Előadó: Toldi Sándor, www.pannonquality.hu 1 Belső KIR auditor tréning Az auditálás technikája. 2013. január 23-24. 24. Ea.:Toldi Sándor Képzett környezeti auditor A KIR audit fogalma KIR audit: Olyan rendszeres és független vizsgálat, amelynek célja annak megállapítása, hogy a környezeti menedzsment rendszerrel kapcsolatos tevékenységek és ezek eredményei megfelelnek-e e a tervezett előírásoknak hatékonyan valósulnak-e meg, és alkalmasak-e a célok elérésére. 1 2 Környezeti Menedzsment Rendszer fogalma KIR auditor fogalma Környezeti Menedzsment Rendszer : A környezeti menedzsment megvalósításához szükséges szervezeti felépítés, felelősségek, feladatkörök, eljárások és eszközök. KIR auditor: Olyan személy, aki környezeti menedzsment rendszer auditok végrehajtásához szükséges képzettséggel rendelkezik. 3 4 Megbízó, Auditálás alatti szervezet, Megbízó: Az auditot megrendelő személy, vagy szervezet. Auditmegállapítás Auditmegállapítás: Olyan tényállás, amelyet az audit alatt állapítottak meg, vagy bizonyítottak. Auditálás alatti szervezet: Szervezet, amelyet auditálnak. 5 6
Előadó: Toldi Sándor, www.pannonquality.hu 2 Bizonyíték Hiba/Nemmegfelelőség, Eltérések Bizonyíték: Kvalitatív, vagy kvantitatív Hiba/Nemmegfelelőség: Rögzített információ, feljegyzés, megállapítás, követelmények nem teljesülése. amelynek valódisága olyan tények Eltérések: Különbség egy jellemző alapján bizonyítható, amelyeket értéke és a viszonyítási alap értéke megfigyelés, mérés, vagy vizsgálat között. útján nyertek. 7 8 Az alapul szolgáló szabványok ISO 14001:2004 honosított magyar megfelelője: MSZ EN ISO 14001:2005 Környezetközpontú Irányítási Rendszer ISO 14001 követelmény Belső környezeti menedzsment auditok (Environmental management audits) 9 10 AUDITFAJTÁK: Harmadik fél általi Akkreditált tanúsító testület által végzett audit a KIR szabvány alapján (ISO 14001). AUDITFAJTÁK: Második szintű audit A A beszállítók, alvállalkozók alkalmasságának megítélésére, Vevő általi audit cégünk megítélésére 11 12
Előadó: Toldi Sándor, www.pannonquality.hu 3 AUDITFAJTÁK: Első szintű, belső audit A A cég saját környezeti menedzsment rendszerének felülvizsgálatára. KÖRNYEZETI MENEDZSMENT RENDSZERAUDIT BELSŐ, (Első szintű) vagy KÜLSŐ - Beszállító, alvállalkozó/vevő általi, (Második szintű) - Tanúsító cég általi (Harmadik szintű) 13 14 Környezeti Menedzsment rendszeraudit célja Annak meghatározása, hogy a KIR elemei megfelelnek-e e a meghatározott követelményeknek, a KIR hatékonyságának meghatározása, Környezeti Menedzsment rendszeraudit célja az auditált fél számára lehetőséget nyújt a rendszer javítására, a szabályozók, követelmények teljesítése, a szervezet tanúsításának lehetővé tétele. 15 16 A hatékony kommunikáció Ismerd a felülvizsgáltat, Mérd fel a helyzetet, Szervezd meg üzeneted Szerkeszd meg üzeneted, Hallgass jól. 17 Audit kérdésjegyzék Megtervezhető vele az audit, Irányadóként segíti az audit lefolytatását, Nyilvántarthatók az auditmegállapítások, Bizonylatolja az audit megtörténtét.? 18
