Geoview Systems Kft. Termékleírás Integrált Humánerőforrás Vezénylési és Kezelési Rendszer Geoview Systems Kft. www.geoview.hu
Projekt adatok Projekt címe Integrált Humánerőforrás Vezénylési és Kezelési Rendszer Projekt azonosító száma GOP-1.3.1-10/A-2010-0014 Kedvezményezett Geoview Systems Kft. Projektzárás időpontja 2013.03.29. GOP-1.3.1-10/A-2010-0014 Oldal: 2
Tartalomjegyzék 1 Szakmai beszámoló...4 2 A projekt ütemezése...4 3 A fejlesztett rendszer technikai ismertetése...6 3.1 A munkaidő-beosztás...7 3.2 Éves szabadságtervezés...8 3.3 Szolgálati beosztás...9 3.4 Jelentések...9 3.5 Kapcsolat bér rendszerrel... 10 3.6 Mobil alkalmazás... 10 GOP-1.3.1-10/A-2010-0014 Oldal: 3
1 Szakmai beszámoló A Humánvezénylési Rendszer (HVR) pályázati forrásokból történő kifejlesztésével az emberi erőforrások gyors, egyszerű és gazdaságos kezelésére akartunk megoldást adni. Célunk az volt, hogy egy egységes, a teljes munkafolyamatot lefedő környezetben megvalósítható, a különböző területek előírásainak megfelelően a dolgozók munkaidő-beosztásával kapcsolatos összes feladat annak tervezése, adminisztrálása és dokumentálása megvalósuljon. Mindezt oly módon, hogy a rendszer figyelembe veszi a törvényi, jogszabályi illetve az egyénileg meghatározott feltételeket. A munkaidőbeosztás a főleg irodai munkát végző cégek esetében nem jelent különösebb problémát, hiszen a megszokott 8 órás munkanapokkal egyszerűen lehet számolni. Nem ez a helyzet azonban ott, ahol megszakítás nélkül, folyamatosan, több műszakban vagy eseti jelleggel kell munkát végezni. Az állandó és folyamatos ügyeleti és készenléti jellegű szolgálat szervezése - annak bonyolultsága miatt - már önálló tevékenységként jelenik meg egy ilyen szervezet életében. Szervezeti szempontból nem elhanyagolható az a kockázat sem, amely az adatok manuális feldolgozásából, redundáns felviteléből illetve széttöredezettségéből adódik. Erre nyújt megoldást a Humánvezénylési Rendszer, amely a szolgálattervezéssel kapcsolatos teljes folyamatot lefedi, szaktámogatást adva a szolgálatvezetőnek. Jelenleg sem a magyar, sem pedig a nemzetközi piacon nem található olyan megoldás, amely ezt a problémát áthidalja. Egy ilyen rendszer bevezetésével a beosztástervezéssel kapcsolatos feladatok elvégzéséhez, szükséges idők nagyságrendileg csökkenthetőek. A termék egy kliens/szerver architektúrájú, vállalati és intézményi környezetbe ágyazható szoftver, amely távolról (interneten keresztül) elérhető. A rendszer a következő főbb funkcionális modulokra bontható: Szervezeti adatok (szervezeti egységek és munkatársak) nyilvántartása Tipikus beosztások (törzsbeosztások), munkarendek és az ellenőrizni kívánt jogszabályok, rendelkezések adminisztrációja (max. munkavégzés, kötelező pihenőidők, stb.) Csoportszintű vagy munkahelyre vonatkozó, a katasztrófa helyzet szintjétől függő időszakos munkaidő-beosztás grafikus megjelenítése és szerkesztése Munkahelyekhez köthető szakmai képesítések felvitele, a dolgozók szakszolgálati engedélyeinek nyilvántartása (jogosítvány, orvosi engedély, stb.) Részletes szolgálati beosztás adminisztrációja (akár perces bontásban) Tipikus jelentések készítésének és nyomtatásának támogatása Mobiltelefonról elérhető kulcsfontosságú információk megjelenítése (a dolgozó aktuális szolgálatának részletei, vezénylési információk, stb.) Optimális munkaidő-beosztási terv automatikus készítése 2 A projekt ütemezése A projekt első időszakában az elvégzett tevékenységeink az üzleti igények és a működési-szabályozási környezet, valamint a rendszerrel szemben támasztott követelmények meghatározására terjedtek ki. Ennek első lépéseként igényelemzést végeztünk 77 hazai szervezetnél a humánpolitikai és az informatikai szakterületi vezetők körében. A vizsgálat a valamilyen okból változó munkarendben is dolgozó vállalkozások/szervezetek témában releváns informatikai felkészültségének kérdéseit járta GOP-1.3.1-10/A-2010-0014 Oldal: 4
