ISMERTETŐ A Számla Információs Rendszer leírása. Budapest, 2003. július
A dokumentum a KSZKI igazgató megbízásából készült. A SZIR fantázia névvel jelzett fejlesztés, valamint az azt leíró dokumentáció szerzői jogvédelem alatt áll. A dokumentum harmadik félhez való továbbítása a szerzők és a KSZKI igazgatója előzetes írásbeli engedélye nélkül tilos. Azaz a felhasználó (KSZKI) felelősége, hogy betartson minden vonatkozó szerzői jogszabályt. Továbbá a szerzői jogvédelem alá eső jogok korlátozása nélkül a dokumentum semmiféle része nem reprodukálható, tárolható vagy vezethető be visszakereső rendszerbe, vagy vihető át bármilyen formátumban (vagy eszközzel) vagy bármilyen más céllal a szerzők előzetes írásbeli beleegyezése nélkül harmadik fél felé. A KSZKI, illetve a KSZKI fenntartója a III. kerületi Óbuda-Békásmegyer Önkormányzata rendelkezhet szabadalmakkal, szabadalmazott alkalmazásokkal, védjegyekkel (pl.: KSZKI.OBUDA.hu), szerzői jogokkal vagy más szellemi tulajdonjogokkal a dokumentum tárgykörére vonatkozóan. A dokumentum nem tér ki és ezáltal értelemszerűen nem ruházta fel a szerzőket ezeknek a szabadalmaknak, védjegyeknek, szerzői jogoknak a használati jogával, és ezekkel a szerzők a dokumentum elkészítése folyamán nem éltek. A dokumentumban esetlegesen szereplő cég- és termékneveket tulajdonosaik védjeggyel láthatták el. 9/2. oldal
A Számla Információs Rendszer célja és lehetőségei A Számla Információs Rendszer abból a célból készült, hogy segítséget nyújtson az önállóvá vált intézményeknek gazdasági ügyeik intézésében. A jelenlegi megállapodás szerint az önálló gazdasági intézmény a munkahét utolsó napján kimutatást készít a kifizetetlen számlákról s az intézmény készpénzigényéről. A KSZKI Pénzügyi csoportja már több éve hasonló szisztémával követi nyomon a különböző partnercégek, s a tőlük beérkező számlák adatait. Ennek alapján bátran kijelenthető, hogy a szükséges adatokat folyamatosan karbantartó intézmény mindig naprakész információval rendelkezik partner- és különösképpen számlaállományáról. A Számla Információs Rendszer a következő lehetőségeket kínálja a felhasználók számára: Partnerek nyilvántartása A partnerektől bejövő számlák nyilvántartása Kiegyenlítetlen számlák leválogatása A kiegyenlítetlen számlákról kimutatás készítése A Számla Információs Rendszer az elmúlt két év gyakorlati tapasztalataiból kiindulva az alábbi korlátokat tartalmazza: A partnerállomány maximális rekordszáma 500. A számlaállomány maximális rekordszáma 1 200. Amennyiben a későbbiekben úgy alakul, hogy az önkényesen felállított korlátok nem tükrözik a valóságot, úgy természetesen mód nyílik arra, hogy módosítsunk ezeken az értékeken. A Számla Információs Rendszer üzemeltetése a Számla2004.xls Excel munkafüzetben történik. A munkafüzet az alábbi munkalapokat tartalmazza: Cégek adatai Csoportosítás Számla2004 Kiegyenlítetlen számlák 9/3. oldal
