Ásotthalom Község Polgármesteri Hivatal PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZATA
I. BANKSZÁMLA KEZELÉS 1. Költségvetési elszámolási számla nyitása, vezetése - Az Önkormányzat a költségvetési gazdálkodásával és a pénzellátással kapcsolatos minden pénzforgalmat a költségvetési számlán - ideértve az elszámolási számla alcímű számláit is - köteles lebonyolítani. - Az Önkormányzat a 2/ és 3/ pontban leírt számlákat, alszámlákat egy hitelintézetnél nyithat, és csak egy költségvetési elszámolási számlával rendelkezhet. - Az Önkormányzat számlavezető hitelintézete: Kereskedelmi és Hitelbank Rt. Budapest Vigadó u. 5. - A választott számlavezető hitelintézet a Képviselőtestület döntése alapján változtatható meg. A döntésről tájékoztatni kell a törzskönyvi nyilvántartást vezető Magyar Államkincstár Dél-Alföldi Regionális Igazgatóságát. - A Polgármesteri Hivatal, (Hivatal) mint az Önkormányzat gazdálkodását végrehajtó szerv, a költségvetési elszámolási számláján lévő szabad pénzeszközeit - a központi költségvetésből származó hozzájárulások és támogatások kivételével - bármely hitelintézetnél betétként elhelyezheti. - Az átmenetileg szabad pénzeszközök betétként való elhelyezéséről a polgármester, a hitelintézet kiválasztásáról a Képviselőtestület dönt. 2. Költségvetési elszámolási számlához kapcsolódó számlák Az Önkormányzat a költségvetési elszámolási számlájához kapcsolódóan a következő elnevezésű és számú bankszámlákat használja: 10201006-50225150 Költségvetési elszámolási számla 1
10201006-50225198 Egyéb bevételek beszedési számla 10201006-50225222 Gépjárműadó beszedési számla 10201006-50225181 Iparűzési adó beszedési számla 10201006-50225143 Magánszemélyek kommunális adója számla 10201006-50225167 Vállalkozók kommunális adója számla 10201006-50225239 Bírság számla 10201006-50225246 Késedelmi pótlék számla 10201006-50225215 Termőföld bérbeadásából származó jövedelemadó beszedési alszámla 10201006-50225136 Állami hozzájárulások számla 10201006-50225174 Idegenforgalmi adó alszámla 10201006-50225208 Idegen bevételek alszámla 10201006-50225253 Letéti alszámla 10201006-50225260 Víziközmű alszámla 10201006-50225277 SZT Bérlakás alszámla 10201006-50225284 SZT Idősek otthona alszámla 10201006-50264746 HEFOP 2.3.2.-1 10201006-50264595 Határ-talan kapcsolatok számla 10201006-50244250 ESZA Pedagógus továbbképzés számla 10201006-50234550 ESZA Tanyafelelős program számla 10201006-60180294 Pénzforgalmi betétkönyv 10201006-50264083 Államigazgatási illeték számla 10201006-50246726 Talajterhelési díjbeszedési számla 3. A pénzkezelés lebonyolításának rendje a.) A bankszámlaforgalom lebonyolítása - A Hivatal bankszámláira érkező befizetések jóváírása = átutalási megbízás, vagy = készpénzátutalási megbízás alapján történik. - Átutalással érkeznek az alábbi bevételek: 2
= nettó finanszírozás, = egyéb támogatások, = kiszámlázott termékek és szolgáltatások ellenértéke, =átvett pénzeszközök. - Készpénzbefizetések alapján történik a jóváírás: = pénzkezelő helyek által beszedett térítési díjaknál, = a helyi adó befizetéseknél (adóbeszedési számlákra), = és az egyéb lakossági befizetéseknél. - A készpénzátutalási megbízás a Hivatal megrendelése alapján nyomdailag történik. - A készpénzátutalási megbízásnak tartalmaznia kell a számlatulajdonos nevét, számlaszámát, a befizetés jogcímét a befizető nevét, címét. - A befizetések egyértelmű beazonosíthatósága érdekében a készpénzátutalási megbízás csak akkor adható ki ügyfélnek, ha azon előzetesen feltüntették a befizetés jogcímét és a befizető nevét, címét. - A bankszámlák megterhelése és az onnét történő kifizetés = ügyfélterminálon keresztül átutalási megbízással = készpénz felvételére szolgáló utalvánnyal (készpénzcsekk)történik. - A Hivatal által az átutalás számítógépen való rögzítéssel történhet, az érvényesített és utalványozott alapbizonylat alapján. Aláírására az érintett bankszámlától függően a banknál leadott érvényes aláírási címpéldányon megjelöltek jogosultak. - A házipénztári kifizetések lebonyolításához szükséges készpénz felvétele a szigorú számadásúnak minősített készpénz felvételi utalvánnyal történik. Az utalványt a terhelendő számla felett rendelkezésre jogosultnak kell aláírni. - Az utalvány átvételét a szigorú számadású nyomtatvány nyilvántartásában aláírásával kell igazolni az átvevőnek. - A bankszámlákon történő jóváírások és terhelések napi forgalmának elszámolásáról és a bankszámlák egyenlegéről a számlavezető pénzintézet 3
