ESETTANULMÁNY/KIOP-2004-1.7.0 Energiagazdálkodás környezetbarát fejlesztése BUDAPEST FŐVÁROS KÖZVILÁGÍTÁS KORSZERŰSÍTÉSE KIOP 1.7.0 Projekt Esettanulmány Készült: 2006. január 31. Szerző: Lux Ágnes Kutatásvezető: Dr. Arató Krisztina Megbízó: Strukturális Alapok Képző Központ (SAKK)
Tartalom Tartalom... 2 Előszó... 3 1) A pályázó szervezetre, a projektre vonatkozó kérdések... 5 2) A pályázat stratégiai tervezésére vonatkozó kérdések... 12 3) A projekt előkészítésre vonatkozó kérdések... 15 4) A pályázat készítésére vonatkozó kérdések... 17 5) A pályázat végrehajtására vonatkozó kérdések... 17 6) A projekt finanszírozására, közbeszerzésre, ellenőrzése vonatkozó kérdések.21 7) Következtetések... 24 8) Összefoglalás... 25 Források... 27 2
Előszó A Strukturális Alapok és Kohéziós Alap Képző Központ (SAKK) 2003 óta működik, jelenleg a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség szervezeti keretein belül. A SAKK a strukturális alapok vonatkozásában képzésekkel és képzőkkel kapcsolatos minősítési rendszert működtet, a strukturális alapok valamennyi célcsoportja és résztvevője vonatkozásában képzéseket koordinál, valamint tananyag-fejlesztési tevékenységet végez. Az I. Nemzeti Fejlesztési Terv által lefedett 2004-2006-os tervezési időszak a végéhez közeledik. Immár nemcsak a tervezésről, a felkészülésről, a pályázati rendszerről, hanem a projektek végrehajtásáról is vannak tapasztalataink. Meggyőződésünk, hogy ezeket a tapasztalatokat a 2007-13-ra vonatkozó Új Magyarország Fejlesztési Terv sikeres végrehajtása érdekében meg kell osztanunk a nyilvánossággal. Úgy gondoljuk továbbá, hogy a strukturális alapok fogadását elősegítő képzések elméleti vonatkozásait (projektciklus management, PCM) érdemes kiegészíteni immár hazai, konkrét tapasztalatokkal. Mindezen megfontolások alapján a SAKK 2006. májusában elindította esettanulmány-projektjét, amelynek keretében 35 hazai projekt részletes leírására, elemzésére került sor. Az esettanulmányok arányosan lefedik a potenciális kedvezményezettek főbb típusait (önkormányzatok, kis- és közepes méretű vállalkozások, civil szervezetek), valamint a 2004-2006-os tervezési-programozási időszak operatív programjait és a magyarországi régiókat egyaránt. Az esettanulmányok elkészítésének folyamata a szerkezeti felépítés meghatározásával indult. Az esettanulmányok a teljes projektciklust magában foglalják, így a pályázó szervezet sajátosságainak és földrajzi elhelyezkedésének (régió, kistérség) bemutatását, a projekt előkészítésének, lebonyolításának, monitoringjának és ellenőrzésének folyamatát, valamint a speciális, közbeszerzésre és pénzügyi előkészítésre és lebonyolítására vonatkozó témákat. Az esettanulmányok szerkezete így követi 3
a SAKK által 2005-ben kidolgozott, elsősorban az önkormányzati célcsoport számára készített és a SAKK honlapján szereplő tananyag szerkezetét. (http://www.nfh.hu/index.nfh?r=&v=&l=&d=&mf=&p=sakk_tananyag-fejlesztes) A tartalmi előkészítést követően a SAKK és az intézményrendszer egyéb szereplői (Irányító Hatóságok, Közreműködő Szervezetek) segítségével azonosításra kerültek azok a projektgazdák, akik projektjeiről az esettanulmányok elkészülnek. A projektgazdákkal való kapcsolatfelvételt követően a pályázati és projektdokumentáció áttekintése után a projektgazda képviselőjével személyes interjú elkészítése következett, melynek során áttekintésre kerültek az esettanulmányok szerkezete által meghatározott témák, kérdések. Az esettanulmányok szövegszerű elkészítése után a pályázók képviselőinek lehetőségük nyílt a szövegek első verziójának átolvasására. Módosításokat javasolhattak, majd az általuk jóváhagyott változat véglegesítésre került. Reméljük, hogy az esettanulmányok tanulságosak lesznek a pályázók, a projektgazdák, a hazai strukturális alapok intézményrendszer munkatársai és az érdeklődő olvasók számára egyaránt. Budapest, 2006. december 1. Lukács Ádám Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Főosztályvezető-helyettes Dr. Arató Krisztina ELTE-ÁJK Politikatudományi Intézet egyetemi docens 4
1) A pályázó szervezetre, a projektre vonatkozó kérdések A Budapest Dísz- és Közvilágítási (BDK) Kft. 2001. szeptember 1.