Leltározási és leltárkészítési szabályzat 2014
Beosztás Név Aláírás L E L T Á R O Z Á S I É S S z a b á l y z a t Oldal: 2/34 Készítette Ellenőrizte Jóváhagyta mb. gazdasági Szenátus nevében: kancellár igazgató rektor Papiné György Szentgyörgyvölgyi Helgertné Marianna László Zoltán Dr. Szabó Ilona Eszter Kelt 2015. február 13. 2015. február 18. 2015. február 26. Tartalomjegyzék Cél... 3 Szabályzat hatálya... 3 Kapcsolódó dokumentumok... 3 Fogalmak... 4 A leltárral szemben támasztott követelmények... 4 A leltár alaki követelményei... 4 A leltár tartalmi követelményei... 5 A leltározás módja és időpontja... 5 A leltározás módja... 5 A leltározás időpontja... 6 A leltár különbözetek megállapítása, rendezése... 6 Leltárhiány, leltártöbblet... 6 A leltárhiányért való felelősség... 6 A leltározás személyi feltételei... 7 Vezetői feladatok... 7 A leltárfelelősök feladatai... 7 A leltározók feladatai... 8 A leltárellenőrök feladatai... 8 A leltározási ütemterv és leltározási utasítás... 9 Leltározási ütemterv... 9 Leltározási utasítás... 9 A leltározás előkészítése... 9 A leltározók felkészítése a leltározásra... 9 A leltározás előtti selejtezés... 10 A leltározás előkészítése... 10 A leltározás bizonylatai... 11 A leltározás lebonyolítása... 12 A leltár, a leltározás ellenőrzése, leltárösszesítő elkészítése... 13 A leltár... 13 A leltározás ellenőrzése... 13 Leltárösszesítő elkészítése... 14 Mellékletek... 14
S z a b á l y z a t Oldal: 3/34 Kiadás Fejezet száma Változás tárgya 00. 20/2014/2015. SZN határozat Kiadás az Állami Számvevőszék V-065803. sz. jelentéséhez készített GI/345-7/2014. ikt.sz. intézkedési terv alapján; Leltározási szabályzat (2006) 03. kiadásának hatályon kívül helyezése 01. 85/2014/2015. SZN határozat Személyi, szervezeti változások átvezetése Kiadás dátuma 2014.12.09. 2015.03.01. Cél 1. (1) A Károly Róbert Főiskola (a továbbiakban: főiskola) a Számviteli törvény, az államháztartás számviteléről szóló kormányrendelet (továbbiakban Áhsz.), valamint a főiskola Számviteli politikájának előírásaival összhangban készítette el a leltározásra és leltárkészítésre vonatkozó szabályzatát (továbbiakban: szabályzat). (2) A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény alapjaiban határozta meg a leltározás, a leltár összeállítás irányelveit és szabályait, ugyanakkor az Áhsz. előírja, hogy az éves költségvetési beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához, olyan leltárt kell összeállítani és megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a mérlegben szereplő eszközöket és forrásokat. (3) A leltározás célja: a naptári évről december 31-i fordulónappal készített éves beszámoló alátámasztását biztosító leltár összeállítása. A leltározás végrehajtásának fordulónapja: december 31. Szabályzat hatálya 2. (1) A szabályzat hatálya kiterjed a főiskola mérlegében kimutatott eszközök és források teljes körére. Kapcsolódó dokumentumok 3. az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.); 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról; 4/2013 (I.11.) Korm. rendelet az államháztartás számviteléről (továbbiakban Áhsz.); a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Szt.);
S z a b á l y z a t Oldal: 4/34 a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (továbbiakban: Kjt); a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (továbbiakban: Mtv.); a főiskola Számviteli politikája Fogalmak 4. (1) Jelen szabályzat a leltározásra vonatkozó valamennyi érvényes szabályt tartalmazza, melynek értelmében a: a) Leltár: egy adott időpontra vonatkozóan, a valóságos helyzetnek megfelelő mennyiségi és értékbeli részletes kimutatás, a szabályszerűen végrehajtott leltározás eredménye. Leltárnak kell tekinteni a mennyiségi felvételt nem igénylő eszközök és forrásokfőkönyvi könyveléssel egyező analitikus nyilvántartásáról készült kivonatokat is. b) Leltározás: a főiskola tulajdonában, illetve vagyonkezelésében lévő, befektetett eszközök, készletek, követelések, pénzügyi eszközök, valamint azok forrásainak számbavétele és a valóságban meglévő mennyiségük, állományuk megállapítása. c) Leltározási utasítás: a leltározási ütemtervvel egyidejűleg, a leltározási és leltárkészítési munkákról a leltározó bizottságok részére kiadott utasítás. d) Leltározási ütemterv: A leltározási munka tervszerűségének biztosítása érdekében évenként, egységes szerkezetben, a leltározás megkezdése előtt, a közreműködő szervezeti egységek munkájának összehangolása érdekében, a feldolgozás folyamatosságának, zökkenőmentességének biztosítására leltározási ütemtervet kell készíteni. e) Leltározás módja: annak meghatározása, hogy a leltározást hogyan és milyen módon kell végrehajtani. f) Leltári körzet: a vagyongazdálkodás szempontjából összefüggő, fizikailag elhatárolható, felelős személyhez rendelt terület. g) Leltár különbözet: leltárhiány, vagy leltár többlet, amely a leltározás során megállapított és a könyvviteli nyilvántartások szerinti mennyiségek különbözete. A leltárkülönbözet értéke a mennyiségi különbözet nyilvántartási áron számított értéke. A leltárral szemben támasztott követelmények A leltár alaki követelményei 5. (1) A teljesség követelményének értelmében a leltárnak a főiskola valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell, függetlenül attól, hogy ezek fizikailag a leltározás időpontjában hol találhatók (idegen helyen). (2) A valódiság elve értelmében a leltár az eszközöknek a leltározáskor ténylegesen meglévő mennyiségét és értékét tartalmazza. (3) A világosság elvét követve a leltárnak mind tartalmi, mind pedig formai szempontból érthetőnek kell lennie.
