Allianz Hungária Önkéntes Nyugdíjpénztár Ügyfélkapcsolati rendről és a Panaszkezelés rendjéről szóló Szabályzat. Igazgatói utasítás ISZ 016/2015

Átírás

1 Allianz Hungária Önkéntes Nyugdíjpénztár Ügyfélkapcsolati rendről és a Panaszkezelés rendjéről szóló Szabályzat ISZ 016/2015 Belső használatú Készítette: Ellenőrizte: Kosztyu Csilla Dr. Kravalik Gábor fogyasztóvédelmi felelős Jogi és ügyfélkapcsolati Igazgató Jóváhagyta: Szabályzatgazda: Hatályon kívül helyezés dátuma: Kiadás dátuma: Jogi és ügyfélkapcsolati Igazgató Pénztár Kulcsszavak: szabályzat, ügyfélkapcsolatok, panaszkezelés Példány sorszáma: Példány tulajdonosa: Ezen utasítás továbbadása az Allianz Hungária Nyugdíjpénztár írásos engedélye nélkül nem megengedett.

2 TARTALOMJEGYZÉK 1 A SZABÁLYZAT CÉLJA AZ ALKALMAZÁSI TERÜLET, ET, AZ ILLETÉKESSÉG ÉS A FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA HIVATKOZOTT JOGSZABÁLYOK, SZABÁLYZATOK A FOGALMAK MEGHATÁROZÁS ZÁSA AZ ÜGYFÉLKAPCSOLATI CSOPORT FELADATAI AZ ÜGYFÉLKAPCSOLATI CSOPORT FŐ FELADATAI A SZEMÉLYES ÜGYFÉLSZOLGÁLAT FELADATAI A TELEFONOS ÜGYFÉLSZOLGÁLAT FELADATAI BEÉRKEZŐ TAGI LEVELEK ÉS EK MEGVÁLASZOLÁSA PANASZKEZELÉSI FELADATOK AZ ÜGYFÉLKAPCSOLATI CSOPORT SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE, F FELELŐSSÉG AZ ÜGYFÉLKAPCSOLATI CSOPORT SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE AZ ÜGYFÉLKAPCSOLATI CSOPORT FELELŐSSÉGI RENDSZERE AZ ÜGYFÉLKAPCSOLATI CSOPORT RENDJE AZ ÜGYFÉLKAPCSOLATI CSOPORT ELÉRHETŐSÉGE AZ ÜGYFÉLSZOLGÁLAT NYITVATARTÁSI RENDJE PANASZKEZELÉS PANASZKEZELÉSI ALAPELVEK A PANASZBEJELENTÉS MÓDJAI Szóbeli panasz: Írásbeli panasz: A PANASZ KIVIZSGÁLÁSA Szóbeli panasz Írásbeli panasz A PANASSZAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉS SZABÁLYAI PANASZKEZELÉSHEZ FŰZŐDŐ TÁJÉKOZTATÁSI KÖTELEZETTSÉG A PANASZ NYILVÁNTARTÁSA AZ ÜGYFÉLKAPCSOLATI CSOPORT HATÁSKÖREI, FELADATAI A PANASZKEZELÉS SORÁN FELÜGYELETI PANASZOK KEZELÉSE IRATKEZELÉS A PANASZKEZELÉSI CSOPORTBAN EGYÉB PÉNZTÁRI SZABÁLYOK A PANASZOKKAL KAPCSOLATOS UTÓLAGOS TEENDŐK ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK ÉS É S JEGYZÉKEK ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Hatályon kívül helyezett szabályzat(ok): Vegyes rendelkezések Mellékletek jegyzéke /19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

3 1 A szabályzat célja Az Allianz Hungária Nyugdíjpénztár összhangban a Pénztár Alapszabályával és egyéb szabályzataival valamint a fogyasztóvédelmi törtvény előírásaival a Pénztár ügyfélkapcsolati rendjét, valamint a panaszkezelés rendjét az alábbi szabályzatban szabályozza. A Szabályzat rendelkezéseinek értelmezésekor minden esetben a Pénztár Alapszabályából kell kiindulni. A szabályzat célja a Pénztár ügyfélkapcsolatainak a jogszabályoknak, valamint a pénztári szabályzatoknak, az azokban foglalt célok megvalósulásához megfelelő rendezése, az ügyfélpanaszok kezelésének folyamatszabályozása, eljárásrendjének ismertetése, az ügyfélpanaszok nyilvántartásának szabályozása, a Pénztár Ügyfélkapcsolati csoportjának és a pénztári területek feladatainak és hatásköreinek szabályozása ügyfélpanaszok, kérelmek kezelésével kapcsolatban, egységes eljárásrend kialakítása a panaszügyek kapcsán felmerülő, pénzügyi következménnyel járó rendezések engedélyeztetési és végrehajtási folyamataira, panaszügyekben felmerülő, a Pénztár hibáinak (emberi, rendszer vagy folyamatbéli) kiszűrése és korrigálása érdekében azok, a vezetők részére történő ismertetésének szabályozása az Allianz Hungária Nyugdíjpénztárnál. 2 Az alkalmazási terület, az illetékesség és a felelősség meghatározása Az utasítás előírásainak betartása és végrehajtása a Pénztár minden szervezeti egységére, és ezen egységeknél munkaviszony keretében közreműködő személyekre, munka- és/vagy polgári jogi felelősség terhe mellett kötelező. A jelen utasítással kapcsolatosan, és az itt szabályozott tevékenységek végrehajtásában az alábbiak illetékesek, illetve felelősek: az utasítás készítéséért: az utasítás alkalmazásáért: a belső felülvizsgálat során az utasításban szabályozott tevékenység ellenőrzéséért Fogyasztóvédelmi felelős Jogi és ügyfélkapcsolati Igazgató Jogi és ügyfélkapcsolati Igazgató Belső ellenőr 3 Hivatkozott jogszabályok, szabályzatok az Önkéntes Kölcsönös Biztosító Pénztárakról szóló évi XCVI. törvény (Öpt.) a fogyasztóvédelemről szóló évi CLV. törvény (Fgytv.) az Allianz Hungária Nyugdíjpénztár Alapszabálya 28/2014. (VII.23.) MNB rendelet 4 A fogalmak meghatározása A szabályzat megfogalmazása és alkalmazása során használatos fogalmak az alábbiak: Szabályzat: 3/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

