Döntés a 2013. éves ellenőrzési jelentés elfogadásáról

Az előterjesztés száma: 69/2014. A határozati javaslat elfogadásához egyszerű többség szükséges! Decs nagyközség képviselő-testületének 2014. április 30-án 18 órakor megtartandó ülésére Döntés a 2013. éves ellenőrzési jelentés elfogadásáról Előterjesztő: Biczó Ernő polgármester Készítette: dr. Horváth Mónika aljegyző A törvényességi ellenőrzést végezte: dr. Horváth Mónika aljegyző Tárgyalja: Pénzügyi Bizottság 2014. 04. 30. Fejlesztési Bizottság 2014. 04. 30. Tisztelt Képviselő-testület! Decs Nagyközség Önkormányzata 2013. évben a belső ellenőrzési kötelezettséget a Szekszárd és Térsége Önkormányzati Társulással, valamint megbízási szerződés keretében az Alisca Comp Kft-vel látta el. A Szekszárd és Térsége Önkormányzati Társulás, valamint az Alisca Comp Kft. belső ellenőre elkészítette a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 48. előírásaival összhangban a 2013. éves ellenőrzési jelentését. A Korm. rendelet 56. (8) bekezdés értelmében az éves ellenőrzési jelentést meg kell küldeni az önkormányzatok zárszámadásának határidejére, hogy azt a polgármester a zárszámadással egyidejűleg a képviselő-testület elé terjeszthesse. Javasolom a Tisztelt Képviselő-testületnek a 2013. éves ellenőrzési jelentés elfogadását. Decs, 2014. április 24. B i c z ó Ernő polgármester

Határozati javaslat Decs Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testületének /2014. (IV.30.) számú határozata A 2013. éves ellenőrzési jelentés elfogadásáról Decs Nagyközség Önkormányzatának Képviselő-testülete a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 56. (8) bekezdés alapján a 2013. éves ellenőrzési jelentést megtárgyalta, és azt a jegyzőkönyv melléklete szerinti tartalommal elfogadja. Határidő: 2014. május 6. Felelős: Biczó Ernő polgármester (a határozat megküldéséért) Határozatról értesül: Irattár

Szekszárd és Térsége Önkormányzati Társulás Éves ellenőrzési jelentés 2013. év Jóváhagyta: Horváth István Elnök

Tartalomjegyzék Bevezető... 5 1. Belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása... 6 1.1 Éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése... 7 1.2 Bizonyosságot adó tevékenység bemutatása (elősegítő, akadályozó tényezők)... 7 1.3 Tanácsadó tevékenység bemutatása... 8 2. Belső kontrollrendszer értékelése... 8 2.1 Belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabbak javaslatok... 8 2.2 Belső kontrollrendszer öt elemének értékelése... 9 2.2.1 Kontrollkörnyezet... 9 2.2.2. Kockázatkezelési rendszer... 10 2.2.3 Kontrolltevékenység... 10 2.2.4 Információ és kommunikáció... 10 2.2.5 Nyomon követés (monitoring)... 11 2.3 Intézkedési tervek megvalósítása... 11 3. Mellékletek... Hiba! A könyvjelző nem létezik.

Bevezető A 2011. CXCV. az államháztartásról szóló törvény és a 370/2011. kormányrendelet értelmében a költségvetési szervek vezetői kötelesek a belső ellenőrzés kialakításáról, működtetéséről és függetlenségének biztosításáról gondoskodni. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási, belső kontroll és ellenőrzési eljárásainak hatékonyságát. A belső ellenőr bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenysége keretében megállapításokat és javaslatokat fogalmaz meg a költségvetési szerv vezetője részére. A belső ellenőr ezen kívül más tevékenységbe nem vonható be. A bizonyosságot adó szolgáltatások során a belső ellenőrök objektíven értékelik a tényeket, és ennek alapján független véleményt formálnak vagy következtetéseket vonnak le egy szervezetre, műveletre, funkcióra, folyamatra, rendszerre, illetve az ellenőrzés egyéb tárgyára vonatkozóan. A tanácsadó tevékenység jellegét tekintve konzultációs tevékenység, amelyet általában a megbízó konkrét felkérése alapján nyújtanak. Fontos, hogy a tanácsadó tevékenység során a belső ellenőrnek meg kell őriznie tárgyilagosságát, nem vállalhat át vezetői felelősséget.

1. Belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása Az Önkormányzati költségvetési szerveknél a belső ellenőrzést - a költségvetési szerv vagy a társulás által foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban alkalmazott személy vagy - a költségvetési szerv vagy társulás által polgári jogi szerződés keretében foglalkoztatott személy láthatja el. 2012. év végéig a Szekszárd és Térsége Önkormányzati Társulás belső ellenőrzési feladatait, megbízási szerződés keretében az Aliscacomp Kft. végezte. 2013. évtől a társulás 16 településén a belső ellenőrzési feladatokat 1 fő, Szekszárd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalánál, közszolgálati jogviszonyban alkalmazott, függetlenített belső ellenőr végzi. A belső ellenőr rendelkezik az Áht. 70.. (4) bekezdésben előírt engedéllyel és a szerepel az Áht. 70.. (5) bekezdése szerinti, államháztartásért felelős miniszter által vezetett nyilvántartásban. 2013. évben összesen a Szekszárd és Térsége Önkormányzati Társulás belső ellenőrzése 16 településen látott el ellenőrzési feladatokat. Bizonyosságot adó tevékenység keretében 18 ellenőrzés került lefolytatásra. 2013. évben a belső ellenőr szakmai képzésen nem vett részt a feladatok szoros ütemezése miatt. 2014. évben azonban részt kíván venni a kötelező szakmai továbbképzésen (ÁBPEtovábbképzés I.) és ezt követően kétévente részt vesz az ÁBPE-továbbképzés II. kötelező szakmai továbbképzésen. A 370/2011. Kormányrendelet értelmében a belső ellenőrzési vezető köteles a belső ellenőrzési kézikönyvet rendszeresen, de legalább kétévente felülvizsgálni és a szükséges módosításokat elvégezni. Ennek megfelelően kidolgozásra került 2013. évben a Társulás Belső Ellenőrzési Kézikönyve, a hatályos jogszabályok, a Nemzetgazdasági Minisztérium által kiadott kézikönyv minta, és a nemzetközi belső ellenőrzési standardok figyelembevételével. A belső ellenőrzés 2013. évben soron kívüli ellenőrzést nem folytatott le. Tanácsadói tevékenység keretében szakmai iránymutatást nyújtott több esetben a belső ellenőr. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás, hiányosság nem került feltárásra.

1.1 Éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése A 2013. évi ellenőrzési terv az Önkormányzatok által megküldött belső ellenőrzési javaslatok alapján került összeállításra és a társulási tanács által elfogadásra. A 370/2011. (XII.31.) Kormányrendelet értelmében az éves ellenőrzési tervben foglaltakhoz képest ellenőrzést elhagyni vagy új ellenőrzést indítani az ellenőrzési terv módosítását követően lehet. 2013. évben az éves ellenőrzési terv módosítása nem vált szükségessé. A tervben foglalt ellenőrzések megvalósultak, tervtől való eltérés, terven felüli ellenőrzés nem fordult elő. Az ellenőrzés minden esetben ellenőrzési jelentés kiküldésével zárult, mely tartalmazta a belső ellenőr megállapításait, következtetései és javaslatait. 1.2 Bizonyosságot adó tevékenység bemutatása (elősegítő, akadályozó tényezők) 2013. évben a belső ellenőrzési terv végrehajtásához rendelkezésre álló belső ellenőri kapacitás 113 nap volt. Ellenőrzés jellege Lefolytatott ellenőrzések száma Ellenőrzési napok száma Pénzügyi, szabályszerűségi ellenőrzés 12 db 72 nap Szabályszerűségi ellenőrzés 2 db 14 nap Rendszer ellenőrzés 4 db 20 nap Összesen 106 nap 2013. és 2014. évi belső ellenőrzési terv összeállítása, Szekszárd és Térsége Önkormányzati Társulás Belső Ellenőrzési Kézikönyvének elkészítése Mindösszesen - 7 nap 113 nap Az elvégzett ellenőrzésekről a belső ellenőr 370/2011. kormányrendelet 50. -nak megfelelő nyilvántartást vezet, és gondoskodik az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről, szabályszerű, biztonságos tárolásáról. Az ellenőrzések végrehajtását nagymértékben segítette, hogy a költségvetési szerveknél és intézményeiknél a vezetők és alkalmazottaik minden esetben készségesen együttműködtek a belső ellenőrzéssel. Az ellenőr részére a szükséges tájékoztatást, felvilágosítást, dokumentumokat - leterheltségük ellenére - határidőre átadták. Ellenőrzéseket akadályozó tényező az év folyamán nem merült fel.