S z a b á l y z a t Oldal: 5/34 (4) Az áttekinthetőség követelménye azt jelenti, hogy az eszközöknek láthatónak, fellelhetőnek kell lennie, azokat úgy kell elhelyezni, tárolni, hogy megszámolható, illetve a vonalkód leolvasható legyen. A készleteket készletféleségenként csoportosítva, elkülönítetten rendezve kell a leltározásra előkészíteni. A leltár tartalmi követelményei 6. (1) A leltárral szemben támasztott tartalmi követelmények: a) a leltárfelvételi bizonylatok és dokumentációk előírás szerinti megléte, b) a leltározási okmányokon, szükséges záradékon az aláírások megléte. (2) A leltár tartalmazza: a) költségvetési szerv, szervezeti egység megnevezését; b) leltári körzet megnevezését; c) bizonylat (sor)számát; d) a leltározott eszközök, források meghatározását, azok mennyiségét, az egyértelmű azonosításhoz szükséges jelöléseket; e) leltározás napját és fordulónapját; f) a leltáreltérések kimutatását, leltár többletek, és/vagy hiányok megállapítását; g) a leltározásért felelős és elszámolásra kötelezett személyek aláírását. (1) A leltárfelvétel történhet: A leltározás módja és időpontja A leltározás módja 7. a) a tárgyi eszközökre nyilvántartásba vételkor elhelyezett vonalkód leolvasásával; b) mennyiségi felvétellel, melyet megszámlálással, vagy mérés útján kell megvalósítani (készleteknél); c) egyeztetéssel, melynek során a főkönyvi könyvelés adatait az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés helyességét igazoló egyéb okmányokkal (bankkivonat, egyeztető levelek stb.) kell összehasonlítani. (2) Egyeztetéssel kell leltározni a mennyiségi felvétellel nem leltározható eszközöket és forrásokat: a) részesedéseket, b) lakáskölcsönöket, c) vevő követeléseket, d) egyéb követeléseket, e) pénzeszközöket, f) tartós tőkét, tartalékokat, g) szállítói kötelezettségeket, h) egyéb kötelezettségeket (nemzetközi támogatási programok).
S z a b á l y z a t Oldal: 6/34 A leltározás időpontja 8. (1) A leltározás időpontját a leltározási ütemtervben évente kell meghatározni. A leltár fordulónapja tárgyév december 31. (2) A leltározást az ütemtervben meghatározott időtartam alatt kell elvégezni. (3) A készletek sajátosságából adódóan az Erdőteleki Arborétum növénykészletének mennyiségi felvétellel történő leltározását tárgyév április 30-ig kell elvégezni. A leltár különbözetek megállapítása, rendezése Leltárhiány, leltártöbblet 9. (1) A leltározás adatait a könyvviteli nyilvántartásokkal egyeztetni és a jegyzőkönyvileg megállapított különbözetek okát (okait) kivizsgálás után rendezni kell. (2) A leltárhiány a kezelésre szabályszerűen átadott és átvett anyagokban, árukban keletkezett természetes mennyiségi csökkenés és kezeléssel járó veszteség mértékét meghaladó hiány. Leltári hiányt, illetve többletet csak abban az esetben lehet kompenzálni, ha a többlet, illetve hiány azonos cikkcsoportba tartozó, megközelítőleg hasonló értékű, minőségű, rendeltetésű terméknél fordul elő, s amelyek emiatt felcserélhetők és helyettesíthetők. (3) Normalizált hiánynak minősül az elkerülhetetlen, természetes mennyiségi csökkenés, ami a készletek belső tulajdonságai folytán áll elő, valamint tárolással járó veszteség (káló, hiány). (4) A tényleges készletnek minden esetben a leltározással felvett készletet kell tekinteni. A kompenzálás, káló elszámolásának csak az anyagi felelősség megállapításánál van szerepe. A leltárhiányért való felelősség 10. (1) A leltárhiányért való felelősséget, illetve annak feltételeit a Kjt., valamint a Mtv. szabályozza. (2) A munkavállalót teljes anyagi felelősség csak akkor terheli, ha a) a vagyontárgyakat leltár szerinti kezelésre, megőrzésre átvette, és az átvételt aláírásával igazolta; b) a leltározási ütemterv szerint lebonyolított, a teljes leltári készletet érintő leltárfelvétel alapján megállapításra került a leltárhiány összege. (3) Az anyagilag felelős dolgozó mentesül a felelősség alól, ha a) bizonyítani tudja, hogy a hiány (kár) bekövetkezését kellő gondossággal sem háríthatta el; b) a hiány keletkezésének oka nem állapítható meg; c) ha a leltáreltérést elemi csapás, elháríthatatlan véletlen esemény, bűncselekmény (betörés, lopás) idézte elő.
