) Az intézkedési tervek a minőségirányítási vezető által kiadott, a rektor által jóváhagyott projekttervek, amelyeket az intézmény vezetése határoz meg az intézményi működés értékelésekor. Az intézkedési tervek és intézkedések határozzák meg az intézményi szintű folyamatos fejlesztési tevékenységeket. 3. A minőségirányítási rendszerben szabályozott tevékenységi körök (1) A Főiskola minőségirányítási rendszere a 2. -ban felsorolt dokumentumokra épülő egységes minőségirányítási rendszer, amely az MSZ EN ISO 9001 és az MSZ EN 14001 nemzetközi szabványok előírásai alapján átfogóan szabályozzák a tevékenységek összességét, azok eljárásmódjait. (2) A minőségirányítási rendszer biztosítja a Főiskola minőségirányítási alapelveinek és eljárásainak egységes értelmezését, ennek érdekében: a. meghatározza, hogy milyen folyamatokra van szükség a minőségirányítási rendszerben az MSZ EN ISO 9001 és az MSZ EN 14001 szabványok követelményeinek kielégítése érdekében, b. meghatározza a definiált folyamatok sorrendjét és kölcsönhatásait, valamint besorolja azokat aszerint, hogy a fő folyamatokhoz, a vezetői folyamatokhoz, vagy a támogató folyamatokhoz tartoznak-e, c. meghatározza a folyamatok eredményes működtetésének és szabályozásának biztosításához szükséges kritériumokat és módszereket, 3
d. biztosítja, hogy rendelkezésre álljanak azok az erőforrások és információforrások, amelyek e folyamatok működésének és figyelemmel kísérésének alátámasztásához szükségesek, e. mérhetővé válnak és elemezhetők ezek a folyamatokat, f. alkalmazhatóvá válnak azok a tevékenységeket, amelyek a tervezett eredmények elérése és a folyamatok folyamatos fejlesztése érdekében szükségesek. 4. A főiskola minőségirányítási rendszerének szervezete és vezetése (1) A minőségügy legfőbb testületi szerve a Szenátus, amely: a. meghatározza a főiskola egységes minőségirányítási rendszerét, b. rendszeres időközönként napirendre tűzi a minőségközpontú működés értékelését, c. állandó bizottságot hoz létre a Minőségfejlesztési Bizottság néven, amely felügyeli az intézményi minőségirányítási rendszer működését. (2) Az intézményi Minőségfejlesztési Bizottság, mint a Szenátus tanácsadó és döntés-előkészítő bizottsága rendszeresen értékeli a minőségügy egy-egy részterületét, véleményezi a Szenátus elé kerülő előterjesztések minőségügyi következményeit (SZMR 22. ). (3) A képzési folyamat intézeti, ill. központi egység szintű szervezésének, ellenőrzésének, és fejlesztésének munkaszervezete az Oktatásfejlesztési Bizottság. (4) A minőségirányítási rendszer működésének egyszemélyi felelőse a rektor, aki általános felelősségi körében: a. megbízza és rendszeresen beszámoltatja a minőségirányítási vezetőt, b. gondoskodik a minőségirányítási rendszer működésének feltételeiről, c. megbízza a minőségirányítási rendszer működésében közreműködőket, d. a közvetlen felügyelete alá tartozó munkatársak esetében gondoskodik arról, hogy minőségügyi követelmények teljesítésére vonatkozó megállapítások megjelenjenek a személyi értékelésekben, feljegyzésekben és minősítésekben, e. gondoskodik arról, hogy a főiskola költségvetésében megjelenjenek a rendszer működtetésének financiális és anyagi-tárgyi feltételei. (5) A minőségirányítási vezető a minőségközpontú működéssel összefüggő intézményi tevékenység felelős irányítója, a minőségirányítással összefüggő feladatok operatív végrehajtásának felelőse. Tagja a Rektori Tanácsnak és amennyiben nem választott tagja a Szenátusnak, úgy állandó meghívottjaként