DUNAÚJVÁROSI EGYETEM IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Dunaújváros 2017
Dunaújvárosi Egyetem Szenátusa által 111-2014/2015. (2015.05.26.) sz. határozatával egységes szerkezetben elfogadva Hatályos: 2015. május 27. 1. kiadás 1. módosítás: 142-2014/2015. (2015.07.21.) sz. határozattal elfogadva Hatályos: 2015. július 22. 1. kiadás 2. módosítás: 32-2015/2016. (2015.10.06.) sz. határozattal elfogadva Hatályos: 2015. október 07. napjától 1. kiadás 3. módosítás: 61-2016/2017. (2017.01.31.) sz. határozattal elfogadva Hatályos: 2017. február 1. napjától
1. kiadás 3. módosítás 3 (51). oldal TARTALOMJEGYZÉK PREAMBULUM... 4 I. Általános rendelkezések... 4 1. A Szabályzat célja... 4 2. A Szabályzat hatálya, értelmez rendelkezések... 5 II. Iratkezelés... 6 3. Az iratkezelés szervezete... 6 4. Az iratok nyilvántartása... 6 5. Az iratok iktatása... 7 III. Beérkez küldemények kezelése... 9 6. A küldemények beérkezésével kapcsolatos feladatok, érkeztetés... 9 7. A küldemény felbontása... 11 8. A beérkezett és iktatott küldemények szétosztása... 11 9. Faxon, illetve e-mail-en érkezett irat kezelése... 12 IV. Kimen küldemények kezelése... 12 10. A kimen küldeményekkel kapcsolatos feladatok... 12 V. Iratok irattárba helyezése, kés bbi használata... 13 11. Az iratok tárolása, az iratok irattárba helyezése... 13 12. Az iratok használata, kiadása... 15 VI. Iratok selejtezése és levéltárba adása... 16 13. A selejtezhet iratok meghatározása... 16 14. Az iratok selejtezése... 16 15. A selejtezés folyamata... 17 16. Az iratok megsemmisítése... 18 17. Az iratok levéltárba adása... 19 Záró rendelkezések... 20 1. sz. melléklet... 21 2. sz. melléklet... 22
1. kiadás 3. módosítás 4 (51). oldal PREAMBULUM A Dunaújvárosi Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Szenátusa a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmér l szóló 1995. évi LXVI. törvény, a nemzeti fels oktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény, a 87/2015. (IV.9.) Korm. rendelet a nemzeti fels oktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról, a 27/2014. (IV.18) KIM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekr l, a 13/2005 (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történ másolat készítésének szabályairól, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeir l szóló 335/2005.(XII.29.) Korm. rendelet alapján az intézmény Iratkezelési Szabályzatát (továbbiakban: Szabályzat) az alábbiak szerint határozza meg: I. Általános rendelkezések 1. A Szabályzat célja (1) Jelen Szabályzat célja az iratok kezelésével kapcsolatos tevékenységek során az iratok keletkezésének, érkezésének, átvételének, nyilvántartásának, továbbításának, irattározásának, selejtezésének, valamint levéltárba adásának egységes elvek és eljárás szerint való szabályozása oly módon, hogy azok útja nyomon követhet, holléte pontosan megállapítható, visszakereshet legyen. (2) A Szabályzat részét képezi az Irattári terv (2. sz. melléklet), mely tartalmazza az Egyetem szervezeti egységenkénti bontásban a dokumentumok rzési idejét. (3) Az iratkezelés alapelvei: a) egységesség elve: az iratkezel k eljárása, valamint az iratkezelés módja, azonos szempontok szerint pontosan meghatározott; b) ellen rizhet ség elve: az iratkezelési folyamat minden szakaszában ellen rizhet módon történik; c) iratok védelmének elve: az iratot bármilyen adathordozón az Egyetemr l kivinni csak indokolt esetben, el zetes bejelentést követ en lehet oly módon, hogy annak tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg;
1. kiadás 3. módosítás 5 (51). oldal d) visszakereshet ség elve: az iratkezelési folyamat minden szakaszában az irat holléte pontosan meghatározható; e) zárt rendszer elve: az iratkezelési folyamat a nyilvántartási rendszer alkalmazásával következetesen és pontosan dokumentált. 2. A Szabályzat hatálya, értelmez rendelkezések (1) A Szabályzat hatálya az Egyetem valamennyi szervezeti egységére, az ezekben keletkez valamennyi iratra, beérkez és kimen küldeményekre, továbbá a bels pénzforgalomban részt vev iratok ügykezelésére, tárolására és selejtezésére egyaránt kiterjed. (2) Iratnak min sül minden, az Egyetem szervezeti egységeinél feladatuk ellátása során keletkezett írásos anyag szabályozó dokumentumok, feljegyzések (jegyz könyvek, szakdolgozat bírálatok, vizsga, - és eredménylapok stb.), kiegészítések, módosítások -, továbbá a beérkez és kimen küldemények. (3) Küldemény: papír alapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán, a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelm en az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhet módon címzéssel láttak el. (4) Elektronikus irat: az elektronikus irat olyan elektronikus dokumentum, melynek funkciója az, hogy szöveget közöljön és más adat legfeljebb ennek illusztrálására, hatósági azonosítására (pl. fejléc) szerepel benne, illetve egyes digitális jeleket a szöveggel összefügg informatikai funkciók megvalósítása érdekében, az olvasó számára nem is érzékelhet en tartalmaz. (5) Elektronikus dokumentum az elektronikus eszköz útján értelmezhet adategyüttes. (6) Metaadat: olyan azonosító vagy leíró adat vagy adatcsoport, amely az iratkezelési folyamat egyes részeihez, valamint a munkafolyamat elemeihez kerül generálásra, és az irathoz vagy ügyirathoz történ hozzárendelése és rögzítése által el segíti az egyedi irat és ügyirat kezelését. (7) Elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról e rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyez, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhet adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest.
1. kiadás 3. módosítás 6 (51). oldal (8) Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az els példánnyal azonos módon hitelesítettek. (9) Jelen Szabályzat vonatkozásában iratkezelés szempontjából nem min sülnek iratnak a beérkezett újságok, prospektusok, szórólapok, közlönyök, szakmai folyóiratok. II. Iratkezelés 3. Az iratkezelés szervezete (1) 1 Az Egyetem iratkezelésének és irattárazásának irányítása a Kancellária Kabinetvezet feladata. Az Egyetem iratkezelésének ellen rzése a Magyar Nemzeti Levéltár 2 illetékességébe tartozik. (2) Az Egyetem központi irattárát a Rektori Hivatal m ködteti, melynek felel se a Rektori Hivatalvezet. A központi irattár irattárosát a kancellár bízza meg. (3) A központi irattár mellett az önálló szervezeti egységek területi irattárat m ködtetnek. (4) Az egyes szervezeti egységeknél az iratkezelési feladatokat a szervezeti egység vezet je által megbízott személy (irattáros) látja el. Az iratkezeléssel megbízott személyek részére írásbeli megbízást kell kiadni, melyb l egy példányt a Kancellária Kabinet vezet jének is el kell juttatni. 4. Az iratok nyilvántartása (1) Az iratokról az Egyetem megfelel m ködése, az iratok visszakereshet sége, valamint az ügyintézés átláthatósága érdekében pontos és naprakész nyilvántartást kell vezetni oly módon, hogy az irat útja keletkezését l vagy beérkezését l kezdve annak selejtezéséig nyomon követhet legyen. (2) Az iratok nyilvántartása az iktatókönyv és az egységes irat- és dokumentumkezel rendszer alapján történik. (3) Az egységes irat- és dokumentumkezel rendszerbe felvitt iratokhoz való hozzáférést az ügyintézéshez szükséges személyek részére biztosítani kell. (4) A másodlatok nyilvántartási rendje megegyezik az iratok nyilvántartási rendjével. 1 A Szenátus 61-2016/2017.(2017.01.31.) sz. határozatával pontosította, hatályos 2017. február 1. napjától. 2 A Szenátus 61-2016/2017.(2017.01.31.) sz. határozatával pontosította, hatályos 2017. február 1. napjától.
