A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSI SZABÁLYZATA BUDAPEST 2015 (2015. december 12. napjától hatályos változat)
Tartalom Bevezetés... 4 Általános rendelkezés... 4 Jogforrások... 4 A szabályozás célja, tartalma... 5 A pénz- és értékkezelés általános szabályai... 6 Pénzforgalmi számla vezetés rendje... 6 Számlanyitás és számlavezetés... 6 Fizetési módok... 8 A pénzkezelés lebonyolítási rendje... 8 Átutalás... 9 Kincstári kártya... 11 Postai kifizetési utalvány... 11 Készpénzfizetés... 12 Kincstári számlák... 12 A pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlák... 13 A Kincstári kártyák használatának szabályozása... 14 Kincstári kártyarendszer, és jogszabályi háttere... 14 Érvényességi terület... 14 Eljárás-ügyrend... 14 A kincstári kártya típusai... 15 A kincstári kártya használattal kapcsolatos követelmények... 15 A kártyabirtokosok kötelezettségei a kártyahasználattal kapcsolatban... 17 Intézményi kártyával végrehajtott tranzakciók elszámolása... 17 Vásárlás Intézményi kártyával... 18 Készpénzfelvétel Intézményi kártyával... 18 VIP kártyákkal végrehajtott tranzakciók elszámolása... 19 Vásárlás VIP kártyával... 19 Vásárlás VIP kártyával belföldön... 20 Vásárlás VIP kártyával külföldön... 20 Készpénzfelvétel VIP kártyával... 21 Készpénzfelvétel VIP kártyával belföldön... 21 Készpénzfelvétel VIP kártyával külföldön... 21 Kártyatranzakciók egyeztetése, elszámolása a Kártyafedezeti számlán... 21 Kártyaletiltások, pótkártya igénylések és megújítások... 22 Kártya, Kártyafedezeti számla és Bankkártya Szerződés megszüntetése... 23 Dokumentáció... 23 Előirányzatok készpénzben történő felhasználása... 24 A Kincstártól felvett készpénz ellátmánnyal kapcsolatos általános szabályok... 24 A házipénztár működése... 24 A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök... 30 Pénztári bizonylatok - nyomtatványok... 34 Az illetmény... 40 Elszámolásra kiadott összegek, értékpapírok, értékcikkek nyilvántartása... 40 Az elszámolásra kiadott előlegek összege és elszámolási határideje... 41 Egyes sajátos nyomtatványok nyilvántartási és elszámolási rendje... 42 Kereskedelmi forgalomban felhasználható étkezési utalványok... 42 Éves BKK bérlet nyilvántartása... 43 2
Vásárlási utalványok... 44 Letétek kezelésének rendje... 44 Szigorú számadás alá vont nyomtatványok kezelése... 45 Készpénz kezelése egyéb pénzgyűjtő helyeken... 46 Valutapénztár... 47 Egyéb rendelkezések... 48 Záró és hatályba léptető rendelkezések... 49 Mellékletek... 50 Pénztári kazetta (lemezszekrény), páncélszekrény, pénztárhelyiség kulcsának nyilvántartása... 52 Jegyzőkönyv hamis pénz befizetésének esetére... 53 Felelősségvállaló nyilatkozat pénztáros, pénztáros-helyettes, pénzkezelő részére... 54 Megismerési nyilatkozat... 55 Pénztári átadás-átvételi jegyzőkönyv... 56 Jegyzőkönyv Pénztári eltérés esetére... 58 Készpénzfelvételi utalvány nyilvántartása... 59 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek... 60 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek... 61 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek... 62 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek... 63 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek... 64 Értesítés az elszámolásra kiadott összegekkel határidőre el nem számoló dolgozókról... 65 Sajátos elszámolású nyomtatványok analitikus nyilvántartó lapja... 66 Letétek nyilvántartása... 67 ÖSSZESÍTŐ a pénzbeszedő helyen teljesített befizetésekről... 68 3
Bevezetés Általános rendelkezés A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírja, hogy a törvényben rögzített alapelvek, értékelési előírások alapján ki kell alakítani és írásba kell foglalni a gazdálkodó adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő számviteli politikát és ennek keretében el kell készíteni a pénzkezelési szabályzatot. Ezen követelmény alapján készítette el a Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban: Főiskola), a Pénz- és Értékkezelési Szabályzatát (továbbiakban: Szabályzat). Jogforrások 1. (1) A szabályzat elkészítésénél figyelembe vett jogforrások: 1. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Szt.) 2. Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (továbbiakban: ÁFA) 3. A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (továbbiakban: SZJA) 4. Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (továbbiakban: Art.) 5. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (továbbiakban: Áht.) 6. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet (továbbiakban: Ávr.) 7. Az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet (továbbiakban Áhsz.) 8. A pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról szóló 2009. évi LXXXV. törvény 9. A pénzforgalom lebonyolításáról szóló 18/2009. (VIII. 6.) MNB rendelet 10. A Magyar Államkincstár pénzkezelésre vonatkozó szabályzatai (2) Főiskolai belső szabályzatok: 1. Főiskola Gazdálkodási Szabályzata, 2. Főiskola Számviteli Politikája, 3. Főiskola Bizonylati Rendje, 4. Főiskola kötelezettségvállalás, ellenjegyzés (pénzügyi és jogi), teljesítésigazolás, érvényesítés és utalványozás Szabályzata 4
A szabályozás célja, tartalma 2. (1) A Főiskola szerteágazó pénzgazdálkodást folytat. Ahhoz, hogy naprakész, pontos pénzügyi információ álljon rendelkezésre, a rendszert szabályozni kell. Csak kellően szabályozott rendszer biztosítja a megfelelő pénzügyi fegyelmet, továbbá a számviteli, pénzügyi, adózási és egyéb jogszabályok érvényesülését. (2) Jelen Szabályzat fejezetei teljes terjedelmében átfogják a Főiskola pénzügyi tevékenységét. A szabályozás célja, hogy a Főiskola biztosítsa: a) a folyamatos pénzellátást, b) a pénzbefizetések, -kifizetések szabályszerű utalványozását, c) az utalványozások ellenőrizhetőségét, d) a pénzkezelés, -szállítás, -tárolás, -őrzés biztonságát, e) a jogszabályoknak megfelelő hatékony és szabályos gazdálkodást. (3) A Szabályzat biztosítja, hogy a) a számviteli, pénzügyi, adózási és egyéb jogszabályok, más belső szabályzatok ide vonatkozó előírásainak követelményei érvényesüljenek, b) a pénzgazdálkodás és pénzkezelés feleljen meg a kincstári elszámolások szigorú rendjének, c) ellenőrizhető és biztonságos legyen a rendszer, d) fogja át a Főiskola teljes számlapénz- és készpénz forgalmát, e) a szilárd pénzügyi fegyelem eszközeként funkcionáljon, f) a belső kontroll részére naprakész, megbízható, pontos információt nyújtson a pénzforgalomról. (4) A Szabályzat összeállításakor kiemelt törekvés volt, hogy a Főiskola a) minimálisra csökkentse a készpénzes kifizetéseket, b) a házipénztár működtetése során biztosítsa a pénz és egyéb értékek védelmét, c) érvényesítse a sajátosságainak megfelelő ésszerű megoldási módokat. 5
