Készletnyilvántartás és -gazdálkodás

Átírás

1 1/29 Készletnyilvántartás és -gazdálkodás A felhasználói rendszer általános leírása Egy teljesen gépesített ügyviteli rendszer része. Megfelel a Számviteli törvény előírásainak. A készletek értékelése beszerzési áron történik választható módon elszámoló áron, átlagáron, vagy FIFO eljárással. Az átlagár és a FIFO módszer alkalmazásának előnye, hogy az árkülönbözeti számlákon év végén minimális összeg jelenik meg, ami az esetleges átminősítésekből, átértékelésekből származik. A FIFO alkalmazásakor a bevételek tényleges beszerzési áron kerülnek rögzítésre, a kiadások pedig a kifogyási sorrendnek megfelelően beszerzési áron. A forgalmi tételek rögzítésekor a tételeket szigorúan ellenőrzi a rendszer: 1. Amennyiben úgy állítjuk be, negatív készletet nem fogad el. Kiadás könyvelésénél nem enged többet kiadni, mint amennyi készleten van. Bevételt nem enged törölni, ha ezzel negatívvá válna a készlet. 2. Készletcsoportonként állíthatjuk be, hogy lehet-e negatív a készlet, illetve raktáranként lehet-e negatív a készlet, vagy sem. 3. Ha az utolsó beszerzési ártól a beszerzési ár 50%-nál többel tér el, akkor figyelmeztet. A program automatikusan kontíroz, automatikus főkönyvi feladást készít. Ennek előfeltétele, hogy a mozgásnemeknél a kontírozás jól legyen beállítva, illetve a készletcsoportok főkönyvi számlaszáma legyen kitöltve. A tévesen rögzített bizonylatok javíthatóak, amíg a kérdéses bizonylat nem került főkönyvi feladásra. Azután csak helyesbítő bizonylat kiállításával szabad javítani. Főkönyvi feladást nemcsak havonta, hanem akár naponta is készíthetünk, de a feladás mindenkor havi bontásban kerül a főkönyvre. A feladásról nyomtatás is készülhet. Készletgazdálkodást segítő funkciók: 1. minimális készlet figyelése 2. megrendelendő anyagok listája 3. elfekvő készletek listája A készletek mozgását raktár centrikussá kell tenni, bevételezés csak raktárra, kiadás csak raktárról történhet egységes bevételi és kiadási bizonylatok alapján. A bizonylatokat a program is elő tudja állítani. A készletek nyilvántartása egységes kódszámrendszerre épül. A kódszámok hatjegyűek, a hatjegyű azonosító számon belül lehetőség van kódcsoportok kialakítására is (ami nem feltétlen jelent készletcsoportot is). Példa: az alkatrészek (215- ) kódszámtartománya 1-től 9999-ig tart. Ezen belül a csapágyak: ig, az ékszíjak ig, stb. A kódszám az egyértelmű azonosító, ezért a raktáros feltétlenül írja rá a bevételi és a kiadási bizonylatokra! A bevételi bizonylatra az ÁFA nélküli vételárat is. Készletmozgás kizárólag szabályosan kitöltött bizonylat alapján történhet! A bizonylatok kitöltésének módját, az utalványozásra jogosultak névsorát, a bizonylatok mozgását a cég SZÁMLARENDjében rögzíteni kell. A készlet-program tartalmaz egy dolgozói nyilvántartó rendszert. Ennek lényege, hogy a készleten lévő eszközök, fogyóeszközök kiadáskor költségként leírásra kerülnek, de nyilvántarthatóak egy-egy dolgozó nevén vagy egy munkahelyen. (opcionális)

