für Lead Partner und Partner des Programms zur Grenzüberschreitenden Kooperation Österreich Ungarn 2007-2013

CBC Austria Hungary 2007-2013 FINANZHANDBUCH für Lead Partner und Partner des Programms zur Grenzüberschreitenden Kooperation Österreich Ungarn 2007-2013 PÉNZÜGYI ÚTMUTATÓ az Ausztria-Magyarország Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 vezető partnerei és partnerei számára Version 14.10.2009 / 2009.10.14-i verzió Finanzhandbuch / Pénzügyi Útmutató Stand / Állapot 06.08.2009 1

1 INHALTSVERZEICHNIS / TARTALOMJEGYZÉK 1 Inhaltsverzeichnis / Tartalomjegyzék...2 2 Vorwort / Előszó...4 3 Rechtlicher Rahmen / Jogi keretek...5 3.1 EU-Gesetze / EU jogszabályok...5 3.2 Relevante Gesetze in Ungarn / Magyarországi jogszabályok:...6 3.3 Relevante Gesetze in Österreich / Osztrák jogszabályok...6 3.4 Programmspezifische Dokumente / Programdokumentumok...7 4 Berichtslegung und Finanzierung / Jelentéstétel és finanszírozás...8 4.1 Prozessbeschreibung / A folyamat leírása...8 4.1.1 Berichtslegung auf Partnerebene / Jelentéstétel partner szinten...9 4.1.2 Bestätigung der Ausgaben / A kiadások hitelesítése... 10 4.1.3 Berichtslegung auf Projektebene / Jelentéstétel projekt szinten... 11 4.1.4 Abschluss des Projekts und Abschlussbericht / A projekt zárása és a zárójelentés... 12 4.1.5 Rolle der Verwaltungsbehörde und der Bescheinigungsbehörde im Zahlungsprozess / Az Irányító Hatóság és az Igazoló Hatóság szerepe a kifizetési folyamatban... 14 4.1.6 Auszahlung der nationalen Kofinanzierungsmittel / A nemzeti társfinanszírozási források kifizetése... 15 4.1.7 Auszahlung der EFRE Mittel / Az ERFA források kifizetése... 15 4.2 Die für die First Level Control zuständige Stellen / Az első szintű ellenőrzést végző szervezetek... 17 4.3 Wechselkursbezogene Fragen / Árfolyamkérdések... 19 4.4 Inhalt des Berichts / A jelentés tartalma... 20 5 Förderfähigkeitsregeln / Elszámolhatósági szabályok... 22 5.1 Grundprinzipien / Alapelvek... 22 5.2 Nicht förderfähige Kosten / Nem támogatható költségek... 22 5.3 Zeitliche Rahmen der Förderfähigkeit / A jogosultság időbeli keretei... 24 5.4 Geographische Einschränkungen der Förderfähigkeit / A jogosultság földrajzi korlátai... 26 5.4.1 Allgemeine geografische Förderfähigkeitsregeln / Általános földrajzi jogosultsági szabályok... 26 Version 14.10.2009 2/85

5.4.2 Berechnungsmethode der Wirkung des Projektes auf die 20% Regionen / A projekt 20 százalékos területekre gyakorolt hatásának számítási módszere... 26 5.5 Förderfähigkeitsregeln für die einzelne Kostkategorien und Dokumentierung der Ausgaben / Költségkategóriánkénti elszámolhatósági szabályok, és a kiadások dokumentálása... 28 5.5.1 Interne Organisationskosten / Belső szervezeti költségek... 29 5.5.2 Externe Dienstleistungen / Külső szolgáltatások... 36 5.5.3 Lieferaufträge / Áru ill. eszközbeszerzés... 41 5.5.4 Bauaufträge / Építés... 44 5.5.5 Einnahmen / Bevételek... 45 5.6 Förderfähigkeit der Umsatzsteuer / Az ÁFA elszámolhatósága... 47 5.6.1 Allgemeine Umsatzsteuerregelungen / Az ÁFA-val kapcsolatos általános szabályok... 47 5.6.2 Rechnungen mit Reverse Charge / Fordított Áfa... 47 6 Gemeinsame Kosten / Közös költségek... 50 7 Nachweis des Marktpreises und öffentliche Vergabe / Piaci ár igazolás és közbeszerzés... 54 8 Dokumentenaufbewahrung und Kontrolle / Iratmegőrzés és ellenőrzés... 56 9 Publizitätsvorschriften / A nyilvánossági tevékenység szabályai... 57 10 Ausfüllhilfe zu Dokumenten für die Berichtslegung / Kitöltési Útmutató jelentéstételi dokumentumokhoz... 58 10.1 Bericht auf Partnerebene / Partnerszintű jelentés... 58 10.1.1 Tätigkeitsbericht auf Partnerebene / Partnerszintű szakmai jelentés... 58 10.1.2 Finanzbericht auf Partnerebene / Partnerszintű pénzügyi jelentés... 65 10.2 Bericht auf Projektebene / Projekt szintű jelentés... 70 10.2.1 Tätigkeitsbericht auf Projektebene/ Projekt szintű szakmai jelentés... 70 10.2.2 Finanzbericht auf Projektebene / Projekt szintű pénzügyi jelentés... 77 10.2.3 Declaration on validation of expenditure... 82 Version 14.10.2009 3/85

2 VORWORT / ELŐSZÓ Dieses Dokuments dient zur Information der Lead Partner und Projektpartner im Programm zur grenzüberschreitenden Kooperation Österreich-Ungarn 2007-2013 in Fragen der finanziellen Abwicklung von Projekten. Das Finanzhandbuch ergänzt das von der Europäischen Kommission genehmigte Operationelle Programm und den Leitfaden für Antragsteller und Projektträger. Trotz aller Bemühungen der Programmstellen kann es Fragen geben, die in diesem Handbuch nicht beantwortet werden; in solchen Fällen wenden Sie sich bitte an die zuständigen regionalen Kontrollstellen, regionalen Koordinierungsstellen und das Gemeinsame Technische Sekretariat. A dokumentum célja tájékoztatást nyújtani a az Ausztria Magyarország ETC program 2007-2013 vezető partnerei és projektpartnerei számára a projektek pénzügyi lebonyolításával kapcsolatban. A Pénzügyi kézikönyv kiegészíti az Európai Bizottság által jóváhagyott Operatív Programot, a Pályázati és megvalósítási útmutatót. A program intézményeinek minden igyekezete ellenére lehetnek kérdések, melyeket a jelen kézikönyv nem válaszol meg, ilyen esetekben kérjük, forduljanak a regionálisan illetékes első szintű ellenőrzésért felelős szervezethez, a regionális tanácsadóhoz, vagy a Közös Technikai Titkársághoz. Die aktuelle Version des Finanzhandbuch kann von der Programmwebseite (www.at-hu.net) herunterladen werden. A dokumentum aktuális verziója elérhető a program honlapján (http://www.at-hu.net) Version 14.10.2009 4/85