4 a Pénztár szervezeti egységei szolgálati helyei működését, és a munkavállaló tevékenységét kötelező érvénnyel meghatározó dokumentum, illetve a Pénztár termékeivel, szolgáltatásaival, szervezetével, működési rendjével összefüggő kérdéseket rendező általános, ügyrendi irányelveket meghatározó dokumentum. Tartalmazza a tevékenység célját, tárgyát, azt, hogy kinek, mit, mikor és hogyan kell megtennie, milyen előírásokat és dokumentumokat kell felhasználni, és milyen módon kell a tevékenység elvégzését megfelelően igazolni. A szabályzatok hierarchikus rendbe sorolhatók. Panasz: Panasz minden, a Pénztár ügyfelétől származó olyan egyedi, írásban (akár levélben, faxon, vagy elektronikus úton) érkezett vagy szóbeli (akár személyes, akár telefonos) közlés, bejelentés, kritika, kifogás, amellyel a Pénztár ügyfelének elégedetlenségét fejezi ki a Pénztár tevékenységével, termékeivel, szolgáltatásaival kapcsolatban. Panasznak tekintendő olyan harmadik személytől származó kritika, kifogás is, amely a Pénztár és ügyfele között fennálló jogviszonyból származó tevékenységgel, termékkel, szolgáltatással, a Pénztár munkatársaival van összefüggésben, valamint szintén panasz a meghiúsult ügyfélkapcsolatra vonatkozó kritikus bejelentés is. Nem minősül panasznak, ha az ügyfél általános tájékoztatást, véleményt vagy állásfoglalást igényel. Panaszos: Panaszos lehet az az ügyfél, aki akár szóban, akár írásban elégedetlenségét fejezi ki a Pénztár tevékenységével, termékeivel, szolgáltatásaival kapcsolatban. Amennyiben a panaszos panaszát meghatalmazott útján nyújtja be, a Pénztár jogosult a panaszbenyújtás jogosságát vizsgálni, melyet a benyújtó meghatalmazással igazol a panaszügyben. Ügyfél: Az a természetes személy, jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság vagy más szervezet, aki/amely a Pénztár szolgáltatását igénybe veszi, vagy a szolgáltatással kapcsolatos tájékoztatás vagy ajánlat címzettje. Panasz minősítései: Jogos panasz: jogos a panasz akkor, ha a vizsgálat eredményeként megállapítható, hogy a bejelentett panaszért a Pénztár felelős. Részben jogos panasz: részben jogos a panasz akkor, ha a vizsgálat eredményeként megállapítható, hogy a bejelentett panasz részben a Pénztár, részben pedig a panaszos mulasztására, téves tájékoztatására vezethető vissza. Alaptalan panasz: alaptalan a panasz abban az esetben, ha a bejelentett panasz a Pénztárra vonatkozó jogszabályi, alapszabályi, illetve egyéb szabályzatai előírásain alapuló eljárására vonatkozik, illetve ha a kifogás nem vezethető vissza a Pénztár tevékenységére. Pénzügyi rendezés: Amennyiben egy ügyfélpanasszal kapcsolatosan a döntések, engedélyek értelmében pénzmozgást okozó rendezés történik, a Pénztár pénzügyi rendezést hajt végre. 4/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

