SZÖVETSÉGI MINŐSÉG- BIZTOSÍTÁSI KIADVÁNY NATO/PFP NYILT AQAP 2070 ÁLLAMI MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS (ÁMB) A NATO TAGORSZÁGOK HADFELSZERELÉSEINEK BESZERZÉSÉBEN AQAP-2070 NATO/PFP NYILT - 1/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 AZ ÉSZAK-ATLANTI SZERZŐDÉS SZERVEZETE, NATO SZABVÁNYOSÍTÁSI HIVATAL (NSA) NATO KÖZZÉTÉTELI KÖZLEMÉNY 2004. január 1. Az AQAP-2070 () Állami Minőségbiztosítás a (ÁMB) a NATO tagországok hadfelszereléseinek beszerzéseiben egy NYILT NATO/PFP kiadvány. Az érdekelt országoknak a kiadvány alkalmazására vonatkozó megállapodása a STANAG 4107-ben került rögzítésre. 2. Az AQAP-2070 () a kézhez vételkor lép hatályba. Az AQAP-170-t váltja fel, amelyet helyben kell megsemmisíteni. 3. Megengedett a kiadvány példányainak terjesztése a vállalkozók és szállítók között. A kiadvány ilyen értelmű terjesztését bátorítjuk. J. MAJ Dandártábornok, PLAR Igazgató, NSA NATO/PFP NYILT - 2/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 Fejezet TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS 5 1.1 Általános útmutató 5 1.2 Hivatkozások 5 2. TÁRGYKÖR ÉS CÉL 5 3. ALKALMAZÁSI ELV 5 3.1 Általános elvek 5 3.2 Az ÁMB folyamatábrája 6 4. AZ ÁMB FOLYAMATA 7 4.1 A Felkérés elkészítése 7 4.1.1 Folyamatábra 7 4.1.2 A Megbízó részéről a szerződéses követelmények átvizsgálása 7 4.1.3 Hiányos vagy ellentmondásos szerződéses követelmények 8 4.1.4 A Megbízói kockázatok azonosítása 8 4.1.5 Döntés az ÁMB átruházásáról 8 4.1.6 A Felkérés elkészítése 8 4.1.7 A Felkérés elektronikus úton történő továbbítása 9 4.1.8 Kiegészítő információk 10 4.2 A felkérés elfogadása és az ÁMB megtervezése 11 4.2.1 Folyamatábra 11 4.2.2 A Felkérés visszaigazolása 11 4.2.3 A Megbízott részéről a Felkérés és a szerződés átvizsgálása 11 4.2.4 Megbízotti kockázat azonosítás 12 4.2.5 Ellentmondásos Felkérés és szerződéses követelmények 12 4.2.6 A Felkérés elfogadása, vagy részleges elfogadása 12 4.2.7 A Felkérés visszautasítása 13 4.2.8 Az ÁMB felügyelet megtervezése 13 4.2.9 Szerződéskötés utáni minőségbiztosítási értekezlet 14 4.2.10 ÁMB végrehajtása az Alvállalkozó telephelyén 15 4.2.11 Az ÁMB felügyeleti terv 15 4.3 Az ÁMB végrehajtása 16 4.3.1 Folyamatábra 16 4.3.2 Az ÁMB felügyeleti tevékenységének végrehajtása 16 4.3.3 A Szállító minőségirányítási dokumentációjának átvizsgálása 17 4.3.4 Nem-megfelelőségek 17 4.3.5 Az ÁMB feljegyzései és ezek elemzése 17 4.3.6 Az ÁMB befejezése 18 4.3.7 Jelentős kockázat-változások és a Megbízó értesítése ezekről 18 4.3.8 Az ÁMB- terv módosítása 18 4.4 Értesítés a Felkérés teljesítéséről (befejezéséről) 19 4.4.1 Folyamatábra 19 4.4.2 Felkészülés a termék kibocsátásra 19 4.4.3 A Megfelelőségi Igazolás (MI) 19 4.4.4 A termék-kibocsátás 19 NATO/PFP NYILT - 3/77 - Old al
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 4.4.5 Értesítés a Felkérés teljesítéséről 20 4.5 Az ÁMB kockázatok visszacsatolása 20 4.5.1 Folyamatábra 20 4.5.2 Megbízói kockázat-azonosítás 21 4.5.3 A kezdeti kockázati információk visszacsatolása 21 4.5.4 A kockázati információk megőrzése 21 4.5.5 A kockázatok folyamatos visszacsatolása 21 4.5.6 Alapvető változások a kockázatban 21 4.5.7 A kockázat visszacsatolása a Felkérés-teljesítés befejezésekor 22 4.5.8 Kiegészítő információk a folyamathoz 22 5. AZ ÁMB KIEGÉSZÍTŐ ELEMEI 22 5.1 Eltérési engedélyek és engedmények 22 5.1.1 Folyamatábra 22 5.2 Vevői reklamációk kivizsgálása 26 5.2.1 Folyamatábra 26 5.3 Az alvállalkozói ÁMB folyamata 28 5.3.1 Folyamatábra 28 MELLÉKLETEK A -Melléklet Rövidítések és fogalmak 31 B Melléklet Formanyomtatványok 36 - - - Felkérés és Kockázati információ visszacsatolási minta Eltérési engedély/engedmény kérelem minta Megfelelőségi Igazolás minta C -Melléklet Kockázat- azonosítás és osztályozás 50 D -Melléklet Módszerek és Technikák 64 E -Melléklet Elektronikus úton történő Felkérés 74 NATO/PFP NYILT - 4/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 1. BEVEZETÉS 1.1 Általános útmutató 1.1.1 A NATO tagországok beszerzéseiben az ÁMB (továbbiakban: ÁMB) az a folyamat, amelyben a NATO tagországok és NATO szervezetek kölcsönösen biztosítják egymás számára a védelmi szerződésekben előírt minőségbiztosítási szolgáltatásokat. A Szállító ország nemzeti hatósága (szervezete), saját országában biztosítja az ÁMB-i felügyeletet és szolgáltatásokat a beszerző ország, vagy NATO szervezet nevében és felkérésére. 1.1.2 A ÁMB biztosítja a bizalmat a beszerző ország számára azt, hogy a minőséget illetően a védelmi termékek Szállítója megfelel az ÁMB-t előíró szerződéses feltételeknek. Az ÁMB-t azokra a szerződéses követelményekre vonatkozóan végzik el, amelyek kockázatot hordoznak, vagy a beszerző ország törvényei azt előírják. 1.2 Hivatkozások a) b) c) STANAG 4107 Szabványosítási Egyezmény Az állami minőségbiztosítás (ÁMB) kölcsönös elfogadására és a Szövetségi Minőségbiztosítási Normatív Dokumentumok használatára. ISO 9000:2000 Minőségirányítási rendszerek Alapok és szótár. AQAP szerződéses dokumentumok. 2. TÁRGYKÖR ÉS CÉL 2.1 Ennek a dokumentumnak az a célja, hogy egységesítse az ÁMB-i szolgáltatás átruházásának folyamatát a NATO tagországok között. 2.2 Ebben a normatív dokumentumban leírt ÁMB a STANAG-4107 (NATO Szabványosítási Egyezmény) alapján kerül bevezetésre, amelyet minden tagország ratifikált. A tagországok elvárása az, hogy az ÁMB átruházásakor a tagországok követik az ebben az AQAP-ban definiált kölcsönös ÁMB-i előírásokat, ha a STANAG 4107-ben fenntartást nem jeleztek. 2.3 A ÁMB kiemeli a kockázatok azonosítását és osztályozását az ÁMB-i felügyeleti tevékenység megtervezésén keresztül. 2.4 Az ebben a dokumentumban ismertetett ÁMB az állami, vagy Szállítói szerződés megkötése után alkalmazható, ott ahol a kockázatok figyelemmel kísérése és csökkentése szükséges. 3. ALKALMAZÁSI ELV 3.1 Általános elvek 3.1.1 A kockázat alapú ÁMB-i tevékenység hatékony eszköz arra, hogy a programek vagy a szerződések teljesítésekor jelenlevő kockázatok menedzseléséhez megfelelő erőforrásokat rendeljenek hozzá. A cél az, hogy az azonosított kockázati területekre koncentrálva végezzék a szükséges ÁMB-i tevékenységeket, annak érdekében, hogy a termék iránt a kellő bizalmat még a beszerzőnek történő átadás előtt megteremtsék. 