Kimutatás Leválogatás A Kimutatás és a Leválogatás munkalapok alaphelyzetben üresek, ezekre csak átmenetileg van szüksége a programnak abban az időszakban, amikor egy tényleges kimutatást készítünk a ki nem egyenlített számlákról. Ügyeljünk tehát, hogy ezekre a lapokra ne írjunk semmilyen adatot! Partnercégek nyilvántartása A partnercégek nyilvántartása során a legfontosabb az adott cég megfelelő csoportba, esetleg csoportokba sorolása. Egy céghez két szakterület rendelhető: Csop1, Csop2. (Erre elsősorban azért van szükség, mert a kimutatás készítésekor külön kell megjelenjék a karbantartási és a felújítási költség. Az esetek többségében azonban egy partnercég csak egy szakterülettel rendelkezik.) A Csoportosítás munkalap A Csoportosítás munkalap azokat a szakterületeket tartalmazza, ahova az egyes partnercégeket be kell sorolni. Figyelem! Ezen a munkalapon az adattartalom nem módosítható! Kód Megnevezés ÁR 01 - Áram VZ 02 - Víz HŐ 03 - Távhő CS 04 - Csatorna GZ 05 - Gáz SK 06 - Szemétszállítás, kéményseprés TE 07 - Telefon ÉL 08 - Élelmezés DO 09 - Dologi kiadások KA 10 - Karbantartás 9/4. oldal
FE 11 - Felújítás PT 12 - Pedagógus továbbképzés MD 13 - Megbízási díjak KK 14 - Késedelmi kamat XX 15 Nagyértékű tárgyi eszköz YY 16 Egyéb Egy cég csoportba sorolása ad támpontot a kimutatás készítéséhez. Ügyeljünk, hogy partnereinket megfelelően csoportosítsuk. A Cégek adatai munkalap A Cégek adatai munkalapon dolgozzuk fel azokat az adatokat, amelyek egy partnercéget kellőképpen azonosítanak. Cég kódja Tetszőleges, általunk kitalált rövidítés. Ügyeljünk, hogy egyedi legyen! Célszerű egy cégnek "beszélő" kódot adni, ugyanis ezzel jelentősen lerövidíthetjük a későbbiekben az adatrögzítésre fordított időt. Cég neve Írjuk be a cég teljes nevét! Csop.1 A Csoportosítás munkalap egyik kódja. Csoport megnevezése Automatikusan kitöltődik a Csop.1 megadása után. Hibás kód esetén a #HIÁNYZIK hibaüzenetet kapjuk a Csop.2 A Csoportosítás munkalap egyik kódja. Csak akkor kell kitöltenünk, ha az adott cég két szakterületen is végez számunkra munkát, (pl. Csop.1 - FE, Csop. 2 - KA). Csoport megnevezése Automatikusan kitöltődik, ha a Csop. 2 nem üres. Hibás kód esetén a #HIÁNYZIK hibaüzenetet kapjuk a Bankszámla Értelemszerű adat 9/5. oldal
IRSZ Értelemszerű adat Helység Értelemszerű adat Cím Értelemszerű adat Telefon Értelemszerű adat Fax Értelemszerű adat E-mail Értelemszerű adat Kapcsolattartó Értelemszerű adat Megjegyzés Értelemszerű adat A számlanyilvántartó rendszer szempontjából elegendő az első 4, esetleg 6 mezőt kitöltenünk. Ezt a táblázatot azonban használhatjuk akár Word körlevélhez, akár saját címjegyzékhez is. Ilyen esetben már célszerű a többi adatot is feltöltenünk. Igény esetén a partnerállományunkat a "Cég neve" mező alapján sorba rendezhetjük. Ehhez elegendő a RENDEZÉS NÉV SZERINT gombra egyet kattintanunk. Bejövő számlák nyilvántartása Ezt a feladatot a Számla2004 munkalapon tudjuk végezni. A Számla2002 munkalap Sorszám 001-től 1200-ig előre adott Számla kelte Az adat éééé.hh.nn formában kitöltendő. Számla érkezett Az adat éééé.hh.nn formában kitöltendő. Fizetési határidő Az adat éééé.hh.nn formában kitöltendő. Kiegyenlítés dátuma Az adat éééé.hh.nn formában kitöltendő, természetesen már csak akkor, ha a tényleges kiegyenlítés megtörtént. Késés Automatikusan számítódik. A lehetséges értékek: határidőn belül 9/6. oldal