3. (1) A Szabályzat tartalmazza: a) a pénz- és értékkezelés általános előírásait, b) a házipénztár(ak) működési rendjét, c) a Kincstári kártya használatának szabályait, d) a pénzmozgások bizonylati rendszerét, e) a készpénzek, az értékpapírok megőrzésének, kezelésének, nyilvántartásának szabályait, f) a pénz- és értékkezeléssel kapcsolatos egyéb szabályokat. (2) A Szabályzat elkészítéséért, tartalmáért, tartalmának megváltoztatásáért, aktualizálásáért a Főiskola kancellárja a felelős. A Szabályzatot a Szenátus hagyja jóvá. A pénz- és értékkezelés általános szabályai Pénzforgalmi számla vezetés rendje 4. A Főiskola által bonyolított pénzforgalom a Magyar Államkincstárnál (illetőleg a Főiskolával kapcsolatot tartó fiókjánál, továbbiakban: Kincstár) számlapénzforgalommal, kisebb része készpénzforgalommal bonyolódik a hatályos rendelkezések szerint. Számlanyitás és számlavezetés 5. (1) A kincstári körbe tartozó számlák megnyitásával, megszüntetésével, a számlatörzsadatokban bekövetkezett módosításokkal, a számlavezetéssel kapcsolatos teendőknél A Magyar Államkincstár számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről szóló szabályzata és A devizaszámla-vezetési szolgáltatásokról szóló szabályzata szerint kell eljárni. (2) Fizetési számla nyitása a Kincstár által rendszeresített törzsadat bejelentő/módosító nyomtatvánnyal kezdeményezhető, amelyet a Kincstár illetékes szakmai engedélyező szervezete hagy jóvá. A számlanyitásról a számlatulajdonos írásbeli értesítést kap. (3) A Főiskola (számlatulajdonos), vezetője (kancellár) bejelentési és rendelkezési jogosultságának igazolása a Kincstár Törzskönyvi nyilvántartásában szereplő adatok Kincstár általi lekérdezésével történik. 6
(4) A számla feletti rendelkezési joggal felruházott személyek bejelentése Aláírás bejelentő karton nyomtatvány által történik a feljogosított személyek aláírásával és bélyegzőlenyomatával a Kincstár területileg illetékes fiókjánál. Több számlára azonos aláírók bejelentése az Aláírás bejelentő karton Kiegészítő nyilatkozatának benyújtásával lehetséges. (5) A számlák feletti rendelkezési jogot mindig két jogosult együttesen gyakorolja a fizetési megbízások aláírásával és a bejelentett bélyegző lenyomatának használatával. (6) A rendelkezési jogosultság összegszerű korlátozására, aláírási sorrend meghatározására nincs lehetőség, azonban a számlatulajdonos szervezet vezetője kikötheti, hogy a rendelkezés egyik aláírójának a bejelentésben külön megjelölt személynek vagy személyeknek kell lenni. (7) A bejelentett aláírások a számla megszűnéséig vagy az aláírás bejelentés visszavonásáig érvényesek. Amennyiben a rendelkezésre jogosultak személyében változás következik be, az új aláírók bejelentésére az intézkedést haladéktalanul meg kell tenni. Az aláírók személyének kijelölése, az aláírási címpéldány eljuttatása a számlavezető pénzintézetekhez a kancellár feladata. (8) A számlák feletti rendelkezési jog, két jogosult együttes aláírásával, elektronikus úton chipkártyák alkalmazásával is gyakorolható a Kincstár által használt informatikai rendszeren keresztül. (9) Az elektronikus aláírásra jogosultak azok lehetnek, akik aláíróként bejelentésre kerültek, a GIRODirect megállapodást a GIRO Zrt.-vel megkötötték, valamint részükre a Kincstár az elektronikus aláírást lehetővé tévő chipkártyát kiadja. (10) A Kincstárhoz bejelentett bélyegző használatból történő kivonása esetén beleértve az eltulajdonítást, fizikai kopást stb. szintén az aláírás bejelentő kartonok újbóli elkészítésével és azokon már az új bélyegző lenyomat feltűntetésével kell a változást bejelenteni. (11) A készpénzfelvétel rendjét, valamint a pénzforgalmi számlákhoz kapcsolódó jogokat és kötelezettségeket részletesen a pénzforgalmi számla szerződése szabályozza. 7
Fizetési módok 6. (1) Amennyiben jogszabály a pénztartozás kiegyenlítésének módját (a továbbiakban fizetési mód) kötelezően nem írja elő, a felek a fizetési módban szabadon állapodhatnak meg. A pénzforgalmi és egyéb megbízások benyújthatóak papír alapon, illetve elektronikus úton (Electra ügyfélprogramon keresztül). (2) Az alkalmazandó kifizetési módok a következők: a) átutalás (egyszerű átutalás), b) csoportos átutalás (giro), csoportos lakcímre utalás, c) készpénz-helyettesítő eszköz, kincstári kártya, d) postai kifizetési utalvány, e) készpénzfizetés. (3) Amennyiben a számlatulajdonosok a pénzforgalmi számlák közötti fizetési módban nem állapodtak meg, a fizetést átutalással kell teljesíteni. A pénzkezelés lebonyolítási rendje 7. (1) A bevételi és kiadási előirányzatokat, a követeléseket, kötelezettségvállalásokat, más fizetési kötelezettségeket és ezek teljesítését az Áhsz. 15. számú mellékletében meghatározott Egységes Rovatrend szerint kell nyilvántartani. (2) A Kincstári pénzforgalmi számlákon bonyolított forgalom az Egységes Rovatrendhez rendelt Egységes Rovat Azonosító (a továbbiakban: ERA) kódok kötelező alkalmazásával történik. (3) Az ERA-t a Kincstárban rendszeresített pénzforgalmi bizonylatokon A Kincstárnál használt Egységes Rovatrendhez rendelt Egységes Rovat Azonosító (ERA) feltüntetésének szabályairól szóló tájékoztatójában foglaltak szerint kell feltüntetni. (4) Az ERA köteles számlák esetében az ERA feltüntetése nélküli vagy nem létező ERA-t tartalmazó fizetési megbízásokat a Kincstár nem teljesíti. (5) A teljesítési adatok Kincstárral való folyamatos egyezőségét a Főiskolának biztosítania kell, ennek érdekében az ERA kód nélkül érkezett bevételek, valamint az azonosítás alatt álló kiadások és bevételek megfelelő kiemelt előirányzatokra történő rendezéséről gondoskodni kell a Kincstárhoz benyújtott Átutalási megbízás kiegészítő szelvény használatával. 8
