PÁPA VÁROS JEGYZŐJE 8500 Pápa, Fő utca 12. Tel.: 89/515-000 Fax.: 89/313-989 E-mail: jegyzo@papa.hu 163. E L Ő T E R J E S Z T É S a Képviselőtestület 2009. december 18-i ülésére Tárgy: Tájékoztató a pápai polgármesteri hivatal szervezetfejlesztésére vonatkozó pályázatról. E-önkormányzat. Tájékoztató az elektronikus ügyintézés lehetőségeiről, annak fejlesztéséről Előadó: Kanozsainé dr. Pék Mária jegyző
PÁPA VÁROS JEGYZŐJE 8500 Pápa, Fő utca 12. Tel.: 89/515-000 Fax.: 89/313-989 Tisztelt Képviselőtestület! A napirend keretében az előterjesztés I. részében tájékoztatást adok a pápai polgármesteri hivatal szervezetfejlesztésére vonatkozó pályázatról általánosságban, valamint a projekt keretében ezidáig elvégzett tevékenységről, a II. részében pedig az elektronikus közigazgatással kapcsolatos főbb tudnivalókról, az elektronikus ügyintézés lehetőségeiről, annak fejlesztéséről. I. AZ ÁROP.1.A.2/A-2008. SZ. PÁLYÁZATRÓL Az Új Magyarország Fejlesztési Terv Államreform Operatív Program keretén belül a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség 2008 tavaszán pályázatot hirdetett a polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztésének támogatására. Az egyfordulós nyílt pályázat alapvető célja új szervezési-működési kultúra széleskörű elterjesztése a polgármesteri hivatalokban elsősorban a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, a felügyelt intézmények felé a jó gazda hozzáállás és a költséghatékonyság megerősítése. A pályázati kiírás szerint az elnyerhető támogatás mértéke a projekt összes elszámolható költségének legfeljebb 92 %-a, de max. 20 millió forint. Pápa Város Önkormányzatának Képviselőtestülete 89/2008. (VII.10.) határozatában döntött arról, hogy az Államreform Operatív Program keretében a pápai Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése érdekében pályázatot nyújt be akként, hogy a pályázaton igényelt támogatás összege legfeljebb 20.000.000,- Ft, s ehhez a saját forrást a mindenkori éves költségvetése terhére biztosítja. A pályázat határidőben 2008. július 16-án - benyújtásra került. A VÁTI Kht. vezetője 2008. november 13-án arról értesítette az önkormányzatot, hogy a Közigazgatási Reform Programok Irányító Hatóságának vezetője a pályázatot 19.962.160 Ft összegű támogatásra érdemesnek ítélte. A támogatási szerződés aláírására 2009. február 25-én került sor. A pályázat megvalósításához Pápa Város Önkormányzata 1.735.840 Ft saját forrást biztosít, így a projekt összköltsége: 21.698.000 Ft. A projekt 2009. március 19-én indult, s 2010. június 30-ig tart. Ez a több, mint egy év áll rendelkezésünkre, hogy a pályázatban vállalt, s alábbiakban részletezett feladatokat megvalósítsuk:
2 1. Szoftverek beszerzése, illetve fejlesztése. Ennek lényege olyan, kifejezetten a polgármesteri hivatal igényeire szabott szoftverfejlesztés, mely a hivatali munkafolyamatokat követi, ellenőrző, irányító és folyamatfigyelő rendszer, hozzájárulva az osztályok és a vezetők közötti munkakapcsolat erősítéséhez. Az e-közigazgatás megvalósulásával erre az ügyfélkapcsolat is felfűzhető lenne, amely eredményesebbé teszi az egész hivatali működést. 2. Szakértői tanácsadás igénybevétele, képzések szervezése és lebonyolítása Ennek lényege: - a hivatal átvilágítása, költséghatékonyabb működése érdekében, a döntési eljárások korszerűsítése, a hivatali dolgozók projektszemléletének további erősítése; - a hivatal szervezeti egységei közötti együttműködés javítása, önkormányzat felügyelt intézményeivel való kapcsolattartás, rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése; - a kommunikáció hatékonyságának növelése, a lakosság naprakész, folyamatos tájékoztatásának javítása. A projekt indulásakor a disszemináció részeként az irányadó arculati kézikönyvben foglalt követelmények figyelembe vételével - elkészült a projekt tájékoztató táblája (1. sz. melléklet), amelyet az Ügyfélszolgálati Irodában helyeztünk el. Közbeszerzési eljárás keretében pedig kiválasztásra került a képző cég, mely a Budapesti Kommunikációs és Üzleti Főiskola lett, valamint a szervezetfejlesztést végző cég, amely a Corporate Values Szervezetfejlesztési és Vezetési Tanácsadó Kft. A projekt keretében ezidáig megvalósult tevékenységekről és azok rövid összefoglalásáról az alábbiak szerint adok tájékoztatást: 1. SZERVEZETFEJLESZTÉS Diagnosztika A szervezetfejlesztés ezen része 2009. májusában zajlott. Ennek során a szakértők első lépésként személyes interjút készítettek az alpolgármesterrel, a jegyzővel és a Hivatal osztályvezetőivel, annak érdekében, hogy feltárják a Hivatal működését, s megismerjék a szervezeti munkát, az elakadások és erősségek szubjektív, emberi oldalát, valamint azokat a tényezőket, melyek a szervezeti folyamatok hatékony működését nehezítik. A diagnózis megállapította, hogy a Hivatal egészére jellemző a leterheltség nemcsak a munkatársak, hanem a vezetők szintjén is. A vezetők ellátják a klasszikus vezetői feladatokat - tervezés, szervezés, ellenőrzés s ezen túl ügyintézői tevékenységet is végeznek.
