Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése

Átírás

1 Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése ÁROP-1.A.2./A H. Önkormányzati szervezet, illetve szervezeti egységek teljesítmény mérésének és értékelésének kialakítása Helyzetértékelés és javaslattétel 2011.

2 I. Tartalomjegyzék I. Tartalomjegyzék... 2 II. Bevezetés... 3 III. Teljesítményértékelést befolyásoló tényezők... 3 IV. A hivatali szervezet teljesítményértékelési mutatószám rendszerére vonatkozó javaslat.. 9 IV.1 Összevont mutatók IV.2 Egyedi mutatók V. Javaslatok a teljesítmény-mutatók bevezetéséhez

3 II. Bevezetés Jelen anyag keretében az elvárt eredmények tekintetében a Polgármesteri Hivatal feladatainak és teljesítményének mérésére és értékelésére teszünk javaslatot figyelembe véve a köztisztviselők egyedi teljesítményértékelési rendszerét. Célunk, hogy egy olyan értékelési rendszerre tegyünk javaslatot, mely több szempontból vizsgálja a Hivatal munkáját és meghatározzuk azokat a mérési pontokat melyek értékelésével eredményesebben és hatékonyabban tud a jövőben működni a szervezet és az elért eredmények bizonyíthatóvá, összehasonlíthatóvá és kommunikálhatóvá válnak. Vizsgálati módszerek Az elemzés az alábbi vizsgálati módszerek segítségével történt: dokumentumelemzés; személyes interjúk. III. Teljesítményértékelést befolyásoló tényezők A teljesítménymérés és a teljesítményértékelés általánosságban a szervezetek és/vagy a programok, a tevékenységek hatékonyságára és eredményességére vonatkozó információk szisztematikus összegyűjtését és elemzését jelenti. A hivatali szervezetek számos ok miatt egyre inkább érdekeltek abban, hogy teljesítményükről kézzelfogható, értékelhető információkkal rendelkezzenek. Ezen okok lehetnek, hogy: a működés professzionalizálódása, hatékonyságuk, eredményességük növelése érdekében a hivatalok egyre nagyobb fontosságot tulajdonítanak a 3

4 tervszerűbb, tudatosabb működésnek, az információkra támaszkodó stratégiai menedzsmentnek és a public relations-nek; versengő finanszírozási környezetben a támogatók mindenekelőtt a kormányzat egyre gyakrabban kérnek a támogatások feltételeként, illetve azok ellenőrzéséhez a szervezeti teljesítményről információt; a szervezetek hírnevének erősítéséhez, értékeinek terjesztéséhez jól kommunikálható teljesítmény-információkra van szükség; valamint az eredmény-mutatókkal jobban ösztönözhetők a munkavállalók és világosabbá tehetők a célok. Következésképpen egyre fontosabb szerepük lesz a teljesítménymérés és -értékelés információinak. Nem véletlen tehát, hogy ez a kérdés széles körben foglalkoztatja az elmélet és a gyakorlat képviselőit. A hivatali szervezetek teljesítményértékelésével kapcsolatos fő kategóriák mutatói igen különböző mértékben objektiválhatók és általánosíthatók, ezért különböző mértékben állnak rendelkezésre. Megfigyelhető, hogy mind a szervezeti, mind a program, mind a szektorszintű információs források mutatóinak többsége az inputokra, a tevékenységekre és az outputokra, illetve ezek valamilyen kombinációira, például a hatékonyságra vonatkozik. Ezek ugyanis nagyrészt egyértelmű, egyszerű, mérhető, összehasonlítható mutatókkal kifejezhetők és a hivatali szervezetek széles körében alkalmazhatók. A hivatali szervezetek tekintetében a másik nagy kategória, az eredményesség mérésénél és értékelésénél már koránt sem ennyire egyszerű a kérdés, mikor is eredményes egy hivatali szervezet? Az eredményességi mutatók meghatározása, a teljesítményértékelés tekintetében rendkívül változatos és vitatott kérdés, jóval bonyolultabb, mint a vállalatok- a profitorientált szerveztek- esetében. 4

5 Közismert, hogy a profitorientált szervezetekben a pénzben mérhető profittal fejezik ki működésük eredményét, még akkor is, ha más mutatók mint például a részvényárfolyam vagy a piaci részesedés ugyancsak fontosak. A hivatali szervezet tekintetében azonban a profit nyilvánvalóan nem megfelelő mutatója az eredményességnek, hiszen a működés alapvető oka és célja nem a pénzügyi haszon, még akkor sem, ha egyre jobban pénzügyi keretek közé szorítják a hivatali szervezeteket és költségtakarékosságra ösztönzik. Az eredményességet sokkal inkább az ügyfelek elégedettsége elégedettségének megteremtése és/vagy magatartásának, helyzetének megváltoztatása jelenti. Az ilyen irányú teljesítmény mérése és értékelése tehát nem szorítható egzakt, általánosan elfogadott mérőszámok közé. A teljesítménymérést és értékelést nehezíti az is, hogy a hivatali szervezet által nyújtott teljesítmény, illetve az ellátott közfeladatok megítélése jelenleg módszertanilag kevéssé alátámasztott, nincs országosan elfogadott mérési módszer. A fentiek alapján tehát az a cél, hogy a vizsgált hivatali szervezetre, azaz Szikszó Város Polgármesteri Hivatalára (továbbiakban: Hivatal), annak egyedi jellemzőit is figyelembe véve, azaz az ellátott hatósági jogkörökre és ellátott közszolgáltatásokra, valamint a helyi lakosság és közösségek által támasztott követelményekre figyelemmel egy objektív és összevethető mérés megvalósítására törekedjünk. A hivatali szervezet teljesítménymérésének és értékelésének jó alapot adhat a hivatali szervezet feladatainak feltérképezése és számbavétele, az ügyfél elégedettség mérésének eredményei, illetve a köztisztviselők jogállásáról szóló évi XXIII. törvényben (továbbiakban: Ktv.) meghatározott teljesítményértékelés. A hivatali szervezet feladatait a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.), a Hivatal Alapító Okirata, valamint a szakágazati jogszabályok határozzák meg. 5

6 A Hivatal létrehozásának és alapvető feladatainak meghatározásáról az Ötv 38. -a az alábbiak szerint rendelkezik: a képviselő-testület egységes hivatalt hozhat létre - polgármesteri hivatal elnevezéssel - az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. A fenti jogszabályi rendelkezés alapján a polgármesteri hivatal feladatait tehát külön kell választani az államigazgatási feladatokra valamint az önkormányzat működésével kapcsolatos teendőkre. A teljesítményértékelés szempontjából az államigazgatási feladatok széles körét a szakágazati jogszabályok határozzák meg, melyek egyértelműen meghatározzák a Hivatal feladatkörét és a követendő eljárási rendet. Az államigazgatási feladatok tekintetében a teljesítmény mérése és értékelése szempontjából mivel mozgástere a döntéshozatal során igen csekély a Hivatalnak - a legelfogadottabb mérési szempont a jogszabályi előírások betartása, ezen belül is a határidők betartása, valamint a hozott döntések megalapozottsága, vagy másként fogalmazva, hogy a meghozott döntéssel szemben jogorvoslati eljárást indítottak-e, és ha igen akkor annak mi az eredménye. Ennek megfelelően a teljesítményértékelés kiterjedhet arra, hogy milyen gyorsan született meg az államigazgatási ügyben a döntés, azaz az ügyirat forgási sebessége mérhető, vagy ezzel összefüggésben mérhető az egy ügyiratra fordított munkaóra is. Az önkormányzat működésével kapcsolatban már szélesebb körben vizsgálható a Hivatal teljesítménye, mivel ezen feladat is szélesebb mozgásteret és egyben szélesebb feladatokat is jelent a Hivatal részére. Az önkormányzat működéséhez kapcsolódó hivatali feladatok között kell nevesíteni a Képviselőtestület döntéseinek előkészítését a döntések végrehajtását, a közszolgáltatási feladatok megszervezését és nem utolsó sorban az önkormányzat gazdálkodásával összefüggő feladatokat. 6

7 A szélesebb körű feladat tehát szélesebb körű teljesítménymérését és értékelést is jelent egyben. A Hivatal teljesítménye ezen összefüggésben mérhető a rekació-idő alapján, azaz milyen gyorsan készíti elő és hajtja végre a Képviselőtestület döntéseit, milyen hatékonysággal szervezi meg a közfeladatokat és azt a lakosság hogyan értékeli. A Hivatal teljesítményének értékelése a legközvetettebb módon az ügyfélelégedettség mérésével valósítható meg. Az elmúlt években nem volt ügyfél-elégedettség mérés a Hivatalban, így ezen adatokra nem alapozhatunk. Azonban javasoljuk, hogy a gyors reakciómérés érdekében tematikusan egy-egy önkormányzati feladatra összpontosítva végezzenek ügyfél-elégedettségi méréseket. Ez lehet szervezett, reprezentatív mérés, melyet azonos tartalmú előre összeállított kérdéssor alapján lehet mérni, és értékelni, vagy folyamatos a reprezentativitás igénye nélkül az önkormányzat honlapján kialakított módon egy-egy aktuális feladatra, vagy folyamatra fókuszálva, mintegy közvélemény kutatás formájában. A hivatali szervezet teljesítményének mérését és értékelését megalapozza a Ktv-ben meghatározott köztisztviselői teljesítményértékelés is, de azt nem válthatja ki, mivel alapvető eltérések vannak a két teljesítményértékelés között, melyeket az alábbiakban foglaljuk össze: A köztisztviselők teljesítményértékelését, annak időbeliségét és jogkövetkezményeit a Ktv. jól körülhatárolja, míg a hivatali szervezet teljesítményértékelését jogszabály nem írja elő kötelező jelleggel, és nincs kialakult módszertana sem, ahogyan ezt korábban is jeleztük. A köztisztviselők teljesítményértékelése egyénenként történik, azaz az adott köztisztviselő feladatkörére és kompetenciáira épít, míg a hivatali szervezet esetében a hivatal egészének teljesítményét értékeljük, azaz a köztisztviselők és a nem Ktv. hatálya alá tartozó munkavállalók teljesítménye is górcső alá kerül. 7

8 A köztisztviselői teljesítményértékelésnek a jogkövetkezménye a köztisztviselő bérének eltérítési lehetősége, melynek mértékét a Ktv. pontosan meghatározza, míg a hivatali teljesítményértékelésnek nincs ilyen közvetlen jogkövetkezménye. Hasonlóság, hogy mindkét formában megvalósuló teljesítményértékelés célja, hogy hatékonyabb munkavégzésre ösztönözzük a munkavállalókat, valamint számot tudjunk adni a hivatal munkájáról, és az információt szolgáltasson a vezetők felé a végzett munka hatékonyságáról és eredményességéről. A teljesítményértékelésekből kapott információk alapján a vezetők visszacsatolást kaphatnak, és kijelölhetik azon irányvonalakat melyeken változtatni szükséges, akár a köztisztviselők egyedi képességeinek, kompetenciáinak fejlesztésével, képzésük biztosításával, akár a hivatal feladatainak, céljainak átalakításáról módosításáról is van szó. A teljesítménycélokat minden évben a jogszabályi előírásnak megfelelően a Képviselőtestület hagyja jóvá. A Hivatalban a jelenlegi teljesítményértékelés alapját képező teljesítménycélok az elmúlt években jelentősen nem változtak azonos formában és szinte azonos tartalommal kerültek elfogadásra, melyek fő céljait az alábbiakban foglaljuk össze: A helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvényben meghatározott feladatok színvonalas ellátása. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvényben szabályozott előírások betartása. Az államigazgatási, önkormányzati ügyek szakszerű döntésre való előkészítése, végrehajtása. A törvényességen, szabályszerűségen alapuló hatékony önkormányzati gazdálkodás megvalósítása a vonatkozó jogszabályi előírások maradéktalan betartása mellett. Szikszó Város Képviselő-testülete Szervezeti és Működési Szabályzatának, munkatervének, a Polgármesteri Hivatal Ügyrendjének betartása. 8

9 Az általános célok mellett évente egyedi célok is meghatározásra kerültek az éves aktuális feladatok tükrében, melyek gyakorlatát érdemes a továbbiakban is fenntartani. Fontos azonban kiemelnünk, hogy évről évre felül kell vizsgálni a teljesítménycélokat, mert felülvizsgálat nélkül elvesztik a célok a rendeltetésüket, ezért javasoljuk, hogy a lent részletezett szervezeti teljesítményértékelési mutatószámok kidolgozására és bevezetésére figyelemmel kerüljenek az egyéni teljesítménycélok is felülvizsgálatra. A jelenleg alkalmazott egyéni teljesítménycélok szinte teljes mértékben megjelennek a lent részletezett szervezeti teljesítményértékelésére tett javaslataink között, így könnyen összhangot lehet teremteni a két teljesítményértékelési forma között. A hivatal vezetőivel készült interjúkból és az egyéni teljesítményértékelési célok jelenlegi rendszeréből megállapítható, hogy eddig is tett lépéseket az Önkormányzat az elvégzett munka értékelésére, a teljesítmények mérésére. Ezen teljesítményértékeléshez azonban sem pozitív sem negatív jogkövetkezmények nem kapcsolódtak, a Képviselőtestület nem határozott meg erre külön személyi előirányzatot a Hivatal költségvetésében így a hivatal vezetője nem élt a köztisztviselő illetményének eltérítésével. IV. A hivatali szervezet teljesítményértékelési mutatószám rendszerére vonatkozó javaslat A szervezet teljesítményének mérésének és értékelésének célja, hogy felhívja a vezetők figyelmét a rendszerben keletkező problémákra, azokra gyorsan és adekvát módon tudjanak reagálni, megfelelő visszacsatolást kapjanak a szervezet működéséről, alapját képezzék az ösztönzési rendszer kialakításának. 9

10 A fentiek figyelembevételével a Hivatal széles körű feladatait számba vettük és csoportosítottuk, mely alapján az egész hivatali szervezetre, vagy több szervezeti egységre egyszerre vonatkozó célokat reprezentáló teljesítménymutatókat összevont mutatókat határoztunk meg. A mutatószám-rendszer kidolgozását a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott feladatok csoportosítása, a vezetői-interjúk és a köztisztviselői teljesítménycélok áttekintése alapján végeztük el. Az összevont-mutatószámok célja, hogy visszamérjék és kommunikálhatóvá tegyék a Hivatal és az Önkormányzat által ellátott közszolgáltatások alapvető értékeit. Az összevont mutatószámok a tervezésben és beszámolásban való használatával megvalósítható a hatékony, stratégiai szintű tervezés és beszámolás. Az összevont-mutatók kidolgozásánál a polgármesteri hivatalok alapvető feladataiból indultunk ki, melyet a Ötv a úgy fogalmaz meg, hogy: a képviselő-testület egységes hivatalt hozhat létre - polgármesteri hivatal elnevezéssel - az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. Ennek megfelelően négy alapfeladatot határoztunk meg, melyek a következők: Képviselőtestület munkájának támogatása Hatósági feladatok ellátása Önkormányzat gazdálkodása Közszolgáltatások/ kerület lakosságának kiszolgálása Az összevont-mutatók minden (vagy legalábbis több) szervezeti egységre alkalmazhatóak, így az értékek aggregálásával a Hivatal szintjén is előállíthatóak. 10

11 Ezzel lehetőség kínálkozik a Hivatal működésének általános értékelésére is. Ezeket a mutatókat minden érintett szervezeti egység esetében szükséges kalkulálni, lehetőséget biztosítva ezzel a szervezeti egységek közötti összehasonlításra is. A jelenlegi köztisztviselői teljesítménycélok közül visszaköszön az összevont mutatók tekintetében is a hatósági eljárások szabályszerű gyors lefolytatása, a testület munkájának támogatása, a szabályszerű és hatékony gazdálkodás követelményei is. A fentiek alapján a 4 területre egyenként 4-4 teljesítménymutatót rendeltünk, így összesen 16 teljesítménymutató bevezetésére teszünk javaslatot. Az önkormányzati feladatokhoz kapcsolódó és ezekhez generált mutatószámokon túl további egyedi mutatószámokat is kidolgoztunk, melyek az elvárt eredményekként kerültek meghatározásra a projekt kezdetén. A javaslatok magukban foglalják a feladatok csoportosítását, illetve az ezek objektív mérhetőségét biztosító lehetséges mutatók felsorolását részletesen kidolgozva a mutatószám generálását is. Mind az összevont-mutatóknál, mind az egyedi mutatóknál leírtuk a mutatószámok képzési módszerét és felhasználandó adatok forrását, a mutató tartamát, mérési gyakoriságát. A mutatószám javaslatok előtt egy minta-mutató található, mely tartalmazza a mutatószám generálás során szükséges fogalmi meghatározásokat. A javasolt mutatószámok nem kőbe vésettek, kiindulási pontoknak szántuk, melyek jelentős része azonnal bevezethető, számításukhoz szükséges adatforrások rendelkezésre állnak, vagy az alapadatokból kigenerálhatók. Azon mutatószámok, melyekhez külön nyilvántartásokat kell készíteni, javasoljuk fokozatosan bevezetni, figyelembe véve a vezetők leterheltségét. 11

12 Szakmai anyagunkban nem minden feladatkörhöz készítettünk mutatószámot, ezek száma bővíthető. Természetesen a mutatószámok nem örök érvényűek, ezért a Hivatal feladatainak változásával a mutatókat folyamatosan felül kell vizsgálni, hogy megfelelő adekvát információt szolgáltassanak a döntéshozók felé. Minta-mutató és tartalmi elemeivel szemben támasztott követelmények mutató A mutatónak beszédesnek kell lennie, így a pontos tartalmára kell utalnia. A különböző szervezeti egységekben alkalmazott azonos tartalmú mutatók azonos elnevezést kapnak Mutató mértékegysége azon érték meghatározása melyet elvárunk a szervezettől az adott értékelési időszakban A mutató meghatározása számszerű, de kiegészíthető szöveges elvárásokkal is Ahhoz, hogy az érintettek köre egységesen értelmezze a mutatót, szükséges részletesen meghatározni annak pontos tartalmát. A számítási mód tartalmazza a számítási képletet, a számításhoz szükséges input adatok definícióját. Azon input adatok, illetve forrásrendszerek, beszámolók, szereplők meghatározása, amelyek alapján a mutató kalkulálható A definícióval és a számítási móddal összhangban, a számérték értelmezhetősége érdekében a mutató alapegysége kerül meghatározásra. Jellemző értéke százalék (%), darab (db), vagy Forint (Ft) A mutató kalkulációjának, jelentésének, illetve a tervértékteljesülés vizsgálatának. Jellemző értéke negyedéves, féléves, éves A mérés gyakorisági idejének letelte után a mutató teljesített értékének meghatározása számszerűen vagy/és szövegesen 12

13 IV.1 Összevont mutatók Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése Képviselőtestület munkájának támogatása rendeletalkotási/ határozathozatali kötelezettségnek való megfelelés elvárt mutató Mutató mértékegysége a képviselőtestület és bizottságai elé kerülő rendeletek és határozatok számának meghatározása a rendeletek és határozatok számának összege rendeletek- határozatok nyilvántartása db éves 13

14 Képviselőtestület munkájának támogatása újratárgyalt előterjesztések aránya elvárt mutató a képviselőtestület és bizottságai elé kerülő előterjesztések közül azok meghatározása, melyeket ismét a döntéshozó elé kerül, mert módosítása azért szükséges, mert nem végrehajtható, vagy jogszabályi előírásoknak nem megfelelő döntés született újratárgyalt előterjesztések száma/ összes előterjesztés számával *100 rendeletek- határozatok nyilvántartása Mutató mértékegysége % éves 14

15 Képviselőtestület munkájának támogatása előterjesztések benyújtásától a döntéshozatalig terjedő átlagos idő Mutató mértékegysége az előterjesztés elkészítése és elfogadása közt eltelt idő meghatározása, a döntési folyamat gyorsaságának meghatározása az adott időszakban elkészített előterjesztések aláírásának dátuma és a döntéshozatal napja között eltelt napok száma összesen / összes előterjesztés számával rendeletek- határozatok nyilvántartása nap/előterjesztés éves 15

16 Képviselőtestület munkájának támogatása képviselőtestület működésének költségei A képviselőtestület és bizottságainak működésével összefüggő személyi és dologi kiadások meghatározása a képviselőtestület működésével összefüggő teljesített kiadások / költségvetés működési kiadási főösszege *100 zárszámadási rendelet; éves beszámoló Mutató mértékegysége % éves 16

17 Hatósági feladatok ellátása jogorvoslati eljárás során jogerősen megváltoztatott döntések aránya az összes döntés közül hány döntést kellett megváltoztatni jogorvoslati eljárás eredményeképpen jogorvoslati eljárás során jogerősen megváltoztatott döntések száma / összes döntés * 100 hatósági statisztika Mutató mértékegysége % éves 17

18 Hatósági feladatok ellátása Jogszabályi határidő előtt X nappal lezárt ügyek aránya A jogszabályi határidő előtt X nappal lezárt ügyek aránya az összes lezárt ügyhöz viszonyítva A jogszabályi határidő előtt X nappal lezárt ügyek száma / összes lezárt ügy *100 ügyirat statisztika, hatósági statisztika, iktató Mutató mértékegysége % éves 18

19 Hatósági feladatok ellátása az eljárások átlagos ideje Mutató mértékegysége hatósági ügyintézési idő, azaz egy hatósági eljárásra fordított idő meghatározása hatósági határozatokban meghatározott ügyintézésre fordított napok száma összesen / ügyiratok száma ügyirat statisztika; hatósági statisztika; iktató nap/ügyirat éves 19

20 Hatósági feladatok ellátása behajtott hátralékok, bírságok aránya a hátralék teljes összegéhez képest az összes behajtandó hátralék közül mennyit sikerül az adott időszakban ténylegesen beszedni. az adott időszakban behajtott hátralék összege (Ft) / összes nyilvántartott hátralék összege (Ft) * 100 Szervezeti egységek statisztikái; éves beszámoló Mutató mértékegysége % éves 20

21 Önkormányzat gazdálkodása Önkormányzat vagyonának alakulása az önkormányzat vagyonában bekövetkezett változás, tőkeerősségének meghatározása a saját tőke összege / mérlegfőösszeg*100 zárszámadási rendelet; éves beszámoló Mutató mértékegysége % éves 21

22 Önkormányzat gazdálkodása pályázati források aránya a bevételekhez viszonyítva az önkormányzat forrásösszetételében a pályázati források arányának megállapítása a teljes bevétel arányában az adott időszakban pályázati támogatásból származó tényleges bevételek / bevételi főösszeg *100 zárszámadási rendelet; éves beszámoló Mutató mértékegysége % éves 22

23 Önkormányzat gazdálkodása hitelállomány aránya az éves költségvetési főösszeghez viszonyítva Az önkormányzat hosszú távú kötelezettségvállalását, eladósodottságát mutatja a költségvetés bevételei arányában Adott időszakban hiteltörlesztésre (tőke, kamat, kezelési költség, árfolyamveszteség) fordított összeg/ költségvetés bevételi főösszege*100 zárszámadási rendelet; éves beszámoló Mutató mértékegysége % éves 23

24 Önkormányzat gazdálkodása tervezés megalapozottsága a képviselő-testület által jóváhagyott költségvetés eredeti és tényleges teljesítése közötti eltérés százalékos aránya tényleges bevétel vagy kiadás /eredeti előirányzat*100 zárszámadási rendelet; éves beszámoló Mutató mértékegysége % éves 24

25 Közszolgáltatások/ kerület lakosságának kiszolgálása kötelező feladatoknak való megfelelés az önkormányzat számára jogszabályokban meghatározott feladatok számának viszonyítása az SzMSz-ben foglalt feladatellátások számához Önkormányzat által ellátott kötelező feladatok száma/ jogszabályok által önkormányzat számára kötelezően meghatározott feladatok száma*100 SzMSz; jogszabályi előírások Mutató mértékegysége % éves 25

26 Közszolgáltatások/ kerület lakosságának kiszolgálása ügyfél elégedettség mutatószáma kérdőíves felmérés alapján, vagy az önkormányzat honlapján megjelenő felmérés alapján megállapításra kerül, hogy az ügyfelek mekkora aránya elégedett az adott szervezeti egység tevékenységével (egy kiválasztott szempontból) elégedett ügyfelek száma / összes megkérdezett/nyilatkozott ügyfél * 100 kitöltött kérdőívek/ szerver adatok Mutató mértékegysége % időszaki 26

27 Közszolgáltatások/ kerület lakosságának kiszolgálása átlagos intézményi kihasználtság az önkormányzat által működtetett költségvetési szervek kihasználtságának meghatározása szociális gyermekjóléti intézményekben: éves statisztikai átlagos ellátotti létszám / intézmény alapító okiratában megállapított ellátotti létszám*100 nevelési oktatási intézményekben: október 1-i statisztikai létszám / intézmény alapító okiratában meghatározott maximális gyerek/tanuló létszám*100 intézményi statisztikák Mutató mértékegysége % éves 27

28 Közszolgáltatások/ kerület lakosságának kiszolgálása egy lakosra jutó önkormányzati kiadás Mutató mértékegysége egy lakosra fordított kiadások meghatározása költségvetés kiadási főösszege/ kerület lakosságszáma zárszámadási rendelet; KSH adatbázis Ft/lakos éves 28

29 IV.2 Egyedi mutatók Szikszó Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése mutató REAKCIÓ-IDŐ Mutató mértékegysége Adott időszakban a beérkezett ügyirat és annak elintézése közt eltelt idő mérésére szolgál egyes ügytípusok szerinti csoportosításban nézve Adott időszakban az ügyirat beérkezése és elintézése közt eltelt idő napokban meghatározva/ ügyiratok száma ügyirat statisztika, iktatóprogram, előadói ív nap/ügyirat félévente vagy évente 29

30 mutató BEÉRKEZETT ÉS MEGOLDOTT ÜGYEK SZÁMA Az adott időszakban beérkezett és érdemben elintézett ügyek számának aránya az adott időszak teljes ügyiratszámához viszonyítva az érdemben lezárt ügyiratok száma/ összes ügyirat számával *100 ügyirat statisztika, iktatóprogram, előadói ív Mutató mértékegysége %, félévente vagy évente 30

31 mutató EGY ÜGYRE FORDÍTOTT MUNKAÓRA Mutató mértékegysége az adott időszakban az azonos típusú ügyekre fordított átlagos munkaóra meghatározása adott időszakban az azonos ügytípusra fordított munkaórák száma /az adott időszak azonos típusú ügyek számával iktatóprogram, munkanapló, külön dokumentált saját nyilvántartás munkaóra/ügyirat félévente, évente 31

32 mutató IRATOK BELSŐ FORGÁSÁNAK SZÁMA Mutató mértékegysége Az adott időszakban az azonos típusú ügyekben egy ügyiratra vetített közbenső - érdemi döntést nem tartalmazó - ügyiratok számának meghatározása. adott időszakban keletkezett azonos ügytípushoz tartozó közbenső, érdemi döntést nem tartalmazó ügyiratok száma / adott időszakban keletkezett azonos ügytípusú ügyiratok száma iktató, munkanapló, külön nyilvántartás db/ügyirat féléves, éves 32

33 mutató IRATOK BELSŐ FORGÁSÁNAK IDEJE Mutató mértékegysége Az adott időszakban beérkezett ügyirat és az ügyiratban megfogalmazott kérésre vagy feladatra tett első érdemi intézkedés közt eltelt idő mérésére szolgál egyes ügytípusok szerinti csoportosításban nézve ügyirat beérkezése és első érdemi elintézés közt eltelt idő napokban meghatározva/ ügyiratok száma ügyirat statisztika, iktatóprogram, előadói ív nap/ügyirat félévente, évente 33

34 V. Javaslatok a teljesítmény-mutatók bevezetéséhez Javasoljuk a teljesítménymutatók rendszerének bevezetését a Polgármesteri Hivatalban a jövő évtől kezdődően fokozatosan. Javasoljuk a teljesítménymutatók alapján a köztisztviselői teljesítménycélok kiegészítését azzal, hogy: A teljesítménymutatók előállításához szükséges dokumentumok, nyilvántartások napra kész vezetése, a teljesítmény-mutatók alakulásának folyamatos figyelemmel kísérése. Javasoljuk, hogy a köztisztviselői teljesítménycélok között az általános célok meghatározásán túl, legyenek az adott évre vonatkozó speciális célok is meghatározva, ösztönözve ezzel a köztisztviselők folyamatos fejlődését és megújulását. Javasoljuk az első évet követően egy általános értékelés elkészítését a teljesítménymutatók alkalmazásának bevezetéséről és gyakorlatáról. Javasoljuk a Hivatal feladat-változásaihoz igazodó folyamatos nyomon követést és szükség szerinti módosítást, kiegészítést. 34