bankszámla kivonatot küld, amelyhez mellékeli a terhelést vagy jóváírást dokumentáló bizonylatot is. - A bankszámla kivonat alapján a napi könyvelés megtörténtekor egyeztetni szükséges a bankszámla egyenlegét. Az egyező könyvelés után a bankszámla kivonat sorszámának megfelelő sorrendben a hozzá tartozó bizonylatokkal együtt kell megőrizni. Főkönyvi könyvelés A bankszámlákon, pénztárban lebonyolódó pénzforgalom főkönyvi könyvelése a TATIGAZD elnevezésű számítógépes programmal történik. Analitikus nyilvántartás - Az alkalmazott bankszámlák többségéhez nem szükséges külön analitikus nyilvántartást vezetni. - Fentiektől eltérően külön analitikus nyilvántartás szükséges: - letéti számlához, - az adó és illetékbeszedési számlákhoz, melyet a Hivatalon belül az adóügyi ügyintéző vezet az ÖNKADÓ program segítségével. 4. A számlákhoz kapcsolódó készpénzforgalom - A 2. és 3. pontban felsorolt számlákhoz - a költségvetési elszámolási számla kivételével - készpénzforgalom nem tartozik. - Az elszámolási számla és a pénztár közötti kapcsolatot a Szabályzat II. fejezete rögzíti. II. HÁZIPÉNZTÁR KEZELÉSI SZABÁLYOK 4
1. A házipénztár kialakítása a.) A házipénztár fogalma, elhelyezése - A házipénztár a Hivatal működéséhez szükséges készpénz, az értékpapírok (részvények, kötvények) valamint egyéb értékek (szigorú számadású nyomtatvány, étkezési utalvány, stb.) kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség 15. számú iroda. - A házipénztárban kell kezelni a költségvetési elszámolási számláról felvett készpénzt, a költségvetési betétkönyvet, valamint az abból felvett készpénzt, a készpénzben teljesített befizetéseket, az értékpapírokat, az egyéb értékeket, - A pénztárból kell teljesíteni a készpénz kifizetéseket. - A házipénztárban az alkalmazottak, illetve más szervezetek pénzét (egyéb értékét) csak a jegyző írásbeli engedélyével szabad tartani, amelyeket elkülönítetten kell kezelni és nyilvántartani. b.) A készpénz, értékpapír, egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételei - A házipénztárban levő készpénz, valamint az ott tartható értékek megőrzése lemezszekrényben és vaskazettában történik. - A pénz tárolására szolgáló szekrény kulcsának "első példányát" a pénztáros, második példányát pedig a munkaköri leírás szerint, a helyettesítésnél megbízott ügyintéző kezeli és őrzi. - A kulcsokból két darab tartaléknak kell lennie, amelyet a jegyzői irodában lévő páncélszekrényben kell elhelyezni. - A kulcsok bármely példányának elvesztését követően - a kulcsok kezeléséért felelős személy jelzése alapján - azonnal ki kell cserélni a zárat. 5
- A pénztáros munkahelyéről - bármely ok miatti távolmaradásakor köteles a nála levő kulcsot (kulcsokat) munkakezdésre lezárt és a ragasztón átírt borítékban a helyetteséhez eljuttatni. - A pénztár - bármilyen ok miatti - felnyitásáról, az ott talált készpénz, értékek átadásáról jegyzőkönyvet kell készíteni. - A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: = a jelenlevők nevét, = a pénztár felnyitásának időpontját, okát, = a pénztárban talált készpénz összegét címletenként, értékpapírok összegét (típus, címlet, darabszám), egyéb értékeket, szigorú számadású nyomtatványok sorszámát, darab számát, pénztárnapló utolsó bejegyzési tételszámát, az utolsóként felhasznált kiadási-, és bevételi pénztárbizonylat sorszámát, a pénztárat átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát, a jelenlévők aláírását. - A pénztárosnak gondoskodni kell az utalványozásra jogosult személyek névsorának, aláírásának jól látható helyre történő kifüggesztéséről. - Az elkülönített pénztárhelyiségben a jegyző által felhatalmazott személyek kivételével másoknak benn tartózkodni tilos. - A házipénztárban lévő készpénz és értékek megóvása érdekében a pénztárhelyiség ablakait védőráccsal, az ajtókat pedig biztonsági zárral kell ellátni. c.) A házipénztár pénzellátása - A szükséges pénzkészlet biztosítása 6