3 RECHTLICHER RAHMEN / JOGI KERETEK 3.1 EU-Gesetze / EU jogszabályok Verordnung (EG) Nr. 1080/2006 vom 5. Juli 2006 des Rats und des Europäischen Parlaments über den Europäischen Fond für Regionale Entwicklung, welche die Verordnung (EG) Nr. 1783/1999 (EFRE-Verordnung) aufhebt Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 vom 11. Juli 2006 des Rats, welche die allgemeinen Bestimmungen für den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfond sowie den Kohäsionsfond festlegt und die Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 (Allgemeine Verordnung) aufhebt Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 vom 8. Dezember 2006 der Europäischen Kommission, welche die Regeln für die Umsetzung der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 (Festlegung der allgemeinen Bestimmungen für EFRE, ESF und den Kohäsionsfond) festschreibt sowie die Verordnung (EG) Nr. 1080/2006 des Europäischen Parlaments und des Rats zu EFRE (Durchführungsverordnung) Verordnung (EG) Nr. 1082/2006 vom 5. Juli 2006 der Europäischen Kommission über den Europäischen Verbund für territoriale Zusammenarbeit (EVTZ) als Option. Verordnung (EG) Nr. 1341/2008 vom 18. Dezember 2008 der Europäischen Kommission über den Europäischen Fond für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds sowie den Kohäsionsfonds über Änderungen hinsichtlich einzelner Einnahmen schaffender Projekte COCOF-Dokumente über Unregelmäßigkeiten im öffentlichen Vergabeverfahren (Guidelines for determining financial corrections to be made to expenditure co-financed by the structural funds or the cohesion fund for non-compliance with the rules on public procurement) Az Európai Parlament és a Tanács 2006. július 5-i 1080/2006/EK rendelete az Európai Regionális Fejlesztési Alapról és az 1783/1999/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről a Tanács 2006. július 11-i 1083/2006/EK rendelete az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, az Európai Szociális Alapra és a Kohéziós Alapra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról és az 1260/1999/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről A Bizottság 2006. december 8-i 1828/2006/EK rendelete a 1083/2006/EK tanácsi rendelet, valamint az Európai Regionális Fejlesztési Alapról szóló 1080/2006/EK európai parlamenti és a tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó szabályok meghatározásáról A Bizottság 2006. július 5-i 1082/2006/EK rendelete az európai területi együttműködési csoportosulásról, mint opcióról. A Bizottság 2008. december 18-i 1341/2008/EK rendelete az Európai Regionális Fejlesztési Alapról, az Európai Szociális Alapról és a Kohéziós Alapról szóló 1083/2006/EK rendelet egyes jövedelemtermelő projektek tekintetében történő módosításáról Az Alapok Koordinációs Bizottsága által kiadott ajánlás (száma: COCOF 07/0037/03-HU) A közbeszerzésre vonatkozó szabályok megsértése esetén alkalmazandó pénzügyi korrekciók meghatározására vonatkozó iránymutatások a strukturális alapok és a Kohéziós Alap által társfinanszírozott kiadások tekintetében Version 14.10.2009 5/85

3.2 Relevante Gesetze in Ungarn / Magyarországi jogszabályok: Gesetz über das öffentliche Vergabeverfahren (2003. CXXIX) Gesetz über die Rechnungslegung (2000. C.) Gesetz über die Steuerordnung (2003.XCII) Gesetz über die Allgemeine Umsatzsteuer (2007. CXXVII) Regierungsverordnung Nr. 85/2004(IV.19) über das Verfahren hinsichtlich staatlicher Beihilfen gemäß Gründungsvertrag der Europäischen Gemeinschaft Artikel 87 Absatz (1) und über die regionale Förderlandkarte Regierungsverordnung Nr. 160/2009(VIII.3) über die Durchführung einzelner, auf die territoriale Zusammenarbeit bezogener Programme der Finanzierungsfonds des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung sowie des Instruments für Heranführungshilfe in der Programmperiode 2007-2013 Regierungsverordnung Nr. 217/1998 über die Verfahrensordnung des Staatshaushaltes Regierungsverordnung Nr. 49/2007 über Einrichtungen der nationalen Verwendung von Förderungen aus einzelnen, auf die territoriale Zusammenarbeit bezogenen Programmen der Finanzierungsfonds des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung sowie des Instruments für Heranführungshilfe und des Europäischen Nachbarschafts- und Partnerschaftsinstruments im Programmperiode 2007-2013. A Közbeszerzésről (2003. CXXIX) szóló törvény A Számvitelről (2000. C) szóló törvény Az adózás rendjéről (2003.XCII) szóló törvény Általános forgalmi adóról (2007. CXXVII) szóló törvény 85/2004(IV.19) kormányrendelet az Európai Közösséget létrehozó Szerződés 87. cikkének (1) bekezdése szerinti állami támogatásokkal kapcsolatos eljárásról és a regionális támogatási térképről; 160/2009(VIII.3) kormányrendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjainak végrehajtásáról 217/1998 kormányrendelet Az államháztartás működési rendjéről 49/2007 kormányrendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap, valamint az Előcsatlakozási Támogatási Eszköz és az Európai Szomszédsági és Partnerségi Eszköz pénzügyi alapok egyes, a területi együttműködéshez kapcsolódó programjaiból származó támogatások hazai felhasználásának intézményeiről 3.3 Relevante Gesetze in Österreich / Osztrák jogszabályok 17. Bundesgesetz: Bundesvergabegesetz 2006 BVergG 2006 Vereinbarung zwischen dem Bund und den Ländern gemäß Art. 15a B-VG über das Verwaltungs- und Kontrollsystem in Österreich für die EU-Strukturfonds in der Periode 2007-2013 BverG 2006. évi 17. számú szövetségi közbeszerzési törvény A Szövetség és a Tartományok az alkotmány 15a cikke szerinti megállapodása a 2007-2013 időszak EU Strukturális Alapjainak irányítási és ellenőrzési rendszeréről Version 14.10.2009 6/85