-én alakult a Fővárosi Önkormányzat Főpolgármesteri Hivatala és a Budapesti Elektromos Művek (ELMÜ Rt.) (ez utóbbi 52,69 % tulajdoni hányaddal rendelkezik) tulajdonosi körrel, a tőzsdén is bejelentett 8,046 milliárd forintos törzstőkével, a dísz-és közvilágítási hálózatok apportba történő átvételével. Feladata a fővárosi közvilágítás üzemeltetése, valamint az ezzel kapcsolatos beruházások elvégzése. A társaságalapítással a tulajdonosok célja a budapesti dísz-és közvilágítás egy kézbe adása volt, hogy így biztosítani tudja a magas színvonalú üzemeltetést. A társaság végzi a fővárosi dísz- és közvilágítás üzemeltetését, a közvilágítási berendezések rekonstrukcióját, és közreműködik a korszerűsítések, fejlesztések megvalósításában, végrehajtásában. A Budapesti Főpolgármesteri Hivatal és az Elmű Rt. a fejlesztésre olyan technikai megoldást keresett, amellyel a felhasznált teljesítmény mértékének megváltoztatása nem jelent gazdasági nehézséget a közvilágítási hálózat tulajdonosának és az azt üzemeltető áramszolgáltatónak sem. A közös érdek ebben az új, közös alapítású cégben öltött testet, amely egyszerre tulajdonosa és üzemeltetője a fővárosi köz- és díszvilágításnak. A BDK Kft. a főváros területén vette át az önkormányzattól és az áramszolgáltatótól a dísz- és közvilágítás működtetését. Munkája kiterjed a főváros egészére, a kerületek pedig együttműködő partnerek. A BDK Kft. munkáját a két alapító által delegált Felügyelő Bizottság ellenőrzi, e mellett természetesen sok szállal kötődik az Elmű Rt. szaktevékenységeihez (logisztika, számítógépes háttér, szakszolgáltatások stb). A BDK Kft. központja Budapest XX. kerületében a Csepeli átjáró 1-3. alatt található, ahol az ügyvezető igazgató vezetésével három 5
szervezeti egység dolgozik. (1. beruházási szervezet, 2. üzemviteli szervezet és 3. gazdasági szervezet). A beruházási szervezet hatáskörébe az új létesítmények tervezési és lebonyolítási feladatai tartoznak, de itt foglakoznak a műszaki fejlesztés kérdéseivel is. Az üzemviteli szervezet biztosítja a meglévő hálózat zavarmentes és gazdaságos működését, részben közvetlen operatív módon, részben az irányítása alá tartozó négy területi üzem révén. Az üzemek topográfiai szervezésűek, így délpesti, belvárosi, dél budai és észak-budapesti felosztásban fedik le a fővárost. A BDK Kft. gazdasági szervezete látja el mindazon számviteli és pénzügyi feladatokat, amelyek a cég működéséhez nélkülözhetetlenek. A pályázat során a regionális sajátosságokat maga a főváros adta, kiemelt infrastruktúrájával, nagy forgalmat bonyolító gépjármű - és tömegközlekedési forgalmával, amelyre tekintettel kellett lenni a pályázat végrehajtása során is. A főváros közvilágításának a társaság alapítását előkészítő üzleti tervezés idején jellemző adatai: 6
Fényforrás (db) Teljesítmény (KW) Fénycső 22.684 852, 044 Kompakt fénycső 1.513 30, 644 Higanylámpa 117.814 19.537, 142 Nagynyomású nátriumlámpa 76.624 12.529, 970 Forrás:www.bdk.hu A BDK Kft. 2002-2003 között korszerűsítette Budapest közvilágítását energiatakarékos lámpatestekkel. Ezt a projektet a Fővárosi Önkormányzat céljainak megfelelően és finanszírozásával hajtották végre. A projekt összege 3 milliárd forint volt. Közel 73.000 darab lámpatest cseréjét érintette a korszerűsítés, amely által jelentősen csökkent a budapesti közvilágítás villamos energia felhasználása. Ezt a munkát a BDK Kft. részben saját bonyolításban, és saját anyagi kapacitás felhasználása mellett végezte el. A jelen esettanulmány keretében vizsgált projekt a korszerűsítési folyamat befejezését végezte el. A BDK Kft. korábban nem nyert európai uniós vagy hazai központi költségvetési támogatást, azonban megemlítendő egy, a pénzhiány miatt végül is sikertelen Széchenyi-terv pályázat. A BDK Kft. jelen tanulmányban bemutatott projektje nem képezte sem részét, sem folytatását más európai uniós vagy a hazai központi költségvetés támogatásával megvalósuló programnak. Azonban koherenciát mutat a Nemzeti Energiatakarékossági Program (NEP) 2004-8 kódszámon meghirdetett energiatakarékossági pályázat céljaival. 2004. májusáig működő rendszerben magánszemélyek, önkormányzatok és vállalkozók juthattak a NEP révén vissza nem térítendő támogatáshoz különféle energiahatékonysági és megújuló energiát alkalmazó beruházások finanszírozására. A nyertes pályázat eredményeképpen lehetővé vált az energiatakarékos közvilágítás további bevezetése, amelyre nagy szükség volt mind a főváros egyenetlen megvilágítása, mind a költséghatékony üzemeltetés javítása érdekében. A pályázat célja teljesen egybeesett a BDK Kft. tervdokumentumában foglaltakkal. A főváros már korábban tervezte a nem takaré- 7
kos lámpatestek cseréjét 2001-ben a magával a BDK Kft. létrehozásával döntötte el a főváros, hogy a korszerűsítést végrehajtja az átlagban 30 méterenként felállított közúti oszlopokra, és célul tűzte ki az új energiatakarékos technológia elterjesztését is. A projekt erre a tervezett korszerűsítésre épült, és nagy előnye volt, hogy a pályázat megnyerésének eredményeképpen a projekt megvalósítását csak részben kellett hitelből fedezni. A pályázó így bankgaranciát tudott igénybe venni, mert az elnyert támogatás biztosította a finanszírozás jelentős részét. A pályázatot a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium (GKM) Környezetvédelem és Infrastruktúra Operatív Program (KIOP) Irányító Hatósága hirdette meg KIOP-1.7.0-2004 Energiagazdálkodás környezetbarát fejlesztése címmel. Az Nemzeti Fejlesztési Terv KIOP programja keretében az energiagazdálkodás környezetbarát fejlesztése érdekében