EVOLUT KÉSZLETGAZDÁLKODÁSI RENDSZER e-book 2012 Contorg Kft 1
TARTALOMJEGYZÉK Előszó... 4 A készletmodul működési elve... 5 A főmenü... 6 Cikkek csoportosítása... 7 Főcsoport... 7 Cikkcsoport... 8 Cikkcsoport beállításai... 8 Cikkcsoport tulajdonságai... 9 Készletvezetés lehetőségei... 10 Kereskedelmi számlázásnál bruttó vagy nettó ár alkalmazása... 11 Kedvezményrendszer... 11 Cikkcsoport főkönyvi kapcsolatai... 11 Cikkcsoportos ÁFA-kulcs módosítás... 12 Cikkcsoportos ármódosítás... 12 Cikk alcsoport... 13 Készlet [F10] menü... 13 Készletmozgások... 13 Készletkönyvelések... 14 Raktár... 15 Készletosztályok... 16 Jellemzők törzse... 16 Termékdíjak... 16 A termékdíj-kódok felépítése... 16 Beépített termékdíj kódok (katalógus)... 17 Mennyiség egység... 19 Mennyiség egység-átváltási rendszer... 20 Cikkek [F11] menü... 23 Anyagkarton létrehozása... 23 Így hozzunk létre egy cikket / anyagkartont... 23 Új cikk létrehozása... 25 Alapadatok... 25 Adó, vámadatok... 26 Értékesítési adatok... 26 Mennyiségi adatok... 27 Egyéb beállítások... 27 Készletkezelés... 28 Gyártás fül... 28 Kép... 29 Cikkek keresése törzskezelésnél... 29 A cikktörzs azonosítói... 29 Alapértelmezett keresés beállítása... 30 Készletmozgás - Anyagkönyvelés... 32 Raktárosok, készletkezelők munkája... 32 Anyagmozgási műveletek indítása... 33 Keresés a cikkek között... 35 A cikktörzsben használható azonosítók... 35 Alapértelmezett cikk keresés beállítása... 36 Listák... 39 Anyagkartonok... 39 Készletjegyzék... 39 Készlet kartoncsoport... 40 Készletcsoport leltár... 40 Nyitóleltár... 41 Készletcsoport összesítő... 41 Készletforgalmi összesítő... 42 2
Készletmozgás napló... 42 Elfekvő... 43 Készletváltozás nyilvántartása... 43 Jövedéki eladási összesítő... 44 Jövedéki számlanyilvántartás... 44 Jövedéki vevők... 44 Termékdíjas eladási összesítő... 45 Termékdíjas számlanyilvántartás... 45 Termékdíjas vevők... 45 Környezetvédelmi termékdíj-lista... 46 3
Előszó Az Evolut Pénzügyi és Számviteli rendszer készletnyilvántartást szolgáló modulja az Evolut Készletgazdálkodási Rendszer. Az Evolut programcsomag többi moduljai mellett ez a rendszer az, amivel kiegészítve a Pénzügyi és Számviteli csomagot kapjuk az Evolut For Integrált Vállalati Rendszert. A készletprogram a beszerzési árat tényleges, halmozott mérlegelt átlagáron számítja, képes a szállítási- és vámköltségeket a beszerzési ár részeként, automatizáltan kezelni. Teljes és azonnali adatátadása miatt valós idejű kapcsolatban áll a főkönyvi- pénzügyi rendszerrel. Készít több nyelven, devizában is számlát, gyűjtőszámlát, szállítólevelet, mely utóbbi számlába is át tud emelni. Kielégíti a kereskedelmi láncokba való beszállítás igényeit, és elektronikus számlázóként is működik. Devizában könyvelő cégeknél az anyagkönyvelést devizában is kezeli. Használja a gyártók exportszámlázásához szükséges Incoterm 2010 kódokat, nyilvántartja az egyes vevők telephelyeire történt kiszállításokat, elkészíti azok összesítését. Képességei lehetővé teszik, hogy bármelyik devizában számlázzon, készletmozgatási műveletet végezzen, 6-os, 7-es elsődleges, illetve másodlagos költséghely-könyvelést vezessen. Kiemelt figyelmet érdemel az a képessége, hogy a mezőgazdaság / állattenyésztés speciális készletkönyvelését is ismeri, akár devizában is képes azt kimutatni. Beépítve tartalmazza és integráltan használja a környezetvédelmi termékdíjakat, ezekről kimutatást és bevallási segédletet készít, továbbá a számlázásban minden előírt KTfeltételnek megfelel. Fel van készítve egyedi- és csoportos gyári számos nyilvántartásra, sarzs-számok kezelésére, azok készletmozgásának figyelemmel kísérésére. Alkalmas a szavatossági idő nyilvántartására, a számlán ennek feltüntetésére, sarzsszámos kapcsolattal ezeknek a készleteknek a figyelésére. Jövedéki nyilvántartó része megfelel az ide vonatkozó jogszabályi előírásoknak, alkalmas jövedéki termékek tárolására, számlázására, a vámhatóság részére szükséges listák biztosítására, továbbá megfelel az jövedéki törvényben előírt feltételeknek. Rendszeres, állandó fejlesztés, gondozás alatt áll, ennek során felhasználóink igényét, jelzéseit figyelembe vesszük, mely által a program szolgáltatásai időről időre gyarapodnak. 4
A készletmodul működési elve Az Evolut Készletmodul elkészítésénél az volt a cél, hogy a sok szolgáltatást végző rendszer a lehető legkevesebb emberi kézimunkát igényelve működjön. Ennek megfelelve ez a modul is (a többi Evolut modulhoz hasonlóan) az előre beállítható használati módot, az egymásra épülő, előre paraméterezett törzsadat-rendszert, a számviteli szabályokat a gyakorlati kivitelezhetőség szempontjából figyelembe vevő rendszerként készült el és ekként működik. A kezelők munkáját prediktív adatbevitellel, a számviteli törvény szerinti készletmozgás-típusok automatikus szövegezése segíti, azzal, hogy a készletmozgási tételek szövegét előre bekészíti az adatmezőbe, ritkán kell azt átírni. Kiadási tételeknél nem is kéri az egységárat, mivel kialakításánál fogva azt a rendszeren belül automatikusan alkalmazza. Képes a készletnyilvántartást devizában is vezetni. Képernyőin mindenhol látszik az egyes cikkek