TE Beruházási Programiroda Ügyrendje A Szenátus elfogadta a 19/2016.(II.25.) számú határozatával. 2017. május 25-ig elfogadott módosításokkal egységes szerkezetben. Módosító határozatok: 41/2016. (IV.28.) számú szenátusi határozat 43/2017. (V.25.) számú szenátusi határozat 1
Tartalomjegyzék I. Általános rész... 3 1. Az ügyrend célja... 3 2. Az ügyrend alkalmazása... 3 II. A Programiroda működésével kapcsolatos szabályozások... 4 3. Beszerzések, közbeszerzések lebonyolítása... 4 4. Kötelezettségvállalás, utalványozás, pénzügyi ellenjegyzés szabályai... 5 5. Iratkezelés... 8 6. Belföldi Kiküldetések szabályai... 8 7. Nemzetközi Kiküldetések szabályai... 8 8. Mobiltelefon használat szabályai... 8 9. Gépkocsi használat szabályai... 9 10. Reprezentáció... 9 III. Záró rendelkezések, hatálybalépés dátuma, jóváhagyás... 10 IV. Mellékletek... 11 2
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. AZ ÜGYREND CÉLJA 1. A Testnevelési Egyetem (továbbiakban: Egyetem) 2015. december 10 ével létrehozta a Beruházási Programirodát (továbbiakban: Programiroda), melynek feladata A Testnevelési Egyetem új kampusza, valamint a hozzá kapcsolódó sportlétesítmények, szálláshelyek és szolgáltató egységek megépítése c. projekt megvalósítása. 2. A Programiroda működési szabályainak kialakításakor egyik fő szempont volt, hogy az Egyetem tevékenységétől való elkülönültségével összhangban a szabályozási rendszere is a lehető legnagyobb mértékben önálló legyen. Ugyanakkor tekintettel arra, hogy a Programiroda az Egyetem egy szervezeti egysége, bizonyos folyamatok, szabályozási (közbeszerzés, gazdálkodás stb.) területek nem választhatók szét teljes egészében. 3. A Programiroda ügyrendjének kialakítása fenti szempontok figyelembevételével történt. 2. AZ ÜGYREND ALKALMAZÁSA 1. Jelen ügyrend az Egyetem érvényben lévő szabályzataival összhangban, azokra történő hivatkozásokkal egyrészt meghatározza az Egyetem szabályozási körébe tartozó csatlakozási pontokat, azokat a Programiroda tekintetében szükség esetén pontosítja, illetve a szükséges esetekben folyamatábrában mutatja be az Egyetem és a Programiroda közötti együttműködés főbb lépéseit. 2. A Programiroda a projektirányítás belső folyamatait a Projektirányítási Kézikönyvben szabályozza, melyet a Programiroda Igazgató hagy jóvá. 3
II. A PROGRAMIRODA MŰKÖDÉSÉVEL KAPCSOLATOS SZABÁLYOZÁSOK 3. BESZERZÉSEK, KÖZBESZERZÉSEK LEBONYOLÍTÁSA 1. A Programiroda részére külön beszerzési és közbeszerzési szabályzat került kidolgozásra, mely jelen dokumentum 1.sz mellékletét képezi, és amely alapvetően a Programiroda által lebonyolított egyedi, speciális beszerzésekre vonatkozik. 2. A beszerzések ill. közbeszerzések kapcsán a Testnevelési Egyetem és a Programiroda közötti együttműködés főbb lépéseit az alábbi ábra mutatja be. 4
4. KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS, UTALVÁNYOZÁS, PÉNZÜGYI ELLENJEGYZÉS SZABÁLYAI 1. A Programiroda kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás szabályaira az Egyetem Gazdálkodási Szabályzatában meghatározottak vonatkoznak az alábbi eltérésekkel: a. A Programiroda működésével, a beruházási projekt lebonyolításával kapcsolatosan kötelezettségvállaló a Programiroda Igazgatója. b. A Programiroda működésével, a beruházási projekt pénzügyi lebonyolításával kapcsolatosan pénzügyi ellenjegyző a Programiroda Pénzügyi vezetője. c. A Programiroda működésével, a beruházási projekt lebonyolításával kapcsolatosan a teljesítésigazolókat a Programiroda Igazgató jelöli ki és hatalmazza meg. 2. A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás folyamatai során készülő belső dokumentumokat annyi eredeti példányban kell készíteni, hogy abból minden érdekeltnek és az irattárnak egy példány jusson. 3. A szállítói számlák eredeti példányait a Gazdasági Igazgatóság őrzi. A Programiroda ellenőrzést, záradékolást követően a számla hitelesített másolati példányán aláírással igazolva adja át az eredeti számlát a Gazdasági Igazgatóság részére. 4. A Programiroda és a Gazdasági Igazgatóság havi rendszerességgel egyeztetést folytat. Ennek érdekében a Gazdasági Igazgatóság megküldi a Programiroda részére az elmúlt időszak kifizetéseiről szóló táblázatot excel formátumban, a banki borderek másolatait, valamint a Forrás SQL rendszerben a kötelezettségvállalás és utalványozás Programirodára vonatkozó táblázatait excel formátumban. 5. A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás kapcsán az Egyetem egyes igazgatóságai és a Programiroda közötti együttműködés főbb lépéseit az alábbi ábra mutatja be. 5
6
