MUNKÁLTATÓI UTASÍTÁS a szerződéskötés rendjéről

Átírás

1 SZOLNOKI FŐISKOLA MUNKÁLTATÓI UTASÍTÁS a szerződéskötés rendjéről A Szolnoki Főiskola (továbbiakban Főiskola) rektora és kancellárja (együttesen: munkáltató) a Szervezeti és Működési Rendben meghatározott utasítási jogkörében eljárva a Főiskola szerződéskötési rendjét az alábbiak szerint szabályozza: 1. Általános rendelkezések (1) Jelen utasítás célja a Főiskolán a szerződéskötési gyakorlat egységesítése, az aláírás rendjének rögzítése, a felelősségi körök és jogosultságok meghatározása, továbbá a szerződésekben rögzített intézményi célok megvalósulásához kapcsolódó felelősségi rend kialakítása. (2) Jelen utasítás hatálya kiterjed a Főiskola szervezeti egységeire, a szerződéskötésben közreműködő közalkalmazottakra és az intézményben működő Hallgatói Önkormányzatra is. (3) Jelen utasítás alkalmazása során szerződésnek kell tekinteni megnevezésétől függetlenül - minden kölcsönös és egybehangzó jognyilatkozatot, amelyből kötelezettség keletkezik a szolgáltatás teljesítésére és jogosultság a szolgáltatás követelésére (a továbbiakban: szerződés). (4) A Főiskola nevében szerződést kötni csak írásban lehet. (5) Csak az a szerződés érvényes, amely a jelen utasítás, valamint a Beszerzési Szabályzat követelményeinek megfelel. Jelen utasítás 1. sz. melléklete a szerződések kötelező formai és tartalmi előírásait tartalmazza. (6) Kivételt jelent az (5) bekezdés alól a külső partnerek irányába történő egyszerű megrendelés, melyet kizárólag a Főiskola Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatósága útján a hatályos MEGRENDELŐ formanyomtatványon lehet kezdeményezni (B7417). (7) Szerződéskötés során törekedni kell a Főiskola integrált minőségirányítási rendszerének megfelelő szabvány szerinti mintaszerződések alkalmazására, melyektől csak indokolt esetben lehet eltérni. (8) Jelen utasítás szerint kell eljárni a szerződések módosítása és megszüntetése során is. 2. Szerződéskötésre jogosultak köre (1) A szerződést minden esetben a Főiskola nevében kell megkötni. (2) A Főiskola nevében kizárólag a rektor és a kancellár jogosult szerződéskötés során képviseleti és aláírási (továbbiakban: képviseleti) jogkörben eljárni. (3) A rektor és a kancellár képviseleti jogát erre vonatkozó írásos meghatalmazás útján helyettesére vagy az intézmény más magasabb vezető beosztású alkalmazottjára ruházhatja át. (4) A meghatalmazásnak tartalmaznia kell a meghatalmazás időtartamát, a meghatalmazott pontosan meghatározott jogait, kötelességeit, hatás- és feladatkörét. (5) A rektor és a kancellár jogosult bármely szerződés esetében az átruházott képviseleti jogot magához vonni. OM azonosító: FI Szolnok, Tiszaligeti sétány 14. Tel.: (56) Fax: (56) szolf@szolf.hu

