MIGRÁCIÓS TÁJÉKOZTATÓ Gazdálkodási szakrendszer Migrációs tájékoztató 1
A dokumentum adatlapja Azonosítás Dokumentum adatai Dokumentum címe Migrációs tájékoztató Állomány neve és verziója Új_ASP_GAZD_Migracios_tajekoztato Dokumentum típus Migrációs Dokumentum állapot Végleges Készítés dátuma 2015.03.31 Készítette RITEK Zrt. 2
Tartalomjegyzék 1. Gazdálkodási szakrendszer migrációs terjedelme...4 1.1. Migrációs struktúrákkal kapcsolatos általános alapelvek...4 1.2. Adatbetöltő állományok listája...4 1.3. Adatbetöltő állományokban alkalmazott cellaformátumok, engedélyezett értékek...6 1.4. KASZPER alapadatok...7 1.5. Egyéb KASZPER adatfeltöltők...8 1.6. KATI alapadatok...9 1.7. KATI eszközadat feltöltő...9 2. Migráció lépései, kapcsolódó ellenőrzések, hibaüzenetek...10 2.1. Adatfeltöltés sorrendje- folyamatábra...10 2.2. Adatfeltöltés sorrendje- segédlet a folyamatábrához...10 2.3. Ellenőrzések, hibaüzenetek...12 3
1. Gazdálkodási szakrendszer migrációs terjedelme A Gazdálkodási szakrendszer tekintetében a következő 4 migrációs adatkör került kialakításra: Rendszer indításhoz alapadatok KASZPER adatok Rendszer indításhoz KATI alapadatok KATI adatok 1.1. Migrációs struktúrákkal kapcsolatos általános alapelvek Az adatbetöltő állományok xls formátumúak, mindegyik adatbetöltő fájlhoz tartozik egy, a fájllal azonos megnevezéssel ellátott segédlet, mely részletesen tartalmazza az egyes mezőkben elvárt értékek leírását. Az állományoknak az elvárt struktúrában és adattartalommal kell tartalmaznia a migrálandó adatköröket. A feldolgozás során oszlopokat törölni, új oszlopot felvenni, a munkalapok nevét, a munkalapok sorrendjét, valamint az egyes munkalapokon található fejlécet (oszlopneveket) megváltoztatni tilos, mivel ezekre ellenőrzési algoritmusok futnak le a fájlok beolvasása során. A kötelezően kitöltendő mezők esetében az oszlopfejlécet aláhúzással jelöltük. A migráció kezdeményezése a Gazdálkodási szakrendszer felületén történik, minden lépése naplózásra kerül, és a funkció csak a migrációs szerepkörhöz rendelt felhasználó számára érhető el. Migrációs sorrend: 1. KASZPER alapadatok - a rendszer indításához 2. KATI alapadatok - a rendszer indításához 3. Egyéb KASZPER adatfeltöltők - feltöltésük később is történhet 4. KATI eszközadat feltöltő - később is történhet A KASZPER alapadat feltöltő tartalmazza a központi törzsadatokat, melyeket a KATI, az ETRIUSZ és a VIR modulok is használnak. 1.2. Adatbetöltő állományok listája Az alábbi táblázatban a rendszerbe betölthető fájlok listája található, megnevezve a munkalapokat, az adott fájl segítségével betölthető adatok körét, valamint a hozzá tartozó segédletet. Az utolsó oszlopban láthatjuk, hogy mely fájlok a rendszer kialakításához, elindításához, és melyek azok, amelyeket már a napi működés során használhatnak majd az ügyintézők, a tömeges adatbevitel megkönnyítését szolgálják (természetesen az alaprendszer kialakítását követően már induláskor is betölthetőek). 4
Adatfeltöltő fájl megnevezése Munkalap megnevezése Feltöltött adatok Adatfeltöltő fájlhoz tartozó segédlet megnevezése Adatfeltöltő fájl használata KASZPER_alapadat_feltolto. xls KASZPER_fokonyv_intezme ny_osszerendeles.xls KASZPER_fokonyvi_ alabontas_feltolto.xls KASZPER_kotvall_feltolto_ 11220mp.xls KASZPER_kimenoszamla_ feltolto_13101mp.xls KASZPER_kotvall_kontir_ feltolto_1157mp.xls int_alapadatok int_hierarchia bankszámlák szakfeladatok szerepkörök adatláthatóság részletezőkódok partneradatok cofog számlatükör