(1) A kancellár feladata: L E L T Á R O Z Á S I É S S z a b á l y z a t Oldal: 7/34 A leltározás személyi feltételei Vezetői feladatok 11. a) jelen szabályzat elkészítése és jogszabályi változásoknak megfelelően történő módosítása, b) leltárutasítás kiadása, c) leltárhiány esetén a felelősség, és kártérítés érvényesíttetése. (2) A kancellár mint a leltározás irányítója felel a leltározással kapcsolatos előkészítő és lebonyolító tevékenységek megszervezéséért, ennek keretében feladata: a) a leltározási utasításban, leltározási ütemtervben foglaltak betartásának ellenőrzése; b) éves leltározási ütemterv kiadása; c) a leltározás lebonyolításához szükséges erőforrások (humán és műszaki feltételek) biztosítása; d) kompenzálás engedélyezése; e) leltáreltérés miatti felelősségre vonás elrendelése. (3) A leltározás vezetője a gazdasági igazgató, aki a kancellár megbízása alapján felelős a leltározás gyakorlati lebonyolításáért. 1 (4) A számviteli csoportvezető feladata: a) leltározást előkészítő folyamatok szervezése, felmérése; b) éves leltározási ütemterv elkészítése, ennek során a leltározandó körzetek leltárfelelőseinek, a leltári ellenőrök kijelölése, a kancellár jóváhagyásával; c) leltározási munkák megkezdése előtt leltárértekezlet megszervezése, levezetése; d) a leltározási munka folyamatában a leltározó bizottság és a leltári ellenőrök részére szakmai tájékoztatás nyújtása, a munkák ellenőrzése; e) a leltározás kiértékelésének koordinálása. (5) A műszaki igazgató leltározás előkészítésével kapcsolatos feladata: a leltározás lebonyolításához szükséges műszaki feltételek és műszaki képzettségű dolgozók hatékony közreműködésének biztosítása. 2 A leltárfelelősök feladatai 12. (1) A leltározási egységekben (leltár körzet) kijelölt leltárfelelősök feladata, a leltározási utasításban és a leltározási ütemtervben foglaltak maradéktalan végrehajtása. Az eredményes 1 Módosította a 85/2014/2015. SZN határozat. Korábban hatályos szöveg: A leltározás vezetője a közgazdasági osztályvezető, aki a kancellár Hatályos 2015. március 1-jétől. 2 Módosította a 85/2014/2015. SZN határozat. Korábban hatályos szöveg: Az üzemeltetési és műszaki osztályvezető leltározás előkészítésével Hatályos 2015. március 1-jétől.
S z a b á l y z a t Oldal: 8/34 leltározás érdekében a körzeti leltárfelelősök munkáját az illetékes szervezeti egységvezetőknek támogatniuk kell. (2) A leltárfelelősök felelnek a szervezeti egységben lévő vagyontárgyak megőrzéséért, az eszközmozgások bizonylatainak kezeléséért, és annak a Gazdasági Igazgatóságra történő átadásáért. 3 A leltározók feladatai 13. (1) A leltározás hatékony lebonyolítása, végrehajtása érdekében leltározási bizottságot, amennyiben a leltározás egyidejűleg több helyen folyik, akkor további leltározási csoportokat kell kialakítani. A leltározási bizottság tagjai a leltárellenőr és leltározó(k). (2) A leltározók feladata a leltári bizonylatok alapján a leltározandó eszközök azonosítása, a leltározott készletek teljes körűségének ellenőrzése. (3) A leltározás során és annak befejezését követően a szükséges adminisztrációs munkák elvégzésének végrehajtásáról a leltározási bizottságok vezetői gondoskodnak. (4) A leltározók és leltárfelelősök felelnek a leltári alapbizonylatok szakszerű és valóságnak megfelelő adattartalmáért. A leltárellenőrök feladatai 14. (1) A leltárellenőrzés munkája a leltározási munkák megkezdésétől az ellenőrzött leltár leadásáig valamennyi leltárba bevont területre kiterjed. (2) A leltárellenőrök munkájukat minden szakmai vezetőtől függetlenül a kancellár, vagy az általa kinevezett vezető utasítása, illetve irányítása szerint végzik. (3) Az ellenőrzés legfontosabb feladatai: a) a leltározási előfeltételek biztosításának ellenőrzése; b) a mennyiségi felvételek helyességének és szakszerűségének ellenőrzése; c) a leltározandó, de mennyiségi felvételt nem igénylő eszközök és források felvételének vizsgálata; d) a leltározással összefüggő valamennyi számítás és értékelés helyességének vizsgálata. (4) A leltárellenőrök feladataik végrehajtása során tapasztalt rendellenességeket a leltárfelelősöknek kötelesek jelenteni. Ellenőrzési tevékenységüket a megfelelő bizonylatokon, összesítőkön aláírásukkal igazolják. 3 Módosította a 85/2014/2015. SZN határozat. Korábban hatályos szöveg: és annak a Közgazdasági Osztályra történő átadásáért. Hatályos 2015. március 1-jétől.
S z a b á l y z a t Oldal: 9/34 A leltározási ütemterv és leltározási utasítás Leltározási ütemterv 15. (1) Minden évben a leltározás megkezdése előtt leltározási ütemtervet kell készíteni. (2) A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell a leltározás előkészítésével, a leltár felvételével és értékelésével, valamint ellenőrzésével kapcsolatos összes munkafolyamat megkezdésének és befejezésének tervezett időpontját, továbbá: a) a leltározási körzetek megnevezését; b) a leltározási mód meghatározását; c) a leltározott eszközök és források, vagy azok csoportjainak meghatározását; d) az egyes munkafolyamatok elvégzéséért és ellenőrzéséért felelős személyek megnevezését (leltározók, leltárellenőrök); e) a leltár kiértékelések határidejét, átadásának időpontját; f) a leltár eltérés miatt esetleg szükségessé váló felelősségre vonás határidejét, azok könyvviteli nyilvántartásban történő rendezésének határidejét. (3) Az 1. melléklet tartalmazza a minden évben aktualizált leltározási ütemtervet, amit a leltározásban érintettek megkapnak. Leltározási utasítás 16. (1) Szükséges a leltározási ütemtervvel egy időben a leltározó bizottságok részére éves leltározási utasítás kiadása. (2) Az éves leltározási utasításban kell előírni a leltározás előkészítéséhez kapcsolódó feladatokat, valamint a leltárfelvétel (leltározás) feladatait. (3) Az éves leltározási utasítást a leltározási egységek felelőseinek úgy kell kiadni, hogy a leltározás megkezdéséig elegendő idő álljon rendelkezésre a felkészülésre. (4) Az éves leltározási utasítással egyidejűleg kell átadni a leltározás irányítására vonatkozó megbízólevelet. A leltározás előkészítése A leltározók felkészítése a leltározásra 17. (1) A leltározási munkálatok megkezdése előtt a leltározási utasításban foglaltak figyelembevételével a leltározó bizottság tagjai és a leltározók részére leltárértekezlet megtartása szükséges. (2) A leltározás irányítójának vezetésével a leltárértekezleten