Bieten die voran genannten Regulative keine ausreichenden Erklärungen, so gilt die jeweils landesspezifische Allgemeine Richtlinie für die Förderung von Projekten samt seinen Durchführungsbestimmungen. Amennyiben a korábban megadott irányelvek nem nyújtanak kielégítő magyarázatot, úgy az országspecifikus Projektek támogatásának általános irányelvei lép érvénybe. 3.4 Programmspezifische Dokumente / Programdokumentumok Operationelles Programm zur grenzüberschreitenden Kooperation Österreich-Ungarn 2007-2013 (OP) (Genehmigt: durch den Beschluss der Europäischen Kommission (CCI: 2007CB163PO010) am 20. Dezember 2007) Leitfaden für Antragssteller und Projektträger Die Publizitätsvorschriften für geförderte Projekte im Rahmen des Programms zur grenzüberschreitenden Kooperation Österreich- Ungarn 2007-2013 Die Programmdokumente sind auf der Programmhomepage (www.at-hu.net) verfügbar. Ausztria-Magyarország 2007 2013 közötti Határon Átnyúló Együttműködés operatív programja (OP) Jóváhagyva: az Európai Bizottság határozatával (CCI: 2007CB163PO010) 2007. december 20-án) Pályázati és megvalósítási útmutató Nyilvánossági előírások az Ausztria- Magyarország Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013 keretében támogatott projektek számára A programmal kapcsolatos dokumentumok hozzáférhetőek a program weboldalán (http://www.at-hu.net) Version 14.10.2009 7/85

4 BERICHTSLEGUNG UND FINANZIERUNG / JELENTÉSTÉTEL ÉS FINANSZÍRO- ZÁS 4.1 Prozessbeschreibung / A folyamat leírása Im Rahmen eines ETZ-Projekts können - wie bei allen EU-geförderten Projekten - nur tatsächlich entstandene und förderfähige Kosten aus EFRE-Mitteln finanziert werden. Grundlage dafür sind Rechnungen und Belege, die in einer klaren Beziehung zum Begünstigten, zum Projekt und zum definierten Förderzeitraum stehen. Damit EFRE-Mittel ordnungsgemäß an die Projekte ausgezahlt werden können, ist ein bestimmtes Berichts- und Kontrollprozedere vorgesehen, das in der folgenden Übersicht kurz dargestellt und im Weiteren detaillierter beschrieben wird. Egy európai területi együttműködési projekt keretében úgy, mint minden EU által támogatott projektben csak ténylegesen felmerült és elszámolható költségeket lehet ERFA forrásból finanszírozni. Ennek feltétele azoknak a számláknak és bizonylatoknak a megléte, amelyek világos kapcsolatban állnak a kedvezményezettel, a projekttel és a meghatározott támogatási időszakkal. Hogy az ERFA források az előírásoknak megfelelően kifizethetőek legyenek a projektek részére, egy meghatározott jelentéstételi- és ellenőrzési folyamatot kell teljesíteni, amelyet a következő áttekintésben röviden, a továbbiakban pedig részletesebben mutatunk be. Stufe 1 Tätigkeitsbericht und Finanzbericht auf Partnerebene Berichtlegung aller Projektpartner eines Projektes mittels der dafür vorgesehenen Formulare Einreichung der Partnerberichte bei den im Fördervertrag angegebenen zuständigen Kontrollstellen Prüfung der Berichte und der getätigten Ausgaben durch die zuständigen Kontrollstellen Erstellung der Kostenbestätigung ( declaration on validation of expenditure ) durch die zuständige Kontrollstelle und Übermittlung an den jeweiligen Projektpartner Weiterleitung dieser Erklärung von dem Projektpartner an den Lead Partner 1.lépés Partneri szintű szakmai- és pénzügyi jelentés Az előre megadott dokumentumminta segítségével az összes a projektben résztvevő projektpartner jelentéstétele. A partneri jelentés benyújtása a támogatási szerződésben megadott illetékes FLC szervezetnek. Az illetékes FLC szervezetek ellenőrzik a jelentéseket és a projekthez kapcsolódó kiadásokat. A hitelesítési nyilatkozat ( declaration on validation of expenditure ) kiállítása és megküldése az érintett projektpartner számára. A projektpartner megküldi a hitelesítési nyilatkozatot a vezető partner számára. Stufe 2 Tätigkeitsbericht und Finanzbericht auf Projektebene LP erstellt den Tätigkeitsbericht über das Gesamtprojekt sowie den Finanzbericht auf 2.lépés Projektszintű szakmai- és pénzügyi jelentés A vezető partner elkészíti a projektszintű szakmai- és pénzügyi jelentést. Version 14.10.2009 8/85

Projektebene Übermittlung des Berichtspakets an das GTS / die VB. A vezető partner megküldi a jelentést a KTT/IH részére. Stufe 3 Auszahlung der ERFE-Mittel Prüfung des Berichtspakets durch das GTS / die VB Einreichung der Zahlungsanweisung bei der Bescheinigungsbehörde Auszahlung der EFRE-Mittel durch die Bescheinigungsbehörde an den Lead Partner Weitergabe der EFRE-Mittel an die Projektpartner durch den LP 3.lépés ERFA forrás kifizetése A KTT/IH ellenőrzi a jelentéseket. A kifizetési kérelem megküldése az Igazoló Hatóságnak. Az Igazoló Hatóság Kifizető Egysége kifizeti az ERFA támogatást a vezető partner részére. A vezető partner átutalja az ERFA forrásokat a projektpartnereknek. 4.1.1 Berichtslegung auf Partnerebene / Jelentéstétel partner szinten Jeder Projektpartner (einschließlich des LP) erstellt auf Partnerebene einen Bericht über seinen eigenen Projektteil bis zu den im Partnerschaftsvertrag in 6 (3) definierten Fristen. Die Partner reichen den Fortschrittsbericht bei den regional zuständigen Kontrollstellen (FLC) ein. Der Partnerbericht besteht aus zwei Teilen: Tätigkeitsbericht: Dieser hat die Projekttätigkeiten in der vorgegebenen Form zu enthalten, die vom Projektpartner im jeweiligen Berichtszeitraum durchgeführt wurden. Finanzbericht: Dieser hat die Ausgaben zu enthalten, die beim Projektpartner im jeweiligen Berichtzeitraum entstanden sind und bezahlt wurden. Die im Berichtzeitraum angefallenen, aber nicht bezahlten Kosten sind im folgenden Berichtzeitraum anzuführen. Beim Fortschrittsbericht wird der Finanzbericht in der Sprache des Prüfers (FLC) abgefasst (Deutsch oder Ungarisch). Der Tätigkeitsbericht muss zweisprachig (Deutsch und Ungarisch) oder auf Englisch abgefasst sein. Die Vorlage für die Kostenbestätigung ist Englisch. Der Projektpartner hat dafür Sorge zu tragen, dass jede Information und jeder Beleg, der die Entstehung der Ausgaben beweist, der jeweili- Minden projekt partner (a vezető partnert is beleértve) partneri szintű jelentést készít a saját projektrészére vonatkozóan a partnerségi szerződés 6 (3) pontjában meghatározott határidők szerint. A partnerek az előrehaladási jelentést a területileg illetékes FLC szervezetnek nyújtják be. A partneri jelentés két részből áll: Szakmai jelentés: a projekt partner által az adott beszámolási időszakban megvalósított projekt tevékenységeket kell tartalmaznia, megadott formában. Pénzügyi jelentés: a projekt partnernél az adott beszámolási időszakban felmerült és kifizetett kiadásokat kell tartalmaznia. A beszámolási időszak végéig felmerült, de ki nem fizetett költségekről a következő beszámolási időszakban kell jelenteni. Az előrehaladási jelentés esetében a pénzügyi jelentés a kontroller (FLC) nyelvén készül (németül vagy magyarul). A szakmai jelentés készülhet két nyelven (magyarul és németül) vagy angolul is. A hitelesítési nyilatkozat dokumentummintája angol nyelvű. A projekt partnernek biztosítania kell, hogy minden információ és a kiadások valódiságát alátámasztó bizonylat az ellenőrzést végző Version 14.10.2009 9/85

