AVEX- XAPT ESETTANULMÁNY
Vállalkozásból vállalat Microsoft Dynamics NAV-val Funkcionalitás, rendszer-bevezetési határidő, szoftveres támogatás három kiemelt szempont az ERP-rendszerek megválasztásánál. Az AVEX Zrt. tulajdonosai, egyben vezetői nagyon keményen megküzdöttek azért, hogy egy hasznos, az üzleti folyamatok minden részletét valóban támogató vállalatirányítási rendszerrel dolgozhassanak. Átvizsgálták, elemezték, majd átszervezték a cég belső működését, addig hajlítgatták és igazgatták a szervezet struktúráját és működését, amíg a cégcsoport végül elérte azt a fejlettségi szintet, hogy érdemes legyen bevezetni egy olyan ERP rendszert, amelytől minden üzletvitellel kapcsolatos kérdésükre választ kaphatnak. A Microsoft Dynamics NAV bevezetése előtt történt házon belüli előkészítés önmagában is tanulságos történet, hiszen végül annak eredményeként vált alkalmassá az AVEX Zrt. hogy ne csak túlélje a gazdasági válság nehéz periódusait, hanem továbbra is profitábilis, piacvezető cégként működjön. Az ügyfél Az AVEX Kft. a Hauser termékcsoport forgalmazásával kezdte működését 1991-ben. Az indulás óta változatlanul családi kézben lévő céget már a második generáció irányítja, de az alapelvek ugyanazok maradtak, mint amit az alapítók lefektettek: bizalom, munka, innováció és kiváló márkaérték. Az időközben zrt-vé alakult cég profilja kibővült, jelenleg három üzletágban tevékenykednek: a Hauser háztartási és szórakoztató elektronikai termékek forgalmazása mellett két telephelyen (Százhalombattán és Csepelen) foglalkoznak kerékpár összeszereléssel, nagykereskedelemmel és kiszállítással. Ezen kívül isolutions néven saját informatikai szolgáltató ágazatot hoztak létre ez a csapat üzemelteti a cégcsoport teljes IT-rendszerét és látja el az informatikai igazgatói funkciót is. A Microsoft technológiák alkalmazása szerver és kliens oldalon mindvégig szerves részét képezte a cég működé-sének, 2010-ben mindhárom üzletág-nál egyszerre vezették be a Microsoft Dynamics NAV integrált vállalat-irányítási rendszert, amelynek üzemel-tetését a saját csapatukkal végzik. Az ERP rendszer összesen 50 felhasználó mindennapi munkáját segíti. 1
Az üzleti probléma Az AVEX Zrt. olyan piaci környezetben működik (hipermarketek, elektronikai áruházláncok, sport áruházláncok beszállítói), amelyre komoly konkurencia és árharc jellemző, ezért kritikusan fontos a logisztikai folyamatok hatékony, megbízható működtetése, és ezáltal a nyereséget biztosító árszint meghatározása. 2009-ben úgy döntöttünk, hogy a gazdasági krízis ellenére 19-re lapot húzunk. Miután megismertük azokat az új és praktikus szolgáltatásokat, amelyekkel a NAV funkció-csomagja az elmúlt években bővült, már könnyű volt döntés Purnhauser Dénes az AVEX Zrt. vezérigazgatója A megalakulást követően vállalatirányítási rendszerként évekig a hazai fejlesztésű Nagy Machinátort, valamint egyedi fejlesztésű sziget-megoldásokat használtak. Emiatt a rendszerek közötti adatkapcsolat minimális volt, az adatokat többszörös rögzítéssel, manuálisan kellett felvinni a kezdetleges adatbázisokba. Így azonban a cégvezetés csak nagy késéssel jutott az üzleti folyamatokat tartalmazó információhoz, illetve a cég gazdasági helyzetét mutató adatokhoz. Mindez gyakorlatilag lehetetlenné tette a termelés vevői igényekhez igazított ütemezését, de a kialakított ütemterv alapján a beszerzések tervezését sem tudták pontosan elvégezni. A beszerzésekre jellemző hosszú átfutási (akár 4-5 hónap) idők miatt kritikussá vált az értékesítés pontos tervezése. Az AVEX Zrt. főként nagykereskedőkön keresztül értékesíti termékeit, akiknél kényelmi szempontok is szerepet játszanak egy adott szállító kiválasz-tásában, így szükségük volt egy korszerű, egyszerűen használható B2B megoldásra is. A megoldás A cégvezetés évek óta gondolkodott egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésén, de különböző okok miatt halogatták a beruházást. A 2008-as gazdasági válság idején megváltozott üzleti környezet azonban döntésre késztette a menedzsmentet: vagy előre menekülnek és beruháznak, vagy veszélyeztetik a cég stabil és nyereséges működtetését. Az évek során ugyanis egyértelműen bebizonyosodott, hogy korszerű vállalatirányítási rendszer nélkül még a legjobban kialakított szervezet sem képes teljesítménye maximumát nyújtani és megtartani, vagy erősíteni piaci pozícióit. A cég dinamikus növekedése ellenére a szűk tulajdonosi körben pontosan láttuk, hogy irányítási problémák vannak. Már 2000-ben megfogalmazódott, hogy profi vállalatirányítási rendszert kellene bevezetni, de az akkori próbálkozás sikertelen volt, sőt, valójában egy kudarcélmény volt a teljes szervezet számára. Olyannyira, hogy 2000. márciusában visszaálltunk az újonnan bevezetett rendszerről a régire, amit eleve már le akartunk váltani... emlékezett vissza a sikertelen kísérletre Purnhauser Dénes, az AVEX Zrt. vezérigazgatója, aki testvérével 2003-től vett részt a cég irányításában. 2010 elején leültünk és végigbeszéltük, megterveztük a projektet, amely végül az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósult meg. A megvalósításhoz utófinanszírozási konstrukcióban elérhető segítséget kaptunk az EU GOP pályázattól, amibe bevonhattuk a megvalósított rendszer minden elemét: a szoftver licenceket (NAV, webáruház, SQL Server, alap infrastruktúra), a bevezetési szolgáltatást és hardver eszközöket is. Augusztus közepén indult a bevezetés, decembertől már élesben használtuk a rendszert. Azóta eltelt egy év, így a NAV előnyeiről már bőséges tapasztalattal rendelkezünk. Purnhauser Dénes az AVEX Zrt. vezérigazgatója 2
Javaslatukra 2005-ben úgy döntött a menedzsment, hogy ismét nekifutnak egy vállalatirányítási rendszer bevezetésének. A problémák ugyanazok voltak, mint korábban: nem, vagy csak lassan, ráadásul rendezetlenül jöttek az adatok, annak ellenére, hogy elindítottunk egy kontrolling rendszert. Akkor léptünk kapcsolatba az XAPT Hungary Kft.-vel, nekiálltunk kidolgozni az együttműködés feltételeit. Az utolsó pillanatban azonban egy külső partnerrel is átvilágíttattuk a céget, és fel kellett ismernünk, hogy nem oldottuk meg azokat a gondokat, amelyek a múltkori kudarchoz vezettek. Be kellett látnunk, hogy nem a bevezető partnerrel volt probléma hanem velünk. mondta a vezérigazgató. Nagyon fontos momentum, hogy a cégvezetés felismerte: egy vállalat-irányítási rendszer önmagában nem visz szervezettséget egy cégbe egy jól szervezett cégnél azonban tervezhető jövőkép rajzolható ki egy megfelelően testre szabott ERP rendszerrel. Eldöntötték azt is, hogy megszerzik az ISO minősítést, kialakítják a belső szabályozást, tisztázzák a tevékenységi és felelősségi köröket, elkészítik a szervezeti ábrát, hogy egyértelmű legyen a cég belső hierarchiája, a továbbiakban pedig tervekre, és azok rendszeres ellenőrzésére építve dolgoznak. 2007 óta már a testvérpár vezeti az AVEX Zrt.-t, akiknek nem sokkal később már komoly gondokkal kellett szembenézni: 2008 őszén a cég életébe is beköszönt a gazdasági válság. Egészen addig megmaradtunk a hagyományos, manuális adatrögzítésnél, amíg nem alakult ki a ma már létező korszerű belső kultúra, és a szervezetünk nem fejlődött olyanná, amikor már bevezethető az ERP rendszer. 