ELŐLAP AZ ELŐTERJESZTÉSEKHEZ ÜLÉS IDŐPONTJA: Vecsés Város Önkormányzata Képviselő-testületének 2014. december 16-i ülésére ELŐTERJESZTÉS TÁRGYA: Tájékoztató a Szervezetfejlesztés Vecsés Város Önkormányzata számára ÁROP-3.A.2-2013-2013-0031 tárgyú pályázatról és javaslat Intézkedési terv elfogadására ELŐTERJESZTŐ NEVE: Szlahó Csaba polgármester Előterjesztés készítéséért felelős: Halápiné Borbás Ágnes Előterjesztést véleményezi még: NÉV: Pénzügyi Bizottság VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS: NÉV: VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS: NÉV: VÉLEMÉNY, MEGJEGYZÉS: MEGHÍVOTTAK NEVE: A HATÁROZATRÓL ÉRTESÜLNEK: - Bugyi Ilona projekt menedzser - Igazgatási Osztály Előterjesztést ellenőrizte: Előterjesztést jóváhagyta: Mohainé Jakab Anikó jegyző
ELŐTERJESZTÉS Vecsés Város Önkormányzata Képviselő-testületének 2014. december 16-i ülésére Tárgy: Tájékoztató a Szervezetfejlesztés Vecsés Város Önkormányzata számára ÁROP- 3.A.2-2013-2013-0031 tárgyú pályázatról és javaslat Intézkedési Terv elfogadására Előterjesztő: Szlahó Csaba polgármester Tisztelt Képviselő-testület! Vecsés Város Önkormányzata 39 999 890 Ft támogatást nyert a Szervezetfejlesztés Vecsés Város Önkormányzata számára című ÁROP-3.A.2-2013-2013-0031 számú pályázat keretében. A projekt egy év alatt, 2013. november 08. és a2014. november 07. között valósult meg. A pályázat célja volt A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény és a járások kialakításáról, valamint az egyes ezzel összefüggő törvények módosításáról szóló 2012. évi XCIII: törvény rendelkezéseinek megfelelően az, hogy az önkormányzatokat érintő feladatváltozások következtében a polgármesteri hivatal és az önkormányzatok által felügyelt intézmények szervezeti működésében szükségessé vált változások felmérésének, megtervezésének, megvalósításának és az eredmények visszacsatolásának támogatását szolgálja. A pályázat a kormány részéről elfogadott Magyary Zoltán Közigazgatás-fejlesztési Programjában meghatározott beavatkozási területeken a működés, a költséghatékonyság növelését kívánta támogatni. Vecsés Város Önkormányzata a projekt során 7 kötelező és 2 önként vállalt beavatkozási területen készíttetett tanulmányt a meglévő állapot felmérésére, illetve ahol szükségesnek látszott a hatékonyság növelésére. A 7 kötelező fejlesztési elem a következők voltak: - 1. fejlesztési elem: ÁROP-3.A.1. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a Közép-magyarországi régióban című pályázatban vállalt és megvalósított ek felülvizsgálata - 2. fejlesztési elem: Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata - 3. fejlesztési elem: Költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása - 4. fejlesztési elem: Önkormányzati fenntartásban álló intézményekkel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása - 9. fejlesztési elem: Átfogó elégedettség felmérés a közszolgáltatásokról (2 hullámban végzett lakossági kérdőíves felmérés) - 12. fejlesztési elem: Polgármesteri hivatalok és települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata - 13. fejlesztési elem: A kidolgozott hatékonyságnövelő ek megvalósításának folyamatos a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása
A 2 választható fejlesztési elem az alábbi volt: - 6. fejlesztési elem: Az új feladat ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási erőforrás-tervező és vezetői információs rendszer alkalmazása, mely keretében egy szoftver is beszerzésre került - 10. fejlesztési elem: Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata Az év során öt részletben készültek el a tanulmányok és két hullámban, 2013. decemberében és 2014. augusztusában zajlottak a lakossági felmérések. Az elkészült tanulmányok alapján, a 13. fejlesztési elem keretében készült egy i terv, amely rövid, közép és hosszú távra lebontva határoz meg eket a hivatal számára. Az i terv megvalósult pontjairól a projekt fenntartás évei során, minden év végén egy tájékoztató készül a Képviselő-testület részére. Fentiek alapján az alábbi határozati javaslatot terjesztem a Tisztelt Képviselő-testület elé: Határozati javaslat 1.) Vecsés Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a Szervezetfejlesztés Vecsés Város Önkormányzata számára ÁROP-3.A.2-2013-2013-0031 tárgyú pályázatról szóló tájékoztatót tudomásul veszi és a határozat mellékletét képező Intézkedési Tervet elfogadja. 