Előadó: Toldi Sándor, www.pannonquality.hu 4 Kérdezési technika Audit kérdésjegyzék összeállítása Főkérdés a vizsgálandó területre, Alkérdések, Segédkérdések, Mutasd meg kérés, Zárt, kegyelemdöfő kérdés. 19 Felülvizsgálati kérdések 1.A látogatás előtti dokumentumvizsgálat az alkalmazási terület meghatározásához: Leíró térképek, telephelyvázlatok Állami és helyi szabályozások Engedélyek, Működést leíró kézikönyvek megtalálhatók? Hogyan épül fel a dokumentumrendszer? Milyen elemei vannak? 2.Van-e a telephelynek jóváhagyott környezetvédelmi politikája? Hogyan terjesztették? Megj. Megf. 20 Milyen követelményeknek kell megfelelnie a belső auditoroknak a belső auditáláskor? Auditorokkal szemben támasztott követelmények Auditorok képzettsége Belső auditorképzés Auditorok Az auditorokkal szemben támasztott követelmények Auditori magatartásformák Auditorok tízparancsolata Teljesítenie kell az audit követelményeit Az auditokat hatékonyan és ésszerűen kell terveznie és végeznie Az auditokat hézagmentesen kell dokumentálnia Az auditokról jelentést kell készítenie Auditorok értékelése Mind Map - Tony Buzan szerint, Toldi Sándor 21 22 Auditorokkal szemben támasztott követelmények Ellenőriznie kell a korrekciós tevékenységek hatékonyságát A dokumentumokat biztonságos módon kell megőriznie (rendelkezésre állás, bizalmas kezelés, titoktartás biztosítása) Együtt kell működnie az audit vezetőjével. Auditori magatartásformák Legyenek függetlenek, objektívek, képzettségüket tudják igazolni, tartsák be a rájuk vonatkozó utasításokat, legyenek felkészültek az auditra, megfelelően ítélkezzenek, a kritikus hibákat és eltéréseket azonnal jelentsék, jelentsék az akadályokat, 23 24
Előadó: Toldi Sándor, www.pannonquality.hu 5 Auditori magatartásformák Auditorok tízparancsolata haladéktalanul készítsenek jelentést, gyűjtsék be a bizonylatokra alapuló információkat, elemezzék és vonjanak le belőlük következtetéseket, helyesen kérdezzenek, etikus alapelvek szerint cselekedjenek. 1. Vedd figyelembe a célkitűzést! 2. Értékeld a vizsgálati tevékenységeket! 3. Rögzítsd az átvételi kritériumokat! 4. Úgy állapítsd meg az audit terjedelmét, hogy az összhangban legyen a feladattal! 25 26 Auditorok tízparancsolata 5. Tartsd magad a tényekhez! 6. Állapítsd meg az eltérések okait! 7. Összpontosíts a lényegre! 8. Viselkedj partnerként! 9. Ügyelj a helyes kommunikációra! 10. Légy naprakész! Az auditorok kötelességei Minden audit során az auditoroknak vizsgálniuk kell az előző belső auditok eredményeit a vezetői felülvizsgálat eredményeit A belső auditorok kötelesek rámutatni a rendszerben rejlő javítási lehetőségekre, amennyiben ezeket az audit során feltárták és javasolhatnak megoldást (A javítás módját a szakterületi vezető döntse el). 27 28 Az auditorok kötelességei az értékelés három lényeges fázisból áll: 1. A KIR dokumentáció vizsgálata, 2. Helyszíni audit, 3. Értékelés és jelentés. Folyamatos javítás Kitűzött cél 29 30
Előadó: Toldi Sándor, www.pannonquality.hu 6 Hogyan lehetünk legendás szolgáltatók? TQM Auditorképzés- Kávé Teljes részvétel Quality system Működő KIR rendszer Mit kíván Ön, ha már elülte a fe...t? KIR Min.rendszer 31 32 Mi következik ezután? Szünet! Szituációgyakorlatok Vizsgateszt Eredményhirdetés Tanúsítvány elküldése KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! Kérdés esetén: Toldi Sándor Tel: +36 30 933 1753 E-mail: sandor.toldi@pannonquality.hu Pályázati tanácsadás: www.projektcentrum.hu Vezetési tanácsadás, képzés: www.pannonquality.hu 33 34