3.1.2 Az ÁMB speciális jellegéből adódóan, a kockázatok azonosításához a Megbízótól és a Megbízottól egyaránt szükség van információra. Mindketten rendelkeznek és hozzáférnek azokhoz a kockázatra vonatkozó adatokhoz (információkhoz), amelyek szükségesek ahhoz, hogy az ÁMB-t azokra a rendszerekre, folyamatokra és termékekre tervezzék és koncentrálják, amelyek kockázatot jelentenek a Beszerző számára.. NATO/PFP NYILT - 5/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 3.2 Az ÁMB folyamatábrája Az ÁMB-i folyamat áttekintése Megbízó Szerződés (Input az ÁMB elvégzéséhez) Szerződés átvizsgálás A Felkérés elkészítése (4.1 fejezet) Kockázat azonosítás A Felkérés elkészítése A Felkérés elküldése Az alvállalkozónál ÁMB végzése A FelkA érés vevői elfogadá rekl. sa és az ÁMB m Eltérési egtervezése eng. (4.2 fejezet) kivizsg. /engedmények Kommunikáció Felügyeleti terv kidolg. Felügyelet végrehajtás ÁMB felügy. tervezés Észrevételek dokumentálása A Felkérés elfogadása Az ÁMB végrehajtása (4.3 fejezet) Helyesbítő tevékenység Kockázat azonosítás Adatok elemzése A Felkérés és szerz. átvizsg. Felügyelet módosítása Megbízott Az ÁMB támogatásának folyamata (5.0 fejezet) Az Állam bizalma a megfelelő termékben (Folyamat output) Az ÁMB kockázati információk visszacsatolása (4.5 fejezet) Értesítés az ÁMB befejezéséről (4.4 fejezet) 3-1. ábra. Az ÁMB folyamata 3.2.1 A 3-1. ábra az ÁMB folyamatát mutatja be. A folyamat tartalmazza a kockázatok Megbízó általi azonosítását és a döntését arról, hogy ezekre indokolt-e az ÁMB-i tevékenységet végrehajtani.. Ha szükséges az ÁMB, akkor a Megbízó elkészíti a Felkérést és továbbítja a Megbízotthoz. A Megbízott a Felkérés átvételekor szintén kockázat-azonosítást végez. Ez biztosítja, hogy az összes -a Megbízó és Megbízott által- ismert kockázatot azonosítsanak és felhasználjanak a szükséges ÁMB megtervezéséhez, a beszerző szerződéses érdekeinek védelmére. Az ÁMB tevékenység tartalmát a Felkérés és a szerződés határozzák meg. 3.2.2 A kockázati információk -Megbízó és Megbízott közötti- visszacsatolása az ÁMB folyamat kulcseleme. A kockázati információk folyamatos követésével és visszacsatolásával a Megbízónak és a Megbízottnak egyaránt nagyobb rálátása lesz a termék vagy Szállító kockázataira, és az ÁMB a fentiek figyelembe vételével kerül végrehajtásra. 3.2.3 Az ÁMB-ra vonatkozó Felkérést a STANAG 4107 A Mellékletben megnevezett Nemzeti Hatóságoknak, Állami/katonai Minőségbiztosítási Szervezeteknek kell megküldeni. NATO/PFP NYILT - 6/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 3.2.4 A NATO tagországok felelősek a saját ÁMB tevékenységük működtetéséért, és állandóan mérik, elemezik és folyamatosan tökéletesítik azt. 4. AZ ÁMB FOLYAMATA 4.1 A Felkérés elkészítése 4.1.1 Folyamatábra Szerződés (Folyamat input) Megbízói szerződés átvizsgálás 1. Hiányos v. ellentmondás -os szerződéses követelmény Igen A megbízó a Szerződés korrekcióját kezdeményezi Nem Folyamat output: Felkérés A Felkérés továbbítása a Megbízotthoz 8. Megbízói kockázat-azonosítás 4. Folyamat vége Megbízó elkészíti a Felkérést 7. Igen Szükséges az ÁMB-i Felkérés? 5. Nem A kockázatok alapján nem igényel ÁMB-t. Nemzeti eljárások alkalmazása 6. 4-1.ábra. A Felkérés elkészítésének folyamatábrája 4.1.1.1 A 4-1.ábrán bemutatott folyamatábra a Megbízó feladatait szemlélteti a Felkérés elkészítésének folyamatában. A folyamat inputja (bemenő adata) a szerződés, a folyamat outputja (kimenő adata, eredménye) pedig az elkészített Felkérés. Az egyszerűség érdekében a szerződés szó védelmi szerződést jelent, amely magában foglalja az alvállalkozói szerződést is. 4.1.2 Megbízó részéről a szerződéses követelmények átvizsgálása (1) 4.1.2.1 A Megbízó feladata a szerződés alapos átvizsgálása -a Felkérés kiadása előtt- annak érdekében, hogy biztosítsa, hogy az ÁMB-hoz megfelelő információk álljanak rendelkezésre, és hogy ne legyenek benne hiányos vagy ellentmondó szerződéses követelmények. Továbbá feladata, hogy gondoskodjon arról, hogy a szerződés tartalmazza a következőket: a) A Katonai Minőségbiztosítási Szervezet (KMSZ) képviselőjének jogát ahhoz, hogy a Szállítóvagy az Alvállalkozó telephelyén ÁMB feladatokat végezhessen. b) A szükséges szerződéses AQAP, vagy ISO követelményeket. c) A szükséges műszaki követelményeket, vagy az ezekre történő hivatkozást. d) A megfelelőség igazolására vonatkozó követelményeket. e) A Szállító által kiadott, a termékre vonatkozó használati utasításokat. f) Az eltérési engedélyekre és/vagy engedményekre vonatkozó követelményeket. g) A Szállító által készített tervekre vonatkozó követelményeket. Pl.: Minőségtervek, kockázatkezelési tervek, konfigurációkezelési tervek, stb. NATO/PFP NYILT - 7/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 h) A tervezés átvizsgálására, a mintadarab ellenőrzésre és/vagy a speciális vizsgálatokra vonatkozó követelmények. i ) A szállítási határidőkre vonatkozó szerződéses követelményeket. j ) Törvényi / jogszabályi követelmények, melyek a szerződést érinthetik. 4.1.3 Hiányos vagy ellentmondásos szerződéses követelmények (2 és 3) 4.1.3.1 A Megbízó feladata, hogy korrigálja (helyesbítse) a hiányos vagy ellentmondásos szerződéses követelményeket. Amennyiben ezt nem tudja megtenni a Felkérés kezdeményezése előtt, akkor a hiányos vagy ellentmondásos követelményekre vonatkozó részleteket, -és a megteendő (eddig megtett) lépéseket (intézkedéseket) az ügy megoldására- bele kell foglalni az Felkérés-be. 4.1.4 A Megbízói kockázatok azonosítása (4) 4.1.4.1 A Megbízó feladata, hogy azonosítsa a kockázatokat, a C - Mellékletben szereplő útmutatások felhasználásával. 4.1.4.2 Ajánlatos, hogy a Megbízó és a Megbízott kommunikáljon egymással, hogy megtervezhessék az ÁMB-t a kockázatok alapján. 4.1.5 Döntés az ÁMB átruházásáról (5 és 6) 4.1.5.1 A Megbízó határoz arról, hogy az azonosított kockázatok alapján szükséges-e az ÁMB. A Megbízó dönti el, hogy a STANAG 4107 korlátozás nélkül alkalmazható-e, vagy hogy a nemzeti fenntartások speciális kétoldalú megállapodást igényelnek-e, vagy más eljárás szükséges. 4.1.5.2 Általában nem kell ÁMB-t végezni egyszerű, kis kockázattal járó termékek beszerzésénél, vagy amikor a termék minősége kielégítően megállapítható az átvételkor. Ilyenkor, a Megbízó felveszi a kapcsolatot a Beszerzővel, és tájékoztatja, hogy az átvétel helyben megvalósítható. Az ÁMB-t nem igénylő kockázatokat az országon belül követett gyakorlatnak megfelelően kell kezelni. Ha a fentiek után nem marad olyan kockázat, amely ÁMB-t igényel, akkor a folyamat befejeződik. 