Intézmények Gazdasági Szolgálata 9400 Sopron, Magyar u. 19. Levelezési cím: 9400 Sopron, Pf. 42 Tel./Fax: 99/505-410 e-mail: titkarsag@igsz.t-online.hu 2. sz. melléklet Éves ellenőrzési jelentés a 2009. évről
I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása Az Intézmények Gazdasági Szolgálatánál 2 fő közalkalmazott látja el a belső ellenőrzési feladatokat, éves szinten tervezve 294 revizori nap keretében. Ez volt az első teljes év, amely az újonnan alakult csoport munkáját meghatározta, kialakította. A 2009. évi belső ellenőrzési munka az intézmény által leadott terv szerint alakult. Két esetben történt eltérés, mivel a könyvvizsgálat során két olyan intézményt is ellenőriztek, amelyek az éves tervben szerepeltek. Ezeket az intézményeket a belső ellenőrzés ebből kifolyólag nem ellenőrizte. Az ellenőrzési munkaterv szerint 2009. évre 10 intézmény ellenőrzése volt a feladat. A terv szerint az ellenőrzés típusa minden esetben azonosnak volt jelölve: rendszer, teljesítmény, szabályszerűségi ellenőrzés. A tervben nem szerepelt, de vezetői utasításra sor került: a Széchenyi Gimnázium vagyonátadó mérlegének vizsgálatára; az Intézmények Gazdasági Szolgálatánál vezetett Lakásalap számla ellenőrzésére; a Szociális Szolgáltató Intézménynél vezetőváltás miatti szabályszerűségi vizsgálat; az Intézmények Gazdasági Szolgálata pénztárának ellenőrzésére több esetben. 1. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése A tervben meghatározott ellenőrzések a 2 kivétellel időben és rendben megtörténtek. Az elvégzett vizsgálatainkra az ellenőrzött szervezeti egységek vezetői részéről 2 esetben Szociális Szolgáltató Intézmény és a Széchenyi István Városi Könyvtár érkezett kiegészítés. Esetükben az Ellenőrzési Jelentés tartalmazza mindazokat a kiegészítéseket, melyet a vezetők a tervezetben leírtakhoz képest szükségesnek láttak kiegészíteni. 2
Az ellenőrzések tervezése a 2008. novemberében feldolgozott kockázatazonosítási kérdőívek alapján történt. Az általános szervezési és ellenőrzési kérdéseken túl a helyi és az Intézmények Gazdasági Szolgálata munkakapcsolatának értékelése és a hiányosságok felmérése volt a cél. Ezek ismeretében alakultak ki az ellenőrzések során vizsgálandó területek. Az ellenőrzések módszere az okmányok és nyilvántartások vizsgálata a KASZPER modulból kinyomtatott, az intézményekre vonatkozó pénzforgalmi infó adataival; valamint a pénztárak esetében a készpénzrovancsolás. Az ellenőrzések a törvényi előírásoknak megfelelően (megbízólevél, ellenőrzési munkaterv, ellenőrzési jelentés) történt. Az ellenőrzött intézményekről külön dossziéban lefűzve találhatók meg a vizsgálat során létrejött dokumentumok (az előzetes ellenőrzéshez szükséges KASZPERkivonatok, a helyszíni vizsgálat során lemásolt/eredeti okmányok, ellenőrzési jelentés tervezet, végleges jelentés). Ezeken kívül külön nyilvántartása van az elvégzett ellenőrzéseknek. 2009. november hónapban került sor a belső ellenőrök kötelező továbbképzésére és záróvizsgájára, mely mindkét fő esetében sikeres lett. A regisztrációra jelentkezés a 2010. évre húzódott át. 2. Az ellenőrzések tapasztalatai, fontosabb megállapításai a) Teljesítményellenőrzés keretében Ennek keretében a munkaügyi iratokat, a továbbképzések teljes körű nyilvántartását vizsgáltuk. Kiemelkedő hibát nem találtunk, 2 esetben találtunk téves előléptetésre vonatkozó dokumentumokat, mindkét esetben javításra került sor. b) Szabályszerűségi ellenőrzés keretében Ebben a témakörben elsőként mindig a pénzkészletet, a pénztár kialakítását vizsgáltuk. A pénzkészlet mindenhol egyezett, a pénztári dokumentumok kezdeti gépi feldolgozásával voltak gondok, de idővel rendeződtek. A bankforgalmat ellenőrizve többször találtunk hiányosan felszerelt számlát, a megrendelő, a kötelezettségvállalás lapja nem volt a számla 3