= A házipénztár pénzszükséglete a pénztárba befolyt készpénzbevételből, valamint a Takarékszövetkezetnél vezetett számláról ellátmány felvétele útján biztosítható. = A készpénzkifizetéssel járó döntésekről, intézkedésekről (pld.: ellátmány, munkabér, eszközbeszerzés) az ügyben érintett vezetőknek, ügyintézőknek a kifizetést megelőző napon tájékoztatni kell a pénztárost a várható készpénzkifizetések összegéről. = A pénztáros az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címletéről. Ennek keretében a pénztáros: felméri a pénztár pénzszükségletét, összeállítja a címletjegyzéket, az előírásoknak megfelelően kiállítja a készpénz felvételéhez szükséges készpénzfelvételi utalványt, gondoskodik a készpénzfelvételi utalvány - arra jogosultak által történő - aláíratásáról. - A készpénz szállításának szabályai A házipénztár működéséhez szükséges készpénz pénzintézettől történő felvételére, illetve szállítására: 50.000.- Ft-ig a pénztáros, 50.000.- Ft- 200.000.-Ft közötti összeg esetén a pénztáros és a jegyző által kijelölt 1 személy (összesen 2 fő), 200.000.-Ft feletti összeg esetén a pénztáros és a jegyző által kijelölt 2 személy (összesen 3 fő) jogosult. A 200.000.- Ft feletti összeget csak gépkocsival szabad szállítani. A készpénz szállításával megbízott személynek (személyeknek) a készpénz felvételét követően a készpénzt a legrövidebb időn belül a pénztárba kell szállítani, akik felelősek az általuk átvett készpénzért. A felelősség addig tart, amíg a pénzt a pénztárban el nem helyezték, és a pénztáros az összeg bevételezésére vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot el nem készítette. 7
- Pénztári tájékoztatók Az ügyfelek tájékoztatása érdekében a pénztárhelyiség jól látható helyére ki kell függeszteni házipénztári órákat az utalványozó, érvényesítő, ellenjegyző és a pénztáros pénztárellenőr aláírását. Ügyelni kell arra, hogy a változások folyamatosan átvezetésre kerüljenek az ügyféltájékoztatón, hogy az mindig aktuális információt szolgáltasson. - Készpénz kezelése a házipénztárban = A pénztáros csak valódi forgalomban lévő készpénzt (bankjegy, érme) fogadhat el a befizetőktől és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. A pénztárban nem fogadható el: hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a természetes kopás következtében, hanem más ok miatt (pl. szándékos rongálás miatt) vesztett súlyából vagy sérült meg. Ha a pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisítványnak látszó bankjegyet vagy érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el. A bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania és a befizetőt jegyzőkönyvben meg kell hallgatnia arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a fizetőeszközt. A hamis pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet a hamis pénzzel együtt át kell adni a pénzintézetnek. A pénztáros a pénztárban levő pénzt címletenként elkülönítve köteles kezelni. d.) A házipénztári keret - A pénztárban a pénztári órák befejezését követően 30.000.- Ft készpénz tartható. - A pénztárkeretet meghaladó összeget vissza kell fizetni a pénzforgalmi betétkönyvbe. 8
- A pénzforgalmi betétkönyvben levő összeget a záró pénzkészlet állományába nem kell beszámítani, de azt a pénztárzárlatban külön fel kell tüntetni. 2. A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök a.) A pénztáros - A házipénztárat a pénztáros a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően, önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. A pénztáros munkakörének elfoglalásakor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni (1.sz. melléklet ), amelyből 1 pld-t a pénztáros, 1 pld-t a gazdasági vezetőnél, és 1 pld-t az irattárban kell elhelyezni. - Nem lehet pénztáros olyan dolgozó, akinek a munkaköre, feladata öszszeférhetetlen a pénztárosi munkakörrel. Ezek a következők: = pénztárellenőr, = utalványozási feladatot ellátók. - A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz, értékpapír kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. Ennek megfelelően a feladatai: = a készpénz szükséglet felmérése, = a készpénz igénylése, = részvétel a készpénz pénzintézetben történő felvételében, = az elszámolási számláról, pénzforgalmi betétkönyvből felvett pénz bevételezése, = a pénztárban tartott készpénz és értékpapírok (értékek) szabályszerű kezelése, megőrzése, 9