fokonyv_alabontas kotvall KSZ kotvall_kontir Intézményi alapadatok Intézmény hierarchia Intézményi bankszámlaszá-mo k Szakfeladat törzs intézményhez rendelése Felhasználók felvétele, jogosultságok beállítása Felhasználók közötti kölcsönös adatláthatóságok beállítása A használni kívánt részletezőkódok, intézményhez rendelése Partneradatok A központi COFOG törzs intézményhez rendelése Főkönyvek intézményhez rendelése Intézmények saját főkönyvi alábontásainak Kötelezettségválla lások Kimenő számlák Számla nélküli kötelezettségek, követelések kontírtételeinek KASZPER_alapadat_feltolto _segedlet.pdf KASZPER_fokonyv_ intezmeny_osszerendeles_ segedlet_pdf KASZPER_fokonyvi_ alabontas_feltolto_segedlet. pdf KASZPER_kotvall_feltolto_ 11220_segedlet.pdf KASZPER_kimenoszamla_ feltolto_13101_segedlet.pdf KASZPER_kotvall_kontir_ feltolto_1157_segedlet.pdf 5
Adatfeltöltő fájl megnevezése Munkalap megnevezése Feltöltött adatok Adatfeltöltő fájlhoz tartozó segédlet megnevezése Adatfeltöltő fájl használata KASZPER_vegyes_kontir_ feltolto_94mp.xls vegyes_kontir Pénzforgalom nélküli (vegyes) kontírtételek KASZPER_vegyes_kontir_ feltolto_94_segedlet.pdf KASZPER_eredeti_ei_feltolto _95mp.xls eredeti_ei Eredeti előirányzat kontírtételek KASZPER_eredeti_ei_ feltolto_95_segedlet.pdf KASZPER_modositott_ei_ feltolto_96mp.xls modositott_ei Módosított előirányzat kontírtételek KASZPER_modositott_ei_ feltolto_96_segedlet.pdf KASZPER_beradat_feltolto_ 97mp.xls ber_kontir Bér kontír adatok KASZPER_beradat_feltolto _97_segedlet.pdf KATI_fokonyv_feltolto_92mp.xls fokonyv A főkönyvek modulba való, az écs-, nullás főkönyvek hozzárendelése, leírási kulcs beállítása. KATI_fokonyv_feltolto_ segedlet.pdf KATI_koltseghely_feltolto_92 mp.xls koltseghelyek Az intézmény költséghely struktúrájának kialakítása. KATI_koltseghely_feltolto_ segedlet.pdf KATI_eszkozadat_feltolto_ 591mp.xls Eszkozadat_ feltolto Kis és nagy értékű eszközök, tartozékok, készletek importálása. KATI_eszkozadat_feltolto_ segedlet.pdf 1.3. Adatbetöltő állományokban alkalmazott cellaformátumok, engedélyezett értékek Az összes adatfeltöltő táblán kötött cellaformátum-, valamint az adatbevitelt korlátozó cellaformátum érvényesség beállítást alkalmaztunk. Érvénytelen érték bevitele esetén hibaüzenet figyelmeztet ("Érvénytelen érték"). A kötelező mezőket aláhúzással jelöltük. Cellavalidációk: a beállított értékek a teljes oszlopra érvényesek (vagy néhány esetben az első 100 sort érintik). 6
Egyes feltöltő fájlok NEM_SZERKESZTENDŐ nevű munkalapot tartalmaznak: ide kerülnek azok az információk, melyeket az xls-en belül felhasználunk pl. lista kitöltésénél. Cellatípusok: Minden adatbekérésre szolgáló cella (tényleges) típusa: szöveg. A cellák elvárt típusát az oszlopfejlécben színkódokkal jelöltük, az alábbiak szerint: kitöltetlen: szöveges világoszöld: dátum - mivel a cella (tényleges) típusa szöveg, a beírható érték hossza van korlátozva 10-re, az elvárt formátumnak megfelelően : ÉÉÉÉ-HH-NN szürkéskék: szám - mivel a cella (tényleges) típusa szöveg, a beírható érték hossza van korlátozva a megengedett értéknek megfelelően (lásd az egyes feltöltő fájlokhoz tartozó segédletekben) sötétvörös: lista vagy előre rögzített, vagy a NEM_SZERKESZTENDŐ munkalapon beállított értékek közül lehet választani A táblázatokban leggyakrabban előforduló elvárt értékek (az adott cellára vonatkozó megkötések a feltöltő fájlokhoz tartozó segédletekben megtalálhatóak): Dátum mezők: szöveg, hossza: 10, elvárt formátum: ÉÉÉÉ-HH-NN