1. kiadás 3. módosítás 7 (51). oldal (5) 3 Az iratok nyilvántartása akkreditált szoftver használatával történik, melynek teljes elnevezése Poszeidon (EKEIDR) Irat és Dokumentumkezel Rendszer, verziószáma 3.0. Az iktató rendszer megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekr l szóló 27/2014. (IV.18) KIM együttes rendelet el írásainak. 5. Az iratok iktatásának folyamata (1) Az ügyiratok iktatására tárgyév elején újonnan nyitott, el re nyomott, sorszámozott és hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyvnek tartalmaznia kell az iratok azonosításához, az iratok hollétének megállapításához szükséges adatokat. Az iktatókönyvben tilos a felhasznált lapokat összeragasztani, az iktatóbélyegz -lenyomatát, vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat tintával vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni. (2) Az iratokat a beérkezés sorrendjében kell iktatni. Egy sorszámra csak egy ügy iktatható. Az iktatás során az egy ügyhöz tartozó iratok esetében az alszámokra tagolódó rendszert kell alkalmazni. (3) Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból a) az irat beérkezésének pontos ideje; b) az intézkedésre jogosult neve; c) az irat tárgya; d) az irat elintézésének határideje; e) az elintézés módja; f) az esetleges iratkezelési feljegyzések, valamint g) az irat megtalálási helye megállapítható legyen. (4) 4 Az iktatókönyv tartalmazza minimálisan az alábbi, az iktatókönyvben nyilvántartott iratokra vonatkozó adatokat, azok rendelkezésre állása esetén: 3 A Szenátus 61-2016/2017.(2017.01.31.) sz. határozatával pontosította, hatályos 2017. február 1. napjától. 4 A Szenátus 61-2016/2017.(2017.01.31.) sz. határozatával pontosította, hatályos 2017. február 1. napjától.
1. kiadás 3. módosítás 8 (51). oldal a) iktatószám; b) iktatás id pontja; c) beérkezés id pontja, módja, érkeztetési azonosítója; d) adathordozó típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtája; e) küldés id pontja, módja; f) küld adatai (név, cím); g) címzett adatai (név, cím); h) hivatkozási szám (idegen szám); i) mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus); j) ügyintéz neve és a szervezeti egység megnevezése; k) irat tárgya; l) el - és utóiratok iktatószáma; m) kezelési feljegyzések; n) intézés határideje, módja és elintézés id pontja; o) irattári tételszám; p) irattárba helyezés. (5) Téves iktatás esetén, illetve ha az iktató bélyegz -lenyomatán vagy az iktatókönyvben valamely adat helyesbítése szükséges, a téves bejegyzést tintával történ áthúzással kell érvényteleníteni, hogy az eredeti bejegyzés továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor a Kezelési feljegyzések rovatban meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratanyagát mely számra iktatták át, illet leg mely szervezeti egységnek adták át. (6) Az elektronikus iktatás lényegét tekintve nem tér el a hagyományos iktatási formától. Ennek megfelel en az elektronikus (számítógépes) érkeztetés, illetve iktatás esetén is szerepelniük kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket postakönyvek, kézbesít könyvek sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kez aláírás bizonyítja.
1. kiadás 3. módosítás 9 (51). oldal (7) Az Egyetemre beérkez valamennyi küldeményt, közönséges levél, visszaérkezett tértivevény az ügyintéz beiktatja az egységes irat- és dokumentumkezel rendszerbe, majd kiszignózza a megfelel szervezeti egységnek, személynek. Csomag küldeményt (amennyiben az nem iratokat tartalmaz) elegend érkeztetni. (8) A Postázóban elhelyezett bels küldemények (iratok) azonosító adatait minden esetben kötelez az erre rendszeresített átvev füzetben történ feltüntetni. (9) Az év utolsó napján a Kancellária Kabinet vezet jének az iktatókönyvet az utolsó sorszámot követ aláhúzással, aláírással, keltezéssel és hivatalos bélyegz lenyomatával ellátva kell lezárni. III. Beérkez küldemények kezelése 6. A küldemények beérkezésével kapcsolatos feladatok, érkeztetés (1) Átvételi jogosultság az alábbi személyeket illeti meg: a) címzett vagy az általa megbízott személy; b) postai meghatalmazással rendelkez személy, vagy hivatali kézbesít. (2) Az Egyetem részére érkez bármely küldeményt a postázóban a hivatali kézbesít veszi át, minden esetben feltüntetve a) az átvétel id pontját; b) az átadó nevét nyomtatott formában feltüntetve; c) az átadó aláírását; d) az átvev nevét nyomtatott formában feltüntetve; e) az átvev aláírását. (3) Az átvev feladata ellen rizni a küldemény átvételére való jogosultságát a címzéssel való összevetés útján, a kézbesít okmányon és a küldeményen lév azonosítási jel megegyez ségét, továbbá az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. (4) Abban az esetben, ha sérült, felszakadt borítékban érkez, vagy hiányos csomagolású iratot kézbesítenek, illetve adnak át, azt a Magyar Posta Zrt. a hivatali kézbesít nek minden esetben jelzi, szükség esetén sértetlen borítékba helyezi. Amennyiben
1. kiadás 3. módosítás 10 (51). oldal megállapítható, hogy a küldemény hiányos, arról a feladót írásban haladéktalanul értesíteni kell. (5) Téves címzés vagy egyéb okból helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy amennyiben ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. (6) A hivatali kézbesít a hozzá beérkezett küldeményeket abban az esetben, amennyiben a borítékon nincs feltüntetve személy, illetve szervezeti egység, felbonthatja. Ha ekkor megállapítható a címzett (pl. bels levél címzése tartalmazza), akkor szervezeti egységek szerint csoportosítja, érkezteti, az ajánlott küldeményeket iktatja és továbbítja az érintettek felé. Ha a küldemény felbontása után sem állapítható meg a címzett, abban az esetben a Rektori Hivatal részére továbbítja azt, annak meghatározása céljából. (7) A hivatali kézbesít az ajánlott, tértivevényes iratokat érkezteti az egységes irat- és dokumentumkezel rendszerben az átvétel dátumának feltüntetésével, melyr l minden esetben értesül a címzett a rendszer által küldött e-mail üzenetb l. (8) Tértivevényes küldemények esetén a hivatali kézbesít átvev köteles biztosítani, hogy a tértivevény a feladó részére visszajuthasson. (9) Az átvev füzet minden szervezeti egység erre rendszeresített tárolójában található. Az átvev füzetben az átvétel tényét az adott szervezeti egység küldemények átvételével megbízott munkatársa aláírásával igazolja. Aláírásával az átvételt a szervezeti egység elismeri, ezt követ en nem hivatkozhat a kézbesítés meg nem történtére, és amennyiben a kézbesített irat határid t tartalmaz valamely jog gyakorlására vagy kötelezettség teljesítésére, a határid k számítása szempontjából is az átvétel dátuma lesz az irányadó. (10) Amennyiben a küldeményt arra jogosulatlan személy veszi át, vagy az átvételt követ en derül ki, hogy arra nem volt jogosultsága, köteles ezt legkés bb a következ munkanap elején az átvételre feljogosított személynek szervezeti egységnek átadni. (11) A hivatali kézbesít köteles utánküldés megjelöléssel haladéktalanul továbbítani azon szervezeti egységek részére érkezett küldeményeket Kézilabda Akadémia, Vízilabda Egyesület, melyek a központi címre érkeznek, azonban nem rendelkeznek székhellyel az intézményben.