4.1.6 A Felkérés elkészítése (7) 4.1.6.1 A Megbízó az ÁMB-ra vonatkozó felkérést a B Melléklet formanyomtatvány I. részének kitöltésével kezdeményezi. 4.1.6.2 A Megbízónak, értelemszerűen, figyelembe kell vennie a következőket: a) El kell juttatnia a ÁMB felügyeleti terv egy másolati példányát. b) A KMSZ képviselőjét fel kell hatalmaznia az eltérési engedély kérelmek és engedmények kezelésére, valamint a Szállítónál a szerződéses feladatok végrehajtásánál a kockázat-alapú ÁMB felügyelet elvégzésére. (Az eltérési engedélyekre és engedményekre vonatkozó részleteket lásd az 5.1pontnál) c) A KMSZ képviselője által kiadott Megfelelőségi Igazolás (MI) szükségességére. d) A termékátvétel módszerére vonatkozóan utasítások (Technológiai/technikai Utasítások) kiadására. e) A kockázati információk visszacsatolására, vagy a KMSZ képviselőjétől az időszakonkénti jelentések elküldésének szükségességére. f) A KMSZ képviselőjének szerepére a mintadarab ellenőrzésénél, vagy speciális vizsgálati követelményeknél. g) A KMSZ képviselő részvételének a szükségességét a műszaki- vagy tervezési átvizsgálásokban (PCA, FCA, stb.). h) A figyelem felhívásának szükségességét azokra a repülésre való alkalmassággal-, tengeralattjáróstb. biztonsággal kapcsolatos kockázatokra, amelyek hatása katasztrofális lehet. NATO/PFP NYILT - 8/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 i) Az alacsonyabb-szintű dokumentációk: minőségtervek, stb. példányaival való ellátás szükségességét. j) Az előszerződés Megbízott részére történő biztosításának szükségességét. k) A Megbízott értesítésének szükségességét arról, hogy a szerződés feljogosította a Szállítót arra, hogy a Beszerző nevében elfogadjon kisebb nem-megfelelőségeket. 4.1.6.3 A kockázat azonosítási folyamat során minden olyan kockázatot, amely figyelemmel kísérést igényel a ÁMB-i felügyelet folyamán, dokumentálni kell a Felkérés I. részében. Ahol lehetséges, a Megbízó határozza meg, hogy a szerződés vagy a műszaki specifikáció melyik része kapcsolatos azzal a kockázattal, amely a Felkérésben szerepel. Azonosítás után, a kockázatot minősíteni kell az A - Mellékletben megadott definícióknak megfelelően (osztályba sorolás). 4.1.6.4 A Megbízónak nem szükséges meghatároznia az ÁMB végrehajtása során alkalmazandó módszereket és technikákat. A kockázatok figyelemmel kísérését és kezelését a Megbízott fogja meghatározni., az ÁMB terv alapján. A Felkérés űrlap kitöltésére vonatkozó részletes utasítások a B Mellékletben találhatók meg. 4.1.6.5 A Megbízó határozza meg a Megbízott által készített jelentések tartalmát. A jelentési terjedelmet minimális szinten kell tartani. 4.1.6.6 A Megbízó határozza meg, hogy a Megbízott állítson-e ki Megfelelőségi Igazolást (MI), amelyet a szerződésnek tartalmaznia kell. A MI-ra vonatkozó további információk a 4.4 pontban találhatóak. 4.1.6.7 Több szerződés azonos Szállítóval történő megkötése esetén, a Megbízó igényelheti a ÁMB-t a Szállító minden folyamatára kiterjedően, amelyek a Megbízó minden szerződésére vonatkozni fog a Szállító telephelyén. A Megbízó és a Megbízott feladata megegyezni a Felkérés teljes körű lefedéséről. Ilyen esetekben a Megbízónak és a Megbízottnak gondoskodnia kell arról, hogy az összes bejövő szerződést átvizsgálják, hogy eldöntsék, hogy a korábban azonosított kockázatok megváltoztak-e, és további kockázatok megjelentek-e? Ennek az átvizsgálásnak az alapján, a teljes körű Felkérést szükség szerint felül kell vizsgálni. Ha eltérő rendelkezés nem történik, akkor a Megbízott használhatja a Szállító szerződés példányát is. 4.1.7 A Felkérés elektronikus úton történő továbbítása (8) 4.1.7.1 A Megbízó lehetőleg elektronikus úton továbbítsa az Felkérést-t, a szerződéssel és a szükséges információkkal együtt, annak a megfelelő Nemzeti Hatóságnak/Szervezetnek az e-mail címére, amelyet a STANAG 4107 A Melléklete tartalmaz. A Felkérés elektronikus úton történő továbbítására vonatkozó utasítások az E Mellékletben találhatóak. 4.1.7.2 Abban az esetben, ha papír-alapú a Felkérés, akkor a STANAG 4107 A Mellékletében megadott címre kell postázni. Minkét esetben a Felkérés-t időben kell elküldeni, hogy lehetővé tegye a Megbízott számára a felkészülést és az ÁMB végrehajtását. 4.1.7.3 Sürgős esetekben, amikor az ÁMB azonnali szükségessége eleve kizárja a Felkérés elkészítését, a Megbízó e-mailen, vagy fax útján is igényelhet ÁMB-t. A Megbízónak azonban, amilyen hamar csak lehet, a Felkérést hivatalosan is továbbítania kell. NATO/PFP NYILT - 9/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 4.1.8 Kiegészítő információk 4.1.8.1 Általában a Megbízó nem követeli meg a Szállító teljes minőségirányítási rendszerének (MIR) értékelését, azonban ha a Megbízó a MIR meghatározott elemeivel kapcsolatos kockázatokat azonosít, akkor az ÁMB felügyelet megtervezésénél és végrehajtásánál a Megbízottnak ezt figyelembe kell vennie. 4.1.8.2 Előfordulhatnak olyan helyzetek, amikor bizonyos minőségi problémák elfogadhatatlan szintű kockázatokat eredményezhetnek a programek vagy a szerződések teljesítésénél. Ilyen esetekben a Megbízónak koordinálnia kell a Megbízottal a kiegészítő (többlet) kockázatokról. A Felkérést ennek megfelelően kell felülvizsgálni és módosítani. 4.1.8.3 Amennyiben a Megbízó azt kívánja, hogy az alvállalkozóra is vonatkozzon az ÁMB, akkor ez a követelmény egyértelműen legyen kinyilvánítva a Megbízó által kiadott Felkérésben. 4.1.8.4 A Megbízó ne vonja vissza a fennálló Felkérést anélkül, hogy először ezt meg ne konzultálná a Megbízottal. A nem megfelelő egyeztetés, vagy a koordináció hiánya egy Felkérés visszavonása esetén, kedvezőtlen kihatással lehet a program vagy szerződés teljesítésére. 4.1.8.5 Hacsak másképpen nem kívánatos, az eltérés engedélyekkel kapcsolatos eljárások ÁMB-i felügyelete a kockázatokon kell, hogy alapuljanak. Ha a Megbízó nemzeti követelményei máson alapulnak, akkor a részleteket a Felkérésben meg kell adni. 4.1.8.6 Abban az esetben, amikor a Megbízó másolatot kér a nem-megfelelőségekről, vagy más minőségi feljegyzésekről, akkor ezt a követelményt is fel kell tüntetni a Felkérésben. 4.1.8.7 Ha a szerződés biztonsággal kapcsolatos kritikus követelményeket támaszt, akkor a Megbízónak is tüntetnie ezeket a Felkérésben. A Megbízó és a Megbízott egyezteti a szükséges nemzeti gyakorlatot (ÁMB-i módszereket és technikákat), annak érdekében, hogy kielégítse a Beszerző igényét. 