meghirdetett pályázat célja a megújuló energiaforrások felhasználásának növelése, széndioxid kibocsátás csökkentése. Ezáltal a vidéki régiók gazdasági fejlődésének előmozdítása, különös tekintettel a villamos energia megújuló energiaforrásokból való előállításának növelésére. Továbbá a tudatos és ésszerű energiafelhasználás elősegítése, az energiahatékonyság növelése és a légszennyező kibocsátások csökkentése. A kiírásban foglalt célkitűzések egybeestek a pályázó már korábban megfogalmazott céljaival, vagyis az energiagazdálkodás hatékonyságának növelésével. A hatékonyság ésszerű energia felhasználást jelent, amely elősegíti az erőművek természetes és épített környezetre való káros anyag kibocsátásának csökkentését. A projekt megfelel az Európai Bizottság energiapolitikájának, pontosabban a 'Intelligent Energy - Europe' című program prioritásainak. A pályázati lehetőség nélkül is megvalósult volna a projekt, azonban bizonyosan nem ilyen gyorsan és a pályázó céget is jobban megterhelte volna, mind a humán erőforrás szempontjából, mind pedig pénzügyi vonatkozásban. A projekt megvalósítása során az elavult, elöregedett, alacsony fényhasznosítású-, 220 V-ra gyártott higanygőzlámpák helyett korszerű energiatakarékos nátrium lámpatestek kerültek felszerelésre. A higanylámpák a fővárosban 80-125-250 Watt teljesítményűek, és egy-, két és három fényforrásos lámpatestbe építve fordulnak elő. A 2x250 és a 2x125 Watt teljesítményű higanylámpás lámpatesteket a forgalomtól függően 150 vagy 100 Wattos nagynyomású nátriumlámpák váltották ki. A teljes korszerűsítés elvégzése során a világítási szinteknek az igényekhez való közelítése mellett a 8
területi különbözőségeket is figyelembe véve 40-60 százalékos energiamegtakarítás érhető el. A nagy energiafogyasztás tehát egyben magas üzemeltetési költség mellett a régi technológiával működő lámpatestek kevés fényt bocsátottak ki, ami miatt egyes utcák túl-, míg mások alulvilágítottak, ezzel fokozván a balesetveszélyt mind a gyalogosok, mind pedig az autósok esetében. A projekt megvalósítása több mint 50 százalékkal több energia és költségmegtakarítást eredményezett (amely egyben pályázati követelmény is volt), amely hozzájárult az energiatermelés és az abból fakadó káros anyag kibocsátás csökkentéséhez is. A megfelelő, szabványos világítás mellett javultak a közlekedési viszonyok, csökkentve a balesetveszélyt, különös tekintettel a gyermekekre, az idősebb lakosságra, a nőkre és a fogyatékkal élőkre. A pályázat támaszkodott arra is, hogy tapasztalatok bizonyítják, a közérzet mellett a közbiztonság is javul nagyobb megvilágítás biztosítása esetén. A projekt tartalmazta a korszerűsítés érdekében a fejlesztésre szoruló, megújítandó lámpatestek lebontásának szükségességét. A korszerű, nagynyomású lámpatestek kicserélése oly módon történt, hogy a megvilágítás mértéke a korszerűsítés után megfeleljen a szabvány, illetve a szabványajánlat szerinti előírásoknak. A korszerűsítés során sor került a lámpatestek, karok, szabadvezetékes- és kábelhálózaton a hálózat és a lámpa között lévő vezetékek, továbbá a szerelvénylapok cseréjére. A kábelek felújítása azonban nem valósult meg. A beruházás bonyolításakor szükség volt: 1. az aktuális állapot felmérésére, 2. tervezés-re, 3. kivitelezésre, 4. műszaki átadásra. 9
1. Állapotfelmérés A teljes korszerűsítés megvalósításához szükség volt a bontandó berendezések mennyiségének, tulajdonságainak, a lámpatestek tartószerkezetének, állapotának, a meglévő oszlopok és utcák méreteinek és azok tulajdonságainak ismeretére. A felmérést és a tervezést a BDK Kft. maga készítette el. A végleges állapotfelmérés a végrehajtási munkák megkezdése előtt történt meg, habár a korábbi korszerűsítési projekt okán ismeretesek voltak az adatok, mégis néhány apróbb változás (Bartók Béla út felújítása) okán keletkeztek eltérések, amelynek következtében a támogatási szerződést is módosítani kellett. 2. Tervezés Az önkormányzat illetékes jegyzője a közlekedés biztonságot szolgáló útkategóriákat biztosította a tervező számára a kiviteli terv elkészítéséhez. A tervezés során az útkategóriáknak megfelelő megvilágítási szintet és egyenletességet kellett biztosítani a balesetmentes közlekedés érdekében. A terveket az áram szolgáltatójával egyeztetve, annak hozzájárulásával és a jegyző jóváhagyásával kellett elkészíteni. 3. Kivitelezés A kiviteli terveknek megfelelően a régi lámpákat lebontották, ezzel párhuzamosan szerelték fel az új, korszerű lámpatesteket és lecserélték a hozzá tartozó vezetékeket, kábeleket, valamint a szerelvénylapokkal együtt a csatlakozókat is. A munkákkal egy időben sor került a szabványos érintésvédelem kialakítására. A kivitelezést úgy kellett lebonyolítani, hogy a beruházás ideje alatt nem szünetelhetett a közvilágítás. 4. Műszaki átadás A műszaki átadásra a kivitelezési munkálatok elvégzése után került sor, amely célszerűségi okokból kifolyólag területenkénti ütemekre való bontást igényelt. Így az ütemek a pályázat mellékletében található utcánkénti lámpajegyzék alapján a következőképpen alakultak ki: Ütemek Fővárosi kerületek 1. II., III., IV., XI. 2. XII. 3. VI., VII., VIII. 4. XVIII., XIX., XXII. 5. XVIII. 6. V., XIII., XIV., XVI. 10