1.3 Tanácsadó tevékenység bemutatása A 370/2011. Kormányrendeletben foglalt tanácsadási tevékenység nem történt 2013. évben. Több esetben azonban a belső ellenőr szakmai tanácsokkal, iránymutatásokkal segítette a költségvetési szervek és intézményeik eredményes, szabályszerű működését. 2. Belső kontrollrendszer értékelése 2.1 Belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabbak javaslatok A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek biztosítják, hogy a) a költségvetési szerv valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűséggel, szabályozottsággal, valamint a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség követelményeivel, b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv működésével kapcsolatosan, és d) a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével. Az ellenőrzések során az alábbi fontosabb javaslatok kerültek megfogalmazásra: - 2000. évi C. törvény 14.. (5) bekezdésében, valamint a 368/2011. kormányrendeletben előírt szabályzatok teljes körű elkészítése - gazdálkodási szabályzatban előírt nyilvántartások vezetése, aktualizálása (kötelezettség vállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítésigazolásra, érvényesítésre jogosultak) - kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés utalványozás dokumentumainak kitöltésére, aláírására nagyobb hangsúlyt kell fektetni

- utólagos vezetői ellenőrzések és azok dokumentálása történjen meg - nyújtott támogatások felhasználásának nyomon követése, beszámolás megkövetelése támogatottól - kis és munkagépek kiadásának és visszavételének dokumentálása - gépjárművek, kis és munkagépek üzemanyag fogyasztásáról analitikus nyilvántartás vezetése - 2011. évi CXII. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvényben előírt adatok közzétételi kötelezettségének eleget kell tenni 2.2 Belső kontrollrendszer öt elemének értékelése A 2011. CXCV. az államháztartásról szóló törvény 69.. alapján a belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer. Létrehozásáért, működéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv vezetője felelős. A belső kontrollrendszer öt eleme: - kontrollkörnyezet - kockázatkezelési rendszer - kontrolltevékenység - információs és kommunikációs rendszer - nyomon követési rendszer 2.2.1 Kontrollkörnyezet A vizsgált költségvetési szervek vezetői igyekeztek olyan kontrollkörnyezetet kialakítani, amelyben: - világos a szervezeti struktúra, - egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok, - meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén, - átlátható a humánerőforrás-kezelés. A költségvetési szervek vezetői a kiadott szabályzatokkal, a kialakított folyamatok működtetésével biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.

2.2.2. Kockázatkezelési rendszer A költségvetési szerv vezetője köteles kockázatkezelési rendszert működtetni, melynek során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés a Vezetés gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része, a szervezet feladatellátását támogató belső folyamat. Az ellenőrzött költségvetési szervek egy része meghatározta a kockázatkezelés szabályait, de fejleszteni szüksége a kockázatkezelési rendszert az egyes településeken. 2.2.3 Kontrolltevékenység A kontrolltevékenység részeként minden tevékenységre vonatkozóan biztosítani kell a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést (FEUVE), különösen az alábbiak vonatkozásában: - a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése - a pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottsága, - a költségvetési gazdálkodás során az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzés, a pénzügyi döntések szabályszerűségi szempontból történő jóváhagyása, illetve ellenjegyzése, - a gazdasági események elszámolása (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) Az ellenőrzött költségvetési szerveknél, intézményeiknél a kötelezettség vállalás, ellenjegyzés, szakmai teljesítésigazolása, érvényesítés, utalványozás és pénzügyi teljesítés rendje, az iratkezelés szabályai; a támogatások rendje, a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszere kialakításra került. A kialakított rendszereket szükséges folyamatosan felülvizsgálni, a jogszabályi változásoknak megfelelően alakítani. 2.2.4 Információ és kommunikáció