mellé tűzve. A hiányolt okmányokat más helyen tároltak. Az analitikák ellenőrzésekor az étkeztetéssel kapcsolatos elszámolásokat, nyilvántartásokat minden esetben rendben találtuk. A gyermek és a felnőtt étkeztetésre vonatkozó nyilvántartások megegyeztek a Központi Gyermekkonyha kiszámlázott adagszámaival és értékeivel. A pályázatokkal kapcsolatos nyilvántartások, elszámolások minden esetben hibátlanul, külön dossziéban lefűzve voltak. A védő, munkaruha nyilvántartás 2 esetben nem volt naprakész. Az intézmények saját gépjárműivel kapcsolatos nyilvántartásai naprakészek, pontosan ellenőrizhetők. c) Terven felüli ellenőrzés tapasztalata Az éves terven felül végzett vizsgálatokat a napi munka során jelentkező igény tette szükségessé; illetve a vezetőváltásnál a nyugdíjba vonuló igazgatóasszony kérte. Az IGSZ pénztárában végzett ellenőrzések a FEUVE előírásainak megfelelően történtek. Az elkészült ellenőrzési jelentések megállapításai alapján az észrevételeket korrigálták az intézményvezetők. Az ellenőrzések során megállapított hiányosságok, javaslatok felsorolása itt nem, a jelentésekben került rögzítésre. II. A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása A feltárt hiányosságok minden esetben szerepelnek az ellenőrzési jelentésben, valamint a hibák megoldására tett javaslatunk is. Az intézményvezetők beküldték az intézkedésre vonatkozó nyilvántartásukat is, melynek alapján a tett intézkedések nyomon követhetők. Az eltelt 1 év alatt pozitív hatásként értékelhető, hogy az intézményvezetők és az intézmények ügyintézői is bizalommal fordulnak kérdéseikkel, problémáikkal a belső ellenőrökhöz. Az ellenőrzések során nem tapasztaltunk ellenérzést, maximális jószándékkal segítették munkánkat. III. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére tett javaslatok 4
Az ellenőrzések során 27 javaslatot tettünk a különböző intézményeknek megküldött ellenőrzési jelentésekben. Az intézményvezetők ezzel kapcsolatos intézkedéseit részünkre megküldték. A kockázatazonosító kérdőívben nem szereplő, de szöveges kiegészítésként megküldött felvetéseket, javaslatokat az adott intézmény ellenőrzésekor mindenképpen figyelembe kell vennünk. A belső ellenőrök szakmai képzettsége, gyakorlata megvan a feladat ellátásához. Folyamatos szakmai képzésük a mérlegképes könyvelők számára kötelező továbbképzése keretében történik. Sikeres belső ellenőri vizsgájuk alapján a kötelező regisztrálás 2010 ben megtörténik. Sopron, 2010. március 09.. Naske Lászlóné IGSZ belső ellenőr.. Kertész Árpádné IGSZ belső ellenőr Az éves jelentéssel egyetértek: Sopron, 2010. március 10.. Veress Ágnes IGSZ mb. igazgató 5
IV. Intézményvezetői vélemény a jelentéshez a) A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása A belső ellenőrzés Ellenőrzési jelentései a hiányosságok feltárása mellett, azok kijavítására vonatkozó javaslatokat is tartalmaztak. A különböző intézményekben tett ellenőrzéseik során az Intézkedések nyilvántartása letölthető program vezetésének fontosságára felhívták a figyelmet. Ugyanezt a nyilvántartást kitöltve bekérték az ellenőrzött intézményvezetőktől. Az új intézmény új dolgozói által kialakított belső ellenőrzés hatékonysága, valamint az Együttműködési megállapodások ban körülhatárolt feladatok sikeres végrehajtása idő függvénye, az intézményvezetőktől a belső ellenőrökre pozitív visszajelzéseket kaptunk. b) A belső ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok 2009 ben az intézményvezetői munkámat a belső ellenőrzés folyamatosan támogatta. Ütemtervük betartása mellett a szabályzatok, intézkedések naprakész módosítását, javítását ellenőrizték. A jogszabályok figyelése során számos esetben hívták fel a figyelmet a változásokra, módosításokra. A kockázatkezelési kérdőív összeállítása és kiértékelése, valamint a kockázatkezelési rendszer gyakorlati működtetése az, ami még nagyobb összhangban kell, hogy történjen. Sopron, 2010. március 12. 6
. Veress Ágnes mb. igazgató 7