3 A diagnózis második lépéseként a szakértők a Hivatal munkatársaival kérdőíveket töltettek ki, amelyekben a Hivatallal, mint munkahellyel és a munkakörülményekkel kapcsolatos elvárásaikat és elégedettségüket kívánták megismerni. Ez objektívebb, számszerűsíthető képet adott számukra a Hivatalról. A dolgozók 91,7 %-a töltötte ki az anoním kérdőíveket, a felmérés eredménye a 2. sz. mellékletben olvasható. Folyamatmenedzsment 1. Főfolyamat átvilágítás A főfolyamatok azok a működési folyamatok, melyek egy szervezetben a működés célja felé mutatnak, ún. értéktermelő folyamatok. A Hivatal működésében a különböző szintű jogszabályok kijelölik a főfolyamatokat, valamint az azokkal érintett csoportokat is. Ezek a fő csoportok: lakosság, képviselőtestület, önkormányzati intézmények és gazdasági társaságok. Ennek keretében sor került ügyfél-elégedettségi kérdőívek kitöltésére. A mintegy két hetes felmérési időszak alatt 130 ügyfél töltötte ki az anoním kérdőívet, s helyezte el az Ügyfélszolgálati Irodában található gyűjtőládában. A kitöltött kérdőívek közül 121 volt kiértékelhető, ennek eredményét a 3. sz. melléklet tartalmazza. A főfolyamat átvilágítás részként a szakértők személyes interjút készítettek 5 intézmény vezetőjével és egy önkormányzati gazdasági társaság ügyvezetőjével, valamint felkérték a fenntartott intézmények vezetőit, továbbá azokat a dolgozókat, akiknek közvetlen munkakapcsolata van a Hivatallal, hogy anoním kérdőív kitöltésével segítsék munkájukat. Az interjúk és a felmérés eredményeit az 4. sz. melléklet foglalja össze. Stratégiai műhelymunka (stratégiai workshop) A stratégiai műhelymunka a diagnózis elkészítését és a főfolyamatok feltérképezését követő szervezetfejlesztési lépés, melynek célja, hogy a döntéshozó vezetők kidolgozzanak egy szervezeti jövőképet és egy stratégiai térképet, amely segíti őket abban, hogy saját fejlődésük érdekében nyomon tudják követni eredményeiket. A jegyző és az osztályvezetők három napot töltöttek a stratégiai műhelymunkával, ennek során a szakértők által moderált tréningen küldetés nyilatkozatot fogalmaztak meg, s számos érték közül kiválasztották azt a 8 általuk legfontosabbnak tartottat, mely megítélésük szerint a Hivatal munkavégzésére jellemző és a jövőben is fenntartandó, megvitatták azt, hogy melyek azok a hivatali munkafolyamatok, esetleges diszfunkciók, melyeken változtatni kellene. A műhelymunka eredményeként a lakosság és az intézmények elvárásainak kielégítésére kialakított stratégiákat és azok megvalósításához szükséges folyamatokat, a küldetés nyilatkozatot és a Hivatal vezetőinek értékrendjét a 5. sz. melléklet mutatja be. Fenti munka eredményeként megalkotott stratégiák és folyamatok elemzésére és amennyiben szükséges átalakítására a szervezetfejlesztés későbbi szakaszaiban kerül sor.
4 Public Relation, disszemináció és partnerségépítés Széleskörű, elméleti alapokon nyugvó gyakorlatorientált tréning, a partnercégek, a közigazgatási és kulturális intézmények, szakmai érdekképviseletek és civil szervezetek kommunikációjának tervezésére, koordinálására, rendezvények megszervezésére és lebonyolítására, valamint a társadalmi és közszféra kiemelt ügyeinek szervezeti támogatására. A két napos tréning résztvevői voltak: az alpolgármester, a Művelődési Osztály vezetője, a Városi Televízió intézményvezetője, a Pápai Gazdasági Szakképző Iskola intézményvezetője, továbbá 2 fő köztisztviselő és 2 fő újságíró. 2. KÉPZÉS Projektmenedzsment tréning (2009. június 24. és 29.) Célja: Az erőforrások szervezése és azok irányítása annak érdekében, hogy az erőforrások által végzett munka eredményeként egy adott idő- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai. Módszer: kibővített kommunikációs, készségfejlesztő tréning, t-csoportos módszertannal. A képzésen 7 fő köztisztviselő és 1 fő közalkalmazott vett részt. Közbeszerzési ismeretek a gyakorlatban (2009. augusztus 24. és 27.) Célja: Közbeszerzési és ahhoz kapcsolódó pénzügyi ismeretek oktatása, alkalmazkodva az önkormányzat közbeszerzési eljárásainak lebonyolításához. A képzésen részt vett az alpolgármester, a jegyző és 8 fő köztisztviselő. Költségvetés készítési, elfogadási, végrehajtási és ellenőrzési technikák (2009. október 12. és 15.) Célja: A teljes költségvetési folyamat ívét átfogó képzés, a források hatékonyabb elosztása érdekében. A képzésen 5 fő köztisztviselő vett részt. Vezetői kompetenciák a munkatársak körében (2009. november 9. és 12.) Célja: vezetői készségfejlesztés és kompetenciabővítés (döntéshozatal, delegálás, visszajelzés, felelősségvállalás). Módszer: a tapasztalati tanulás (t-csoportos módszertan) elvét követve a célok megvalósítása. Tartalmi súlypontjai: a vezetés funkciója, a különböző vezetési stílusok alkalmazása a helyzet függvényében, motiváció és motiválás, delegálás, szerepek, konfliktusok kezelése. A képzésen osztályvezetők és csoportvezetők vettek részt, mindösszesen 11 fő.
5 3. SZOFTVERFEJLESZTÉS A pályázat összköltségének 30 %-a fordítható szoftver beszerzésére vagy fejlesztésére. A hivatali munkafolyamatokat követő, ellenőrző, irányító és folyamatfigyelő szoftver fejlesztése folyamatban van. A szoftver bevezetésének célja egyes hivatali munkafolyamatok hatékonyságának javítása, az ügyintézéssel töltött idő rövidítése gyorsabb információáramlás segítségével, a papíralapú adminisztráció egy részének kiváltása elektronikus dokumentumkezeléssel. A fejlesztés a hivatal teljes szervezeti felépítését érinti, így a szoftverfejlesztéssel megbízott cég első lépésben felmérte, hogy a Hivatal munkatársai körében milyen igények merülnek fel az egyes folyamatokkal kapcsolatban, majd ennek eredményeként fejlesztették ki azt a szoftvert, amely jelenleg tesztelés alatt áll, az adatfeltöltés és a tanulás folyamata zajlik. A jelenlegi hivatali struktúrában az osztályszintű munkakapcsolatok és információ-áramlás a hagyományos módon jönnek létre, azaz minden osztály közvetlenül kapcsolódik minden egyes másik osztályhoz, az információt közvetlenül egymásnak juttatják el. Ily módon a munkafolyamatok többi érintett résztvevője nem vagy nehezebben lesz naprakész információja a munkafolyamatok pillanatnyi állapotáról. Az új szoftver segítségével jól meghatározott folyamatok kialakítása esetén javítható a csoportmunka hatékonysága, a többszintű visszaigazolások kezelése, a többszörös adattárolás minimalizálása javítja az információáramlás biztonságát. Többszintű jogosultsági rendszerrel szabályozható az adatokhoz, folyamatokhoz való hozzáférés. Például a testületi ülések előkészítési folyamatában az előterjesztések összeállítása, ellenőrzése egyszerűbben nyomon követhető, ha az előkészített anyagok egy központi helyen érhetők el az arra jogosultak számára. A módosítások, javítások ugyanazon állományon történnek, és minden érintett ugyanazt az anyagot látja. A változtatások tárolását, naplózását a rendszer automatikusan elvégzi, minden beavatkozás visszanézhető. További fontosabb folyamatok, amelyeket az új szoftver kezelni tud: - a szerződések jogi, tartalmi ellenőrzésének folyamata - a testületi határozatok nyilvántartása - személyek, osztályok feladatnaptárai események, időpontok megadásával - szociális ügyekhez tartozó különböző határidős elszámoltatások - célfeladatok, határidők figyelése pl.: lejárt ügyek - költségvetési igényfelmérés - lakhatási, utazási támogatás, Bursa Hungarica utalása - pályázatok összeállítása, ellenőrzése - jegyzői körlevelek, osztályvezetői tájékoztatók stb.