A költségvetési szerv vezetője köteles olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljussanak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. Az ellenőrzött költségvetési szerveknél és intézményeiknél a belső információs és kommunikációs rendszer biztosítja, hogy a munkatársak megismerjék a vezetés által kitűzött célokat, a megvalósításukhoz szükséges előírásokat, követelményeket és feltételeket. 2.2.5 Nyomon követés (monitoring) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan monitoring rendszert működtetni, mely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését. A költségvetési szerv monitoring rendszere az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből áll. 2.3 Intézkedési tervek megvalósítása A 370/2011. Kormányrendelet 45.. alapján az intézkedési tervet a lezárt ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 napon belül kell elkészíteni és megküldeni a költségvetési szerv vezetőjének és a belső ellenőrzési vezetőnek. A belső ellenőrzési vezető javaslatára ennél hosszabb, 30 napos határidő is megállapítható. A lezárt jelentések kiküldésekor az intézkedési terv készítésére 30 napos határidőt szabott meg a belső ellenőrzés. A költségvetési szervek egy része az intézkedési tervet még nem küldte meg a belső ellenőrzés részére, ezért 2014. január hóban kiküldésre került a költségvetési szervek vezetőinek egy levél, melyben felhívja a belső ellenőr a figyelmüket az intézkedési terv és annak megvalósulásáról szóló beszámoló készítésének szükségességére. Szekszárd, 2014. február 14. Gulyás Rita Belső ellenőr

2013. évi Összefoglaló belső ellenőrzési jelentés Decs Nagyközség Önkormányzatnál lefolytatott belső ellenőrzési tapasztalatokról. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet, (a továbbiakban Bkr.) 49. (1) bekezdés értelmében a belső ellenőrzési vezető felelős az éves ellenőrzési jelentés összeállításáért, amely a Bkr. 48. - ban foglaltak figyelembe vételével készült. I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján (Bkr. 48. a.) pont.) I/1 Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése (Bkr. 48. aa.) pont). I/1/a.) A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési tervteljesítése, az ellenőrzések összesítése. Decs Nagyközség Önkormányzatnál a 2013. évi Belső ellenőrzési terv szerint az alábbi ellenőrzést kellett elvégezni, mely a terv szerint teljesült: Az önkormányzat gazdálkodásának szabályozottsága, a gazdálkodási rend és fegyelem szabályszerűsége, az önkormányzat 2013. évi költségvetése tervezésének, módosításának, végrehajtásának ellenőrzése. I/1/b.) Az ellenőrzések során büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás, vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása. Az belső ellenőrzés alá vont területek egyikénél sem került sor a címben szereplő megállapításokra, tehát egyetlen egy ilyen jelentés nincs a beszámolási időszakban. I/2 A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása(bkr. 48. ab.) pont). Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CVXXXIX. törvény 119. (4) bekezdése értelmében, A jegyző köteles gondoskodni a belső kontrollrendszeren belül a belső ellenőrzés működtetéséről, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók, és a nemzetközi belső ellenőrzési standardok figyelembevételével. A helyi önkormányzat belső ellenőrzése keretében gondoskodni kell a felügyelt költségvetési szervek ellenőrzéséről is. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet (a továbbiakban Bkr.) (7) bekezdése értelmében, Az önkormányzati költségvetési szerveknél a belső ellenőrzést elláthatja,

a) az irányító szerv által foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban alkalmazott, vagy polgári jogi szerződés keretében foglalkoztatott belső ellenőr. A hivatal a fenti jogszabályi előírásra figyelemmel polgári jogi szerződés keretében határozott idejű megbízási szerződést kötött a belső ellenőrrel a feladatok elvégzésére. A Bkr. 24. (1) bekezdése értelmében, Költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet (2) A belső ellenőrzési tevékenység ellátásához szükséges engedély szakmai feltételeinek az felel meg, aki legalább két éves ellenőrzési, költségvetési, pénzügyi, számviteli, vagy az adott költségvetési szerv tevékenységi körébe tartozó területen szerzett szakmai gyakorlattal, és a) a következő szakirányú szakképzettségek valamelyikével rendelkezik: ab) olyan főiskolai, vagy egyetemi végzettség, amely a könyvviteli szolgáltatást végzők nyilvántartásba vételéről szóló 93/2002. (V. 5.) Korm. rendelet szerinti nyilvántartásba vételt lehetővé teszi. A hivatal által megbízott személy az Áht. 70. (4) bekezdésében meghatározott engedéllyel rendelkezett, az előírásoknak maradéktalanul megfelelt. Feladatait a jogszabály erejénél fogva Belső ellenőrzési vezetőként látta el. A megbízási szerződés szerint 2013. évben a belső ellenőr 10 revizori napot volt köteles teljesíteni, amely magába foglalta a felkészülésre, helyszíni ellenőrzésre, jelentésírásra, beszámolásra, továbbképzésre fordított időt. A fenti számú revizori napot teljesítette és a terv szerinti feladatokat elvégezte. A belső ellenőrzési tevékenység ellátásának minősége megfelelt a jogszabályi előírásoknak A személyi és tárgyi feltételek megfelelően biztosítottak voltak. Az ellenőrzési megállapítások az ellenőrzött szervezetek vezetőivel, érintett dolgozóival érdemi megbeszélés tárgyát képezték. Az ellenőrzött szervezetek dolgozói, illetve az ellenőrzésben érintettek együttműködőek voltak. Az ellenőrzés gyakorlatában hatékony a vizsgálat folyamán történő konzultálás, amikor az érintett dolgozó azonnal hasznosítja az ellenőrzés tapasztalatait. I/2/a.) A belső ellenőrzési egység(ek) humánerőforrás ellátottsága. A Bkr. 31. (1) bekezdés értelmében,

A belső ellenőrzési vezető összhangban a stratégiai ellenőrzési tervvel összeállítja a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet. (2) Az éves ellenőrzési tervnek a stratégiai ellenőrzési tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon kell alapulnia. A kapacitás szükségességét a 2013. évben érvényes Megbízási szerződésben foglaltak meghatározták, amelynek korlátja volt az önkormányzat szűkös pénzügyi lehetősége. Az ellenőrzési tervben szereplő feladatok ellátásához szükséges kapacitás, rendelkezésre állt, mert a terv a rendelkezésre álló anyagi erőforrás figyelembe vételével készült. A belső ellenőr, kötelező továbbképzése a beszámolási időszakban megtörtént, képzettsége, gyakorlati tapasztalata teljes mértékben megfelelő volt. Mind e mellett a jogszabályváltozások miatt mindenkor aktuális továbbképzésen is részt vett a belső ellenőr. A belső ellenőr rendelkezik az Áht. 70. (4)-(5) bekezdésében előirt engedéllyel. I/2/b.) A belső ellenőrzési egység és a belső ellenőrök szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása (Bkr. 18-19. alapján). A belső ellenőr a tevékenységét a költségvetési szerv vezetőjének jegyzőközvetlenül alárendelve végezte, jelentéseit közvetlenül a jegyzőnek küldte meg. A belső ellenőr nem vett részt a költségvetési szerv operatív működéssel kapcsolatos feladatok ellátásában. I/2/c.) Összeférhetetlenségi esetek (Bkr. 20. alapján) 2013. évben az ellenőrzött területeken összeférhetetlenségi eset nem fordult elő. I/2/d.) A belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások bemutatása. A Bkr. 25. a szerint, A belső ellenőr jogosult: a) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység helyiségeibe belépni, figyelemmel az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység biztonsági előírásaira, munkarendjére; b) az ellenőrzött szervnél, illetve szervezeti egységnél az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó, minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot tartalmazó iratokba, a közszolgálati alapnyilvántartásba és más dokumentumokba, valamint elektronikus adathordozón tárolt adatokba betekinteni a külön jogszabályokban meghatározott adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával, azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett jegyzőkönyvben rögzítetten átvenni, illetve visszaadni;

c) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjétől és bármely alkalmazottjától írásban vagy szóban információt kérni; d) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység működésével és gazdálkodásával összefüggő kérdésekben információt kérni más szervektől a belső ellenőrzési vezető jóváhagyásával; e) a vizsgálatba szakértő bevonását kezdeményezni. Az ellenőrzött időszakban, azaz 2013. évben a fentiekben megfogalmazott jogosultságokkal kapcsolatos problémák, korlátozások nem merültek fel. I/2/e.) A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők. A belső ellenőrzés számára valamennyi dokumentációhoz és információhoz való hozzáférés biztosított volt, illetve a belső ellenőrzés végrehajtását semmi nem akadályozta. Az ellenőrzött szervek vezetői és munkatársai együttműködésükkel a belső ellenőrzési feladatok ellátását hatékonyan támogatták. A belső ellenőrzési munkához szükséges tárgyi feltételek biztosítottak voltak (on-line jogtár elérés, internet hozzáférés, számítástechnikai és ügyvitel-technikai eszközök). A belső ellenőrzési tevékenység bővítésének akadálya az erőforrások szűkös volta. I/2/f.) Az ellenőrzések nyilvántartása. Az elvégzett belső ellenőrzésekről, az iratkezelési szabályoknak megfelelő, iktatott bizonylatok irattári nyilvántartásával teszek eleget a nyilvántartási kötelezettségnek. Elkészült a Bkr. 22. és 50. szerinti nyilvántartás is. I/3 A tanácsadó tevékenység bemutatása (Bkr. 48. ac.)pont). A soron kívüli feladatok közé tartozott a tanácsadó tevékenység is, vezetők, ügyintézők általi megkeresés esetében került rá sor. Elektronikus levelezés keretében 3 esetben történt tanácsadás, ezentúl szóbeli formában is volt néhány alkalommal segítségnyújtás. A belső ellenőrzés tanácsadói tevékenység keretében a helyszíni vizsgálatok kapcsán személyes konzultáció formájában a felmerülő pénzügyi kérdésekben is tanácsokat adott, a számviteli, gazdálkodási aktuális jogszabályi változásokra felhívta a figyelmet. II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr. 48. b.) pont). II/1 A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok (Bkr. 48. ba.) pont).

Az éves ellenőrzési jelentés és éves összefoglaló ellenőrzési jelentés elkészítéséhez kiadott Útmutató szerint, ebben a fejezetben, a Belső ellenőrzési Kézikönyv alapján, kiemelt kategóriába tartozó megállapításokat, a következtetések nyomán megfogalmazott javaslatokat, valamint az egyéb, a kontrollrendszert érintő jelentős javaslatokat kell bemutatni. A Belső Ellenőrzési Kézikönyv (a továbbiakban: BEK) szerint: Kiemelt jelentőségűnek minősül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely megakadályozza, hogy valamely tevékenység, funkció vagy szervezeti egység alapvetően eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkitűzéseinek, vagy olyan helyzetet tár fel, amelyben a szervezet kockázati kitettsége jelentős. Ide tartozhat az eljárásrend nyilvánvaló megszegése, a jogszabályi, illetve kormányzati rendelkezések be nem tartása, az olyan általánosan bevett gyakorlat szándékos figyelmen kívül hagyása, amellyel a szervezet, jelentős költségmegtakarítást érhetne el, vagy hatékonyabban működhetne. A kiemelt jelentőségű megállapítások azonnali intézkedést igényelnek a vezetés részéről. A Bkr. 41. (2) bekezdés értelmében, A belső ellenőr köteles az ellenőrzési jelentésben objektíven szerepeltetni minden olyan lényeges tényt, pozitív és negatív megállapítást, hiányosságot és ellentmondást, amely biztosítja a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés teljességét. II/1 a.) A kiemelt megállapításokat az alábbiakban mutatom be A vizsgálat címe: Az önkormányzat gazdálkodásának szabályozottsága, a gazdálkodási rend és fegyelem szabályszerűsége, az önkormányzat 2013. évi költségvetése tervezésének, módosításának, végrehajtásának ellenőrzése. Összegző megállapítások: Összefoglalóan megállapítható, hogy Decs Nagyközségi Önkormányzat feladatellátási, gazdálkodási szervezeti keretei és szabályozása olyan állapotban vannak, hogy az elsősorban szabályozási hiányosságok ellenére kezelni tudják a külső és belső kockázatokat az önkormányzat tevékenységeinek szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes végrehajtása során. A 2013. évi költségvetés tervezésében, a költségvetési rendelet megalkotásánál alapvetően betartották az Áht. és Ávr. előírásait. Az Önkormányzat 2013. évi gazdálkodása tervszerű, a visszafogottság eredményeképpen kiegyensúlyozott, fedezet nélküli kötelezettségvállalás nem történt, fizetési kötelezettségeiknek általában eleget tudnak tenni. A 2013. évtől érvényben lévő feladatfinanszírozási rendszer a kötelező feladatokhoz kapcsolódó működési kiadásokat szűkösen fedezi, a biztonságosabb működőképesség fenntartásához kiegészítő támogatásra van szükség.

Megállapítható, hogy Decs Nagyközségi Önkormányzatnál a kötelező/önként vállalt feladatok ellátásához kapcsolódó finanszírozás arányai figyelemmel a korlátozott pénzügyi lehetőségekre tudatos, célszerű gazdálkodási stratégiát mutatnak. A visszafogottság mellett mégis igyekeztek az önként vállalt feladatok kiválasztásában a társadalmi, és főleg szociális szempontokat érvényre juttatni. A kötelező és önként vállalt feladatok ellátásának forrásait és kiadásait a helyi önkormányzat 2013. évi egységes költségvetési rendeletében elkülönítetten kell bemutatni, melynek alapján a számviteli nyilvántartásokban is el kell különíteni az adatokat. Javaslatok: Az Önkormányzat várható bevételeinek ideértve az időszak elején rendelkezésre álló készpénz és számlaállomány együttes összegét is alapul vételével, a teljesíthető kiadások számbavételével havi bontásban likviditási tervet kell készíteni, amelyet havonta felül kell vizsgálni. Az Önkormányzat honlapján pontosabban tegyenek eleget Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. Törvény (Infotv.), és a közzétételi listákon szereplő adatok közzétételéhez szükséges közzétételi mintákról szóló 18/2005. (XII. 27.) IHM rendeletben foglalt közzétételnek. Tegyenek eleget a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló 2007. évi CLXXXI. törvény előírásának, miszerint a pályázatokat, kérelmeket, illetve a döntés eredményét közzé kell tenni országosan működtetett honlapon is, melynek végrehajtási szabályait a 67/2008. (III. 29) Kormányrendelet tartalmazza. Szabályozzák a pályázatfigyelés, pályázatkészítés eljárási rendjét, a pályázat-koordinálás feladatait és felelőseit, az önkormányzati szintű pályázat nyilvántartás vezetésének felelősét, a pályázatokkal kapcsolatos információ szolgáltatási kötelezettséget, a felelősség névre szóló meghatározását, illetve az ellenőrzési feladatok megosztását. Az Info tv. 35. (3) bekezdésében és az Ávr. 13. (2) bekezdés h) pontjában előírtak szerint szabályozzák és tartsák be a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek intézésének, továbbá a kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét. A gépjármű üzemanyag elszámolás keretében biztosítani kell a fogyasztási adatok (megtett km és tankolt üzemanyag mennyiség) összegezését és kiértékelését. A jogszabályban foglalt normához viszonyított esetleges túlfogyasztás esetén elő kell írni a gépjármű vezető részére az írásbeli jelentési kötelezettséget, valamint a szervezet vezetője részére pedig ennek kivizsgálási kötelezettségét.

Tegyenek eleget a mérlegben értékkel szereplő tárgyi eszközök évenkénti, valamint a kis értékű (100 E Ft egyedi érték alatti) eszközökre nézve a leltározási szabályzatban foglalt kétévenkénti kötelezettségnek. A leltározást megelőző 60 nappal bonyolítsák le a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata szerint a rendeltetésszerűen már nem használható eszközök selejtezését. Gondoskodjanak a jogszabályi változások miatt a számvitel és gazdálkodási szabályzatok módosításáról. Gondoskodjanak a szociális földprogram növénytermesztési program keretén belül előállított termények elszámolásával kapcsolatban az Sztv. és az Áhsz. előírásainak betartásáról. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belsőellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) sz. Kormányrendelet (Bkr.) 14. és 47. -a alapján éves bontásban nyilvántartást kell vezetni, amellyel a belső és külső ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulását és végrehajtását nyomon lehet követni. Összefoglalva a 2013. évi összefoglaló ellenőrzési jelentésben foglaltakat megállapítható, hogy a Decsi Polgármesteri Hivatal fontosnak tartja a belső ellenőrzést, ezért meg is tett mindent a szabályszerű végrehajtásért. II/2 A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr. 48. bb.) pont) 1. A kontrollkörnyezet értékelése. 1.1 Célok és szervezeti felépítés. Decs Nagyközség Önkormányzata és az intézmények céljait jogszabályi keretek között határozták meg, amelyekhez igazodik a szervezeti felépítés. 1.2 Belső szabályzatok. Szükséges a kötelező és ajánlott belső szabályzatok körét felülvizsgálni, a belső ellenőr javaslata alapján azokat aktualizálni, illetve pótolni kell. 1.3 Feladat és felelősségi körök. Az SZMSZ, a gazdálkodási ügyrend, a munkaköri leírások megfelelően szabályozzák. 1.4 A folyamatok meghatározása és dokumentálása. A folyamatokat a belső szabályzatok, folyamatábrák, ellenőrzési nyomvonal részletesen meghatározzák és dokumentálják. 1.5 Humán-erőforrás. Jogszabályi keretek között meghatározott erőforrás, mely a közigazgatás átszervezésével igen szűkre szabott lett. 1.6 Etikai értékek és integritás. A dolgozók alkalmazásában és feladatvégzésükben maradéktalanul érvényesülnek az etikai értékek.