2 2/29 A készlet menürendszere A főmenüben az alábbi menüpontok találhatóak: Adatrögzítés: Itt kezdeményezhetjük a leggyakrabban használt adatrögzítéssel kapcsolatos funkciókat. Feladás:Készlet feladása a főkönyvre. Kartonok: A kartonok forgalmának részletes listáját tekinthetjük itt meg. Listák: Itt kérhetőek le különböző feltételek alapján rendezett listák, kimutatások Jövedéki: jövedéki listák (csak a jövedéki készletben) Leltározás: A leltározást megkönnyítő funkciók kerültek ide. Termékdíj: A környezetvédelmi termékdíjjal kapcsolatos beállítások, kimutatások. Beállítások: A program működését befolyásoló paraméterek beállítását végezhetjük el. Speciális: külön megrendelhető programfunkciók, melyeket az alapprogram nem tartalmaz. A rendszer üzembe helyezéskor a következő műveleteket végezzük el: 1. Paraméterek beállítása 2. Készletcsoportok kialakítása 3. Mozgásnemek definiálása 4. Raktárak definiálása 5. Cikkek adatainak felvitele 6. Ügyfelek adatainak felvétele 7. Nyitó készlet rögzítése 8. Bizonylatok rögzítése, számlázás 9. Különféle listák 10. Főkönyvi feladás, zárás

3 3/29 Bizonylatok rögzítése A rögzítést a mozgásnem kiválasztásával kell kezdeni. A képernyőn két téglalap jelenik meg. A bal oldali a bevétel, a jobb oldali a kiadás mozgásnemeket tartalmazza. A [Tab] lenyomásával válthatunk egyikből a másikba. Az egyes mozgásnemek megnevezése előtt megjelenik a mozgásnem jele is. A mozgásnem után megjelenő * azt jelenti, hogy az a mozgásnem számlázható (Számla-kapcsolat). A téglalapban a [ ][ ] nyilakkal mozoghatunk, vagy a mozgásnem jel betűjelének lenyomásával egyből a kívánt mozgásnemre állhatunk. Ha megvan a megfelelő mozgásnem, akkor az [Enter] lenyomásával (illetve dupla kattintással) indíthatjuk a bizonylat karbantartását. Amennyiben a bizonylat feladás előtti, akkor már nem módosíthatjuk, különben szabadon átírható. Csak abban az esetben törölhetjük, ha nincs feladott időszakban és nem volt még kinyomtatva. Amikor NYITÓ bizonylatokat rögzítünk, akkor keltezésnek csak előző évekbeli dátum írható, azonkívül a nyitó készlet felvitele, módosítása vagy törlése csak akkor engedélyezett, ha nincs semmi feladva. Bizonylat rögzítése: A navigátor- gombok segítségével kezdeményezhetjük egy új bizonylat felvételét, vagy egy meglévő bizonylat módosítását/ törlését. Amennyiben új bizonylat felvételét, vagy egy meglévő módosítását választottuk, először a bizonylat számát írhatjuk be (Kivéve, ha a mozgásnemeknél a sorszámozás "Automata"). Azonban erre ritkán van szükség mivel a program felajánlja a következő sorszámot (Kivétel ez alól az "Automata" - ahol a rögzítés pillanatában dől el a sorszám - és "Nem ad sorszámot" sorszámozás) Abban az esetben ha olyan bizonylatszámot adunk meg, ami már létezik, akkor jelzi azt a program. Ezt követően módosítjuk a bizonylat keltét, amennyiben nem megfelelő a program által ajánlott. Beírhatjuk továbbá az ügyfél kódját vagy nevét (amennyiben a mozgásnemnél Ügyfélkapcsolat van megadva), Tevékenységet (mozgásnemnél megadott tevékenységkapcsolat esetén), valamint az érintett raktár kódját. Itt adhatjuk meg a bizonylaton szereplő tételek pénznemét, valamint árfolyamát (Forintos bizonylat esetén kitöltése nem szükséges, mivel a program kitölti azt). Felvihetünk egy szállítási címet, amennyiben az eltér az ügyfélnél definiált címtől. Bizonylatonként lehetőségünk van rövid megjegyzések rögzítésére is. Ezután jön a bizonylat sorainak rögzítése. Először az anyagkód megadása. Ha nem tudjuk pontosan a kódot, akkor a segítő