6 A fentieken kívül számos egyéb folyamat, csoportmunkát igénylő feladat támogatása megvalósítható a rendszerrel, amelyek a felmerülő igények alapján oldhatók meg. A szoftver része egy rendezvényszervező program, melyet már a Hivatal köztisztviselőin kívül szélesebb körben is használnak. Azonosítható hozzáférést kaptak azok az intézmények, civil szervezetek, amelyek a rendezvénykoordinációban részt kívánnak venni. Anoním (névtelen) hozzáféréssel pedig bárki megtekintheti a rendezvénynaptárt, amely Pápa város honlapján (www.papa.hu) érhető el. 4. A PÁLYÁZAT KERETÉBEN MÉG MEGVALÓSÍTÁSRA VÁRÓ FELADATOK A szervezetfejlesztés területén: Folyamatmenedzsment 2. A felügyelt intézményekkel való kapcsolattartási folyamatok feltérképezése, vizsgálata, az elakadások okainak felderítése, ezek korrekciója, a hatékonyabb kommunikációt elősegítő tényezők bevezetése, rendszeresítése. Folyamatmenedzsment 3. A partnerek döntéshozatalba való bevonásának erősítése, a partneri hálózat kommunikációs folyamataiban lévő akadályok elhárítása, a belső kommunikációs folyamatok hatékonyabbá tétele. A képzés területén: Döntéshozatal Célja: a résztvevők megismerik és gyakorolják a hatékony, önérvényesítő kommunikáció, továbbá a delegálás és a visszajelzés technikáit, ezáltal járulva hozzá, hogy a vezetés önállóbb, eredményesebb munkatársakat kapjon. Időgazdálkodás Célja: a Hivatal dolgozóinak személyes hatékonyságnövelése, annak megtanulása, hogy hogyan tudják jobban kihasználni saját és csoportjuk idejét, hatékonyabban szervezni feladataikat és gazdálkodni személyes energiáikkal. Az időgazdálkodás tréning hozzásegíti a résztvevőket, hogy megtanulják, hogyan végezhetnek el több munkát, kevesebb stresszel, ugyan annyi idő alatt, úgy, hogy a munka és a magánélet közötti egyensúlyt is megteremtődjön.
7 Együttműködés fejlesztés Célja: a Hivatal dolgozói közötti együttműködés fejlesztése csapatépítő tréningen, amelynek lényege az egyéni és csoportos viselkedési stratégiák és azok hatásának felismerése, tudatosítása, továbbá az együttműködési attitűd felkeltése. 5. A PROJEKT PÉNZÜGYI LEBONYOLÍTÁSA A pályázati finanszírozás kapcsán két kifizetési kérelmet 2009 júliusban és októberben - nyújtottunk be a VÁTI Nonprofit Kft-hez Az első kifizetési kérelemben igényelt 3.748.852 Ft átutalása szeptemberben történt meg, a második kifizetési kérelem kapcsán igényelt 4.269.720 Ft december 9-én érkezett meg az önkormányzat számlájára. A harmadik kifizetési kérelem benyújtására ez év végéig kerül sor. A támogatási szerződés előírja, hogy félévente be kell számolni a projekt állásáról, az elvégzett feladatokról. Az első projekt előrehaladási jelentést, mely a 2009. február 25-től augusztus 25-ig terjedő időszakot fogta át, azt a VÁTI elfogadta. A következő projekt előrehaladási jelentést 2010. március 11-ig kell benyújtani. 6. A PROJEKT CÉLJA A pályázat megvalósítása által az elérni kívánt főbb célokat az alábbiakban foglalom össze: - a hivatal átvilágítása, költséghatékonyabb működése érdekében, a döntési eljárások korszerűsítése, stratégiai koncepció kidolgozása; - a hivatal szervezeti egységei közötti együttműködés javítása, koordinációs funkciók színvonalának növelése; - önkormányzat felügyelt intézményeivel való kapcsolattartás, rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése; - a kommunikáció hatékonyságának növelése, a lakosság naprakész, folyamatos tájékoztatásának javítása; - a hivatali dolgozók projektszemléletének további erősítése; - a munkafolyamatok informatikai rendszerrel támogatott követése, mely hozzájárul az osztályok közti hatékonyabb, gyorsabb, költségtakarékosabb munkavégzéshez.