S z a b á l y z a t Oldal: 10/34 a) a leltározási szabályzat átfogó ismertetése, és ezzel kapcsolatos vitatható kérdések tisztázása, b) valamint a leltározási ütemterv ismertetése történik. A leltározás előtti selejtezés 18. (1) A leltározás megkezdése előtt selejtezést kell végrehajtani, és az erre vonatkozó utasíts szerint az adott szervezeti egység jegyzékéből az eszközöket ki kell vezetni, és fizikailag el kell különíteni. (2) A feleslegessé vált készletek selejtezésének, hasznosításának ügyvitelét külön utasítás tartalmazza. A leltározás előkészítése 19. (1) A főiskola leltározási körzeteinek aktualizálása a mindenkori szervezeti felépítéssel összhangban a tárgyi eszköz könyvelőjének feladata. A leltárkörzetek listáját az adott évi leltározási ütemterv tartalmazza. (2) A szervezeti egységek vezetőinek a leltározási utasításban foglaltakkal összhangban kell előkészíteni a leltározást, amely során gondoskodni kell: a) az eszközök vonalkóddal történő ellátottságáról, a leltári számok, egyéb azonosítók vonalkódok olvashatóságáról, az olvashatatlan címkék kicseréléséről, a hiányzók pótlásáról; b) a tárgyi eszközök, készletek elhatárolásáról; c) a saját és idegen eszközök szétválasztásáról és megjelöléséről; d) raktárak rendbetételéről; e) felesleges és idegen göngyölegek visszaküldéséről; f) az idegen helyen tárolt, vagy használatra átadott eszközök számbavételéről. (3) A vásárolt készletek, anyagok leltározásának előkészítése során biztosítani kell, hogy valamennyi készletféleség a tároló helyeken gyorsan megszámolható módon csoportosítva legyen, azokon a termékek azonosítási számai, cikkszámai fel legyenek tüntetve. A leltározást megelőző fizikai rend kialakítása a szervezeti egység vezetőjének feladata, melynek keretében gondoskodik: a) a raktárban tárolt új és használt készletek, eszközök elkülönítéséről, b) a csomagolt anyagok, áruk külső burkolatán a tartalom és mennyiség feltüntetéséről, c) a szabadban tárolt anyagok rendezéséről oly módon, hogy a leltározás megszámlálással, fajsúly-, térfogatszámítással stb. lehetséges legyen. (4) A saját termelésű készletek leltározásának előkészítése során biztosítani kell, hogy valamennyi készletféleség a tároló helyeken, raktárakban gyorsan megszámolható módon cikkenként csoportosítva legyen. Azon készletek esetében melyek darabonkénti megszámlálása nem lehetséges, a leltározást oly módon kell előkészíteni, hogy abból a
S z a b á l y z a t Oldal: 11/34 készlet mennyisége pontosan megállapítható legyen. A leltározást megelőző fizikai rend kialakítása a szervezeti egység vezetőjének feladata. (5) Az eszközmozgások (forgalom) szüneteltetése: a leltározás teljességének, valamint a kettős felvétel elkerülésének biztosítása érdekében különös gonddal kell kezelni a leltározás idején a készletmozgásokat. Ennek érdekében az intézmény a leltározási ütemtervben elrendelheti: a) a leltárfelvétel időpontjában a különböző helyeken tárolt azonos készletek mozgásának teljes tilalmát, b) illetve az anyagkiadás teljes vagy szakaszos tilalmát. (6) Ha a leltárfelvétel és a fordulónap közötti szállításokat, valamint a leltározás idején a készletmozgásokat nem lehet teljes egészében szüneteltetni, a készletváltozást rögzítő bizonylaton fel kell tüntetni, hogy a leltározás a vonatkozó tételre megtörtént-e. A leltározás bizonylatai 20. (1) A bizonylati elvre, a bizonylati fegyelemre vonatkozó előírásokat a Számv. tv. írja elő. (2) Bizonylatnak minősül minden olyan okmány, feljegyzés, kimutatás, vagy bármely technikai módon készített adathordozó, amelyet a számvitel (könyvviteli) nyilvántartásokban való rögzítés vagy az azokban szereplő adatok ellenőrzésének, állományának megállapításának céljára állítottak ki, és amely a gazdasági műveletek megtörténtét, hatásuk értékét, mennyiségi és minőségi adataikat, hitelt érdemlően igazolja. (3) A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatóak továbbá az esetleg szükségessé váló utólagos változtatások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek. (4) A leltározás bizonylatai: a) Leltározási utasítás (1. melléklet) b) Leltározási ütemterv (2. melléklet) c) Összesítő leltár (3. melléklet) d) Megbízás a leltározás vezetésére (4. melléklet) e) Megbízás a leltározásra (5. melléklet) f) Megbízás a leltározás ellenőrzésére (6. melléklet) (5) Egyeztetéssel leltározott eszközök és források leltározási bizonylatai: a) Részesedések leltára (7. melléklet) b) Lakáskölcsönök leltára (8. melléklet) c) Követelések (vevő) leltára (9. melléklet) d) Pénzeszközök leltára (10. melléklet) e) Tartós tőke, tartalékok leltára (11. melléklet) f) Kötelezettségek leltára (szállító) (12. melléklet) g) Egyéb kötelezettségek leltára (13. melléklet) h) Nemzetközi támogatási programok leltára (14. melléklet) (6) Egyéb leltározáshoz kapcsolódó bizonylatok:
S z a b á l y z a t Oldal: 12/34 a) Leltárfelvételi ívek b) Leltárzáró jegyzőkönyv (15. melléklet) c) Leltár kiértékelés a tárgyi eszközök hiányáról, vagy többletéről (7) A leltárfelvételi bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékei: a) a bizonylat megnevezése és sorszáma, b) a bizonylatot kiállító szervezeti egység megnevezése, c) a leltározók, leltárellenőrök aláírása, d) a bizonylat kiállításának időpontja, e) a leltározott tétel megnevezése, leltári száma, mennyisége. (8) A nyomtatványok kitöltése, aláírási követelménye: a) A leltárfelvételi ívre beírt adatokat szabálytalan javítással javítani nem szabad. A helytelen adatokat egyszeri áthúzással és fölé a helyes adat felülírásával, a javítást végző aláírásával kell kijavítani. b) A leltári nyomtatványokat az abban foglaltak helyességének igazolásaként alá kell írni: a leltárnyitó, leltárzáró jegyzőkönyvet a közreműködő dolgozóknak, a leltáríveket a leltározó bizottság tagjainak. c) A leltárfelvétel befejezése után, a leltárívek eredeti példányát a leltár alkalmával kiállított egyéb okmányokkal együtt a leltárfelelős, a leltározási ütemtervben meghatározott határidőig köteles eljuttatni a leltározás irányítójának. A leltározás lebonyolítása 21. (1) A leltározást mennyiségi felvétellel vagy egyeztetéssel kell végrehajtani. (2) A mennyiségi felvétel minden esetben tényleges megszámlálást vagy mérést jelent. Az egyeztetés a főkönyvi adatoknak az analitikus nyilvántartásokkal, vagy a könyvelés helyességét igazoló egyéb dokumentumokkal való összehasonlítását jelenti. (3) Mennyiségi felvétellel leltározandó eszközök köre: a) Immateriális javak b) Ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok c) Földterületek, épületek, épülettartozékok, építmények d) Gépek, berendezések, felszerelések, járművek e) Gépek, berendezések folyamatban lévő beruházásai f) Képzőművészeti alkotások g) Kis értékű tárgyi eszközök h) Készletek (4) Egyeztetéssel leltározandó eszközök és források köre, leltározás módja: a) Részesedések: analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával (7. melléklet); b) Lakáskölcsönök: analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával, a kölcsönt folyósító pénzintézet által az év utolsó napjára kiadott kivonatok alapján (8. melléklet);