1. kiadás 3. módosítás 11 (51). oldal (12) A tévedésb l, vagy illetéktelenül felbontott küldeményekre visszazárás után rá kell vezetni a Tévedésb l felbontva záradékot és szignálni kell. (13) Amennyiben a postán érkezett iratok határid ben való beadásához nyilvánvalóan jogkövetkezmény f z dik, valamint azokban az esetekben, amikor a küld neve, vagy címe csak a borítékról állapítható meg, a borítékot az irathoz csatolni kell. Ilyen esetben a boríték csak a selejtezés alkalmával semmisíthet meg. (14) A Postázóban a már csoportosított, hivatkozási számmal ellátott és ajánlott küldeményeket hivatkozási szám, illetve ajánlási ragszám szerint, a többit pedig a feladó neve szerint be kell vezetni az egyes szervezeti egységek átadókönyvébe. 7. A küldemény felbontása (1) A küldeményeket az arra felhatalmazott személy bonthatja fel. A küldeményt felbontáskor ellen rizni kell, hogy hiánytalanul tartalmazza-e az iraton, illetve borítékon jelzett mellékleteket. Amennyiben az irat bármely jelzett melléklete hiányzik, ennek tényét írásban rögzíteni és a feladót haladéktalanul tájékoztatni kell. (2) A felbontást követ en az iratot iktatóbélyegz vel lepecsételi, melyen szerepel az átvétel dátuma év, hónap és nap szerint, a megadott iktatószám, az irat ügyintéz jének neve, illetve hogy kik kapnak bel le másolatot. Az iraton továbbá jelezni kell, ha az melléklettel érkezett, azok számának egyidej feltüntetésével. (3) Ezt követ en az iktatókönyvbe és az egységes irat- és dokumentumkezel rendszerbe ezeket az adatokat az adott felületen szintén fel kell tüntetni. 8. A beérkezett és iktatott küldemények szétosztása (1) A küldemények szétosztása, valamint iktató bélyegz vel való ellátása a szervezeti egységeknél történik. (2) Az iratkezel az érkezett irathoz az egységes irat- és dokumentumkezel rendszerben hozzáférést biztosít az elintézésére kötelezett személynek (szignálás), szükség esetén egy másolati példányt az ügyintézés céljából átad. Ezzel egyidej leg utasítást kell adni az elintézés határidejére vonatkozóan. (3) Külön utasítás hiányában az ügyeket nyolc napon belül, hosszadalmasabb eljárást igényl ügyek esetében lekés bb harminc napon belül kell elintézni, kivéve, ha jogszabály másképp nem rendelkezik. Amennyiben a küls szervt l, illet leg személyt l érkez
1. kiadás 3. módosítás 12 (51). oldal megkeresés harminc napon, vagy az el írt határid n belül nem intézhet el, ennek letelte el tt err l a körülményr l és a várható id tartamról a küld t tájékoztatni kell. (4) Az ügyintézésre továbbított iratok ügymenete tekintetében az ügyintéz köteles a kért iratot határid re elkészíteni, a szükséges feladatokat elvégezni és az azt szignáló személynek további ügyintézésre - aláíratásra, postázásra - átadni, vagy meghatalmazás, esetén válaszként megküldeni a feladónak. (5) Az ügyintéz a válaszként elküldött dokumentumot köteles az egységes irat- és dokumentumkezel rendszerben hozzáférhet vé tenni az iratkezel részére. 9. Faxon, illetve e-mail-en érkezett irat kezelése (1) Amennyiben az irat telefaxon, vagy e-mail-en érkezik, arról olyan másolatot kell készíteni, amely tartósan a jogszabályban el írt ideig rzi az irat tartalmát. (2) A faxon, illetve e-mail-en érkezett irat érkeztetésére, kezelésére, nyilvántartására, iktatására, tárolására egyebekben jelen Szabályzat szabályai az irányadóak. IV. Kimen küldemények kezelése 10. A kimen küldeményekkel kapcsolatos feladatok (1) Az irat kezel jének a kimen iratok postázását megel z en ellen riznie kell, hogy végrehajtottak-e minden, az aláíró, vagy meghatalmazottja által adott utasítást, a megkeresés megválaszolása valamennyi pontjában, teljes kör en megtörtént, továbbá az iratban utalt mellékleteket hiánytalanul tartalmazza. (2) A kimen iratok formai követelményei tekintetében az Egyetem hivatalos iratainak tartalmaznia kell a fejlécben az intézmény nevét, logóját, a küld szervezeti egység nevét, telefon- és faxszámát, központi e-mail címet, illetve az intézmény honlapcímét. (3) A címzett nevét és címét a levél bal oldalán, mellette jobb oldalon a küld szervezeti egység iktatószámát, az irat ügyintéz jének nevét, és amennyiben a megkeresés tartalmazott a hivatkozási számot. (4) A címzés alatt a tárgy címszóban meg kell jelölni a levél tárgyát. (5) Tértivevényes iratok esetén az iratok típusától függ en meg kell különböztetni a hivatalos iratot és hivatalos iratnak nem min sül könyvelt iratot. A hivatalos iratként feladott küldeményt a posta kétszer kíséreli meg házhoz kézbesíteni. A küldemény kézbesítésér l
1. kiadás 3. módosítás 13 (51). oldal minden esetben visszaigazolást küld a feladónak, azaz a tértivevényt visszakézbesíti. A hivatalos irat tértivevénye bizonyító erej okiratnak számít. (6) A könyvelt küldeményként feladott irat (belföldi tértivevény) esetén dokumentált a feladás és az átvétel. (7) A kimen küldemények leadására munkanapokon 15 óráig van lehet ség a postázóban, ezt követ en a hivatali kézbesít lezárja az aznapi postát. V. Iratok irattárba helyezése, kés bbi használata 11. Az iratok tárolása, az iratok irattárba helyezése (1) Mindenki, aki valamely iratot kezel, használ, tevékenysége során felel s azok védelméért és meg rzéséért a vonatkozó jogszabályok szerint. (2) Az iratokkal végzett tevékenység befejezését követ en az iratokat az el írt tárolási ideig irattárban kell elhelyezni a meg rzési id feltüntetésével. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshet en kell végezni. (3) Az iratok elektronikus tárolásáért az irattárosok felel sek. (4) Csak olyan iratok tárolása megengedett, amely az adott állapotában id tálló. Azt az iratot, amely az el írt ideig történ tárolásra alkalmatlan, vagy más iratok sérülését okozhatja, le kell másolni. A másolatot az irattáros dátummal és aláírással hitelesíti. A nem normál papírra dolgozó telefaxon érkez iratokat mindig le kell másolni, és csak a hitelesített másolat (esetleg az eredetivel együtt) irattározható. (5) A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mell zésével meg kell semmisíteni. (6) Az irattárba helyezés alkalmával az irattáros köteles ellen rizni, hogy az iratkezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az irattáros hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintéz nek, aki gondoskodik annak javításáról, pótlásáról. Ezt követ en az iktatókönyv megfelel rovatába be kell vezetni az irattárba helyezés id pontját. (7) Az irattárba helyezett iratot minden esetben le kell zárni az egységes irat- és dokumentumkezel rendszerben.
1. kiadás 3. módosítás 14 (51). oldal (8) Amennyiben a kés bbiekben újabb ügyirat érkezik, vagy keletkezik a már lezárt ügyben, úgy alszámos iktatással a f ügyirathoz kapcsolható. Az egységes irat- és dokumentumkezel rendszer korlátlan alszámos iktatási lehet séget biztosít. (9) Az irattárba elhelyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni az alábbiak dokumentálásával: a) Iratrendez k jegyzéke, melyet az irattár ajtaján (belül) kell jól láthatóan elhelyezni, ebben felsorolva, hogy mely f irattárolók és f számok találhatóak az irattárban; b) Irattári tárolási jegyzék, az adott altárolókban és mappákban elhelyezett iratok listáját tartalmazza. (10) Az irattárban az iratokat folyamatosan számozott iratrendez ben kell tárolni. Az iratrendez kr l nyilvántartást kell vezetni az alábbiak szerint, melyet az irattáros aláírásával lát el és elhelyezi megbízása egy példányát: Iratrendez k jegyzéke 5 : a) iratrendez száma; b) iratfajta neve, azonosítója; c) nyitó dátum; d) záró dátum; e) aláírás; f) megjegyzés; g) szekrény száma. (11) Minden iratrendez nek tartalmaznia kell a nyilvántartás céljából egy Irattári tárolási jegyzéket, melyre fel kell vezetni az abban elhelyezett iratokat az alábbiak szerint: Irattári tárolási jegyzék 6 : a) iratrendez száma; b) tárolási ügykör megnevezése; 5 Az Iratrendez k jegyzéke nyomtatvány az N:\Min ségirányítási Iroda\MUNKACSOPORT\FORMANYOMTATVÁNYOK 2015\Min ségirányítási Iroda mappában érhet el. 6 Az Irattári tárolási jegyzék nyomtatvány az N:\Min ségirányítási Iroda\MUNKACSOPORT\FORMANYOMTATVÁNYOK 2015\Min ségirányítási Iroda mappában érhet el.
1. kiadás 3. módosítás 15 (51). oldal c) meg rzési id ; d) tárolás kezdete; e) irat neve; f) azonosító; g) lapszám; h) irattáros aláírása. (12) Az Irattári tárolási jegyzéket az iratokkal együtt a selejtezésig meg kell rizni. Az egyes iratrendez kben a nyilvántartásra egyéb, a tartalmat egyértelm en tükröz feljegyzést is fel lehet használni. (13) Az iratrendez kön fel kell tüntetni az iratrendez számát, a tárolt iratok irattározásának évét, valamint a bennük tárolt irat ügykörének jelét. (14) Az irattáros felel s az el írás szerinti irattári tárolásért és meg rzésért. A tárlóhelyiségnek vagy tároló szekrénynek zárhatónak, valamint alkalmasnak kell lennie arra, hogy védje az elhelyezett iratokat a károsodástól, megsemmisülést l, továbbá arra, hogy jogosulatlan személy ne férhessen az iratokhoz. 12. Az iratok használata, kiadása (1) Az irattárban elhelyezett iratok a kés bbiek során, szükség esetén az alábbiak szerint használhatók tekintettel az irat-típusokhoz (pl. személyi anyagok) tartozó jogosultságokra, korlátozásokra: a) betekintés: az irat a helyszínen megtekinthet, arról feljegyzés, vagy másolat nem készíthet ; b) másolat: az iratról a helyszínen feljegyzés vagy másolat készíthet ; c) kölcsönzés: az iratot az Egyetem közalkalmazottja meghatározott id tartamra hivatalos használatra kölcsönözheti az érvényes bels szabályzatban rögzített jogosultsága alapján.
1. kiadás 3. módosítás 16 (51). oldal (2) Az iratok használatának dokumentálásáról az irattári szekrényben elhelyezett Irattári forgalmazási napló 7 vezetésével kell gondoskodni, mely az alábbiakat tartalmazza: a) irat megnevezése, azonosítója; b) felhasználás módja (betekintés, másolás, elvitel); c) engedélyez aláírása; d) kiadás dátuma; e) átvev aláírása; f) visszavétel dátuma; g) irattáros aláírása. (3) Az iratok kölcsönzésének módja, hogy az irattáros a használati igényt bejegyzi az Irattári forgalmazási naplóba és az iratok használatának megkezdése el tt engedélyezteti az arra jogosult személlyel, aki ezt aláírásával igazolja. VI. Iratok selejtezése és levéltárba adása 13. A selejtezhet iratok meghatározása (1) Az egyes irattári tételszámokhoz kapcsolódóan kell meghatározni, hogy melyek azok az iratok, amelyek nem selejtezhet k és amennyiben az iratokkal kapcsolatban az intézménynek erre irányuló kötelezettsége áll fenn mikor kell ezeket az illetékes levéltárnak átadni. A nem selejtezhet iratok körét ezután már az illetékes levéltár határozza meg. (2) Az irattárban rzött iratokat legalább 5 évenként felül kell vizsgálni, és ki kell választani azokat, amelyeknek az rzési ideje az irattári tervben foglaltak szerint lejárt. 14. Az iratok selejtezése (1) Az iratok selejtezése, végleges megsemmisítése során tilos megsemmisíteni az Egyetem számára a jöv ben még szükséges iratot, továbbá biztosítani kell, hogy a selejtezett iratok 7 Az Irattári forgalmazási napló nyomtatvány az N:\Min ségirányítási Iroda\MUNKACSOPORT\FORMANYOMTATVÁNYOK 2015\Min ségirányítási Iroda mappában érhet el.
1. kiadás 3. módosítás 17 (51). oldal száma, fajtája, azonosítására szolgáló adatai a selejtezését követ en is ismertek maradjanak. (2) Az Egyetem irattári anyagának azon részét, amelynek az el írt meg rzési ideje lejárt és nem maradandó 8 érték iratokat érint, valamint amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szükség, ki lehet selejtezni. (3) Irattárból bármilyen iratot csak selejtezés útján lehet megsemmisítés céljából kiemelni. Iratok selejtezése csak a szervezeti egység vezet jének, vagy az általa megbízott személyek egyetértésével történhet. 15. A selejtezés folyamata (1) A selejtezést az iratkezelés irányításával és ellen rzésével megbízott Kancellária Kabinet vezet je által megbízott 3 f s selejtezési bizottság végzi, melyb l 1 f az érintett szervezeti egység vezet je által megbízott személy, 1 f az adott irattár kezelésével megbízott irattáros, 1 f a selejtezést ellen rz vezet. (2) A bizottság gondoskodik a megfelel el készítésr l, a levéltári anyag átadásáról és az Iratselejtezési jegyz könyv (3. sz. melléklet) elkészítésér l. (3) A selejtezés során els dlegesen az alábbi szempontokat kell szem el tt tartani: a) az iratok selejtezését csak azok tartalmát ismer személy irányítása mellett lehet elvégezni; b) a selejtezés kizárólag a rögzített rzési id leteltével végezhet el; c) az iratselejtezésr l 3 példányban a bizottság tagjai által aláírt Iratselejtezési jegyz könyvet kell készíteni, melyb l 1 példány a Központi Irattáré, 1 példány az adott szervezeti egységé, 1 példány a Min ségirányítási megbízotté; d) a selejtezési jegyz könyveket iktatószámmal kell ellátni; e) a selejtezés id pontját nyilvántartásba kell venni a Selejtezési napló formanyomtatványon. (4) Az Iratselejtezési jegyz könyv tartalma: a) a selejtezni kívánt irat szervezeti egységének megnevezése; 8 A Szenátus 61-2016/2017.(2017.01.31.) sz. határozatával pontosította, hatályos 2017. február 1. napjától.