8 1. sz. melléklet Pápa Város Polgármesteri Hivatala Ügyfélszolgálati Irodájában elhelyezett tájékoztató tábla
9 2. sz. melléklet A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői által kitöltött dolgozói kérdőívek eredményei: Legfontosabb elvárások
10 Egyes szervezeti tényezőkkel szembeni elégedettség egy 8 fokú skálán értékelve
11 Összelégedettségi mutató Az összes szervezeti tényező közül az összelégedettségre az anyagi megbecsülés volt a legnagyobb hatással. Azoknál a munkatársaknál, akiknél az elégedettség 5-ös, vagy annál kisebb volt (összesen 26 fő, 29%) a leginkább fontosnak tartott tényezők az anyagi megbecsülés, amit 3,6-ra értékeltek az elégedettség szempontjából. Ez azt mutatja, hogy a szervezetre vonatkozó összelégedettség szintjét egy kisebb csoport (29%) fizetéssel való elégedetlensége rontja le. Ennek a csoportnak az azonosítása és további elvárásaik feltérképezése előrelépést jelenthet ez ügyben. A köztisztviselők motivációi egy 8-as skálán értékelve A felmérés megállapította, hogy az értékek eloszlása és trendje nem tér el a közigazgatásban mutatkozó eredményektől, azonban mutat helyi jellegzetességeket. Ilyen például, hogy a Hivatal köztisztviselői körében a fizetésnél nagyobb motiváló erővel bír az ügyfelek elégedettsége és csak egy kicsit marad el a fizetés motiváló erejétől a teljesítmény elismerése.
12 Ügyfél-elégedettségi kérdőívek eredményei Diagramon felsorolt tényezők fontossága (elvárások) 3. sz. melléklet
13 Diagramon felsorolt tényezőkkel kapcsolatos elégedettség (teljesülés)
14 Az elvárások és ezek teljesülése közti különbség
15 Várakozással töltött idő Várakozással kapcsolatos elvárás
16 Ügyintézéssel töltött idő Ügyintézéssel kapcsolatos elvárás
17 Intézményi kérdőívek, interjúk eredményei Diagramon felsorolt tényezők fontossága (elvárások) 4. sz. melléklet
18 Diagramon felsorolt tényezőkkel kapcsolatos elégedettség (teljesülés)
19 Az elvárások és ezek teljesülése közti különbség
20 5. sz. melléklet A Hivatal vezetői által megfogalmazott küldetési nyilatkozat Irányítás, végrehajtás, koordinálás, felügyelet, szolgáltatás nyújtása, állami feladatok végrehajtása, a köz érdekében jogi normák alapján, a gazdasági környezet figyelembe vételével a lakosság, a város, az intézmények tekintetében a megfelelő infrastruktúrális és személyi feltételek biztosításával, szakszerűen.