(6) Amennyiben a kincstári körbe tartozó ügyfél az átutalási megbízás jogosultja, a jogosultnak a teljesítést megelőzően a bevételhez (jóváíráshoz) kapcsolódó ERA-t közölni kell az átutalóval. (7) A Kincstárban vezetett forint- és devizaszámla terhére benyújtott deviza átutalási megbízások esetében nem kell feltüntetni az ERA-t. A deviza átutalási megbízások elektronikus úton való benyújtása a Kincstárba a vonatkozó megállapodásban foglaltak szerint történhet. (8) Pénzforgalmi műveletek kezdeményezésekor A Magyar Államkincstár számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről szóló szabályzatban meghatározott esetekben az államháztartási egyedi azonosító használat körébe vont számlákra ÁHT azonosító alkalmazása kötelező. (9) A Kincstárral történő pénzforgalmi számla-, és készpénzforgalom lebonyolításához kizárólag a Kincstár által rendszeresített formanyomtatványok használhatóak, melyeken valamennyi, az azonosításhoz szükséges adatot fel kell tüntetni. A nyomtatványokat a bejelentésnek megfelelően minden esetben kettős aláírással kell ellátni és a bejelentett bélyegzőt kell alkalmazni. (10) A pénzforgalmi számlákra kezdeményezett kifizetéseknek minden esetben a Kincstárnál fedezetvizsgálaton kell átesniük. (11) Az esetlegesen fedezet-, előirányzat hiány, vagy nem megfelelő ERA kód megadása miatt visszautasított tételek esetében a Pénzügyi Osztály vezetőjének értesíteni kell az érintett kart a meghiúsulás tényéről, amely ezt követően köteles a szükséges intézkedéseket haladéktalanul megtenni, annak érdekében, hogy a kifizetés fedezete mielőbb rendelkezésre álljon. 8. A pénzforgalmi számlára történő befizetés módjai: a) átutalás (egyszerű, csoportos) b) készpénzfizetés Kincstárnál, vagy készpénz-átutalási megbízással, c) készpénz helyettesítő fizetési eszköz használatával (hagyományos-, és virtuális POS terminál alkalmazásával), d) beszedés (felhatalmazó levélen alapuló, határidős beszedés). Átutalás 9. (1) Az átutalások rendjét A Magyar Államkincstár számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről szóló szabályzata tartalmazza. 9
Az átutalási megbízással a kötelezett megbízza a pénzforgalmi szolgáltatóját, hogy fizetési számlája terhére meghatározott összeget utaljon át a kedvezményezett pénzforgalmi számlája javára. A pénzforgalmi és egyéb megbízások lehetnek papír alapúak (PFNY11 sz. nyomtatvány), illetve elektronikus úton (Electra ügyfélprogramon keresztül) benyújtottak. (2) Az átutalási megbízás értékhatárra tekintet nélkül benyújtható. Az államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szerv a kincstári ügyfélkörön kívülre irányuló 500 millió forintot elérő, de a 2 milliárd forintot meg nem haladó fizetési megbízásokat a terhelés időpontját megelőző 3. munkanapig, a 2 milliárd forintot meghaladó fizetési megbízásokat a terhelés időpontját megelőző 5. munkanapig előzetesen köteles bejelenteni a Kincstárba. (3) A pénzintézettel történő megállapodás alapján az átutalási megbízás értéknap feltüntetésével is benyújtható. Ebben az esetben a számlán történő terhelés e napi hatállyal történik. (4) A Főiskola gazdálkodásában kizárólag az arra jogosultak által már ellenőrzött, érvényesített és utalványozott, jogszabályoknak megfelelő alaki tartalmi kellékekkel rendelkező, és a megfelelő dokumentumokkal felszerelt bizonylatok kerülhetnek átutalásra, kifizetésre. 10. Az átutalás formái: a) Egyedi (egyszerű) átutalás Az átutalási megbízás tételenként kinyomtatásra kerül az MNB által rendszeresített nyomtatványra (PFNY11), melyet a bejelentett aláírók közül ketten közösen aláírnak, majd a Kincstárhoz bejelentett bélyegzővel ellátva a számlavezetőhöz kell megküldeni. Az Állampénztári Iroda (továbbiakban: ÁPI) a nyomtatvány első példányát fogadja be, a második példány a megbízó példánya. Az átutalási megbízáson fel kell tüntetni többek között a megbízó nevét, pénzforgalmi számlaszámát, az átutalás értéknapját, az átutalandó összeget, a jogosult nevét, pénzforgalmi számlaszámát és kitölteni a hozzá kapcsolódó Átutalási megbízás kiegészítő szelvényt. Az egyedi átutalásokat összevontan, elektronikus állományban is továbbítani lehet (nem azonos a csoportos (giro) átutalással). Az állományt elektronikusan az Electra rendszeren keresztül kell megküldeni a GIRO központnak a csoportos utalásnál részletezettek szerint, külön állományban. Devizában indított, illetve devizaszámláról indított átutalások esetén a Kincstár honlapján elérhető Deviza-átutalási megbízás nyomtatványt kell 1 példányban kitölteni és a számlavezetőhöz beküldeni. Deviza-átutalási megbízásként nem nyújtható be olyan megbízás, amelyen mind a terhelendő, mind a kedvezményezett számla Kincstár által vezetett forintszámla. 10
Deviza-átutalási megbízások elektronikus úton is beküldhetők az Electra rendszeren keresztül. b) Csoportos átutalás (Giro rendszerű kifizetés) A Kincstárral a fizetési módra kötött megállapodás alapján, a Főiskola elektronikus úton is készíthet átutalási állományt. Csoportos átutalás esetén az azonos jogcímű, különböző kedvezményezettek javára szóló átutalási megbízások kötegelve, csoportos formában kerülnek benyújtásra. Az átutalások maximum három ERA-t érinthetnek, ennél több ERA feltüntetésére nincs lehetőség. Ilyen esetben a teljes kifizetést egy ERA megadásával kell kezdeményezni és a teljesítést követően kell a rendezést elvégezni kiegészítő szelvény utólagos beadásával. A számlavezetőhöz megküldött állománynak tartalmaznia kell tételesen a jogosultak szükséges adatait, a részükre átutalandó összeget, valamint fel kell tüntetni a terhelés napját, a terhelendő pénzforgalmi számla számát, a kapcsolódó ERA kódokat és a jogosultak által történő aláírást az aláírók nevével, az aláírás dátumával együtt. Ilyen módon kell átutalni - túlnyomó részt - a személyi juttatások nettó összegeit, a hallgatói juttatásokat. Kincstári kártya 11. A Kincstárral történt megállapodás alapján, a Főiskola elkülönített kártyafedezeti számlát nyitott, melyre a várható kifizetések ellenértékét elkülöníti. A kártyahasználat részletes - a jogszabályokban, a bankkártya szerződésben és a Kincstár által kiadott szabályzatban foglalt követelményeknek megfelelő - szabályait a 19.-37. -ok tartalmazzák. Postai kifizetési utalvány 12. (1) A Főiskola bankszámlája terhére meghatározott összegnek a címzettnek postai úton történő készpénzkifizetésére a kifizetési utalvány és feladójegyzék (vagy átadás-átvételi jegyzék) kiállításával bízza meg a Kincstárt. (2) A négy példányban kiállított feladójegyzék végösszegének meg kell egyeznie a kifizetési utalványok végösszegével. (3) A feladójegyzék minden rovatát kitöltve fel kell tüntetni a jogosult pénzforgalmi számla hiányában lakcímét, az átutalandó összeg függvényében a Posta aktuális díjszabása alapján a postaköltséget, valamint a kifizetési utalvány postai azonosítószámát. 11