4.1.8.8 A termék átvétele és a repülésre való alkalmasságának igazolása nem biztos, hogy része az ÁMBnak. Például bármely ezzel kapcsolatos követelményt a Megbízottal előre kell egyeztetni a Felkérésben. NATO/PFP NYILT - 10/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 4.2 A Felkérés elfogadása és az ÁMB megtervezése 4.2.1 Folyamatábra A Felkérés átvétele (Folyamat input) A Felkérés beérkezése a Megbízotthoz 1. Megbízott átvizsgálja az Felkérést és a szerződést 2. A Megbízott azonosítja a kockázatokat 3. ÁMB megtervezése, 9. Megbízó értesítése a Felkérés elfogadásáról 8. Igen A Felkérés elfogadása (teljes, vagy részleges) 6. Nem Hiányos, vagy ellentmondó Felkérés, kockázat, vagy követelmény 4. Nem Igen Minőségbiztosítási megbeszélés megtartása a Szállítóval, ha szükséges 10. Folyamat vége A Megbízó hivatalos értesítése írásban 7. A követelmények tisztázása a Megbízóval 5. Az alvállalkozói ÁMB-i igények meghatározása 11. ÁMB-i felügyeleti terv kidolgozása 12. Az ÁMB-i terv megküldése a Megbízónak, ha az igényli 13. Folyamat output: Felkérés elfogadása és az ÁMB felügyeleti terv 4-2. ábra A Felkérés elfogadás és az ÁMB tervezési folyamata. 4.2.1.1 A 4-2. ábra. bemutatja a Megbízottnak a Felkérés elfogadására és a ÁMB-i felügyelet megtervezésére vonatkozó tevékenységét. A folyamat bemeneti adata a Megbízó Felkérése, a folyamat kimeneti adata (eredménye) pedig az elfogadott Felkérés és az ÁMB-i felügyeleti terv. 4.2.2 A Felkérés visszaigazolása (1) 4.2.2.1 A KMSZ képviselője igazolja a Felkérés beérkezését, egy e-mail válaszüzenet küldésével. A visszaigazolás azt jelenti, hogy a Felkérés beérkezett. 4.2.3 Megbízott részéről a Felkérés és a szerződés átvizsgálása (2) 4.2.3.1 A Felkérés alapján az ÁMB megfelelő tervezése érdekében, a Megbízott feladata, hogy átvizsgálja a Felkérést és a hozzá tartozó szerződéses dokumentációt. Az átvizsgálás biztosítja, hogy a KMSZ képviselője megismerje azokat a szerződéses követelményeket, amelyek a Felkérés követelményeivel kapcsolatosak, és segíti az ÁMB terv kidolgozását. NATO/PFP NYILT - 11/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 4.2.3.2 Ez az átvizsgálás a Megbízott (KMSZ képviselője) kötelessége. Különös hangsúlyt kell helyezni: a) Annak biztosítására, hogy a KMSZ képviselője rendelkezzen a szükséges hozzáférési jogosultságokkal a Szállító és az alvállalkozó telephelyein, abból a célból, hogy a szükséges ÁMB-t elvégezze. b) Arra, hogy a KMSZ képviselőjének legyen hatáskörére az eltérési engedélyek elfogadására.. c) A Szállító hatáskörére, amely az eltérési engedélyekkel kapcsolatos. d) Arra, hogy a megfelelő AQAP minőségbiztosítási normatív dokumentumokat vagy a MIR-el szembeni követelményeket beemeljék a szerződésbe. (utalás a STANAG 4107-re). e) A termékre vonatkozó műszaki követelményekre. f) A KMSZ képviselőjének a Megfelelőségi Igazolás kiadásával kapcsolatos felelősségére. g) A Szállító telephelyén végzett végátvételnél a Megbízott részvételének biztosítására, ha a Megbízó adott ilyen utasítást a Felkérésben. h) A Szállító által készített tervekre vonatkozó követelményekre, pld.: minőségtervek, kockázatkezelési tervek, konfigurációkezelési tervek, stb. i) Az mintadarab ellenőrzési követelményeire és az esetleges speciális vizsgálati követelményekre. j) A kockázatok visszacsatolásának követelményeire. k) A KMSZ képviselőjének hatáskörérére a műszaki és tervezési átvizsgálásokkal kapcsolatosan során. l) A speciális jelentési követelményekre. m) Az előszerződésekkel kapcsolatos információkra. n) A speciális termék jelölésekre. 4.2.3.3 Amikor több különféle szerződést kötöttek ugyanazzal a Szállítóval, a Megbízónak lehet olyan kívánsága, hogy minden szerződésre terjedjen ki az ÁMB-i felügyelet. 4.2.4 Megbízotti kockázat-azonosítás (3) 4.2.4.1 A Megbízott feladata, hogy a Felkérés űrlap II. részét használja fel azoknak az ÁMB felügyelet során feltárt kockázatoknak az azonosítására, amelyeket nem azonosított a Megbízó a Felkérés-űrlap I. részében. Az adott kockázat szerződéses kapcsolatát a Felkérésbe be kell jegyezni. Ha ilyen kapcsolat nem áll fenn, akkor a kockázat keletkezésére magyarázatot kell találni. 4.2.4.2 A Megbízott feladata továbbá, hogy a C Melléklet útmutatásainak és az A Melléklet definícióinak felhasználásával azonosítsa és osztályozza a kockázatokat. 4.2.4.3 A Megbízott feladata, hogy tegye meg észrevételeit és javaslatait a Felkérés I. részében a Megbízó által azonosított kockázatokra vonatkozóan. Nem szükséges, hogy a Megbízott és a Megbízó egyetértsenek a kockázat-azonosítása és/vagy a kockázat osztályozása tekintetében, mivel nézőpontjuk és a rendelkezésükre álló kockázati információk rendszerint eltérnek egymástól. Mindazonáltal, amikor a Megbízott olyan kockázati információ birtokában van, amely ellentétes a Megbízói kockázat azonosításával és/vagy osztályozásával, akkor a Megbízottól elvárják, hogy kapcsolatba lépjen a Megbízóval, és szolgáltasson olyan objektív bizonyítékokat, amelyek igazolják, alátámasztják az azonosított kockázatokat, vagy indokolttá teszik a kockázati osztálybesorolás növelését vagy csökkentését. A pontos kockázati információk fontosak a program- és szerződés menedzserek számára. 4.2.5 Ellentmondásos Felkérés és a szerződéses követelmények (4 és 5) 4.2.5.1 A Felkérésnek és a kapcsolódó szerződéses követelményeknek világosnak, teljesnek és érthetőnek kell lenniük a Megbízott számára. Ha tisztázás szükséges, akkor a Megbízott feladata, hogy azonnal vegye fel a kapcsolatot a Megbízóval. Ahol lehetséges, a Megbízó és a Megbízott elektronikus eszközöket használjon a problémák (kérdések) megoldásának gyorsítása érdekében. 4.2.6 A Felkérés elfogadása, vagy részleges elfogadása (6 és 8) NATO/PFP NYILT - 12/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 4.2.6.1 A Felkérés, a szerződés és az együttes kockázatok átvizsgálása alapján, a Megbízott dönti el, hogy a Felkérés teljesen, vagy részlegesen elfogadható-e. A Megbízott a Felkérés- űrlap II. részének kitöltésével fogadja el az ÁMB-i felkérést, és késedelem nélkül visszaküldi a Megbízónak. A Felkérés elfogadásával a Megbízott egyetértését fejezi ki az ÁMB végrehajtásáról a Felkérés I. és II. részében azonosított kockázatokra vonatkozóan. A Felkérés- űrlap, a kitöltési útmutatóval együtt, B Mellékletben található. 