2 (6) A szerződés rendelkező részében meg kell határozni a jogok érvényesítéséért, illetve a kötelezettségek teljesítéséért, valamint a szerződés kezeléséért felelős személyt, pályázatok esetén a projektmenedzsert, egyéb esetben a kapcsolattartót. (7) A Főiskola nevében Főiskolán kívüli partnerekkel történő előzetes megbeszélések és egyeztetések során a Főiskola képviseletére meghatalmazott képviselők képviseleti joga csak az együttműködés szakmai tartalmának meghatározására terjed ki. 3. Szerződéskötés kezdeményezése, szerződés véleményezésének és aláírásának folyamata (1) A szerződés tervezetet a szerződési cél rektor/kancellár általi jóváhagyás után, a szerződést kötő másik féllel együttműködve a szakmai vezető készíti elő. (2) Szerződés aláírására csak akkor kerülhet sor, ha jelen utasításban foglalt véleményezési, ellenjegyzési folyamat szabályszerűen megtörtént. (3) A szerződéskötés folyamata: 1. Szerződés előkészítése, előzetes rektori és kancellári egyeztetés 2. Szakmai véleményezés és ellenjegyzés 3. Közbeszerzési munkatárs 4. Jogi véleményezés és ellenjegyzés 5. Pénzügyi ellenjegyzés 6. Testületi hatáskörök érvényesítése, amennyiben szükséges 7. Aláírás 8. Iktatás 9. Regisztráció, amennyiben szükséges (4) Minden ellenjegyzést a szerződésen kell végrehajtani. (5) Amennyiben a szerződéskötés során további egyeztetésre van szükség, a véleményezési ellenjegyzési eljárást meg kell ismételni. (6) Jelen utasítás 2. sz. melléklete (Fedlap) alkalmazásával a szerződés ügyintézője köteles a szerződés intézményi útvonalát, az ellenjegyzés folyamatát nyomon követni, és a szerződés elkészülte után a Fedlapot a szerződés irattárban elhelyezett példányához csatolni. 4. Szakmai ellenjegyzés (1) A szakmai ellenjegyzés igazolja azt, hogy a szerződéstervezet szakmai szempontból megfelelő, célszerű, a Főiskola érdekeit szolgálja. (2) A szakmai ellenjegyzőnek az adott szervezeti egységet érintő szerződés tárgyának, tartalmának megítélésében jártas és kompetens vezetőnek, vezető munkavállalónak kell lennie. (3) Pályázatok esetében szakmai ellenjegyző a projektmenedzser, konzorciumi tagságság esetén a belső szakmai vezető. (4) A szakmai ellenjegyzést megelőzően a szakmai felelős köteles előzetes egyeztetés folytatni a rektorral és a kancellárral. (5) Idegen nyelven írott szerződéshez mellékelni kell a hiteles magyar nyelvű fordítást (Országos Fordító és Fordításhitelesítő Iroda által történő hivatalos fordítás). Amennyiben nincs lehetőség a hiteles magyar nyelvű fordítás beszerzésére, a magyar nyelvű fordításáért felelős személyt a rektor/kancellár jelöli ki (aki az adott idegen nyelv vonatkozásában legalább a Közös Európai Referenciakeret szerinti B2 szintű nyelvvizsgával rendelkezik). A kijelölt személy köteles ellenjegyezni a dokumentumot és mellékelni egy magyar nyelvű fordítást.

3 5. Jogi ellenjegyzés (1) A szerződéseket jogi véleményezésre az igazgatási, jogi és szervezési osztályvezetőhöz kell benyújtani. A véleményezés során kizárólag jogi szempontok vehetők figyelembe, annak folyamatát sem a szerződés jelentősége, sem az aláírás sürgőssége nem befolyásolhatja. (2) Az igazgatási, jogi és szervezési osztályvezető 3 munkanapon belül köteles a szerződést véleményezni. 6. Pénzügyi ellenjegyzés (1) A pénzügyi ellenjegyzés annak igazolása, hogy a kötelezettségvállalás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, és nem sérti a vonatkozó jogszabályokat, valamint a Főiskola belső szabályzatait. (2) Amennyiben a szerződéshez közbeszerzési eljárás is tartozik, abban az esetben a Főiskola közbeszerzési munkatársának ellenjegyzése is szükséges. (3) A pénzügyi ellenjegyzésnek vagy elutasításnak 3 munkanapon belül meg kell történnie. (4) A szerződés aláírása kizárólag az előzetes pénzügyi ellenjegyzéssel érvényes. 7. Szerződés aláírása és az azt követő folyamatok 1) A szerződések aláírására csak a 3. (3) bekezdésében rögzített eljárási rendnek megfelelően kerülhet sor. 2) A szerződések megfelelő példányszámban történő előkészítéséről, ellenjegyzéséről, aláírásáról, iktatásáról a szakmai felelős köteles gondoskodni. 3) A megfelelő példányszám meghatározásakor figyelembe kell venni a partner által kért példányok számát, valamint azt, hogy a Főiskola irattárában a szerződés egy eredeti példányának megőrzése kötelező. 4) A szerződés irattárazása az Iratkezelési és Irattárazási Szabályzat rendelkezései szerint történik. 5) A regisztrációs kötelezettség teljesítését az igazgatási, jogi és szervezési osztályvezető ellenőrzi. 6) A Poszeidon elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerben a szerződés teljesítéséért felelős személyt (kapcsolattartót) hozzáférővé kell tenni, aki köteles annak teljesítését folyamatosan figyelemmel kísérni és minden lényeges körülményről a rektort, illetve a kancellárt tájékoztatni. 8. Jogkövetkezmények és felelősség (1) Jelen utasítás rendelkezéseinek megsértésével kötött szerződés semmis. Ilyen esetben gondoskodni kell a szerződést megelőző állapot helyreállításáról, vagy amennyiben a Főiskola a szerződést érvényesen létre kívánja hozni a szerződés megfelelő alakisággal történő létrehozásáról. Ha nem lehetséges a szerződéskötést megelőző állapot helyreállítása, akkor a szerződés alapján az elszámolásig teljesített szolgáltatás ellenértékét meg kell téríteni. (2) Aki anélkül vállal a Főiskola nevében kötelezettséget, hogy erre jogosultsága lenne, a Főiskolával szemben fennálló munkajogi felelősségén felül a vele szerződő félnek is teljes kártérítési felelősséggel tartozik.