2.) A Képviselő-testület felkéri a polgármestert, hogy a döntésről tájékoztassa a szakmai vezetőt és a projekt menedzsert. Felelős: Szlahó Csaba polgármester Határidő: azonnal értesítésre: a döntést követő 8 napon belül Vecsés, 2014. december 4. Szlahó Csaba polgármester Melléklet: 1. sz. melléklet: Tájékoztató 2. sz. melléklet: Intézkedési terv
TÁJÉKOZTATÓ 1.fejlesztési elem: ÁROP-3.A.1. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a Közép-magyarországi régióban című pályázatban vállalt és megvalósított ek felülvizsgálata A felülvizsgálati feladat keretében két tanulmány készült el. Az egyik tanulmány elsősorban a korábban megvalósított pályázat keretében létrejött eredmények bemutatására irányul. A másik pedig az eredmények bemutatása mellett a hosszabb távú fejlesztési tevékenység, valamint a jelenleg lebonyolítás alatt álló ÁROP szervezetfejlesztési pályázat szempontjából lényeges azon lehetőségek kiemelése, amelyek alkalmasak a 2010-ben lezárt ÁROP projekt eredményeinek továbbvitelére, a szakértői javaslatokban megfogalmazott célok hosszabb távú érvényesülésére. 2. fejlesztési elem: Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata E fejlesztési elem keretében felülvizsgálatra, illetve áttekintésre, átgondolásra kerültek: - az önkormányzat és intézményei által kötött szerződések, - kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok, - az önkormányzat és általa fenntartott intézmények finanszírozási rendszere, - önkormányzati intézmények alapító okiratai, - önkormányzat által ellátott feladatok (kötelező, önként vállalt). 3. fejlesztési elem: Költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása Ennek a fejlesztési elemnek a keretein belül kívántuk értékelni Vecsés Város Önkormányzata által a költségvetési intézményeken és a gazdasági társaságokon keresztül ellátott feladatok finanszírozását. A vizsgálat hatóköre kiterjedt a polgármesteri hivatalra, az önkormányzati intézményekre és az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságra. Az önkormányzati működés vonatkozásában célunk volt: az önkormányzati működés áttekintése és értékelése, rávilágítani azon pontokra, ahol megtakarítási potenciál realizálható anélkül, hogy sérülne o a folyamatos és gördülékeny működés, o a jogszabályoknak való megfelelés. Racionalizálási javaslatok megfogalmazása, megtakarítási potenciál becslése
4. fejlesztési elem: Önkormányzati fenntartásban álló intézményekkel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása Ez a fejlesztési elem nem volt kötelező mi választottuk. A feladatfinanszírozási terv mindig a feladatból kiindulva, a törvényeket figyelembe véve határozza meg azt a minimális (optimális) költséget, amellyel az adott feladat elvégezhető. A cél az volt, hogy az Önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézményekkel különösen köznevelési-oktatási, valamint szociális, közművelődési, gyermekvédelmi intézményekkel, illetve az önkormányzat által üzemeltetett konyhákkal, diák- és felnőtt étkeztetési feladatokat ellátó intézményekkel - kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása. A települési közszolgáltatások összehangolása az állampolgári szempontok figyelembe vételével a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával. 6. fejlesztési elem: Az új feladat ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási erőforrás-tervező és vezetői információs rendszer alkalmazása Ez a fejlesztési elem nem volt kötelező mi választottuk. A VIR az alábbiakra használható: - hatékonyságelemzésre, - működés-átvilágításra, - fenntartó döntéseinek hatás- és költségelemzésére, - optimális intézményszerkezet kialakítására, - költségvetés tervezésre, - működési modellezésre. 