tanácskozási joggal vesz részt annak ülésein. Feladatkörébe tartozik: a. a minőségirányítással kapcsolatos feladatok tervezése, szervezése, a dokumentációs rendszer és a kapcsolódó nyilvántartások működtetése, b. a minőségirányítási rendszer működésével összefüggő döntések előkészítése, c. a Minőségfejlesztési Bizottság munkájának felügyelete, d. minőségfejlesztéssel kapcsolatos akciótervek kimunkálása, e. tervezi, szervezi a minőségirányítási rendszer működését szolgáló továbbképzéseket, f. gondoskodik a minőségirányítási rendszer részét képező dokumentációs munka megtervezéséről és megszervezéséről, a minőségügyi felelősség és feladatok megjelenéséről a munkaköri leírásokban valamint, hogy az aktuális minőségügyi mérések eredményei tükröződjenek az egyes szervezeti alrendszerek megítélésében, különös tekintettel a vezetői felelősség területére, g. rektor által átruházott hatáskörében főiskola képviselete a minőséget és környezetet érintő témákban, h. minőségfejlesztési program megvalósulásának koordinálása és Szenátus elé terjesztése, 4
i. minőségirányítási adminisztráció irányítása, az integrált irányítási rendszer dokumentációja nyilvánosságának biztosítása, j. a tanúsító, felügyeleti, illetve megújító auditok zavartalan lebonyolítása, k. a Főiskola alkalmazott szabványoknak megfelelő irányításának koordinálása, l. a minőséggel és környezettel kapcsolatos tudatosság előmozdítása az egész szervezeten belül. (6) A Minőségirányítási vezető vezetőségi átvizsgálás keretében évente január 30-ig beszámol a Szenátusnak az integrált rendszer eredményességéről és továbbfejlesztési szükségességéről. (7) A minőségirányítás központi operatív szervezete a Minőségmenedzsment Csoport, melynek fő feladata a főiskola minőségüggyel kapcsolatos adminisztrációs, nyilvántartási, adat- és dokumentációkezelési feladatainak ellátása és koordinálása. Közreműködik a szükséges információk összegyűjtésében, feldolgozásában; a minőségértékeléssel összefüggő tervek, programok előkészítésében, végrehajtásuk szervezésében; a minőségértékelés indikátorainak és mutatóinak kezelésében, karbantartásában. Vezetője a minőségirányítási koordinátor. (8) A Minőségmenedzsment Csoport: a. gondoskodik arról, hogy a főiskola működése megfeleljen az alkalmazott szabványoknak, b. összehangolja a főiskola dokumentációs rendszerének kialakítását, c. rendszeres méréseket tervez: a vevői elégedettségre, a működés minőségkritériumoknak való megfelelésére, a tervezéshez kapcsolódó dokumentumokban hivatkozott bemenő adatokra vonatkozóan, d. tervezi az integrált rendszer működésével kapcsolatos vezetői átvilágításokat, koordinálja azok végrehajtását. e. a működésről nyert információkat előkészíti a döntéshozó testületek és vezetők számára a stratégiai tervezés és fejlesztés támogatásához. f. a minőségfejlesztésre vonatkozó javaslatot tesz. a magasabb vezetőkkel közreműködve elkészíti a főiskola minőségfejlesztési programját, koordinálja annak megvalósulását, részt vesz az IFT elkészítésében, g. módszertani segítséget nyújt a működés folyamatközpontú rendszerré szervezéséhez. h. külső kommunikációt folytat az érdekelt felekkel, i. folyamatos fejlesztést szem előtt tartó minőségszemlélet és környezettudatosság terjesztése, tudatosítása, j. az integrált rendszer működésének koordinálása és az integrált rendszer fejlesztésére irányuló lehetőségek feltárása, előterjesztése a felső vezetés felé. (9) A központi egységek vezetői egységüknél a minőségirányítás felelősei, ennek keretében