S z a b á l y z a t Oldal: 13/34 c) Követelések áruszállításból, szolgáltatásból (vevők): analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával, elismert követelésként egyenlegközlő levéllel alátámasztva (9. melléklet); d) Pénzeszközök: pénzforgalmi számlák, devizaszámlák, idegen pénzeszközök analitikus és főkönyvi nyilvántartásainak összehasonlításával, folyószámlánkénti, december 31.-re érvényes pénzintézeti kivonattal megegyező kimutatással (10. melléklet); e) Tartós tőke, tartalékok: analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával (11. melléklet); f) Kötelezettségek (szállító): analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával, amennyiben van szállító értesítések alátámasztásával (12. melléklet); g) Egyéb kötelezettségek: analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával, (13. melléklet); h) Nemzetközi támogatási programok: analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával (14. melléklet); A leltár, a leltározás ellenőrzése, leltárösszesítő elkészítése A leltár 22. (1) A leltár bizonylatai a szabályzat 20. -ában meghatározott dokumentumok. (2) A leltár értékelése a leltárban szereplő eszközök és forrásoknak a mérleg fordulónapján meglévő állomány értékének meghatározását jelenti. A leltározás ellenőrzése 23. (1) A leltározás felelőse és a leltárellenőr(ök) ellenőrzi a leltározás befejezését, ennek kapcsán megvizsgálja, hogy: a) a leltározó csoportok a leltár-felvételezést a részükre kijelölt minden területen rendben végrehajtották-e, b) a leltározók működésük során a felvételezés munkáját szakszerűen, minden követelménynek megfelelően rendben végzik-e, c) a leltárfelvételi ívek és egyéb, leltározások során keletkezett okmányok leadása hiánytalanul megtörtént-e. (2) Ha a leltározást bármely okból hiányosan végezték el vagy annak adatai az ellenőrzés megállapítása szerint vitathatóak, az érintett leltározási egységekben lévő eszközöket (vagyontárgyakat) részben vagy egészben újra kell leltározni. (3) Ezt követően egyeztetni kell a leltározás során számba vett és az analitikusan nyilvántartott készletek mennyiségi adatait. Eltérés esetén a még fennálló különbözetek rendezése, a megállapított hiányok, illetőleg a többletek könyvviteli elszámolása szükséges.
S z a b á l y z a t Oldal: 14/34 Leltárösszesítő elkészítése 24. (1) Leltárösszesítés a leltárfelvételi ívek adatainak összegzésével, feldolgozásával történik. (2) A leltári adatok helyességét a leltárfelvételi bizonylatokon (íven) a leltározást végzők, a leltározott eszközökért anyagilag felelős személyek, és leltár ellenőr aláírásukkal igazolják (hitelesítés). Mellékletek 1. melléklet: Leltározási utasítás 2. melléklet: Leltározási ütemterv 3. melléklet: Összesítő leltár 4. melléklet: Megbízás leltározás vezetésére 5. melléklet: Megbízás leltározásra 6. melléklet: Megbízás leltározás ellenőrzésére 7. melléklet: Részesedések leltára 8. melléklet: Lakáskölcsönök leltára 9. melléklet: Követelések (vevő) leltára 10. melléklet: Pénzeszközök leltára 11. melléklet: Tartós tőke, tartalékok leltára 12. melléklet: Kötelezettségek leltára 13. melléklet: Egyéb kötelezettségek leltára 14. melléklet: Nemzetközi támogatási programok leltára 15. melléklet: Leltárzáró jegyzőkönyv
S z a b á l y z a t Oldal: 15/34 LELTÁROZÁSI UTASÍTÁS.. december 31-i fordulónappal készítendő mérleg leltári alátámasztásához 1. melléklet A Számviteli törvény, az Áhsz, előírásai szerint a 20... évi beszámolót és annak részét képező mérleget leltárral kell alátámasztani. A leltározási munkálatok (előkészítés, végrehajtás, értékelés és ellenőrzés) Károly Róbert Főiskolán (továbbiakban Főiskola) való elvégzése tárgyában az alábbi utasítást adom ki. I. Általános rendelkezés A leltározást a jelen szabályzatban, valamint a Leltározási Ütemtervben foglaltak szerint kell végrehajtani. Leltározandó a Főiskola. (teljes vagy részleges) Leltározási időszak: Leltár fordulónapja: A leltározás vezetésével a. bízom meg. II. A leltározás előkészítése (3) A leltározás előkészítésével összefüggő feladatok: a) A leltározás megkezdése előtt a leltározandó egységek vezetőinek feladata meggyőződni az analitikus nyilvántartások naprakészségéről és egyezőségéről. b) A leltározásra kijelölt egységek vezetőinek, illetve a leltározásra kijelölt eszközök használóinak gondoskodni kell a leltározás tárgyát képező vagyontárgyak szakszerű tárolásáról, a számbavétel lehetőségéről. c) Folyamatos leltár esetén szükséges, hogy a bejövő illetve kiadásra kerülő készlet (vagy áru) mozgások is rögzítésre kerüljenek. d) A leltárellenőrzéssel megbízott munkatársaknak a leltározást megelőzően, ellenőrizniük kell a nyilvántartásokat, a leltározandó eszközök raktári rendjét (hozzáférhetőségét). e) A leltározás megkezdése előtt selejtezési eljárást kell lefolytatni. f) A leltározásról az érintetteket tájékoztatni kell. (4) A leltározással összefüggő feladatok: III. A leltárfelvétel a) A leltárfelvétel előtt selejtezett eszközöket és készleteket, a jegyzőkönyvben foglaltak szerint ki kell vezetni a nyilvántartásokból. b) Ki kell jelölni, és leltározási ütemtervben dokumentálni kell a leltárkörzeteket és leltározási bizottságokat. c) A leltározás dokumentumait elő kell állítani. d) A leltár ellenőr(ök) feladata, hogy a leltárfelvétel teljességét és helyességét ellenőrizzék, és azt aláírásukkal igazolják.