5 Pénzügyi rendezés lehet; jóváírás, sztornózás, átvezetés, átutalás, részletfizetés, késedelmi kamat megállapítása. Panaszkezelő rendszer: Az ügyfélpanaszokat, kérelmeket nyilvántartó, ProOffice Ügykövető, minden pénztári munkatárs által - jogosultság-szabályozott módon - elérhető rendszer. A rendszer azon felül, hogy az ügyeket nyilvántartja, az ügyek továbbításáról, a nyomkövetésről, az időfigyelésről és statisztikák előkészítéséről is gondoskodik. A rendszer biztosítja azt, hogy minden munkatárs a panaszokat továbbítani tudja az ügyfélkapcsolati csoport részére. Felügyelet: A Pénztár felügyeleti szerve az Öpt. vonatkozó rendelkezései alapján a Magyar Nemzeti Bank. Címe: 1013 Budapest, Krisztina krt. 39. Levelezési cím: 1534 Budapest, BKKP Pf. 777 Telefonszám: 06-1/ cím: ugyfelszolgalat@mnb.hu Pénzügyi Békéltető Testület Levelezési cím: 1525 Budapest, BKKP Pf Telefonszám: 06-1/ cím: pbt@mnb.hu 5 Az ügyfélkapcsolati csoport feladatai 5.1 Az ügyfélkapcsolati csoport fő feladatai személyes ügyfélszolgálat, panasz ügyintézés telefonos ügyfélszolgálat, beérkező tagi levelek és ek megválaszolása 5.2 A személyes ügyfélszolgálat feladatai A Pénztárnál személyes ügyfélszolgálat a Pénztár székhelyén történik. A személyes ügyfélszolgálat keretében teljes körű ügyintézés történik. Az ügyintéző a személyes ügyintézés során részletesen tájékoztatja az ügyfelet a felmerült témakörrel kapcsolatosan, rendelkezésre bocsátja a szükséges nyomtatványokat, segít ezek kitöltésében. Kitöltést követően a nyomtatványokat és egyéb, az ügyfél által átadni kívánt dokumentumokat átveszi és érkezteti. A nyomtatvány másolati példánya az ügyfelet illeti meg, míg az átvett egyéb dokumentumokról az ügyintéző igazolást köteles kiállítani. Amennyiben az ügyintézéshez (azonosításhoz) a Pénztár valamely szabályzata alapján az ügyfél személyes dokumentumainak bemutatása, azoknak a Pénztár rendelkezésére bocsátása szükséges, akkor erről az ügyintéző az ügyfelet az ügyintézés során haladéktalanul tájékoztatja. A beérkezett iratok az iratkezelési szabályzatnak megfelelően haladéktalanul iktatásra kerülnek. 5/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

6 5.3 A telefonos ügyfélszolgálat feladatai A telefonos ügyfélszolgálat keretében teljes körű telefonos ügyintézés történik. A beszélgetések hanganyagát a Pénztár az ügyfél előzetes tájékoztatását követően rögzíti, és az Öpt. 29/A (4) bekezdés értelmében 1 évig megőrzi. A Pénztár központi telefonszámára beérkező hívásokat a telefonos ügyfélszolgálat operátorai fogadják. Az operátor részletesen tájékoztatja az ügyfelet a felmerült témakörrel kapcsolatosan, a szükséges nyomtatványokat kérésre postai úton, telefaxon illetve üzenet formájában rendelkezésére bocsátja és ezek kitöltésében segítséget nyújt. Amennyiben az ügyintézéshez a Pénztár valamely szabályzata alapján az ügyfél személyes dokumentumainak bemutatása, pénztár rendelkezésére bocsátása szükséges, akkor erről az ügyintéző az ügyfelet az ügyintézés során haladéktalanul tájékoztatja. Amennyiben a telefonbeszélgetést követően további ügyintézés szükséges, az operátor köteles elektronikusan a probléma megoldásában illetékes ügyintéző részére továbbítani az ügyet és az ügy állapotát nyomon követni, megoldásáról tájékoztatást kérni. A telefonos ügyintézés során egyéni számláról információ csak az ügyfél pénztártag azonosítását követően adható. Az azonosítás a pénztártag a tagi azonosító vagy adóazonosító jelének és 4 további személyes vagy a tagsághoz kapcsolódó adatának egyeztetésével történhet. Tagsághoz kapcsolódó adat lehet a beléptető munkáltató, utolsó befizető, utolsó igénybe vett szolgáltatás típusa stb. 5.4 Beérkező tagi levelek elek és ek e megválaszolása Az ügyfélkapcsolati csoport munkatársai a Pénztár címére, címére beérkező megkereséseket iktatják a Pénztár elektronikus dokumentumkezelő rendszerében, azokat legkésőbb 30 napon belül megválaszolják vagy szükség esetén az illetékes területek részére iktatott formában továbbítják. 5.5 Panaszkezelési feladatok A Pénztár panaszkezelési szabályait jelen szabályzat 8. fejezete tartalmazza. 6 Az ügyfélkapcsolati csoport szervezeti felépítése, felelősség 6.1 Az ügyfélkapcsolati csoport szervezeti felépítése A Pénztár ügyfélkapcsolati csoportjának közvetlen vezetője a Jogi és ügyfélkapcsolati Igazgató, akinek munkáját a kiemelt ügyintéző segíti. A kiemelt ügyintéző felelős az ügyfélkapcsolati csoport irányításáért. 6.2 Az ügyfélkapcsolati csoport felelősségi rendszere Az ügyfélkapcsolati csoport feladatainak ellátásáért általánosan a Pénztár Jogi és ügyfélkapcsolati igazgatója a felelős. Az egyes ügyfélkapcsolati feladatokért a kiemelt ügyintéző tartozik felelősséggel. 6/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

