HÁZIPÉNZTÁR KEZELÉSI SZABÁLYZAT A Magyarországi Kuvik Oltalmi Egyesület (továbbiakban: Egyesület) elnöksége a számvitelről szóló törvény és a kapcsolódó jogszabályok előírásainak betartása érdekében az alábbiak szerint határozza meg házipénztára kezelésének szabályait. 1. Általános szabályok 1.1.) A házipénztárban csak a saját pénzeszközöket lehet kezelni idegen pénzek és értékek a pénztárban semmilyen címen, még elkülönítve sem tárolhatók. 1.2.) A házipénztárban tetszőleges mértékben tartható készpénz. 2. A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatok, felelősségi szabályok, az ellenőrzés rendje 2.1.) Az Egyesület elnöksége a pénztárosi teendők ellátásával Kenéz Attila elnököt, míg a pénztáros helyettesi teendők ellátásával Csortos Csaba Ádám madárgyűrűzési szakmai vezetőt bízza meg. A megbízásokat az elnök adja ki. 2.2.) Az Egyesület házipénztárát a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. 2.3.) A pénztárzárlat után a házipénztár készpénzállománya nem haladhatja meg a 100.000 Ft-ot. 2.4.) A pénztáros feladata a pénztárban tartott készpénz előírás szerinti kezelése és megőrzése, valamint a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások és elszámolások vezetése. 2.5.) A pénztáros feladata továbbá egyéb értékek (pl. bélyegek, értékjelzéssel ellátott nyomtatványok) illetve a szigorú számadású nyomtatványok kezelése és megőrzése is. 2.6.) A pénztári ellenőr feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének, egyezőségének ellenőrzése. Ellenőrzés során ellenőrizni kell, hogy a pénztárbizonylatokon szereplő adatok megegyeznek-e az alapbizonylaton kiállított adatokkal. 2.7.) A pénztári számadások, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagos és legalább évente 1-szer el kell végezni. 2.8.) A pénztári ellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, számadásokat kézjegyével ellátni. 2.9.) A pénztári ellenőr feladatait a felügyelő bizottság elnöke látja el. 1/4. oldal
3. A házipénztár működése, pénzmegőrzés 3.1.) A házipénztárnak biztonságosan elkülöníthető helyiségrészt kell biztosítani, melyben a pénztári kezelés során illetéktelen személyek a pénztárhoz nem férhetnek hozzá. A helységet betörés és lopáskár ellen biztosítani kell. 3.2.) A házipénztár pénzkészletét lemezkazettában kell tárolni és megőrizni. A lemezkazetta kulcsát a pénztáros kezeli. 3.3.) Tilos a lemezkazetta eredeti és másolati kulcsát olyan helyen tartani, hogy az illetéktelen személy kezébe kerülhessen. A pénztári kulcsokról az Egyesület elnökének olyan nyilvántartást kell vezetnie, melyből bármikor megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalommal, meddig és kinél voltak. A kulcsok átvételét az átvevő aláírásával igazolja. Amennyiben a pénztáros betegség, vagy bármely más ok miatt tartósan akadályoztatva van, köteles a készpénzt számbavenni és helyettesének átadni. A házipénztár átvételéről minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni. 4. A készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közti forgalom 4.1.) A pénznek a kifizetőhelyre történő szállításánál a következő szabályokat kell alkalmazni: - 500.000 Ft-ig 1 fő - 500.000 1.000.000 Ft-ig 2 fő - 1.000.000 5.000.000 Ft-ig 3 fő - 5.000.000 Ft felett csak gépkocsival szabad pénzt szállítani. 4.2.) A készpénz felvételével és a szállításával megbízott személy(ek) felelősek az általuk átvett készpénzért. 4.3.) A pénz felvételével és szállításával megbízott személy(ek) felelőssége addig tart, amíg a pénzt a házipénztárban át nem adták és ott el nem helyezték. 