A projekt előrehaladása során, a beruházás megkezdése előtt a projekt menedzsmentje minden ütemre egy tervet készített, amely részletesen tartalmazta az elérendő célokat, eredményeket, az egyes munkafolyamatokat, azok kezdési és befejezési határidejét, valamint a költségvetést. A projekt menedzsmentje az előre meghatározott időközönkénti projekt megbeszélések keretében beszámolt az elvégzett munkákról, az esetleges problémákról, s együttesen döntöttek azok megoldásáról, és meghatározták a következő időszak teendőit. Az ütemek munkálatai egymással párhuzamosan zajlottak 2004. június 1. és 2004. november 30. között. Minden ütem kivitelezéséhez művezetőt rendeltek, akik a napi teendőket építési naplóban rögzítették és folyamatosan ellenőrizték az egyes munkafolyamatokat. A projekt megbeszéléseken beszámoltak a területen folyó munkákról. Az egyes ütemek befejezése után átadták üzemeltetésre a közvilágítási berendezést és elvégezték a pénzügyi lezárást. A teljes beruházás befejezése után a cég menedzsment végzi a teljes pénzügyi lezárást és a végrehajtásban részt vevőkkel együtt, értékelik a projektet. A világítástechnikai racionalizálás önkormányzati döntésre (amely akaratból létrehozták a BDK Kft.-t), kiviteli tervre, területi jelentésekre és szakmai felmérésekre alapozódott. Így a helyszínek kiválasztásánál a több szempontnak való megfelelés kritériuma is érvényesült. 11
2) A pályázat stratégiai tervezésére vonatkozó kérdések A stratégia kidolgozása során a Fővárosi Önkormányzat, illetve a kerületi önkormányzatok elfogadták a kiviteli tervet, a folyamat során végig együttműködtek. A projekt önálló, nem kapcsolódott a Fővárosi Önkormányzat más hosszú távú programjához. A stratégia és a pályázat kidolgozásában az európai ügyekért felelős alpolgármester és stábja nagy segítséget nyújtott. A pályázathoz szükséges útbesorolást a kerületi jegyzők megadták, hiszen ezen útkategóriák alapján dönthető el, hol milyen megvilágítás szükséges. (Például 1. kategóriába tartozik a kiemelt forgalmú Rákóczi út, míg 5. kategóriába sorolható egy kertvárosi mellékutca). Ezen szükségszerű egyeztetésen, és fentebb említett tulajdonosi viszonyokból fakadó egyértelmű érdekeltségből fakadó együttműködésen kívül más, az önkormányzati törvényben leírt, az önkormányzattal egyeztetett és általa elfogadott stratégiai tervdokumentum nem volt szükséges. A futó projekt tervezésénél egyéb komplex tervdokumentum helyett a pályázó figyelembe vette, hogy az önkormányzati törvény értelmében a főváros biztosítja a közvilágítást, mely feladat ellátásához a kerületi önkormányzatok adatszolgáltatási kötelezettségük teljesítésével járulnak hozzá (pl. útkategóriák megadása). A pályázatot elsősorban a belső munkatársak készítették. A pályázatkészítés során bevontak egy külső szakértőt is, aki alapvetően a kezdeti szakaszban vett részt a munkákban, feladata elsődlegesen a pályázatírási tanácsadással volt. A pályázat kapcsán, a projekt természetéből adódóan társadalmi egyeztetés nem volt. A pályázat célkitűzései között kiemelten fontos az energia megtakarítás, továbbá hogy a projekt megtérüljön (jelen esetben az utolsó szakasz esetében ez 2,78 év), valamint hogy a korszerűsítés során a megvilágítás mértéke javuljon. Ez utóbbi célkitűzés megoldja annak a sokszor emlegetett kritikának a kérdését is, mely szerint Budapest sötét más fővárosokhoz viszonyítva. A környezetvédelmi szempontokat nem figyelmen kívül hagyva a projekt célja volt továbbá a fényszennyezés mértékének csökkentése, amely elérhetővé vált a megfelelő, szigorú műszaki paraméterek betartásával, megfelelő lámpatestek kiválasztásával és használatával, amely egyben kevesebb karbantartást is igényel (kevesebb költséget, kiadást és a lámpa- 12
testek javításából fakadó, méltán népszerűtlen közúti fennakadások kellemetlenségét is csökkenti). A Fővárosi Önkormányzat állandó partner, nem csak a futó projekt kapcsán volt az, hiszen a BDK Kft. kisebbségi tulajdonosa a Fővárosi Önkormányzat. A pályázat kapcsán együttműködő partner (útbesorolások átadása, hozzájárulás, terület felhasználási engedélyek kiadása) volt, enélkül nem valósult volna meg a projekt. A Energiagazdálkodás környezetbarát fejlesztése című projekt előkészítésekor a pályázatírók figyelembe vették a Budapest Városfejlesztési Koncepció hosszú távú stratégiai céljait. A célok között található: A természeti környezet minőségének javítása, a kommunális infrastruktúra és a zöldterületi rendszer fejlesztése: a lakosság életkörülményeit alapvetően meghatározó környezeti feltételek (kommunális infrastruktúra, zöldterületek) fejlesztése, minőségének javítása, a növekvő életminőségi elvárásoknak a városon belüli kielégíthetősége érdekében. 13