TELJESÍTÉSIGAZOLÁS, ÉRVÉNYESÍTÉS, UTALVÁNYOZÁS, PÉNZÜGYI TELJESÍTÉS Főbb lépések Szállító Partner Start 101. Teljesítés 104. Számlázás Számla. TE Gazdasági Ig. Külső teljig. 105. Számla nyilvántartásba vétele 108. Érvényesítés 110. Utalványozás 111. Pénzügyi teljesítés 113. Havi / időszaki táblák ForrásSQL-ből TE Jogi Ig. Szállító / teljesítés jelentés = 1 pld. Hitelesített másolat Külső teljig. Belső teljig. = 1 eredeti pld Záradékolt számla. Utalvány rendelet TE Műszaki és Ellátási Ig. Szállító / teljesítés jelentés Számla. Számla = 1 pld. hitelesített másolat Eredeti átvétel igazolással) Bordero Havi adatok EXCEL táblákban Programiroda 102. Külső teljesítés igazolás kiállítása 103. Külső teljesítés ig. megküldése Partnernek 106. Számla ellenőrzés, záradékolás, belső teljig. kiállítása 107. Számla, telj.igek megküldése Pénzügy Ig.-nek 109. Számla másolat lefűzése 112. Borderók lefűzése 114. Adatok elemzése End Külső teljig. = 3 eredeti pld. Belső teljig. = 2 eredeti pld 7
5. IRATKEZELÉS 1. A Programiroda iratkezelésére az Egyetem Iratkezelési Szabályzatában, valamint a Testnevelési Egyetem Bizonylati szabályzatában meghatározottak vonatkoznak. 2. A Programiroda saját iktatást végez. 3. Az Egyetem várhatóan 2016. április elsején vezeti be teljeskörűen az elektronikus iktatási rendszerét (POSEIDON), mellyel összhangban a Programiroda folyamatai is módosulnak. 6. BELFÖLDI KIKÜLDETÉSEK SZABÁLYAI 1. A Programiroda belföldi kiküldetés során alkalmazandó szabályaira az Egyetem Belföldi kiküldetési szabályzatában meghatározottak a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás szabályainak alkalmazásával vonatkoznak a következő eltérésekkel: a. a belföldi kiküldetést a Programiroda Igazgató rendeli el. 7. NEMZETKÖZI KIKÜLDETÉSEK SZABÁLYAI 1. A Programiroda nemzetközi kiküldetés során alkalmazandó szabályaira az Egyetem Nemzetközi kiküldetési szabályzatában meghatározottak a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás szabályainak alkalmazásával vonatkoznak az alábbi eltérésekkel: a. a nemzetközi kiküldetést a Programiroda Igazgató rendeli el. 8. MOBILTELEFON HASZNÁLAT SZABÁLYAI 1. A Programiroda a hivatali mobiltelefon használata során alkalmazandó szabályaira az Egyetem Vezetékes és mobiltelefonok használatának rendjében meghatározottak a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás szabályainak alkalmazásával vonatkoznak a következő eltérésekkel: a. A használatra vonatkozó keretösszegeket a Programiroda Igazgató határozza meg. 8
b. Havi keretösszegek: - Programiroda Igazgató: 15 000 Ft - Programiroda egyéb közalkalmazottjai: 10 000 Ft 9. GÉPJÁRMŰ HASZNÁLAT SZABÁLYAI 1. A Programiroda hivatali gépjármű használata során alkalmazandó szabályaira az Egyetem Gépjármű használati szabályzatában meghatározottak a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás szabályainak alkalmazásával vonatkoznak a következő eltérésekkel: a. 1A gépjármű használatára a meghatalmazásokat (amely megfelel a Gépjármű használati szabályzat szerinti magáncélú, illetve hivatali célú engedélynek) a Programiroda Igazgató adja. b. 2A Gépjármű használati szabályzat 5. (2) bekezdésében foglaltaktól eltérésre a Programiroda igazgatója jogosult. 10. REPREZENTÁCIÓ 1. A Programiroda belföldi reprezentációra vonatkozó szabályaira az Egyetem Reprezentációs szabályzatában meghatározottak a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás szabályainak alkalmazásával vonatkoznak az alábbi eltérésekkel: a. A Programiroda havi reprezentációs kerete: 90 000 Ft b. Rendezvényi reprezentációs keret összege: 1. Fogadás, kommunikációs esemény 6 000 Ft/fő; 2. konferenciák, továbbképzés 1 000 Ft/fő 3. kiemelt értekezlet 1000 Ft/fő; 4. egyéb rendezvény 1000 Ft/fő c. A Programiroda VIP kártya használatára jogosult. d. A VIP kártya igénybevételét, valamint a rendezvényi reprezentáció felhasználását a Programiroda Igazgató hagyja jóvá. 1 Módosította a Szenátus 43/2017. (V.25.) számú határozata, hatályos 2017. június 9-től 2 Megállapította a Szenátus 43/2017. (V.25.) számú határozata, hatályos 2017. június 9-től 9
III. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK, HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA, JÓVÁHAGYÁS 1. A Szabályzat a Szenátus elfogadásának napján, 2016. február 25 én lép hatályba. 2. Jelen szabályzat az Egyetem honlapján az elfogadása után közzétételre kerül. Budapest, 2016. február 25. Kancellári egyetértés: Prof. Dr. h. c. Mocsai Lajos rektor Dr. Genzwein Ferenc kancellár 10
IV. MELLÉKLETEK 1.sz. melléklet: Testnevelési Egyetem Beruházási Programiroda KÖZBESZERZÉSI ÉS BESZERZÉSI SZABÁLYZATA 11