gen Kontrollstelle zu Verfügung steht. Die im Partnerschaftsvertrag angegebenen Abgabefristen beziehen sich auf die Abgabe der Partner-Fortschrittsberichte und die zugehörigen Belege bei den jeweiligen FLC Stellen. Um die im EFRE-Fördervertrag in Teil 1 4 festgelegten Fristen auf Projektebene einhalten zu können - unter Berücksichtigung der Frist für die zuständigen Kontrollstellen laut Verordnung (EG) 10180/2006 in 16 (2) - kann der LP in begründeten Fällen und falls für die ordnungsgemäße Abwicklung des Projekts erforderlich, die genannten Berichtlegungstermine auf Partnerebene ändern (Partnerschaftsvertrag 6 (3)). Bei fehlenden Nachweisen oder eindeutigen Widersprüchen zu den Förderfähigkeitsregeln ist der LP berechtigt, die vom PP geltend gemachten Ausgaben nicht in die Ausgabenerklärung auf Projektebene aufzunehmen (Partnerschaftsvertrag 7 (6)). Diese Ausgaben können im nächsten Berichtzeitraum geltend gemacht werden. szervezet rendelkezésére álljon. A partnerségi szerződésben megadott jelentéstételi határidők a partnerszintű előrehaladási jelentés, valamint az azokhoz kapcsolódó bizonylatok FLC felé történő leadásának dátumára vonatkoznak. Az ERFA Támogatási szerződés 1 részének 4 - ban foglalt projektszintű jelentéstételi határidők betartása érdekében, tekintettel az első szintű ellenőrzést végző szervezet számára az 1080/2006 EK rendelet 16 (2) alapján megszabott határidőkre a vezető partner indokolt esetben, amennyiben a projekt szabályszerű lebonyolítása szükségessé teszi, megváltoztathatja a partnerszintű jelentéstételi határidőket (Partnerségi szerződés 6 (3) A benyújtott bizonylatok hiányossága illetve a támogathatósági szabályoknak való ellentmondás esetén a vezető partner jogosult a projektpartner által érvényesíteni kívánt költségeket kihagyni a projektszintű hitelesítési nyilatkozatból. (Partnerségi szerződés, 7 (6)). Ezen kiadások a következő beszámolási időszak jelentésében szerepeltethetőek. 4.1.2 Bestätigung der Ausgaben / A kiadások hitelesítése Überprüfung: Nach der Einreichung des Berichts prüft die Kontrollstelle zunächst, ob die Unterlagen komplett sind. Danach wird kontrolliert, ob die kofinanzierten Produkte und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit dem Fördervertrag erbracht wurden und ob die deklarierten Ausgaben real sind (Prüfung der Rechnungen). Darüber hinaus wird die Vereinbarkeit dieser Ausgaben mit den gemeinschaftlichen und nationalen Rechtsvorschriften (1080/16 (1)) geprüft. Nachreichung: Wenn Form und/oder Inhalt des Berichts nicht den Erfordernissen entspricht, fordert die Kontrollstelle den Partner schriftlich (E-Mail, Fax) zur Nachreichung der Dokumente bzw. zur Fehlerkorrektur auf. Vor-Ort-Kontrollen durch die regionalen Kontrollstellen: Ziel der Vor-Ort-Kontrollen ist es u.a. zu überprüfen, ob Produkte und Dienstleistungen wirk- Ellenőrzés: Az első szintű ellenőrzést végző szervezet a beérkezett jelentés alapján megvizsgálja, hogy a dokumentumok teljesek-e. Ezután ellenőrzi, hogy a ársfinanszírozott termékeket és szolgáltatásokat a támogatási szerződéssel összhangban teljesítették és hogy a lenyilatkozott költségek valósak (számlák ellenőrzése). Azonkívül ezen kiadások megfeleléséta közösségi és a tagállam nemzeti szabályaval 1080/16 (1). Hiánypótlás: Amennyiben a jelentés formailag és/vagy tartalmilag nem megfelelő, írásban (e-mail, fax) felszólítja a partnert a mulasztás pótlására, illetve a hibák helyesbítésére. Helyszíni ellenőrzések a regionális ellenőrzőszervezeteken keresztül A helyszíni ellenőrzések célja többek között az, hogy a termékek és szolgáltatások valóban telje- Version 14.10.2009 10/85