Forrás: Budapest Városfejlesztési Koncepció Stratégia Az együttműködéshez - bár eleinte, mint ötlet felmerült - nem volt végül szükség közös projektszervezetre. Az adatkérés, az információáramlás és az egyeztetések a tulajdonosi kapcsolatra épülve zavartalanul folytak a pályázat elkészítése és a projekt megvalósítása során egyaránt. 14
3) A projekt előkészítésre vonatkozó kérdések A BDK. Kft. profiljához illeszkedő KIOP pályázat kiírása megfelelt a cég már tervezett korszerűsítéshez szükséges kész projektjéhez. A cég megalakulásától, 2001-től kezdve évenként, ütemekre bontva kidolgozta a korszerűsítés tervét Budapest teljes területére vonatkozóan. A pályázó szakmai felkészültségét (a cég munkatársainak szakmai felkészültsége, korábbi szakmai tapasztalat, menedzsment kialakítása) megnyugtatóan biztosítottnak találták mindvégig az ellenőrzések során. A vezetés a minőség iránti elkötelezettségének az MSZ EN ISO 9001: 2001 szabvány szerinti minőségirányítási rendszer kiépítésével, bevezetésével és folyamatos fejlesztésével kíván hangsúlyt adni, hiszen ez tételesen meghatározza azokat az elemeket, amelyek alapján a munkafolyamatok a hibaelhárítástól egészen a pénzügyekig pontosan nyomon követhetők. A megvalósítást a pályázatban saját vállalkozásban elvégzendő beruházásként írták körül, tehát nem tervezték a munka alvállalkozóknak történő kiadását. A pályázó saját munkavállalóinak szakmai tapasztalata, lebonyolítási gyakorlata biztosította a magas színvonalú munka elvégzését, a projekt maradéktalan végrehajtását. A projekt előkészítése nem merült ki a pályázatírásban, hanem jóval megelőzte azt egy hosszadalmas előkészítő munka a környezetvédelmi szempontok figyelembe vételétől, az esélyegyenlőségi követelmények betartásáig. (Az esélyegyenlőség a pályázati kiírásban, mint az európai uniós támogatási elvek egyik horizontális szempontja merült fel, erre a pályázat megfelelő választ ad, hiszen a projekt menedzsmentjében és a tervezésben is szerepet vállaltak nők. A megfelelő világítás létesítésével pedig a nők, a gyermekek, az idősek, és a fogyatékkal élők biztonságos közlekedését segítették elő.) Egyéb versengő projekt ötletek nem merültek fel a BDK Kft esetében, a végül nyertes pályázat teljesen testhez álló, eltervezett, kidolgozott munka volt. Más, az Európai Unió strukturális alapjaiból kiírt pályázat a vizsgált időszakban, közvilágítás területén nem volt megfelelő a cég tevékenységi területéhez. A projekt előkészítése során rendszeres, meghatározott időközönkénti belső megbeszélést tartott a cég menedzsmentje. A pályázatírás során pedig napi rend- 15
szerességgel zajlottak egyeztetések. A munkálatok megkezdését követően havonta tartottak megbeszéléseket a belső menedzsment tagjai. A döntéshozatal csoportban, a konszenzuskeresés jegyében zajlott a projekt előkészítésének stádiumától a megvalósítás során felmerülő esetleges problémák megoldásáig. A munka ütemezésének tervezésénél részt vettek a megbeszéléseken a végrehajtásban érintettek is, hogy a megvalósíthatóságot (határidők, eszközök, stb.) alátámasszák, adott esetben cáfolják. A projekt pénzügyi, finanszírozási tervét a projektvezető (a cég főkönyvelője) készítette, akinek a folyamatos információáramlás következtében a megfelelő adatok rendelkezésére álltak a partnerek és az érintett résztvevők részéről. Nehézségek nem voltak a pályázat előkészítése kapcsán, az ütemezést illetően volt a legfontosabb kérdés, hogy lesz-e elegendő forrás az ütemterv tartásához és a megvalósításhoz. A bankgarancia és a hitelfelvétel kellő biztosítékot jelentett az anyagi háttér biztosításához. A pályázat stratégiai tervezése során nem készült SWOT elemzés, sem logframe táblázat. Célfa-problémafa felvázolásának eszközét a projekt jellegéből adódóan a pályázó nem vette igénybe. 16
4) A pályázat készítésére vonatkozó kérdések A pályázatkészítésben elsődlegesen a belső munkatársak vettek részt, a projektvezető irányításával és igénybe vettek a pályázatírás során egy külső szerződtetett szakértőt is, akinek tanácsadói feladatai voltak. A pályázatírás során körülbelül egy hónapon keresztül naponta folytak megbeszélések. A pályázatírás során költséget a külső szakértő finanszírozása jelentette, akit a cég finanszírozott, egyéb költség nem merült fel. Nem merültek fel nehézségek a pályázatkészítés során, amely nemcsak a pályázatkészítő tanácsadónak volt köszönhető, hanem az együttműködő és konzultációkat tartó az európai integrációs ügyekért felelős főpolgármester-helyettesnek és a pályázatokat figyelő irodájának is. A pályázatot három, egymástól külön rendezett, összefűzött példányban (1. "E" betűvel megjelölt eredeti, 2. másolat - ahol a másolati példányok mindegyike külön-külön tartalmazta az