billentyű lenyomásával segítséget kapunk, vagy írjuk be a megnevezés kezdetét és nyomjunk Enter-t, erre megjelenik a cikktörzs név szerint és választhatunk belőle. Ugyanezt a segítséget kapjuk akkor is, ha rossz kódot ütöttünk be. A cikk kiválasztását követően egy kis ablakban megmutatja a program a raktárakban előforduló mennyiségeket. Az aktuális sorban megjelennek a cikk jellemzői (megnevezés, típus, mennyiségi egység), és beírhatjuk a mennyiséget. Negatív előjelű mennyiség is megadható, ekkor kiadás helyett bevételről, bevétel helyett kiadásról van szó. Ezután a nyilvántartási ár mező következik. Ide csak akkor írhatunk értéket, ha bevételt rögzítünk. Ha a megadott ár az utolsó beszerzési ártól több mint 50%-kal eltér, akkor figyelmeztető jelzést kapunk. Ezt követően beírhatjuk az eladási árat, valamint a tételre vonatkozó engedményt százalékban megadva. Amikor készen van a bizonylat összes tétele, akkor menthetünk. A program a bizonylat rögzítésekor ellenőrzi a beírt mennyiségeket, hogy kiszűrje a negatív

4 4/29 készletet (amennyiben erre szükség van). A lerögzített bizonylatokról bármikor nyomtathatunk papíralapú bizonylatokat. A nyomtatás kiválasztását követően a program felkínálja - a mozgásnem típusától függően - a nyomtatható bizonylattípusokat. A választást követően először képernyőn jelenik meg a nyomtatási képe a bizonylatoknak, majd ha itt is kiválasztjuk a nyomtatást, csak akkor készül tényleges nyomtatott változat az adott bizonylatról. Számlázás A készlet alrendszerben a számlázás lényege: a raktári kiadással egyidejűleg a számla is elkészül, amely automatikusan bekerül a pénzügyi- és folyószámla alrendszerbe. (nem kell a számlát még egyszer lekönyvelni) A számlázásba belépni az Adatrögzítés -> Bizonylatok rögzítése menüből lehet, amikor olyan mozgásnemet választunk, amely számlázható (ezt egy csillag jelzi). Ekkor az előzőekben ismertetett bizonylatrögzítő képernyő helyett a számlarögzítő program indul el. A számla rögzítés elindulásának feltételei: egy gépen vagy helyi hálózatban működjön a Készlet program, a Pénzügyi- és folyószámla program és a Számlázó modul legyen számlázható mozgásnem a készletben (Számla-kapcsolat) legyen a pénzügyi alrendszerben ugyanolyan betűjelzésű számlatípus, mint amilyen mozgásnemet a készletből számlázni akarunk, a kérdéses számlatípusnál az engedély legyen "Azonnali készletszámla". A számlázó modul különlegessége, hogy egy képernyőn lehet új számlát rögzíteni, a legutolsó számlát módosítani, lapozgatni a gépben levő számlák között, nyomtatni. Negatív érték is beírható a mennyiséghez. Kiadásnál a negatív mennyiség bevételnek számít, és fordítva. A pénzügyi és a készlet program ugyanazt az ügyfél-adatbázist használja. Tehát ha felveszünk egy új ügyfelet a készletben, azzal egyben új folyószámlát is nyitunk a pénzügyi rendszerben. Az alapértelmezett eladási árakat a cikkek "Törzsadat-felvétel"-énél adhatjuk meg, de a számla tételeinek rögzítésekor ez felülbírálható! Az eladási ár nem ugyanaz, mint a nyilvántartási ár (beszerzési ár), ettől egészen eltérő is lehet. A számla nem módosítható akkor, hogyha a pénzügyi rendszerben már fel lett adva, történt rá kiegyenlítés, vagy ha a készlet lett feladva. Új számlát rögzíteni nem enged a program egy feladott