= az alapbizonylatok elfogadás előtti alaki és tartalmi (számszaki) felülvizsgálata, = a bizonylati fegyelem betartása, = a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, = a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, = a nyilvántartások és elszámolások vezetése, = a pénztárjelentés naponként elkészítése, = a bizonylati fegyelem betartása = a szigorú számadású nyomtatványok kezelése = Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy a beosztásából végleg távozik, a pénztár átadásáról-átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, amit a pénztárnapló mellékleteként meg kell őrizni (2.sz. melléklet). A pénztár átadásánál-átvételénél az átadón és átvevőn kívül a pénztár ellenőrnek jelen kell lennie. b.) A pénztárellenőr - A pénztár ellenőrzését a gazdasági vezető látja el, helyettesítése a munkaköri leírás szerint történik. - Feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, a pénztárjelentés helyességének és a pénzkészlet meglétének az ellenőrzése. - Az alaki és tartalmi ellenőrzés során az ellenőrnek meg kell vizsgálni, hogy: = az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek utalványozták-e, = a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket (alapbizonylatokat), = a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylat adataival, = a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások, = a pénztári be- és kifizetések bizonylatolására a megfelelő nyomtatványt használták-e, = a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások, = a pénzkifizetéseknél megvan-e a meghatalmazás abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen. - A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet, értékpapírok meglétének ellenőrzése során a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy: = a pénztárjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e a pénztári bizonylatok és az alapbizonylatok, 10
= a tényleges pénzkészlet összege megegyezik-e a pénztárjelentés adatával, = az értékpapírok nyilvántartása a 8. pontban foglaltak szerint megtörténik-e, = az értékpapírok mennyisége, értéke, sorszáma megegyezik-e a nyilvántartás adatával. - A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, pénztárjelentést, értékpapír nyilvántartást kézjegyével ellátni. - A pénztárellenőri feladatokat naponként kell elvégezni a készpénz kezelésével kapcsolatos bizonylatok tekintetében, a pénztárban kezelt egyéb értékek, szigorú számadású nyomtatványok meglétét havonta kell ellenőrizni. - A pénztárellenőrzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket azonnal jelezni kell a jegyzőnek. 3. Pénztári bizonylat-nyomtatványok a.) Pénztári bevételek bizonylatolása - Minden házipénztári befizetésről számítógéppel előállított bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani. - A bizonylatot - a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából - a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell. - A bevételi pénztárbizonylatot 3 példányban kell kiállítani, melyből = az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, = a második példányt a befizető részére kell átadni, = a harmadik példányt a pénztáros őrzi meg. - A postai kézbesítés útján érkezett készpénz összegek bevételi pénztárbizonylatához a pénztárosnak minden esetben csatolni kell a postai értesítő szelvényt. Ilyen esetben a bevételi pénztárbizonylat második példányát is kell le kell fűzni. - A bankszámlát vezető hitelintézettől közvetlenül felvett készpénz bevételezéséről készített bevételi pénztárbizonylat második példányát csatolni kell a hitelintézet - készpénzfelvételről szóló - banki terhelési értesítéséhez. 11