aktuális készlete, raktározási helye, beszerzési ára, stb. Kialakításának lényege, hogy a készleteket / Főcsoport / Csoport / Alcsoport / bontásban kezeli. Az alcsoport kezelése nem kötelező, azokon a helyeken lehet jól alkalmazni, ahol a készletfajták sokfélesége miatt ez célszerű. Minden számviteli- és készlet-nyilvántartási paramétere a készletcsoporthoz van hozzárendelve. A számviteli törvény szerinti készletcsoportok a rendszerben megnyitva, paraméterezetten készen állnak a felhasználó rendelkezésére. A munka megkezdéséhez szinte csak a cikkek egyedi nyilvántartó kartonját (anyagkarton) kell létrehozni, s már meg is kezdődhet a készletmodul rendszeres használatba vétele. A készletek nyilvántartási értékét tényleges, gördülő mérlegelt átalagáron számítja, pontosan akkora értékben, amibe annak megvásárlása került. A leltári listákon ezen az áron számítja a készletértéket. Bele vannak építve a környezetvédelmi termékdíj rendszer katalógusai, a jövedéki terméktípusok, az áfakulcsok, az Incoterm 2010 paritáskódjai. Készít gyűjtőszámlát, szállítólevelet, proforma számlát, szállítólevélből számlát, magyar, angol, német nyelven, tetszőleges devizában. Paraméterezetten bekészítve tartalmazza az anyagok, áruk, késztermékek, félkész-termékek készletfőcsoportjait és készletcsoportjait, ezek főkönyvi számlahivatkozásait, tulajdonságait, továbbá külön állatkönyvelési rendszerrel bír, az ENAR adminisztráció egy részének lebonyolításával. A készletkezelés során természetesen igazodik a 6-os, 7-es elsődleges költséghelykönyvelés technikájához, de ezek mellett az összes könyvelési eljárást ismeri. A főkönyvi- pénzügyi rendszerhez valós időben kapcsolódva, adatai azonnal megjelennek a főkönyvi számlákon, pénzügyi nyilvántartásokban, a mérlegben, eredménykimutatásban. Listái többszörösen szűrhető, gyors információt biztosítanak, melyek azonnal PDF formátumban lementhetők. Érdekes és nagyon hasznos szolgáltatásai között szerepel az a lehetősége, hogy az analitikus nyilvántartás és főkönyvi kapcsolatát egy kapcsolással ki lehet iktatni, illetve, hogy anyagtípusú készleteknél is ki lehet kapcsolni a készletvezetést. 5
A főmenü Az Evolut For Integrált Pénzügyi és Számviteli Rendszer teljes főmenüje alább látható. A főmenü ikonsorán pirossal bekeretezett két ikon mögött található a készletmodul összes funkciója, műveletei. A Contorg Evolut For programcsomag integrált, analitika alapú rendszer, mely a készletgazdálkodási analitikát is bekapcsolja a rendszerfunkciók közé. A készletmozgás adatai azonnal megjelennek a rendszer többi moduljának adatai között. A készletrendszer kialakításánál fő szempont volt, hogy sok funkciót, lehetőséget kínáljon annak érdekében, hogy a legkülönfélébb helyzetekben is alkalmazható legyen. A pirossal bekeretezett ikonok mögött találhatók a készletkönyvelés műveletei, törzsadatai. Változás, hogy a partner-törzsadatok kezelése adatbevitel közben azonnal elérhető a főmenü ikonsoráról, ami megkönnyíti az adatrögzítés közbeni partneradatok gondozását A készletgazdálkodás legfontosabb funkciói egér nélkül, F10 illetve az F11 billentyűkről is indíthatók. Gyakorlati megfontolásként a partner-törzs kezelése a Törzskezelés menüből ide is felkerült, az F8-as billentyűvel közvetlenül elérhetővé vált. A program és menürendszer felépítésében továbbra is az egy ügyviteli témakörbe tartozó funkciók következetes csoportosítását folytattuk. Ennek köszönhetően a készletkezeléshez közvetlenül, és közvetetten tartozó műveletek egy helyre vannak összerendezve. Így az F10 és F11 nyomógombok mögött található funkciók mind azonos készletkezeléssel összefüggő funkciócsoportba tartoznak. 6
Az F10 Készlet gomb mögött található menürendszer első két sora a készletműveletek, az összes többi pedig a törzskezelési funkciók elvégzésére szolgál. Cikkek csoportosítása Főcsoport A készletek nyilvántartása, kezelése sokféle szabályozás, és működési rendszer alá esik. Az egyik alapvető ezek között a számviteli törvény, ami a gazdálkodók számára ír elő alapvető szabályokat, melyekből feladatok, később eljárási rendszerek keletkezhetnek. A számviteli szabályozás annyira alapvető, hogy egy-egy cég életében ennek nincs kiemelt szerepe, azt oldja meg a könyvelő, inkább a gazdálkodási, termelési, kereskedelmi szempontok jelentenek fontosabb szerepet, melyekhez szintén az adott cégnél sajátos belső szabályok szerinti rendszerek alakulnak ki. Az Evolut rendszer ezekhez a helyzetekhez alkalmazkodik, a számviteli szabályok diszkréten a háttérben maradnak, csak annak lesz fontos, akinek ezzel dolga van, az elsődleges műveleti, készletgazdálkodási igények kiszolgálását teszi a program az első helyre. Ezek ellenére a cikkfőcsoport cikkcsoport beállítása alapvető fontosságú, ezeket itt, ezekben a menüpontokban lehet elvégezni. A cikk főcsoport tartalma inkább számvitel-elméleti, mintsem gyakorlati. A Contorg programokban megszokott szakmai-gyakorlati szempontoknak megfelelve a törzs felépítése itt is vezeti a számviteli rendszerbe való beillesztést. 7