lich geliefert wurden und ob Publizitätsregeln sowie die Vergabegesetze eingehalten wurden. Während der Projektdauer wird mindestens einmal - aufgrund von Risikoanalysen kann dies auch öfters der Fall sein eine Vor-Ort-Kontrolle durchgeführt. Die Vor-Ort-Kontrolle kann von MitarbeiterInnen der regional zuständigen Kontrollstellen und/oder von externen ExpertInnen durchgeführt werden. Prüfungen können auch nach Projektabschluss durchgeführt werden. Ausstellung der Ausgabenbestätigung: Nach Abschluss der Prüfung stellt die Kontrollstelle eine Ausgabenbestätigung über diejenigen Ausgaben aus, die den Vorschriften entsprechen (auf Gemeinschaftsebene, Ebene der Mitgliedstaaten und auf Programmebene), und schickt diese Bestätigung an den Partner. Laut Verordnung (EG) 1080/2006 16 (2) stehen der Kontrollstelle für die Bestätigung der Ausgaben 3 Monate zu Verfügung. Die Ausgabenbestätigung wird in Euro ausgestellt, jegliche nicht in Euro erfolgte Ausgaben werden vorher umgerechnet. In Österreich wird dabei der am Tag der Transaktion gültige Tageskurs, in Ungarn der im letzten Monat des Berichtzeitraumes gültige Monatskurs der Europäischen Zentralbank zugrunde gelegt. Der Monatskurs der EZB ist unter der folgenden Webadresse abrufbar: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm? fuseaction=home&language=en sítésre kerültek-e és hogy a nyilvánosságra vonatkozó előírásokat, valamint a közbeszerzési törvényt betartották-e. A projekt időtartama során legalább egy alkalommal kockázat-elemzés alapján ez több alkalom is lehet helyszíni ellenőrzésre kerül sor. A helyszíni ellenőrzést az ellenőrzésért felelős szervezet munkatársai, és/vagy külső szakértők is végezhetik. Ellenőrzésre sor kerülhet a projektzárást követően is. A hitelesítési nyilatkozat kiállítása: Az ellenőrzés elvégzését követően az ellenőrző szerv kiállítja a hitelesítési nyilatkozatot azokra a kiadásokra vonatkozóan, melyek megfelelnek az EU, nemzeti, valamint programszintű előírásoknak, majd megküldi azt az érintett projektpartnerek számára. Az 1080/2006 EK rendelet 16 (2) alapján az első szintű ellenőrzésnek a költségek hitelesítésére 3 hónap áll rendelkezésére. A FLC a hitelesítési nyilatkozatot euróban állítja ki, ennek megfelelően a nem euróban felmerült kiadások átváltásra kerülnek. Az átváltás árfolyama Ausztriában az átutaláskor/ valuta vásárlásakor használt árfolyam, Magyarországon a jelentéstételi időszak utolsó hónapjában érvényes Európai Központi Bank által közölt havi árfolyam. Az EKB havi árfolyamát az alábbi webcímen lehet elérni: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm? fuseaction=home&language=en 4.1.3 Berichtslegung auf Projektebene / Jelentéstétel projekt szinten Die Abgabetermine der vom Lead Partner beim Gemeinsamen Technischen Sekretariat abzugebenden Fortschrittsberichte sind in Teil 1 4 des EFRE Vertrages festgelegt und basieren auf den vom LP angegebenen Daten. Die Abgabefristen für die Fortschrittsberichte dürfen 5 Monate nach Ende des Berichtzeitraums nicht überschreiten. Die folgende Grafik stellt beispielhaft die Bezie- Az egyes, a vezető partner által a Közös Technikai Titkárságra benyújtandó előrehaladási jelentések határidejét az vezető partner által megadott adatok alapján az ERFA Támogatási szerződés rögzíti az 1 részének 4 -ban. Ez a határidő nem lehet később, mint a beszámolási időszak végétől számított 5 hónap. Az alábbi ábra egy példán keresztül mutatja be Version 14.10.2009 11/85

hungen zwischen dem Ende des Berichtzeitraumes (Abschluss der Tätigkeiten in einem gegebenen Zeitraum), Abgabe des Fortschrittberichts auf Partnerebene, Überprüfung durch die Kontrollstelle und der Abgabe des Fortschrittberichtes auf Projektebene dar. a beszámolási időszak vége (az időszakhoz tartozó tevékenységek lezárása), a partnerszintű előrehaladási jelentés leadása, az első szintű ellenőrzés és a projektszintű előrehaladási jelentés leadása egymáshoz való időbeli viszonyát. Abbildung 1. ábra Abgabe des Partner-Fortschrittsberichts bei der FLC A partnerszintű előrehaladási jelentés leadása az FLC-nek Ende des Berichtzeitraumes Beszámolási időszak vége Abgabe des Fortschrittberichts auf Projektebene beim GTS Projektszintű előrehaladási jelentés leadása a KTT-nek Projekttätigkeiten Projekt tevékenység Administrativer Abschluss des Berichtzeitraums A beszámolási időszak adminisztratív zárása Überprüfung durch die Kontrollstelle Ellenőrzés az FLC által 0 1 2 3 4 5 Monate / Hónapok Der vom Lead Partner beim Gemeinsamen Technischen Sekretariat eingereichte Fortschrittsbericht ist auf Basis der Partnerberichte zu erstellen. Er besteht aus einem Tätigkeitsund einem Finanzbericht sowie den Ausgabenbestätigungen der Partner, jeweils ausgestellt von den zuständigen Kontrollstellen. Sämtliche Teile des Fortschrittsberichts müssen in einer elektronischen Fassung sowie in Papierform inklusive Unterschrift beim GTS eingereicht werden. A vezető partner által a Közös Technikai Titkárságnak benyújtott előrehaladási jelentést a partnerszintű jelentések alapján kell elkészíteni. A jelentés egy szakmai és egy pénzügyi jelentésből, valamint a partnerszinten illetékes első szintű ellenőrzést végző szerv(ek) által kiállított partner-szintű hitelesítési nyilatkozatokból áll. Az előrehaladäsi jelentés összes részét egy elektronikus és egy egyeredeti, aláírással ellátott nyomtatott példányban kell a KTT-nek benyújtani. 4.1.4 Abschluss des Projekts und Abschlussbericht / A projekt zárása és a zárójelentés Teil 1 des EFRE Vertrags legt in 2 das späteste Datum für die Förderfähigkeit von Ausgaben fest. Dieser Termin kann vom Projektträger nicht einseitig verlängert werden. Das späteste Datum für die Förderfähigkeit ist gleichzeitig das Ende des letzten Berichtszeitraums. Die tatsächliche Umsetzung des Projekts endet normalerweise ein paar Monate vor diesem Termin. Der Abgabetermin des vom Lead Partner beim Gemeinsamen Technischen Sekretariat abgege- Az ERFA Támogatási szerződés I rész 2 rögzíti a kiadások elszámolhatóságának legkésőbbi időpontját. Ez a határidő nem hosszabbítható meg a projektgazda egyoldalú döntésével. Az elszámolhatóság legkésőbbi időpontja egyúttal az utolsó beszámolási időszak vége. Mindazonáltal a projekt tényleges megvalósítása általában néhány hónappal ezt megelőzően lezárul. A vezető partner által a Közös Technikai Titkárságra benyújtandó zárójelentés határidejét az Version 14.10.2009 12/85

