V I AD O R O K Ö Z I G A Z G A T Á S F E J L E S Z T É S I T A N Á C S A D Ó É S S Z O L G Á L T A T Ó K F T. 82 30 B A L A T O N F Ü R E D, V A J D A J. U. 3 3. +36 (3 0 ) 55 5-9 09 6 A R O P.PA L Y A Z A T@YA H O O. C O M SZEGHALOM VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS IRÁNYÍTÁS KÉZIRAT Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Szeghalom Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése 2009 ÁROP 1.A.2/A-2008-0278 kódszámú pályázata keretében 2009
1. Vezetıi felelısségvállalás 1.1. Az ügytípusok szervezésének felelıssége Szeghalom Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szociális igazgatás ügytípus szervezéséért az irodavezetı a felelıs. Vezetıi beosztásban látja el a feladatát A szociális igazgatás iroda irodavezetıjének megfelelı a végzettsége a feladat ellátásához, és szerepel az éves képzési tervben A Pénzügyi Irodához tartozik az adóügyi csoport is. A Pénzügyi Iroda vezetıje felelıs az adóügyi ügymenet szervezéséért. A Pénzügyi Iroda irodavezetıjének megfelelı a végzettsége a feladat ellátásához, és szerepel az éves képzési tervben. A pályázatkezelés ügytípus szervezéséért felelıs munkatárs a Mőszaki Iroda vezetıje. Végezettsége szakirányú felsıfokú, de nem felel meg a feladat ellátásához. A pályázatkezelés ügytípus szervezéséért felelıs munkatárs szerepel az éves képzési tervben. 1.2. A költségvetés felelıssége Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a pénzügyi és a gazdálkodási felelısségvállalás szabályozás eljárásrendje az ÁHR szerint történik. A Polgármesteri Hivatalban a pénzügyi és gazdálkodási felelısségvállalásának eredményességét jelenleg nem mérik Szeghalom Város Önkormányzata költségvetésének elkészítéséért a jegyzı felel, aki a tervezési munkában a hivatalon belül a képviselı-testület bizottságainak munkájára is támaszkodik. Az önkormányzat által fenntartott intézmény(ek) vezetı(i) saját hatáskörükben készítik el az intézmény(ek) intézményi költségvetési tervét, amely az intézményben dolgozó közalkalmazottak bér és járulékainak tervezésébıl áll. Az intézmények dologi kiadásainak tervezését a jegyzı végzi el. Az intézmények saját költségvetés tervezetét az intézmény vezetıje nyújtja be a jegyzınek. Szeghalom Város Önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához döntéstámogatási eszközök a hivatal SzMSz-ében szabályzatban találhatók. Szeghalom Város Önkormányzata költségvetésének tervezési és végrehajtási folyamatában egyéb módszertant mint a bázisalapú ciklusterv, nem alkalmaznak. Az önkormányzat részérıl új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása elfogadásának folyamatát érintıen képzést, továbbképzést jelenleg nem terveznek. 1.3. A nyilvánosság felelıssége Szeghalom Város Önkormányzati Hivatalában a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítását, a döntések nyilvánossá tételét támogató szervezeti megoldások bevezetéséhez kapcsolódó döntés-elıkészítési és döntési folyamatoknak általános felelıse nincs, a jegyzı fogja össze a kapcsolatos feladatokat. A döntések nyilvánossá tételének eljárásáról, a nyilvános tartalmak kijelölésérıl a polgármester, illetve a jegyzı dönt. Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában és az önkormányzat intézményeiben jelenleg nem terveznek képzést, továbbképzést a döntések nyilvánossá tétele folyamatát érintıen. Korábban a Polgármesteri Hivatal oktatási referensének a szakterülethez kapcsolódó képzése már lezajlott. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 2