körbe. A felmérés kiterjedt a releváns hazai jogi szabályozásra, amit egy EU kitekintés tett teljessé. Elkészült a legfrissebb veszélyeket és megoldásokat bemutató tanulmány. A megvalósítás, de főleg a bevezetés során a rendszer elfogadottságát és a vevő elégedettségét nagyban növelheti a mobil eszközök használata. Ezért külön összefoglaló tanulmány készült ennek a gyorsan változó területnek a kommunikációs lehetőségeiről, az eszközökön futó alkalmazások lehetőségeiről. Az üzleti igények, a szabályozási és technikai környezet leírása megfelelő alapot adott a rendszerrel kapcsolatos követelmények meghatározására, ill. a funkcionális specifikáció elkészítésére. Ez utóbbi dokumentumnak az alap verziója készült el. A projekt második szakaszában megkezdődött az alkalmazás fejlesztése. A kialakított fejlesztési környezetben megkezdtük a rendszer moduljainak fejlesztését. Mivel a rendszert nagy rendelkezésre állású, nagyvállalati környezetben való üzemeltetésre vagy szolgáltató központként tervezzük - a méretezéshez, a hibatűrő működés biztosításához külső adatbázis szakértők bevonására volt szükséges. (Magas rendelkezésre állású architektúra tervezés) A földrajzilag elosztott rendszerek tervezése külső rendszerintegrációs szakértők bevonásával volt megvalósítható. (Földrajzilag elosztott rendszerek tervezési ismeretei) Az IT biztonság területén meglévő kompetenciánkat külső IT biztonsági szakértők bevonásával fejlesztettük. (IT biztonsági megoldások) A virtualizációs technológiák előnyeit kihasználva kívánjuk nagy mértékben növelni a fejlesztendő rendszer rendelkezésre állását, hibatűrő működését, ezért szükség volt megfelelő tapasztalattal rendelkező külső rendszerintegrációs szakemberek bevonására (Virtualizációs architektúra tervezési ismeretek). A projekt harmadik szakaszának legfontosabb tevékenysége volt a prototípus alkalmazás fejlesztése. A kialakított fejlesztői környezetben elkészültek az egyes modulok, ill. a modulok összességeként a prototípus. A prototípus már bír a tervezett funkcionalitással, azonban egyes részleteiben és megoldásaiban még finomításra szorul. Ezeket az igényeket elsősorban a tesztelés és a minőségbiztosítás tapasztalatai és észrevételei generálják. A munkát nehezített és lassította, hogy a fejlesztés legfontosabb alapját jelentő Munka Törvénykönyve a tervezési fázishoz képest jelentős mértékben megváltozott. A változások nem csak paraméter szintűek voltak, elvi, logikai módosításokat is végre kellett hajtanunk. A prototípus fejlesztése során végig K+F alvállalkozók biztosították az egyes modulok és a fokozatosan kialakuló prototípus rendszer ellenőrzéséhez szükséges tesztelést. A fejlesztés során az Agilis fejlesztési módszertan ajánlásai szerint jártunk el, folyamatos minőségbiztosítás mellett. A projekt befejező szakaszában elkészült a felhasználói felületek logikai tervezése, amelynek elsődleges célja a HVR rendszerben szükséges felületi elemek elhelyezkedésének