a. irányítják, szervezik a minőségirányítás egység szintű feladatainak végrehajtását, b. meghatározzák az irányításuk alá tartozó egységek minőségirányítással kapcsolatos aktuális feladatait, értékelik tevékenységüket, c. gondoskodnak a minőségirányítás tartalmi követelményeinek érvényesüléséről, a tervek és programok fakultásszintű megvalósításáról, d. kezdeményezéssel élnek a minőségi követelmények érvényesülését hatékonyabban szolgáló döntések meghozatalában. (10) A tanszékvezető a minőséggel kapcsolatos követelmények tanszéki szintű érvényesülésének felelőse, feladatai: 5
a. gondoskodni a minőségügyi követelmények érvényesítéséről a tanszék oktató, kutató, szolgáltató tevékenységében, b. meghatározni a tanszék oktatóinak, munkatársainak minőségfejlesztéssel kapcsolatos feladatait a projektben résztvevők minőségfejlesztéssel kapcsolatos feladatait. (11) A szakfelelős és a képzési program felelőse az adott szak, illetve képzési program tekintetében a minőségügyi követelmények érvényesítésének felelőse, feladatai: a. gondoskodni a minőségügyi követelmények érvényesítéséről az adott szak képzési programjának megvalósításában és működésében, b. meghatározni a képzésben résztvevők minőségfejlesztéssel kapcsolatos feladatait. (12) A projektvezetők a minőséggel kapcsolatos követelmények érvényesítéséért felelősek az általuk irányított projektben, feladataik: a. gondoskodni a minőségügyi követelmények érvényesítéséről a projekt működésében, b. meghatározni a képzésben résztvevők minőségfejlesztéssel kapcsolatos feladatait. (13) A szabályozott folyamatok felelősei a folyamatgazdák, akik figyelemmel kísérik a folyamatra vonatkozóan a külső és belső szabályzatok betartását, érdemi, tartalmi érvényesülését, értékelik azok alakulását, és javaslatokat dolgoznak ki a szükséges módosításokra, fejlesztésekre, frissítésekre. A folyamatgazdák feladatai: a. a folyamattal kapcsolatos elvárások definiálása és kommunikálása, b. a folyamat ellátása erőforrásokkal, c. a folyamat fejlesztéséhez szükséges erőforrások biztosítása, d. a folyamatteljesítmény mérése és értékelése, e. beszámolás a vezetésnek a folyamat teljesítményének alakulásáról, f. a folyamatfejlesztési team irányítása, g. a folyamatot érintő intézkedések végrehajtása. (14) A minőségirányítási rendszer egyes területeinek, elemeinek továbbfejlesztése vagy javítása érdekében a rektor problémamegoldó minőségi köröket, fejlesztő teameket nevezhet ki, akik közreműködnek a minőségügyi audit feladatainak ellátásában is. (15) A belső auditorokat - képzettségük megszerzése után - a rektor nevezi ki, megbízólevélben hatalmazza fel őket a belső auditok lefolytatására. Munkájukat a minőségirányítási vezető irányításával végzik. A belső auditorok feladata az 5S program működtetése is. (16) A minőségirányítási rendszer hatékony működtetése igényli a főiskola munkatársainak folyamatos képzését, továbbképzését. A minőségirányítási rendszer működéséért a főiskola valamennyi munkatársa felelős. Az egyes szakterületek vezetői felelősek az irányításuk alá tartozó szervezeti egység tevékenységeinek szabályozásáért, összehangolásáért, a jogosultságok és az illetékességek meghatározásáért. 5. Az ellenőrzés, mérés, nyomon követés, értékelés rendszere (1) A Főiskola megtervezte, létrehozta és hatékonyan működteti a folyamatok paramétereinek, indikátorainak és a vevői, partneri elégedettség mérésére és elemzésére szolgáló rendszerét, amellyel biztosítja a PDCA-ciklus értékelési (C) és beavatkozási (A) pontjának intézményi szintű megvalósítását. 6