Szeghalom Város Önkormányzati Hivatalában a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezéséhez szükséges kapcsolattartás formális személyi és szervezeti elvárásai az Önkormányzati Hivatal és az intézmények SzMSz-ében, valamint a dolgozók munkaköri leírásaiban jelenleg nincsenek nevesítve. 2. Az ügyfélszolgálat Szeghalom Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalában jelenleg nincs önálló ügyfélszolgálat, mert a hivatal mérete miatt nincs rá szükség, illetve forráshiány miatt nem lehet kiépíteni. A kérelmek, beadványok egyenesen az ügyintézıkhöz kerülnek. Bár ügyfélszolgálat nincs, információs szolgálat mőködik. 3. Eljárásrendek Szeghalom Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szociális igazgatás ügytípusához tartozó egységes iratmintákat az irodavezetı állította össze, majd a jegyzı hivatalosan ellenırizte. (Amennyiben a jogszabályváltozások miatt a formanyomtatványokon módosítás szükséges, akkor az irodavezetı elıterjesztést készít a jegyzınek.) A szociális igazgatás ügytípusához tartozó ellenırzést az irodavezetı végzi, folyamatba ágyazottan. Az ellenırzés eredményeit egységesített határozatok formájában rögzítik. Az ellenırzés eredményei jelenleg nem kapnak nyilvánosságot, így a nyilvánosságnak külön szervezése nincs, és így visszacsatolás sem lehetséges. Szeghalom Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a pénzügy ügytípus eljárásrendjét a vonatkozó jogszabályok szerint állapítják meg. A pénzügy ügytípusa menetéhez kapcsolódó dokumentumokat a pénzügyi irodavezetı fogadja el, a jegyzı ellenırzi. A jegyzı bekérhet egy-egy ügyiratot, fıként az adózó panasza, fellebbezése alapján, illetve felettes szerv kérése esetén. Panasz esetén szóban történik az egyeztetés, a visszacsatolás. Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában az adóügyi ügytípushoz tartozó eljárás a helyi adóról (helyi adók: iparőzési adó, gépjármő-adó, talajterhelési díj, köztartozások, magánszemélyek kommunális adója, telekadó) szóló bevallással indul, amely az ügyfélszolgálathoz érkezik, onnan kerül a Pénzügyi Iroda négy adóügyi ügyintézıjének egyikéhez.. Az adóügy ügytípusa menetéhez kapcsolódó dokumentumok típusa helyi adónemenként eltérı, csak a helyi iparőzési adó dokumentumát szabályozza PM rendelet. Az adóügy ügyintézéshez tartozó határozatokat formanyomtatványon dokumentálják. Az adóügyi ügyintézık informatikai szakalkalmazás segítségével dolgozzák fel az ügyiratokat, iktatják, majd döntést, illetve határozatot hoznak az ügyben. A döntés, illetve határozat új szerkezető formanyomtatványon készül. A döntést, illetve határozatot az ügyintézı megküldi az adózóhoz. Miután a tértivevény megérkezik a hivatalba, 15 napon belül jogerıre emelkedéssel végzıdik a határozathozatal. Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesterei Hivatalában a pályázatkezelés ügytípus szakaszai a következık: A beérkezett ajánlatokat a közbeszerzési bizottság átvizsgálja, majd írásban ajánlást terjeszt a képviselıtestület elé, amely testületi ülésen elfogadja (ezen az ülésen részt vesz a pályázatkezelés ügytípus szerevezéséért felelıs munkatárs, és a Mőszaki Iroda vezetıje) is. A pályázat önerı-igényét a pályázatkezelı ügyintézı egyezteti a Pénzügyi Iroda ügyintézıjével. Az önerı rendelkezésre állásáról a képviselıtestület határozatban dönt. A képviselı-testület közbeszerzési bizottságnak kisebb összegő pá- A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 3
lyázatok esetne önálló döntési joga van az ajánlatok elbírálására, a legjobb ajánlat kiválasztására. A pályázatkezelési eljárásrend fıbb elemeit az alábbi ábra szemlélteti. Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a pályázatkezelés ügytípusának eredményeit jelentı adott pályázat összeállításához kapcsolódó dokumentumokat a pályázatkezelı ügyintézı állítja össze, pl. szükséges adatok, mellékletek begyőjtése. A pályázatkezelı ügyintézı tart kapcsolatot a pályázatíró céggel, a többi település és a helyi döntéshozó személyekkel, szakpolitikának megfelelı kollégákkal. A pályázatkezelı ügyintézı tart kapcsolatot továbbá a kivitelezı cégekkel, rendelkezésükre A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 4
állnak adatszolgáltatással, egyes esetekben problémafeltárás során koordinálnak az önkormányzat és a kivitelezı cég között A pályázatkezelés ügytípushoz az alábbi iktatott dokumentumok kapcsolódnak: a pályázat szinopszisa, testületi határozat a pályázaton való indulásról, szerzıdések a pályázatíró céggel, támogatási szerzıdés, közbeszerzésrıl szerzıdés, kivitelezı céggel szerzıdés. PEJ-k és a VÁTI-val való levelezés. A postai úton történı adatszolgáltatás, értesítések iktatva szintén a dokumentumok közé kerülnek, azellenırzések során készülı jegyzıkönyvek szintén. 4. Mérés, értékelés 4.1. Az ügyintézık munkájának mérése, értékelése Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala mőködésének illetve a nyújtott közszolgáltatások mérésétıl a hivatal vezetıi a szolgáltatásfejlesztés és a településfejlesztés támogatását várják el, továbbá a hivatali munka törvényességének betartását, amelynek eredményei a jogorvoslatok, a törvényességi visszajelzések és a lakossági panaszok kezelése. A Polgármesteri Hivatal mőködésének beszámolóját alkotja többek között az éves KSH jelentés, amely alapja az okmányiroda finanszírozásának (mert az elvégzett ügyek száma alapján történik). A KSH jelentést a Polgármesteri Hivatal Hatósági és szervezési Irodája állítja elı, a kapcsolódó munkálatok IKT eszközökkel (iktató program) támogatottak. Mivel Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának mőködése és a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı mutatószámok még nincsenek kidolgozva, ezért az ügytípusok formalizáltan elvárt eredményeit sem lehet jelenleg megfogalmazni. A célrendszerek és mérések nem szerepelnek a Polgármesteri Hivatal SzMSz-ében, azokat az ügyintézık munkaköri leírásai tartalmazzák.. Emiatt jelenleg a célrendszer, illetve az értékelési szempontok meghatározásának jelenleg nincs sem módja, sem eljárása. A Polgármesteri Hivatal mőködése, illetve a nyújtott közszolgáltatások mérésével kapcsolatos döntéseket a jegyzı hozza meg. Az ügyintézıik eredménymérésre alapozott motivációk között az erkölcsi motiváció, a minısítés és ajutalomüdülés szerepel. Bár jelenleg nem mérik Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességét, de a hivatal vezetıi igénylik a mérés módszertanának kidolgozását, és az eljárás bevezetését. 4.2. Az ügytípusok statisztikai mérése, elemzése Szeghalom Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szociális igazgatás és a pénzügy ügytípusának statisztikai elemzését elsıdlegesen jogszabályok írják elı (OSAP keretében a KSH felé kell jelenteni). Egyéb elemzés az éves költségvetési terv összeállítása során történik: az elızı év értékelésének eljárásában az ügyintézık készítenek statisztikai számításokat, illetve elemzéseket. Ezeket a jegyzı terjeszti a képviselı-testület elé. Szeghalom Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szociális igazgatás és a pénzügy ügytípusának más típusú elemzése jelenleg nem történik, mert a hivatal, illetve az önkormányzat vezetıi részérıl jelenleg nincs erre igény. A szociális igazgatás és a pénzügy ügytípusok ügyintézıi szerint a hivatal és az önkormányzat vezetése tájékoztatása érdekében hasznos lenne a szociális igazgatás területérıl egyéb statisztikai elemzéseket is készíteni. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 5
Szeghalom Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a pályázatkezelés ügytípusának önálló statisztikai mérése, elemzése nincs jelen a gyakorlatban, pályázattól függıen kell készíteni a záróelszámolásban a közremőködı szervezet felé: ez a munka a pályázatkezelés ügytípusának ügyintézése során, a pályázattól függıen, a közremőködı szervezet felé készített a záró-elszámolásban és a pályázati felhívás szerinti idıben történik. Szeghalom Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában jelenleg nincs ügyfélszolgálat, ezért annak statisztika (vagy más típusú) mérését, elemzését nem végzik. 5. Intézmények A Szeghalom Város Önkormányzata által fenntartott intézmények SzMSz-ét és az intézmények szakmai programját az intézmények vezetıi készítik elı.. Ezen dokumentumok képviselı-testület általi elfogadása általában a benyújtást követı legközelebbi testületi ülés alatt megtörténik. A dokumentumok elıterjesztését szükség szerint akár több hónapos tervezıi és szakértıi munka elızheti meg. A tervezési programok elfogadásához kapcsolódó dokumentumokat részben a Polgármesteri Hivatal ügyintézıi állítják össze, szükséges esetben szakmai felügyeletet, kontrollt gyakorolnak a tervdokumentumok felett. Külsı