és jellegének meghatározása logikai szinten. Erre alapozva kidolgozásra került a szükséges designelemeket tartalmazó eszköztár mind a vékonykliens mind a mobil alkalmazás felületi igényeit figyelembe véve. Megtörtént a HVR rendszer mobil kiegészítő alkalmazásának elkészítése Android és ios környezetben, ezzel biztosítva a minél széleskörűbb ügyfél elégedettséget és felhasználhatóságot. Tesztelési terv elkészítése és tesztelési tevékenység végrehajtása szintén ebben az időszakban valósult meg az alkalmazás stabilizációs feladatainak keretében. A hasznosítás előkészítéseként létrejött egy a HVR rendszer felületeit a felhasználók számára bemutató, áttekintő dokumentumcsomag. A hosszabb távú kezelhetőség biztosításához és a termékesítési tervek előkészítéséhez elkészült a HVR rendszer telepítési követelményeit és folyamatait bemutató dokumentum, valamint a rendszer egy telepített példányának üzemeletetése során jelentkező támogatási feladatokat bemutató dokumentum. A projekt jelenlegi befejező szakaszában GOP-1.3.1-10/A-2010-0014 Oldal: 5
megrendezésre került a záró esemény, melynek keretében ismertettük az elkészült rendszer képességeit. 3 A fejlesztett rendszer technikai ismertetése A projekt során azonosított folyamatok és különböző szolgáltatási szintek együttes kiszolgálásának megteremtése egy rugalmasan alakítható architektúrát igényelt. Ennek megfelelően egy olyan felépítés megvalósítása volt célszerű, ahol a komponensek lazán kapcsoltak és jól definiált interfészekkel kapcsolódnak egymáshoz. Mindezek mellett pedig biztosítható a funkciók önállósága arra az esetre, ha egy bővítés vagy módosítás gyors beavatkozást kíván. Továbbá mindenképp biztosítani kellett a különböző alapokon fejlesztett és eltérő bonyolultságú külső rendszerek csatolhatóságának lehetőségét a heterogén környezeti elemek számára. A korábban megvizsgált működési környezet, valamint kitűzött célok figyelembevétele után, egy viszonylag jól kategorizálható funkciócsoport kialakítása történt meg. 1. ábra A HVR rendszer logikai szerkezete A rendszer kialakítása során törekedtünk az aktuális ergonómiai és design követelmények megfelelő szintű kiszolgálására. Dinamikus adathozzáférés és HTML5-ben készült felületi elemek kerültek kidolgozásra. GOP-1.3.1-10/A-2010-0014 Oldal: 6
2. ábra A rendszer elsődleges felülete 3.1 A munkaidő-beosztás A dolgozók beosztása igen bonyolult feladat, hiszen egyszerre kell megfelelni a Munka Törvénykönyvében foglaltaknak, a Szervezeti Működési Szabályzatnak, a Kollektív Szerződésnek illetve a munkavállalók egyéni igényeinek. Mindezek mellett gazdaságossági szempontokat is figyelembe kell venni, hiszen alultervezett létszám esetében a szolgáltatás színvonala nem lesz megfelelő, túltervezett létszám esetén pedig jelentős többletköltség keletkezik. Elméletben persze létezhet egy minden szempontból tökéletes, általános beosztás, de erről az első váratlan helyzetben bebizonyosodik, hogy az nem életképes. Az ember sajnos megbetegszik, szabadságra megy, változhatnak az igények is akár néhány óra leforgása alatt. Ezekben a helyzetekben nehéz higgadtan, minden apró körülményt figyelembe véve gyorsan reagálni úgy, hogy az minden ismert szempontból megfelelő, törvényes legyen. A munkaidő-beosztás tervezését nehezíti, hogy a különböző szolgálatok ellátása különféle munkarendekben, sőt eltérő munkaidőkeretekben is történhet. Az egyik csoport például járhat 12/24-es műszakban (ahol 12 