GAZDÁLKODÁS AZ EMBERI ERÕFORRÁSOKKAL, OKTATÁS, KÉPZÉS A testre szabott SE-tréninggel a fejlesztési csoportok sikeresek A rugalmas SE-tréning (simultaneous engineering) koncepcióját a Robert Bosch GmbH az interdiszciplináris fejlesztési projektek megvalósításához alkalmazza. Másfél napos foglalkozás keretében ismertetik a simultaneous engineering (párhuzamos fejlesztés) metodikai elveit a fejlesztőkkel, akik a megtanult alapelveket saját területükön alkalmazzák. A tréning során megbeszéltek gyakorlati hasznosítását a projekt további menete alatt rendszeresen ellenőrzik. A fejlesztési csoportokat így ösztönzik az SE-elvek önálló kifejtésére és megvalósítására. A tréning koncepcióját a Diesel-rendszer részleg példája szemlélteti. Tárgyszavak: SE-tréning; párhuzamos fejlesztés; fejlesztési csoport; fejlesztési projekt; integráció. Kiinduló helyzet és projektpélda Az SE-t a 80-as évek végétől széleskörűen alkalmazzák az iparban, de még ma is nehézségekbe ütközik egyéni kialakítása és átültetése a konkrét fejlesztési projektekbe. Különösen az újonnan összeállított fejlesztési csoportoknak van szükségük támogatásra az első alkalmazás során. Ezek a csoportok általában nemcsak többéves projekttapasztalattal rendelkező dolgozókból állnak, de olyan termékfejlesztőkből, akik eddig tisztán lapos szervezeti struktúrákban dolgoztak, és új alkalmazottakból is. Ezért fejlesztette ki a Robert Bosch GmbH tanácsadó csoportja a rugalmas SE-tréningkoncepciót, amely a mindenkori projektigényekhez alkalmazkodik. A tréning koncepciójának alkalmazását a Diesel-részleg 2. generációs gépkocsi-befecskendező rendszer fejlesztési projekt segítségével világítják meg. A tréning időpontjában a projekten mintegy 60 munkatárs dolgozott, a legkülönfélébb területekről, a beszerzéstől a szoftverfejlesztésen, gyártáselőkészítésen, automatizáláson, gyártáson át a minőségbiztosításig. A különböző szakterületek mellett további kihívást jelentett, hogy két különböző országból, három telephelyről származó szakembereknek kellett együttműködni.
Rugalmas tréningkoncepció Az SE-tréning sikertényezője a személyi összetételében rejlik. Míg a klasszikus tanfolyamok kiragadnak munkakörnyezetükből egyes személyeket, akiket az új módszerek szerint kiképeznek, a tanfolyam után pedig nekik kell meggyőzniük kollégáikat az új kezdeményezésekről, az itt bemutatott SEtréning teljes fejlesztési csoportokat képez ki, adott beosztásukban. Konkrétan ugyanannak az SE-csoportnak minden fejlesztője ugyanabban az időpontban jön össze. A 60 fős fejlesztési projekt példájában az 5 SE-csoport mindegyike külön tréningen vesz részt. A tréning másfél napig tart és magában foglalja az elméleti alapismeretek átadását és azok átvitelét a konkrét fejlesztési projektre. Az első részben rövid áttekintést adnak az SE-munka elvi megvalósítási lehetőségeiről a fejlesztési projektekben. A rendezvény súlypontja az ezt követő alkalmazás-specifikus tréningmodul. Ennek során a fejlesztési csoport tagjai a megszerzett elméleti ismereteket saját projekten belüli helyzetükre alkalmazzák. Az SE-csoportot professzionális vezetés támogatja az SE ismeretek célirányos megvalósításában saját együttműködési területükön, valamint a különböző álláspontok egyeztetésében. További sikertényezőt jelent a projektmenedzsment bevonása a rendezvénybe. Indításkor a projektmenedzser üdvözli és motiválja a mindenkori SE csoportot, a célok, és a tartalom bemutatása mellett közli elvárásait. Szükség esetén megvitatják a célokat és elvárásokat. A tényleges tréning a projektmenedzser távollétében történik. A végén bemutatják a csoportok eredményeit a projektmenedzsment előtt, amit vita követ. Ez lehetőséget biztosít az elöljárók és a dolgozók közötti közvetlen eszmecserére és a gyors döntésekre. Így a projektmenedzser betekintést nyer az egyes SE-csoportok problémáiba, és hidat építhet az egyes csoportok között. A tréning lebonyolításának ideális időpontja egy már beindított fejlesztési projekt kezdete, amelyben az összes résztvevő ismeri a fejlesztési célt és a peremfeltételeket. Az SE-csoportnak strukturáltnak kell lennie, ezek a csoportok ideális esetben önszervezéssel szerzik első tapasztalataikat. Ezeken a bevezető tréningeken túlmenően vannak folytatólagos tréningek a nagyobb személyi átszervezések esetére, amelyeken az új csoporttagok is részt vesznek. A Simultaneous Engineering általános tréningmodulja Az általános SE tréningmodulnak az a célja, hogy az összes résztvevőnél azonos tudásszintet érjen el az SE alapjairól. Ebben a félnapos elméleti bevezetőben rövid áttekintést adnak a kiinduló helyzetről, célkitűzésről, alapelvekről, módszerekről és megvalósítási lehetőségekről. A mai versenyhelyzet ismertetőjegyeinek, az első termékötlettől a piaci bevezetésig tartó időszak lerövidítési lehetőségeinek bemutatásán át világítják meg a termékfejlesztés terén uralkodó cselekvési nyomást és az SE-munka
jelentőségét a piaci versenyben. Ezzel megteremtik a résztvevők alapvető motivációját és készségét a következetes gyakorlati megvalósításra. Ezután elmélyítik az SE következő hat legfontosabb témáját és bemutatják a hozzájuk tartozó módszereket és megoldási lehetőségeket (1. ábra): koordináció, projekttervezés és -irányítás, SE-csoportok, szoftvertechnika, információmenedzsment, a bizonytalan információk kezelése, a döntési folyamatok előrehozása, térbeli szervezés. Az általános tréningmodul tartalma minden SE-tréningre azonos. Így egy projektcsoporton belül egységes tudásszint jön létre. SE megoldási kezdeményezések 6 térbeli szervezés 5 a döntési folyamat előrehozása 4 a bizonytalan információk kezelése 3 szoftvertechnika, információmenedzsment 2 SE-csoportok 1 koordináció, projekttervezés és -irányítás az SE megvalósításához rendelkezésre álló módszerek, modellek és segédeszközök bemutatása vita az SE megvalósítási lehetőségeiről a fejlesztési projektekben az SE projektek sikertényezőinek áttekintése kiinduló helyzet, az SE célkitűzései és alapelvei aktuális versenyhelyzet cselekvési szükséglet és tapasztalati tanulmányozás SE meghatározás, párhuzamosítás, integráció az SE célkitűzése és alapelvei 1. ábra Az SE általános tréningmoduljának tartalma Alkalmazásspecifikus tréningmodul A következő, alkalmazásspecifikus tréningmodulban vezetett csoportmunka keretében az alapismereteket átviszik a saját projektmunkájukra. A cél azon SE kezdeményezések kiválasztása és megvalósításának előkészítése, amelyek megfelelnek az adott projekthelyzetnek. Erre a súlyponti részre 1 napot fordítanak, minden csoport egyénileg dolgozza ki.
A saját helyzet elemzéséből kiindulva választják ki az elmélyítendő témákat. Az elemzéshez moderációs segédeszközként a csoportfejlődési órát használják. Ez a fejlődési folyamat modelljét mutatja be, amely szerint minden csoport a csoportfejlődés négy szakaszán megy keresztül. A tájékozódási szakaszt udvarias, feszült légkör jellemzi. A csoporttagok óvatosan és személytelenül kezelik egymást. A küzdelem, ill. görcs szakaszában klikkek képződésére és a személyek konfrontációjára kerül sor. Felszínre kerülnek a rejtett konfliktusok, amelyek megnehezítik az előrehaladást. Ebből átmenetileg a kilátástalanság érzése alakulhat ki. Amint megvilágítják az egyes személyek szerepét a csoportban, a csoport belép a szervezési szakaszba. A konfrontáció szakmai síkra tevődik át, így előrelépés mutatkozik az eredményekben. Eközben az összjátékban kialakul egyfajta visszajelzési kultúra és új kapcsolati formák. A legmagasabb teljesítőképességet az integráció szakaszában éri el a csoport. Erre jellemző az egyes csoporttagok különböző erősségeinek hasznosítása. Az egymással való bánásmód nyitott, rugalmas, szolidáris és segítőkész. Az ötleteket együttesen vetik fel és fejlesztik tovább. A csoportfejlődés négy szakaszán általában nem szigorúan egymás utáni sorrendben mennek át a csoportok, inkább az egyes fázisok közötti előre- és visszaugrások a jellemzőek. Ha pl. egy új tag lép be a csoportba, az ő számára és részben a többi csoporttag számára is ismét a tájékozódási szakasz kezdődik. Az SE tréningben a csoportfejlődési órát az aktuális csoport helyzetének elemzéséhez használják. Minden egyes tag leadja a saját becslését arról, hogy a csoport melyik szakaszát éli át. Az egyes becslések összegzéséből kialakul egy összkép, amelyet vitára bocsátanak a csoportban. Az álláspontok megvitatása közös kiindulópontot képez a cselekvési szükséglet megállapításához. Ezután kiderítik, hogy az általános részben bemutatott tématerületek közül melyik az SE-csoport aktuális cselekvési szükséglete. A résztvevők pontozzák a javasolt témákat. Az egyes témákra adott pontok száma fejezi ki a téma fontosságát. Az így kiválasztott témákat ezután kis csoportokban tárgyalják meg. Ilyen módon egyidejűleg akár 3 témát is feldolgozhatnak. Az egyéni témaválasztás biztosítja, hogy minden csoport azon a témán dolgozik, amelyet legfontosabbnak érez. A bemutatott példában mind az öt SE-csoport különböző súlypontokat határozott meg. Egy esetben előfordult, hogy olyan kimagasló jelentőséget tulajdonítottak egyetlen témának, hogy minden kis csoport ugyanazzal a témával foglalkozott. A következő lépés a kis csoportok kialakítása olymódon, hogy a résztvevőket hozzárendelik a kiválasztott témákhoz. A kis csoportokon belül először pontosítják a témákat, konkrét kérdések megfogalmazásával. A kérdésekre adott válaszok három részből állnak: akciók ( mit kell tenni? ), felelősök és érintettek ( ki? ), és határidők ( mikor? ). Az eredményeket együttműködési szabályok és irányvonalak formájában foglalják össze. Az alkalmazásspecifikus rész lezárásaként az egyeztetett szabályokat és irányvonalakat bemutatják a projektmenedzsmentnek, és megvitatják azokat.
Kibővítési lehetőségek és kitekintés A bemutatott koncepciónál elsődlegesen az egyes SE-csoportokon belüli struktúrákat és folyamatokat elemzik és optimalizálják. Ezen felül a csoportokon átívelő kapcsolatok feltárása és az egész projekten belüli egységes eljárás biztosítása céljából egy kiegészítő összejövetel összesíti a csoportspecifikus kezdeményezéseket. A résztvevők köre a projektmenedzsert és asszisztensét, a csoportvezetőket és helyetteseiket kell, hogy magában foglalja. A projekt interaktív kialakításának előkészítéséhez az itt bemutatott koncepcióhoz hasonlóan kezdetben át kell tekinteni az elvileg elsajátított megoldási módokat. Ezek közül kell kiválasztani és alkalmazni a megfelelőket. (Kaposi Mária) Gräßler, I.: Entwicklungsteams mit maßgeschneiderten SE-Trainings zum Erfolg führen. = ZWF Zeitschrift für Wirtschaftlichen Fabrikbetrieb, 97. k. 9. sz. 2002. p. 459 462. Böse, A.; Flick, D.; Hurtz, A.: Verbesserungsmanagement im Team. = Personal, 54. k. 2. sz. 2002. p. 50 53.