5. A pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendje 5.1.) Az Egyesület a kiadások és bevételek számviteli törvénynek megfelelő számítógépes nyilvántartását könyvelő irodával végezteti el. 5.2.) A pénztárt minden hónap utolsó napján zárni kell. Pénztárzáráskor meg kell állapítani a pénztárban lévő készpénzállományt. 5.3.) Amennyiben a záró pénzkészlet egyeztetésekor eltérés mutatkozik, még a pénztárzárás során fel kell deríteni annak okát, és haladéktalanul rendezni kell. Ha hiány mutatkozik, a pénztárosnak azt be kell fizetnie, amennyiben pedig többlet, azt be kell vételezni. Mindkét esetben jegyzőkönyvet kell felvenni. 2/4. oldal
6. Szigorú számadású nyomtatványok 6.1.) Az alábbi szigorú számadású nyomtatványokat kell nyilvántartásba venni: - pénztárjelentés, - kiadási pénztárbizonylat tömbök, - bevételezési pénztárbizonylat tömbök, - elszámolási utalványtömb. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a tömbök sorszámát, az igénybevétel és leadás dátumát, valamint az igénybevevő aláírását. 6.2.) Az elrontott bizonylatokat és utalványt minden esetben át kell húzni és rá kell vezetni a RONTOTT feliratot. 7. A bevételek és kiadások bizonylatolása 7.1.) A befizetésekről és kifizetésekről bizonylatot kell kiállítani. 7.2.) A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket szabad felhasználásra kiadni. 7.3.) A pénztáros a be- és kifizetések sorrendjében éves sorszámmal köteles a bizonylatokat ellátni. Ezt a számot kell a pénztárjelentésben szerepeltetni. 7.4.) A bevételi (amennyiben szükséges) és a kiadási bizonylathoz minden esetben csatolni kell az utalványozott alapbizonylatot. 7.5.) Megengedett a kiadások heti egyszeri bizonylatolása. Ekkor a kiadási pénztárbizonylaton a szöveg: mellékletek szerint, mellékletek száma:... 7.6.) Pénztárbizonylaton a mellékletek számát minden esetben fel kell tüntetni. A kifizetést a pénztáros aláírásával, a pénz átvételét a felvevő teljes nevének kiírásával igazolja. 7.7.) A pénztáros csak a pénzfelvevő személyazonosságának bizonyítása után fizethet. A pénztáros szabályos meghatalmazásra is kifizetheti a másnak járó öszszeget, de ilyen esetben is az előzőekben leírtak szerint kell eljárni. 7.8.) A bevételezési bizonylatot 3 példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelésé, a második a befizetőé, a harmadik pedig a tömbben marad. A kiadási bizonylatot 2 példányban kell kiállítani, az első példány a könyvelésé, a második a tömbben marad. Mindkét bizonylatról kiállított tömböket a pénztáros őrzi. 8. Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 3/4. oldal 8.1.) Pénzt elszámolásra csak az alábbi célokra lehet kiadni: beszerzésre, kiküldetési költségre, kisebb kiadásokra, (reprezentációs költség, postaköltség stb.) üzemanyag vásárlásra, terepi munka során szállásra, étkezésre. 8.2.) Az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetni, melynek a következő adatokat kell tartalmaznia:
- a pénzt felvevő neve, - a pénz felvételének időpontja, - a kiadási pénztárbizonylat száma, - a felvétel jogcíme (anyagvásárlás, üzemanyag-költség stb.), - az elszámolásra felvett összeg, - az elszámolás határideje, - az elszámolás tényleges időpontja, - a ténylegesen felhasznált összeg, - a bevételi bizonylat sorszáma. 8.3.) Ha valakinek az elszámolási határidő lejárta előtt ismét szüksége van vásárlás miatt pénzre, úgy minden esetben az előzőleg felvett összeggel el kell számolnia, és csak akkor vehet fel ismételten. 8.4.) Az elszámolásra kiadott összegekről kiadási bizonylatot kell készíteni. Ennek egyértelműen tartalmaznia kell, hogy elszámolási előlegről lett kiállítva. 