Cikkcsoport A cikkcsoportok már konkrét, a számlatükör egyes számláinak igénybe vételével, a számviteli szempontok szerinti készletgazdálkodási műveletek főkönyvi tartalmát is magukba foglalják. Az itteni beállítások szerint, az adott csoportba tartozó összes készletféleség, cikk: azonos számviteli besorolást kap, függetlenül attól, hogy hány tartozik egy csoportba. A fenti főcsoportrendszer a programba be van építve Cikkcsoport beállításai A cikkcsoport két szabályozási funkciót foglal magába. Az egyik az Alapadatok között megadható cikk-típusok, az alábbiak szerinti látható besorolási lehetőségekkel, a másik a cikkcsoport főkönyvi kapcsolatait tartalmazza. 8
Mindkét szabályozás fontos, mert számviteli és gazdálkodási hivatkozásokat, szempontokat tartalmaznak, melyek fontos integrációs szempontok. Az alapadatok között állítható be, hogy a cikkcsoport típusa számviteli szempontok szerint minek minősül. A csoportosításban még a számviteli előírások jelentik az elsődlegességet, de már a gyakorlati kivitelezés igényei is megjelennek. Cikkcsoport tulajdonságai A rendszer által kezelt cikkelemek az alábbiak lehetnek. Szolgáltatás Anyag Áru Késztermék Félkész-termék Növendék-és hízóállatok Összetett termék Jövedéki termék Göngyöleg Szolgáltatás A szolgáltatások közé sorolt cikkeknek a program nem vezet készletnyilvántartást,a beépítetett főkönyvi hivatkozások csupán az árbevételi helyre vonatkoznak. Anyag Az anyagtípusú cikkeknek a program készletnyilvántartást vezet, a beépített főkönyvi hivatkozások az anyagokra vonatkozó számviteli előírásokat tartalmazza. Áru Az árutípusú cikkeknek a program készletnyilvántartást vezet, a beépített főkönyvi hivatkozások az áruk könyvelésére vonatkozó számviteli előírásokat tartalmazza. Késztermék A késztermék-típusú cikkeknek a program készletnyilvántartást vezet, a beépített főkönyvi hivatkozások a késztermékekre vonatkozó sajátos számviteli előírásokat tartalmazza. 9
Félkész termék A késztermék-típusú cikkeknek a program készletnyilvántartást vezet, a beépítetett főkönyvi hivatkozásai a késztermékekre vonatkozó sajátos számviteli előírásokat tartalmazza. Növendék-hízóállatok A növendék- és hízóállat típusú cikkelemeknek a program készletnyilvántartást vezet, a beépítetett főkönyvi hivatkozásai az állatkönyvelésre vonatkozó sajátos számviteli előírásokat tartalmazza. Az állatok könyvelését a program a készletnapló mellett található állatkönyvelési naplón bonyolítja. Ez a napló csak azoknál a cikkcsoportelemeknél fog megjeleni, melyek növendék-hízóállat típusba vannak sorolva. Ebben az esetben a készletmozgás jogcímei sajátos állatkönyvelési kategóriákat fog felkínálni, mint például a korosítás, vagy a súlygyarapodás elszámolás. Az ezekhez kapcsolódó főkönyvi hivatkozások természetesen be vannak a programba építve. Összetett termék Összetett terméknek nevezzük azokat a cikkeket, melyek készletmozgása során egy egységként több, a készlet más elemeiből álló együttest alkotva is lehetségesek. Ilyen például a felmosó készlet. Ez áll egy vödörből, egy felmosó fejből, egy nyélből, és egy csavaró kosárból. Ezeket a cikkelemeket egyenként kell nyilvántartani, és el is adhatunk belőle egyenként is. Azonban sok esetben adódik olyan igény, hogy ne csak felmosófejet, vagy felmosó vödröt adjuk el, hanem egyben egy egész készletet. Ilyen esetben létre kell hozni egy összetett termékcsoportot, ott kialakítani hozzárendeléssel magát az összetett terméket, majd annak készletről való kiadását egy garnitúraként kezelve annyi darabot vesz le a program az összetett termék egyes alkotóelemeinek készletéből, ahány darabot az összetett termékből kiadunk. Jövedéki termék Jövedéki törvény által meghatározott termékeket a jövedéki termékcsoportba kell felvenni. Ezeknek a forgalmi külön listázható, és olyan listatartalmakat biztosít, melyek a törvényben elő vannak írva, illetve, mely készletmozgásokat a vámhatóság ellenőriz. A cikkcsoport elemeinek a program készletnyilvántartást vezet. Göngyöleg A göngyölegtípusú cikkeknek a program készletnyilvántartást vezet, a beépített főkönyvi hivatkozások a göngyölegekre vonatkozó számviteli előírásokat tartalmazzák. Készletvezetés lehetőségei Az Evolut Készletrendszer egyik figyelemre méltó sajátossága az, hogy annak ellenére is ki lehet kapcsolni a készletnyilvántartás (anyagkarton) vezetését, hogy a program azt beépítve önműködően vezeti. A program kizárólag a Szolgáltatások típusnál nem vezet készletnyilvántartást, a többi cikktípusnál igen. Ha azonban nem kívánunk készletnyilvántartást vezetni, akkor az itt látható készletvezetés pipát ki kell venni. Kikapcsolt esetben a kezelt cikkelemeket a program minden esetben (Pl.: EU-s értékesítés termék vagy szolgáltatás) anyagkarton nélkül, de a helyes statisztikák szerinti módon kezeli. Ehhez a szolgáltatáshoz hasonló érdekesség az Evolut Készletrendszerben az, hogy az egész készletanalitika főkönyvi feladását egy kapcsolóval ki lehet kapcsolni. Ezzel a 10