7 7 Az ügyfélkapcsolati csoport rendje 7.1 Az ügyfélkapcsolati csoport elérhetősége A Pénztár ügyfélkapcsolati csoportját személyesen, telefonon, -en, postai úton és interneten illetve faxon keresztül lehet elérni. A Pénztár személyes ügyfélszolgálatának címe: Budapest, VIII. ker. Könyves Kálmán krt Telefonos ügyfélszolgálattal történő kapcsolatfelvétel esetén a 06-40/ központi telefonszámot kell tárcsázni. Külföldről a es telefonszám hívásával érhető el az ügyfélkapcsolati csoport. -en az alábbi címre lehet üzenetet küldeni: nypenztar@allianz.hu. Postacím: 1242 Budapest, Pf Interneten az alábbi WEB áll a pénztártagok rendelkezésére: Telefax elérhetőség: 06-1/ Ügyfélszolgálat gyfélszolgálati nyitvatartási rend A Pénztár személyes ügyfélszolgálata a Pénztár székhelyén az alábbi időpontokban áll nyitva a pénztártagok részére: Hétfő: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek: A Pénztár call centere az alábbi időpontokban fogadja az ügyfelek hívásait: Hétfő: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek: Panaszkezelés A Pénztár ügyfelei panaszának megoldását minden munkatárs köteles a legjobb szakmai tudása szerint, pontos információkkal és teljes elkötelezettséggel segíteni. 7/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

8 8.1 Panaszkezelési alapelvek A panaszkezelés során az Önkéntes Kölcsönös Biztosító Pénztárakról szóló évi XCVI. törvény (Öpt.) 29/A, valamint a 28/2014. (VII.23) számú MNB rendelet rendelkezései alapján kell eljárni. A beérkezett kritikák és panaszok fokozott figyelembevételével törekedni kell arra, hogy az ügyfelek érdekében a jelezett hibák javításra kerüljenek, és a Pénztár minőségi szolgáltatást nyújtson ezzel is növelve az ügyfelek elégedettségét. Ennek elengedhetetlen része a panaszok gyors és hatékony kivizsgálása. A panasz-ügyintézési eljárás során minden panaszt alaposan, elfogulatlanul és a lehető legrövidebb időn belül kell kivizsgálni. A megalapozott panaszokat minél rövidebb időn belül orvosolni kell. A vizsgálat során minden vonatkozó körülményt figyelembe kell venni. A panaszokat lehetőség szerint már az első kapcsolat szintjén kezelni kell. Amennyiben lehetséges az esetleges hibákat már ezen a szinten javítani kell. A jogszabály 30 napot biztosít a panaszügyek érdemi kivizsgálására és megválaszolására, a Pénztár azonban mindent megtesz annak érdekében, hogy ügyfelei az egyszerűbb esetekben ennél rövidebb idő alatt választ kapjanak. Az ügyfelek visszajelzéseihez számos kommunikációs csatornát biztosít a Pénztár annak érdekében, hogy véleményüket minél könnyebben, egyszerűbben és gyorsabban kifejthessék élőszóban, telefonon, elektronikus úton, vagy akár levélben. A panaszügyek kivizsgálása térítésmentes, ezért Pénztárunk külön díjat nem számít fel. A Pénztár minőségi ügyfélkiszolgálása, magas ügyfél elégedettsége érdekében a Panaszkezelési részleg együttműködik minden területtel és minden vezetővel. Folyamatosan jelzi részükre a felmerült, észlelt problémákat, a panaszügyek kapcsán felmerült hiányosságokat, hibákat. 8.2 A panaszbejelentés módjai Szóbeli panasz: a) személyesen: A panaszügyintézés helye (személyes ügyfélszolgálat): 1087 Budapest, Könyves Kálmán krt Nyitva tartási idő: Hétfő: Kedd-Szerda-Csütörtök: Péntek: b) telefonon: Az ügyfélszolgálat központi száma: Egyéb telefonos elérhetőségek: Külföldről: /19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

9 Hívásfogadási idő: Hétfő-Kedd-Csütörtök: Szerda: Péntek: Első sorban törekedni kell arra, hogy az ügyfél rögzített vonalon tegye meg panasz bejelentését, ezért a panasz bejelentő vagy panasszal kapcsolatban érdeklődő ügyfeleket a Call centerbe kell irányítani Írásbeli panasz: a) személyesen vagy más által adott irat útján a személyes ügyfélszolgálaton (1087 Budapest, Könyves Kálmán krt ); b) postai úton (levelezési cím: 1242 Budapest, Pf. 462); c) telefaxon (telefaxszám: ) d) elektronikus levélben ( cím: nypenztar@allianz.hu) Az ügyfél az írásbeli panasz benyújtásához formanyomtatványt (1. sz. melléklet) alkalmazhat, melyet a Pénztár a honlapján elérhetővé tesz. A Pénztár a formanyomtatványtól eltérő formában benyújtott panaszt is elfogadja. Az ügyfél eljárhat meghatalmazott útján is, ebben az esetben a meghatalmazást közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba kell foglalni. 8.3 A panasz kivizsgálása A panasz kivizsgálása térítésmentes, azért külön díj nem számolható fel. A Pénztár a panaszt legkésőbb a panasz Pénztárhoz történő beérkezését követő 30 napon belül köteles kivizsgálni, és az arra vonatkozó írásbeli válaszát megküldeni a panaszos részére. A panasz kivizsgálása az összes vonatkozó körülmény figyelembevételével történik. Amennyiben a panasz kivizsgáláshoz a Pénztárnak a panaszosnál rendelkezésre álló további így különösen a panaszos azonosításához, a panasszal érintett jogviszonnyal kapcsolatos információra van szüksége, úgy haladéktalanul felveszi a panaszossal a kapcsolatot. A Pénztár a panasz kivizsgálását követően válaszában kitér a kivizsgálás eredményére, a panasz rendezésének vagy megoldására tett intézkedésekre, illetve elutasítás esetén annak indokára. A válasz a panasz tárgyától függően tartalmazza az Alapszabály, a vonatkozó pénztári szabályzat vagy jogszabály vonatkozó részeit. Névtelen bejelentés esetén a kivizsgálást csak akkor kell lefolytatni, ha a bejelentés tartalmából a Pénztár részére jelentős anyagi, vagy egyéb kockázat bekövetkezése vélelmezhető. 9/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