9. fejlesztési elem: Átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről Ez a fejlesztési elem nem volt kötelező mi választottuk. A lakossági elégedettség felmérést 2 eltérő időpontban (2013. decemberében és 2014. augusztusában) végeztük, külső szakemberek segítségével. A lekérdezés célcsoportja a város 18 év feletti lakói (kb. 1500 fő) voltak. Számítógéppel támogatott, telefonos módszerrel kérdeztük meg a lakosságot a település fejlesztésével, beruházásaival kapcsolatos véleményükről, javaslataikról, illetve a közszolgáltatásokkal összefüggő ismereteikről, elégedettségeikről és a várható igényeikről. 10. fejlesztési elem: Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata A fejlesztés célja:
az önkormányzati/hivatali feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése; a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat vagy terület átszervezése, működésének optimalizálása. A fejlesztési módszertannak megfelelően 1 előkészítő megbeszélés után 3* 1 napos műhelymunkák, workshopok keretében végeztük el: - közmunkaprogram szervezés hivatali folyamatának felülvizsgálatát, - technikai dolgozók kiszervezési lehetőségének felülvizsgálatát és a - városüzemeltetési feladatok kiszervezési lehetőségének felülvizsgálatát. 12. fejlesztési elem: Polgármesteri hivatalok és települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának felülvizsgálata E fejlesztési elem keretében vizsgáltuk felül a Vecsési Polgármesteri Hivatal Humán erőforrás-kapacitás gazdálkodását, valamint a munkatársak munkaköri besorolását, illeszkedését. A vizsgálat fókuszterületei: Mennyire leterheltek a munkatársak? Hol érdemes változtatni a feladatelosztáson? Mit és hogyan kell változtatni a munkakörökön? 13. fejlesztés elem: A kidolgozott hatékonyságnövelő ek megvalósításának folyamatos a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása A fejlesztési elemenként elkészült tanulmányokból eredő feladatokból i tervet készítettünk, melynek keretében meghatároztuk feladatonként a határidőt és a felelős személyét.
INTÉZKEDÉSI TERV
ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatban vállalt és megvalósított ek felülvizsgálata 1. Iratforgalom elektronizálása Hosszú (2020) Malek Zoltánné 2. Pályázati tevékenység fejlesztése, a Vecsés Városközpont-fejlesztő Projekt Nonprofit Kft. kijelölése központi pályázati szervezetként Rövid (2015) Bugyi Ilona 3. Vezetői információs rendszer bevezetése Rövid (2014) Malek Zoltánné 4. Költségvetési gazdálkodás, intézményrendszer, feladatellátás felülvizsgálata hatékonyságának növelése Közép (2016) Tóth Erika 5. Humán erőforrás felmérése, a humán erőforrás kapacitás gazdálkodás és a munkatársak munkakörének, szervezeti besorolásának felülvizsgálata, az időbeni leterheltség, a kapacitás kihasználtság felmérése, a munkakörök megfelelőségének vizsgálata Rövid (2016) Kovács Ágnes 6. Elégedettségmérés lebonyolítása Operatív Rövid (2014) Bugyi Ilona 8
A támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata 1. A cél, egy olyan szerződéses környezet kialakítása az önkormányzat és intézményei tekintetében, amely egységes a pályáztatási eljárásokban, egységes a szolgáltatások minőségében, gazdaságos, rögzített áras szolgáltatásokat tartalmaz, így könnyebben tervezhetőek a kiadások, egységes partnerek tekintetében az összes intézményre vonatkozóan. Közép (2018) Geiger Gizella, 2. A döntéshozóknak javaslandó, hogy kiadásokat eredményező szerződéseket rövid (1-3 év) ciklusra kössék meg, valamint, hogy szerepeltessenek a szerződésekben olyan megrendelői oldalt védő jogi formulákat, amelyekkel nem illetve hibás teljesítés miatt a vállalkozó/szállító szankcióval sújtható. Rövid (2015) Geiger Gizella, 3. A KLIK által fenntartott intézmények működtetéshez kapcsolódó technikai dolgozók esetében kisebb módosítás lenne szükséges, indokolt a dolgozók munkáltatói jogának átadása egy hasonló feladatot (is) ellátó, önálló vezetéssel bíró intézmény részre Közép (2016) Kovács Ágnes 9
A költségcsökkentés, hatékonyságnövelés opcióinak és stratégiájának kidolgozása 1. Önként vállalt feladatok átgondolása Rövid (2015) Tóth Erika 2. Elvi bevétel növelési potenciált jelent a telekadó bevezetése. Rövid (2015) Szilágyiné Bóta Judit 10
Feladatellátási és finanszírozási modell kidolgozása 1. A bölcsődei férőhelyek felülvizsgálata javasolt, demográfiai számítások alapján Operatív Közép (2017) Albert Ildikó Intézményirányítási erőforrás-tervező és vezetői információs rendszer alkalmazása 1. VIR rendszer bevezetése és használata Operatív Rövid (2015) Malek Zoltánné Albert Ildikó 11
Átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről Nem volt javaslat a tanulmány témájának, jellegének megfelelően 12
Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata 1. Közmunka program szervezés hivatali folyamatának felülvizsgálata, a folyamat lefutásának, tevékenységek szervezeti érintettségének, kapacitásigényének áttekintése, leterheltség csökkentése Rövid (2014) Kovács Ágnes döntés: Képviselő Testület 2. Technikai dolgozók kiszervezési lehetőségének vizsgálata (összesen 26 fő javasolt) Közép (2016) Kovács Ágnes, döntés: Képviselő Testület 3. Városüzemeltetési feladatok kiszervezési lehetőségének felülvizsgálata, a Vecsési Városgondnok Kft-be való kiszervezés lehetőségeinek, korlátainak átgondolása Közép (2016) döntés: Képviselő Testület 4. Plusz 1 fő szükséges fixen az Igazgatási Osztály területére, aki a közmunkaprogrammal járó feladatok nagy részét egy személyben tudja végezni Operatív Rövid (2014) Kovács Ágnes 5. Kormányhivatallal való megállapodás módosítása a jelenleg a Járási Hivatalhoz tartozó iroda használatáról Operatív Rövid (2014) Geiger Gizella döntés: külső feltétel 13
6. 7. 8. 9. Helyettesítés megoldása munkatársak betanításával Adminisztráció csökkentése azáltal, hogy bizonyos folyamatlépéseknél részben vagy egészben papír alap helyett elektronikus formában történik a dokumentáció Költségvetési tervezés során tervezni kell a járulékos költségeket korábbi tapasztalatok alapján Egyes szervezési feladatokat a Munkaügyi Központ végezzen Operatív Rövid (2014) Kovács Ágnes Hosszú (2020) Malek Zoltánné Rövid (2015) Tóth Erika Rövid Külső feltételtől függően 10. Előleget kapjon a Hivatal a Kincstártól Rövid Külső feltételtől függően 11. 12. 13. 14. Visszajelzés készítése a kormányzat felé a tervezhetőség és a rövid határidők vonatkozásában Kincstári vagy IT támogató rendszerből történő lekérdezés megoldása annak érdekében, hogy az adatokat ne kelljen újra felvinni Saját XLS adatbázis kiegészítése, napra készen tartása Központilag visszajelzés a Munkaügyi Központnak, hogy a nyomtatványok változása Operatív Rövid Külső feltételtől függően Rövid Külső feltételtől függően Operatív Rövid (2015) Kovács Ágnes Operatív Rövid Külső feltételtől függően 14
15. 16. 17. milyen többlet terhet jelent Vecsésen kihelyezett Munkaügyi Központra van szükség Jogszabályváltozás a közmunkás felvételének, adminisztrációjának egyszerűsítése érdekében Kihelyezett NAV munkatárs, aki a közmunkások adóbevallásának elkészítésében segítséget nyújt Közép Külső feltételtől függően Közép Külső feltételtől függően Operatív Rövid Külső feltételtől függően Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás felülvizsgálata 1. 2. Két fő ügyintéző felvételével az ügyintézőnként kezelt éves ügyirat száma csökkenthető, ezzel a pluszteher is csökkenne Stressz kezelő tréning a fókuszterület munkatársai részére Operatív Rövid (2015) Kovács Ágnes Operatív Rövid (2015) Kovács Ágnes 15