Törzsszám, ha csak egy engedélyezett: szöveg, hossza: kisebb vagy egyenlő 11 Törzsszám, ha felsorolás engedélyezett: szöveg, hossza: nagyobb vagy egyenlő 1 Bankszámlaszám, ha csak egy engedélyezett: szöveg, hossza 17 és 26 között Bankszámlaszám, ha felsorolás engedélyezett: szöveg, hossza: nagyobb vagy egyenlő 17 Pénztárkód: szám, hossza: 3 karakter Intézmény megnevezése: szöveg, hossza: nagyobb vagy egyenlő 1 Név mezők (felhasználó neve, azonosítója, partner neve): szöveg, nagyobb vagy egyenlő 1 1.4. KASZPER alapadatok A KASZPER_alapadat_feltolto.xls fájl tartalmazza az adatok beolvasására szolgáló sablont. A KASZPER modul 2222 menüpontjában lehet elérni a betöltést kezdeményező felületet. Az Importálandó adatok blokkban a KASZPER_alapadat_feltolto.xls nevű fájlt kiválasztva a <Kijelölt műveletek végrehajtása és betöltés> gombra kattintunk. Kérjük, hogy a z "Adatbázis adatok" blokkban található jelölőnégyzeteket (pl. pénzügyi és számviteli adatok törlése, törzsadatok törlése) semmiképpen ne jelöljék be az adatbetöltéskor!! Ezzel elindul az adatbetöltés, egymás után, automatikusan lefutnak a migráció lépései. Az alapadatfeltöltő fájl felépítése kötött, az egyes folyamatok egymásra épülnek, logikai sorrendet követnek. Amennyiben a rendszer bármelyik munkalapon bármilyen hibát talál, a feltöltés nem történik meg, vagyis a hibátlan munkalapok sem kerülnek feltöltésre. Az adatok javítása után a fájl betöltését újra el kell indítani. Ezen menüpont tetszőlegesen használható a későbbi munkafolyamatok során törzsadat bővítés céljára is, ekkor a feltöltő fájlnak csak azon munkalapjait olvassuk be, amely(ek)en új adatot szeretnénk bevinni. A feltöltés során körültekintően járjunk el, mivel helytelen használat esetén a rendszerben korábban betöltött adatok törlődhetnek. Erre a rendszer figyelmeztet is a menüpontba való belépéskor, a következő üzenettel: " Ön adatokat készül importálni a KASZPER rendszerbe, azonban az importálás során az adatbázisban eddig létező, esetleg fontos adatok törlődhetnek." 7
1.5. Egyéb KASZPER adatfeltöltők KASZPER_fokonyv_intezmeny_osszerendeles.xls A fájl a KASZPER modul 21011 menüpontjában történik. A menüpontba belépve, a megjelenő űrlapon az "Év kiválasztása fájl feltöltéséhez" mezőben kiválasztjuk, hogy mely évre vonatkozóan szeretnénk adatokat feltölteni, majd a Fájl mezőben levő Tallózás gombra kattintva kiválasztjuk a feltöltő fájlt. A "Munkalap neve" oszlopban: számlatükör Az "Oszlop sorszáma melyben a főkönyvi számok vannak/melyben az intézményi számok vannak", és a "Sor sorszáma melyben az első adatsor szerepel" sorok értelemszerű kitöltése után a "Fájl " gombra kattinva elindítjuk az adatok feltöltését. KASZPER_fokonyvi_alabontas_feltolto.xls A fájl a KASZPER modul 2104 menüpontjában történik. A menüpontba belépve, a megjelenő űrlapon a következő értékeket választjuk: év: kiválasztjuk, hogy mely évre vonatkozóan szeretnénk adatokat feltölteni alábontás: a legördülő listából az "Alábontott" értéket választjuk számlatükör: a jelölést áttesszük a Tallózás gomb elé, majd a Tallózás gombra kattintva kiválasztjuk a feltöltendő fájlt. munkalap neve: fokonyv_alabontas A Feltölt gombra kattintva a megjelenő lista "státusz" oszlopában rászűrünk a "HIANYZODB" értékre - ezek lesznek azok a főkönyvi alábontások, amelyek még nem szerepelnek a rendszerben. A jelölőnégyzeteket bepipáljuk, és az "Insert" gombra kattintva az adatokat betöltjük. KASZPER_kotvall_feltolto_11220mp.xls A fájl a KASZPER modul 