4.2.6.2 Amikor a Megbízott csak részlegesen tudja elfogadni a Felkérést, akkor a Megbízott feladata, hogy azonnal értesítse a Megbízót, hogy megvitassák a lehetséges alternatívákat azokra a követelményekre vonatkozóan, amelyeket nem lehetett elfogadni. Miközben a problémás kérdések megoldása folyik, nem késleltethető az ÁMB végrehajtása azokra a Felkérési követelményekre vonatkozóan, amelyek elfogadhatóak a Megbízott számára. A Felkérés részleges elfogadása csak kivételesen történhet, ha a STANAG 4107-ben fenntartások rögzítve lettek. 4.2.6.3 A Megbízónak tájékoztatnia kell a Szállítót az ÁMB-ről a Felkérés alapján. Az ÁMB ne legyen megszakítva a Megbízóval való egyeztetés és a Megbízó egyetértése nélkül. 4.2.7 A Felkérés visszautasítása (7) 4.2.7.1 Amennyiben a Megbízott nem tudja elfogadni a Felkérést, akkor az a feladata, hogy erről írásban, hivatalosan értesítse a Megbízót, amilyen hamar csak lehetséges, és adjon magyarázatot arra, hogy miért nem lehet a Felkérést elfogadni. Ezt a hivatalos magyarázatot csatolni kell a Felkéréshez, amikor azt visszaküldi a Megbízónak. A Felkérés visszautasítása csak kivételes esetben lehet. 4.2.8 Az ÁMB-i felügyelet megtervezése (9) 4.2.8.1 A kijelölt KMSZ képviselő feladata, hogy rendelkezzen a szükséges szakismeretekkel és kompetenciával arra, hogy szakszerűen megtervezze és végrehajtsa a szükséges ÁMB-i felügyeletet. A KMSZ képviselőjétől elvárható, hogy ismerje a releváns ipari és szakmai gyakorlatot, az AQAPkat, valamint a Szállító által a szerződéses követelmények teljesítése során alkalmazott technológiákat. Ahol a Megbízott szervezet nem tudja biztosítani a szükséges szakértelmet és kompetenciát, ott a Megbízott a Megbízó közreműködését (segítségét) kéri. 4.2.8.2 A Felkérés követelményeinek kielégítéséhez szükséges tevékenységeket a KMSZ képviselője fogja megtervezni. A KMSZ képviselője felelős azért, hogy meghatározza azokat az ÁMB-i területeket, módszereket és technikákat, amelyek a legmegfelelőbbek a Felkérésben azonosított kockázatok csökkentésére vagy figyelemmel kísérésére. Az ÁMB-i felügyelet tervezésére vonatkozó fogalmakat a 4-2-2. ábra illusztrálja. Az ábra azokat az ÁMB-i felügyeleti technikákat mutatja be, amelyek a felügyeleti területtől és a vele járó kockázattól függően használhatók. Amíg a magasabb szintű kockázatok megkövetelhetik a rendszer-, folyamat- és termékfelügyelet kombinációját, a közepes szintű kockázatok esetleg csak folyamat és/vagy termékfelügyeletet igényelnek, az alacsonyabb szintű kockázatok pedig, esetleg csak esetenkénti termék-átvételeket igényelnek. Az elvárás az, hogy az ÁMB-i Felügyeleti Tervben minden, a KMSZ képviselője által a Felkérés támogatásában végzendő ÁMB felügyeleti tevékenység dokumentálva legyen. NATO/PFP NYILT - 13/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 Megbízó és Megbízott által azonosított kockázatok ÁMB felügyeleti területek MIR felügyelet Folyamat felügyelet Termék felügyelet ÁMB felügyeleti technikák Hivatalos minőség-auditok Folyamat átvizsgálás és elfogadás Termék-átvétel 4-2-2. ábra. Az ÁMB-i felügyelet tervezésével kapcsolatos fogalmak 4.2.8.3 Az ÁMB megtervezésekor a KMSZ képviselője vegye figyelembe a Szállító minőségirányítási rendszerének (MIR) állapotát. Ha a Szállító MIR-ének első- vagy második- fél által végrehajtott testületi átvizsgálása nemrég fejeződött be, vagy ahol a Szállító MIR-ének ÁMB-i felügyeletét lefolytatták, akkor általában nincs szükség arra, hogy a KMSZ képviselője elvégezze a minőségdokumentáció kezdeti átvizsgálását. A KMSZ képviselőjének a feladata, hogy a Szállító MIR-ének folyamatos minőség-auditjaira és átvizsgálásaira tervezzen úgy, hogy biztosítva legyen a szerződéses követelmények folyamatos kielégítése. Az ÁMB felügyeleti tevékenységek általában azokra a specicifikus rendszer-elemekre korlátozódnak, amelyeket kockázat-hordozóként azonosítottak. 4.2.8.4 Az alább meghatározott ÁMB-i tevékenységeket a KMSZ képviselőjének el kell végeznie anélkül, hogy szükséges lenne külön feladatként megszabni ezeket a Felkérésben: a) A Felkérés és a szerződés átvizsgálása (4.2.3); b) Az ÁMB-i felügyeleti tervek elkészítése (4.2.11); c) Az ÁMB végrehajtása (4.3.2); d) A Szállító minőség-irányítási dokumentációjának átvizsgálása (4.3.3); e) Az ÁMB felügyeleti feljegyzések elkészítése és megőrzése (4.3.5); f) Az ÁMB felügyeleti tevékenység eredményeinek átvizsgálása (4.3.5); g) Az ÁMB felügyelethez kapcsolódó tervek módosítása a kockázat változásakor (4.3.8); h) Kezdeményezni a felmerülő minőségproblémák (nem-megfelelőségek) feldolgozását, beleértve a megelőző és helyesbítő tevékenységet (5.2), i) ÁMB kezdeményezése az alvállalkozónál, szükség esetén (5.3); j) A kockázattal kapcsolatos információk megosztása és visszacsatolása a Megbízóhoz (4.5); k) A szerződéskötés utáni minőségbiztosítási (MB) értekezletek lefolytatása a Szállítóval. l) A Szállító objektív minőség-bizonyítékainak igazolása és jóvá hagyása. 4.2.9 Szerződéskötés utáni minőségbiztosítási (MB) értekezlet (10) 4.2.9.1 Amikor azt állapították meg, hogy a Szállító számára esetleg nem világosak a szerződés minőségi vagy műszaki követelményei, akkor nélkülözhetetlen, hogy kezdeményezzenek egy un. szerződéskötés utáni minőségbiztosítási (MB) értekezletet a szerződéses követelmények tisztázására és a félreértések tisztázására. Az értekezletet akár a Megbízó, akár a Megbízott javasolhatja. Ez az értekezlet lehetővé teszi a KMSZ képviselője és a Szállító számára, hogy megvitassanak, egyeztessenek és tisztázzanak bármilyen félreértést, ami kötelezettségeik NATO/PFP NYILT - 14/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 tekintetében fennállhat közöttük. Az értekezlet lehetővé teszi a KMSZ képviselője számára, hogy meghatározza a szerződéses folyamatok auditálási /átvizsgálási szakaszait. Ha szükséges, akkor a KMSZ képviselője kérjen információt a Beszerzőtől. 4.2.9.2 Az értekezlet felhasználható olyan kérdések felvetésére és /vagy tisztázására, mint: a) A MIR-re vagy az ellenőrzésekre vonatkozó követelmények b) Minőségtervek, Konfiguráció-irányítási (KI) tervek, szoftver-tervek, megbízhatósági és karbantarthatósági (R&M) tervek, vagy más, szerződés által megkövetelt MB-i dokumentációk és leszállítandó (átadandó) adatok. c) A Felkérés teljesítésére vonatkozó ÁMB felügyeleti tevékenységek. d) Az eltérések és/vagy engedmények eljárás rendje. e) A megfelelőség igazolására (MI) vonatkozó követelmények. f) Azonosítani a szerződésben a kritikus biztonsági jellemzőket. g) A KMSZ képviselőjének részvétele a tervezés felülvizsgálatában, a KI tevékenységben, a vizsgálatokban, a termékátvételben, stb. h) Az mintadarab ellenőrzése. 