A Támogatási Szerződések megkötése után, a megvalósítási időszak kezdetén Észak-Alföldi Operatív Program 4.1.2. és 4.1.3 pályázati konstrukciók MEGVALÓSÍTÁS, NYOMONKÖVETÉS, ELLENŐRZÉS Amiről szó lesz Tartalom Általános tudnivalók a szerződéskötés után Szerződésmódosítás Jelentési kötelezettségek PEJ ZPEJ PFJ Egyéb dokumentumok Finanszírozás, kifizetési kérelmek Ellenőrzés Információs konzultációs nap 2009. Június 15. 1 2 ÚMFT intézményrendszer Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (NFÜ) ROP Irányító Hatóság NFÜ szervezeti keretei között működő főosztály Bevezető Közreműködő Szervezet (KSZ) VÁTI Kht. Pénzügyminisztérium Ellenőrzésre feljogosított szervek: KEHI, ÁSZ stb. 3 4 ÚMFT intézményrendszer A pályázókkal az úgynevezett közreműködő szervezetek állnak közvetlenül kapcsolatban. A közreműködő szervezetek többségi állami tulajdonban lévő szervezetek, költségvetési szervek, közalapítványok vagy a szigorú előírásoknak megfelelő gazdasági társaságok is lehetnek. Főbb feladataik közé a pályázati kiírások és a támogatási szerződések tervezeteinek elkészítése, a pályázatok illetve projektjavaslatok befogadása és értékelése, a támogatási szerződések aláírása, a támogatott fejlesztések, beruházások ellenőrzése és a kifizetések engedélyezése tartozik. Jelentési kötelezettségek Jelentési kötelezettségek KSZ feladatai: Projektkiválasztás Szerződéskötés Megvalósítás Finanszírozás Ellenőrzés 5 6 1

Beszámolási kötelezettség változások az NFT-hez képes Az NFT keretében beadott pályázatok feldolgozása, illetve megvalósításuk nyomonkövetése során szerzett tapasztalatok alapján az NFÜ jelentős egyszerűsítést és egységesítést vezet be az ÚMFT keretében támogatott pályázatok projekt előrehaladási jelentéseinek, kifizetési kérelmének és a kifizetési kérelmet alátámasztó dokumentumainak vonatkozásában. A fent említett dokumentumok 2007. augusztus 31-től egységes formában és alkalmazási elvek szerint kerülnek bevezetésre. Ebben a rendszerben a dokumentum-alapú ellenőrzés jelentősen egyszerűsödik (például csökken a bekérendő dokumentumok száma), viszont alaposabb és szigorúbb helyszíni ellenőrzések történnek a jövőben. Egységesítés, átláthatóság, a támogatás lehívás gyorsítása Célok: gyorsuljanak a kifizetések egyszerűbbé és átláthatóbbá váljon a projektek megvalósulását nyomonkövető rendszer A változtatás lényege: a bekérendő dokumentumok száma jelentősen csökken az elszámolást alátámasztó dokumentumok tevékenyég vonatkozású költségkategóriákhoz (pl. építés, beszerzés, szolgáltatások, lízing stb) vannak rendelve; szélesebb körben alkalmazandók az összesítők (értékcsökkenés, kiküldetés-útiköltség, személyjellegű költségek, saját teljesítés, rezsi, stb.) bevezetésre kerül az átalány keretében történő elszámolás lehetősége (pl. rezsi elszámolása esetében); egységes nyomtatvány és összesítő sablonok kerültek kidolgozásra; 7 8 Projekt megkezdése Megvalósítás dokumentálása A pályázat befogadását megelőzően megkezdett beruházáshoz nem igényelhető és nem kapható támogatás. Megkezdettség: (saját felelősségre előkészítési költségek!!!) o építési tevékenység esetén építési naplóban történő első bejegyzés/vállalkozó nyilatkozata; o eszközbeszerzés, immateriális javak esetén a megrendelés időpontja o egyéb tevékenység esetén a megvalósításra kötött első szerződés létrejöttének napja A projekt megvalósítására tervezett költségek a tevékenység megkezdésének időpontjától, a megkezdett tevékenységhez kapcsolódóan számolhatóak el. 9 A projekt teljes ideje alatt projektdossziét kell vezetni, melynek tartalma: A benyújtott pályázati formanyomtatvány és szükséges mellékleteinek másolata A pályázat hiánypótlásának vagy módosításának másolata A Támogatási Szerződés és módosítása(i) A projekt előrehaladási jelentések és mellékleteinek másolata A számlák és a kifizetést igazoló dokumentumok (másolata) A Szerződő Hatósággal és a Közreműködő Szervezettel folytatott levelezés dokumentációja A közbeszerzési eljárások dokumentumai A tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos tevékenységek dokumentált bizonyítékai A projekt hátteréről vagy indokoltságáról szóló további dokumentumok Az iratok megőrzési kötelezettsége 2020. december 31-ig áll fenn! 10 Beszámolási kötelezettség - Dokumentumok PEJ I. Monitoring jelentés sablonok: PEJ (Projekt előrehaladási jelentés) ZPEJ (Záró projekt előrehaladási jelentés) PFJ (Projekt fenntartási jelentés) Egyéb dokumentációk: Szállító kiválasztási dokumentációk, közbeszerzési dokumentációk Tájékoztatási kötelezettségeket alátámasztó dokumentáció Horizontális vállalásokat alátámasztó dokumentáció A helyszíni ellenőrzés során tett megállapítások alapján készített intézkedési terv Projekt Előrehaladási Jelentés (PEJ) Benyújtandó: elektronikusan és papír alapon o az NFÜ honlapján található Pályázó Tájékoztató Felületről online PEJ kitöltő alkalmazás használatával o NFÜ honlapról letöltött formanyomtatvány kitöltésével és CD-re mentésével Határidő: a jelentés tárgyát képező időszak utolsó naptári napjától számított 10. munkanap. Hiánypótlás: csak 1 alkalommal 11 12 2

PEJ II. PEJ III. 1. Projekttevékenységek előrehaladásának vizsgálata A pályázat tevékenység ütemezésében szereplő projekttevékenységeket kell vizsgálni és bemutatni A pályázatban tervezett tevékenységek és időtartamok és a ténylegesen megvalósultak összehasonlítását kell elvégezni Jelentős változások esetén SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS (egyszerű módosítás bejelentése) Elmaradások mértékét és okát is meg kell adni, illetve azokat a lépéseket, amelyek az elmaradások ellenére a Támogatási Szerződés megvalósítását eredményez(het)ik 2. Output és eredmény indikátorok alakulásának bemutatása Az output indikátorok számszerűsített értékének változását kell bemutatni A szerződésben szereplő célérték feltüntetésével mérhető a teljes előrehaladás Az adott félévi változás mellett az előző időszak összesített eredményét és a tárgyidőszak végének összesített eredményét is jelezni Kulcsindikátorok kérdése 13 14 PEJ IV. 3. Közbeszerzéssel kapcsolatos tevékenységek bemutatása A 16/2006 (XII.28.) MeHVM-PM együttes rendeletének 21. -a értelmében a közbeszerzésekkel kapcsolatban előzetes tájékoztatási kötelezettség terheli a projektgazdát az alábbiak szerint: Közösségi értékhatárt elérő, vagy meghaladó beszerzés esetén az eljárás megindításáról előzetesen a tervezett meghirdetés előtt 15 nappal -, az ajánlati/részvételi felhívás és ajánlati dokumentáció (közbeszerzési dokumentumok) megküldésével szükséges tájékoztatni a Közreműködő Szervezetet. Közösségi értékhatárt el nem érő beszerzések esetén a közbeszerzési eljárás megindításának tényéről elegendő utólag tájékoztatni a Közreműködő Szervezetet (az eljárás befejezését követő első PEJ-el kell benyújtani). A közbeszerzési eljárás megindításának igazolásaként csatolni szükséges a megjelent hirdetményt, illetve, amennyiben rendelkezésre áll, az ajánlatok elbírálásának befejezésekor készített összegezést, jogorvoslati eljárás esetén a Közbeszerzési Döntőbizottság határozatát, valamint a vállalkozói szerződést. PEJ V. 3. Közbeszerzéssel kapcsolatos tevékenységek bemutatása (folyt.) Egy eljárást csak egyszer, a befejezést követő első jelentésben kell szerepeltetni Az eljárás adatain túl meg kell adni az egyes lépések időpontját Az eljárás megtámadása esetén jelezni kell, hogy a keresetet elutasították vagy elfogadták Esetleges szerződésmódosítások bemutatása 4. Tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos tevékenységek teljesülésének bemutatása 5. Esélyegyenlőség érvényesülése Pályázati adatlapban vállalt esélyegyenlőségi szempontok bemutatása, akár számszerűsíthető, akár nem számszerűsíthető szempontok alapján 15 16 PEJ VI. ZPEJ I. 6. Környezeti fenntarthatóság érvényesülése Pályázati adatlapban vállalt fenntarthatósági szempontok bemutatása, akár számszerűsíthető, akár nem számszerűsíthető szempontok alapján 7. Intézkedési terv bemutatása A már lefolytatott helyszíni ellenőrzések során esetlegesen meghatározott intézkedési terv teljesítésének bemutatása. Elutasítása felfüggeszti a kifizetést! Záró Projekt Előrehaladási Jelentés ZPEJ Határidő: o a projekt fizikai megvalósítását követően, a szerződésben megszabott határidőig (1 hónap) Formanyomtatvány o de nem önálló dokumentum, az utolsó kifizetési igény melléklete Hiánypótlás: csak 1 alkalommal 17 18 3