összes szükséges mellékletet), továbbá a kitöltött formanyomtatvány elektronikus változatát CD-ROM formátumban két példányban kellett benyújtani "KIOP-2004-1.7.0.f Energiagazdálkodás környezetbarát fejlesztési pályázat" megjelöléssel, zárt csomagolásban, személyesen a pályázatban megadott címre. A pályázatírás idejét némileg növelte, hogy a pályázati kiírásokhoz kellett igazítani az ütemtervet, a pályázat igényeihez és a finanszírozási lehetőségekhez kellett szerkeszteni a pályázatot. A külső szakértőt rögtön a kezdeti stádiumban bevonták, akivel részben a projektvezető és a belső stáb személyesen egyeztetett, részben pedig szakmai információkat küldött a pályázatíráshoz. A pályázó terveiben szerepel, hogy amint lesz ilyen, vagy ehhez hasonló a közvilágítás korszerűsítésére vonatkozó pályázat (elsősorban díszkivilágítás, turisztikai látványosságok, technológiafejlesztés) azon a BDK Kft. indulni szándékozik, ennek érdekében folyamatos pályázatfigyelést folytatnak. 5) A pályázat végrehajtására vonatkozó kérdések A pályázat beadása 2004. május 21-én történt, a meghatározott időt követelő pályázati elbírálások (2004. augusztus 9.) után az Irányító Hatóság vezetője döntött 2004. szeptember 10-én. A támogatási szerződést néhány hónappal a döntést követően 2004. november 11-én meg is kötötték (133 millió forintra). 17
A projekt végrehajtása során nem következett be olyan esemény, amely késedelmet okozott volna az eredetileg tervezett ütemezésben. A szerződéskötés dokumentációja a BDK Kft-nél található meg. Módosítani nem kellett sem a projekt ütemtervén, sem a kiviteli tervén, sem a végrehajtásában, sem más területen, kivéve a költségvetésén, két okból. Egyrészt, a korszerűsítés munkálatainak megkezdését követően világossá vált, hogy a szükséges lámpatestek darabszáma nem az előre tervezettnek felelt meg, mert a tervdokumentáció elkészítése után az akkor folyó korszerűsítési munkálatok következtében újak is felszerelésre kerültek. (Például 2004 tavaszán a Bartók Béla utat a főváros felújította, s ekkor a lámpatestek cseréjét is elvégezték) illetőleg még szükség volt ott új lámpatestekre, ahol ezt a megvilágítás megfelelő és előírt szintjének biztosítása indokolta - például kimaradt, vagy hiányzott egy lámpa az utcában). Másrészt, nem lehetett pontosan kiszámítani előre a végösszeget (amíg a pontos darabszám nem volt felmérve és az anyagbeszerzés nem történt meg), így körülbelül 10 % költségcsökkentéssel fejezte be a pályázó a projektet. Így szükség volt egy szerződésmódosításra a csökkentett költségek okán, amelyet a felek 2005. szeptember 5-én írtak alá (a pályázaton eredetileg elnyert 133 millió forint helyett 121 millió forintra változott a támogatás mértéke). A szerződéskötés során a partnerekkel való viszony konszenzuális, együttműködő volt. Az Energiaközpont Kht., a pályázat végrehajtásáért felelős Közreműködő Szervezet jelentette a közvetlen kapcsolatot, sor került többször is konzultációra. Folyamatos információáramlás volt jellemző a szerződéskötés, illetve módosítás során. A cég külső pályázatkészítőt alkalmazott, aki személyes tanácsadással és információkkal segítette a pályázat elkészítését, de sem a szerződéskötés stádiumában sem pedig a projekt végrehajtása során nem volt jelen. Alapvetően jellemző volt a nagy adminisztrációs teher a pályázón, hiszen a pályázat kiírásában, mint a strukturális alapok keretében nyújtott támogatások irányítási és ellenőrzési rendszerei tekintetében (1260/1999/EK tanácsi rendelet végrehajtásának részletes szabályairól szóló 438/2001/EK bizottsági rendelet 4. cikke) rögzített ún. helyszíni ellenőrzések érintették a pénzügyi elszámolásokat, és más dokumentációt a pályázat elkészítésének stádiumától a projekt végrehajtását követő meghatározott időszakig. 18
Az ellenőrzések zavartalan lebonyolítása érdekében a projekt végrehajtása során keletkező dokumentumokat elkülönített módon szükséges volt tárolni és nyilvántartani, amely alapfeltétele az ellenőrzési jogosultság érvényesítésének. A 1260/1999. EK Rendelet 38.6. cikke értelmében a projekt megvalósítására, ellenőrzésére és finanszírozására vonatkozó dokumentumokat a program záróegyenlegének az Európai Bizottság által történő kifizetését követő 3 évig kell megőrizni. A programok záróegyenlegének kifizetésére várhatóan 2009. második felében illetve 2010- ben kerül sor, így a dokumentumokat 2013. december 31.