8.5.) Az elszámolásra kiadott előlegekkel a kitűzött véghatáridőig az előlegben részesülő személy kötelesek elszámolni. Amennyiben ez nem történik meg a pénztáros köteles azt az elnökségnek haladéktalanul jelezni. Ezen Házipénztár Kezelési Szabályzatot a Magyarországi Kuvik Oltalmi Egyesület az Alapszabályban rögzített módon elektronikus szavazással 2013....-én elfogadta. Kenéz Attila elnök Mellékletek 4/4. oldal - a szavazást rögzítő email levelezés; - Megbízás házipénztár kezelésére; - Megbízás házipénztáros helyettesi teendők ellátására; - Megbízás házipénztár ellenőri tevékenység ellátására; - Kimutatás a házipénztárban lévő pénzszekrény kulcsának kezeléséről; - Jegyzőkönyv házipénztár átadás-átvételről; - Jegyzőkönyv pénztáreltérés kivizsgálásáról; - Nyilvántartás elszámolásra kiadott összegekről
MEGBÍZÁS HÁZIPÉNZTÁR KEZELÉSÉRE A mai napon a Magyarországi Kuvik Oltalmi Egyesület 2013....-én elfogadott Házipénztár Kezelési Szabályzata értelmében visszavonásig megbízom Kenéz Attilát a házipénztár kezelésével. Pénztáros a házipénztár kezeléséért önállóan, teljes anyagi felelősséggel tartozik. Feladatát a HKSzben valamint a számviteli törvényben és az ide vonatkozó egyéb rendelkezésekben foglaltak szerint kell ellátnia. Jelen Megbízás aláírása egyúttal elfogadó nyilatkozatnak minősül. Kelt: Budapest, 2013.... elnök Alulírott Kenéz Attila kijelentem, hogy az MKOE Házipénztár Kezelési Szabályzatát megismertem, és tudomásul veszem, hogy a kezelésem alatt álló házipénztárért teljes anyagi felelősséggel tartozom. házipénztáros
MEGBÍZÁS HÁZIPÉNZTÁROS HELYETTES TEENDŐK ELLÁTÁSÁRA A mai napon a Magyarországi Kuvik Oltalmi Egyesület 2013....-én elfogadott Házipénztár Kezelési Szabályzata értelmében visszavonásig megbízom Csortos Csaba Ádámot a házipénztáros helyettesi teendők ellátásával, egyéb feladatainak elvégzése mellett. A pénztáros helyettese a pénztáros akadályoztatása esetén, a házipénztár tételes átadás-átvételét követően a házipénztár kezeléséért önállóan, teljes anyagi felelősséggel tartozik. Feladatát a HKSzben valamint a számviteli törvényben és az ide vonatkozó egyéb rendelkezésekben foglaltak szerint kell ellátnia. Jelen Megbízás aláírása egyúttal elfogadó nyilatkozatnak minősül. Kelt: Budapest, 2013.... elnök Alulírott Csortos Csaba Ádám kijelentem, hogy az MKOE Házipénztár Kezelési Szabályzatát megismertem, és tudomásul veszem, hogy a kezelésem alatt álló házipénztárért teljes anyagi felelősséggel tartozom. házipénztáros helyettes
MEGBÍZÁS HÁZIPÉNZTÁR ELLENŐRI TEVÉKENYSÉG ELLÁTÁSÁRA A mai napon a Magyarországi Kuvik Oltalmi Egyesület 2013....-én elfogadott Házipénztár Kezelési Szabályzata értelmében visszavonásig megbízom... a házipénztár ellenőri tevékenység ellátásával, egyéb feladatainak elvégzése mellett. A házipénztár ellenőrzéséért önállóan, teljes anyagi felelősséggel tartozik. Feladatát a HKSzben valamint a számviteli törvényben és az ide vonatkozó egyéb rendelkezésekben foglaltak szerint kell ellátnia. Jelen Megbízás aláírása egyúttal elfogadó nyilatkozatnak minősül. Kelt: Budapest, 2013.... elnök Alulírott... kijelentem, hogy az MKOE Házipénztár Kezelési Szabályzatát megismertem, és tudomásul veszem, hogy a házipénztár ellenőrzéséért teljes anyagi felelősséggel tartozom. házipénztár ellenőr
KIMUTATÁS A HÁZIPÉNZTÁRBAN LÉVŐ PÉNZSZEKRÉNY KULCSÁNAK KEZELÉSÉRŐL Alulírott elismerem, hogy a pénztárszekrény kulcsát átvettem, illetve átadtam. Tudomásul veszem, hogy ha a pénztári kulcs elveszett, eltört vagy a zár elromlott, azt azonnal jelentenem kell a MKOE elnökségének és a házipénztár ellenőrének.