21 A Hivatal vezetői által megfogalmazott értékrend Tisztesség Felkészültség Hatékonyság Együttműködés Igényes munka Következetesség Szakmai elhivatottság Kreativitás
24 A lakosság elvárásainak kielégítésére kialakított stratégiák és azok megvalósulásához szükséges folyamatok Érintett Lakossági ügyfelek Lakosság Hivatal Elvárások Gyors ügyintézés Udvarias kiszolgálás Stratégia Az ügyfelek bevonása az üi folyamatba Rendszeres mérés és visszajelzés Folyamatos fejlesztés Ügyfelek visszajelzésének begyűjtése Ügyintézők motiválása Folyamatok Ügyféltájékoztatási folyamat Teljesítmény mérési folyamat Innovációs folyamat Elégedettség mérési folyamat Teljesítmény értékelési folyamat A Hivatal elvárásainak megfogalmazása az intézmények felé, a kialakított stratégiák és azok megvalósulásához szükséges folyamatok Érintett Intézmények
23 Hivatal Intézmények Elvárások Pontosabb adatszolgáltatás Tiszta feladat- és felelősségi körök Stratégia Kompetencia növelése Az ellenőrzés szintjének növelése Következmények visszacsatolása A partnerség erősítése A feladatvégzés kereteinek kialakítása és betartása Folyamatok Kiválasztási/képzési folyamat Ellenőrzési folyamat Kommunikációs folyamat Partnerkapcsolati folyamat Elégedettség mérési folyamat Feladat elosztási és ellenőrzésifolyamat
24 II. E-ÖNKORMÁNYZAT, ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS Magyarországon az e-közigazgatás gondolata az 1990-es években merült fel először. Ennek eredményeként elkészült 1995-ben a Nemzeti Információs Stratégia, majd a Nemzeti Információs Társadalom Stratégia és ezeket váltotta fel 2003-ban a Magyar Információs Társadalom Stratégia. Ez utóbbi egy társadalmi program, amely azokat a teendőket fogalmazta meg víziók, tervek és akciók szintjén, amelyek azt szolgálták, hogy Magyarország is mint az Európai Unió tagja belépjen az információs korba. Az elektronikus közigazgatás megteremtésének nem csak technológiai feltételei vannak, annak szabályozott keretek között történő működéséhez elengedhetetlen a megfelelő jogi környezet kialakítása. A közelmúltban számos alapvető jogszabály született meg az elektronikus közigazgatáshoz kapcsolódóan. Ezek közül a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (Ket.) elfogadása és 2005. október 1-jétől történő hatályba lépése jelentette az első mérföldkövet. A Ket. a közigazgatási hatósági eljárás általános reformja mellett, a közigazgatási hatósági ügyek elektronikus intézésére vonatkozó szabályozó rendszer teljes körű átalakításának, modernizációjának kezdetét jelentette. A Ket. már hatályba lépésekor alapelvként kezelte, hogy a közigazgatási hatósági eljárásban egyes hatósági cselekmények elektronikus úton is gyakorolhatók, azonban felhatalmazást adott arra, hogy törvény, kormányrendelet és önkormányzati rendelet ettől eltérően rendelkezzen. A Ket. 2009. október 1-jétől hatályos átfogó módosítása (2008. évi CXI. törvény) értelmében a hatóság az ügyféllel való kapcsolattartás több lehetséges módja közül a költségtakarékosság és a hatékonyság szempontjai alapján választ, de rögzíti azt is, hogy törvény eltérő rendelkezése hiányában az ügyfél nem köteles a hatósággal elektronikus úton kapcsolatot tartani. E módosítás továbbá már úgy rendelkezik, hogy amennyiben törvény, eredeti jogalkotói hatáskörben kiadott kormányrendelet vagy önkormányzati hatósági ügyben önkormányzati rendelet eltérően nem rendelkezik, az eljárás megindítására irányuló kérelmet benyújtó ügyfél jogosult elektronikus úton kapcsolatot tartani a hatósággal, kivéve, ha az az adott kapcsolattartás tekintetében nem értelmezhető. Rögzíti azt is, hogy jogszabály előírhatja, hogy az ügyfél a kérelmét az e célra rendszeresített nyomtatványon vagy elektronikus kapcsolattartás esetén elektronikus űrlapon nyújtsa be. A Ket. módosítása nyomán a Képviselőtestület 2009. november 26-i ülésén hatályon kívül helyezte az elektronikus ügyintézésről szóló 30/2005. (X.20.) rendeletét, lehetővé téve, hogy az ügyfelek az önkormányzati hatósági ügyeiket elektronikus úton intézhessék, melyhez elektronikus űrlapok is rendelkezésre fognak állni. Ezeknek az űrlapoknak az elkészítéséhez szükséges általános nyomtatványtervező szoftver igénylése, s az űrlapok előkészítése folyamatban van. Az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatban fontosnak tartom megjegyezni, hogy a közigazgatási hatósági ügyek tekintetében az ügyfélkapus azonosítás nélkül elküldött elektronikus levél (e-mail) nem minősül elektronikus útnak.