-ig kell megőrizni. A felállított projektszervezet alapvetően belső munkatársakból állt. A projektmenedzser elsődlegesen a finanszírozási viszonyokat felügyelte, valamint biztosította a projekt zavartalan lebonyolítását. A magasan képzett műszaki szakemberek a végrehajtás irányításában vettek részt. A cég kijelölte a beruházási vezetőt, akinek a konkrét végrehajtás felügyelete és koordinálása volt a feladata. (Budapestet 4 területre osztották fel a munkavégzés szempontjából, amelyek élén 4 művezető állt.) A 2004. év folyamán, 6 ütemre beosztottan, 15 fővárosi kerületet érintve, a csaknem 30 éves elöregedett, korszerűtlen, nagyfogyasztású lámpatestek az előzetes felmérések által alátámasztottan indokolt helyeken történő cseréje megtörtént. A beruházás két éven belül megvalósult, s annak karbantartásokkal megnövelt teljes élettartama 20 év. Folyamatos egyeztetés zajlott a BDK Kft. tulajdonosaival a projekt végrehajtásának teljes szakaszában, a cég nagyfokú önállósága mellett. Az Energiaközpont Kht.-nak, mint a projekt végrehajtásáért felelős Közreműködő Szervezetnek, negyedévente jelentést kellett küldeni a munkálatok előrehaladtáról, amelyekkel kapcsolatban probléma nem merült fel. A pályázó cég projektjével kapcsolatos kommunikációja többrétű volt, és több színtéren bonyolódott. Hangsúlyos szerepet játszott a kommunikációban a BDK Kft. honlapja (www.bdk.hu), amely bemutatta a sikeres pályázatot összefoglaló jelleggel, az eszközöket, amelyekkel a korszerű és energiatakarékos felhasználást megvalósítják, továbbá fényképeket is közöltek a díszkivilágított fővárosról. 19
Forrás: www.bdk.hu nyitóoldala A nyertes pályázat kapcsán a pályázó közös sajtótájékoztatót tartott Demszky Gáborral, Budapest főpolgármesterével. Említésre érdemes a Világítástechnikai Társaság Ankétje 2004. őszén, amelyen az egyik előadás témája volt a korszerűsítés, s ezen a sikeres pályázat és cége is bemutatásra került. Mivel a BDK Kft. belső munkatársai együtt dolgoztak a pályázat előkészítésének stádiumától a végrehajtásig, külső partnerek pedig a végrehajtás során nem voltak, a projekthez kapcsolódó speciális belső kommunikációra nem volt szükség. 20
6) A projekt finanszírozására, közbeszerzésre, ellenőrzése vonatkozó kérdések A pályázaton a BDK Kft. 133.837.500 millió forint, vissza nem térítendő támogatást kapott, hogy elvégezze a főváros közvilágításának korszerűsítését, összesen 8100 darab lámpatest kicserélésével. (A pályázatra egyébként maximum 300 millió forint értékben lehetett pályázni). A munkálatok felmérésekor kiderült költség csökkenések okán szerződésmódosításra került sor 2005. szeptember 5-én, melynek értelmében a támogatási összeg 121 millió forintra változott. A projekt összköltsége 462 millió forint volt, amelyből a BDK Kft 40 % önrészt mutatott be, továbbá a pályázaton nyert támogatása 121 millió forint volt (a módosított szerződésnek megfelelően) és a teljes összeghez szükséges további 30 %-ot a K&H Bank által finanszírozott ún. Német Szénsegély Hitelből (GKM - Energiatakarékossági Hitel Alap) fedezték. A KIOP által a pályázatot meghirdető GKM, mint utófinanszírozó szerepelt, ennek okán a támogatás nyilvántartása is ennek megfelelően zajlott. A kifizetések még nem történtek meg, részben a már fentebb említett adatfeldolgozás nehézkes, időigényes jellege miatt. A BDK Kft. 25 millió forint előleget kért az odaítélt összegből, amelyet a kiíró teljesített, de a végső pénzügyi lezárás még nem történt meg. A folyamatos likviditás eredményes biztosítása elsősorban, a projekt pénzügyekért is felelős vezetőjének sikeres munkáját bizonyítja. A legnagyobb költséget a lámpatestek jelentették (az anyagbeszerzés az összköltségek kétharmadát tette ki), azonban a források előteremtése nem okozott fennakadást a lámpatestek cseréjének ütemezésében sem. A projektmenedzser elmondása alapján a projekt végrehajtása során a cég jogi státusából adódóan nem volt köteles közbeszerzés bonyolítására, közbeszerzés jellegű eljárásra csak az anyagbeszerzés esetében került sor, betartva a közbeszerzési eljárás szabályait (a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 21
(Kbt.) által szabályozott módon). Az anyagbeszerzésre való pályáztatást és a kivitelezést a cég maga bonyolította. Az Energiaközpont Kht. felügyelete és jelentéskérési joga mellett - a pénzügyi beszámolók, és elszámolások a cég saját birtokában vannak. Szokatlan módon a pályázat kiírójának saját számlát mutattak be a munka költségeiről, mivel alvállalkozók nélkül, saját bonyolításban dolgoztak a projekt megvalósításán. Ez az elszámolás során a Közreműködő Szervezet számára pontos, minden részletre kiterjedő adminisztrációt és elszámolást igényelt az összes mutatóról (gépkocsi futás teljesítmény, üzemanyag költségek, munkaidő felhasználás, munkautasítások, bérelszámolás, anyagszámla, stb.). A projektmenedzser elmondása szerint a számlák, mellékletek másolatának feldolgozása megnöveli a pályázat kiírójának is az adminisztrációs munkákat, és az adatfeldolgozó program lassan képes csak feldolgozni az információkat, A pályázathoz szükséges dokumentumokat, továbbá a támogatási szerződést (cégszerűen) aláírva az Energiaközpont Kht-hoz a támogatási szerződés kézhezvételétől számított 30 napon belül kellett eljuttatni. Az igazoló dokumentumok és kimutatások az eredetivel megegyező másolatait két példányban cégszerű aláírással