10 8.3.1 Szóbeli panasz A szóbeli - ideértve a személyesen és telefonon tett - panaszt azonnal meg kell vizsgálni, és lehetőség szerint orvosolni. A Pénztár a telefonon közölt szóbeli panasz esetén az indított hívás sikeres felépülésének időpontjától számított öt percen belüli, az ügyfélszolgálati ügyintéző élőhangos bejelentkezése érdekében úgy köteles eljárni, ahogy az az adott helyzetben általában elvárható. Ha a panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges, a panaszról jegyzőkönyvet kell készíteni. Telefonon közölt szóbeli panasz esetén tájékoztatni kell a panaszost, hogy panaszáról hangfelvétel készül. A telefonon közölt panaszokról készült hangfelvételt 1 évig meg kell őrizni. A panaszos kérésére a Pénztár biztosítja a hangfelvétel visszahallgatását, továbbá térítésmentesen rendelkezésére bocsátja a hangfelvételről készített hitelesített jegyzőkönyvet. A beszélgetés visszahallgatásra előzetes időpont-egyeztetést követően van lehetőség, a Központi Ügyfélszolgálaton. Amennyiben a panaszos a szóbeli panasz kezelésével nem ért egyet, a Pénztár a panaszról és a panaszos azzal kapcsolatos álláspontjáról jegyzőkönyvet vesz fel. A jegyzőkönyv egy másolati példányát a személyesen közölt szóbeli panasz esetén a panaszosnak át kell adni, telefonon közölt szóbeli panasz esetén a panaszra adott válasszal együtt meg kell küldeni. Ebben az esetben a panaszra adott, indokolással ellátott választ a közlést követő 30 naptári napon belül kell megküldeni. A panaszról készült jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az: a) a panaszos nevét, b) a panaszos lakcímét, székhelyét, illetve amennyiben szükséges, levelezési címét, c) a panasz előterjesztésének helyét, idejét, módját, d) a panaszának részletes leírását, a panasszal érintett kifogások elkülönítetten történő rögzítését, annak érdekében, hogy a panaszban foglalt valamennyi kifogás teljes körűen kivizsgálásra kerüljön, e) a panasszal érintett a tag pénztári azonosítóját vagy adóazonosító jelét, f) a panaszos által bemutatott iratok, dokumentumok és egyéb bizonyítékok jegyzékét, g) amennyiben a panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges, - telefonon közölt szóbeli panasz kivételével - a jegyzőkönyvet felvevő személy és az ügyfél aláírását, h) a jegyzőkönyv felvételének helyét, idejét Írásbeli panasz Az írásbeli panasszal kapcsolatos, indokolással ellátott álláspontot a panasz közlését követő 30 naptári napon belül kell megküldeni a panaszosnak. 10/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

11 8.4 A panasszal kapcsolatos adatkezelés szabályai A Pénztár a panaszkezelés során a következő adatokat kérheti a panaszostól: a) nevét, b) pénztári azonosító vagy adóazonosító jelét c) lakcímét, székhelyét, levelezési címét d) telefonszámát, e) az értesítés módját, f) panasszal érintett pénztári szolgáltatás megnevezését, g) panasz leírását, okát, h) a panaszos igényét, i) a panasz alátámasztásához szükséges, a panaszos birtokában lévő olyan dokumentumok másolatát, amely a Pénztárnak nem áll rendelkezésre, j) meghatalmazott útján eljáró panaszos esetében érvényes meghatalmazás és k) a panasz kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adatot. A panaszt benyújtó ügyfél adatait az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. törvény rendelkezéseinek megfelelően kell kezelni. 8.5 Panaszkezeléshez fűződő tájékoztatási kötelezettség A panasz elutasítása vagy a panasz kivizsgálására előírt 30 napos törvényi válaszadási határidő eredménytelen eltelte esetén az ügyfél az alábbi szervezetekhez fordulhat: a) Pénzügyi Békéltető Testület (a szerződés létrejöttével, érvényességével, joghatásaival és annak megszűnésével, továbbá a szerződésszegéssel és annak joghatásaival kapcsolatos jogvita esetén): Pénzügyi Békéltető Testület Levelezési cím: 1539 Budapest, BKKP Pf Telefon: , cím: pbt@mnb.hu b) Magyar Nemzeti Bank Pénzügyi Fogyasztóvédelmi Központ (jogszabálysértés esetén): Magyar Nemzeti Bank Pénzügyi Fogyasztóvédelmi Központ Levelezési cím: 1534 Budapest, BKKP Pf. 777 Telefon: cím: ugyfelszolgalat@mnb.hu A Pénztár válasza tartalmazza a fenti szervezetek elérhetőségeit illetve a panaszos kérésre díjmentesen biztosítja az eljárások kezdeményezéséhez szükséges nyomtatványokat. A panaszos ezen igényét a Pénztár elérhetőségeinek bármelyikén jelezheti. A panasz elutasítása vagy a panasz kivizsgálására előírt 30 naptári napos törvényi válaszadási határidő eredménytelen eltelte esetén a fogyasztónak (természetes személynek) nem minősülő panaszos bírósághoz fordulhat. 11/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

12 8.6 A panasz nyilvántartása A panaszokról, valamint az azok rendezését, megoldását szolgáló intézkedésekről a Pénztár nyilvántartást vezet. A nyilvántartás tartalmazza: a) a panasz leírását, a panasz tárgyát képező esemény vagy tény megjelölését, b) a panasz benyújtásának időpontját, c) a panasz rendezésére vagy megoldására szolgáló intézkedés leírását, elutasítás esetén annak indokát, d) az intézkedés teljesítésének határidejét és a végrehajtásért felelős személy megnevezését, e) a panaszra adott válaszlevél postára adásának dátumát. A panaszt és az arra adott választ a Pénztár három évig őrizi meg és Felügyeleti ellenőrzés esetén bemutatja. A panaszügyekből negyedéves/éves riportok készülnek, melyek a Felügyeleti negyedéves jelentés részét is képezik, és a területek vezetői részére is továbbításra kerül. Ezek célja a visszacsatolás, a panaszok összefoglalása és a hibák kijavítása. A riportot megkapja minden érintett vezető, akiknek intézkednie kell arról, hogy az általa irányított terület felelősségi körében történő hibák, problémák megoldásra kerüljenek. A riportokból egyértelműen kiderül a pénzügyi rendezést igénylő esetek száma, jellege is. 8.7 Az ügyfélkapcsolati csoport hatáskörei,, feladatai a panaszkezelés során a) panaszügyek előzményeinek feltárása, válasz előkészítése, Amennyiben a Panaszkezelési csoport a rendelkezésre álló dokumentumok és a saját vizsgálat alapján az ügyet meg tudja válaszolni, az ügyintéző a választ elkészíti az ügyfélnek, és kiküldi részére. Amennyiben saját hatáskörben nem tudja a panaszt megválaszolni, ahhoz további információk, állásfoglalások, döntések szükségesek, az illetékes terület vezetőjének vagy annak helyettese részére elektronikus úton továbbítja állásfoglalás kérése céljából a panaszügyet. Amennyiben pénzügyi rendezést igényel az ügy, a szükséges engedélyeztetéseket elintézi, majd intézkedik az engedélyek alapján a rendezésről, az illetékes terület felé. Amikor a panaszügyben szükséges intézkedések megtörténtek, az ügyintéző elkészíti a válaszlevelet az ügyfél részére. A válaszlevelek aláírása az ügyfélpanaszok esetében minden esetben az jogi és ügyfélkapcsolati igazgató és az ügyfélkapcsolati csoport kiemelt ügyintézője írja alá. A panaszos e körülményből meggyőződhet arról, hogy ügyét személyesen az egység vezetője bírálta el. b) kapcsolattartás panaszos ügyfelekkel, Amennyiben a panasz kivizsgáláshoz további dokumentumokra vagy információra van szükség, úgy az ügyintéző haladéktalanul kapcsolatba lép a panaszossal. A 12/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

13 kapcsolatfelvétel dokumentálható módon történhet írásos formában vagy telefonos egyeztetéssel, rögzített vonalon. c) kapcsolattartás felügyeleti szervezetekkel, d) kapcsolattartás a panaszügyekkel miatt társosztályokkal, panaszügyek megoldása érdekében feladat kiadás az adott ügyben bármely terület részére a Pénztár szervezetén belül. A bármely területhez eredetiben beérkező panaszleveleket azonnal a beérkezés napján el kell juttatni a Panaszkezelési csoporthoz, hogy a kivizsgálás minél előbb elinduljon, mivel a 30 napos határidő a Pénztárhoz történő első beérkezéstől számítandó. Az előírt határidők mellett is minden esetben törekedni kell a panaszügy mielőbbi kivizsgálására és megválaszolására, valamint lezárására. Amennyiben az ügyfél már előzőleg bejelentett panaszáról érdeklődik, a Panaszkezelési csoportot erről értesíteni kell. Ezután a panaszkezelők az ügyféllel azonnal felveszik a kapcsolatot. A panaszügy megoldása érdekében bármely területnek a Panaszkezelési csoport feladatot adhat ki kizárólag az ügyfélpanasz megoldása érdekében. Természetesen minden feladatkiadásnál figyelembe kell venni, hogy az adott kérdésben mely terület az érintett. Panaszügyek kapcsán történő belső levelezések, információk kiadása ügyfél részére szigorúan tilos! e) állásfoglalások, vélemények, információk, adatok bekérése az adott panaszügyben bármely területtől, személytől. Adott állásfoglalások, válaszok felülvizsgálatának kérése. Panaszügyek során feltárt hibák (emberi, rendszer vagy folyamatbéli) felmerüléséről vezetők értesítése, figyelemfelhívás, javaslattétel, Az ügyfélkapcsolati csoport a panaszkezelés során több területtől is kérhet be állásfoglalást, vagy az előzőekben adott állásfoglalás felülvizsgálatát is kérheti, az ügy megoldása érdekében. Szükség esetén összehívhat személyes egyeztetéseket, egy adott panaszügy megoldása érdekében, különös tekintettel azokra az esetekre, amikor a probléma a Pénztár több ügyfelét is érintheti Az állásfoglalások beérkezése után, az ügyintéző elkészíti az ügyfél részére adandó választ. Ha szükségesnek látja, ezt kiküldés előtt még ellenőrizteti, elfogadtatja az illetékes területtel. f) panaszügyekkel kapcsolatos határidőkre való figyelmeztetések küldése az érintett területeknek, a vezetőknek, a panaszügy mihamarabbi megoldása érdekében, A társterületeknek az információ, az állásfoglalás megadására 3 munkanap áll rendelkezésre. Amennyiben ez a határidő nem tartható valami miatt, ezt a panasszal foglalkozó ügyintéző felé jelezni kell. A panaszkezelési ügyintéző amennyiben nem kap 3 napon belül választ illetve értesítést a határidő módosításról úgy köteles jelezni a kiemelt ügyintéző részére. A kiemelt ügyintéző ezt követően az érintett terület vezetőjével egyeztet a határidő esetleges módosításról 13/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

14 . Az ügyfélkapcsolati csoport hatáskörébe tartozik továbbá: 1) ügyfelektől érkező információkérések, kérdések megválaszolása, 2) a Magyar Nemzeti Bank, fogyasztóvédelem, érdekvédelmi szervezetek, megkeresései panaszügyekkel kapcsolatban. 3) Békéltető Testületek megkereséseinek megválaszolása (személyes megjelenésre csak a Pénztár jogi és ügyfélkapcsolati igazgatója úgyis, mint jogtanácsosa jogosult). A panaszokat és a hozzájuk kapcsolódó válaszleveleket az érintett területek az Ügykövető rendszerben megtekinthetik. Amennyiben további intézkedések megtétele szükséges az érintett terület részéről, úgy arról az ügykövető rendszerben kiadott feladat formájában értesítést kap, hogy az esetlegesen szükséges intézkedéseket megtehessék a panasz kapcsán. Kiemelt ügyfélpanaszok kapcsán a panasszal foglalkozó ügyintéző az ügyfél részére felajánlhat valamiféle kompenzációt, az őt ért kellemetlenségek enyhítésére, amennyiben előzetesen a jogi és ügyfélkapcsolati igazgató/ügyfélkapcsolati csoport kiemelt ügyintézője jóváhagyott. Ilyen esetekben vagy az ügyfél kérését kell figyelembe venni, vagy az illetékes területtel történő egyeztetés után, pl. szolgáltatási panaszok esetében késedelmi kamat formájában lehetséges a kompenzálás. Természetesen ezen kompenzációkhoz az a Pénzügyi és IT igazgató engedélye és az érintett terület vezetőjének javaslata szükséges. 8.8 Felügyeleti panaszok kezelése A Pénztár felügyeleti szerve a Magyar Nemzeti Bank (Felügyelet). A Felügyelet részéről a Pénztárt érintő fogyasztóvédelmi eljárások kapcsán a Pénztártól információt kérhet. Ezekben az ügyekben minden felügyeleti megkeresést az ügyfélkapcsolati csoport illetékes kivizsgálni, megválaszolni. Fogyasztóvédelmi eljárás indulhat a Felügyelet által, hivatalból, vagy az ügyfél kérelmére. A Felügyeletről érkezett panaszok kivizsgálására nyitva álló határidő a megkeresésben megjelölt dátum azzal, hogy a határidő a Felügyelet eltérő megállapítása hiányában nem hosszabbítható meg. Határidő túllépésnél a felügyelet bírságot szab ki! A Felügyelet a panaszügy tisztázása érdekében szakértőt rendelhet ki, tanúmeghallgatást tarthat, dokumentumokat, bizonylatokat kérhet be. Helyszíni vizsgálatot tarthat és próba-ügyletkötést is végezhet. Cél és témavizsgálat formájában is ellenőrizhet, ilyen esetekben csak az jogi és ügyfélkapcsolati igazgató úgyis, mint jogtanácsos jogosult a Felügyelet kérdéseire válaszolni, az esetleges hatósági szerződést megkötni. Amennyiben a felügyeleti megkereséseket a Pénztár határidőre nem teljesíti, a Felügyelet eljárási bírságot szab ki. A fogyasztóvédelmi eljárás minden esetben határozattal zárul. A határozatokat a Felügyelet nyilvánosságra hozza. Az új fogyasztóvédelmi eljáráshoz önálló szankcionálási rendszer kapcsolódik, a következő elemekkel: jogsértő állapot megszüntetése, jogsértő magatartás 14/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

15 megtiltása, intézkedések határidőre történő kitűzése, szolgáltatás illetve tevékenység megtiltása, fogyasztóvédelmi bírság kiszabása. A Felügyelet minden esetben bírságot szab ki, ha a probléma az ügyfelek széles körét érinti, valamint ha visszatérő jogsértést tapasztal. Fentiek miatt minden munkatárs köteles a Fogyasztóvédelmi eljárások kapcsán a határidők pontos betartására és az ügyek kiemelt kezelésére! 8.9 Iratkezelés az a ügyfélkapcsolati csoportban Fő szabályként az Iratkezelési szabályzatban leírtaknak megfelelően kell eljárni. A panaszok megoldása után a keletkezett dokumentumokat le kell fűzni. Az irathoz csatolni kell a válaszlevél másolatát is, ABC szerinti sorrendben. A Pénztár a panaszt és az arra adott választ 3 évig őrzi meg, és azt a Felügyelet kérésére bemutatja Egyéb pénztári szabályok Panaszbejelentés céljából vagy panasszal kapcsolatban érdeklődő ügyfeleket a 7. fejezetben közölt ügyfélkapcsolati elérhetőségek felé kell irányítani. Minden panaszügyben az ügyfélkapcsolati csoport a téma szerint illetékes szervezeti egységet keresi meg, a kivizsgálás lefolytatása végett. Pénzügyi rendezés: A pénzügyi rendezéshez szükséges engedélyeket az ügyfélkapcsolati csoport szerzi be. Ezek után a pénzügyi rendezésére az érintett területeket felszólítja, a számvitelt tájékoztatja. A személyes adatok kezelésével, adatvédelemmel kapcsolatban beérkezett ügyfélpanaszokat minden esetben meg kell küldeni az jogi és ügyfélkapcsolati igazgató úgyis, mint jogtanácsos részére. ben csak abban az esetben adható ki pénztár titkot képező adat, információ, ha az Ügyfél a pénztárba bejelentett, rendszerekben rögzített címről ír, tekintettel arra, hogy az Ügyfél erre a célra adta meg elektronikus elérhetőségét. Amennyiben a hivatalos elektronikus úton (kommunikált hivatalos címek) érkezik panaszbejelentés, azt a postaládát kezelő szervezeti egység iktatja az Ügykövető rendszerbe az ügyfélkapcsolati csoportnak A panaszokkal kapcsolatos utólagos teendők A fogyasztóvédelmi felelős a folyamatban lévő és a lezárt ügyek naprakész nyilvántartását vezeti. A fogyasztóvédelmi felelős minden negyedév (év) végét követő hónap 15-ig a megelőző negyedévről (évről) panaszügyi statisztikát köteles készíteni. A statisztikában az alábbi fő kategóriák elkülönítése kötelező: - azon panaszok, amelyek közvetlenül érkeztek a nyugdíjpénztárhoz, - jogos panaszok/nem jogos panaszokra - Magyar Nemzeti Banktól érkezett fogyasztóvédelmi panaszok. 15/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

16 A nyilvántartásnak tartalmaznia kell továbbá: a) a panasz leírását, a panasz tárgyát képező esemény vagy tény megjelölését, b) a panasz benyújtásának időpontját, c) a panasz rendezésére vagy megoldására szolgáló intézkedés leírását, elutasítás esetén annak indokát, d) a c) pont szerinti intézkedés teljesítésének határidejét és a végrehajtásért felelős személy megnevezését, továbbá e) a panasz megválaszolásának időpontját. Az elemzés alapján a Pénztár vezetői meghatározzák a panaszok megelőzése, illetve csökkentése érdekében szükséges és lehetséges intézkedéseket. Az elemzés célja a panaszügyekből levonható tapasztalatok beépítése a szolgáltatási folyamatba. A Pénztár a panaszügyintézéssel kapcsolatos tevékenységét a fogyasztói igényekre és saját üzletpolitikájának fogyasztóvédelmi szempontjaira tekintettel folyamatosan fejleszti. 9 Záró rendelkezések és jegyzékek 9.1 Záró rendelkezések Hatályon kívül helyezett szabályzat(ok): NYP-UV 052/2010 Panaszkezelési szabályzat NYP-UVSZ 010/2011 Ügyfélkapcsolati rendről és panaszkezelés rendjéről szóló szabályzat NYP-UVSZ 029/2012 Ügyfélkapcsolati rendről és panaszkezelés rendjéről szóló szabályzat NYP-ISZ 021/2013 Ügyfélkapcsolati rendről és panaszkezelés rendjéről szóló szabályzat NYP-ISZ 082/2013 Ügyfélkapcsolati rendről és panaszkezelés rendjéről szóló szabályzat NYP-ISZ 005/2014 Ügyfélkapcsolati rendről és panaszkezelés rendjéről szóló szabályzat NYP-ISZ 024/2014 Ügyfélkapcsolati rendről és panaszkezelés rendjéről szóló szabályzat Vegyes rendelkezések A jelen szabályzatot az Allianz Hungária Nyugdíjpénztár, mint jogelőd pénztár Közgyűlése 13/2012/II. (III.28.) illetve 14/2012/II. (III.28.) sz. határozataival fogadta el, az átalakulást követően létrejövő Allianz Hungária Önkéntes Nyugdíjpénztár szabályzataként. A jelen, módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt szabályzat január 01-i hatállyal lép életbe Mellékletek jegyzéke Sorszám Megnevezés 1. sz. melléklet Panaszbejelentő adatlap 16/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

17 1. sz melléklet 17/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

18 18/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár

19 19/19 (c) Allianz Hungária Nyugdíjpénztár