késés: 1-30 nap késés: 31-40 nap késés: 41-50 nap késés: 51 napnál több St Írjunk a mezőbe x -et, ha sztornírozták a számlát. A sztornírozott számlák természetesen kimaradnak a kimutatásból. Hó Automatikusan számítódik. Cég kódja A Cégek adatai munkalap A oszlopának egyik adata. Cég neve Automatikusan számítódik. Hibás kód esetén a #HIÁNYZIK hibaüzenetet kapjuk a 1_2_3 Az adott cég 1. vagy 2. csoportbesorolása, illetve 3, ha késedelmi kamat Csop Automatikusan számítódik. Hibás kód esetén a "Hibás adat" Üzenetet kapjuk a Csop. neve Automatikusan számítódik. Hibás kód esetén a #HIÁNYZIK hibaüzenetet kapjuk a Számla száma Értelemszerűen kitöltendő. Számla összege Értelemszerűen kitöltendő. Megjegyzés Értelemszerűen kitöltendő. Kimutatás készítése Kimutatást úgy készíthetünk, hogy a Számla2004 munkalapon egyet kattintunk a KIMUTATÁS gombra. Kimutatás készítésekor a Számla2004 program szakterületek és késések szerint csoportosítva táblázatba rendezi a ki nem egyenlített számláinkat, s az adatokat a Kimutatás.xls táblába rakja át. A Kimutatás.xls fájlt a program megnyitja, tehát ezzel nem kell törődnünk. 9/7. oldal
A művelet során a program adattárolásra átmenetileg használja a Számla2004.xls fájlban lévő Leválogatás és a Kimutatás munkalapokat is. Ezért fontos, hogy munkánk során ezekre a lapokra ne írjunk. A kimutatás elkészítése után a program menti a Számla2004.xls fájlt. A művelet befejeztével az információs sorban a Kész felirat olvasható. Az Ablak menü kinyitása után választhatjuk a Kimutatás.xls fájlt, melynek G19 cellájába beírhatjuk az intézmény készpénzigényét, a G20-G22 cellákba pedig az egyéb pénzigényeket. Egyéb pénzigény esetén az A20-A22 cellákba írrjuk be a megfelelő nevet és a hozzá tartozó határidőt is. A cellák kitöltése után a G23 cella tartalma aktualizálódik. Mentsük a Kimutatás.xls fájlt. A Kimutatás formátuma hat.iddn bel li 1-30 nap 31-40 nap 41-50 nap >51 nap sszesen 01 - ram 0 0 0 0 319 759 319 759 02 - VÌz 0 0 0 0 0 0 03 - T vhd 0 0 0 0 0 0 04 - Csatorna 0 0 0 0 0 0 05 - G z 0 0 0 0 0 0 06 - SzemÈtsz llìt s, kèmènyseprès 0 0 0 0 0 0 07 - Telefon 0 0 0 0 134 360 134 360 08 - lelmezès 0 1 792 956 1 794 112 0 242 000 3 829 068 09 - Dologi kiad sok 0 0 36 000 0 582 537 618 537 10 - Karbantart s (mqkˆdès) 0 0 0 0 0 0 11 - Ingatlankarbantart s - fel jìt s 0 0 0 0 59 800 59 800 12 - PedagÛgus tov bbkèpzès 0 0 0 0 90 000 90 000 13 - MegbÌz si dìjak 0 0 0 0 0 0 14 - KÈsedelmi kamat 0 0 0 0 0 0 15 - NagyÈrtÈkQ t rgyi eszkˆz 0 0 0 0 0 0 16 - EgyÈb 0 0 0 0 0 0 sszesen 0 1 792 956 1 830 112 0 1 428 456 5 051 524 KÈszpÈnz igèny h zipènzt rba EgyÈb pènzigèny (pl. p ly zat) Jubileumi jutalom EgyÈb pènzigèny sszes igèny 5 051 524 Z rû pènzt regyenleg (eldzd hèt pèntek) Z rû banki egyenleg (alsz ml kkal) (eldzd hèt pèntek) Az anyagot igény esetén nyomtathatjuk, menthetjük más néven. A mentett fájlt kell csatolt anyagként az Outlook segítségével a megfelelő helyre elküldeni. KIEGYENLÍTETLEN SZÁMLÁK LEVÁLOGATÁSA A kiegyenlítetlen számláink leválogatását úgy intézhetjük, hogy a Számla2004 munkalapon egyet kattintunk a KIEGYENLÍTETLEN gombra. Ilyenkor a megfelelő adatok a Kiegyenlítetlen számlák munkalapra kerülnek. 9/8. oldal
Hibaelhárítás Előfordulhat, hogy a kimutatás készítése során hibás, vagy hiányos adatrögzítés miatt a program futása az alábbi képen látható módon megszakad. Ilyen esetben a következőket kell tennünk: Kattintsunk a Vége gombra. Kattintsunk a Számla2004 munkalap fülre. Kattintsunk a JAVÍT gombra. Ellenőrizzük az adatokat, javítsuk ki a hibánkat. A javítás után a kimutatás újra elkészíthető. ANASCO Informatika Kft. - 1077 Budapest, Dohány u. 30/A tel.: 267-9343, 267-9344 e-mail: info@anasco.hu web: www.anasco.hu 9/9. oldal