(4) A feladójegyzék minden példányára a bejelentésnek megfelelő eredeti aláírások és bélyegzőlenyomatok kerülnek. (5) Egy jogcímen történő kifizetés esetében fel kell tüntetni az ERA, illetve szükség esetén az ÁHT- T kódot. Több jogcím és ezért több ERA esetén a feladójegyzék mellé csatolni kell az átutalási megbízás kiegészítő szelvényt. (6) Postai kifizetési utalvány elektronikus úton is továbbítható az Electra rendszeren keresztül. Készpénzfizetés 13. A házipénztári kifizetésekre a jelen szabályzaton túlmenően a Főiskola Gazdálkodási Szabályzata is tartalmaz előírást a készpénzkifizetések csökkentésére vonatkozóan. Általános szabály, hogy személyi juttatások egyedi, kivételes esetekben, illetve a dologi kiadások meghatározott értékhatárig fizethetők készpénzben. Kincstári számlák 14. A Kincstár a Főiskola részére a költségvetésének végrehajtásához a) előirányzat-felhasználási keretszámlát, b) célelszámolási számlát, c) kincstári kártyafedezeti számlát, d) devizaszámlát, e) európai uniós programok célelszámolási forintszámlát, f) felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számlát, vezethet. 15. A Főiskola gazdálkodásának lebonyolítására szolgál az előirányzat-felhasználási keretszámla. Az előirányzat-felhasználási keretszámla megnyitásának, illetve megszüntetésének kezdeményezése a Kincstárnál az irányító szerv feladata. 12
16. További számlákat nyithat a Főiskola: a) célelszámolási számla a pénzben beérkezett segélyek, adományok és hozzájárulások elkülönített kezelésére szolgál. b) a Kincstári kártyafedezeti számla a kincstári kártyával történő kifizetések pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgál. A számlát kártyatípusonként lehet megnyitni. A pénzügyi fedezet biztosítása a Kincstári előirányzat-felhasználási keretszámla terhére benyújtott átutalási megbízással történik. c) a devizaszámla a külföldi pénzeszközök nyilvántartására és azok felhasználásának lebonyolítására szolgál. A devizaszámla-vezetés feltételeit a pénzforgalmi számla szerződés rögzíti. d) az európai uniós programok célelszámolási forintszámla az Európai Uniótól kapott támogatások felhasználásának elkülönített kezelésére szolgál. e) a felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számla az állami részösztöndíjas és önköltséges tanulmányokat folytató hallgatók által fizetett önköltség és az államháztartáson kívülről érkező adományok elkülönített kezelésére szolgál. 17. Kereskedelmi banknál a Főiskola nem vezethet egyéb pénzforgalmi számlákat. A pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlák 18. A Főiskola az alábbi pénzforgalmi számlákkal rendelkezik: Elnevezése: Száma: Előirányzat-felhasználási keretszámla 10032000-00282833-00000000 Kincstári kártya-fedezeti számla 10032000-00282833-00060004 VIP kártyafedezeti számla 10032000-00282833-00070003 Célelszámolási számla 10032000-00282833-30000003 Célelszámolási számla 10032000-00282833-31000006 Európai Uniós Programok célelszám. számla 10032000-00282833-30005008 Deviza-betét számla Erasmus közös tantervfejlesztés 10004885-10003011-09001132 Deviza-betét számla Leonardo HU/03/EX/409 10004885-10005013-06001133 Deviza-betét számla Socrates/Erasmus 10004885-10003011-03001134 Deviza-betét számla Socrates-Erasmus Jean Monet 10004885-10004012-07001136 Deviza-betét számla Leonardo 10004885-10005013-04001137 Deviza-betét számla 10004885-10001019-01001138 13
Deviza-betét számla 10004885-10002010-08001139 A Kincstári kártyák használatának szabályozása Kincstári kártyarendszer, és jogszabályi háttere 19. (1) A Kincstári kártyát a készpénzforgalom kímélése érdekében elsősorban vásárlások ellenértékének kiegyenlítésére kell alkalmazni, de készpénzfelvételi funkciójánál fogva az Intézmény készpénzellátási igényének kielégítésére is használható. (2) A szabályozás célja, hogy a kártyabirtokosok és a kártyák kezelésével, elszámoltatásával megbízott pénzügyi, számviteli munkatársak a kártyahasználattal kapcsolatos előírásokat megismerjék. (3) A kincstári kártyarendszer alkalmazásával összefüggő jogszabályi keretet az Áht., illetve a Kincstár kincstári kártyaforgalomról szóló szabályzata tartalmazza. (4) A Kincstári kártyák használatára vonatkozó jogokat és kötelezettségeket a rendelkezésre bocsátott Bankkártya Általános Szerződési Feltételek (a továbbiakban: ÁSZF), az egyes kártyatípusokra vonatkozó Szerződés-kiegészítések és a Kincstári kártyákra kiadott Hirdetmény tartalmazzák. Hatályosság 20. Jelen szabályozás a Főiskola pénzkezelési feladatait érinti a készpénz-helyettesítő fizetési rendszer a kincstári kártyarendszer alkalmazása területén, amely fizetési mód belföldön és külföldön e szabályzat keretein belül használható. Eljárás-ügyrend 21. Fogalmi meghatározások Kártyafedezeti számlatulajdonos: Kártyabirtokosok: Kincstári kártya: Budapesti Gazdasági Főiskola a kancellár által kijelölt közalkalmazottak névre szóló, másra át nem ruházható készpénzhelyettesítő fizetési eszköz. 14
A kincstári kártya típusai 22. A Főiskola a kincstári kártya két alábbi típusát használja: a) az Intézményi (MasterCard Unembossed) kártyát, amely a készletek, a kis értékű tárgyi eszközök beszerzésére, a nem rendszeres kis összegű szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló forint alapú, kizárólag belföldön használható elektronikus módon elfogadható fizetési eszköz, b) VIP Ezüst és Arany kártyát, amely a magasabb vezetők, valamint a kártyahasználatra feljogosított dolgozók reprezentációs beszerzési és utazási kiadásai kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló külföldön és belföldön egyaránt használható elektronikus és hagyományos módon is elfogadható fizetési eszközök (továbbiakban együtt: kincstári kártya). A kincstári kártya használattal kapcsolatos követelmények 23. (1) A Kincstári kártyafedezeti számla a Kincstári kártyával lebonyolítandó tranzakciók pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgáló számla. (2) A Kincstári kártyarendszer két típusához (MasterCard Unembossed Intézményi kártya, illetve MasterCard VIP Ezüst és Arany kártya) külön kártyafedezeti számla került megnyitásra. (3) A kártyafedezeti számla az előirányzat-felhasználási keretszámlához van rendelve. (4) A Kincstári kártyafedezeti számla felett a rendelkezés jogát a Kincstári kártya használatára feljogosított kártyabirtokosok gyakorolják. (5) A kancellár a gazdasági igazgató javaslatára dönt a kártyafedezeti számlákhoz igényelt Kincstári kártyák darabszámáról és a Főiskola szervezeti felépítésének megfelelően (munkakörönként, területenként, szervezeti egységenként, stb.) határozza meg, hogy mely közalkalmazottat jogosítja fel az intézményi, és melyet a VIP kártya használatára. (6) A kártyahasználatra szóló jogosultságot és kötelezettségeket a munkaköri leírásban rögzíteni kell. 15
(7) A Főiskola Kincstári kártya szerződést köt a Kincstárral. Kártyaigényléskor a kártyabirtokosok számának megfelelő számú Adatlap Kincstári bankkártyához nyomtatványt kell kitölteni és bélyegzőlenyomattal ellátni. (8) Az egyéni adatlapokon meghatározhatók a kártyabirtokosok által a naponta felhasználható értékhatárok (limitek) vásárlásokra és készpénzfelvételre. (9) A Kincstári Bankkártya Szerződés és Adatlapok minden példányát a bejelentett eredeti aláírással és bélyegzővel kell ellátni. A kitöltött és aláírt nyomtatványokat a kincstári számlavezető ÁPI-hoz kell benyújtani. (10) Az igényelt kártyákat és az azokhoz tartozó PIN kódokat a Kincstár által megbízott OTP Bank Nyrt. (a továbbiakban: Bank) készíti el és értesítést követően a megjelölt kártyabirtokosok által személyesen, vagy az intézmény hivatalos meghatalmazottja(i) útján vehetők át (mely esetben eseti meghatalmazást kell a kincstári számlavezető helyen benyújtani). (11) Meghatalmazott útján történő átvétel esetén az intézménynek biztosítania kell az átvett eszközök - kártyák és PIN borítékok - biztonságos szállítását, azok sértetlen állapotban történő átadását a kártyabirtokosok részére. (12) Az intézménynek a kártyákról nyilvántartást kell vezetni. Az analitikus kártya nyilvántartásnak legalább az alábbiakat kell tartalmaznia: a kártyaszámot, a lejáratot, a kártyabirtokos nevét, a kártya és PIN boríték kártyabirtokos részére történő átadás dátumát, az átadó-átvevő aláírásokat, valamint a megjegyzés rovatot, ahol regisztrálni lehet az adott kártya használatára vonatkozó limiteket, az esetleges kártyaletiltást, kártyacserét, stb. (13) A kártyák nyilvántartására, őrzésére és kezelésére a szigorú számadású nyomtatványok kezelésére vonatkozó, e szabályzatban foglalt rendelkezéseket kell alkalmazni, amelyeket a Gazdasági Igazgatóság köteles betartani. (14) A gazdasági igazgató, akadályoztatása esetén a gazdasági főosztályvezető feladata a kártyabirtokos közalkalmazottat tájékoztatni, hogy milyen kártya és PIN kód őrzési-, elszámolási és anyagi felelősségi kötelezettséggel tartozik a birtokában lévő kártyáért és az azzal végzett 16
tranzakciókért. A kártyabirtokos nyilatkozat aláírásával igazolja, hogy megismerte és betartja a kártyahasználattal kapcsolatos kötelezettségeit. (15) A kártyabirtokosok részére a Gazdasági Igazgatóság folyamatosan biztosítja a kártyarendszerrel kapcsolatban kiadott tájékoztató anyagokba és az Általános Szerződési Feltételek dokumentumokba való betekintés lehetőségét. (16) A gazdasági igazgató, akadályoztatása esetén a gazdasági főosztályvezető köteles a kártyabirtokos közalkalmazotti jogviszonyának megszűnése esetén, illetve a kártyahasználatra jogosultság visszavonásakor a kártyabirtokostól a kincstári kártyát azonnal bevonni. (17) A gazdasági igazgató, akadályoztatása esetén a gazdasági főosztályvezető köteles eljárni a kincstári kártyarendszert üzemeltető hitelintézetnél, ha jogosulatlan kártyaműveletekkel terhelték meg a kincstári kártyafedezeti számlát. Jogosulatlan kártyahasználat esetén a kincstári kártyát azonnali hatállyal a pénzintézetnél le kell tiltatni. (18) A kártyahasználathoz szükséges pénzügyi fedezetet a kártyabirtokos szervezeti egységek (karok/központ/nyvk) saját keretük terhére biztosítják. A fedezet összege az előirányzatfelhasználási keretszámláról kerül átutalásra a Kártyafedezeti számlára, a megfelelő ERA kódpárok feltüntetésével. Az átvezetett összeg az átutalási megbízás beadását követő második munkanaptól használható fel. (19) A Kincstár Kártyafedezeti számlakivonatot, a Bank pedig Kártyafedezeti Tükörszámlakivonatot küld minden olyan munkanapra, amikor egyenleget befolyásoló változás történt a számlán. (20) A fedezet előirányzat-felhasználási számlára történő visszavezetését írásban, a Kincstár Központi Elszámolásforgalmi Főosztálynál lehet kezdeményezni. A kártyabirtokosok kötelezettségei a kártyahasználattal kapcsolatban Intézményi kártyával végrehajtott tranzakciók elszámolása 24. (1) Az Intézményi kártya a kártyán szereplő emblémával megjelölt elfogadóhelyeken (kereskedelmi és szolgáltató egységeknél, bankjegykiadó automatákban, pénzintézeti fiókokban, postahivatalokban) használható. 17
(2) Vásárlás Intézményi kártyával csak jóváhagyott igénybejelentő birtokában kezdeményezhető. Vásárlás Intézményi kártyával 25. (1) A kártyabirtokos az adatlapon meghatározott összeg erejéig használhatja naponta vásárlásra a kártyáját. A kártyabirtokosoknak a kártyával történt vásárlás alkalmával a Főiskola nevére és címére kiállított számlát kell kérnie, amelyet az elszámoláshoz kell csatolni. (2) A kártyával történt fizetés igazolásaként az elektronikus elfogadó terminál bizonylatot nyomtat, amelyet a kártyabirtokos aláírásával igazol. (3) A kártyabirtokosnak a kártyával végzett tranzakciókkal haladéktalanul el kell számolnia a Pénzügyi Osztály vagy a kari Gazdasági és Műszaki Osztály kijelölt munkatársának. (4) Az elszámoláshoz benyújtásra kerül a számla és az ehhez csatolt elektronikus elfogadó terminál által nyomtatott bizonylat, amelynek összege és dátuma megegyezik a vásárlást igazoló számla végösszegével és dátumával. Készpénzfelvétel Intézményi kártyával 26. (1) A kártyabirtokos indokolt esetben olyan kereskedelmi és szolgáltató egységeknél történő vásárlás esetén, amelyek nem kártya elfogadóhelyek az adatlapon megjelölt összegű napi készpénzfelvételi limit összegéig vehet fel készpénzt bankjegykiadó automatában, valamint a bankfiókokban és postahivatalokban. (2) A készpénzfelvétel célja lehet továbbá az intézmény házipénztárának feltöltése, valamint olyan dologi célú vásárlás készpénzben történő kifizetése, ahol a kereskedő nem kártya elfogadóhely. Amennyiben a készpénzfelvétel célja vásárlás lebonyolítása, a kártyabirtokosnak mind a készpénzfelvételi tranzakcióval, mind a vásárlással el kell számolnia. Az Intézmény házipénztárába a felvett készpénz összegét be kell vételezni, majd az Intézmény nevére kiállított számlával igazolt vásárlás(ok) ellenértékét kiadásba kell helyezni. (3) A bevétel és a kiadás közötti Ft-különbséget rendezni kell: a) vagy a kártyabirtokosnak kell visszafizetnie a kártyás készpénzfelvételből a vásárlással nem igazolt összeget, 18
b) vagy az Intézmény pénztárosának kell kifizetnie a kártyás készpénzfelvétel összegét meghaladó tartozást a kártyabirtokos részére. (4) Ritkán előfordulhat, hogy a készpénzfelvételkor a bankjegykiadó automata nem ad ki bizonylatot, mivel a papírszalag éppen kifogyott a berendezésből. Erről a Gazdasági Igazgatóság Pénzügyi Osztályának munkatársát (elszámoltatót) kell értesíteni és a kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia a készpénzfelvétel helyéről, dátumáról és összegéről, amely az elszámolás alapját képezi. (5) A készpénzfelvétel esetén a Bank díjat számít fel aszerint, hogy az melyik készpénzfelvételi helyen történt. A készpénzfelvételi díjat a Bank utólagosan, a tranzakció elszámolásával egyidejűleg terheli az intézmények Kártyafedezeti számlájára. Lehetőség szerint költségkímélés céljából arra kell törekedni, hogy az OTP Bank ATM-jénél történjen a készpénzfelvétel. VIP kártyákkal végrehajtott tranzakciók elszámolása 27. (1) A VIP kártya mindkét típusa (MasterCard Arany, Ezüst) használható fizetésre belföldön és külföldön, elektronikus és manuális elfogadó eszközökön egyaránt, készpénzfelvételre a kártyákon szereplő emblémákkal megjelölt elfogadóhelyeken, valamint készpénz befizetésére a Bank által üzemeltett és arra alkalmas automatáknál, a Bank fiókjaiban és a Magyar Posta postahelyein POS terminálok használatával. (2) A kártyabirtokos a VIP kártyával történt felhasználásokról elszámolást köteles készíteni belföldi felhasználás esetén azonnal, külföldi felhasználás esetén a hazaérkezést követően 8 munkanapon belül. (3) Elszámoláskor a kártyabirtokos köteles a bizonylatokat továbbítani a Pénzügyi Osztályra vagy a Gazdasági és Műszaki Osztályra. Vásárlás VIP kártyával 28. (1) A Főiskolának meg kell határoznia a VIP kártyabirtokosok részére, hogy milyen esetekben és milyen értékhatárig használhatják a kártyájukat belföldön és külföldön vásárlások, illetve szolgáltatások ellenértékének kifizetésére. (2) A VIP kártyák használatát a Főiskola az adatlapon megjelölt napi vásárlási limit meghatározásával korlátozza. 19
(3) A VIP kártya birtokosa külföldi hivatalos kiküldetése során csak a Főiskola által engedélyezett kiadásokat egyenlítheti ki a kártyával az Intézmény által meghatározott összegben. Egyéb kiadásokat a kártyabirtokos a Kincstári kártyával nem teljesíthet, azokat más módon kell kiegyenlítenie. Vásárlás VIP kártyával belföldön 29. (1) Belföldi kiadások az alábbi jogcímeken teljesíthetők VIP kártya felhasználásával: a) szállodai költségek, b) reprezentációs kiadások, c) kiküldetési kiadások. (2) A VIP kártyával történő belföldi vásárláskor az e szabályzat 25. -ában az Intézményi kártyára meghatározottak szerint kell eljárni és a bizonylatokkal való elszámolás is ugyanúgy történik. Vásárlás VIP kártyával külföldön 30. (1) Külföldi kiadások az alábbi jogcímeken teljesíthetők VIP kártya felhasználásával: a) szállodai költségek, b) dologi kiadások, amelyek az alábbiak lehetnek: ba) induláskor és érkezéskor felmerült taxi költség, bb) hivatalos telefonbeszélgetés, távirat, internet szolgáltatás kiadásai, bc) konferenciai részvételi díj, vásári belépődíj, esetlegesen felmerülő üzemanyagköltség, helyi közlekedés, autópályadíj, vízumdíj, bd) személygépkocsi bérleti díja, be) reprezentációs kiadások. (2) Egyéb kiadásokat a kártyabirtokosok a VIP kártyával külföldön nem teljesíthetnek. (3) A kártyabirtokos a hivatalos külföldi kiküldetése alkalmával a külföldön kártyával történt szolgáltatás ellenértékének fizetéséről a tartózkodási ország pénznemében a Főiskola nevére kiállított számlát és kártyabizonylatot kap. A kártyabizonylaton a kártyabirtokos aláírásával igazolja a külföldi vásárlás megtörténtét és annak kifizetését, miután ellenőrizte a kártyabizonylaton szereplő adatokat. E számlákat és kártyabizonylatokat kell az elszámoláskor a Pénzügyi Osztály vagy a Gazdasági és Műszaki Osztály munkatársa részére átadni. 20
(4) A Tükörszámla-kivonaton a tranzakciók kártyaszámra rendezetten, a kártyahasználat helye szerinti pénznemben és forintban szerepelnek. A Bank a Kincstári kártyákra vonatkozó Hirdetményben meghatározott árfolyamon forintosítja a tranzakciókat. Készpénzfelvétel VIP kártyával 31. A készpénzfelvétel történhet a kártyán szereplő emblémával megjelölt bankjegykiadó automatánál (ATM) PIN kód megadásával, vagy készpénzkifizető helyen elektronikus terminál, illetve manuális elfogadó eszköz használatával, belföldön és külföldön egyaránt. Készpénzfelvétel VIP kártyával belföldön 32. A VIP kártyával történő belföldi készpénzfelvételkor az e szabályzat 26. -ában, az Intézményi kártyára meghatározottak szerint kell eljárni. 33. Euro felvétele VIP kártyával belföldön a kizárólag Euro bankjegyet forgalmazó automatáknál lehetséges. A Bank a Hirdetményben meghatározott tranzakciós díjat számítja fel. Készpénzfelvétel VIP kártyával külföldön 34. (1) A kártyabirtokos hivatalos kiküldetése alkalmával csak a 30. -ban megjelölt Vásárlás VIP kártyával külföldön bekezdésben felsorolt jogcímekre használhatja kártyáját készpénzfelvételre. (2) Külföldön a kártyával minden esetben a tartózkodási ország valutájában jut készpénzhez a kártyabirtokos, amelyet a kártyabizonylat igazol. A kártyabirtokos a kártyabizonylat, valamint a tartózkodási ország pénznemében kiállított számla leadásával számol el a Pénzügyi Osztály vagy a Gazdasági és Műszaki Osztály munkatársa részére. (3) A külföldi készpénzfelvétel után a Bank a Hirdetményben meghatározott jutalékot számítja fel. Kártyatranzakciók egyeztetése, elszámolása a Kártyafedezeti számlán 35. (1) A kártyával végzett műveletek elszámolása során a tranzakciók bizonylatait a Bank Kártyafedezeti Tükörszámla-kivonatával kell egyeztetni. 21
(2) Eltérés esetén reklamáció bejelentésére van lehetőség Reklamációs adatlap benyújtásával, az annak alátámasztására szolgáló dokumentumok másolatának egyidejű bemutatásával személyesen a bankfiókban, vagy interneten keresztül. (3) Reklamáció a kérdéses tranzakciót feltüntető számlakivonaton szereplő elszámolási időszak zárónapjától számított 40 napon belül jelenthető be. (4) Amennyiben a kártyabirtokos által elszámoláskor leadott bizonylatok összegei még nem jelentek meg terhelésként a Bank Tükörszámla-kivonatán, azokat a tényleges pénzügyi rendezésig elkülönítetten kell kezelni. Kártyaletiltások, pótkártya igénylések és megújítások 36. (1) A Bank visszaélés gyanúja esetén a gyanús tranzakció típusának megfelelően korlátozhatja a kártya használatát, amiről a Kincstárt értesíti. A Kincstár veszi fel a kapcsolatot a számlatulajdonos ügyintézőjével. A Gazdasági Igazgatóság nyilatkoztatja a kártyabirtokost, majd visszajeleznek a Banknak a korlátozások megszüntetése érdekében. (2) Amennyiben a kártyabirtokos kártyáját elveszíti, ellopják, vagy kikerül az ellenőrzési köréből, annak használatát haladéktalanul le kell tiltani az OTPdirect rendszer használatával. A kártya letiltását követően a kártyabirtokosnak azonnal be kell jelentenie ezt a gazdasági igazgatónak, akinek levélben, vagy e-mailben tájékoztatnia kell a Kincstárt a letiltás tényéről. (3) Lehetőség van a kártya letiltásának feloldására a számlatulajdonos és a kártyabirtokos aláírásával ellátott írásbeli kérelemnek a Kincstári számlavezető helyhez történő benyújtásával (amennyiben pótkártya-igénylés még nem történt). (4) A letiltott kártya pótlásáról a kancellár dönt. Pótkártya-igénylés új Adatlap kiállításával történhet elvesztés/ellopás, PIN kód elfelejtése, rongálódás/sérülés esetén. Az Adatlapon meg kell jelölni a pótkártya-igénylés jogcímét és a pótolandó kártya számát. (5) A pótolt, lecserélt kártya adatait az intézményi kártyanyilvántartáson át kell vezetni. A cserére szoruló kártyákat érvénytelenítve kell a számlavezető kincstári fiókban leadni. (6) A Kincstári kártyák a rajtuk feltüntetett hónap utolsó napján 24 óráig érvényesek. A Bank automatikusan gondoskodik a kártya megújításáról és a lejárat hónapjának közepétől lehetőséget biztosít a lejárat előtti kártyacserére. A lejárt kártyákat a kártyabirtokosoktól be kell vonni és azokat érvénytelenítve (mágnes csík átlyukasztásával és a chip átvágásával) a kincstári számlavezető ÁPIban kell leadni. A lejárat miatti kártyacseréhez Adatlapot nem kell kiállítani. 22
(7) Amennyiben a Gazdasági Igazgatóság egy adott kártya megújítását nem kéri, azt a Főiskolának a lejárat előtt legalább 30 nappal jeleznie kell a Kincstár központjánál, hogy a megszüntetés a lejárati hónapot megelőző utolsó munkanappal megtörténjen. Ebben az esetben a kártya megszüntetésről Adatlapot kell kiállítani. Kártya, Kártyafedezeti számla és Bankkártya Szerződés megszüntetése 37. Kártya, Kártyafedezeti számla és Bankkártya Szerződés megszüntetés esetén az érvénytelenített kártyákat a kitöltött és cégszerűen aláírt Adatlappal át kell adni a Kincstári számlavezető ÁPI részére további ügyintézésre. Kártyafedezeti számla megszüntetésekor kezdeményezni kell továbbá a Tükörszámla megszüntetését is és benyújtani a kitöltött törzsadat bejelentési nyomtatványt. A Kincstári Bankkártya Szerződés felmondása esetén az előbbieken kívül még csatolni szükséges a szerződés felmondásáról szóló jognyilatkozatot is. Dokumentáció 38. A kártyákkal kapcsolatos műveletek a Kincstár által e célra rendszeresített nyomtatványok alkalmazásával történik. A házipénztár vezetés rendje 39. (1) A Főiskola és szervezetei a készpénzforgalmukat az erre a célra kialakított házipénztárban és pénzkezelő helyeken (állandó ellátmányt kezelő helyeken, eseti ellátmányt kezelő helyeken, csak befizetéseket kezelő helyeken) bonyolíthatják. A Főiskolán belül működhet állandó és/vagy eseti ellátmányt kezelő hely (személy), csak befizetést vagy csak kifizetést kezelő hely (személy). (2) A pénz kezelését végző személy felelőssége a pénzkezelés ideje alatt megegyezik a pénztároséval. Pénzkezelő hely(ek) csak a kancellár, a gazdasági igazgató, valamint a dékánok és a gazdasági és műszaki osztályvezető, együttes engedélye alapján működtethető(k). Az engedélyben rögzíteni kell az ellátmányt kezelő hely(ek) címét, a kezelő nevét, munkakörét (beosztását), a kezelt pénz rendeltetését. Az engedélyt a házipénztárban (pénztárakban) letétbe kell helyezni. 23
Előirányzatok készpénzben történő felhasználása 40. (1) A Főiskola készpénzt csak az Ávr. alapján az alábbi kifizetések teljesítésére igényelhet: a készlet- és kis értékű, valamint egyéb tárgyi eszköz beszerzésekre, a kiküldetési, reprezentációs kiadásokra, továbbá egyes kisösszegű szolgáltatási kiadások készpénzben történő teljesítésére, az ellátottak pénzbeli juttatásainak, illetve kivételes esetben személyi juttatás készpénzben kifizetendő összegére. (2) A Főiskola nem igényelhet készpénzt: a) azokra az illetmény kifizetésekre, amelyek esetében a vonatkozó törvény a pénzintézeti számlára való utalást, illetve a postai úton történő kifizetést teszi kötelezővé, továbbá b) a közalkalmazottat megillető egyéb juttatásokra, kivéve a belső szabályzatban kisösszegűnek minősített kifizetésekre. A Kincstártól felvett készpénz ellátmánnyal kapcsolatos általános szabályok 41. (1) A felvett készpénz-ellátmánnyal a Főiskolának az SZJA tv.-ben meghatározottak szerint kell elszámolnia. (2) A Főiskola a házipénztárba befolyt bevételeket a kiadások teljesítésére nem használhatja fel, azt naponta készpénzben be kell fizetnie az előirányzat-felhasználási keretszámlájára. A befizetés abban az esetben sem teljesíthető készpénzkímélő módon a befizetési és a készpénzfelvételi bizonylatok egyidejű benyújtásával, ha egyidejűleg a befizetett összegnek megfelelő összegű készpénzfelvételre kerül sor. (3) A házipénztári kifizetések csökkentése érdekében a közalkalmazottak, megbízási díjjal foglalkoztatottak járandóságainak kifizetése folyószámlájukra történő átutalással valósul meg. (4) A kincstári kártyákat szabályozott módon használja a Főiskola. A házipénztár működése 42. (1) A házipénztár a Főiskola működéséhez szükséges készpénz, valamint egyéb értékek (értékcikkek, szigorú számadású nyomtatványok, stb.) kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség. 24