program a teljes analitikát vezeti, de annak adatai a főkönyvben nem jelennek meg. Bővebben lásd: Állománykezelés Cégadatok kezelése Módosítás Készletkönyvelés beállításai. Kereskedelmi számlázásnál bruttó vagy nettó ár alkalmazása Itt adható meg, hogy kereskedelmi számlázás esetén, az adott cikkcsoportba tartozó cikkek értékesítése során, a számlázásnál milyen árból indul ki a program. Kiskereskedelemben általában a bruttóból számolnak, nagykereskedelem, szolgáltatás, és ipari tevékenységnél a nettó árból. Kedvezményrendszer A cikkcsoport alapadati között megadható egy kedvezményrendszer, aminek lényege az, hogy a cikkcsoportba tartozó összes cikk vonatkozásában a kedvezményt a rendszer hogyan kezelje. Ez össze van kapcsolva a vevők törzsével, és az egyes vevőkhöz hozzá lehet rendelni a kedvezmény-kategóriát. Azt is meg lehet tenni, hogy a kedvezményrendszert nem cikkcsoporthoz kapcsoljuk, hanem az egyes cikkek szintjén kezeljük. A választott megoldás a cégadatok között adható meg: Állománykezelés Cégadatok kezelése Módosítás Készletkönyvelés beállításai. Cikkcsoport főkönyvi kapcsolatai Az integráltság szempontjából alapvető fontosságú a főkönyvi kapcsolódás a készletgazdálkodási műveletek szempontjából. Ezekkel a beállításokkal készen adjuk ki a programot, ezért a főkönyvi számlatükörben módosításokat végezni a rendszerszintű konzisztencia megbomlásának veszélyével járhat. Ezek a készletműveletekkel összehangolt elemek, a megadott főkönyvi számlákra számolják el a készletmozgások értékét, göngyölt, tényleges beszerzési áron. 11
Itt az állatkönyvelés sajátos készletmozgás-paraméterei láthatók Cikkcsoportos ÁFA-kulcs módosítás Időnként, ha változik az általános forgalmi adó kulcsa, jól jön, ha nem kell a cikkeket egyesével módosítani. A kiválasztott csoportba tartozó összes cikk áfakulcsát a képernyőn is látható módon megadható áfakulcsra módosítja. Cikkcsoportos ármódosítás Az értékesítési árat azonos cikkcsoportba tartozó termékek, szolgáltatások vonatkozásában egy megadott százalékérték szerint lehet lefelé, felfelé módosítani. Ezzel nem szükséges az egyedi cikk-törzskezelésben egyesével a változtatást végigvezetni. 12
Cikk alcsoport A programban további tagolási lehetőséget kínál a cikkalcsoport. Ennek alkalmazás nem kötelező, vannak olyan esetek, ahol erre szükség van. Ekkor az alcsoport törzsadatait is meg kell nyitni, s a cikkelemeket ezen belül kell megnyitni. A cikkek csoportosításának törzse minden esetben kötelezően négy karakterből állnak. Ezek között lehetnek a betűkön, számokon kívül más karakterek is. Készlet [F10] menü Az F10-es ikonra egyszer kattintva indítható a Készlet menüben a készletmozgások műveleteinek törzskezelési adatbevitele. Az F10-re kétszer kattintva, vagy magának az F10-es funkcióbillentyűnek a megnyomására indul maga készletkönyvelés, vagyis a bevét, kivét, stb. művelet. Itt most a törzskezelési lehetőségeket tekintjük át. Készletmozgások A készletmozgás alatt a program az Analitikus készletműveleteket (bevételezés, kiadás) érti. Indítható az F10 billentyűvel, vagy egy egérkattintás indítja a menüt. 13
A készletmozgások a képernyő alsó részén található menüsorból vezérelhetők. A készletmozgásokat a rendszer Állománykezelés / Cég alapadatai között beállított készletcsoport-fajtáktól függően a Készletkönyvelési naplóra, vagy az Állatkészlet könyvelési naplóra rögzíti. Készletkönyvelések A készletkönyvelések alatt a program az analitikában (raktárban) végzett készletmozgások főkönyvi megjelenítését érti. A készletkönyvelések funkcióban az Evolut rendszernek a már minden modulban megszokott, két egymás alatt, vízszintesre osztott adatbeviteli (könyvelési napló) képét, és a módosítás műveletének lehetőségét látjuk. A (raktári) analitikában elvégzett művelet itt jelenik meg főkönyvi formájában, ahol szokott funkciók szerint működik minden. 14
Annyiban sajátos ez a képernyő, hogy adatot itt bevinni nem lehet, mert az, kizárólag az analitikus (raktári) készletműveletek között lehetséges, azonban annak teljes főkönyvi tartalmát itt lehet átnézni, módosítani. [F11]-re még a tételek kontírozása is megtekinthető, úgy, ahogyan azt egy könyvelő látni szereti. Lényegében ez a főkönyv szerkesztéséhez hozzátartozó készletkönyvelési napló. Természetesen minden mozgás, minden típusú művelete ide kerül, itt éppen egy anyageladási számlából jövő tétel kontírozását látjuk. Raktár A rendszerben tetszőleges számú raktárt lehet nyitni, ez a főmenü [F10] funkciójában oldható meg. Igény szerinti számban lehet megnyitni, kóddal és megnevezéssel a raktárakat. 15
Készletosztályok A készletgazdálkodási rendszert a beépített alcsoport- csoport- főcsoporttagolás mellett, egyéb vállalati, vagy gazdálkodási szempontok szerint is lehet tagolni. Ezt a tagolást használat közben is ki lehet alakítani, lehet módosítani, a készletlisták szűrésén keresztül a legkülönfélébb információk kinyerésére lehet használni. Jellemzők törzse Ez a törzsadat-halmaz általános, az egyes cikkekre jellemző jelzőket tartalmaz. Használata az értékesítési tevékenységet támogatja. Például egy kerékpárkereskedésben nem haszontalan tudni, hogy milyen tulajdonságú (színű) biciklik vannak készleten. Ezt ezzel a törzsadattal lehet jelölni. Termékdíjak A termékdíjak kezelése 2012. évtől kiemelt feladattá váltak, a szabályozás általánossá tétele a gazdasági élet szereplőinek széles körében vált mindennapos feladattá. Az alábbi táblázat tartalmazza az adott gazdálkodónál alkalmazott Csomagolóanyag (CsK), illetve Környezetvédelmi Termékdíj-katalógus (KT) szerinti kódokat. Ezt a törzsadatot használja a program az egyes cikkeknél megadható egységnyi csomagolóanyag termékdíj hozzárendeléséhez. Bővebbet erről a Cikkek [F11] cím alatt lehet találni. A kódok létrehozásához a program beépítve tartalmazza a törvény által meghatározott teljese katalógust. Ebbe a törzsadatba csak a felhasználó által szükségesnek tartott és használt kódokat kell felvenni a mögöttes, beépített törzsadatok közül. A termékdíj-kódokra összesítve a készletlisták között a termékdíj-bevalláshoz szükséges összesítést és ellenőrzési nyilvántartást vezeti a program. A termékdíj-kódok felépítése A bevalláshoz szükséges termékdíj-kódok szerinti adatokat be kell vallani, ezért az adatokat egyrészt a bevallás adatigényéhez, másrészt az ellenőrzéshez kell igazítani. A modul tartalmazza módosítható törzsadatként a jogszabályban kihirdetett termékdíjkódrendszert (katalógust). Ezek felhasználásával a cég által használatos termékdíj-kódok 16
kialakításával azt az adott cikkhez kell hozzárendelni, amit az adott csoporton belüli a rendszer időszak végén (negyedév) összesít. Az összesítés kódonként történik a kiadott bevallás tartalma alapján. Az alábbi vázlat szerint van a programba beépítve a termékdíj katalógus: Első pozíció 2. 3. 4. Pozíció pozíció pozíció 1 karakter 2- karakter 2 karakter 2 karakter 2-3 4-5 6-7 Felhasználás Termék Pénzügyi módja anyaga helyzete Újrahasználhatósága 1 2 3 4 5 6 7 A 2 2 1 0 0 1 E 0 1 1 0 0 1 Tehát a listába rendezés a fenti módon kialakított egyedi kódokra, egyenként, teljes, minden pozíciót tartalmazó kódonként történik. A saját termékkörhöz tartozó termékdíj-kódok összeállítása: A katalógus-kódokat a jogszabály által meghatározott és beépített adatokkal támogatja a program. A termékdíj nevét be kell írni, majd a típusát kiválasztani, ezt követően pedig a kód részeinek kiválasztásával a program maga hozza létre a jogszabály szerint termékdíj-tételt. Az egységára lényegében a díjtétel, mindig súlyra értendő. A fentiek szerint létrehozott termékdíj majd a cikkeknél használható fel, illetve a bevallás-előkészítési lista adatai épülnek fel innen. Beépített termékdíj kódok (katalógus) A jogszabály által meghatározott termékdíj-katalógus be van a programba építve. Ennek segítéségével lehet pontosan meghatározni, hogy milyen egyedi termékdíj-kódot hozunk létre a vállalkozás számára. 17
A jogszabály szerinti katalógus felépítését követi az adatbázis. Kettős tagolása révén a teljes lehetőséget tartalmazza, kivéve a hulladék-hasznosítókat, mert arra a területre nem készítettük fel a programot. 18
Mennyiség egység A program tetszőleges típusú, tartalmú mennyiségi egységekkel dolgozik. Ezeket korlátlanul lehet a készlet-törzsadatok között megadni. Az egyes mennyiségi egységeket a magyaron kívül több idegen nyelven is meg lehet adni, melyek az idegen nyelvű listákon fognak rendeletetési helyükön megjelenni. A mennyiségi egységek önálló adatok, azonban egymáshoz való viszonyukat is be lehet az egyes cikkeknél állítani. Ilyen például a kettős mennyiségi egység alkalmazása. 19
Mennyiség egység-átváltási rendszer Az Evolut rendszerben azonban működik egy komoly, mennyiségi egységek konvertálását elvégző alrendszer, ahol másodlagos mennyiségi egységeket lehet az elsődleges egységhez való viszonyulásukkal meghatározni. Ezek az adatok az adott cikk minden mozgását végig kísérik, megjelennek a listákon, leltárakban, számlákon, stb. Ha nem tudjuk kézzel megadni a mennyiségi váltót, akkor ezt kiszámolja nekünk a program. 20
FONTOS TENNIVALÓ! Az új készletmodul cserével kerül ki felhasználásra. A régi 8-as Evolut rendszert az új 9-esre. Ebben a készletmodul miatt a cikktörzsben lévő mennyiségi egységek kezelése bővült, változott. A befutott tapasztalatok szerint a régi rendszerhez képest az újban ajánlott a mennyiségi egységek tizedes értékének a beállítása, mert az 9-es rendszer ezekkel a megnövekedett szolgáltatások miatt másként számol, másképp kerekít. 1.) A régi 8-as Evolut Törzskezelés Cikkek adatai között volt található a mennyiségi egység kezelésére szolgáló adatok: Itt is volt az elsődleges mennyiségi egységhez tizedesjegy-beállítási lehetőség. 2.) az új 9-es Evolut rendszer Törzskezelés Egyéb törzsadatok Mennyiségi egységkezelése: A változás jól érzékelhető, azonban a tizedes-érték beállítása indokolt, főleg, ha olyan mennyiségeket alkalmazunk, amelyben használunk is tizedes értéken mennyiséget. A tonna olyan mértékegység, ahol minimum két tizedessel kell számolni. A beállítás előnyeit a számlázáskerekítésnél fogjuk először tapasztalni. Idegen nyelvű számlázás esetében a mennyiségi egység idegen nyelvű elnevezéseit is meg lehet ezután adni. 21
3.) az új 9-es Evolut rendszer Cikktörzs-kezelés [F11] Cikk Mennyiségi adatok fülben található mennyiségi egység-rendszer lehetőségei: Itt feltétlenül meg kell adni a tizedes jegyek számát. Ha van váltó a mennyiségi egységek között, azt itt kell megadni. Amennyiben m 3 alkalmazására kerül sor, úgy ajánlott 4-6 tizedes-értéket beállítani, vagy még többet, mert a korrekt készletkezeléshez és számlázáshoz ez szükséges! 22