4.2.10 ÁMB végrehajtása az Alvállalkozó telephelyén (11) 4.2.10.1 Az alvállalkozói ÁMB-i folyamatra vonatkozó részletes információk a dokumentum 5.3 pontjában vannak megadva. 4.2.11 ÁMB Felügyeleti Terv (12 és 13) 4.2.11.1 A Megbízott feladata, hogy készítsen ÁMB-i felügyeleti tervet. A tervben fel kell dolgozni a Felkérés minden követelményét, és meg kell határozni mindazokat a felügyeleti tevékenységeket, amelyeket a KMSZ képviselőjének el kell végezni az azonosított kockázatok csökkentése/figyelemmel kísérése érdekében. Az ÁMB felügyeleti terv elkészíthető minden egyes kézhez kapott Felkéréshez, vagy lehet egy közös (egyesített) terv valamely programre, vagy a Szállító lehetőségeinek teljes körére vonatkozóan. Az ÁMB-i tervben meghatározott felügyeleti tevékenységek legyenek visszavezethetők a Felkérésben azonosított kockázatokra. 4.2.11.2 Egy ÁMB-i felügyeleti terv tipikusan a következőket tartalmazza: a) A Felkérés I. és II. részében szereplő összes kockázat azonosítását. b) Azoknak a specifikus rendszereknek (vagy elemeiknek), folyamatoknak és/vagy termékeknek az azonosítását, amelyek ÁMB felügyeletet igényelnek. c) Az alkalmazandó ÁMB felügyeleti módszereket vagy technikákat. d) A felügyeleti tevékenységek ütemezett dátumait. e) A felügyeleti tevékenység mélységének mértékét, pld. mintavételes, 100 %-os, stb. f) Egyéb, a Felkérésben foglaltak szerint elvégzendő ÁMB tevékenységeket. 4.2.11.3 Az ÁMB felügyeleti terv tartalma nincs korlátozva csak a fenti információkra. Az ÁMB Felügyeleti Terv egy olyan dokumentum, ami dinamikusan alakul, ahogy a kockázat változik, és ahogy új Szállítói tevékenységek merülnek fel az adott szerződés élettartama során. Lásd a 4.3.8.1 pontot. 4.2.11.4 Ha igényelték, akkor az ÁMB felügyeleti terv egy példányát biztosítani kell a Megbízó, vagy meghatalmazott képviselője számára. NATO/PFP NYILT - 15/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 4.3 Az ÁMB végrehajtása 4.3.1 Folyamatábra ÁMB-i Felügyeleti Terv (Folyamat input) Tervezett ÁMB felügyeleti tevékenység elvégzése 1. A Szállító minőségirányítási dokumentumainak átvizsgálása 2. Volt Nem-megfelelőség? 3. Igen Jelentés a nemmegfelelőségekről 4. ÁMB folytatódik Felügyeleti terv felülvizsgálata / módosítása a kockázat-változás miatt 13. Nem ÁMB lezárása (Folyamat output) 10. Igen Nem Szállító vagy az alvállalkozó helyesbítő és megelőző tevékenységet kezdeményez 5. A Megbízó értesítése a Kockázat vált.ról, vagy nemmegfelelőségről 11. Nem A Felkérés teljesítve 9. Nem Jelentés Megbízónak: kockázati info. vált.. és/vagy nem kielégítő feltételek visszajelzése a Felkérés III. részének felhasználásával 12. Igen Az ÁMB feljegyzések elemzése 8. ÁMB felügyeleti feljegyzések dokumentálása 7. Igen Szállítói helyesbítő és megelőző intézk. hatékony megvalós. igazolása 6. 4-3. ábra. Az ÁMB végrehajtási folyamata 4.3.1.1 A 4-3.ábra az ÁMB végrehajtási folyamatát illusztrálja. A folyamat bemenete (inputja) az ÁMB felügyeleti terv, és a folyamat eredménye (kimenete, outputja) a ÁMB teljesítése. 4.3.2 Az ÁMB felügyeleti tevékenységek végrehajtása (1) 4.3.2.1 A KMSZ képviselője az szerint fogja végezni az ÁMB-i felügyeleti tevékenységeket, ahogy azok megtervezésre kerültek és dokumentálva lettek az ÁMB-i Felügyeleti Tervben (4.2.11). Az ÁMB végrehajtása olyan tevékenységeket foglal magában, mint a Szállítói minőségirányítási rendszer (MIR) dokumentáció átvizsgálása, a minőség auditok, a folyamatok átvizsgálása és/vagy verifikálása, a termékek igazolása, és egyéb, a Felkérésben feladatul szabott tevékenységek. A D NATO/PFP NYILT - 16/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 Melléklet további információkkal szolgál az ÁMB-i felügyeleti módszerekre és technikákra vonatkozóan. 4.3.3 A Szállító minőségirányítási dokumentációjának átvizsgálása (2) 4.3.3.1 Ha a szerződés előírja, a Szállítók kidolgozzák a MIR-el kapcsolatos dokumentumokat. Ezek a dokumentumok magukba foglalhatnak Minőségügyi kézikönyvet, Minőségtervet, Konfigurációkezelési tervet, Szoftver-minőségtervet, vagy más, szerződésileg megkövetelt, a Szállító által kidolgozandó dokumentumot vagy specifikációkat. 4.3.3.2 A KMSZ képviselőjének az a feladata, hogy átvizsgálja a Szállító minőségrendszerének dokumentációját és meggyőződjön arról, hogy az kielégíti a szerződéses követelményeket. Az átvizsgálás biztosítja a KMSZ képviselője számára szükséges bizalmat abban, hogy a minőségirányítási rendszer (MIR), a dokumentáció alapján nézve, megfelel a szerződéses követelményeknek, és ha a Szállító hatékonyan működteti, akkor el kell, hogy érje a tervezett eredményeket. Ha az átvizsgálás azt mutatja, hogy a dokumentáció nem elégíti ki a szerződés követelményeit, akkor az észlelt nem-megfelelőséget a Szállító tudomására kell hozni, a helyesbítő tevékenység elvégzésére. 4.3.3.3 Az átvizsgálást, jellemzően, a Felkérés elfogadását követően, gyakorlatilag a lehetséges legkorábbi időpontban végzik el, és a szerződés teljesítése alatt újra le kell, hogy folytassák, ha a Szállító módosításokat végez a dokumentációkban. Az átvizsgálást kezdetben, a Felkérésben azonosított kockázatok kell végeznie, de a dokumentáció-átvizsgálás nem zárhatja ki az ÁMB-i Felügyeleti Tervben meghatározott ÁMB-i felügyeleti tevékenységek foganatosítását. 4.3.3.4 Ahol a szerződés előírja a MIR dokumentáció Beszerző részéről való elfogadását vagy jóváhagyását, ott a dokumentációt meg kell küldeni a Beszerzőnek. 4.3.4 Nem-megfelelőségek (3, 4, 5 és 6) 4.3.4.1 Ha a Szállító a MIR rendszerrel, a folyamatokkal vagy a termékkel kapcsolatos nem-megfelelőséget észlelt, a KMSZ képviselője helyesbítő intézkedést kezdeményez a Szállítónál a nemzeti gyakorlat szerinti előírt formátumon (űrlapon). A szerződéses követelmények általában megkövetelik a Szállítótól, hogy helyesbítő és megelőző intézkedésekkel reagáljon az azonosított nemmegfelelőségre. A KMSZ képviselőjének jóváhagyni kell, hogy a Szállító hatékonyan érvényre juttatta-e a megfelelő helyesbítő és megelőző tevékenységeket, a nem-megfelelőség megismétlődésének megakadályozására. 