óra munkavégzést 24 óra pihenőidő követ), míg a másik 24/48-ban (ahol 24 órás műszak után 48 óra pihenőidő jár). Másképp kezelendő a mindennapozói munkarendben dolgozók rugalmas munkaideje, a munkaidőkeretben kifuttatható túlórák és csúsztatások nyilvántartása. A Humánvezénylési Rendszer alkalmazásával a fenti problémákat teljesen ki lehet küszöbölni, hiszen ennek bevezetésével egy céleszköz áll rendelkezésünkre, amely a tervezés nagymértékű leegyszerűsítésén túl folyamatosan képes ellenőrizni az aktuális beosztást. Mivel az adatokat összefüggéseikben képes értelmezni, ezért abban az esetben is fényt derít a hibákra, ha azok egy adott művelet következtében, közvetve, máshol jelentkeznek. A beosztástervezés kapcsán a rendszer a következő feladatokat valósítja meg: Többszintű szervezeti struktúra kialakíthatósága GOP-1.3.1-10/A-2010-0014 Oldal: 7
Munkarend, munkaidőkeret kezelése Törzsbeosztás kezelése Vezénylés, szolgálatcsere Rendkívüli munkavégzés, túlmunka Távollétek kezelése o Szabadság o Munkaidő-kedvezmény o Betegállomány o Kül- és belföldi kiküldetés o Felmentés o Képzés Ügyelet, készenlét Jelenlét kezelés (normál és rugalmas munkaidő) 3. ábra A beosztástervezés felülete 3.2 Éves szabadságtervezés Ha a munkáltató folyamatos szolgáltatást biztosít, akkor igyekeznie kell egyenlő időelosztásban szabadságolnia a dolgozóit annak érdekében, hogy a rendelkezésre állást teljesíthesse. Ilyenkor, szem előtt tartva az egyéni igényeket, egy olyan igazságos szabadságterv nyilvántartása a cél, amely megfelel az előírt létszámkényszereknek és szükség esetén megoldható a tartalék erőforrások berendelése is a távollévő állományból. A HVR rendszer lehetőséget biztosít az éves szabadságtervek kezelésére. GOP-1.3.1-10/A-2010-0014 Oldal: 8
4. ábra A szabadságtervező felület 3.3 Szolgálati beosztás A munkaidő-beosztás elkészítése tehát önmagában jelentős feladat és nem utolsó sorban kockázat egy komplex szervezet esetében. A helyzet csak bonyolódik abban az esetben, ha a dolgozók munkavégzésének helye is változó, mert azon túl, hogy egy adott helyre megfelelő számú embert kell biztosítani, a képességeket is figyelembe kell venni. Hiszen képesítéshez, végzettséghez, szakszolgálati engedélyhez kötött szolgálatra például csak olyan személy alkalmazható, aki az adott munkavégzéshez szükséges képesítéssel, végzettséggel illetve szakszolgálati engedéllyel a megadott időszakban rendelkezik. A Humánvezénylési Rendszer bevezetésével a szolgálati beosztás áttekinthető formában valósítható meg. Kiemelt jellemző, hogy a rendszer alkalmas a szolgálati beosztás szabályrendszerének folyamatos ellenőrzésére. A HVR alkalmazás lehetőséget biztosít továbbá a munkaidő megfelelő felosztására úgy, hogy a beosztást végző használó figyelembe veheti az erre vonatkozó szabályokat. (pl. képernyő előtti munkavégzés, munkaidő kedvezmény... stb.). 3.4 Jelentések A működés során számos törvényi, jogszabályi előírásnak kell megfelelnie az adatszolgáltatás területén is. Ezek többnyire meghatározott adattartalommal bíró dokumentumok, amelyeket őrizni kell, előállításuk folyamatosan kell, hogy történjen. A tévedéseket egy esetleges munkaügyi ellenőrzés során nem, vagy csak nagyon nehezen lehet kimagyarázni, így ezek elkészítése nagy odafigyelést igényel. A rendszer a törvényi és jogszabályi előírások szerinti jelentéseken felül képes egyéni riportok készítésére is. GOP-1.3.1-10/A-2010-0014 Oldal: 9