(2) A mérés, elemzés és az azt követő beavatkozás az intézményi folyamatok szintjén is megtörténik. (3) Az elemzések segítségével meghatározhatóak azok az intézkedéseket, amelyek a szolgáltatás folyamatának hatékonyságát, minőségét és megbízhatóságát, a jogszabályok által előírt, a partnerek és a vezetés által deklarált, vagy elvárható követelményeknek való megfelelést, illetve a partneri elégedettség fokozását szolgálják. (4) Adatelemzési és javítási tevékenységeink eredményei az önértékelés, illetve a vezetőségi átvizsgálások bemenő adatait képezik. (5) A vezetőségi átvizsgálás célja a szervezet minőségi követelmények szerinti működésének áttekintése, a minőségfejlesztés érdekében szükséges döntések, változtatások elhatározása, a minőségirányítási rendszer működésének értékelése. (6) A vezetés évente meghatározza szervezeti egységekre, funkciókra vonatkozó minőségcélokat és folyamatosan értékeli megvalósulásukat. A minőségcélok megfogalmazásához a Főiskola felhasználja a partneri igény- és elégedettségmérésből, valamint az önértékelésből nyert információkat is. (7) A Főiskola szolgáltatásainak minőségét a megrendelői elégedettség mérésének eredményei jelzik. A Főiskola megrendelői, partnerei véleményét rendszeresen gyűjti és értékeli a szolgáltatás színvonalának emelése érdekében. (8) A Főiskolán tervezett időszakonként, belső auditokat kell végezni annak megállapítására, hogy a minőségirányítási rendszer megfelel-e a tervezett intézkedéseknek; az ISO 9001-es és az ISO 14001-es szabvány követelményeknek; a Főiskola által kitűzött céloknak, követelményeknek, valamint annak vizsgálatára, hogy a kialakított minőségügyi rendszer bevezetése és fenntartása eredményesnek bizonyult-e. Az auditprogram tervezésénél figyelembe kell venni az auditálandó folyamatok és területek állapotát és fontosságát, valamint a korábbi auditok eredményeit. A minőségirányítási rendszer felülvizsgálati programja a rendszer valamennyi elemére kiterjed. (9) A folyamatok mérése és figyelemmel követése érdekében audit tervünkben rögzítjük a belső auditok során vizsgálandó kritikus folyamatokat. Az auditok során kiemelten vizsgáljuk e folyamatok képességét a tervezett eredmények elérésére. (10) A képzés folyamán a nem megfelelő szolgáltatások és kiadványok azonosításáról, korrekciójáról, illetve elkülönítéséről gondoskodunk, hogy megakadályozzuk azoknak a képzés eredményességét csökkentő hatását, véletlen felhasználását. (11) Meghatároztuk, gyűjtjük és elemezzük azokat az adatokat, amelyek alkalmasak a minőségirányítási rendszer megfelelőségének és eredményességének bizonyítására és annak értékelésére és kimutatására, hogy hol lehetséges a minőségirányítási rendszer eredményességének folyamatos fejlesztése. Ez magában foglalja az ellenőrzési, a mérési tevékenységekből és más, alkalmas forrásokból származó adatokat is. (12) A Főiskola fejlesztésének alapja az intézményi önértékelés, valamint a MAB külső értékelése. Folyamatosan fejlesztjük minőségirányítási rendszerünk eredményességét, melyet átfogó módon szolgál a Vezetőségi átvizsgálás, illetve az önértékelés. 7
(13) Az értékeléshez szükséges adatokat (indikátorok, mérendő, nyomon követő teljesítménymutatók) a Minőségértékelési Terv szerint biztosítjuk. 6. Záró rendelkezések (1) Ezen szabályzatot a Szolnoki Főiskola..sz. határozatával vizsgálta felül és fogadta el és az az az elfogadás napján lép hatályba. Szolnok, 2013. január 31. Dr. Túróczi Imre rektor 8