Cikkek [F11] menü Anyagkarton létrehozása A cikkek törzsadatainak bevitele az F11-es funkcióbillentyűvel és egérrel is indíthatók, az alábbi menüpontban érhetők el. Az F11 Cikkek nyomógomb mögött elvégezhető műveletek, funkciók A program beépítve tartalmazza a cikk-főcsoportok, és cikkcsoportok adatait olyan mértékben, amely egy általános felhasználás céljára alkalmas rendszerben további adatok felvitelét már nem igényli. Így hozzunk létre egy cikket / anyagkartont Az Evolut Készletmodul két szempont szerinti adatfeldolgozást (munkamenetet), és nyilvántartást biztosít. Az egyik a teljes analitikai szempont, ami a felhasználó sajátosságaihoz igazodik, a másik pedig az integráltság miatt az analitika mögött álló főkönyvi kapcsolatok következetes rendszerben tartását biztosítja. A cikk lényegében a készletkartont is jelenti! Az első az analitikai szempont a felhasználó termékeinek, szolgáltatásinak egy szóval cikkeinek nyilvántartására szolgál. Ennek kialakítása teljesen szabadon történik, ám a csoport és főcsoport hozzárendelésével a számviteli törvény szerinti rendezést is biztosítja, mint második szempont. Ezeknek a szempontoknak a gyakorlatban a program oly módon tesz eleget, hogy először a főcsoportot, másodszor a csoportot, harmadszor magát a cikket kell megadni. Az egyszerűsítés miatt a cikkfőcsoport és a cikkcsoport az alrendszerben készen áll a felhasználó rendelkezésére. Ebből az következik, hogy egy cikk felvitelénél a rá jellemző adatok között ki kell választani először a főcsoportot, majd a csoportot, és ezzel válik a törzsben rögzíthetővé az adott cikk. Cikkek (készletkartonok) felvitele az F11-es gomb megnyomásával indítható el, és hatására az alábbi képernyő jelenik meg. Új karton / cikk felvitel az INS billentyű megnyomásával kezdődik. A képernyő tartalma, az itt elérhető információk hasznosak. A cikktörzs képernyő három vízszintes részre van osztva. Az első, felső részben van a cikk keresés (piros keret), a másodikban a cikkek (kék keret), a harmadik alsó részben (zöld keret) a kiválasztott cikkről láthatók a legfontosabb információk. Alul a műveleti gombok találhatók. 23
A fontosnak jelzett gombbal a cikk kereséshez szükséges feltételek bővítése, szűkítése végezhető el. Részletek alább olvashatók. F11 Cikkek felvitelének (törzsadatok) képernyője: FONTOS! Új cikk felvitelének indítása: Már meglévő cikk adatainak módosítása: Egy feleslegesen felvitt cikk (készletkarton) törlése lehetséges, de készletforgalom nélkül! A kiválasztott cikk készletkartonjának megtekintése: A törzskezelés műveletből való kilépés: Fontos alapelvünknek tartjuk a minél kisebb munkával elérhető, legtöbb információ kinyerését, ezért a kiválasztott cikk legfontosabb információi a törzsadatok között is megtekinthetők: 24
Ezek a cikk raktárankénti aktuális mennyiségi adatai, az beszerzési árai, és a kialakított gördülő átlagár, a cikkhez tartozó környezetvédelmi termékdíj katalógus szerinti csoportosításban, továbbá az összetett, több cikkből álló, konfigurált termék elemei, mennyisége és egysége látható. Új cikk létrehozása Nyomjuk meg az Insert gombot, vagy egérrel az alábbi nyomógombot. Megjelenik a cikk törzsadatainak több füllel tagolt beviteli képernyője. Természetesen, a fülek mögötti adatok használata nem mindenhol kötelező! A program úgy van kialakítva, hogy az alapadatok fül tartalmazza az általános, a munka azonnali megkezdését biztosító törzsadatokat, oly módon, hogy itt a további fülek mögött adatokat is megadhatók. Alapadatok Cikk alap-törzsadatai képernyő Az alapadatok a legfontosabb, olyan adatokat tartalmazzák, amely nélkül nem lehetséges készletnyilvántartás. Egy cikk lehetséges törzsadatainak csoportosított kialakítása végezhető el egészen apró részletekig. Egyszerűbb, alapigények esetén csak az alapadatok fül mögötti információkat kell megadni, s már mehet is a készletkönyvelés. Egyedi, felhasználói cikkszám felépítése: FŐCSOPORT CSOPORT ALCSOPORTT CIKK AZONOSÍTÓ 25
Az alcsoport kihagyható! A vevői- és beszállítói cikkszám ehhez az alap-cikkszámhoz kapcsolódik, egymást helyettesítve is kereshető. Adó, vámadatok Az áfakulcsokat beépítve találjuk, ezeket csak akkor kell használni, ha nem az általános kulcs tartozik az adott cikkhez. Az áfakulcsok módosításához a vámadatok fülre kattintással juthatunk. gomb megnyomásával, és az Adó, Értékesítési adatok 26
Az alapadatoknál megadott értékesítési árat ide is beírja a program. Mennyiségi adatok Egyéb beállítások 27
Készletkezelés Gyártás fül 28
Kép A termékről készített fotó ide beilleszthető, keresés közben meg is nézhető. Cikkek keresése törzskezelésnél Cikket keresni törzs-adatmódosításhoz, adategyeztetéshez, számlázáshoz, stb. kell. A cikkek könnyű keresése egy ilyen sok azonosítóval rendelkező rendszerben nagyon fontos dolog. A cikk-keresés alapvető, mindennapi feladat, amit a lehető legkönnyebben el kell tudni végezni. Egy cikk azonosítási lehetőségei az alábbiak: A cikktörzs azonosítói Cikkszám (rendszer által generált!) Másodlagos cikkszám Beszállítói cikkszám Vevői cikkszám Gyártási szám, Egyedi azonosító Vonalkód 1 EAN Vonalkód 2, 3 BTO azonosító Ennyiféle keresési szempont biztosítása mellett a gyors, az általában használható keresési szempontokat rendeztük a jelhez. Ennek a gombnak az a szerepe, hogy a rákattintva kinyithassuk a többi keresési szempontot is. 29
Az Evolut készletmodulban sokféle nyilvántartási azonosító használható, ezek miatt a keresést is ehhez a lehetőséghez, és igényhez igazítottuk. A törzskezeléskor megjelenő képernyő fejléce tartalmazza az alapértelmezett keresést, az alább látható módon: A programban a Megnevezés [F3] az alapértelmezett, beállított keresési szempont, így a program nyitáskor azonnal erre a mezőre lép. Az egyes adatmezők között TAB-al léphetünk előre, SHIFT és TAB lenyomásával visszafelé. Ha időnként a keresési igények az alapértelmezett adatokon túl jelentkeznek, akkor egyedi, kibővített keresést alkalmazhatunk a gomb megnyomásával. Ekkor a keresési lehetőségek kibővülnek és olyan elemekre, szempontokra is kereshetünk, ami az alapértelmezett képernyőn nem jelennek meg. persze nem egyidejűleg jelennek meg, hanem egy-egy helyzetben adódnak keresési szempontként. Például a termékünk vevői cikkszáma, másodlagos cikkszáma, beszállítói cikkszáma, főcsoport-, csoportszűkítéssel, stb. ezt látjuk: Alapértelmezett keresés beállítása Annak érdekében, hogy minden felhasználó a saját elsődleges szempontjai szerint választhasson cikket (kereshessen) a program alapértelmezett adatai között a keresés elsődlegessége beállítható. Elérése: Főmenü Állománykezelés Ügyfél/Cégadatok kezelése Módosít és itt a Készletkönyvelést kell választani. Itt állítható be az alapértelmezett cikk-keresési mező 30
Ha a Vonalkód 1 [F6] az alapértelmezett keresési mező, akkor erre kell a nyomógombot állítani, és a program bármelyik cikkművelethez lépve, erre a mezőre lép és várja a vonalkód olvasótól érkező adatot. Alapértelemezett esetben az [F3] Megnevezés mezőt kezeli a program. A cikkek közül készletművelet során úgy kell választani (ha például a megnevezés mezőt használjuk), hogy a program által felkínált mezőre egy lefelé kurzort nyomunk, aminek hatására a megnevezés mező kinyílik, és a cikk nevének beírásával folytathatjuk a keresést. Természetesen elegendő csak pár karaktert beírni ahhoz, hogy a keresés ezekre a karakterekre szűkítve gyorsan célba találjon. Választás az F3 Megnevezés mező használata esetén 31
Készletmozgás - Anyagkönyvelés A raktári készletkönyvelés anyagkönyvelés az F10-es funkcióbillentyűvel azonnal indítható, vagy a fenti ikonra való dupla kattintással is indítható. Ha csak egyszer kattintunk a Készlet [F10] ikonra, akkor az alábbi menüpont nyílik ki: Az itt elvégezhető műveletek: A Készletmozgások menüpont maga az anyagkönyvelés. A Készletkönyvelés az anyagkönyvelés főkönyvi megjelenítését szolgálja, ami a készletmozgásból (anyagkönyvelésből) keletkezik, külön önmagában nem indítható el. Raktárosok, készletkezelők munkája F10-el elindítjuk a készletkönyvelést, az alábbi képernyő jelenik meg, ahol a program egyrészt mutatja, hogy előzőleg mely cikkekből, milyen mozgások, mennyiségek, egységárak voltak legutóbb, illetve az alsó műveletsorban található parancsikonokkal tudunk a már rögzített készletmozgásba belenézni (Módosít) vagy helytelen tételt törölni. Az új bevételi, kiadási, stb. készletmozgást indítani. Ez az [INS] Insert-billentyű segítségével vagy az Új nyomógombra való kattintással kezdhető meg. 32
Anyagmozgási műveletek indítása Főmenü gomb, majd készletkönyvelés megnyomása. Az Új [INS] gomb megnyomására vagy egérrel rákattintással indul a raktári (analitikus) készletmozgás könyvelése. A gomb megnyomása után, az összes létező készletművelet választható. A munka megkönnyítését segíti az az apró figyelmesség, hogy a program mindig az utoljára végzett műveletre áll be, és csak az INSert gombot kell megnyomni, s máris indul a következő művelet. Ezt a funkciót a raktárosok, illetve anyagkönyvelők használják, és indítás után ezt a képernyőt látják 33
A készletmozgás indító képernyője A fenti képernyő két részre van osztva. A baloldali oszlopban vannak a számviteli szabályok szerinti készletmozgás-típusok, a jobboldali oszlopban pedig az egyes készletmozgások típusokhoz tartozó jogcím szerinti lehetőségek. (Itt például a bevételezéshez tartozó lehetséges jogcímeket látjuk.) A készlet bevételezés induló képernyője: Bevétel Beszerzésből adatbeviteli képernyő 34
Miután a Cégadatok között korábban már beállítottuk a keresési szempontok között a megnevezést, ezen a képernyőn már csak meg kell nyomni a lefelé mutató nyilat (kurzort) és azonnal kinyílik a megnevezések közötti keresési lehetőség. A keresett cikk neve kezdőbetűinek beírása közben a program kiválasztásra kínálja fel a beírt karaktereknek megfelelő neveket. Természetesen a programban többféle keresési lehetőség állítható be előre. Tekintsük át ezeket itt még egyszer. Keresés a cikkek között Cikket keresni törzs-adatmódosításhoz, adategyeztetéshez, számlázáshoz, stb. kell. A cikkek könnyű keresése egy ilyen sok azonosítóval rendelkező rendszerben nagyon fontos dolog. A cikk-keresés alapvető, mindennapi feladat, amit a lehető legkönnyebben el kell tudni végezni. Egy cikknek az azonosítási lehetőségei az alábbiak: A cikktörzsben