2. Kockázatkezelés. 2.1A kockázatok meghatározása és felmérése. A kockázatokat folyamat áttekintéssel, interjú-készítéssel, kockázatelemzéssel határozzák meg, illetve mérik fel. A kockázatok felmérése (befolyásoló tényezők feltérképezése, rangsorolása), és a hatásmechanizmusok értékelése, kezelése a gyakorlatban még hézagosan működik. Ahhoz, hogy a belső kontrollrendszer működtetése megfelelő legyen, a szabályozás meglétén túl a kockázatkezelési rendszer gyakorlati működtetésének továbbfejlesztése szükséges. 2.2 A kockázatok elemzése. Az ellenőrzési terveket kockázatelemzéssel támasztották alá. 2.3 A kockázatok kezelése. A kockázati kitettség minimalizálásával, a dolgozói felelősség pontos meghatározásával kezeljük. 2.4 A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata. Évenként megtörténik a belső szabályzatok, és folyamatok felülvizsgálatával. 2.5 Csalás, korrupció. A szabályozott folyamatok tökéletesen kizárják. 3.Kontrolltevékenységek. 3.1 Kontrollstratégiák és módszerek. Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés.(feuve). 3.2 Feladatkörök szétválasztása. Belső szabályzatokban, munkaköri leírásokban megtörténik, amelynek aktualizálásáról folyamatosan gondoskodni kell. 3.3 A feladatvégzés folytonossága. A helyettesítés rendszerének pontos működtetésével garantált. 4. Információ és kommunikáció. 4.1 Információ és kommunikáció Vezetői értekezletek, közvetlen vezetői információ továbbítása elektronikus úton, napi munkakapcsolat segítségével zökkenőmentes. Igény és szükség szerinti munkamegbeszélések, beszámoltatások a vezetői és végrehajtói szintek közötti kommunikációt elősegítik, biztosítják. 4.2 Iktatási rendszer. Számítógépes program segítségével szabályszerűen működik. 4.3 Hiányosságok, szabálytalanságok, korrupció jelentése.

Ilyen eset nem volt a beszámolási időszakban. 5. Nyomon követési rendszer (Monitoring). 5.1 A szervezeti célok megvalósításának monitoringja. A négy szem elvének maradéktalan érvényesítésével javítható volna. 5.2 A belső kontrollok értékelése. A belső kontrollrendszer zavartalanul, és zökkenőmentesen működik. 5.3 Belső ellenőrzés. A jogszabályi előírások szerint működik. III. Az intézkedési tervek megvalósítása (Bkr. 48. c.) pont.) A jelentések a tapasztalatok alapján megfogalmazott javaslatokkal zárult, azokat az ellenőrzöttek megvalósíthatónak tartották, intézkedtek az előfordult hiányosságok megszüntetésére. Az intézkedések végrehajtásában késedelem nem fordult elő. A javaslatok nyomán a szükséges intézkedéseket megtették az ellenőrzött területek vezetői. Az ellenőrzési jelentésben foglaltakat az érintettek elfogadták, a javaslatok alapján a hibákat javították, a hiányosságokat pótolták. A vizsgálati idők rövidítése érdekében az ellenőrzés gyakran, és egyre többet alkalmazza az azonnali javítás, helyreállítás módszerét, csökkentve ezzel az adminisztrációs terheket. Decs, 2014. 02. 15. nap Dr. Kádár Andrásné belsőellenőrzési-vezető