1. kiadás 3. módosítás 18 (51). oldal b) a selejtezési bizottság tagjainak aláírását, esetleges különvéleménye. (5) Amennyiben a selejtezési bizottság valamely oknál fogva a dokumentum további meg rzése mellett dönt, akkor meg kell határozni a meg rzésre adott újabb határid t. (6) Az Iratselejtezési jegyz könyv mellé csatolni kell a Selejtezési naplót, mely tartalmazza a selejtezni kívánt dokumentáció a) keletkezésének évét; b) a dokumentumfajta megnevezését és irattári tételszámát; c) a selejtezend irat tárgyát; d) a selejtezés idejét; e) a selejtezés okát. (7) Az Iratselejtezési jegyz könyvhöz csatolni kell a Megsemmisítési jegyz könyvet és azzal együtt a központi irattárban legalább öt évig meg kell rizni. (8) 9 A selejtezési jegyz könyvet iktatni és pecsételni kell. A selejtezéshez az irattári tervbe sorolás évében érvényes irattári tervet kell alkalmazni. 16. Az iratok megsemmisítése (1) A szervezeti egységek/intézetek a fentiek szerint lefolytatott selejtezési eljárást követ en az Egyetem számára szükségtelenné vált iratokat megsemmisítheti. A megsemmisítéshez az Egyetem vezet jének, vagy meghatalmazott helyettesének írásbeli engedélyét be kell szerezni. (2) A kiselejtezett iratok iratmegsemmisít be történ helyezésér l a selejtezést végz szervezeti egység vezet je által kijelölt bizottsági tag felel s. (3) Az elektronikus adathordozón lev iratok selejtezésére és megsemmisítésére a fentiekben ismertetett szabályok szerint van lehet ség. (4) Elektronikus dokumentumkezelés az adatbázisban lév iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül is, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követ en az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból. 9 A Szenátus 61-2016/2017.(2017.01.31.) sz. határozatával pontosította, hatályos 2017. február 1. napjától.
1. kiadás 3. módosítás 19 (51). oldal 17. Az iratok levéltárba adása (1) A maradandó 10 érték iratokat 5 évenként egy alkalommal és legalább 15 év után lehet átadni a levéltárnak. (2) A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évenként, az iratok esetleges mellékleteivel együtt, tételes iratjegyzékkel, az átadó költségére átadás-átvételi jegyz könyv kíséretében kell átadni. A jegyz könyvben meghatározható a levéltár általi felhasználás módja, az iratanyagba való betekintés, vagy felhasználás engedélyezésének módja. (3) Amennyiben a levéltár nem rendelkezik az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel, akkor az elektronikus adathordozón lev iratokról legkés bb a levéltárba adás el tt hitelesített - és egyben tartós papír alapú másolatot kell készíteni. (4) 11 Az Egyetem megsz nése esetén a megszüntetést elrendel szerv köteles gondoskodni az irattári anyagról. Beolvadásnál a jogutód szervhez kerülnek az iratok; több jogutód esetén csak az illetékes közlevéltár engedélyével és csak irattári tételenként lehet megbontani az irattári anyagot. Amennyiben jogutód nélkül sz nik meg az intézmény, akkor a maradandó érték iratokat közlevéltárba kell adni. 10 A Szenátus 61-2016/2017.(2017.01.31.) sz. határozatával pontosította, hatályos 2017. február 1. napjától. 11 A Szenátus 61-2016/2017.(2017.01.31.) sz. határozatával pontosította, hatályos 2017. február 1. napjától.
1. kiadás 3. módosítás 21 (51). oldal A Dunaújvárosi Egyetem szervezeti egységeinek levelezési/iktatási bet jele Gazdasági- és üzemeltetési igazgató GÜI Gazdasági Osztály GO Egyetemi Hallgatói Önkormányzat EHÖK HR Szolgáltató Központ HRSZ Informatikai Intézet INFINT 12 Informatikai Szolgáltató Központ ISZK Innovációs és pályázati igazgató IPI Jogi Iroda JOG Kancellária Kabinet KAB Kerpely Antal Kollégium KAK Kontroller KON Kommunikációs Központ KK Kompetencia Központ KOK Könyvtár és Információs Központ KÖ Közbeszerzési referens KB Min ségirányítási Iroda MIR M szaki Intézet MUI M szaki Szolgáltató Központ MSZK Nemzetközi Kapcsolatok Iroda NKI Pályázati Iroda PI Rektori Hivatal RH Tanárképz Központ TK Tanulmányi Hivatal TH Társadalomtudományi Intézet TTI Bels ellen rzés - BE 13 1. sz. melléklet A Szenátus 61-2016/2017.(2017.01.31.) sz. határozatával pontosította, hatályos 2017. február 1. napjától. 13 A Szenátus 61-2016/2017.(2017.01.31.) sz. határozatával pontosította, hatályos 2017. február 1. napjától.
2. sz. melléklet IRATTÁRI TERV a Dunaújvárosi Egyetem Iratkezelési Szabályzatának 2. sz. melléklete Meg rzési/selejtezési id : szám, amely meghatározza a kiselejtezend irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú meg rzésének id tartamát években, vagy NS jel, amely meghatározza a nem selejtezend tételeket. Levéltárba adási ideje: a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás id pontjáról az Egyetem és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg (illetve HN 14 jel, amely ügyviteli érdekb l határid nélkül az Egyetem irattárában helyben maradó iratok jelzésére szolgál. Az irattári terv általános és különös részre osztott, és az irattári tételek ennek megfelel en kerültek csoportosításra. Az általános részbe a szerv m ködtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érint irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. Rövidítések: RH: Rektori Hivatal TK: Tanárképz Központ GÜI: Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság KIK: Könyvtár és Információs Központ HRSZK: HR Szolgáltató Központ NKI: Nemzetközi Kapcsolatok Iroda TH: Tanulmányi Hivatal TDT: Tudományos Diákköri Tanács GO: Gazdasági Osztály MIR: Min ségirányítási Iroda MSZK: M szaki Szolgáltató Központ ISZK: Informatikai Szolgáltató Központ 14 A Szenátus 61-2016/2017.(2017.01.31.) sz. határozatával pontosította, hatályos 2017. február 1. napjától.
1. kiadás 3. módosítás 23 (51). oldal Tétel szám Tárgy (ügykör, iratfajta megnevezése) Irattári helye Meg rzésért felel s Meg rzési/selejtezési id (év) NS = nem selejtezhet Levéltárba adás ideje (év) HN= határid nélkül 1. 2. 3. 4. 5. 6. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. ÁLTALÁNOS VEZETÉSI ÜGYEK 1. Alapító Okirat 2. 3. 4. Szervezeti egységek létesítése, megszüntetése Szenátus üléseinek szervezése, m ködése (üléseinek anyagai, jegyz könyvei, hangfelvételei, határozatai) Összmunkatársi értekezlet dokumentumai RH/Központi Irattár RH/Központi Irattár RH/Központi Irattár RH/Központi Irattár Rektori hivatalvezet Rektori hivatalvezet Rektori hivatalvezet 30 Rektori hivatalvezet 30 Megjegyzés
5. 6. 7. 8. Sz-24 1. kiadás 3. módosítás 24 (51). oldal Döntés-el készít testületek, bizottságok szervezése, m ködése (üléseinek anyagai, jegyz könyvei, hangfelvételei, határozatai) RH/Központi Irattár Rektori hivatalvezet /bizottsági elnökök 30 Egyetemi szint bizottságok, tanácsok, testületek szervezése, m ködése (keletkezett iratok) RH/Központi Irattár Rektori hivatalvezet /bizottsági elnökök 30 HN Szervezeti és m ködési ügyrendi, ügyviteli és egyéb szabályzatok Rektori, kancellári, egyéb vezet i körlevelek, utasítások RH/Központi Irattár RH/Kancellária Kabinet Rektori hivatalvezet Rektori hivatalvezet, Kabinetvezet Tudományos Tanács, Közalkalmazotti Tanács, Tudományos Diákköri Tanács, Tanulmányi Bizottság, Kreditátviteli Bizottság, Diákjóléti Bizottság, Fegyelmi Bizottság, Közbeszerzési Bizottság stb.
9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Sz-24 1. kiadás 3. módosítás 25 (51). oldal Évközi szakmai beszámolók Adott szervezeti egység Adott szervezeti egység vezet je 10 Éves szakmai beszámolók Adott szervezeti egység Adott szervezeti egység vezet je Egyetem m ködésére vonatkozó éves, vagy hosszabb távú statisztikai jelentések Egyetem által alapított díjak, kitüntetések, jubileumi díszoklevelek, címek adományozásának ügyintézése Intézményfejlesztési Terv Megállapodások külföldi fels oktatási intézményekkel, más fels oktatási intézménnyel Megállapodás gazdálkodó szervezetekkel (duális képzés) Adott szervezeti egység RH/Központi Irattár Adott szervezeti egység vezet je RH vezet RH RH vezet Határid nélkül. RH RH vezet RH RH vezet
1. kiadás 3. módosítás 26 (51). oldal 16. Min ségirányítással, monitoring, kontroll tevékenységgel kapcsolatos iratok MIR MIR vezet 17. az Egyetem hozzájárulásával vagy közrem ködésével létrehozott, illetve m ködtetett társaságok, egyesületek, alapítványok és egyéb szervezetek jegyzéke, alapító okiratai, illetve az alapítással kapcsolatos más dokumentumok Adott szervezeti egység Szervezeti egység vezet je 18. 15 19. 20. 21. Küls ellen rzéssel (audit) kapcsolatos iratok M ködési engedéllyel kapcsolatos ügyek, iratselejtezési jegyz könyvek irat átadás-átvételi jegyz könyvek MIR MIR vezet 10 HN RH RH vezet RH/Kancellária Kabinet RH vezet / Kancellária Kabinet vezet 15 A Szenátus használaton kívül helyezte a 32-2015/2016. (2015.10.06.) sz. határozatával, hatálytalan 2015. október 07. napjától.
22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. Sz-24 1. kiadás 3. módosítás 27 (51). oldal Iratkezelési ügyek, iratjegyzékek Adott szervezeti egység Adott szervezeti egység vezet je 15 HN Iratkezelési segédletek (iktatókönyvek) Adott szervezeti egység Adott szervezeti egység vezet je Szakmai szerz dések, megállapodások és ezek el készítésével kapcsolatos iratok Intézet/TK/TH vezet k megállapodás id tartama + 5 év HN Munkavédelem, t zvédelem (tervek, utasítások, oktatással kapcsolatos iratok, munkabaleseti jegyz könyvek, kiskönyvek) Bélyegz k nyilvántartása MSZK MSZK vezet 15 Kancellária Kabinet Kancellária Kabinet vezet Egyetemi ünnepségek, rendezvények, egyéb egyetemi/intézeti szint szakmai-tudományos rendezvények szervezése, lebonyolítása Vezet i anyagok, emlékeztet k Kommunikációs Központ Kancellária Kabinet vezet 10 selejtezés RH RH vezet Iratjegyzék folyamatos vezetés.
1. kiadás 3. módosítás 28 (51). oldal 29. Vagyonnyilatkozat Kancellária Kabinet/Jogi Iroda Kancellária Kabinet vezet jogviszony megsz nését l számított 3 év visszaadni 30. Egyenl bánásmód, esélyegyenl ség ügyek RH Esélyegyenl ségi koordinátor NS maradandó érték 31. Etikai szabályzat RH Jogi Iroda 32. Cégszer aláírás és bélyegz használat, nyilvántartás Szabályzat RH / Kancellária kabinet Kancellária Kabinet vezet 33. Kollektív Szerz dés Szakszervezet/RH 34. 35. 36. 37. Közalkalmazotti Szabályzat 16 Bels ellen rzés által végzett bels ellen rzésekkel kapcsolatos iratok 17 Bels ellen rzés által végzett tanácsadói tevékenység 18 Bels ellen rzésekkel kapcsolatos tervek, nyilvántartások Közalkalmazotti Tanács/RH Kancellária kabinet/bels ellen rzés Kancellária kabinet/bels ellen rzés Kancellária kabinet/bels ellen rzés Szakszervezet elnöke/rektor KT elnöke/rektor NS Bels ellen rzési vezet Bels ellen rzési vezet Bels ellen rzési vezet 10 2 10 HN HN selejtezés HN 16 A Szenátus 32-2015/2016. (2015.10.06.) sz. határozatával elfogadta, hatályos 2015. október 07. napjától. 17 A Szenátus 32-2015/2016. (2015.10.06.) sz. határozatával elfogadta, hatályos 2015. október 07. napjától. 18 A Szenátus 32-2015/2016. (2015.10.06.) sz. határozatával elfogadta, hatályos 2015. október 07. napjától.