szakértıt a polgármester bíz meg tanulmányok, tervdokumentumok készítésével. Az intézmények SzMSz-ének, tervezési programjainak módosítását az intézmény vezetıje, a polgármester, a jegyzı, illetve a szakbizottság képviselı-tagja kezdeményezheti a jegyzın keresztül a képviselıtestület felé. Az intézmények és az önkormányzati hivatal közötti egyéb koordináció folyamatos, havonta egyszer mindegyik intézmény vezetıje találkozik a polgármesterrel. Továbbá minden képviselı-testületi vagy bizottsági ülésen részt vehetnek az intézményvezetık. Egyéb koordinációra vagy a meglévı módosítására nincs igény. Az Önkormányzat által felügyelt intézményekkel a rendszeres információ áramlás legjelentısebb tárgya az intézmények éves költségvetésének megtervezése és elfogadása. Az önkormányzat rendesen bázisalapú ciklusterv alapján készíti költségvetését, ennek megfelelıen az önkormányzat által felügyelt intézmények is hasonló módon terveznek. Az intézményekkel a rendszeres információ áramlás felelıse a Polgármesteri Hivatal részérıl az oktatási fıtanácsos. A rendszeres információ áramlás jelenleg nincs önállóan szabályozva. Az intézmények és a Polgármesteri Hivatal közötti szakmai információ nagyobb részét a költségvetés tervezés döntés-elıkészítéséhez szükséges dokumentumok alkotják. Ezeken túl jelentısebb információ-igénye az intézmény belsı ellenırzési terve elıkészítésének van.. Az intézmény belsı ellenırzésének jelentését az éves zárszámadással együtt (tárgyév május vége) a jegyzı terjeszti a testület elé, amely a zárszámadással együtt önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabály formájában. A testületi elfogadás idıpontjáig a belsı ellenırzésben megfogalmazott észrevételek, ajánlások alapján a jegyzı saját hatáskörben tesz intézkedéseket. Egyéb területek, amelyekrıl az intézményvezetık tájékoztatás adnak vagy kérnek: rendkívüli kiadások, pályázatok. Szeghalom Város Önkormányzata által felügyelt intézmények vezetıi számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nincsenek. Azonban mind a hivatal vezetıje, mint az intézmények vezetıi igénylik azok bevezetését, alkalmazását. A rendszeres információáramlásnak jelenleg kis mértékő az IKT támogatottsága, csak az e-mail forgalom segíti a munkát.. Informatikai fejlesztéseket terveznek. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 6
6. Értekezletek Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalán belül a szervezeti egységek közötti információáramlás formális csatornái a következık: a) a munkaértekezletek b) az állománygyőlések (évente egyszer) c) a vezetıi értekezletek az irodavezetık számára d) a projektmegbeszélések a konkrét feladatok esetén (vezetı-beosztott között igény és szükség szerinti gyakorisággal) A formális információáramlásnak két szintje van jelenleg: 1. a vezetıi szint, illetve a 2. projekt szint Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának vezetıje nem híve a meghatározott idıben és helyszínen történı megbeszéléseknek, mert az elırehaladást és a problémákat látja az iratforgalom adataiból. A polgármester rendszeresen (hétfınként) tart fogadóórát a lakosság számára, és az ott elhangzott véleményeket továbbítja az ügyintézık felé. A szervezeti egységek közötti formális információáramlás során nem jön létre visszacsatolás, mert a jegyzı hivatalból folyamatosan látja az ügymeneteket. A szervezeti egységek közötti formális információáramlás rendje és szabályzata az SzMSzbe és a hivatal ügyrendjébe van beépítve. A formális információáramlás alkalmait a jegyzı hívja össze. Irodavezetık is kezdeményezhetik, de szintén a jegyzın keresztül történik az értekezlet összehívása. A szervezeti egységek közötti formális információáramlás során létrejövı dokumentumok a munkaértekezletek jegyzıkönyvei. Egyéb dokumentum jelenleg nincs. Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szervezeti egységek közötti formális információáramlás eredményei közé tartozik, hogy minden ügyintézı érti a munkáját, tisztában van a feladataival, átjárhatóság van az ügyintézık és az ügyek között. Ugyanakkor a szervezeti egységek közötti koordináció statisztikai (vagy más típusú) elemzése nem történik meg. Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szervezeti egységek közötti formális információáramlást támogatja ugyan belsı informatikai hálózat, de az jelenleg csoportmunkára nem alkalmas. A szervezeti egységek közötti koordináció szolgáltatóvá tételéhez elektronikus megoldások jelenleg nem állnak rendelkezésre, jelenleg nem állnak intraneten keresztül kapcsolatban a vezetık, de terveznek informatikai fejlesztéseket. Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatala szervezeti egységei közötti koordinációra természetesen van igény, azonban módosítására vagy szabályozására nincs szükség. Nincs idı a szervezett koordinációra, jelenleg minden egyeztetés spontán módon, akár soron kívül is történhet. 7. Stratégiatervezés Szeghalom Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában az ügytípusok szervezéséhez, a szakpolitikák tervezéséhez jelenleg nem kapcsolódik stratégiai tervezés. Az önkormányzat négyéves stratégiai programmal rendelkezik, amelyet 2006-ban fogadtak el. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 7
Szeghalom Város Önkormányzata választott tisztségviselıi és a hivatal vezetıi közül többen is ismerik a stratégiai tervezés módszertanát. Azonban stratégia tervezés kiterjesztését a hivatal teljes tevékenységi körére nehezíti, hogy az ágazati tervekhez, szabályozáshoz és forrásokhoz kell igazodnia az önkormányzatnak. Bár Szeghalom Város Önkormányzatánál a stratégiai tervezés a kapcsolódó logisztikai feltételek jelenlegi hiányosságai miatt nem terjedt el, a beruházásoknál, fejlesztéseknél viszont jelentkezik a stratégiai tervezés, annak kiterjesztése iránti elkötelezettséget már érezni lehet a képviselı-testületben. A stratégiai tervezés bevezetésének elınyeit látják Szeghalom Önkormányzatánál, de akadálynak érzik, hogy felsıbb szinten (szakigazgatás) sincs még stratégiai tervezés bevezetve. Továbbá a normatív finanszírozás, a ciklusterv gátat szab a stratégiai tervezés bevezetésének. Szeghalom Város Önkormányzatánál a stratégiai tervezés bevezetését jelenleg képzés, informatikai eszköz nem támogatja. 8. Szakpolitikák Szeghalom Város Önkormányzatánál az alábbi szakpolitikák vannak önállóan jelen: sport, közmővelıdés, oktatás és környezetvédelem. A Polgármesteri Hivatalban nincsenek felelısei az egyes szakpolitikáknak, azok a képviselıtestület bizottságaihoz vannak delegálva, melyek tárgyévet megelızı év október-november hónapjában felmérést készítenek az egyes szakpolitikák állapotáról, kapcsolódó igényeirıl, tervdokumentumairól. Ezeket a dokumentumokat az érintett bizottságok feldolgozzák és a jegyzın keresztül a testület elé terjesztik, amely dönt az egyes szakpolitikák erıforrásigényérıl. A szakpolitikákkal kapcsolatos hatás- és felelısségi körrıl a hivatal SzMSz-ének mellékletei gondoskodnak. A szakpolitikák szakmai és pénzügyi képviseletét a képviselı-testület bizottságai látják el. A képviselı-testület környezetvédelmi bizottságának egyik tagja rendelkezik környezetvédelmei alapvizsgával. Az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés elıkészítése és elfogadása közötti tartalmi és eljárási kapcsolatok a következık: a pénzügyi teljesítések értékelése a gazdasági ellenırzési folyamatba, a szakmai teljesítések értékelése a szakmai szervezetek ellenırzési folyamatába vannak beépítve. Szeghalom Város Önkormányzata szakpolitikái az alábbi dokumentumokkal rendelkeznek: tervdokumentumok, az egyes szakpolitikához kapcsolódó szabályzatok, rendeletek, határozatok. A dokumentumok elıterjesztésének, elfogadásának, ellenırzésének rendje megegyezik a testületi döntés-elıkészítı és hozatali munka rendjével. Szeghalom Város Önkormányzatánál a szakpolitikák mérésének eljárásai és rendje mérési szabályzatban találhatók, amelyben a jogszabályok alapján tervezett indikátorok szerepelnek (pl. esélyegyenlıségi terv indikátorai). Az egyes szakpolitikák tervezése során nem alkalmazzák a stratégiai tervezés módszertanát. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 8