25 A Ket-ről szóló átfogó törvény-módosításhoz kapcsolódóan az Országgyűlés elfogadta az elektronikus közszolgáltatásról szóló 2009. évi LX. törvényt. A törvény meghatározza a központi elektronikus szolgáltató rendszer útján nyújtott elektronikus közszolgáltatások igénybevételének rendjét, használatának feltételeit, az elektronikus közszolgáltatásokat nyújtó hatósági feladatot ellátó szervek és személyek, valamint az elektronikus közszolgáltatásokat igénybevevő természetes személyek, jogi személyek és jogi személyiség nélküli szervezetek jogait és kötelezettségeit. A központi rendszerhez, mint az elektronikus közszolgáltatásokat biztosító központi infrastruktúrához való csatlakozás a törvényben meghatározott állami szervek számára eltérő időpontoktól kötelezettség, az alábbiak szerint: Az első körbe a közigazgatási hatóságok tartoznak, tehát valamennyi közigazgatási hatósági feladatot ellátó államigazgatási, illetve önkormányzati hatósági szervezet, a hatósági jogköröket külön törvény alapján ellátó köztestületek, illetve más jogszabályban erre felhatalmazott szervezetek. E hatóságok 2009. október 1-jétől kötelesek a hatósági eljárásokban az elektronikus kapcsolattartást és a törvény hatálya alá tartozó más szolgáltatásaikat a központi rendszer útján megvalósítani, illetve hozzáférhetővé tenni, amennyiben törvény vagy kormányrendelet eltérően nem rendelkezik. A második körbe a bíróságok, ügyészségek és nyomozó hatóságok tartoznak, amelyeknek a jogi képviselővel és a védővel a törvény szerinti írásbeli kapcsolatot a központi rendszer útján kell tartani 2012. január 1-jétől. Harmadik körbe a közüzemi szolgáltatást nyújtók tartoznak, amelyek 2010. január 1- jétől kötelesek ügyfélszolgálatukat hozzáférhetővé tenni a központi rendszeren keresztül is, és a közigazgatási hatóságokkal e rendszeren keresztül tartani a kapcsolatot. A törvény rendelkezéseit 2009. október 1-jétől kell alkalmazni, de annak végrehajtási rendeleteit csak később alkotta meg a Kormány, ezek 2009. október 22-től hatályosak. Pápa Város Polgármesteri Hivatala a központi rendszerhez már korábban csatlakozott és a hivatali kapu létesítése is megtörtént. A termőföldre vonatkozó elővásárlási és előhaszonbérleti jog gyakorlásának részletes szabályairól szóló Kormányrendelet ugyanis előírta, hogy az elővásárlásra jogosultak értesítése céljából a föld-elővásárlási hirdetményeket 2009. március 1-jétől a központi elektronikus szolgáltató rendszer keretében működő kormányzati portálon közzé kell tenni. A Hivatalban folytatott közigazgatási hatósági eljárásokkal kapcsolatos e-ügyintézésre vonatkozó főbb szabályok Az Okmányirodában 2005 áprilisától megvan a lehetőség arra, hogy az ügyfelek elektronikus úton foglaljanak időpontot, de van lehetőség egyes ügyek intézésére is az alábbiak szerint:
26 Teljes elektronikus ügyintézésbe bevont ügytípusok: - hatósági bizonyítvány igénylése egyéni vállalkozói igazolványról - mozgáskorlátozottak parkolási igazolványának pótlása - lakcímigazolvány pótlása elvesztés, ellopás vagy megsemmisülés esetén - vezetői engedély pótlása elvesztés, ellopás vagy megsemmisülés esetén - személyiadat szolgáltatásának letiltása, visszavonása Ezekben az ügyekben az ügyintézéshez regisztráció szükséges és lehetőség van az illeték és igazgatási szolgáltatási díj megfizetése tényének elektronikus rögzítésére is. Elektronikusan előkészíthető ügyek: Lakcímigazolvány igényléssel kapcsolatos ügyek: - lakcímigazolvány cseréje személyes adatok megváltozása miatt - lakcímigazolvány cseréje lakóhely címváltozása miatt - lakcímigazolvány cseréje tartózkodási hely címváltozása miatt - lakcímigazolvány cseréje megrongálódás miatt - lakcímigazolvány pótlása elvesztés, megsemmisülés esetén Lakcímváltozási ügyek: - állandó lakóhely megváltozásának bejelentése - tartózkodási hely létesítése, megújítása, megváltozásának bejelentése, megszüntetése - ideiglenes külföldön tartózkodás bejelentése, visszatérés bejelentése Egyéni vállalkozói igazolvány: - egyéni vállalkozói igazolvány pótlása - egyéni vállalkozói igazolvány cseréje adatváltozás, megrongálódás miatt - hatósági bizonyítvány igénylése egyéni vállalkozói igazolványról Mozgáskorlátozottak parkolási igazolványa: - parkolási igazolvány igénylése, cseréje Járműigazgatási ügyek: - új jármű első forgalomba helyezése - külföldről behozott használt jármű forgalomba helyezése (tulajdonosváltás nélkül, tulajdonosváltással) - forgalomból kivont gépjármű ismételt forgalomba helyezése (tulajdonosváltás nélkül, tulajdonosváltással) - jármű forgalomból történő kivonása kérelemre - jármű tulajdonosának személyében bekövetkezett változás (gépjármű átírás) - egyéb tulajdonjoggal kapcsolatos ügyek - forgalmi engedély okmánnyal kapcsolatos ügyek - törzskönyvokmány cseréje, pótlása - tulajdonos/üzemben tartó adatainak változása (természetes/jogi személy) - gépjármű műszaki adatainak változása - nemzetközi vezetői engedély igénylés
27 Az Okmányirodában tapasztaltak alapján általánosságban elmondható, hogy az ügyfelek gyakrabban élnek az időpontfoglalással elektronikus úton, azonban az elektronikus ügyindítás nem jellemző. Lehetőség van továbbá az anyakönyvi igazgatás területén a következő ügyek elektronikus előkészítésére: - születési-, házassági és halotti anyakönyvi kivonat igénylése - hatósági bizonyítvány igénylése születési és házassági anyakönyvből. Az épített környezet alakításáról és védelméről szóló 1997. évi LXXVIII. törvény úgy rendelkezik, hogy az építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokban - kormányrendeletben meghatározott eljárások kivételével - az ügyfél nem jogosult és a hatóság nem köteles elektronikus úton kapcsolatot tartani. A 193/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet annyit ír elő, hogy a hatóság döntését amennyiben ennek információtechnológiai feltételei fennállnak tájékoztatásul elektronikus úton is lehet közölni az ott felsorolt szervekkel. Ezen a területen az elektronikus ügyintézés bevezetésének előkészületei központi szinten zajlanak, a feladattal érintett hatóságok adatainak bekérése történt meg az illetékes regionális államigazgatási hivatalon keresztül 2009 novemberében. A gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény meghatározza, hogy melyek azok az eljárások, amelyeknél kizárt elektronikus úton a kapcsolattartás. Ennek értelmében, - ha jogszabály a gyermek személyi ügyeiben a törvényes képviselő eljárását vagy nyilatkozatát írja elő, a szülői felügyeletet együttesen gyakorló mindkét szülőnek személyesen kell eljárnia, illetőleg személyesen kell nyilatkoznia; - a kapcsolattartással, a kiskorú házasságkötésének engedélyezésével, az örökbefogadással, a családi jogállással, a szülői ház elhagyásával, a családbafogadással és a gyámsággal, gondnoksággal kapcsolatos jognyilatkozatokat csak személyesen lehet megtenni, valamint, ha a tényállás tisztázása érdekében a gyámhatóság tárgyalást tart, azon személyesen kell megjelenni. A szociális igazgatás területén a vonatkozó jogszabály nem teszi lehetővé az elektronikus ügyintézést. A helyi adók tekintetében az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény úgy rendelkezik, hogy adóügyben az elektronikus kapcsolattartásra akkor van lehetőség, ha azt jogszabály az ügy típusának megjelölésével lehetővé teszi. Ezen a területen egyelőre kizárt az elektronikus ügyintézés.
28 Elmondható, hogy Pápa Város Polgármesteri Hivatalában dolgozó köztisztviselők felhasználói szinten értenek a számítógéppel történő munkavégzéshez, valamint az általuk adott ügyekben használt egyéb elektronikus programokhoz. Az elektronikus ügyintézéshez a megfelelő jogszabályi környezeten túl - szükséges a megfelelő szoftverkörnyezet és hardver feltételek kialakítása is. Ez egyrészt a központilag fejlesztett és rendelkezésre bocsátott programokkal, másrészt a Hivatal által kezdeményezett fejlesztésekkel oldható meg. A Hivatal számítógépes hálózati rendszere fizikailag alkalmas a jelenlegi központi rendszerekkel, adatbázisokkal való együttműködésre, és a munkahelyi szintű elektronikus ügyintézés kiszolgálására. Az állampolgárok elektronikus ügyintézési igényének számottevő növekedése esetén a hivatali kiszolgáló számítógép (server) bővítése válhat szükségessé, mely esetben egy önálló kiszolgáló számítógép végezné az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos feladatokat. Kérem a Tisztelt Képviselőtestületet, hogy az előterjesztést megtárgyalni, s fentiek szerint adott tájékoztatót elfogadni szíveskedjenek. Összeállította: Dr. Nagy Krisztina osztályvezető Pápa, 2009. december 10. Kanozsainé dr. Pék Mária s.k. jegyző