1. kiadás 3. módosítás 29 (51). oldal 38. 19 Bels ellen rzéssel kapcsolatos egyéb ügyek Kancellária kabinet/bels ellen rzés Bels ellen rzési vezet 2 19 A Szenátus 32-2015/2016. (2015.10.06.) sz. határozatával elfogadta, hatályos 2015. október 07. napjától. selejtezés
1. kiadás 3. módosítás 30 (51). oldal 2. KÜLS ÉS BELS KOMMUNIKÁCIÓ ÜGYEK 1. 2. 3. 4. 5. 6. Megjegyzés 1. 2. Ünnepségek, rendezvények, egyéb egyetemi/intézeti szint szakmai-tudományos rendezvények szervezése, lebonyolítása Egyetemi kiadványok, tájékoztatók 3. Közérdek adatigénylés 4. 5. 6. Közérdek panasz, bejelentés Adatkezeléssel kapcsolatos jegyz könyvek Közzétételi lista Kommunikációs Központ Kommunikációs Központ RH/Kancellária Kabinet RH/Kancellária Kabinet RH/Kancellária Kabinet RH/Kancellária Kabinet Kancellária Kabinet vezet Kancellária Kabinet vezet Rektor/Kancellár 5 selejtezés Rektor/Kancellár 10 selejtezés Rektor/Kancellár 10 selejtezés Rektor/Kancellár 7. 8. Egyetemi sport-, kulturális és m vészeti élettel kapcsolatos iratok (támogatások, együttm ködési megállapodások) Adatkezelési és adatvédelmi Szabályzat RH RH vezet 10 HN RH Jogi Iroda 3. HUMÁNPOLITIKAI ÜGYEK
1. kiadás 3. módosítás 31 (51). oldal 1. 2. 3. 4. 5. 6. Megjegyzés 1. Álláspályázatok HRSZK HRSZK vezet 2. 3. Egyetemi/f iskolai tanári, docensi pályázatok Közalkalmazotti jogviszony létesítés, kinevezés, hosszabbítás, megszüntetés, nyugdíjazás HRSZK HRSZK vezet HRSZK HRSZK vezet 4. Óraadó oktatók, vezet tanárok, szakdolgozat bírálók, ZV bizottsági tagok, elnök megbízási szerz dése Intézet/TK igazgató 5 év HN 5. 6. 7. Egyéb, nem f állású, részfoglalkozású alkalmazások További jogviszony (másodállás, mellékfoglalkozás) Oktatók és nem oktatók továbbtanulása, tanulmányi- támogatási szerz dései HRSZK HRSZK vezet HRSZK HRSZK vezet HRSZK HRSZK vezet
1. kiadás 3. módosítás 32 (51). oldal 8. 9. Alkotói szabadság, fizetés nélküli és egyéb szabadságok engedélyezése Fizetések, bérek, besorolások, nyelvpótlék, kereset kiegészítés, többletfeladat, túlóra megállapításával kapcsolatos iratok HRSZK HRSZK vezet HRSZK HRSZK vezet 10. Az intézmény, a tanszékek és más szervezeti egységek vezet inek megbízásával és felmentésével kapcsolatos pályázatok és iratok HRSZK HRSZK vezet 11. 12. Alkalmazások és azok megszüntetése, megbízások és felmentések Hallgatói munkaviszonnyal kapcsolatos ügyek HRSZK HRSZK vezet HRSZK HRSZK vezet jogviszony megsz nése + 5 év selejtezés 13. Munkaköri leírás HRSZK HRSZK vezet 14. Jutalmazások HRSZK HRSZK vezet
1. kiadás 3. módosítás 33 (51). oldal 15. 16. Személyi nyilvántartás, személyi min sít lap (MTÉR) Oktatók, kutatók, egyéb alkalmazottak fegyelmi és kártérítési ügyei HRSZK HRSZK vezet HRSZK HRSZK vezet 17. Temetési ügyek HRSZK HRSZK vezet 5 selejtezés 18. Kegyeleti Szabályzat RH / Kancellária Kabinet Kancellária Kabinet vezet 19. 20. Foglalkoztatási követelményrendszer Min sítési és Teljesítményértékelési Szabályzat RH/HRSZK HRSZK vezet RH/HRSZK/MIR MIR vezet / HRSZK vezet 4. PÉNZÜGYI-, GAZDASÁGI ÉS ÜZEMELTETÉSI VONATKOZÁSÚ IRATOK 1. 2. 3. 4. 5. 6. Megjegyzés 1. 2. Pótel írányzat, el irányzat módosítás, saját hatáskör el irányzat-változtatás, átvett pénzeszközök Pénzügyi és gazdasági témájú, máshova nem sorolható levelezések GÜI GÜI igazgató GÜI / GO GÜI igazgató / Gazdasági osztályvezet 5
1. kiadás 3. módosítás 34 (51). oldal 3. 4. Magyar Államkincstárnál vezetett bankszámlák nyitási, megszüntetési, aláírás-bejelentési folyamataira vonatkozó levelezések Selejtezés, értékesítés, leltározás, raktározás, átvételi elismervény GÜI GÜI igazgató 3 GO Gazdasági osztályvezet 5. Vagyonkezelés MSZK MSZK vezet 6. 7. 8. 9. 10. 11. Üzemeltetési, karbantartási ügyek, beruházás, felújítás (árajánlat, szakvéleménykérés, szakhatósági levelezés) M szaki irattár, tervdokumentáció T zrendészeti és munkavédelmi ügyek Elfogadott szállítók jegyzéke Jegyz könyvek, feljegyzések Körlevél, utasítás MSZK MSZK vezet beruházási volument l függ 5-20 MSZK MSZK vezet Határid nélkül. MSZK MSZK vezet GO GÜI/GO GÜI/GO Gazdasági osztályvezet GÜI igazgató, Gazdasági osztályvezet GÜI igazgató, Gazdasági osztályvezet 3
1. kiadás 3. módosítás 35 (51). oldal 12. 13. 14. 15. Szakképzési, Bursa Hungarica és egyéb támogatások Gépjárm üzemeltetésével kapcsolatos ügyek Helyiségek, eszközök bérbeadása Gazdasági rendszerrel kapcsolatos iratok, programok TH Oktatási igazgató MSZK MSZK vezet 5 Kancellária Kabinet Kancellária Kabinet vezet ISZK ISZK vezet 15 10 16. Selejtezési jegyz könyv, megsemmisítési jegyz könyv GO Gazdasági osztályvezet 5 17. Minisztériumoktól, egyéb küls szervezetekt l érkez, s a gazdasági szervezeti egységeket közvetlenül érint adatszolgáltatásokkal, ellen rzésekkel kapcsolatos levelezések GÜI GÜI igazgató 3
1. kiadás 3. módosítás 36 (51). oldal 18. Intézményi Költségvetési Beszámolóval, Intézményi Elemi Költségvetéssel kapcsolatos levelezések GÜI GÜI igazgató 3 19. 20. 21. 22. 23. Közbeszerzési eljárás el készítésével, lefolytatásával kapcsolatban keletkezett iratok Közbeszerzési Szabályzat Vagyonkezelési Szabályzat Eszközök, források leltározási és leltárkészítési Szabályzata Kötelezettségvállalási és utalványozási Szabályzat Közbeszerzési referens RH/Közbeszerzési referens GÜI igazgató teljesítés+5 GÜI igazgató RH/GÜI GÜI igazgató RH/GÜI GÜI igazgató RH/GÜI GÜI igazgató 5. PÁLYÁZATI ÜGYEK 1. 2. 3. 4. 5. 6. Megjegyzés 1. Hivatalos levelek Pályázati Iroda Pályázati irodavezet 5 HN
1. kiadás 3. módosítás 37 (51). oldal 2. 3. Pályázatokkal kapcsolatos dokumentumok (beadott anyagok, hivatalos értesítések, változásbejelentések, jelentések, alátámasztó dokumentumok) Pályázati kifizetési kérelmek 4. Projektellen rzések dokumentumai 5. Fenntartási jelentések 6. Pályázati kinevezések, munkaköri leírások 7. 8. Pályázat keretében kiadott ipad haszonkölcsön szerz dések Pályázati Iroda/Projekt menedzsment Pályázati Iroda/Projekt menedzsment Pályázati Iroda/Projekt menedzsment Pályázati Iroda/Projekt menedzsment Pályázati Iroda/Projekt menedzsment Innovációs és Pályázati igazgató Pályázati Irodavezet /Projekt menedzsment Pályázati Irodavezet /Projekt menedzsment Pályázati Irodavezet /Projekt menedzsment Pályázati Irodavezet /Projekt menedzsment Pályázati Irodavezet /Projekt menedzsment Innovációs és Pályázati igazgató Lejárt, fenntartási id szakú pályázatok dokumentumai Pályázati Iroda Pályázati irodavezet 9. Pályázati Szabályzat RH/Pályázati Iroda Innovációs és Pályázati igazgató 6. MIN SÉGIRÁNYÍTÁSI ÜGYEK 2020-ig HN 2020-ig HN 2020-ig HN 2020-ig HN lejárat + 5 év HN 2020-ig HN
1. kiadás 3. módosítás 38 (51). oldal 1. 2. 3. 4. 5. 6. Megjegyzés 1. Auditok feljegyzései MIR 2. Kézikönyvbirtokosok jegyzéke MIR 3. Kézikönyv t példánya MIR 4. 5. 6. Eljárásleírások t példánya Munkautasítások t példánya Min ségirányítási értekezletek jegyz könyve MIR MIR MIR 7. Zs ri jegyz könyvek MIR 8. Állapotjelz lap MIR 9. Nem megfelel ségi jelentés MIR 10. Hibakezel feljegyzések MIR 11. Auditterv MIR 12. Oktatási terv MIR 13. Vezet ségi átvizsgálási jelentés MIR Min ségirányítási megbízott Min ségirányítási megbízott Min ségirányítási megbízott Min ségirányítási megbízott Min ségirányítási megbízott Min ségirányítási megbízott Min ségirányítási megbízott Min ségirányítási megbízott Min ségirányítási megbízott Min ségirányítási megbízott Min ségirányítási megbízott Min ségirányítási megbízott Min ségirányítási megbízott 5 HN 5 HN 5 HN 5 HN 5 HN 3 HN 5 HN 5 HN 5 HN 3 HN 3 HN 5 HN Folyamatos vezetés.