S z a b á l y z a t Oldal: 16/34 e) A leltárbizonylatok valódiságát (leltárfelvételi ívek, leltárkiértékelés stb.) a leltározók és leltár felelősök aláírásukkal igazolják. f) A fellelt hiányokat és többleteket a leltárfelelősöknek írásban kell indokolniuk. g) A leltározás módja a leltározási ütemtervben leírtak szerint. h) A leltározás során felmerült kérdések rendezésével a leltár irányítóját bízom meg. Záró rendelkezés Jelen utasítás a kihirdetés napján lép hatályba, az abban foglaltakat a 20. évi leltározásnál kell alkalmazni. Dátum:.. kancellár
S z a b á l y z a t Oldal: 17/34 LELTÁROZÁSI ÜTEMTERV.. december 31-i fordulónappal készítendő mérleg leltári alátámasztásához 2. melléklet A leltározási ütemterv a kiadott leltározási utasítás alapján készül. Leltározandó: valamennyi leltárkörzet eszköze és forrása, amennyiben nem a leltárkörzetek és az abban leltározandó eszközök és források pontos körének meghatározása szükséges. A leltár fordulónapja: év. december 31. A leltár végrehajtásának időszaka:. A leltárértekezlet időpontja: Leltárívek leadásának határideje::. Leltárértékelés határideje:... Leltáreltérések számviteli rendezésének határideje:... 1. A leltározás végrehajtásának ellenőrzésére leltár ellenőröket...jelölök ki. A leltár ellenőrzés időszaka: a végrehajtás alatt folyamatos. 2. A leltározás módja, a leltározás előkészítéséért és végrehajtásáért felelős egységek megnevezése: Eszköz, forrás megnevezése Leltározás módja Leltározás alapja Immateriális javak tételes mennyiségi felvétel egyedi eszköz Gépek, berendezések, felszerelések, Járművek tételes mennyiségi felvétel egyedi eszköz Kisértékű új tárgyi eszközök, tételes mennyiségi felvétel egyedi eszköz Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok (földterületek, épületek, építmények, folyamatban lévő beruházások) Készletek, ebből tételes mennyiségi felvétel, egyeztetéssel egyedi eszköz, főkönyv, analitika - anyagok tételes mennyiségi felvétel egyedi eszköz - áruk tételes mennyiségi felvétel egyedi eszköz - befejezetlen termelés, késztermékek tételes mennyiségi felvétel egyedi eszköz
S z a b á l y z a t Oldal: 18/34 Beruházások és beruházásra adott előlegek egyeztetés főkönyv, analitika Követelések egyeztetés analitika Pénzeszközök egyeztetés főkönyv, analitika Saját tőke egyeztetés főkönyv Költségvetési tartalékok egyeztetés főkönyv Rövid lejáratú kötelezettségek egyeztetés főkönyv, analitika Hosszú lejáratú kötelezettségek egyeztetés főkönyv, analitika Bérelt tárgyi és forgó eszközök tételes mennyiségi felvétel egyedi eszköz Bérbe adott tárgyi és forgó eszközök tételes mennyiségi felvétel egyedi eszköz 3. Tételes mennyiségi felvétellel leltározandó eszközökhöz kapcsolódó leltári körzetek kijelölése A tételes mennyiségi felvétellel leltározandó eszközök leltár körzeteinek kijelölését, a leltározók megnevezését és a leltározás időpontját az 1. sz. melléklet tartalmazza. 4. Az egyeztetéssel történő leltárfelvételre kijelölt tárgykörök és leltározók kijelölése. Az egyeztetéssel történő leltározás esetén a leltározandó eszközök és források körét, a leltározók személyét, valamint a leltározás időpontját a 2. számú melléklet tartalmazza. 5. A leltározás végrehajtása A mennyiségi felvétellel történő leltározás során minden eszközt, vagy azonos eszközféleséget rögzíteni kell a leltárfelvételi íveken. A leltárfelvételi íveken radírozással, kaparással javítani SZIGORÚAN TILOS. A javítási lehetőség módja: a rontott részt egyetlen vonallal át kell húzni, mellé, vagy fölé írni a helyes számot, vagy szöveget, s a bizottság legalább egy tagjának a helyszíni javítás tényét szignóval hitelesítenie szükséges. A Gazdasági Igazgatóság az általa vezetett analitikus nyilvántartást a leltárfelvételi ívek kiküldése előtt köteles egyeztetni a főkönyvi nyilvántartással: 4 4 Módosította a 85/2014/2015. SZN határozat. Korábban hatályos szöveg: A Közgazdasági Osztály az általa vezetett Hatályos 2015. március 1-jétől.