b.) Pénztári kifizetések bizonylatolása - Minden házipénztári kifizetésről számítógéppel előállított kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani - A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot (számla, útiköltség elszámolás, BERINFO által előállított kifizetési jegyzék). - A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozott, és ellenjegyzett kiadási pénztárbizonylat alapján fizethet ki a pénztárból pénzt. A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosult-e a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a pénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás (pld. B.Sz.ny. 18-21 r.sz.) ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Rendszeres kifizetéseknél, esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is elfogadható. Ezekről a meghatalmazásokról a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni és a kiadási pénztárbizonylaton hivatkozni kell a meghatalmazás nyilvántartási számára. - A kiadási pénztárbizonylatot 2 példányban kell kiállítani, melyből: = az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, = a második példányt a pénztáros őrzi meg. c.) Pénztári jelentés - A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést idősorrendben a pénztárjelentésbe fel kell jegyeznie. A pénztárjelentést számítógéppel kell vezetni. - A pénztáros naponta köteles elkészíteni a pénztárjelentést. - A pénztárjelentés 2 példányban készül, melyből = az első példányt - a mellékletekkel együtt - a könyvelés részére kell átadni, = a második példányt a pénztáros őrzi meg. 12
d.) Készpénzfelvételi utalvány - A készpénzfelvételi utalvány a számlavezető hitelintézettől történő készpénz felvételére szolgál. A nyomtatványfüzetet a számlavezető hitelintézet bocsátja a pénztár rendelkezésére. - Az utalványt egy példányban kell kiállítani és a hitelintézetnél bejelentett módon kell aláírni. - A készpénzfelvételi utalvánnyal a hitelintézettől felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni a pénztárba. A pénztárbizonylat második példányát ebben az esetben a készpénzfelvételről szóló banki terhelési értesítéséhez kell csatolni. e.)a bizonylat-nyomtatványok felhasználás előtti és utáni nyilvántartása, kezelése - A bizonylat - nyomtatványok szigorú számadás alá tartoznak. Azokat a pénztárosnak - felhasználásra - történő kiadás előtt a pénztáros őrzi és tartja nyilván. - A nyilvántartásnak - nyomtatványonként - a következőket kell tartalmaznia: = sorszám, = a pénztáros részére történő átadás időpontja, = az átvevő neve, = az átvevő aláírása. - A használatból kivont (betelt, év végével lezárt) bizonylatnyomtatványokat a pénztárosnak kell megőriznie. - A pénztárjelentést, mint analitikus nyilvántartást, valamint a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokat legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény alapján. - A pénztárból bizonylatot kiadni csak a jegyző írásbeli engedélyével és átvételi elismervény ellenében szabad. 13
4. Pénzbeszedő helyek működése: A Hivatal pénztárához kapcsolódóan, a következő pénzbeszedő helyeken történik készpénz beszedése: = Gondozási Központ, Művelődési Ház és Könyvtár: ellátottak és alkalmazottak térítési díjai, rendezvények bevételei, bérleti díjak, szolgáltatási díjak, = Marhalevél kezelésekor, a szolgáltatási díj bevételei. - A pénzbeszedő helyek csak a készpénzben teljesített befizetések beszedésére jogosultak. - A beszedett összegből kifizetés semmilyen jogcímen nem teljesíthető! - A befizetések bizonylatolására készpénzfizetési számlát és nyugtát kell használni. - A pénzbeszedők hetenként kötelesek a befizetéseket jogcímenként összesíteni és két példányban elkészíteni a jelen szabályzat 3. számú mellékletét képező összesítő ívet. Az összesítő ív egy példányát a beszedett készpénzzel hetenként, át kell adni a pénztáros részére. - A pénztárban az összesítő ív szolgál a bevételek bizonylatolására. - A pénzbeszedő helyek csak a pénztárostól - átvételi elismervény mellett - átvett, készpénzfizetési számlákat, nyugtákat használhatják. A betelt készpénzfizetési számlatömböket, nyugtákat a pénztáros részére át kell adni, azok további tárolásáról ő gondoskodik. 5. A munkabér kifizetésénél alkalmazott szabályok 14