4.3.4.2 Az alvállalkozónál feltárt nem-megfelelősségeket is a Szállítóval szemben kell érvényesíteni. Minden elkészített nem-megfelelőségi jelentés (NMFJ) egy példányát továbbítani kell a Megbízóhoz, hacsak más megállapodás nem szerepel a Felkérésben. A Megbízott felhasználhatja a Felkérés III. részét is arra, hogy értesítse a Megbízót a nem kielégítő állapotról. 4.3.5 Az ÁMB feljegyzései és ezek elemzése (7 és 8) 4.3.5.1 A Felkérésre elvégzett minden ÁMB-i felügyeleti tevékenység eredményét a KMSZ képviselője feljegyzésben rögzíti. A feljegyzésekben fel kell tüntetni az auditált, átvizsgált vagy megvizsgált rendszert, folyamatot vagy terméket, a végrehajtás dátumát, eredményét, és tartalmaznia kell a kiadott NMFJ-ekre vonatkozó részleteket. A feljegyzések megőrzési ideje a nemzeti gyakorlatnak megfelelő legyen. 4.3.5.2 A KMSZ képviselőjének feladata, hogy esetenként elemezze az ÁMB feljegyzéseit, hogy meghatározza (azonosítsa) a Szállító MIR rendszerével, folyamataival vagy termékével kapcsolatos kedvezőtlen tendenciákat vagy állapotokat. A kedvezőtlen trendekre vonatkozó információkat a Szállítóval meg kell osztani azért, hogy a megfelelő helyesbítő és megelőző intézkedéseket a Szállító NATO/PFP NYILT - 17/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 elvégezze. Az elemzés eredményével kapcsoltban teendő, hogy a KMSZ képviselője használja fel ezeket a kockázati szintek és a folyamatban lévő ÁMB felügyeleti tevékenységek pontosítására (módosítására, beállítására). Ahol célszerű, az elemzés eredményére vonatkozó információkat meg kell osztani Megbízóval. 4.3.6 Az ÁMB befejezése (9 és 10) 4.3.6.1 A KMSZ képviselője értesíti a Megbízót arról, hogy az igényelt ÁMB-i folyamat befejeződött. A KMSZ képviselője a Felkérés űrlap III. részét fogja használni a folyamat befejezésére vonatkozó értesítéshez, hacsak a Felkérésben ettől eltérően nem intézkedtek. 4.3.7 Jelentős kockázat változások és a Megbízó értesítése ezekről (11 és 12) 4.3.7.1 Amennyiben a KMSZ képviselője, az ÁMB tevékenység folyamán bármikor, szignifikáns (jelentős) változást állapít meg (azonosít) az adott programmal, vagy szerződéssel kapcsolatos kockázatok szintjében, akkor a Megbízót azonnal értesíti a Felkérés-űrlap III. részének felhasználásával. Jelentősnek kell tekinteni azt a változást a kockázatban, ami az adott kockázat osztálybesorolásának megváltozását eredményezi. Az ilyen változások módosításokat (kiigazításokat) eredményezhetnek az ÁMB felügyeleti tervben. 4.3.8 Az ÁMB-i terv módosítása (13) 4.3.8.1 Az ÁMB felügyeleti terv egy folyamatosan változó dokumentum. A tervet és a hozzátartozó ÁMB-i tevékenységet módosítani kell, amint a kockázati osztálybesorolások megváltoznak, és amint megváltozik a bizalom mértéke abban, hogy a Szállító képes megfelelni a szerződéses követelményeknek. Az ÁMB felügyeleti tevékenységek intenzitását és gyakoriságát megfelelő módon változtatni kell. A terv módosítását a következők figyelembe vétele után kell fontolóra venni: a) Az ÁMB-i feljegyzések elemzése kedvező/kedvezőtlen trendeket jelez. b) A Szállítóról nyert adatok elemzése kedvező/kedvezőtlen trendeket jelez. c) Olyan rendszer-, folyamat-, vagy termék nem-megfelelőség azonosítása, ami NMFJ kiadását eredményezte. d) A vevői panaszok (reklamációk) kivizsgálásának eredményei. 4.3.8.2 Ahol a Megbízó megkérte az eredeti ÁMB-i tervet, ott a felülvizsgált (módosított) terv egy példányát is biztosítani kell a Megbízó számára. A KMSZ képviselője értesítse a Megbízót, ha a minőségirányítási rendszer (MIR), egy folyamat, vagy termék ÁMB-i felügyelete a továbbiakban már nem szükséges, mivel a velük kapcsolatos kockázat elhanyagolható vált (megszűnt). A döntést alátámasztó adatokat a Megbízó rendelkezésére kell bocsátani. Amikor így cselekszik, akkor tegyen javaslatot egy alkalmas figyelemmel kísérési stratégára, ami biztosítja a kockázat elhanyagolható szinten tartását. NATO/PFP NYILT - 18/77 -
4.4 Értesítés a Felkérés teljesítéséről (befejezéséről) 4.4.1 Folyamatábra NATO/PFP NYILT AQAP 2070 Folyamat bemenet A befejezett vagy a folytatódó ÁMB Megbízott felkészül a termék-kibocsátásra (átvételre) 1. Megbízó igényelt Megfelelőségi Igazolást a Felkérésben? 2. Igen Megbízott elkészíti a MI-t 3. Igen Nem A Felkérés teljesítve, Megbízó értesítése 6. Nem Többszöri kiszállítás lesz a szerződésre? 5. Termék-kibocsátás 4. 4-4. ábra. Értesítés a Felkérés teljesítéséről. 4.4.1.1 A 4-4. ábrán lévő folyamatábra az ÁMB teljesítéséről (befejezéséről) történő értesítés folyamatát illusztrálja. A folyamat inputja (bemeneti adata) a befejezett ÁMB tevékenység, vagy abban az esetben, ha többszöri kiszállítás történik a szerződésre (rész-szállítások) a folytatódó ÁMB tevékenység, a folyamat outputja (kimeneti adata) pedig a kockázati információk visszacsatolása a Megbízó részére (Értesítés). 4.4.2 Felkészülés a termék-kibocsátásra (1) 4.4.2.1 A Megbízottnak át kell vizsgálni a Felkérésben megadott, a Megbízottnak a Szállító üzeméből történő termék-kibocsátásban való részvételére vonatkozó instrukciókat, ha voltak ilyenek. 4.4.3 Megfelelőségi Igazolás (MI) (2 és 3) (a hazai gyakorlattól eltérő nyomtatvány) 4.4.3.1 A kölcsönös ÁMB viszonylatában a MI egy kettős célt szolgáló formanyomtatvány, amelynek használata szerződéses követelmény. Arra használják, hogy a Szállító megerősítse a Beszerző felé azt, hogy a termékek megfelelnek a szerződés követelményeinek, az azonosított és jóváhagyott eltérési engedélyek és engedmények kivételével. A MI-t a Szállító állítja elő és tölti ki. 4.4.3.2 A MI ellenjegyzésre kerül az KMSZ képviselője által, annak igazolására, hogy a MI-ban azonosított (szereplő, felsorolt) hadfelszerelések ÁMB tárgyát képezték, a STANAG 4107, az AQAP-2070 és a vonatkozó Felkérésben foglaltak szerint. 4.4.3.3 Egy erre a célra alkalmas MI formanyomtatvány található a B Mellékletben. 4.4.3.4 Mivel számos NATO tagországban a MI -t a Szállítónak történő díjkifizetés engedélyezéséhez használják fel, ezért a KMSZ képviselője csak a következők fennállása esetén jegyezze ellen a MI-t: a) A Szállító számára szerződéses követelmény, hogy mellékelje a MI-t. b) A KMSZ képviselőjétől igényelték a MI ellenjegyzését a Felkérésben. 4.4.4 Termék-kibocsátás (4) NATO/PFP NYILT - 19/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 4.4.4.1 A KMSZ képviselőjének az a feladata, hogy teljesítse az elfogadott Felkérésben foglaltakat, a termék-kibocsátásra vonatkozóan. 4.4.5 Értesítés a Felkérés teljesítéséről (6) 4.4.5.1 Amikor a Felkérést teljesítették, a Megbízott a Felkérés űrlap III. részének felhasználásával értesíti a Megbízót, és megadja azokat a kockázatokat, amelyeket az ÁMB felügyeleti tevékenység során figyelemmel kísért. Ezek azok a kockázatok, amelyek korábban a Felkérést űrlap I. és II. részében azonosítva lettek. A Megbízott javaslatokat is tehet a Megbízó felé azokkal a jövőbeni ÁMB kérelmekkel kapcsolatosan, amelyek ugyanarra a Szállítóra és/vagy ugyanarra a termékre vonatkoznak. A Felkérés űrlap kitöltésével kapcsolatos további instrukciók a B Mellékletben találhatóak. Az itt szereplő követelmények kiegészítői a Megbízótól kapott minden egyéb instrukciónak, ami a többszöri kiszállítást tartalmazó szerződések termék-kibocsátására, és/vagy a MI-al kapcsolatos követelményekre vonatkozott. 4.5 Az ÁMB kockázatok visszacsatolása 4.5.1 Folyamatábra A kockázati információk visszacsatolásának folyamata Megbízó Kockázatok azonosításának elvégzése, és a kezdeti vagy módosított Felkérés I. rész továbbítása a Megbízotthoz 1. Megbízottól kapott kockázati információ visszacsatolások megőrzése és felhasználása 3. Megbízott Kockázatok azonosításának elvégzése, és a Felkérés II. rész továbbítása a Megbízónak a Felkérés elfogadásáról 2. Folytamatos kockázati információ visszacsatolás biztosítása Megbízónak a Felkérésben igényeltek szerint 4. A pontosított kockázati információ visszacsatolása a kockázatok alapvető változásakor az ÁMB-i felügyelet végzése során. (pld. nemmegfelelőség azonosítása bármelyik forrásnál) 5. Kockázati információk visszacsatolásának biztosítása, és a Felkérés III. rész továbbítása a Megbízónak a Felkérés teljesítésének befejezésekor. 6. 4-5. ábra. A kockázati információk visszacsatolási folyamata. 4.5.1.1 A Megbízó és a Megbízott közötti ÁMB kockázati információ visszacsatolási folyamatot a 4-5. ábra illusztrálja. A folyamat bemeneti adata (inputja) a Felkérés kitöltött I. része, a folyamat kimenő adatai (outputja) pedig a visszacsatolt kockázati információk. Az űrlap kitöltésére vonatkozó további információkat lásd a B Mellékletben. 4.5.1.2 Az azonosított kockázatokkal kapcsolatos információk visszacsatolása a Megbízott és Megbízó között rendkívül fontos ahhoz, hogy a kölcsönös ÁMB-i folyamat tartósan sikeres legyen. Ezek nélkül az információk nélkül a programeket és szerződéseket nem lehet megfelelően menedzselni. NATO/PFP NYILT - 20/77 -
NATO/PFP NYILT AQAP 2070 4.5.1.3 A Megbízott a kockázati információk visszacsatolását a Felkérés kitöltésével, vagy a Megbízóval történő folyamatos egyeztetéssel biztosítja, a Felkérés űrlap III. részének felhasználásával. A kockázati információ visszacsatolás szolgáltatja az azonosított kockázatok státuszára (helyzetére, állapotára) vonatkozó adatokat. Ha a kockázati információ visszacsatolás alapvető változást jelez egy fennálló Felkérés kockázataiban, akkor a Megbízó vizsgálja felül a Felkérést. A Megbízónak meg kell őrizni a kockázati információkat, hogy segítsék a Felkérés megtervezését a jövőben ugyanazzal a Szállítóval kötendő szerződéseknél. Ha megfelelő a kommunikáció, akkor a kockázatok visszacsatolásának folyamata megakadályozza, hogy pontatlanul elkészített Felkérések kerüljenek ismételten kiadásra. 4.5.2 Megbízói kockázat-azonosítás (1) 4.5.2.1 Szükség esetén a Megbízó a Felkérés kezdeményezését megelőzően lépjen kapcsolatba a Megbízottal, hogy megbeszéljék a Felkérésbe foglalandó kockázatokat. Általában, az ÁMB információk kicserélése a Megbízó és Megbízott között első alkalommal akkor történik, amikor a Felkérést kezdeményezték és továbbították Megbízotthoz. A kockázatok a Felkérésben történő kezdeti azonosításakor a Megbízó vegyen figyelembe minden kockázati információt, amit a Megbízott szolgáltathatott ugyanannak a Szállítónak korábbi szerződéseire vonatkozóan. A Megbízó kockázat-azonosító tevékenységére vonatkozó információk a C Mellékletben találhatók. 4.5.3 Kezdeti kockázati információ visszacsatolás (2) 4.5.3.1 A Felkérés elfogadásának folyamatában a Megbízottnak lehetősége van arra, hogy kockázati információ visszacsatolást biztosítson a Megbízó felé. A Felkérés II. részének felhasználásával a Megbízott további olyan kockázatokat adhat meg, amelyek figyelemmel kísérése ÁMB során szükséges, és megadhatja észrevételeit, javaslatait is a Megbízó által azonosított kockázatokra vonatkozóan. 4.5.4 A kockázati információk megőrzése (3) 4.5.4.1 A Felkérés élettartama során a Megbízó különböző időpontokban kaphat kockázati információkat a Megbízottól. A Megbízó köteles megőrizni a Megbízottól kapott ÁMB-i kockázati információkat és javaslatokat. Az ÁMB kockázati információkat a Megbízó arra használja fel, hogy felülvizsgálja és módosítsa, ha szükséges, az aktuálisan érvényben lévő Felkérésbe foglalt követelményeket, és hogy javítsa a Szállítóval kapcsolatos kockázatra alapozott, későbbi felkérések minőségi színvonalát. A Megbízó és a Megbízott között megosztott kockázati információk nem közölhetők az ÁMB-i folyamatban résztvevő érdekeltek körén kívül. 4.5.5 A kockázatok folyamatos visszacsatolása (4) 4.4.5.1 A Megbízott, a Felkérésben igényelteknek megfelelően, folyamatos kockázati információ visszacsatolást biztosít a Megbízó számára. A Felkérés űrlap III. részének felhasználásával, a Megbízott megadja azoknak a kockázatoknak a pillanatnyi állapotát, amelyeket a ÁMB során figyelemmel kísérnek. Ezek azok a kockázatok, amelyeket a Felkérés űrlap I. és II. részén korábban azonosítottak. A Megbízónak csak a hosszú távra szóló ÁMB-i felkéréseknél kell folyamatos kockázati státuszjelentést igényelni. 4.5.6 Alapvető változások a kockázatban (5) 4.5.6.1 Tipikusnak mondható, hogy a kockázatok megváltoznak, vagy új kockázatok kerülnek azonosításra az ÁMB tevékenység folyamata során. Ezek a változások származhatnak a megállapított (azonosított) nem-megfelelőségekből, a Szállító teljesítményének javulásából vagy romlásából, a szerződéses követelményekben bekövetkezett változásokból, stb. Amikor a Megbízott az ilyen változásokat alapvetőnek tekinti, akkor értesítenie kell a Megbízót az eseményről, és az ÁMB tevékenység bármilyen változtatásáról is, amelyet a kockázati szintekben bekövetkezett változás NATO/PFP NYILT - 21/77 -