2009-ben úgy döntöttünk, hogy a gazdasági krízis ellenére 19-re lapot húzunk. Miután megismertük azokat az új és praktikus szolgáltatásokat, amelyekkel a NAV funkció-csomagja az elmúlt években bővült, már könnyű volt döntés. mondta Purnhauser Dénes. Az XAPT szakemberei a Microsoft Dynamics NAV rendszer segítségével a szigetrendszerekben működő funkciókat egy egységes, integrált rendszerbe terelték, amelyhez egy teljesen integrált B2B és B2C webáruházat is kapcsoltak, és dedikált nagyvevők esetén biztosították az elektronikus rendelések fogadását is. A 2010-ben bevezetett Microsoft Dynamics NAV az AVEX Zrt. üzleti folyamatait nagyobb mértékben lefedi: az értékesítés megtervezésétől, a vevői igények rögzítésén át, a termelés és beszerzés megtervezésén keresztül a kiszállításig, számlázásig, valamint a főkönyvi könyvelésig és a vezetői riportok előállításáig. Végül az XAPT szakértőinek tanácsára a Dynamics NAV úgynevezett Advanced Management csomagját vezették be, amiben a teljes ügyvitel modulcsoport (pénzügy, számvitel, készlet, raktár, termelés, CRM) szerepel. 2010 elején leültünk és megterveztük a projektet, amely végül az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósult meg. A megvalósításhoz utófinanszírozási konstrukcióban elérhető segítséget kaptunk az EU GOP pályázattól, amibe bevonhattuk a megvalósított rendszer minden elemét: a szoftver licenceket (NAV, webáruház, SQL Server, alap infrastruktúra), a bevezetési szolgáltatást és hardver eszközöket is. Augusztus közepén indult a bevezetés, decembertől már élesben használtuk a rendszert, így a NAV előnyeiről már bőséges tapasztalattal rendelkezünk. fogalmazott a vezérigazgató. A bevezetés két fázisban történt meg: az első lépcsőben a pénzügyi, kereskedelmi, beszerzési, logisztikai és termelési folyamatok lefedése valósult meg, a második fázisban bekapcsolták a webáruházat, valamint véglegesítették a vezetői riportokat, kialakították az értékesítés tervezését és ennek alapján a beszerzés optimalizálást. A bevezetés során az XAPT szakemberei által kialakított webáruházat a Dynamics NAV rendszerbe integráltan beépülő Sana E-commerce megoldással valósították meg, amely online kapcsolatot biztosít a weben elérhető és a rendszerben nyilvántartott adatok között. 3
Ha nem vezettünk volna be integrált vállalatirányítási rendszert, akkor elsüly-lyedtünk volna, mert nem tudtunk volna felnézni a víz tetejére, hogy eldöntsük: merre kormányozzuk a hajót. A vezetők információ-ellátottsága óriásit növekedett. Pontosan tudjuk, hogy mit kell tennünk, ha felmegy az euró, és mit kell lépnünk, ha csökken az árfolyam. 2008-ban, a gazdasági válság első szakaszában még sok álmatlan éjszakánk volt 2011-ben és 2012-ben már nyugodtan alszunk. A Dynamics NAV-ból kinyerhető riportoknak és elemzéseknek köszönhetőn minden helyzetre van hatékony stratégiánk, így mindig a helyes döntéseket tudtunk meghozni, mivel mindig naprakész kimutatások alapján dönthetünk. Purnhauser Dénes az AVEX Zrt. vezérigazgatója Eredmények és tapasztalatok A Dynamics NAV alapokon megvalósított megoldás kezeli a teljes AVEX cégcsoport működését, beleértve a kerékpár és háztartási gép üzletágat, valamint az informatikai szolgáltató ágazatot, ezzel biztosítva a csoport pénzügyi konszolidációját. A standard funkciókat számos helyen kiegészítették olyan, egyedi igények alapján megvalósított fejlesztésekkel, mint például a vonalkódos azonosítás, a bérmunka-folyamatok támogatása, a speciális üzletkötői tevékenység támogatása, a kampányok, akciók kezelése és a konténer-kihasználás optimalizálása. Az adminisztráció csökkenésével a cégcsoport működési hatékonysága jelentősen növekedett. A folyamatok integrált kezelése és a naprakész adatszolgáltatás támogatja a megalapozott vezetői döntéseket, ezzel jelentősen növeli a cég versenyképességét. A Dynamics NAV szolgáltatásai nagyban hozzájárultak ahhoz, hogy az elmúlt évben vállalattá szerveződött a korábbi vállalkozás. A bevezetés óta valóban a teljes cégcsoport, az üzlet-ágak vezetésével tudunk foglalkozni, amit nem tudtunk volna megoldani egy hatékony ERP rendszer nélkül. Gyakorlatilag a menedzsment szabadságát kaptuk meg a NAV-tól, így nemcsak nagyobb részt átláthatjuk, hanem végre irányíthatjuk is az üzleti folyamatokat, kézben tarthatjuk a pénzügyeket, a teljes működést, és pontosan tervezhetjük a tevékenységek minden részletét. A kereskedelemben versenyképesebbekké váltunk, egy komoly cégcsoportot egyetlen felületről és egységesen tudunk kezelni ezek óriási előnyök. A kerékpár üzletágnál megvalósított, a NAV-val integráltan működő B2B weboldalnak köszönhetően ma már elektronikus formában történik a cég teljes értékesítésének több mint 50 százaléka. mondta Purnhauser Dénes. Az AVEX Zrt. több mint 150 beszállítóval dolgozik, a háztartási eszközök üzletág 40 ügyfélnek értékesít, a kerékpár üzletág 300 végpont felé szállítja ki az összeszerelt bicikliket. A forgalom növekedését jól mutatja, hogy az elmúlt években megtízszereződött a kimenő és bejövő számlák mennyisége, amit képtelenség lett volna a korábbi módszerekkel kezelni. Ha nem vezettünk volna be integrált vállalatirányítási rendszert, akkor elsüllyedtünk volna, mert nem tudtunk volna felnézni a víz tetejére, hogy eldöntsük: merre kormányozzuk a hajót. A vezetők információ-ellátottsága óriásit növekedett. Pontosan tudjuk, hogy mit kell tennünk, ha felmegy az euró, és mit kell lépnünk, ha csökken az árfolyam. 2008-ban, a gazdasági válság első szakaszában még sok álmatlan éjszakánk volt 2011-ben és 2012-ben szintén óriási a kihívás, de legalább tudjuk, hogy hogyan döntsünk, így jóval nyugodtabban alszunk. A Dynamics NAV-ból kinyerhető riportoknak és elemzéseknek köszönhetőn minden helyzetre van hatékony stratégiánk, így mindig helyes döntéseket tudtunk hozni, mivel mindig naprakész kimutatások alapján dönthetünk. foglalta össze tapasztalatait Purnhauser Dénes, az AVEX Zrt. vezérigazgatója. 3
Rövid összefoglaló Vállalkozásból lett vállalattá az AVEX a Microsoft Dynamics NAV segítségével Ország Magyarország Iparág Nagykereskedelem Ügyfélprofil Az AVEX a Hauser háztartási és szórakoztató elektronikai termékek forgalmazása mellett két telephelyen foglalkozik kerékpár összeszereléssel, nagykereskedelemmel és kiszállítással. Az üzleti helyzet A megalakulást követően vállalatirányítási rendszerként évekig a hazai fejlesztésű Nagy Machinátort, valamint egyedi fejlesztésű sziget-megoldásokat használtak. Emiatt a rendszerek közötti adatkapcsolat minimális volt, az adatokat többszörös rögzítéssel, manuálisan kellett felvinni a kezdetleges adatbázisokba. Így azonban a cégvezetés csak nagy késéssel jutott az üzleti folyamatokat tartalmazó információhoz. Előnyök A Microsoft Dynamics NAV-ból kinyerhető riportoknak és elemzéseknek köszönhetőn azavex-nek minden helyzetre van hatékony stratégiája, így mindig helyes döntéseket tudnak hozni, mivel a menedzsment mindig naprakész kimutatások alapján dönthet. Megoldás Microsoft Dynamics NAV, webshop 4