JEGYZŐKÖNYV HÁZIPÉNZTÁR ÁTADÁS-ÁTVÉTELÉRŐL Felvéve a Magyarországi Kuvik Oltalmi Egyesület házipénztárában (1032, Budapest, Szőlő utca 86. 2/12.) 20...-án Az átadás-átvétel... Jelen vannak:... átadó Átadásra kerül:... átvevő... házipénztár ellenőr 1. A házipénztár készpénzkészlete címletenként a megszámlált és a könyv szerinti eltérést is kimutatva. 2. A pénzkezeléssel kapcsolatos szigorú számadási kötelezettségű nyomtatványok: - Elszámolási utalvány utolsóként felhasznált sorszám:... - Bevételi pénztárbizonylat utolsóként felhasznált sorszám:... - Kiadási pénztárbizonylat utolsóként felhasznált sorszám:... - Pénztárjelentés utolsóként felhasznált sorszám:... A fenti bizonylatok felhasználatlan tömbjei a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásai szerint kerültek átadásra. Eltérés nincs. (Vagy: Eltérés a következő: ) A fentiek szerint a házipénztárt átadtam ill. átvettem. K. m. f. átadó átvevő házipénztári ellenőr
JEGYZŐKÖNYV HÁZIPÉNZTÁR ELTÉRÉS KIVIZSGÁLÁSÁRÓL Felvéve a Magyarországi Kuvik Oltalmi Egyesület házipénztárában (1032, Budapest, Szőlő utca 86. 2/12.) 20...-án Jelen vannak:... pénztáros... pénztári ellenőr Tárgy: A pénztári jelentésben megállapított egyenleg és a valóságos készpénzállomány közötti eltérés kivizsgálása. A mai napon pénztárzárlat után... Ft, azaz... forint többlet, illetve... Ft, azaz... forint hiány keletkezett, melynek okát a kivizsgálás során nem sikerült megállapítani. Fentiek miatt a pénztáros - a többletet a... számú bizonylaton bevételezte, illetve - a hiányt a... számú bizonylaton befizette a házipénztárba. K. m. f. pénztári ellenőr pénztáros
NYILVÁNTARTÁS ELSZÁMOLÁSRA KIADOTT ÖSSZEGEKRŐL a pénzt felvevő neve: a pénz felvételének időpontja: a kiadási pénztárbizonylat száma: a felvétel jogcíme: az elszámolásra felvett összeg: az elszámolás határideje: az elszámolás tényleges időpontja: a ténylegesen felhasznált összeg: a bevételi bizonylat sorszáma: a pénzt felvevő neve: a pénz felvételének időpontja: a kiadási pénztárbizonylat száma: a felvétel jogcíme: az elszámolásra felvett összeg: az elszámolás határideje: az elszámolás tényleges időpontja: a ténylegesen felhasznált összeg: a bevételi bizonylat sorszáma: a pénzt felvevő neve: a pénz felvételének időpontja: a kiadási pénztárbizonylat száma: a felvétel jogcíme: az elszámolásra felvett összeg: az elszámolás határideje: az elszámolás tényleges időpontja: a ténylegesen felhasznált összeg: a bevételi bizonylat sorszáma: a pénzt felvevő neve: a pénz felvételének időpontja: a kiadási pénztárbizonylat száma: a felvétel jogcíme: az elszámolásra felvett összeg: az elszámolás határideje: az elszámolás tényleges időpontja: a ténylegesen felhasznált összeg: a bevételi bizonylat sorszáma: