TESZTELÉSI BESZÁMOLÓ Az ÁROP-1.2.18/2012-2012/0001 kódjelű, a Szervezetfejlesztési Program elnevezésű kiemelt projekt keretében a 4/h. számú céltevékenység a szervezeti változások kezelésére irányuló módszertan tesztelése a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztériumban módszertanhoz Tesztelő szervezet: KIM 2013. július 22. Készítette: 8.b. Tesztelési Munkacsoport A beszámoló az ÁROP-1.2.18 azonosító jelű, Szervezetfejlesztési Program című kiemelt projekt keretében készült.
1 Vezetői összefoglaló (tesztelési tapasztalatok rövid összegzése) A Tesztelési munkacsoport már az ún. koncepcionális vázlat elkészítésének idejétől, 2013 márciusától rendszeres kapcsolatban állt a Fejlesztő munkacsoporttal. A kapcsolatot nemcsak az ún. átülő munkatárs útján tartottuk fent, hanem a tesztelőktől az egyes Fejlesztő munkacsoport üléseken is rendszeresen részt vettek kollégák. A tesztelés két lépésben hajtottuk végre, egy ex-ante értékelő és a valósidejű gyakorlati formában. Fenti modell egy olyan iterációs folyamatot hozott létre, amely már a fejlesztés elején lehetőséget adott a módszertan kialakításának előzetes értékelésére. Ez különösen hasznos volt azért is, mert a tesztelők közigazgatási tapasztalatai már a folyamat elejétől segíthették a módszertani fejlesztők munkáját. Fenti folyamat egyben segítette a tesztelők felkészülését is a módszertan konkrét tesztelését megelőzően, amelynek során már menet közben bekapcsolódhattak a fejlesztési munkacsoport munkájába és előzetesen véleményezhették a módszertant, továbbá részletesebben elmélyülhettek a készülő dokumentum tanulmányozásában. A fejlesztési munkacsoporttól május 17-én kaptuk meg a módszertan átdolgozott változatát, mely nagyon sokban változott, sokasodott az előző változathoz képest, magán hordozza a folyamatos kutató-fejlesztő, adaptáló munka, valamint az iterációs egyeztetés hasznosulását, végeredményképpen kitűnő lett a módszertan, mert: - a tesztelők eddigi véleményét már tartalmazza az anyag, - a workshopon felmerült kérdésekre maradéktalanul igyekezett válaszokat adni, - jó ábrák és példák segítik a használhatóságát. Véleményünkben fejlesztő munkacsoportnak jeleztük, hogy a tesztelés során jelentkeztek olyan elemek és momentumok, amelyek segítségével a véglegezett módszertan gazdagodhat, így például lehetségesnek tartjuk, hogy a módszertan a - folyamatszabályozási eszközökkel rokon és azokat kiegészítő jellege a tesztelés során, annak eredményeként erősödhet, így például: - azonosítási eszközök (kiegészítő), - felmérési eszközök (rokon), - kockázatkezelés (kiegészítő), - a közigazgatási szabályok és hagyományok mentén formálódhat, - valamint a módszertan hatására a szabályok átfogalmazásra kerülhetnek. Néhány apróbb korrekciót kértünk, amelyre még a tesztelés előtt szükség lehetne. - továbbra is jó lenne ha készülne egy fogalomtár a közösen használt definíciók, egyéb fogalmak gyűjtésére, - nem került meghatározásra: - - hogy a kilépő kolléga esetén, hogyan történik a tudás átadása. (a tudásmegosztás résznél hiányzik ennek kifejtése), hogy ki az, aki felelős a fenntartási időszak feladatainak ellátásáért? /nem szerepel, az anyagban, hogy vajon erre kijelölnek-e egy személyt, lesz-e ezt monitorozó felelős, vagy csak a megszokott hivatali hierarchia határozza meg. 2/31
A valós idejű gyakorlatok eredményei: - önmagában már az is eredmény, hogy valós idejű, valódi folyamat kapcsán teszteltünk, azaz a módszertan ajánlott, megfelelő eszközeit használtuk és ezúton tudtunk ezekről véleményt alkotni, - bizonyossá vált, hogy a módszertanban leírtak jól működnek az adott tesztelt területeken, - az is bizonyossá vált, hogy maradtak fenn kérdések, javaslatok, amelyeket érdemes a további felhasználás, illetve tovább fejlesztés során megvizsgálni, - meglátásunk szerint a módszertan széleskörűen használható, elméletileg megalapozott, valamint a gyakorlatban is használható javaslatokat tartalmazó útmutató. A tesztelés lezárása után még maradtak fenn olyan javaslatok, amelyek figyelembevétele hasznos lehet. 2 A Tesztelés adatai 2.1 Tesztelésbe bevontak 2.1.1 A kiválasztott folyamat, a munkacsoportok A KIM Változáskezelés tesztelési munkacsoport a 4B Folyamatoptimalizálás tesztelési munkacsoporttal (TMCS) szorosan együttműködve tesztelte a Folyamatoptimalizálás TMCS által kiválasztott folyamatot változáskezelési aspektusból. - Kiválasztott folyamat: Kormánytisztviselő kilépése a KIM-ből; - A tesztelés hatóköre: A Folyamatoptimalizálási munkacsoport tesztelésének monitorozása, változáskezelési szempontok érvényesítése a tesztelés során, ennek érdekében cselekvési terv kidolgozása a folyamatoptimalizálási TMCS részére az egyes változáskezelési technikák alkalmazásáról, valamint a folyamatoptimalizálás módszertan folyamatába bekapcsolódva az egyes változáskezelési eszközök, technikák tesztelése, - Szervezeti egység: Személyügyi és Biztonsági Főosztály, valamint a Folyamatoptimalizálás TMCS tesztelési ütemtervében meghatározott további szervezeti egységek. Az ÁROP-1.2.18 azonosító jelű Szervezetfejlesztési Program című kiemelt projekt keretében a 4/b. számú Folyamatoptimalizáló Munkacsoport tesztelés vezetői szinten megkeresett érintetti köre, valamint a 4.b. tesztelési munkacsoport, tagja : - Rentkóné Mayer Viktória, munkacsoport vezető (Személyügyi és Biztonsági Főosztály, főosztályvezető) - Cseh Miklós (Személyügyi és Biztonsági Főosztály, főosztályvezető-helyettes) - Hirt Beáta (Személyügyi és Biztonsági Főosztály) - Kalocsai Réka (Személyügyi és Biztonsági Főosztály) - Tari Renáta (Személyügyi és Biztonsági Főosztály) - Berbásné Szmajda Erika (Személyügyi és Biztonsági Főosztály) - dr. Jung Adrienn, átülő munkatárs Intézményfelügyeleti osztály) 3/31
- Sárosi Csaba (KIM Ügykezelési Osztály) - Diamantopoulosné Dr. Kenyeres Gabriella (KIM Perképviseleti Osztály) - Gelencsér Zoltán (KIM Költségvetési Osztály) - Misztina Magdolna (KIM Illetmény-számfejtési Osztály) - Feketéné Majoros Katalin (KIM Céginformációs Osztály) - Sándor Ildikó (Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság) - Ferencz Attila (Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt). A 8/b. számú Változáskezelési Munkacsoport tesztelésben részt vevő tagjai: - dr. Nemes Csaba, munkacsoport vezető (Közigazgatás-fejlesztési és Stratégiai Tervezési Főosztály) - Bándi Noémi (Közigazgatás-fejlesztési és Stratégiai Tervezési Főosztály) - Gyülvésziné Pataki Edit (Közigazgatás-fejlesztési és Stratégiai Tervezési Főosztály) - Felber Zsófia (Programirányítási Főosztály) - Péntek Orsolya (Programirányítási Főosztály) - Szabó Gergely Zoltán (Programirányítási Főosztály) - dr. Rabóczki Bence átülő munkatárs (Szakpolitikai Főosztály). 2.1.1 Érintettek Becsléseink szerint a kilépésekkel foglalkozó beazonosítható érintett szervezeti egységek a következők: Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság: Ügyfélkapcsolati Osztály Gépjármű-fenntartási és Üzemeltetési Főosztály (7 különbözőtárgyban igazoló szervezeti egység) Pénzügyi és Számviteli Főosztály Ellátási és Logisztikai Főosztály, Műszaki Raktár Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. Távközlési Szolgáltatási Csoport Raktározási Csoport Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium Ügykezelési Iroda Könyvtár Céginformációs Osztály Költségvetési Főosztály Beszerzési és Perképviseleti Főosztály, Általános Jogi Osztály Pénzügyi és Számviteli Főosztály (8 különbözőtárgyban igazoló szervezeti egység) Személyügyi és Biztonsági Főosztály (3 különböző tárgyban igazoló szervezeti egység) Személyügyekért Felelős Helyettes Államtitkárság Biztonsági Osztály és a közvetlen irányító felettes vezető (annak a szervezeti egységnek a vezetője pl. főosztályvezető, kabinetfőnök, ahonnan távozik a kormánytisztviselő) 4/31
Vezetői szinten egy általunk szerkesztett kérdőívvel a 4.b. tesztelési munkacsoporttal közösen a következő szervezeti egységeket kerestük fel: - KIM Kormányzati Iratkezelési Főosztály/ dr. Komáromi Gabriella, közelebbről érintett: KIM Ügykezelési Osztály/dr. Sárosi Csaba - KIM Közszolgálati Főosztály/dr. Hazafi Zoltán - KIM Jogi Szolgáltatási Főosztály/dr. Kalmár Csaba, közelebbről érintett: Perképviseleti Osztály/ Diamantopoulosné Dr. Kenyeres Gabriella - KIM Költségvetési Főosztály/dr. Balla Lászlóné, közelebbről érintett: Költségvetési Osztály/ Gelencsér Zoltán - KIM Pénzügyi és Számviteli Főosztály/ közelebbről érintett: KIM Illetmény-számfejtési Osztály/ Misztina Magdolna - KIM Céginformációs Osztály/ Feketéné Majoros Katalin - Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság Ügyfélkapcsolati Osztály/ Sándor Ildikó - Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. / Ferencz Attila - Személyügyekért Felelős Helyettes Államtitkár (dr. Szegedi Piroska) - Gazdasági Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkár (Kohut Balázs) Rajtuk kívül a 4.b. csoportot is megkértük, hogy válaszoljanak kérdéseinkre, amelyeket bemutatunk a mellékletben (melléklet 2.). A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (KEF) Ügyfélkapcsolati Osztálya fogta össze a KEF véleményét, ugyanakkor érdemes itt is megjegyezni, hogy az érintetti kör a KEF-en belül talán szélesebb, mint a KIM-ben. 2.1.1 Az érintettek elkötelezettsége A kiküldött és megválaszolt kérdőív alapján, az alábbi diagramokon mutatjuk be az érintetti térképet és aktivitást. 5/31
1. kérdés: Milyen beosztásban dolgozik? 50% 17% 33% felsővezető középvezető ügyintéző Dolgozó befolyásának mértéke a kilépési folyamat egyszerűsítésében saját véleménye alapján, beosztás szerint Ügyintéző Középvezető Felsővezető 0 2 4 6 Dolgozó szerepe a kilépési folyamat egyszerűsítésébensaját véleménye alapján 6/31
Részvétel szintje Jellemző Hajtóerő Pártfogó, támogató Aktív részvétel Közvetlenül érintettek a változásban, bizonyos esetekben a végrehajtásért felelősséggel is tartoznak. Emellett elvárás lehet velük szemben, hogy vezető szerepet töltsenek be a változás bevezetésében. Közvetlenül érintettek a változásban, van némi felelősségük a változáskezelés során. Szerepük alapján támogatással, bátorítással segítik a többieket a változás során, képesek őket pozitívan befolyásolni a változás irányába. Közvetlenül érintettek a változásban. A változás következtében egyes feladataik vagy ellátásának módszere módosul. 36% 0% 67% Hajlandóság Közvetetten érintettek, a változáskezelés során szükség lehet a segítségükre. 0% Megértés Közvetetten érintettek a változásban, javasolt azonban a megfelelő tájékoztatásuk, illetve annak a biztosítása, hogy megértsék a változás lényegét. 0% Neutrális Semleges a változásban. 0% Ellenző Ellenérdekelt a változásban. 0% 7/31
2.1.2 Tesztelés időtartama: 2013. március 5-től július 22-ig 2.1.3 Azon lépések/módszerek megnevezése, amelyeket a tesztelés érintette Azonosítás /Felmérés/Tervezés A fenti három szakaszban a változáskezelési módszertan azon elemei kerülnek tesztelésre, amelyek beépíthetőek, relevánsak a kiválasztott folyamat optimalizálása során. Ennek bemutatása részletesebben az V. fejezetben (Tesztelés tervezett ütemezése) történik. 2.1.4 Kizárások Sem végrehajtási, sem fenntartási terv nem fog készülni. A végrehajtási fázist nem lehet tesztelni, mert a folyamatoptimalizálás TMCS tesztelési feladata lezárul a kiválasztott folyamat kapcsán az optimalizálási javaslatok elkészítésével, azokról történő vezetői szintű döntéshozatallal. Az optimalizált folyamat nem kerül bevezetésre a tesztelési időszakban a szűk határidő miatt, és számunkra előírás volt, hogy valós idejű, valódi folyamatokkal foglalkozzunk. Az ütemtervben a 4.b csoport fenntartási terv szerepeltetése tévesen szerepelt, hiszen a fenntartás a végrehajtási szakasz után van így, annak tesztelésére még inkább nem volt esély. 3 Tesztelési tapasztalatok összefoglalása 3.1 tesztelési folyamat-1:ex-ante értékelés A tesztelés megkezdése előtt egy hosszabb ex-ante értékelési szakaszban ismertük meg a módszertant, melyhez kiegészítő javaslatokat adtunk. Biztosak voltunk abban, hogy a tesztelés, és a végső több menetben megfogalmazott javaslatok használhatósága ex-ante értékelés nélkül jelentősen csorbult volna. Az értékélési folyamat a következőkkel összegezve zárult: a május 17-én leadott módszertani anyag kitűnő. Nagyon sokban változott, sokasodott az elmúlt hat hét során, magán hordozza a folyamatos kutató-fejlesztő, adaptáló munka, valamint az iterációs egyeztetés hasznosulását: - a tesztelők eddigi véleményét már tartalmazza az anyag, - a workshopon felmerült kérdésekre maradéktalanul igyekezett válaszokat adni, - jó ábrák és példák segítik a használhatóságát. Fennmaradtak apróbb észrevételek, amelyekre a végső anyag elkészítésénél kértük lenti megjegyzések megvizsgálását: 8/31
- nem került kifejtésre, hogy a változás megtervezéséért felelős lehet-e külső személy/cég, azaz mennyiben célszerű és ha igen, miért kell külsősöket bevonni bevonása? - belső személy később felel-e egy esetleges kudarc esetén, továbbá az általános felelőségen túl vannak-e speciális,változáskezeléshez illeszthető felelősségek? a módszertan (első változatához) felmérési szakaszához: - hiányoznak a tesztelési eszközök, valamint, - a kockázatelemzési kritérium mátrix kifejtése, Fentiekre több esetben megfelelő megoldás született. 3.2 tesztelési folyamat-2:valós idejű tesztelés Az Azonosítás/ Felmérés/ Tervezés felvázolt eszközeivel elkészült a probléma azonosítás, az érintettek felmérése a kommunikációs terv, és képzési terv 1. A munka során: - folyamatosan kapcsolatban álltunk a 4.b. folyamatszabályozási tesztelő munkacsoporttal (lásd mellékelt emlékeztetők); - felhasználva az ajánlott eszközöket elkészítettük a kérdéseket, elemzéseket, tervet (lásd melléklet 1.); - a tesztelendő módszertan fejezeteit, és eszközeit jó ismervén, gördülékenyen lehetett használni az ajánlott módszertani eszközöket; - a tesztelés során felmerültek olyan kérdések, észrevételek, amelyeket a véglegesített módszertan használata során érdemes lenne lehetséges kiegészítő információnként egyedileg adott környezetben szükség szerint- megválaszolni; - szinte 100%--os volt a kérdéseinkre adott válaszok aránya, ami azért különösen fontos, mert a felelős vezetőkhöz intéztük kérdéseinket. Eredmények: - önmagában már az is eredmény, hogy valós idejű, valódi folyamat kapcsán teszteltünk, azaz a módszertan ajánlott megfelelő eszközeit használtuk és ezúton tudtunk ezekről véleményt alkotni; - bizonyossá vált, hogy a módszertanban leírtak jól működnek az adott tesztelt területeken; - az is bizonyossá vált, hogy maradtak fenn kérdések, javaslatok, amelyeket érdemes a további felhasználás, illetve tovább fejlesztés során megvizsgálni; 1 lásd a mellékletekben (az érintettek felmérése, a kommunikációs terv, és képzési terv) 9/31
- fontos volt szembesülni azzal az erőfeszítéssel, hogy módszertan készítői igyekeztek a közigazgatás nyelvét is felhasználni általános, nem elsősorban a közigazgatásban használatos szervezetfejlesztési eszközök bemutatására; - meglátásunk szerint a módszertan széleskörűen használható, elméletileg megalapozott, valamint a gyakorlatban is használható javaslatokat tartalmazó útmutató. Akadályok: - az óriási munka leterheltség; - általános bizalmatlanság a nem a közigazgatás nyelvezetén/hagyományain született és megírt módszertannal szemben; - NIMBY ( not in my backyard ) probléma: azaz OK csináljuk csak ne az én területemen (ez inkább implicit módon észlelhető, hiszen direkten nem fejezzük ki egymásnak); - a feladat újszerűsége (nem szoktunk közigazgatásban tesztelni!). 3.3 Fejlesztési módszertanhoz kapcsolódó észrevételek, fejlesztési javaslatok Észrevétel 1. továbbra is jó lenne ha készülne egy fogalomtár a közösen használt definíciók, egyéb fogalmak gyűjtésére 2. nem került meghatározásra, hogy kilépő kolléga esetén, hogyan történik a tudás átadása (tudásmegosztás résznél hiányzik ennek kifejtése) 3. vonatkozó részben nem szerepel, hogy ki kell-e jelölni a fenntartásért felelős személyt (nem szerepel az anyagban, Fejlesztési/korrekciós javaslat kiegészítés kiegészítés kiegészítés A javaslat minősítése* lehetőség lehetőség lehetőség 10/31
hogy erre kijelölnek egy személyt, lesz-e ezt monitorozó felelős, vagy csak a megszokott hivatali hierarchia határozza meg.) 4. javasoljuk a módszertan 3.2.4 pont 1. sz. táblázatához 6. és 7. kategória felvételét, azaz a neutrális kiegészítés lehetőség (semleges a változásban) és ellenző (ellenérdekelt a változásban 5. hiányzik a részvételi szint (érintetti kör) meghatározásához az adatoknak beszerzéséhez, valamint a kikérdezéshez módszertani leírás. 6. nem került kifejtésre, hogy a változás megtervezéséért felelős lehet-e külső személy/cég, azaz mennyiben célszerű és ha igen miért külsősök bevonása? 7. Utalni lehetne arra, hogy az általános felelőségen túl vannake speciális kiegészítés kiegészítés kiegészítés lehetőség lehetőség lehetőség 11/31
változáskezeléshez illeszthető felelősségek 8. 9. 10. 3.4 A tesztelés tapasztalatai alapján a módszertant a jövőben alkalmazni kívánó közigazgatási szervek számára megfogalmazott javaslatok A módszertant a munka során: - valódi és valós idejű problémára használják - higgyék el, hogy jó ha megfogadják a leírtakat - használják a sablonokat (hiszen azokat már egyszer kitalálták - de ne féljenek, bármilyen lépést kihagyni, ha bizonyosak abban, hogy az rájuk nem alkalmazható - DE a fentiek előtt érdemes o a projektben résztvevőknek elolvasni a módszertant (még ha unalmasnak is tűnik ) o és a projektben résztvevőkkel egy szabad brainstorming keretén belül megvitatni, módszertanról kialakított véleményüket o a legfontosabb lépések (azonosítás, felmérés, tervezés, végrehajtás, és a későbbiekben a fenntartás) kulcsszereplőit kiválasztani 12/31
Mellékletek 1. Tesztelési Ütemterv TESZTELÉSI ÜTEMTERV ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 kiemelt projekt Szervezetfejlesztési Program 8/B számú Változáskezelési módszertan tesztelése nevű munkacsoport I. Beavatkozási terület / Fejlesztési módszertan megnevezése Változáskezelés módszertan II. Fejlesztési módszertan elemeinek rögzítése (a 2013.05.03-i oktatás alapján) a. Azonosítás b. Felmérés c. Tervezés d. Végrehajtás e. Fenntartás III. A tesztelés tervezett terjedelme, hatóköre a. A módszertan tesztelés kiválasztott területe / folyamat / szervezeti egység: A KIM Változáskezelés tesztelési munkacsoport a 4B Folyamatoptimalizálás tesztelési munkacsoporttal szorosan együttműködve teszteli a Folyamatoptimalizálás TMCS által kiválasztott folyamatot változáskezelési aspektusból. - Kiválasztott folyamat: Kormánytisztviselő kilépése a KIM-ből; - A tesztelés hatóköre: A Folyamatoptimalizálási munkacsoport tesztelésének monitorozása, változáskezelési szempontok érvényesítése a tesztelés során, ennek érdekében cselekvési terv kidolgozása a folyamatoptimalizálási TMCS részére az egyes változáskezelési technikák alkalmazásáról, valamint a folyamatoptimalizálás módszertan folyamatába bekapcsolódva az egyes változáskezelési eszközök, technikák tesztelése - Szervezeti egység: Személyügyi és Biztonsági Főosztály, valamint a Folyamatoptimalizálás TMCS tesztelési ütemtervében meghatározott további szervezeti egységek b. A kiválasztott területen a fejlesztési módszertan mely elemeit teszteljük? 13/31
i. Azonosítás ii. Felmérés iii. Tervezés A fenti három szakaszban a változáskezelési módszertan azon elemei kerülnek tesztelésre, amelyek beépíthetőek, relevánsak a kiválasztott folyamat optimalizálása során. Részletesebben az V. Tesztelés tervezett ütemezése fejezetben bemutatva. iv. Fenntartás A Fenntartás szakaszának tesztelése keretében Fenntartási terv készül, amely tartalmazza az érintett folyamat állandó követésének feladatait, követelményeit, valamint az ehhez kapcsolódó változáskezelési feltételeket. Egy fenntartási terv készül közösen a folyamatoptimalizálási TMCS-tal, amelybe a változáskezelési TMCS tagjai építik bele a kapcsolódó változáskezelési feltételeket. c. Mely elemek maradnak ki? Mi ennek az oka? Mi lenne a feltétele és menete ezek tesztelésének? i. Végrehajtás Indoklás: A fenti fázist nem lehet tesztelni, mert a folyamatoptimalizálás TMCS tesztelési feladata lezárul a kiválasztott folyamat kapcsán az optimalizálási javaslatok elkészítésével, azokról történő vezetői szintű döntéshozatallal. Az optimalizált folyamat nem kerül bevezetésre a tesztelési időszakban a szűk határidő miatt. IV. Tervezetten születik-e olyan eredmény a tesztelés során, amely a KIM, vagy KIH számára a gyakorlatban is felhasználható lesz. Ha igen, kérjük pontosítsák a tervezett ilyen irányú eredményt? Várható eredmények: - Egyszerűbb lesz a munkatársak közös megegyezéssel vagy bármelyik fél kezdeményezésére történő kilépése; - A változáskezelési eszközök, technikák alkalmazása elősegíti, hogy a munkatársak rövid idő alatt és hatékonyan alkalmazzák, beépítsék az optimalizált folyamatot napi munkavégzésükbe; - Kipróbálásra kerülnek a kilépés konkrét folyamatán át a Változáskezelési módszertan jelzett szakaszai is, valamint maga a módszertan elemei is egy később gyakorlattá váló közigazgatási viselkedés elindítását segítik elő. 14/31
V. A tesztelés tervezett ütemezése Az alábbiakban bemutatásra kerülnek a módszertan konkrét tesztelését megelőzően a tesztelési munkacsoport által ellátott azon feladatok, amelyek során előzetesen felkészültek a tesztelésre, bekapcsolódtak a fejlesztési munkacsoport munkájába, előzetesen véleményezték a módszertant. Ezután kerülnek bemutatása a módszertan oktatását követő tesztelési lépések összhangban a folyamatoptimalizálás tesztelési munkacsoport munkájával. Tevékenység Feladat Felelős Határidő Elvárt eredmény a. A munkacsoport munkájának indítása a/1. Vázlat készítése a munkafolyamatr ól Minden TMCS 2 tag 2013.03.05. Vázlatok a/2. Kapcsolatfelvét el a Változáskezelés i módszertant fejlesztő munkacsoporttal dr. Nemes Csaba, TMCS vezető dr. Rabóczki Bence, átülő munkatárs b. Tesztelési minták megbeszélése b/1. Ötletek felvetése Minden TMCS tag 2013.03.06. Tesztelési minták összegyűjtése tesztelési mintához b/2. Kérdőívminták gyűjtése Minden TMCS tag Kérdőív-tervezet 1. változat c. Változáskezelési módszertan koncepciójának ismertetése, a tanácsadók bekapcsolódása a munkába c/1. A koncepció véleményezése dr. Rabóczki Bence átadta TMCS tagoknak 2013.04.09. A vélemények begyűjtése c/2. Együttműködés kialakítása a módszertant dr. Nemes Csaba vesz részt, vagy kijelöl egy Rendszeres részvétel a fejlesztő MCS ülésein 2 TMCS = Tesztelési munkacsoport 15/31
Tevékenység Feladat Felelős Határidő Elvárt eredmény fejlesztő MCSal TMCS tagot. d. Tesztelési feladatok kiosztása, módszertan 1. munkaanyagának megvitatása d./1. Tesztelési feladatok kiosztása fázisonként dr. Nemes Csaba 2013.04.16. Feladatok kidolgozása a köv. MCS ülésre d/2. Módszertani munkaanyag megvitatása Minden TMCS tag Vélemények összegyűjtése az anyagba történő beépítése; e. A Szervezetfejlesztési Program közös konferenciája (Balatonőszöd) 3 e/1. Oktatás a módszertanról Az oktató és minden MCS tag 2013.05.03-04. A 04.25-én megküldött módszertan megvitatása e/2. A folyamatoptimal izálási tesztelési MCSal kapcsolódási pontok megbeszélése Minden MCS tag 2013.05.08. A tesztelési ütemterv elkészítése f. A változáskezelési módszertan végleges formája f/1. Véleményezés Minden TMCS tag 2013.05.24. Végső visszajelzés megküldése a módszertanról a Változáskezelés FMCS számára g. Fejlesztési projekt indítása - Azonosítás szakasz g/1. Felelős szponzorok és érintettek azonosítása, felmérése, optimalizálandó folyamatokban érintett szereplők kijelölése a vezetők által Minden TMCS tag 2013.05.31. Érintetti térkép, érintetti elemzés 3 lásd a 6. sz. mellékletben 16/31
Tevékenység Feladat Felelős Határidő Elvárt eredmény (erőforrás allokálás). g/2. Folyamatoptima lizálási teszt munkacsoport tájékoztatja a Változáskezelés TMCS-t az elkészült Folyamatfejleszt ési tervről A TMCS tagok 2013.06.07. Az optimalizálandó folyamattal kapcsolatosan felmerülő esetleges kérdések, észrevételek megfogalmazása g/3. Változáskezelés i és Kommunikációs Terv elkészítése, kockázatelemzé s Változáskezel ési TMCS 2013.06.07 Szponzorok által aláírt Tervek és kockázati lista (Folyamatfejleszté si Terv részeként) g/4. Részvétel a folyamatoptimal TMCS vezető vagy az általa 2013.06.07 Megtartott projekt indító értekezlet izálási TMCS által szervezett Projektindító értekezleten kijelölt MCS tag g/5. Cselekvési terv kidolgozása a folyamatoptimal izálási TMCS részére az egyes változáskezelési A 3 tesztelt szakaszra szakaszonként 2-2 fő 2013.06.14. Cselekvési terv véglegesítése és megküldése a 4.b (folyamatoptimaliz álás KIM tesztelők) MCSnak technikák alkalmazásáról a változáskezelési módszertan alapján h. Kiválasztott folyamatok felmérése, h/1. Részvétel a folyamatoptimal TMCS vezető vagy az általa 2013.06.28 Az optimalizálási javaslatok 17/31
Tevékenység Feladat Felelős Határidő Elvárt eredmény elemzése izálási TMCS által szervezett Fejlesztési műhelymunkák on kijelölt MCS tag kidolgozása során a változáskezelési eszközök alkalmazásának monitorozása h/2. Folyamatoptima lizálás TMCS visszajelzése a változáskezelési cselekvési terv alkalmazásáról,a visszajelzések értelmezése változáskezelés TMCS által Minden TMCS tag 2013.07.04. A visszajelzések beépítése a cselekvési tervbe h/3. A változáskezelési terv végrehajtása, annak nyomon követése a Minden TMCS tag Folyamatos tevékenysé g Végrehajtott változáskezelési akciók fejlesztési folyamathoz kapcsolódóan i. Kiválasztott folyamatok tervezése, fejlesztése i/1. A folyamatoptimal izálási TMCS által végzett döntéselőkészítésnek és az optimalizálási Minden TMCS tag 2013.07.02-19. folyamatos an Kommunikációs technikák alkalmazása javaslatok vezetői döntéshozatalán ak támogatása a változáskezelés kommunikációs eszközeinek 18/31
Tevékenység Feladat Felelős Határidő Elvárt eredmény alkalmazásával j. Fenntartás i/2. Fenntartási terv készítése k. A tesztelési jegyzőkönyv munkaanyagának elkészítése l. A tesztelési jegyzőkönyv véglegesítése k/1. A jegyzőkönyv megvitatása l/1. Összesítés, korrektúra, kiegészítés. Folyamatopti malizálás és változáskezelé s TMCS közösen Minden MCS tag dr. Nemes Csaba és 2 MCS tag 2013.07.10. 2013.07.15. Munkaanyag összegzése 2013.07.19. A jegyzőkönyv végleges formájának elkészítése 19/31
VI. A tesztelési MCS tagok tervezett lekötése a tesztelés időtartama alatt (személyenkénti bontásban 2 heti bontásban, embernapban kifejezve) Tesztelésben érintett munkatársa k dr. Nemes Csaba Szabó Gergely Zoltán Tevékeny ség g. Fejlesztési projekt indít. Azonosítás;fenntartás, összegzés g. Fejlesztési projekt indítása Azonosítás Bándi Noémi h. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése Péntek Orsolya h. Kiválasztott folyamatok felmérése, elemzése Felber Zsófia i. Kiválasz- 03.0 5 03.1 8 03.1 8-04.0 2. 04.0 2.04. 15. 04.1 5-04.2 9 munkaterhelés (embernap/2 hét) 04.2 9.05. 13 05.1 3.05. 27. 05.2 7.06. 10. 06.1 0.06. 24. 06.2 4 07.0 5 2 2 4 4 4 4 4 4 4 4 2 2 4 4 4 4 4 4 4 4 2 2 4 4 4 4 4 4 4 4 2 2 4 4 4 4 4 4 4 4 2 2 4 4 4 4 4 4 4 4 07.0 8 07.1 9 20/31
Gyülvésziné Pataki Edit dr. Rabóczki Bence tott folyamatok tervezése, fejlesztése i. Kiválasztott folyamatok tervezése, fejlesztése j. átülő munkatárs 2 2 4 4 4 4 4 4 4 4 2 2 4 4 4 4 4 4 4 4 VII. Tervezett-e a tesztelési MCS tagok mellett további intézmény, munkatárs, vezető bevonása a tesztelésben? Ha igen, kiket és milyen mértékben terveznek bevonni a tesztelésbe? Szükséges külön kiemelni, ha vezetővel történő egyeztetés szükséges: A további munkatársak bevonása a folyamatoptimalizálás tesztelési ütemtervben került részletezésre. A változáskezelés tesztelése során a tesztelési MCS tagokon kívüli további munkatársak bevonása nem szükséges az alábbiak szerint: a. milyen szintű vezetővel: Nem; b. ki fog egyeztetni: Személyügyi és Biztonsági Főosztály; c. szükséges-e ehhez a KIM koordináció részéről támogatás: Nem. VIII. A tesztelés során terveznek-e, és ha igen, milyen formában együttműködést más tesztelési MCS-tal? A tesztelés a Folyamat optimalizálás és Változáskezelési munkacsoport tesztelési csapatainak együttműködése keretében kerül végrehajtásra. Esetleges további együttműködési felületek azonosítására a fejlesztési módszertanok közötti kapcsolódási pontok véglegesítését követően kerülhet sor. IX. Tervez-e a MCS workshopokat? (ha igen, hova, hány főnek, milyen költségvetéssel) 21/31
Nem, külön workshopot nem szervez a változáskezelés TMCS, a folyamatoptimalizálás TMCS által szervezett workshopon vesz részt a TMCS kijelölt tagja/tagjai. X. Tesztelési beszámoló elkészítése, tanulságok levonása, javaslatok megfogalmazása (ezt ki készíti el, és mikorra végső határidő augusztus 31.) Aláírások Készítő Munkacsoport vezető Szakmai koordinátor Név Név dr. Nemes Csaba Név dr. Lévai Zsuzsa Aláír Aláírá Dátu s Dátu m m Aláír Dátu m 22/31
Mellékletek 2. KÉRDŐÍV Kérem, töltse ki az alábbi kérdőívet, mellyel az ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 kódszámú projekt változás-kezelési munkacsoport tesztelési csoportjának munkájához járul hozzá! A tesztelés során a kilépési folyamat egyszerűsítésének tesztelésére kerül sor. 1. Melyik szervezeti egységnél és milyen beosztásban dolgozik? 2. Mekkora befolyása van a kilépési folyamat egyszerűsítésében? Válaszát 1-től 5-ig terjedő skálán jelölje! 1 5 egyáltalán nem nagyon 3. Jelölje X -szel, hogy a kilépési folyamat egyszerűsítésében milyen szerepet tölt be az alábbi táblázat alapján! (csak az Önre vonatkozó négyzetet jelölje X-szel) Részvétel szintje Jellemző Jelölés X Hajtóerő Pártfogó, támogató Aktív részvétel Hajlandóság Megértés Neutrális Ellenző Közvetlenül érintettek a változásban, bizonyos esetekben a végrehajtásért felelősséggel is tartoznak. Emellett elvárás lehet velük szemben, hogy vezető szerepet töltsenek be a változás bevezetésében. Közvetlenül érintettek a változásban, van némi felelősségük a változáskezelés során. Szerepük alapján támogatással, bátorítással segítik a többieket a változás során, képesek őket pozitívan befolyásolni a változás irányába. Közvetlenül érintettek a változásban. A változás következtében egyes feladataik vagy ellátásának módszere módosul. Közvetetten érintettek, a változáskezelés során szükség lehet a segítségükre. Közvetetten érintettek a változásban, javasolt azonban a megfelelő tájékoztatásuk, illetve annak a biztosítása, hogy megértsék a változás lényegét. Semleges a változásban. Ellenérdekelt a változásban. 4. Becsülje meg, hogy beosztottai mennyiben támogatják az egyszerűsítés folyamatát! Válaszát 1- től 5-ig terjedő skálán jelezze! egyáltalán nem 1 5 nagyon Köszönjük, hogy a kérdőívet kitöltötte és munkákat segítette! 23/31
Mellékletek 3. Érinteti térkép 24/31
25/31
26/31
Mellékletek 4. Kommunikációs terv ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001 Szervezetfejlesztési Program kiemelt projekt 8/B számú Változáskezelési módszertan tesztelése munkacsoport Kommunikációs terv A szervezeti változás sikerének egyik legfontosabb kulcstényezője a változás megfelelő kommunikálása. Az alábbi kommunikációs terv változáskezelésben betöltött főbb szerepei, céljai az információ szolgáltatása, a munkatársak segítése, támogatása a változás során, a változás iránti elkötelezettség növelése. A változás sikeres végrehajtásának elengedhetetlen eleme a változással érintettek elkötelezettségének kialakítása megfelelő kommunikációs eszközök alkalmazásával. A kommunikációs terv elkészítése során az alábbi általános szempontokat szükséges figyelembe venni: - Meglévő szabályok figyelembe vétele - Megfelelő, folyamatos tájékoztatás - Kétirányú kommunikáció biztosítása (kijelölt postafiók létrehozása) 27/31
Kommunikációs terv mátrx A tervet megalapozó dokumentumok felsorolása: pl. érintetti térkép, kockázatelemzés: Célközönség Felelős - Jóváhagyó 1 A Minisztérium összes munkatársa 2 A kilépési folyamat adminisztrációjában résztvevő munkatársak 3 A Minisztérium összes munkatársak Felelős: Kommunikációért felelős szervezeti egység vezetője Jóváhagyó: intézményvezető Felelős: Személyügyekért Felelős Helyettes Államtitkár Jóváhagyó: intézményvezető Felelős: Személyügyekért Felelős Helyettes Államtitkár Jóváhagyó: intézményvezető 4 Felmérések/kérdőívek Felelős: Személyügyekért Felelős Helyettes Államtitkár Jóváhagyó: intézményvezető Kommunikációs eszköz/csatorna Intranet/Kör e-mail (KIM munkatársak) E-mail/Hírlevél Időzítés A változás belső szabályzatban való megjelenésekor A változás belső szabályzatban való megjelenése előtt 2-3 héttel Tartalom Tájékoztatás a változás főbb paramétereiről, az ügyintézést érintő változásokról Az új szabályzatban elfogadott eljárásrend oktatásáról való tájékoztatás Kijelölt postafiók (e-mail) Folyamatos Egy adott e- mail cím megadása, ahová a munkatársak a kérdéseiket, észrevételeiket megküldhetik Felmérések/kérdőívek A kilépési folyamat végén Dátum: Készítette: Jóváhagyta: Kérdések, észrevételek, tapasztalatok gyűjtése a kilépési folyamat egyszerűségével kapcsolatban 28/31
Mellékletek 5. Képzési terv KÉPZÉSI TERV az ÁROP-1.2.18 azonosító jelű Szervezetfejlesztési Program című kiemelt projekt keretében 8/b. számú Változáskezelési Munkacsoport A tervet megalapozó dokumentumok felsorolása érintetti térkép, kompetencia felmérés Célközönség Felelős - Jóváhagyó 1 Változással érintett munkatársak 2 Változás miatt új feladatokat ellátó munkatársak 4 3 Új informatikai alkalmazást használó munkatársak 4 Kilépő munkatársak Felelős: Személyügyekért felelős szervezeti egység vezetője Jóváhagyó: intézményvezető Felelős: Szakmai feladat ellátásáért felelős szervezeti egység vezetője, Közreműködő: Informatikáért felelős szervezeti egység Felelős: Informatikáért felelős szervezeti egység vezetője Felelős: Személyügyekért felelős szervezeti egység vezetője Képzés formája Időzítés Tartalom Előadás, folyamatleírások, eljárásrendek Előadás, folyamatleírások, eljárásrendek Intranet: prezentációk, e- learning Intranet: folyamatleírás 2013. Ismétlődő 2013. Folyamatos Dátum: Készítette: Jóváhagyta: Az új feladatok oktatása A feladat ellátásának konkrét módszere, követelménye A program alkalmazásának oktatása Tájékoztatás az új kilépési folyamat lépéseiről, kilépő munkatárs teendőről 4 pl.: kilépőnek szükség esetén felvilágosítást nyújtó munkatárs (kijelölt személy/személyek) 29/31
A képzési tervet a változásban érintettek feltérképezése (érintetti kör elemzése) és a tesztelés tárgyát képező kilépési folyamatban betöltött szerepük alapján az érintett munkatársak kompetencia felmérése alapozza meg. A képzési terv négy célközönséget állapít meg: 1. Változással érintett munkatársak: a változást követően részt vesznek a kilépési folyamatban képzésük célja a változással kapcsolatos általános tudnivalók és az új eljárásrend megismertetése. 2. Változás miatt új feladatot ellátó munkatársak: a változást követően a korábbiakhoz képest megállapított új feladatot látnak el (pl. lépések összevonása következtében, kilépő munkatárs részére segítségnyújtás az adatbázis használatához és felvilágosítás nyújtása a kilépési folyamatban) a képzésük célja az általános tudnivalókon és az új eljárásrenden túlmenően a feladatellátás szakmai részleteinek megismertetése a konkrét módszerek vázolásával, a követelmények pontos meghatározásával. 3. Új informatikai alkalmazást használó munkatársak: a könnyebb, gyorsabb kiléptetés érdekében egy adatbázis létrehozására tett javaslatból (közös felület használata) adódóan a jogosultságok és hozzáférések megállapítását követően informatikai jellegű oktatásban részesülnek (pl. adatok bevitele és lekérése). 4. Kilépő munkatársak: a szervezetet elhagyó személy részére az adatbázis egyénre vonatkozó információk hozzáférésének módját egy az Intraneten közzétett útmutató segíti, valamint a 2. pontban említett kontaktszemély is felvilágosítással szolgálhat. 30/31
A konferencia céljai az alábbiak voltak: ÁROP 1.2.18. Szervezetfejlesztési Konferencia, Balatonőszöd: 2013.05.03-04. Mellékletek 6.: módszertani konferencia - Kiterjedt munkatársi kör bevonása (120+munkatárs) projektszerű működésben, a közigazgatás átfogó működésfejlesztését célzó módszertan-együttes fejlesztésére; - A projekt keretében kidolgozott szervezetfejlesztési módszertanok bemutatása a tesztelési munkacsoportok számára; - A tesztelés ütemezésének megtervezése, az eddigi munkacsoportokon belül elvégzett munka összehangolása. A Munkacsoportok az alábbi felosztásban dolgoztak: munkacsoport 1.A 1.B - 1.C 2.A 2.B - 2.C 3.A 3.B - 3.C 4.A 4.B - 4.C 5.A 5.B - 5.C 6.A 6.B - 6.C 7.A szervezeti célok és teljesítmény indikátorok szervezeti és egyéni célok összekapcsolása CAF 7.B - 7.C Teljesítménybeszámoló Folyamatoptimalizálás Tudásmegosztás ügyfélelégedettség mérés 8.A 8.B - 8.C Változásmenedzsment módszertanok oktatása, első visszacsatolások átbeszélése módszertanok oktatása, első visszacsatolások átbeszélése módszertanok oktatása, első visszacsatolások átbeszélése módszertanok oktatása, első visszacsatolások átbeszélése módszertanok oktatása, első visszacsatolások átbeszélése módszertanok oktatása, első visszacsatolások átbeszélése módszertanok oktatása, első visszacsatolások átbeszélése módszertanok oktatása, első visszacsatolások átbeszélése 13:30-15.30 helyszín: 24. épület - földszinti nagy terem koordinátor: Kajtár Vera helyszín: 24. épület - földszinti kis terem koordinátor: Cser Erika helyszín: 24. épület - 1. emeleti terem koordinátor: Tóth Ákos helyszín: 24. épület - 3. emeleti terem koordinátor: Máthé Mónika helyszín: 24. épület - 2. emeleti terem koordinátor: Kovácsné Lencz Adrienn helyszín: Étterem épület - Nyugati terem koordinátor: Fekete Letícia helyszín: Étterem épület - Keleti terem koordinátor: Szabó Dávid helyszín: Étterem épület - földszinti nagy terem koordinátor: Lévai Zsuzsa A teszteléssel elérendő cél a Módszertan gyakorlati alkalmazhatóságának vizsgálata volt, elsősorban az, hogy a Szervezetfejlesztési Program konkrét eredményeket tudjon bemutatni, bizonyítva a módszertan napi működésbe történő eredményes átültethetőségét. 31/31