benen Abschlussberichts ist im EFRE Vertrag in Teil 1 4 festgelegt. Die Abgabefrist darf 7 Monate nach Ende des letzten Berichtzeitraums nicht überschreiten und muss spätestens auf den 30.6.2015 datieren. Vor dem Abschluss des Projektes ist unbedingt Folgendes zu berücksichtigen: Sowohl die Umsetzung der Projektaktivitäten als auch die Begleichung aller Rechnungen muss innerhalb des letzten Berichtzeitraums, also bis zu dem im EFRE Fördervertrag festgelegtem Datum für das Ende der Förderfähigkeit abgeschlossen werden. Die nach diesem Datum getätigten Ausgaben sind nicht mehr förderfähig. Auch Löhne, einschließlich der Lohnnebenkosten, sind nur bis zu diesem Zeitpunkt förderbar. Die folgende Grafik stellt beispielhaft die Beziehungen zwischen dem Abschluss der Projekttätigkeiten, dem administrativen Abschluss der Ausgaben und dem Ende der Förderfähigkeit, inkl. der Abgabe des Partnerberichts, Überprüfung durch die Kontrollstelle und Abgabe des Projekt-Abschlussberichts dar. ERFA Támogatási szerződés rögzíti az 1 rész 4 -ban. E határidő nem lehet később, mint az utolsó beszámolási időszak végétől számított 7 hónap, de legkésőbb 2015. június 30. A projekt lezárása előtt a következőket kell figyelembe venni: A projekt tényleges tevékenységeit, valamint a felmerült költségek kifizetését egyaránt le kell zárni az utolsó jelentéstételi időszakban, vagyis az elszámolhatóság ERFA szerződésben rögzített legkésőbbi dátumáig. Az ez után a dátum után kifizetett költségek nem elszámolhatóak. A bérek, beleértve a járulékokat is csak eddig a dátumig számolhatóak el. Az alábbi ábra egy példán keresztül mutatja be a projekt tevékenységeinek lezárása, az adminisztratív zárás és az elszámolhatóság végső határideje, valamint a partnerszintű jelentés leadása, az első szintű ellenőrzés és a projektzárójelentés leadása közötti időbeli viszonyt. Abbildung 2. ábra Abgabe des Partner-Abschlussberichts bei der FLC Partnerszintű zárójelentés leadása az FLC-nek Ende der tatsächlichen Umsetzung A tényleges megvalósítás lezárása Spätestes Datum für die Förderfähigkeit Az elszámolhatóság legkésőbbi időpontja Abgabe des Abschlussberichts auf Projektebene beim GTS Projektszintű zárójelentés leadása a KTT-nek Projekttätigkeiten Projekt tevékenység Administrativer Abschluss der Ausgaben, letzte Auszahlungen A kifizetések adminisztratív zárása, utolsó kifizetések Berichterstellung Jelentés összeállítása Überprüfung durch die Kontrollstelle Ellenőrzés az FLC által LP erstellt den Endbericht Az LP összeállítja a zárójelentést -2-1 0 1 2 3 4 5 6 7 Monate / Hónapok Der Abschlussbericht über dengesamten Projektverlauf hat folgende Punkte zu beinhalten: A projekt teljes folyamatát magában foglaló zárójelentésnek a következő pontokat kell tartal- Version 14.10.2009 13/85

a) Gegenüberstellung geplanter und tatsächlich durchgeführter Aktivitäten mit Begründung etwaiger Abweichungen, b) Darstellung der Ergebnisse und der erreichten Ziele, c) falls zutreffend, erhebliche Änderungen gegenüber den ursprünglich geplanten Aktivitäten, d) Erfahrungen mit der grenzüberschreitenden Kooperation, e) nähere Angaben zu geplanten Folgeaktivitäten sowie weitere Schritte zur Nutzung und Verbreitung der Ergebnisse, f) Bericht über Informations- und Publizitätsmaßnahmen gemäß 16 des EFRE Vertrags. Die Abschlussberichte müssen in dem vom Programm vorgegebenen Format zweisprachig (Deutsch und Ungarisch) erstellt werden. Sämtliche Teile des Abschlussberichts müssen in einer elektronischen Fassung sowie in Papierform inklusive Unterschrift beim GTS eingereicht werden. maznia: a) A tervezett és ténylegesen megvalósított tevékenységek összevetése, az esetleges eltérések indoklásával, b) az eredmények és az elért célok bemutatása, c) az eredetileg tervezett tevékenységekhez képesti lényeges változások, ha felmerült i- lyen d) a határon átnyúló együttműködési struktúrával kapcsolatos tapasztalatok, e) közelebbi adatok a projektet követően tervezett tevékenységekről, valamint az eredmények felhasználása és terjesztése érdekében tett további lépések, f) az ERFA szerződés 16 szerinti tájékoztatási és nyilvánossághoz kapcsolódó tevékenységekről szóló jelentés. Az előrehaladási és zárójelentéseket a program által rendelkezésre bocsátott formában németül és magyarul kell elkészíteni. A zárójelentés öszszes részét egy elektronikus és egy egyeredeti, aláírással ellátott nyomtatott példányban kell a KTT-nek benyújtani. 4.1.5 Rolle der Verwaltungsbehörde und der Bescheinigungsbehörde im Zahlungsprozess / Az Irányító Hatóság és az Igazoló Hatóság szerepe a kifizetési folyamatban Nach dem Eingang eines Fortschritts- oder Abschlussberichts (bestehend aus Tätigkeits- und Finanzbericht sowie den Kostenbestätigungen der einzelnen Partner) prüft die Verwaltungsbehörde mit Unterstützung des GTS dessen Vollständigkeit und Richtigkeit. Sie bestätigt, dass die Prüfanforderungen gemäß Artikel 15 (1) der EFRE-Verordnung erfüllt wurden, stellt eine Zahlungsanforderung aus und übermittelt diese an die Bescheinigungsbehörde. Die Bescheinigungsbehörde führt alle erforderlichen Prüfungen durch, die sich aus ihren Pflichten gemäß Artikel 61 der Allgemeinen Verordnung ergeben. Bei Bedarf kann sie über die Verwaltungsbehörde weitere Informationen vom Lead Partner anfordern oder selbst weitere Prüfungen durchführen. A (szakmai jelentésből és pénzügyi jelentésből, valamint az egyes partnerek hitelesítési nyilatkozataiból álló) előrehaladási vagy zárójelentés beérkezése után az Irányító Hatóság a Közös Technikai Titkárság segítségével ellenőrzi, hogy a jelentések hiánytalanságát és helyességét. Az Irányító Hatóság igazolja, hogy az ERFA szerződés 15. cikk 1. bekezdés ellenőrzési követelményeinek eleget tettek, kifizetési kérelmet állít ki, és megküldi az Igazoló Hatóságnak. Az Igazoló Hatóság elvégzi az Általános Rendelet 61. cikke szerinti kötelességéből adódó öszszes ellenőrzést. Szükség esetén az Irányító Hatóságon keresztül további információkat szerezhet be a vezető partnertől, vagy saját maga is további ellenőrzéseket végezhet. Version 14.10.2009 14/85