A Hivatalban nem készpénzben, hanem a dolgozók bankszámláira történő utalással kerül sor a munkabérek kifizetésére. 6. Elszámolásra kiadott összeg nyilvántartása a.) Elszámolásra történő kiadások jogcímei - Készpénzt elszámolásra csak a következő célokra adhat ki a pénztáros = kiküldetési költségre, = beszerzésre, = reprezentációra, = postaköltségre, = üzemanyag vásárlásra, = illetmény előlegre. - Kivételesen indokolt esetben a jegyző adhat írásban engedélyt a fenti jogcímeken kívül, készpénz elszámolásra történő kiadásra. b.) Készpénz elszámolásra történő felvételének engedélyezése - Készpénzt elszámolásra csak névre szólóan, az arra jogosultak utalványozása és csak olyan bizonylat alapján lehet kifizetni, amelyen az öszszeg rendeltetése és az elszámolás határideje is fel van tüntetve. - Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul viszsza kell fizetni. - Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására megjelölt határidő még nem telt el. c.) Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 15
- Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegről a pénztáros - a jegyző által hitelesített - nyilvántartást köteles vezetni. - A nyilvántartásra a PTI E13/97 nyomtatványt kell használni. - A nyilvántartás adatai alapján a pénztáros haladéktalanul köteles jelezni a jegyzőnek, azoknak a nevét, akik nem számoltak el a megadott határidőre, az elszámolásra felvett összeggel. d.) Külföldi hivatalos kiküldetés A külföldi hivatalos kiküldetés költségeinek fedezetére történő valutavásárlás, valamint a devizaszámláról való valutafelvétel során a devizáról szóló - módosított - 2001. évi XCIII. előírásait kell alkalmazni. 7. Az értékpapírok, részvények, kötvények nyilvántartása a pénztárban - A pénztáros a pénztári pénzkészlet mellett köteles gondoskodni az értékpapírok pénztárban történő elhelyezését követően azok nyilvántartásáról, tárolásáról. Az értékpapírokat megnevezésükkel, sorozat és sorszámukkal, névértéken kell nyilvántartani. - Az értékpapírok pénztári bizonylataként az erre a célra külön használatba adott "ÉRTÉKPAPÍR" megjelölésű bevételi és kiadási pénztárbizonylat szolgál. Az értékpapír pénztárba történő elhelyezésekor a pénztárosnak külön erre a célra rendszeresített, szabvány bevételi pénztárbizonylatot - értelemszerűen - kell kiállítania. - A három példányú bizonylat = első példányát a könyvelés közvetlenül kapja, = a második példányát az értékpapírt pénztárban elhelyező személy kapja, = a harmadik példánya a tömbben marad. Ezen a példányon igazolja a könyvelés az első példány átvételét. 16
- Az értékpapírt a pénztárból csak a jegyző írásos engedélyével lehet kiadni. - Az engedélynek tartalmaznia kell: = az értékpapír felvételére jogosult nevét, = az értékpapír megnevezését, = az értékpapír sorozat és sorszámát, = az értékpapír névértékét, = az értékpapír pénztárból történő kivételezésének okát, az engedélyező aláírását. - Az engedélyt a pénztáros az értékpapírokról vezetett nyilvántartás mellékleteként köteles megőrizni. - Az értékpapír pénztárból történő kivételezésekor a pénztárosnak - külön erre a célra rendszeresített - szabvány kiadási pénztárbizonylatot kell - értelemszerűen - kiállítania. - A két példányú bizonylat = első példányát a könyvelés közvetlenül kapja, = a második példánya a tömbben marad. Ezen a példányon igazolja a könyvelés az első példány átvételét. - A pénztárban elhelyezett értékpapírokról a pénztáros a jegyző által hitelesített nyilvántartást köteles vezetni. A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia: = sorszám, = az értékpapír pénztárba történő elhelyezésének időpontja = az értékpapír kibocsátójának megnevezése, = az értékpapír megnevezése, = az értékpapír sorozat és sorszáma, = az értékpapír névértéke, = a bevételi pénztárbizonylat sorszáma, = az értékpapír pénztárból történő kivételének időpontja = a kiadási pénztárbizonylat sorszáma. 17
III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK a Szabályzat 2001. augusztus 15-én lép hatályba, ezzel egyidejűleg a Szabályzatot kapják: - Polgármester, - Gazdálkodás, gazdasági vezető, - Aljegyző, - Pénzügyi Bizottság elnöke, - Pénztáros és helyettese, - Ügyrend mellé való helyezés. Ásotthalom, 2001. augusztus 15. Egyetértek: Petró Ferenc Polgármester Nagy János jegyző 18