S z a b á l y z a t Oldal: 19/34 a) a központi nyilvántartással egyeztetni kell a készletező helyi, raktári nyilvántartásokat, az esetleges egyezőtlenségek okát ki kell deríteni, s rendezni kell a leltározást megelőző időszakban; b) a leltározás gyors lebonyolítása érdekében a készletező helyeken a készleteket jól láthatóan, előre csoportosítva kell előkészíteni és olyan helyre tenni, ahol azokat pontosan lehet számba venni: megszámlálni, megmérni stb. A leltárfelvételi ívek leltározók részére történő átadását határideje: A leltárfelvételi íveik eredeti példányát, annak minden oldalát a leltározó, a leltárfelelős, illetve a leltárellenőrök aláírásával ellátva... ig meg kell küldeni. Az összesített leltárhoz csatolni kell a leltárfelvétellel kapcsolatos valamennyi okmány, jegyzőkönyv egy-egy példányát. A tényleges leltárfelvételi munkálatok alatt mindennemű eszköz- és anyagmozgatást szüneteltetni kell. A Főiskola területére fenti idő alatt beérkezett készleteket, előre megrendelt árukat, stb. elkülönítetten kell tárolni a központi raktárban, még abban az esetben is, ha az közvetlenül a szervezeti egységeket illetné meg. A készlet-bevételezési jegyeken, kiadási bizonylatokon fel kell tüntetni azt a tényt, hogy leltározás után került bevételezésre, kiadásra. A tényleges felméréssel számba vett és leltárfelvételi íveken rögzített eszközöket számlánkénti csoportosításban összegezni kell. Az így összegzett tételeket kell fordulónapra kidolgozni, majd az anyagkönyvelés előzőleg forgalmi könyveléssel egyeztetett (mennyiségi és érték) adataival szembeállítani. A tényleges felvétel és a ± időközi eltérés adja a fordulónapi készletet. Ez a mennyiség kerül szembeállításra a könyvszerinti készlettel, az eltérés az esetleges hiány vagy többlet. Az eltérésekről "hiány-többlet" kimutatást kell készíteni. A leltáreltérésként kimutatott hiányok és többletek keletkezésének okát meg kell állapítani. (A többletek okának kiderítése ugyanolyan fontos és el nem hanyagolható, mint a hiányok kivizsgálása.) Az esetleges kártérítési határozatok kiadásának határideje:.. A leltározást, összefoglaló jegyzőkönyvben kell rögzíteni, ami az éves mérleget alátámasztja. Elkészítésének határideje a mérlegkészítést megelőző 10. munkanap. Mellékletek: 1. sz. melléklet: A tételes mennyiségi felvétellel leltározandó eszközök leltár körzeteinek kijelölése, a leltározók megnevezése és a leltározás időpontja. 2. sz. melléklet: Az egyeztetéssel leltározandó eszközök és források köre, a leltározók személye, valamint a leltározás időpontja. Dátum:.. kancellár
S z a b á l y z a t Oldal: 20/34 LELTÁR december 31. ESZKÖZÖK 3. melléklet I Befektetett eszközök 1. Immateriális javak A/ Szellemi termékek Az összes szellemi termék felsorolása beazonosítható módon B/ Vagyoni értékű jogok A szoftverek és más vagyoni értékű jogok nyilvántart. szerinti felsorolása Adatok e Ft-ban 2. Tárgyi eszközök A/ Ingatlanok Épületek, telkek, lakások, tulajd. hányadok a tul. lapok alapján. B/ Gépek, berendezések, felszerelések Az analitikus nyilvántartás és a tényleges helyzet alapján kiértékelt állapotnak megfelelő adatok. C/ Járművek A fentiek szerinti felsorolásban D/ Beruházások Az aktivált és a befejezetlen beruházások nyilvántartás szerinti és tényleges helyzetet tükröző állapota E/ Beruházásra adott előlegek Az analitikus nyilvántartások szerinti felsorolás és a számlán szereplő állapot alapján 3. Befektetett pénzügyi eszközök A/ Adott kölcsönök A leltár felvételi íveken szereplő adatok kiértékelés utáni állapota 4. Üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök A mellékelt felsorolás szerint ESZKÖZÖK ÖSSZESEN:
S z a b á l y z a t Oldal: 21/34... december 31. FORRÁSOK I. Saját tőke 1. Induló tőke 2. Tőkeváltozások II. Tartalékok Adatok e Ft-ban 1. Költségvetési tartalék A/ Költségvetési tartalékok elszámolása B/ Költségvetési pénzmaradvány C/ Kiadási megtakarítás D/ Bevételi lemaradás E/ Előirányzat maradvány 2. Vállalkozási tartalék - III. Kötelezettségek 1. Hosszúlejáratú kötelezettségek 2. Rövid lejáratú kötelezettségek 3. FORRÁSOK ÖSSZESEN: Gyöngyös, 20.. leltározás vezetője leltárellenőr kancellár
S z a b á l y z a t Oldal: 22/34 4. melléklet Megbízás a leltározás vezetésére Megbízom. (nevű) munkakört ellátó dolgozót azzal, hogy a főiskola Leltározási és leltárkészítési szabályzatában foglaltak alapján, az általam kiadott Leltározási utasítás figyelembevételével lássa el a. év hó.. napján kezdődő leltározás végrehajtásának vezetését. Gyöngyös,.év..hó..nap kancellár leltározás vezetője