5. ábra A munkavállalói adatok listája a kezelő funkciókkal 3.5 Kapcsolat bér rendszerrel A HVR számos külső rendszerrel összekapcsolható, ezek közül a legkézenfekvőbb a bérszámfejtési rendszerrel való integráció. Mind a HVR, mind a bérszámfejtő rendszer működésének alapját a munkavállalói adatok képezik. Hatékony kommunikáció tehát a két rendszer között csak akkor képzelhető el, ha mindkét rendszer ugyanazokat az adatokat (kódolásokat, elnevezéseket) használja úgy, hogy annak szinkronban tartása ne jelentsen plusz feladatot az ezzel foglalkozó munkatársak számára. Bár technikailag többféle megoldás képzelhető el, tapasztalataink szerint a működőképes és hatékony megoldás során a munkavállalói alapadatok (pl. név, cím) rögzítése a bérszámfejtési vagy HR rendszerben történik meg. A munkaidő-beosztás illetve a bérlepedő alapján végezhető csak el a bérszámfejtés, hiszen ezekben található meg minden információ összefüggéseiben. Itt is elmondható, hogy minden téves adatrögzítésnek súlyos anyagi vonzata van, amely vagy a munkáltató vagy a munkavállaló rovására megy. A HVR interfészein keresztül ezért lehetőséget teremtenek arra, hogy a legelterjedtebb bérszámfejtő rendszerek felé kiexportáljuk a béradatokat. Ezzel a bérszámfejtés 4-5 nap helyett csak néhány percig tart. A nagyságrendi időcsökkenés mellett garantálható az adatok pontossága, hiszen azok emberi beavatkozás nélkül kerülnek továbbításra egyik rendszerből a másikba. A projekt során egy elterjedt bérszámfejtő rendszerhez megtörtént az illesztés kidolgozása. 3.6 Mobil alkalmazás A Humánvezénylési Rendszer mobil verziója bizonyos funkcionalitások használatát lehetővé teszi mobil eszközökön is. Ezzel egyrészt nő a munkavégzés hatékonysága, másrészt bizonyos helyzetekben azonnali beavatkozást tesz lehetővé. A rendszer moduláris jellegéből adódóan könnyedén összekapcsolható akár egy beléptető rendszerrel, amely a jelenléti adatok adminisztrációját könnyítheti meg. Ezáltal a tényleges hiányzások, késések a lehető leggyorsabb úton kiderülnek, amire szükség szerint megfelelően tudnak a szolgálatvezetők reagálni. A jelenléti adatok GOP-1.3.1-10/A-2010-0014 Oldal: 10
automatikus kezelésével pedig egyértelműen nyomon követhetőek a túlórák. A vezetői munkakörök hatékony elvégzéshez hozzájárulhat az a lehetőség, hogy értesítéseket, valamint részletes statisztikai információkat tudunk küldeni egy munkacsoport felelősének abban az esetben, ha bármilyen probléma fellép az aktuális, vagy soron következő szolgálatok tekintetében. Egy előre nem tervezett távollétről az adatrögzítés pillanatában értesülhetnek az érintett beosztottak, vagy csoportvezetők. A mobil eszközök másik fontos felhasználási területe a GPS helykoordináták szolgáltatása. Az elkészült alkalmazás segítségével távolról kapcsolható a beépített GPS. A munkavégzés pontos helykoordinátáit a szolgálat tényadatai között tároljuk, hogy azok a későbbiekben ellenőrzési, illetve minőségbiztosítási célokra felhasználhatóak legyenek. Előfordulhat, hogy egy munkavégzés nagyon pontosan behatárolt földrajzi területen zajlik és emiatt a létszámadatok aktuális értéke egy erre alkalmas térképen is leolvasható. A rendszer rendelkezik olyan komponenssel, amely a tényleges munkavégzéseket, a szolgálati beosztás egyes szakaszait téradatokhoz képes rendelni, majd azokat későbbi kiértékelés céljából grafikus térképen megjeleníti. 6. ábra A mobil alkalmazás egyik felülete GOP-1.3.1-10/A-2010-0014 Oldal: 11