11220 menüpontjában történik. A "Szerződés adatbázis fájl importálása" blokkban a Tallózás gombra kattintva kiválasztjuk a feltöltő fájlt, majd a "Fájl importálása" gombra kattintva beolvassuk. KASZPER_eredeti_ei_feltolto_95mp.xls A fájl a KASZPER modul 95 menüpontjában történik. A menüpontba belépve az "Új eredeti ei.kont.felvitele" gombra kattintunk, majd a "Fájlból beolvasás" blokkban a Tallózás gombra kattitva kiválasztjuk a feltöltő fájlt. A "Feltöltés", majd a "Rendben" gombra kattintva az adatokat beolvassuk. A KASZPER_vegyes_kontir_feltolto_94mp.xls, a KASZPER_modositott_ei_feltolto_96mp.xls és a KASZPER_beradat_feltolto_97mp.xls fájlok ezzel analóg módon történik a 94, 96, illetve 97 menüpontokban. KASZPER_kimenoszamla_feltolto_13101mp.xls A fájl a KASZPER modul 13101 menüpontjában. A "Kimenő számlákat tartalmazó fájl betöltése" blokkban a "Tallózás" gombra kattintva kiválasztjuk a betöltő fájlt, és a "Fájl importálása" gombra kattintva az adatokat betöltjük. KASZPER_kotvall_kontir_feltolto_1157mp.xls A fájl a KASZPER modul 1157 menüpontjában. A kontírozandó követelés/kötelezettség sorszámára kattintva, a megjelenő kontír űrlapon, a "Fájlból beolvasás" blokkban a "Tallózás" gombra kattintunk, majd a "Feltöltés" gombbal az adatokat beolvassuk. 8
1.6. KATI alapadatok Mivel a KATI modul a KASZPER törzsadatokra épül, csak a KASZPER_alapadat_feltolto.xls fájl után kezdhetjük el a kati modul kialakítását. Két törzsadat feltöltő fájl tartozik a modulhoz: KATI_koltseghely_feltolto_92mp.xls és KATI_fokonyv_feltolto_92mp.xls Mindkettő ugyanabban a menüpontban, a KATI modul 92 menüpontjában történik. A "Törzsadatokat tartalmazó.xls fájl " mezőben található "Tallózás" gombra kattintva kiválasztjuk a fájlt, majd a Rendben gombra kattintva az adatokat betöltjük. 1.7. KATI eszközadat feltöltő KATI_eszkozadat_feltolto_591mp.xls Az előző nyilvántartó rendszerből történő adatimportálásra, illetve a tömeges adatrögzítés megkönnyítésére szolgál. Az adatbetöltés az 591 menüpontban történik. A "Nyitás dátum" és a "Határdátum" mezők kitöltése után a "Tallózás" gombra kattintva kiválasztjuk a fájlt, és a "Kiválasztott xls fájl " gombra kattintva az adatokat betöltjük. 9
2. Migráció lépései, kapcsolódó ellenőrzések, hibaüzenetek 2.1. Adatfeltöltés sorrendje- folyamatábra Az adatfeltöltés sorrendjét az alábbi folyamatábra szemlélteti: 2.2. Adatfeltöltés sorrendje- segédlet a folyamatábrához A fájlok hierarchikusan egymásra épül, az áttekinthetőség kedvéért az egyes adatfeltöltő fájlokat sorszámmal láttuk el, és római számmal jelölt szintekre bontottuk. Az azonos szinten található fájlok nem függnek egymástól, betöltésük sorrendje opcionális. Továbbá mindegyik fájlnál jelöltük, ha további fájlok függnek tőle. 10
I. szint: 1. KASZPER_alapadat_feltolto.xls - minden esetben kötelezően az első lépés, enélkül további adatfeltöltés nem lehetséges: 2. KASZPER_fokonyv_intezmeny_osszerendeles.xls II. szint: - a következő 4 fájl feltöltésének sorrendje opcionális: 3. KASZPER_fokonyvi_alabontas_feltolto.xls - amennyiben főkönyvi alábontásokat is szeretnénk használni a további adatk során - után léphetünk tovább a 6. pontra 4. KASZPER_kotvall_feltolto_11220mp.xls - után léphetünk tovább a 8., 9., 10. pontokra 5. KASZPER_eredeti_ei_feltolto_95mp.xls - után léphetünk tovább a 7. pontra 6. KASZPER_vegyes_kontir_feltolto_94mp.xls - további fájlok nem függ tőle III. szint: 7. KATI modulra vonatkozó adatk - 7/a. KATI_fokonyv_feltolto_92mp.xls - 7/b. KATI_koltseghely_feltolto_92mp.xls - a fenti két fájl feltöltésének sorrendje opcionális. Ha MINDKETTŐ feltöltsése megtörtént, továbbléphetünk a 11. pontra 8. KASZPER_beradat_feltolto_97mp.xls 9. KASZPER_kimenoszamla_feltolto_13101mp.xls 10. KASZPER_kotvall_kontir_feltolto_1157mp.xls 11. KASZPER_modositott_ei_feltolto_96mp.xls IV. szint: 12. KATI_eszkozadat_feltolto_591mp.xls 11