S z a b á l y z a t Oldal: 23/34 Megbízás a leltározásra 5. melléklet Megbízom (nevű) munkakört ellátó dolgozót azzal, hogy a főiskola Leltározási és leltárkészítési szabályzatában foglaltak alapján, az általam kiadott Leltározási utasítás figyelembevételével a.. év hó napján kezdődő leltározásban, mint leltározó/leltárbizottsági tag részt vegyen. Gyöngyös,.év..hó..nap kancellár Záradék A Leltározási és leltárkészítési szabályzatban, illetve a Leltározási utasításban, Leltározási ütemtervben foglaltakat, valamint a megbízást megismertem, az abban foglalt leltározási feladatokat magamra nézve kötelezőnek elismerem. leltározó
S z a b á l y z a t Oldal: 24/34 6. melléklet Megbízás a leltározás ellenőrzésére Megbízom.. (nevű) munkakört ellátó dolgozót azzal, hogy a főiskola Leltározási és leltárkészítési szabályzatában foglaltak alapján, az általam kiadott Leltározási utasítás figyelembevételével a..év.hó napján kezdődő leltározásban mint leltárellenőr részt vegyen. Gyöngyös,.év..hó..nap.. kancellár Záradék A Leltározási és leltárkészítési szabályzatban, illetve a Leltározási utasításban foglaltakat, valamint a megbízást megismertem, az abban foglalt leltározási feladatokat magamra nézve kötelezőnek elismerem.... a leltározást ellenőrző
S z a b á l y z a t Oldal: 25/34 7. melléklet Részesedések leltára Keletkezés jogcíme Keletkezés dátuma Leltár szerinti érték (Ft) összesen: Dátum: 20. év.. hó nap Leltározó Leltározó
S z a b á l y z a t Oldal: 26/34 8. melléklet Dolgozói lakáskölcsönök leltára Munkavállaló neve Keletkezés dátuma Leltár szerinti érték (Ft) összesen: Dátum: 20. év.. hó nap Leltározó Leltározó
S z a b á l y z a t Oldal: 27/34 9. melléklet Megnevezés Lejárati határidő előtti Követelések (vevő) leltára 30 nap alatti 30-60 nap közötti 61-180 nap közötti 180 napon túli adatok Ft-ban Összesen Összesen: Dátum: 20. év.. hó nap Leltározó Leltározó
S z a b á l y z a t Oldal: 28/34 Pénzeszköz megnevezés Pénzforgalmi számlák leltára 20 december 31. Pénzforgalmi számla 10. melléklet Érték (Ft) Előirányzat felhasználási keretszámla 10035003-00285915-00000000 Felsőoktatási intézmények saját bev. számla 10035003-00285915-39100007 Intézményi kártyafedezeti számla 10035003-00285915-00060004 EU. program célszámla TÁMOP 4.1.1 C (KEZEK) EU. program célszámla TÁMOP 4.1.1 C (ZENFE) 10035003-00285915-30005204 10035003-00285915-30005101 EU. program célszámla TÁMOP 4.2.3-12 10035003-00285915-30005307 Európai Uniós programok célelszámolási számla 10035003-00285915-30005008 VIP kártya fedezeti számla 10035003-00285915-00070003 KRF EUR folyószámla (főszámla) 10103551-01490300-01003306 KRF EUR folyószámla (Erasmus IP) 10103551-01490300-06003301 KRF EUR folyószámla (Erasmus mobilitás) 10103551-01490300-05003308 KRF EUR folyószámla (Sagittarius) 10103551-01490300-04003305 KRF EUR folyószámla (Leonardo) 10103551-01490300-07003304 KRF EUR folyószámla (Interreg Négy kapu ) KRF EUR folyószámla (Danube Limes Brand) 10103551-01490300-03003302 10103551-01490300-08003307 KRF EUR folyószámla (Interreg Sajó) 10103551-01490300-02003309 Pénzforgalmi számlák összesen: Összesen: Dátum: 20. év.. hó nap Leltározó Leltározó
S z a b á l y z a t Oldal: 29/34 11. melléklet Tőke és tartalékok leltára Megnevezés Keletkezés dátuma Leltár szerinti érték (Ft) összesen: Dátum: 20. év.. hó nap Leltározó Leltározó
S z a b á l y z a t Oldal: 30/34 12. melléklet Szállító megnevezése Kötelezettségek (szállítói) leltára Határidőn belüli Határidőn túli 1-30 nap közötti Határidőn túli 31-60 nap közötti Határidőn túli 61-90 nap közötti adatok Ft-ban Határidőn túli 90 Összesen napon túl lejárt Összesen: Dátum: 20. év.. hó nap Leltározó Leltározó
S z a b á l y z a t Oldal: 31/34 13. melléklet Megnevezés Határidőn belüli Egyéb kötelezettségek leltára Határidőn túli 1-30 nap közötti Határidőn túli 31-60 nap közötti Határidőn túli 61-90 nap közötti adatok Ft-ban Határidőn túli 90 Összesen napon túl lejárt Összesen: Dátum: 20. év.. hó nap Leltározó Leltározó
S z a b á l y z a t Oldal: 32/34 14. melléklet Nemzetközi támogatási programok leltára Megnevezés Keletkezés ideje Keletkezés jogcíme Leltár szerinti érték (Ft) összesen: Dátum: 20. év.. hó nap Leltározó Leltározó
S z a b á l y z a t Oldal: 33/34 15. melléklet Leltárzáró jegyzőkönyv Készült: év hó -án szervezet.. számú. nevű leltározási körzetben. 1. A leltárfelvétel kezdési időpontja: év.. hó.. nap 2. A leltárfelvétel befejezésének időpontja: év.. hó...nap. 3. A leltározásban részt vevő személyek: - leltározók neve, munkaköre: - leltárfelelős(ök) neve, munkaköre: - leltárellenőr(ök) neve, munkaköre: 4. A felhasznált leltárbizonylatok sorszáma: megnevezése: 5. Rontott leltárbizonylatok sorszáma: megnevezése: 6. A leltározás során felmerült leltáreltérések: 7. A leltározással kapcsolatos észrevételek:
S z a b á l y z a t Oldal: 34/34 Hitelesítés: Mint leltározók, leltárfelelősök, leltárellenőrök aláírásunkkal igazoljuk, hogy leltárjegyzőkönyvben foglalt adatok a valóságnak megfelelnek:........... Gyöngyös,. év.. hó.. nap