(2) A Főiskolán a területi elhelyezkedés különbözősége miatt több házipénztár is működik. A házipénztárak jelentős értékű pénzforgalmat lebonyolító pénztáraknak minősülnek. (3) A házipénztárban kell kezelni: a) a Főiskola előirányzat-felhasználási keret számlájáról, illetve a kártyafedezeti számláról kincstári kártyával felvett készpénzt, b) a készpénzben teljesített befizetéseket, c) egyéb értékcikkeket (pl. étkezési, iskolakezdési utalványok, stb.). (4) A házipénztárba(ból) kell teljesíteni gépi előállítású nyomtatvány ellenében a készpénz be- és kifizetéseket, és egyéb értékcikkek őrzését, és azok kiadását. (5) Ezektől eltérő idegen pénzek, értékek átvételét csak a kancellár, vagy a gazdasági igazgató engedélyezheti úgy, hogy a letéteknél használt pénztári bizonylatra rávezeti (rávezetteti) "őrzése engedélyezve" és aláírásával hitelesíti azt. (6) A saját házipénztári pénzkészletet és a megőrzésre átvett idegen pénzeket és értéket egymástól elkülönítve kell tárolni. (7) Nem tekinthető házipénztárnak az állandó vagy eseti ellátmányt kezelő pénzkezelő hely, a csak befizetést, illetve kifizetést teljesítő pénzkezelő hely. A pénzkezelő helyen történt készpénzfizetéseket legkésőbb a befizetést követő napon a Főiskola előirányzatfelhasználásikeretszámlájára kell teljes összegben befizetni. Kisebb a 78. -ban meghatározott összegek gyűjthetőek, de a pénzt páncélkazettában kell tartani és ezeket a 78. -ban meghatározott időszakok szerint összeghatárra való tekintet nélkül kell befizetni. Az előbbiektől függetlenül a tárgyhónap utolsó munkanapján a pénzkezelő helynek gondoskodnia kell a pénz csekken, az előirányzat-felhasználási keretszámlára, vagy a házipénztárba történő befizetéséről. 43. (1) Házipénztár a következő helyeken működik: a) Pénzügyi és Számviteli Kar és Központ: Cím: 1148 Budapest, Bagolyvár utca 6-10. házszám, I. emelet, 102-es ajtó b) Gazdálkodási Kar Zalaegerszeg: Cím: 8900 Zalaegerszeg, Gasparich út 18/a. házszám, D ép. fsz., 04. ajtó c) Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Kar és Nyelvvizsga Központ: Cím: 1054 Budapest, Alkotmány utca, 9-11. házszám, fsz., 29. ajtó d) Külkereskedelmi Kar: Cím: 1165 Budapest, Diósy Lajos utca, 22-24. házszám, D ép. fsz., 16/a. ajtó 25
A decentralizált gazdálkodási kereteknek megfelelően minden pénztárról elkülönített nyilvántartást, pénztárjelentést kell készíteni. 44. A házipénztárban a készpénz, és egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételeiről a kancellár, illetőleg a dékán, valamint a gazdasági igazgató és a gazdasági és műszaki osztályvezető együttesen köteles gondoskodni. A Főiskola rendelkezésére álló helyiségek közül a házipénztárt a vagyon fizikai-, személyi stb. védelmi szempontok figyelembevételével kell kijelölni. A pénz őrzésével megbízott személyeknek ismerniük kell a mechanikai védelem (falazatok, födémek, ajtó-, ablakszerkezetek stb.), valamint az elektronikus védelem (riasztó berendezések stb.) működési mechanizmusát. Ezért biztosítani kell a pénztárosok és helyetteseik ilyen irányú megfelelő kiképzését. 45. A házipénztár helyiség ablakát ráccsal, vagy törésbiztos biztonsági üveggel, kettős ajtóval és biztonsági zárral kell felszerelni. Ezen kívül a pénztárhelyiségben riasztó csengőt (melyet lehetőség szerint a portával össze kell kapcsolni) kell felszereltetni, amely az erőszakos behatolás jelzésére alkalmas. A riasztóberendezés használatára a pénztárost és a pénztáros helyettesét ki kell oktatni. A riasztóberendezést a gazdasági és műszaki osztályvezető folyamatosan ellenőriztetni és karbantartatni köteles. 46. A pénztárhelyiségben a pénztáros és az arra meghatalmazott személyen kívül más személy nem tartózkodhat (az ügyfeleket a tartózkodásra szolgáló tértől e célra való zárható pénztárablakkal ellátott fallal kell elválasztani). 47. (1) A Főiskola házipénztárában készpénzt kétzáras, kivételes esetben a kancellár előzetes engedélyével egyzáras páncélszekrényben kell őrizni. Páncélszekrény, kazetta vásárlásakor meg kell győződni az illetékes rendőri, biztosítótársasági minősítéséről (csak minősített termék vásárolható, használható). A páncélszekrényt úgy kell elhelyezni, hogy a pénzkezelés biztonsága a lehető legnagyobb legyen. (2) A házipénztár kulcsainak (páncélszekrény, ajtó, rács, riasztó) "első példányát" a pénztáros kezeli. A pénztári kulcsok "másodpéldányát" a pénztáros (első példányt kezelő) által a ragasztón átírt, lezárt borítékban, páncélszekrényben, vagy biztonsági zárral felszerelt íróasztalban, szekrényben kell tartani. A tartalékkulcs kezeléséért a gazdasági és műszaki osztályvezető felelős. A kulcsok bármely példányának elvesztését követően a kulcsok kezeléséért felelős személy jelzése alapján azonnal ki kell cserélni a zárat. 26
(3) A pénztáros távollétében történő pénztár felnyitásra a pénzügyi vagy a gazdasági és műszaki osztályvezető jogosult. 48. (1) A pénztár felnyitásánál a) a pénztárellenőrnek és b) a pénztárat átvevő személynek jelen kell lennie. (2) A házipénztár bármely ok miatti felnyitásáról, az ott talált készpénz, értékpapír, egyéb értékek átadásáról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) a jelenlévők nevét, b) a pénztár felnyitásának időpontját, okát, c) a pénztárban talált ca) készpénz összegét címletenként, cb) az értékpapírok összegét (típus, címlet, darab), cc) egyéb értékeket, d) a pénztárjelentés utolsó bejegyzési tételszámát, e) az utolsó felhasznált kiadási és bevételi pénztárbizonylat sorszámát, f) a pénztárat átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát, g) a jelenlévők aláírását. 49. (1) A házipénztár kulcsairól külön "pénztári kulcsnyilvántartás -t (2. számú melléklet) kell vezetni, amelyből megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalommal (pl. pénztárátadás, vizsgálat, zárjavítás, másodkulcs készítés stb.) meddig és kinél voltak. A kulcs átvételét annak kezelője vagy őrzője aláírásával igazolja. A kulcsnyilvántartásba mind az eredeti, mind a másodpéldány átadását be kell vezetni. A kulcsnyilvántartást a pénztárosnak kell vezetnie. (2) Bármilyen pénztárkulcs elvesztését vagy eltűnését haladéktalanul jelenteni kell a gazdasági igazgatónak (helyettesének), illetőleg az illetékes gazdasági és műszaki osztályvezetőnek, akiknek a pénztárban elhelyezett pénzeszközök és egyéb értékcikkek megóvása érdekében szükséges intézkedéseket soron kívül meg kell tennie, a zárakat azonnal ki kell cseréltetnie. 50. (1/a) A napi készpénz záró állomány maximális mértékének meghatározását az Áhsz. 50. (6) bekezdése szabályozza. Ennek megfelelően a házipénztárak napi záró pénzkészletének naptári hónaponként számított napi átlaga nem lehet több mint az adott költségvetési év módosított költségvetési előirányzat főösszegének 1,2 %-a. Mivel ez a számított érték jelentősen magasabb, 27