2.3. Ellenőrzések, hibaüzenetek Az adatket az egyes feltöltő fájloknál megjelölt menüpontokban lehet elindítani. A feltöltés elindítása után a rendszer ellenőrzéseket végez mind a fájl formátumának helyességére, mind a megadott értékekre vonatkozóan. KASZPER adatk során előforduló hiba típusok: a beolvasott fájlban hibás a munkalap megnevezése A munkalapot figyelmen kívül hagyja a rendszer. A munkalap megnevezésére vonatkozó hibaüzenetet nem ad, viszont, ha a munkalapon megadott adatokra további munkalapok épülnek, azon munkapalokon hiányzó adatra utaló hibaüzenetet fog adni. a beolvasott fájlban hibás az oszlopok sorrendje Az oszlopok sorrendjére vonatkozó hibaüzenetet nem ad, viszont az oszlop megváltozott fejlécétől függetlenül, az eredeti oszlopra vonatkozó ellenőrzéseket végez a rendszer, és emiatt hibás értékre utaló hibaüzenetet ad. a beolvasott fájlban a cellák tartalma nem megfelelő A hibaüzenetben a (sor: $i) változó alkalmazásával minden esetben jelzi a rendszer, hogy a feltöltött fájl mely sorában talált hibát. a beírt érték hossza nem megfelelő. Ilyen esetben kijelzi, hogy melyik sorban, illetve esetenként azt is, hogy melyik oszlopban található a hiba ($colname, $rownum változók), melyik érték a hibás, és hány karakter az engedélyezett. Pl. HIBAÜZENET "A megadott érték túl hosszú, legfeljebb $len karakter lehet! oszlop: $colname, érték: '$str' (hossza: ". strlen($str). ") (sor: $rownum)"; HIBAÜZENET "Túl hosszú számlaszám: $trimmelt_szamla! ($i. sor)"; a cellába írt érték hibás vagy hiányos. Pl. HIBAÜZENET "Az intézmény fajtája hibás (sor: $i)"; HIBAÜZENET "Az intézmény állapota hibás (sor: $i)"; HIBAÜZENET "Az intézmény KASZPER-ben megjelenési helyének beállításakor: az érték 0,1,2 vagy négy lehet, vagy üres cella (sor: $i)"; HIBAÜZENET "Az intézmény neve/címe hiányos (sor: $i)"; a cellába írt érték nem egyedi (amennyiben követelmény az egyediség, pl. PIR-kód, pénztárkód) Pl. HIBAÜZENET "Az intézmény azonosító nem egyedi: $intezmeny_kod (sor: $i)"; HIBAÜZENET "$szamlatomb nevű számla/nyugtatömb már létezik (sor: $i)"; a feltöltendő értékek közötti, illetve a feltöltendő és már korábban feltöltött értékek közötti összefüggés ellenőrzése ad hibát. Pl. HIBAÜZENET "$ptutal nevű nevű pénztár utalványozó nem létezik létezik (sor: $i)"; HIBAÜZENET "$pterv nevű nevű pénztár érvényesítő nem létezik létezik (sor: $i)"; HIBAÜZENET "A felhasználó többször szerepel a felsorolásban: $username (sor: $i)"; HIBAÜZENET "A felhasználónak nincs main groupid-je: $username (sor: $i), mert a szerepkörök oldalon nincs felsorolva ez a felhasználó!"; 12
KATI adatk során előforduló hiba típusok: a beolvasott fájlban hibás a munkalap megnevezése HIBAÜZENET: Az.xls munkafüzet lapjainak fokonyv, forgatas, koltseghelyek, kategoriakod, kategoriafokonyvszures,katalogus, cikktorzs, mozgasoka elnevezest kell adni! Kérem nevezze át a munkafüzet lapokat, az adatok importálásához! a beolvasott fájlban hibás az oszlopok sorrendje A fájlban az oszlopsorrenden belüli felcserélést nem veszi hibának a program, az oszlopnevek alapján beazonosítja a adatokat, importálható a fájl. 13