1. számú módosítás Ásotthalom Község Polgármesteri Hivatala Pénzkezelési szabályzat 1. Harmadik francia bekezdés helyébe a következő mondat lép: Az Önkormányzat számlavezető hitelintézete: Kereskedelmi és Hitelbank Rt. Budapest, Vigadó tér 1. 2. pont helyébe a következő szövegrész lép: Költségvetési elszámolási számlához tartozó számlák: 10201006-50225150 Költségvetési elszámolási számla 10201006-50225198 Egyéb bevételek beszedési számla 10201006-50225222 Gépjárműadó beszedési számla 10201006-50225181 Iparűzési adó beszedési számla 10201006-50225143 Magánszemélyek kommunális adója számla 10201006-50225167 Vállalkozók kommunális adója számla 10201006-50225239 Bírság számla 10201006-50225246 Késedelmi pótlék számla 10201006-50225215 Termőföld bérbeadásából származó jövedelemadó beszedési alszámla 10201006-50225136 Állami hozzájárulások számla 10201006-50225174 Idegenforgalmi adó alszámla 10201006-50225208 Idegen bevételek alszámla 10201006-50225253 Letéti alszámla 10201006-50225260 Víziközmű alszámla 10201006-50225277 SZT Bérlakás alszámla 10201006-50225284 SZT Idősek otthona alszámla 10201006-50264746 HEFOP 2.3.2.-1 10201006-50264595 Határ-talan kapcsolatok számla 10201006-50244250 ESZA Pedagógus továbbképzés számla 10201006-50234550 ESZA Tanyafelelős program számla 10201006-60180294 Pénzforgalmi betétkönyv 10201006-50264083 Államigazgatási illeték számla 10201006-50246726 Talajterhelési díjbeszedési számla 19
4. pont első francia bekezdés helyére a következő szövegrész lép: A 2. pontban felsorolt számlák közül - költségvetési elszámolási - ESZA tanyafelelős - ESZA pedagógus továbbképzés - Határ-talan kapcsolat számlákhoz tartozik készpénzforgalom, amely elkülönített pénztárban működik. Az elkülönített pénztárak mindegyikére ezen pénzkezelési szabályzat vonatkozik. Ásotthalom, 2004. 12.01. Dr. Keresztury Mónika jegyző 20
1. sz. melléklet N Y I L A T K O Z A T Alulírott,... pénztáros tudomásul veszem, hogy... házipénztárában kezelt valamennyi pénzeszköz és egyéb érték kezeléséért teljes anyagi felelősség terhel...., 200......... pénztáros 21
2. sz. melléklet J E G Y Z Ő K Ö N Y V Készült: A... házipénztárában 200.........-án Tárgy: Házipénztár átadás-átvétel. Jelen vannak:... pénztár ellenőr... pénztárt átadó... pénztárt átvevő A...-ban a pénztárosi teendőket 200.....-től a korábbi pénztáros... miatt... látja el. Emiatt a jelen pénztár átadás során az alábbi értékek, bizonylatok kerülnek átadásra illetve átvételre: a.) Használatban lévő Pénztárjelentés... Kiadási pénztárbizonylat:... Bevételi pénztárbizonylat... Valuta bevételi pénztárbizonylat... Valuta kiadási pénztárbizonylat... Valuta pénztárjelentés... Készpénz-felvételi utalvány... Pénzforgalmi betétkönyv... Nyilvántartás az értékpapírokról...(db) "Értékpapír" bevételi pénztárbizonylat... "Értékpapír" kiadási pénztárbizonylat:... b.) Használatból kivont (betelt) Pénztárjelentés... Kiadási pénztárbizonylat:... Bevételi pénztárbizonylat... Valuta bevételi pénztárbizonylat... Valuta kiadási pénztárbizonylat... Valuta pénztár pénztárjelentés... Készpénz-felvételi utalvány... Pénzforgalmi betétkönyv... Nyilvántartás az értékpapírokról...(db) (sorszám) (sorszám) 22
"Értékpapír" bevételi pénztárbizonylat... "Értékpapír" kiadási pénztárbizonylat:... c.) Páncélszekrény, lemezszekrény, vaskazetta kulcsa:...(db) d.) Értékpapírok megnevezés:... sorszám:... db szám:... érték:... e.) Készpénz:... Ft, melyek összeg a következő címletekben került átadásra:... (valutanemenként), melyösszeg a következő címletekben került átadásra. k.m.f.......... átadó átvevő pénztárellenőr... (költségvetési szerv, polgármesteri hivatal) 3.számú melléklet 23
Ö S S Z E S Í T Ő...pénzbeszedő helyen teljesített befizetésekről Teljesítési időszak: 200...-től - 200...ig Bevételi jogcím Készpénzfiz.számla, Összeg (Ft) nyugta sorszáma (tól-ig) ÖSSZESEN:..., 200........ pénzbeszedő A fenti összeget és az összesítő ív mellékletét képező bizonylatok másod példányát hiánytalanul átvettem. Az összeget a... számú bevételi pénztárbizonylaton a házipénztárba bevételeztem...., 200........ pénztáros 24