4 9. Záró rendelkezések (1) Jelen utasítás november 5-én lép hatályba, egyidejűleg a szerződéskötés rendjéről én SZF/2-7/2014. ikt. számon kiadott korábbi rektori utasítás hatályát veszti. (2) Jelen utasítás rendelkezései nem érintik a szerződések pénzügyi ellenőrzésére megállapított egyéb szabályokat. (3) A jelen utasításban nem szabályozott kötelezettségvállalással és ellenjegyzéssel kapcsolatos kérdéseket illetően a Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés rendjéről szóló munkáltatói utasítás rendelkezései az irányadóak. (4) A szerződéskötés során a jelen utasítás hatálya alá tartozó személyek kötelesek a szerződés tárgya szerinti hatályos és vonatkozó jogszabályok rendelkezései szerint eljárni. Kelt:,Szolnok, október 29. Varga Csaba kancellár Dr. Túróczi Imre rektor

5 1. sz. melléklet: A FŐISKOLA ÁLTAL KÖTÖTT SZERZŐDÉSEK MINIMÁLIS FORMAI ÉS TARTALMI ELŐÍRÁSAI A / SZERZŐDÉS FEJLÉCÉNEK KÖTELEZŐ ELEMEI:.. SZERZŐDÉS amely létrejött egyrészről a Szolnoki Főiskola (5000 Szolnok, Tiszaligeti sétány 14., intézményi azonosító: FI 47616, adószám: , bankszámlaszám: , statisztikai számjel: , képviseli: Dr. Túróczi Imre rektor/varga Csaba kancellár, kapcsolattartó:.) a továbbiakban, mint Főiskola másrészről: Magánszemély/ egyéni vállalkozó esetén ez a táblát és azon belül is csak a releváns részeket töltse ki, valamint a gazdasági társaságra vonatkozó táblát törölje: Név: Születési név: Anyja neve: Szül. hely, idő: TAJ szám: Lakcím: Főállású munkahely neve, címe: Amennyiben nyugdíjas, mikortól: Adóazonosító jel: Egyéni váll. ny. sz.: Adószám: Bankszámlaszám: Telefon és cím: Gazdasági társaság esetén ezt a táblát töltse ki és a magánszemélyre/egyéni vállalkozóra vonatkozó táblát törölje: Név: 1 Székhely: Adószám: Cégjegyzékszám: Statisztikai számjel: Bankszámlaszám: Képviseletre jogosult neve, tisztsége: Képviseletre jogosult telefon és címe: A feladat teljesítésére kijelölt személy: Név, munkakör: Cím: Telefon és cím: a továbbiakban mint.. együttesen mint Szerződő Felek között az alulírt helyen és időben az alábbi feltételek mellett: 1 Ezt a táblát használhatja egyéb jogi személy szerződő fél esetében is.

6 B / A SZERZŐDÉS RENDELKEZŐ RÉSZÉNEK KÖTELEZŐ ÉS JAVASOLT ELEMEI: 1. A szerződés tárgya (kötelező elem) 2. A Felek jogai / kötelezettségei (kötelező elem) 3. Teljesítési határidők/szerződés időtartama (kötelező elem) 4. Fizetési feltételek (kötelező elem) 5. Késedelem (javasolt elem) 6. Vitarendezés (kötelező elem) javasolt forma: 6.1. Jelen szerződésben nem szabályozott kérdésekre (jogszabály) hatályos rendelkezései irányadók A Felek jelen szerződésből eredő vitás kérdéseket elsődlegesen tárgyalások útján kívánják rendezni. Tárgyalások sikertelensége esetén a vitás kérdések rendezésére Felek a Szolnoki Járásbíróság illetékességét kötik ki. 7. Záró rendelkezések ebben pl.: 7.1. hatályba lépés A Szerződést a Felek átolvasást és értelmezést követően, mint akaratukkal mindenben megegyezőt jóváhagyólag írták alá. Szolnok, 201 Dr. Túróczi Imre/Varga Csaba rektor/kancellár Megbízó.. cégnév / képviselő neve / titulusa Megbízott.... Pénzügyi ellenjegyző Jogi Egységvezető/szakmai pénzügyi ellenjegyzés dátuma: ellenjegyző igazoló..

7 2. sz. melléklet SZERZŐDÉS INTÉZMÉNYI NYOMKÖVETÉSE (KÖTELEZŐ SZERZŐDÉSI FEDLAP) Szerződő partner neve:.. Ügyintéző neve: Szerződés elkészítésének dátuma:. Partner aláírásának dátuma:.. Véleményezés / Ellenjegyzés /Aláírás típusa Dátum Aláírás 2. Szakmai ellenjegyzésre jogosult neve: 3. Jogi ellenjegyzés: 4. Pénzügyi ellenjegyzés: 5. Kancellár aláírása: 6. Rektor aláírása: 7. Partner által aláírt dokumentum visszaérkezésének dátuma: