NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM A KANCELLÁRI HIVATAL ÜGYRENDJE HATÁLYOS: 2015. MÁJUS 6-TÓL SOPRON 2015 1
A nemzeti felsőoktatásról szóló 2012. évi CCIV. tv. (Nftv.) 13/A., 37., és 117/A. valamint a Nyugat-magyarországi Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzat I. rész Szervezeti és Működési Rend (SZMR) 46-59. szabályai alapján jelen ügyrend szabályozza a Kancellári Hivatal szervezetét, működését, feladatait. 1. A Kancellári Hivatal az egyetem önálló szolgáltató és funkcionális szervezeti és egysége. 2. A Kancellári Hivatal élén a kancellár áll. A kancellár ügyvivő-szakértő munkakörben foglalkoztatott közalkalmazott, akit az intézménybe magasabb vezetői megbízással az Nftv-ben szabályozott nyilvános pályázat eljárás eredményeképpen a miniszterelnök nevez ki. A megbízás visszavonásának joga is a miniszterelnök jogköre. A kancellár felett a munkáltatói jogkört az emberi erőforrások minisztere gyakorolja. 3. A kancellár felel az egyetem gazdasági, pénzügyi, kontrolling, számviteli, munkaügyi, jogi, igazgatási, informatikai tevékenységéért, az intézmény vagyongazdálkodásáért, ideértve o a műszaki, o létesítményhasznosítási, o üzemeltetési, o logisztikai, o szolgáltatási, o beszerzési és közbeszerzési ügyeket is, valamint irányítja e területen a működést. 4. A kancellár gyakorolja a munkáltatói jogkört az egyetem - oktatói, kutatói, tanári munkakörben, valamint óraadói oktatói megbízással foglalkoztatottak kivételével közalkalmazottjai felett. A munkáltatói jogkör gyakorlásának rendjét jelen szabályzat, valamint a Foglalkoztatási Követelményrendszer tartalmazza. 5. A kancellár feladatait távollétében a kinevezői és az illetménygazdálkodói munkáltatói jogait érintő feladatok kivételével a Scarbantia Egyetemi Központ (Sopron) igazgatója látja el. 6. A kancellár a Szenátus szavazati jogú tagja, valamint az SZMSZ I. 21. (5) bekezdésben meghatározottak szerint tagja a Szenátus állandó bizottságainak. 7. Jelen ügyrend szabályozza a jogszabályban meghatározott kancellári feladatok egyetemen belüli ellátásának szervezeti, működési rendjét. 2
8. A Kancellári Hivatal az egyetem hálózatos felépítésének megfelelően horizontálisan és vertikálisan is szervezeti egységekre tagolódik. 9. A Kancellári Hivatal horizontális egységei az egyetemi központok. Az egyetemi központok az egyetem székhelyén és telephelyein a karok mellett működő, a Kancellári Hivatal helyi szolgáltató és funkcionális feladatait ellátó egységek: Scarbantia Egyetemi Központ (Sopron) Savaria Egyetemi Központ (Szombathely) Arrabona Egyetemi Központ (Győr) Ad Flexum Egyetemi Központ (Mosonmagyaróvár) 10. Az egyetemi központokat a kancellár által kinevezett igazgatók vezetik, akik a kancellár helyettesei. Feladataik ellátása során kötelesek együttműködni a székhelyen, telephelyen lévő karok vezetőivel. Az egyetemi központ igazgató felett a munkáltatói jogkört a kancellár gyakorolja. Az egyetemi központ igazgató átruházott hatáskörben munkáltatói jogkört gyakorol az egyetemi központban, a kar szervezetében dolgozó nem oktató/kutató/tanár/óraadó közalkalmazottak felett. Az egyetemi központ igazgatók a székhelyen, telephelyeken működő Kari Tanácsok tanácskozási jogú tagjai. 11. A Kancellári Hivatal vertikális egységei: Gazdasági Igazgatóság (GI) Műszaki Igazgatóság (MI) Egyetemi Tanulmányi Központ (ETK) Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ (ÜTK) Egyetemi Informatikai Központ (EIK) Központi Könyvtár és Levéltár (KKL) SEK Könyvtár és Levéltár (SEK KL) A vertikális szervezeti egységek élén igazgatók állnak, akik felett a munkáltatói jogkört a kancellár gyakorolja. A szervezeti egységekben dolgozó közalkalmazottak felett a Központi Könyvtár és Levéltár, valamint a SEK Könyvtár és Levéltár kivételével - a munkáltatói jogkört a kancellár által átruházott hatáskörben a vertikális egységek igazgatói gyakorolják. A szakmai irányítói jogkör gyakorlását az egyes ügyrendek szabályozzák. A Központi Könyvtár és Levéltárban, valamint a SEK Könyvtár és Levéltárban dolgozó közalkalmazottak esetében a munkáltatói jogkör gyakorlásának rendjét a KKL és SEK KL Ügyrend szabályozza. A vertikális egységek ügyrendjei jelen ügyrend részét képezik. 12. A Kancellári Hivatalon belüli vezetőket a Kancellár nyilvános pályázat útján nevezi ki. A pályázatokat a Szenátus véleményezi. A pályázati eljárás részletes szabályait a Foglalkoztatási Követelményrendszer tartalmazza. 13. A Kancellári Hivatalon belül, közvetlenül a kancellárnak alárendelt munkakörök: 3
a) jogtanácsos: feladata: a. szabályzatok készítésében, felülvizsgálatában való aktív részvétel; b. rektori, kancellári körlevelek, utasítások jogi előkészítése; c. fegyelmi, kártérítési ügyek; d. jogszabályfigyelés, tájékoztatás; e. vezetői döntésekhez jogi segítségnyújtás; f. megbízás alapján ellátja az egyetemi adatvédelmi biztosi feladatokat; g. peres és peren kívüli ügyekben képviselet ellátása, h. okiratok (szerződések) szerkesztése, ellenjegyzése. b) belső ellenőrzési vezető, feladatát az SZMSZ I. 52. szabályozza; c) minőségbiztosítási előadó, feladatát a Minőségbiztosítási Szabályzat szabályozza; d) biztonságszervezési munkatárs: feladatát a Biztonságvédelmi Szabályzat tartalmazza. Az egyes munkakörökbe tartozó további feladatokról a munkaköri leírások rendelkeznek. 14. A Kancellári Hivatal adminisztratív munkáját a Titkárság végzi. A Titkárság végzi egyben a Gazdasági Igazgatóság adminisztratív munkáját is. A Titkárság feladata a Kancellári Hivatal és a Gazdasági Igazgatóság igazgatási, ügyviteli, gazdálkodási tevékenység szervezése: a. az időbeosztások nyilvántartása; b. tárgyalások, megbeszélések, értekezletek előkészítése; c. az ügyfélforgalom ütemezése, telefonok lebonyolítása; d. a közvetlen levelezés lefolytatása; e. a kiadott feladatok és határidők nyilvántartása; f. postabontás; g. az iktatás, iratkezelés szabályzat szerinti végzése; h. reprezentációs tevékenység ellátása; i. protokolláris feladatok, kapcsolattartás; j. a kancellár által létrehozott bizottságok és egyéb fórumok üléseinek előkészítése, szervezése; k. irattári tevékenység, irattári rend kialakítása. 15. A Kancellári Hivatal és egységeinek gazdálkodási szabályait és ezzel kapcsolatos aláírási rendjét a Gazdálkodási Szabályzat tartalmazza. 16. A Kancellári Hivatalban a munkarendet a kancellár alakítja ki az egyes egységek vezetőivel egyeztetve. 17. Jelen ügyrendet a Szenátus az 52/2015. (III. 11.) sz. határozatával fogadta el, és a 93/2015. (V. 6.) sz. határozatával módosította. 18. A módosított ügyrend 2015. május 6. napján lép hatályba. 4
19. Jelen ügyrend alapján a Kancellári Hivatal szervezetében dolgozó közalkalmazottak kinevezését, munkaköri leírását, vezetői megbízását 2015. május 31. napjáig felül kell vizsgálni, és 2015. június 1. napjának hatályával ezen ügyrend szerint módosítani. Sopron, 2015. május 6. Dr. Dinnyés Álmos kancellár 5