1. kiadás 3. módosítás 39 (51). oldal 14. Dokumentumbirtokosok jegyzéke területi Szervezeti egységvezet 15. Min ségtanúsítás területi Szervezeti egységvezet 3 HN 16. Vizsgálati jegyz könyvek területi Szervezeti egységvezet 3 HN 17. 18. Eszköz reklamációs dokumentumok Mér - és vizsgálóeszköz jegyzékek (beleértve az értékelésre szolgáló, nem esetenként változó tartalmú kérd íveket) területi területi 19. Nyilvántartó lapok területi Szervezeti egységvezet Szervezeti egységvezet Szervezeti egységvezet 3 HN 3 HN 3 HN 20. Kalibrálási ütemterv területi Szervezeti egységvezet 3 HN 21. Mér eszköz-vizsgálati jegyz könyv területi Szervezeti egységvezet 3 HN 22. 23. Mér eszközengedélyezési jegyz könyv Mér eszköz ellen rzési napló területi területi Szervezeti egységvezet Szervezeti egységvezet 3 HN tárgyév vége HN Folyamatos vezetés.
1. kiadás 3. módosítás 40 (51). oldal 7. JOGI ÜGYEK 1. 2. 3. 4. 5. 6. Megjegyzés Peres ügyek (polgári, 1. Jogi Iroda Jogi Iroda selejtezés büntet, munkajogi) 10 Peren kívüli jogi 2. Jogi Iroda Jogi Iroda selejtezés vonatkozású ügyek 8 Fegyelmi és kártérítési 3. Jogi Iroda Jogi Iroda selejtezés ügyek 3 4. Ingatlan ügyek Jogi Iroda Jogi Iroda 30 selejtezés 5. Együttm ködési szerz dések (kivéve szakmai gyakorlathoz, képzéshez kapcsolódó) Jogi Iroda Jogi Iroda 5 selejtezés 6. Jogi vélemények Jogi Iroda Jogi Iroda 5 selejtezés 7. Behajtási ügyek Jogi Iroda Jogi Iroda 10 selejtezés 8. Szerz déskötési Szabályzat RH/Jogi Iroda Jogi Iroda 8. INFORMATIKAI ÜGYEK 1. 2. 3. 4. 5. 6. Megjegyzés 1. Telefonszámnyilvántartás ISZK ISZK vezet 2. Licence nyilvántartás ISZK ISZK vezet Folyamatos vezetés. Folyamatos vezetés. 3. Elektronikus dokumentumkezel rendszer dokumentumai ISZK ISZK vezet a szerz dés lejáratától számított egy év HN
1. kiadás 3. módosítás 41 (51). oldal 4. Rendszerüzemeltetés és támogatás ISZK ISZK vezet rendszerfrissítés után egy év HN 5. 6. 7. 8. Használt szoftverek iratai Informatikai biztonság iratai Informatikai karasztrófaelhárítási Kézikönyv Informatikai és informatikai biztonsági Szabályzat ISZK ISZK vezet rendszerfügg HN ISZK ISZK vezet ISZK ISZK vezet RH/ISZK ISZK vezet Folyamatos vezetés. II. KÜLÖNÖS RÉSZ 1. OKTATÁSSAL KAPCSOLATOS ÜGYEK - HALLGATÓI ÜGYEK 1. 2. 3. 4. 5. 6. Megjegyzés 1. Hallgatók kérvényei elektronikusan 2. 3. 4. 5. Hallgatók tanulmányával, jogviszonyával összefügg ügyek Külföldi hallgatók tanulmányi ügyei Hallgatói törzskönyv/törzslap Hallgatói törzskönyvi névmutató TH Oktatási igazgató jogviszony megsz nése + 5 év selejtezés TH Oktatási igazgató 80 HN TH Oktatási igazgató 80 HN TH Oktatási igazgató TH Oktatási igazgató
1. kiadás 3. módosítás 42 (51). oldal 6. Hallgatói fegyelmi és kártérítési ügyek Fegyelmi bizottság elnöke Fegyelmi szabályzatban meghatározott id lejárta nyilvántartásból törölni kell 7. 8. 9. 10. Záróvizsgával kapcsolatos dokumentumok Tudományos Diákköri (TDK) dokumentumok Oklevél, leckekönyv, supplement, OKJ bizonyítvány Köztársasági ösztöndíj és egyéb állami támogatások TH Oktatási igazgató TDT TDT elnöke TH Oktatási igazgató TH Oktatási igazgató 11. Költségtérítés TH Oktatási igazgató 12. Jogviszonnyal és pénzüggyel kapcsolatos igazolások kiadása TH Oktatási igazgató jogviszony megsz nése + 5 év selejtezés 13. 14. Hallgatókat érint bizottságok (TB, KB, DJB) iratai (jegyz könyv, emlékeztet ) Hallgatói kérelmek, panaszok TH Oktatási igazgató TH Oktatási igazgató 10 selejtezés
1. kiadás 3. módosítás 43 (51). oldal 15. 16. Hallgatói ösztöndíj ügyek (Köztársasági ösztöndíj, Bursa Hungarica) Diákigazolvánnyal kapcsolatos ügyek TH Oktatási igazgató Határid nélkül. TH Oktatási igazgató 17. Hallgató külföldi tanulmányi út 18. Hallgató jutalmazása, kitüntetése TH, NKI TH, FHÖK Oktatási igazgató/nki vezet jogviszony megsz nése + 5 év 19. Hallgató baleseti jegyz könyv TH, MSZK Oktatási igazgató/mszk vezet 20. 21. 22. Demonstrátori ügyek Tanulmányi és Vizsgaszabályzat Térítési és Juttatási Szabályzat TH, FHÖK Oktatási igazgató/hök-elnök jogviszony megsz nése + 5 év selejtezés RH/TH Oktatási igazgató RH/TH Oktatási igazgató 23. Külföldi hallgatók TVSZa RH/TH RH vezet /Oktatási igazgató 24. Oktatói Munka Hallgatói Véleményezése DF Tehetséggondozó 25. Programjának Szabályzata RH/TH RH/TH Oktatási és általános rektorhelyettes Tudományos és kutatási rektorhelyettes