a "mindenben megegyezik az eredeti számlával" igazolással kellett benyújtani: teljesített kifizetéseket igazoló költségszámlák, ahol a számlákon a támogatási szerződés kedvezményezettjének aláírásával (cégszerű) kellett igazolnia a vásárolt termék átvételét, használatbavételét, illetve a szolgáltatás igénybevételét, az adott számlák pénzügyi teljesítését igazoló bizonylatokat, átutalás esetén bankszámlakivonatot, vagy banki igazolást. Valamennyi határidőt a pályázó a projekt során tartani tudta. A munka előrehaladásának mérése, értékelése folyamatos beszámolókon keresztül történt. A projekt speciális tárgyából következően a felszerelt lámpatesteket havonta ellenőrizte a pályázó, amelyről adminisztrációt vezetett. A projekt megvalósítása során természetszerűleg bizalmas ügykezelés volt jellemző, s a dokumentációkhoz az illetékesek fértek hozzá. A privát dokumentumok szabályos kezelésével kapcsolatban nem merült fel aggály. Az alátámasztó dokumentumokat a pályázó az ellenőrzések során rendelkezésre bocsátotta. A projekt 50 % energia- (1 MW teljesítmény a megtakarítás 8100 db lámpatest cseréjét követően) és az ehhez tartozó költségmegtakarítást eredményezett, ez 22
éves szinten 2004. évi költségszintet alapul véve 160, 32 millió forint megtakarítást jelent évente. 23
7) Következtetések Fejezetek Tanulságok Pályázó szervezet és a projekt bemutatása - A pályázó szervezet vállalkozás. A Budapesti Díszés Közvilágítási Kft, a Budapesti Főpolgármesteri Hivatal és az Elmű Rt. közös tulajdonában álló társaság. - A projekt a strukturális alapok támogatása nélkül jóval kisebb volumenben és más ütemezésben valósult volna meg. - Az projekt kereti között energiatakarékos, nagy hatásfokú lámpatestek kerültek a közterületekre. Stratégai tervezés Projektelőkészítés Pályázatkészítés - A hozzáértő, alapos - a pályázat kiírását jóval megelőző tervezés hozzájárult a pályázat sikeréhez. - A gondos előkészítés, minőségi követelmények kidolgozása és betartása biztosította a magas színvonalat és a gördülékeny végrehajtást. - A pályázat elkészítésében elsődlegesen a pályázó cég belső munkatársai vettek részt, de igénybe vették egy külső pályázatkészítő szakértő munkáját is - A projektelőkészítés a tervezés által kijelölt irányban történt meg. - A pályázatírás komplex és rövid határidejű felelősségteljes munka, amely csak akkor vezet eredményre ha a munkacsoport tagjai között folyamatos a kommunikáció. - Figyelemmel kell kísérni a pályázatot kiíró szerve- 24
Projektvégrehajtás Projektpénzügyek, közbeszerzés, ellenőrzés zet információs forrásait. - Hatékony együttműködés és folyamatos információáramlás-és csere jellemezte a pályázó és az Irányító Hatóság, valamint a fővárosi önkormányzat kapcsolatát. - A pályázat a finanszírozás fölültervezése okán kellett módosítani a szerződésen, egyéb területen minden tervszerűen, a határidőket betartva haladt. - A pályázat előkészítése, elkészítése, és a nyertes projekt végrehajtása során részben a pályázó szakmai felkészültsége okán nehézségek nem merültek fel. 8) Összefoglalás Az itt bemutatott pályázatot a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium (GKM) Környezetvédelem és Infrastruktúra Operatív Program (KIOP) Irányító Hatósága hirdette meg Energiagazdálkodás környezetbarát fejlesztése címmel. A pályázat beadása 2004. május 21-én történt, a meghatározott időt követelő pályázati elbírálások (2004. augusztus 9.) után az Irányító Hatóság vezetője döntött 2004. szeptember 10-én. A támogatási szerződést néhány hónappal a döntést követően, 2004. november 11-én meg is kötötték (133 millió forintra), a költségek 40%-át a cég állta (banki hitelek, bankgarancia segítségével). Szerződésmódosítás történt 2005. szeptember 5-én, 121 millió forintról, a költségeket érintő felmért változások okán. A projekt futamideje 2004. június 1. és 2004. november 30. közötti periódus. Támogató Közreműködő Szervezet Kedvezményezett A Gazdasági és Közlekedési Minisztérium Környezetvédelem és Infrastruktúra Operatív Program Irányító Hatósága Energia Központ Kht. Budapesti Dísz- és Közvilágítási Kft Ügyvezető: Horváth Lajos 25
Székhely: 1203 Budapest, Csepeli átjáró 1-3. Pályázati azonosító Pályázat címe Pénzügyi adatok Projektmenedzser Energiagazdálkodás környezetbarát fejlesztése - 462 millió Ft (bruttó összköltség) o 121 millió Ft vissza nem térítendő támogatás o 341 millió Ft önrész 184,8 millió Ft 156,2 millió Ft hitel BDK Kft főkönyvelője - bdk@bdk.hu - http://www.bdk.hu Szakmai vezető 26
Források Budapest Városfejlesztési Koncepció http://www.budapest.hu/engine.aspx?page=varosfejlesztesi_koncepcio Budapesti Dísz- és Közvilágítási Kft. Honlapja www.bdk.hu Energiahatékonysági, Környezetvédelmi és Energia Információs Ügynökség Közhasznú Társaság honlapja www.energiakozpont.hu CD Jogtár Személyes interjú a Bdk Kft. ügyvezetőjével és projektvezetőjével 2006. január 9-én. 27