használható azonosítók Elsődleges cikkszám Másodlagos cikkszám Beszállítói cikkszám Vevői cikkszám Gyártási szám, Egyedi azonosító Vonalkód 1-2-3 Ennyiféle keresési szempont biztosítása mellett a gyors, az általában használható keresési szempontokat rendeztük a jelhez. Ennek a gombnak az a szerepe, hogy a rákattintva kinyithassuk a többi keresési szempontot is. Az Evolut Készletmodulban sokféle nyilvántartási azonosító használható, ezek miatt a keresést is ehhez a lehetőséghez, és igényekhez igazítottuk. A készletmozgás indításakor megjelenő képernyő fejléce tartalmazza az alapértelmezett keresést, az alább látható módon: Alapértelmezett keresés: A programban most a Megnevezés [F3] az alapértelmezettként beállított keresési szempont, így a program a művelet nyitásakor azonnal erre a mezőre lép. Az egyes adatmezők között TAB-al léphetünk előre, SHIFT és TAB lenyomásával visszafelé. Ha időnként a keresési igények az alapértelmezett adatokon túl jelentkeznek, akkor egyedi, kibővített keresést alkalmazhatunk a gomb megnyomásával. Ekkor a keresési lehetőségek kibővülnek és olyan elemekre, szempontokra is kereshetünk, ami az alapértelmezett képernyőn nem jelennek meg. persze nem egyidejűleg jelennek meg, hanem egy-egy helyzetben adódnak keresési szempontként. 35
Például a termékünk vevői cikkszáma, másodlagos cikkszáma, beszállítói cikkszáma, főcsoport-, csoportszűkítéssel, stb. ezt látjuk: Alapértelmezett cikk keresés beállítása Annak érdekében, hogy minden felhasználó a saját elsődleges szempontjai szerint választhasson cikket (kereshessen) a program alapértelmezett adatai között a keresés elsődlegessége beállítható. Elérése: Főmenü Állománykezelés Ügyfél/Cégadatok kezelése Módosít és itt a Készletkönyvelést kell választani. Itt állítható be az alapértelmezett cikk-keresési mező Ha a Vonalkód 1 [F6] az alapértelmezett keresési mező, akkor erre kell a nyomógombot állítani, és a program bármelyik készletmozgási művelethez lépve, azonnal erre a kezdőmezőre lép és várja a vonalkód olvasótól érkező adatot. Alapértelemezett esetben az [F3] Megnevezés mezőt kezeli a program. A cikkek közül készletművelet során úgy kell választani (ha például a megnevezés mezőt használjuk), hogy a program által felkínált mezőre egy lefelé kurzort nyomunk, aminek hatására a megnevezés mező kinyílik, és a cikk nevének kiválasztásával folytathatjuk a keresést. Ha megtaláltuk, entert nyomunk, s indulha a készlet bevételezés. Természetesen elegendő csak pár karaktert beírni ahhoz, hogy a keresés ezekre a karakterekre szűkítve gyorsan célba találjon. Választás az F3 Megnevezés mező használata esetén 36
Anyagkészlet kiadás során az anyagokat költséghelyre is ki lehet adni, melyet a program a főkönyvi adatok közé is lekönyvel. Készletkönyvelési naplón ez a tétel száma. Ez látható az anyagkartonon, a Készletkiadás folyamata egy tétel nyomon követésével főkönyvi számlán, a készletmozgás bizonylaton, valamint az adatrögzítési bizonylaton. A fenti kiadási tétel az anyagkartonon (analitikában) így látható: A kiadási tétel értékben a főkönyvi számlán így néz ki: 37
A nyomon követett fenti kiadási tétel a készletkönyvelési naplón az alábbi adatokkal szerepel: Ezzel a kiemelt készletmozgási folyamattal látható, hogy a rendszer milyen módon, milyen adatokat kezel. Nyilvánvaló, hogy a rendszer lehetőségeit az adatbevitel mellett a lekérhető listák tartalma is jelentősen jellemzi. A Főmenü Listáin belül található a Készlet listák menüpont. Ennek tartalma itt látható. Lényeges, hogy ezek a listák paraméterezhetők, ezért sokkal nagyobb lehetőséget biztosítanak, mint ahogyan ezeket a listaneveket látjuk. 38
Listák Az Evolut programok listafilozófiájának lényege, hogy egy alapvető listát többféle szűrő segítségével is el tud készíteni. Ezzel a megoldással egy-egy beépített lista jelentősége megsokszorozódik, egy beépített listából annyiféle tartalommal készíthetünk további információkat tartalmazó jelentéseket, ahány szűrési feltétel áll az adott listánál rendelkezésünkre. Az alábbi listacímekhez tartozó ismertetésnél ezekre a szűrőkre térünk ki, hiszen a Készletmodul listái olyan listák, melyek tartalma a számviteli törvény alkalmazása miatt szükségesek, viszont ezek üzemgazdasági jelentőségét a szűrési lehetőségek jelentik. Anyagkartonok Az anyagkarton a készletgazdálkodás alapvető információs bázisa. A rendszer képes egy, vagy több kartont készíteni, minden vagy csak egy-egy cikkcsoportra vonatkozóan, megadott időszakra, illetve raktárra. A lista dátuma beállítható, ez lesz az anyagkarton a nyomtatási (elkészítési) dátum. Készletjegyzék A cég készletelemeinek cikkcsoportonként szűrhető cikklistája. A lista rendezhető cikkszámra, vagy a cikk megnevezésére. 39
Készlet kartoncsoport Cikkcsoport tartalmú, raktárra szűrhető lista. Készletcsoport leltár 40
Nyitóleltár Készletcsoport összesítő 41
Készletforgalmi összesítő Készletmozgás napló 42
Elfekvő Készletváltozás nyilvántartása 43
Jövedéki eladási összesítő Jövedéki számlanyilvántartás Jövedéki vevők 44
Termékdíjas eladási összesítő Termékdíjas számlanyilvántartás Termékdíjas vevők 45
Környezetvédelmi termékdíj-lista Contorg Kft. 46