4.1.6 Auszahlung der nationalen Kofinanzierungsmittel / A nemzeti társfinanszírozási források kifizetése Die nationalen Kofinanzierungsstellen geben parallel (aber nicht unbedingt zeitgleich) mit den EFRE-Auszahlungen ihre Mittel an die Projektpartner / den Lead Partner frei. Ob eine Vorfinanzierung aus nationalen Kofinanzierungsmitteln zu Verfügung gestellt wird, bzw. ob die Auszahlung der nationalen Kofinanzierung auf Basis der Ausgabenbestätigung der FLC oder auf Basis anderer Abrechnungsmodalitäten erfolgt, wird in den Kofinanzierungsverträgen festgelegt. Gemäß 8 (6) des EFRE- Fördervertrags muss die proportionelle Aufwendung der nationalen öffentlichen Kofinanzierungsmittel zu den EFRE-Mitteln laut des vom Begleitausschuss genehmigten Budgets spätestens vor der letzten EFRE-Auszahlung gesichert werden. A nemzeti társfinanszírozást biztosító szervezetek az ERFA kifizetésekkel párhuzamosan de nem feltétlenül azonos időben - kezdeményezik a hazai források kifizetését a projektpartnerek/vezető partner számára. Az, hogy a nemzeti társfinanszírozásból biztosítanak-e előfinanszírozást, illetve, hogy a nemzeti társfinanszírozás kifizetése az első szintű ellenőrzés hitelesítési nyilatkozatán nyugszik vagy más elszámolási módot használnak, a társfinanszírozási szerződésben kerül lefektetésre. Az ERFA támogatási szerződés 8 (6) szerint a nemzeti közpénz társfinanszírozás ERFA forrásokkal arányos felhasználását a Monitoring Bizottság által jóváhagyott költségvetésnek megfelelően, legkésőbb az utolsó ERFA kifizetésig biztosítani kell. 4.1.7 Auszahlung der EFRE Mittel / Az ERFA források kifizetése Die EFRE-Fördermittel werden von der Zahlstelle der Bescheinigungsbehörde in Euro auf das im Teil 1, 4 des EFRE-Fördervertrags genannte Konto überwiesen. Änderungen der Projektkontodaten sind unverzüglich dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat und der Verwaltungsbehörde schriftlich zu melden. Der Lead Partner ist gemäß EFRE-Fördervertrag für die Überweisung der EFRE-Mittel an die Projektpartner in Höhe der tatsächlichen, bescheinigten Kosten verantwortlich. Abbildung 3 zeigt den oben beschriebenen Ablauf der Berichtslegung und Zahlungsflüsse in einem Flussdiagramm. Az Igazoló Hatóság Kifizető Egysége az ERFA támogatást euróban, az ERFA szerződés 1. rész, 4. -ban megnevezett bankszámlára utalja át. A projekt vagy az egyes partnerek számlaadatainak változását haladéktalanul jelenteni kell a Közös Technikai Titkárságnak és az Irányító Hatóságnak. A vezető partner az ERFA szerződés alapján felel azért, hogy az ERFA forrásokat a ténylegesen igazolt költségek mértékében átutalja a projektpartnereknek. A 3. ábra a fentiekben leírt jelentéstételi és kifizetési folyamatokat mutatja be. Version 14.10.2009 15/85

Abbildung 3. ábra Version 14.10.2009 16/85

4.2 Die für die First Level Control zuständige Stellen / Az első szintű ellenőrzést végző szervezetek Eine Liste der jeweils zuständigen regionalen Kontrollstellen (FLC) aller Projektpartner ist im Anhang F des EFRE-Fördervertrags zu finden. Die Kontrollaufgaben nach 16 der Verordnung (EG) 1080/2006 übernehmen in Österreich die in den jeweiligen österreichischen Landesregierungen der Bundesländer Wien, Niederösterreich, Burgenland und Steiermark eingerichteten Kontrollstellen. In Ungarn wird die Kontrolle von VÁTI Nonprofit GmbH für Regionale Entwicklung und Städteplanung (VÁTI Nonprofit Kft.) durchgeführt. Die regional zuständigen Kontrollstellen des Programms sind: Az egyes projektpartnerek ellenőrzéséért felelős első szintű ellenőrzést végző szervezeteket (FLC) az ERFA szerződés F melléklete tartalmazza. Ausztriában az 1080/2006/EK rendelet szerinti első szintű ellenőrzést a mindenkori tartományi kormyányok, Bécs, Alsó-Ausztria, Burgenland és Stájerország veszik át. Magyarországon az első szintű ellenőrzést a VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft. (VÁTI Nonprofit Kft.) végzi. A program regionálisan illetékes első szintű ellenőrzést végző szervezetei: Burgenland: Name / név: Organisation / szervezet: Adresse / Cím: Niederösterreich / Alsó-Ausztria Name / név: Organisation / szervezet: Steiermark / Stájerország: Thomas Grass RMB - Regionalmanagement Burgenland GmbH Technologiezentrum Eisenstadt, A-7000 Eisenstadt, Marktstraße 3 Alois Zink Amt der Niederösterreichischen Landesregierung Adresse / cím: A-3109 St. Pölten Landhausplatz 1 Haus 16, Zimmer 16.119 Name / név: Margit Feiertag-Tantscher Organisation / szervezet: Amt der Steiermärkischen Landesregierung Abt. 16. Adresse / cím: A-8010 Graz, Stempfergasse 7 West-Transdanubien / Nyugat-Dunántúl: Name / név: Organisation / szervezet: Péter Virágh VÁTI Non-profit Kft. Nyugat-dunántúli Területi Iroda Adresse / cím: Verő József. u. 1., Sopron H-9400 Version 14.10.2009 17/85

Wien / Bécs: Name / név: Organisation / szervezet: Ingrid Real Amt der Wiener Landesregierung MA 27 Dezernat Ausgabenkontrolle Adresse / cím: A-1082 Wien Schlesingerplatz 2. Version 14.10.2009 18/85

4.3 Wechselkursbezogene Fragen / Árfolyamkérdések Sämtliche Projektunterlagen werden in Euro ausgestellt: Bei den eingereichten Projektanträgen müssen die Kosten in Euro angeführt werden, und auch im abgeschlossenen EFRE- Fördervertrag sind die Kosten und die Förderung in Euro angegeben. Die Partner müssen ihre Ausgaben im Finanzbericht in Euro angeben, und auch die Ausgabenbestätigung der First Level Control wird in Euro ausgestellt. Die Förderung wird stets in Euro überwiesen unabhängig davon, ob die Ausgaben in Euro oder in einer anderen Währung erfolgt sind. Daher müssen im Zuge der Berichtslegung die nicht in Euro entstandenen Ausgaben in Euro umgerechnet werden. In Österreich wird dabei der am Tag der Transaktion gültige Tageskurs, in Ungarn der im letzten Monat des Berichtzeitraumes gültige Monatskurs der Europäischen Zentralbank zugrunde gelegt. Der Monatskurs der EZB ist unter der folgenden Webadresse abrufbar: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index. cfm?fuseaction=home&language=en Wegen der oben erwähnten Programmregeln tragen vor allem die ungarischen Projektpartner das Wechselkursrisiko, da ihre Ausgaben hauptsächlich in Forint entstehen, obwohl auch bei den österreichischen Partnern Kosten in Forint anfallen können. Zur Vermeidung von Wechselkursverlusten wird daher Folgendes vorgeschlagen: Es sollte ein Eurokonto eröffnet werden, auf das die EFRE-Fördermittel überwiesen werden, so dass Sie den Zeitpunkt der Umwechslung selbst bestimmen können. Verträge mit Zulieferern sollten in Euro abgeschlossen werden, so dass die Unternehmer und nicht die Projektpartner das Wechselkursrisiko tragen. Für die Auszahlung der Kosten, die auf keinen Fall in Euro (größtenteils in HUF) anfallen, sollte eine Art Reservefond geschaffen werden. Az összes projektdokumentumot euróban szükséges kitölteni. A beadott pályázatokban a költségeket és forrásokat euróban kellett feltüntetni, ugyanígy az ERFA támogatási szerződés is euróban kerül megkötésre. A partnereknek az első szintű ellenőrzéshez benyújtott elszámolásukban a felmerült és kifizetett költségeket euróban kell feltüntetniük, s az első szintű ellenőrzés által kibocsátott hitelesítési nyilatkozatot szintén euróban állítják ki. A támogatás folyósítása euróban valósul meg, függetlenül attól, hogy a partner költsége euróban vagy más pénznemben keletkezett. Ennek megfelelően a jelentéstétel során azokat a kiadásokat, amelyek nem euróban keletkeztek, át kell váltani euróra. Az átváltás árfolyama Ausztriában az átutaláskor/ valuta vásárlásakor használt árfolyam, Magyarországon a jelentéstételi időszak utolsó hónapjában érvényes Európai Központi Bank által közölt havi árfolyam. Az EKB havi árfolyamát az alábbi webcímen lehet elérni: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index. cfm?fuseaction=home&language=en A program fent bemutatott sajátossága miatt az árfolyamkockázat nagymértékben terheli a magyarországi partnereket, akiknek kiadásai várhatóan túlnyomórészt forintban merülnek fel, bár az osztrák partnereknél is felmerülhetnek forint kiadások. Ezért az árfolyamveszteségek elkerülése érdekében javasoljuk a következőket: A támogatás fogadására nyisson euró alapú bankszámlát, így az átváltás időpontját Ön tudja megválasztani. A vállalkozói szerződéseket lehetőleg euró alapon kösse meg, így nem a projektpartner, hanem a vállalkozó viseli az árfolyamkockázatot. A nem euróban (nagyrész forintban) felmerülő költségek kifizetésekor keletkező árfolyamkockázat kivédésre képezzen egyfajta tartalékalapot. Version 14.10.2009 19/85

4.4 Inhalt des Berichts / A jelentés tartalma Sowohl der Fortschrittsbericht als auch der Abschlussbericht bestehen aus einem Tätigkeitsbericht und einem Finanzbericht über den jeweiligen Berichtzeitraum. Die zwei Teile des Berichts müssen mit einander im Einklang sein, das heißt im Finanzbericht sollen diejenigen Ausgaben aufgeführt werden, die in Zusammenhang mit den im jeweiligen Zeitraum durchgeführten Tätigkeiten entstanden sind (mit der Ausnahme einiger vom vorherigen Zeitraum übrig gebliebenen Ausgaben). Der Bericht ist im vorgegebenen Format, vom zeichnungsberechtigten Vertreter des Partners unterzeichnet und gestempelt einzureichen. Der Tätigkeitsbericht soll folgendes darstellen: - die im jeweiligen Zeitraum durchgeführten Tätigkeiten, - die Ergebnisse dieser Tätigkeiten, besonders den aktuellen Stand der im Anhang G des EFRE-Fördervertrags festgelegten Output Indikatoren, bzw. die Begründung von Abweichungen, - die für den nächsten Zeitraum geplanten Aktivitäten, besonders die jetzt konkretisierten Pilotmaßnahmen, die vorher nur grob geplant waren, - Informations- und Publizitätsmaßnahmen, - Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit den Partnern, - eventuell aufgetrenene Schwierigkeiten und deren Lösungen, - jegliche Abweichungen von den geplanten Aktivitäten und deren Begründung, - im Endbericht außerdem die Wirkungen des Projekts auf die Gleichstellung, Umwelt und die grenzüberschreitende Regionalentwicklung bzw. Zusammenarbeit. Dem Bericht sind die von der zuständigen Kontrollstelle bestimmten Belegdokumente beizuschließen. Die Kontrollstellen behalten sich jedoch das Recht vor, von den Partnern eventuell Az előrehaladási és zárójelentés egyaránt a vonatkozó időszakot bemutató szakmai és pénzügyi jelentésből áll. A jelentés két részének egymással összhangban kell állni, vagyis a pénzügyi jelentés (egyes az előző időszakról áthúzódó kiadások kivételével) az adott időszakban elvégzett, a szakmai jelentésben bemutatott tevékenységek kapcsán felmerült kiadásokat mutatja be. A jelentést a kiadott formátumban benyújtani, s el kell látni a partner képviselőjének aláírásával valamint bélyegzőjével. A szakmai jelentésben a következőket kell bemutatni: - az adott időszakban elvégzett tevékenységeket, - azok eredményeit, különös tekintettek az ERFA szerződés G mellékletében rögzített output indikátorok aktuális értékeit, illetve az esetleges eltérések indoklását, - a következő időszakra tervezett tevékenységeket, különös tekintettel a korábban csak átfogóan tervezett, de időközben konkretizált pilot tevékenységekre, - a tájékoztatás és nyilvánosság intézkedéseit, - a partnerekkel való együttműködés tapasztalatait, - a felmerült problémákat és azok megoldásait, - a tervezett tevékenységektől való eltérést, és annak indoklását, - valamint a zárójelentésben a projekt esélyegyenlőségre, környezetvédelemre és a határon átnyúló területfejlesztésre, valamint együttműködésre gyakorolt hatásait. A jelentéshez az első szintű ellenőrzésért felelős szerv által elvárt alátámasztó dokumentumokat kell csatolni. Az első szintű ellenőrzést végző szervezetek fenntartják a jogot arra, hogy esetileg további alátámasztó bizonylatokat kérjen Version 14.10.2009 20/85