ZPEJ II. PFJ Célja: a projekt keretében végrehajtott tevékenységek és az elért eredmények bemutatása a teljes projekt időszakra vonatkozóan A projekt befejezéséhez kapcsolódóan, az utolsó kifizetési kérelemmel együtt kell benyújtani. A projekt lezárásának feltétele a zárójelentés elfogadása. Projekt Fenntartási Jelentés (PFJ) A projekt megvalósításának befejezésétől számított 5 évig a támogatás visszafizetésének terhe mellett éves projekt fenntartási jelentések (PFJ) benyújtása kötelező. Határideje: évente egyszer, a mérleg benyújtási határidejétől számított 15 napon belül. Dokumentumok elkülönített nyilvántartása és ellenőrzéstűrési kötelezettség: 2020. dec. 31.-ig A projekt fenntartási szakaszának lezárását követően: Záró PFJ - igazolja a szerződéses kötelezettségek teljes körű teljesítését. 19 20 Egyéb dokumentumok Közbeszerzéssel kapcsolatos dokumentumok o Közbeszerzési ajánlati, részvételi, ill. ajánlattételi felhívások o Ajánlatok elbírálásának befejezésekor készített írásos összegezés o Jogorvoslati eljárások indításáról értesítés és lezárásáról határozat o Hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételének igazolása o Vállalkozási szerződés Ellenőrzés Tájékoztatás/nyilvánossággal kapcsolatos dokumentumok A helyszíni ellenőrzés során tett megállapítások alapján készített intézkedési terv 21 Ellenőrzést végezhetnek: KSZ által végzett ellenőrzés - Helyszíni ellenőrzés A Közreműködő Szervezet (KSZ), a Támogató (NFÜ), az EKKE, az Igazoló Hatóság, a Kormány által kijelölt belső ellenőrzési szerv, a Kincstár, Állami Számvevőszék, az Európai Bizottság illetékes szervezetei és az Európai Számvevőszék. Helyszíni ellenőrzés típusai: Előzetes helyszíni szemle Időközi kifizetéseihez kapcsolódó helyszíni ellenőrzés Záró kifizetéshez kapcsolódó ellenőrzés Utólagos ellenőrzés 23 24 4

Helyszíni ellenőrzések gyakorisága I. Helyszíni ellenőrzések gyakorisága II. Kockázatértékelés alapján történik, de: 10 25 MFt: A 10 és 25 millió forint közötti támogatással megvalósuló projektek esetében a közreműködő szervezet a projektek - kockázatelemzés alapján kiválasztott - legalább 25%- át a projekt befejezését megelőzően a helyszínen ellenőrzi 25 MFt<: Amennyiben a projekthez nyújtott támogatás meghaladja a 25 millió forintot, a közreműködő szervezet a projektet legalább egyszer - amennyiben kockázatelemzés korábban nem indokolja - a projekt befejezését megelőzően a helyszínen ellenőrzi. 250 MFt<: amennyiben a projekthez nyújtott támogatás meghaladja a 250 millió forintot, a közreműködő szervezet a projektet évente legalább egyszer, és a projekt befejezését megelőzően a helyszínen ellenőrzi. Kockázati tényezők: Projekt típusa Projekt mérete (nagy értékű projektek magasabb kockázatot képviselnek) Kedvezményezett típusa (pl. kedvezményezett ellenőrzési eljárásai alapján), Kedvezményezett által megvalósított projektek száma Támogatási arány Elszámolás típusa Projekt megvalósítása során felmerülő problémák, szabálytalanságok száma 25 26 Ellenőrzés lehetséges következményei Hasznos információk Helyszíni ellenőrzés következményei: Intézkedési terv készítése Szerződésmódosítás Felfüggesztés Korrekció Követeléskezelés ÚMFT kapcsán alkalmazott jogforrások: http://www.nfu.hu/doc/594 Hasznos információk: http://www.nfu.hu/hasznos_informaciok_palyazoknak Dokumentumsablonok: http://www.nfu.hu/egysegesites_es_egyszerusites_az_umft_palya zatainak_kifizetesi_es_nyomonkovetesi_rendszereben http://www.vati.hu/main.php?folderid=4402 27 28 Köszönöm a figyelmüket! Elérhetőségek: www.vati.hu Géber János jgeber@vati.hu 52/534-341 (H-Cs 13-16h) 29 5