időszakra, de az utolsó leltár elé sem. A számla tételeinek rögzítése táblázatos formában történik. Ha nem tudjuk pontosan a kódot, akkor a segítőbillentyű lenyomásával segítséget kapunk, vagy írjuk be a megnevezés kezdetét és nyomjunk Enter-t, erre megjelenik a cikktörzs megnevezés szerint, ahol látszik az aktuális készlet is, és választhatunk belőle. Ugyanezt a segítséget kapjuk akkor is, ha rossz kódot ütöttünk be. Több raktáros rendszernél a raktárkódot is ki kell tölteni. Engedmény beírására is van lehetőség százalékos formában. A mennyiség beírásakor a gép figyelmeztet, ha többet akarunk kiadni, mint amennyi készleten van, de a pontos ellenőrzést azután végzi, miután befejeztük a tételek rögzítését. Kijelzi, hogy mely

5 5/29 cikkekből lenne negatív a készlet, és itt lehetőségünk van visszalépni a tételek felvitelébe. Ha a fizetési mód készpénz, akkor a kelt az esedékesség és a teljesítés is ugyanaz, ezért "Készpénzfizetési számla" készül. Szállítólevelek számlázása Ez a funkció abban az esetben nyújthat nagy segítséget, ha korábban szállítólevélen kiadott termékekről szeretnénk számlát készíteni. Ezt a funkciót használva nincs szükségünk újra felvinni a szállítón már korábban berögzített adatokat, hanem egyszerűen azokat felhasználva készíthetjük el a kívánt számlát. Ez a funkció azért is hasznos, mivel a program megakadályozza, hogy a már kiszámlázott szállítókról újabb számla készülhessen. Ahhoz hogy ez a funkció működhessen két dolog beállítása szükséges. A Készlet modulban felhasználni kívánt szállítók mozgásneménél a Kapcsolatnál "Ügyfél" szerepeljen (Ügyfélkapcsolat) A Pénzügy (Számla) felhasználni kívánt számlatípusánál az engedély mezőben "Készlet modul szállítóról" szerepeljen A menüpont kiválasztását követően, először ki kell választanunk, hogy az elkészíteni kívánt számla, melyik számlatípusba kerüljön rögzítésre. Amennyiben csak egy ilyet talál a program akkor automatikusan kiválasztja azt, egyébként rákérdez, hogy melyikkel kívánunk dolgozni. A következő lépésben megjelenik a megszokott Számlázási képernyő, azzal a különbséggel, hogy a Pénznem és Árfolyam beviteli mezőket követően látható egy "Szállítólevelek kiválasztása" gomb. Új számla felvételét a hagyományos módon kezdeményezhetjük. A fejléc kitöltése a már ismertek szerint történik. Amennyiben a fejléc kitöltését elvégeztük, következik a sorok kitöltése. Először nyomjuk meg a "Szállítólevelek kiválasztása" nyomógombot. Ekkor megjelennek a megadott ügyfél számára korábban kiállított - és még ki nem számlázott szállítólevelek. Ezek közül választhatunk úgy, hogy a megjelenő táblázat Kijelölve mezőjére kattintunk, illetve az adott mezőn állva lenyomjuk a szóköz billentyűt. Ekkor az adott mezőben megjelenik egy "X", ami az adott szállítólevél kijelölését mutatja. Beállíthatjuk még, hogy a kiválasztott szállítók sorai milyen Árbevétel, illetve ÁFA főkönyvi számlával kerüljenek rögzítésre. Amennyiben készen vagyunk, a "Tovább" gombbal visszatérünk a számlarögzítés képernyőre, azzal a különbséggel, hogy a számla soraiban megtalálhatjuk a kiválasztott szállítók tételeit, valamint a Szállítólevelek mezőben láthatjuk a kiválasztott szállítólevelek sorszámát. Ha szükséges, vihetünk fel további, a készletet nem érintő tételeket. (a 'Kód' mezőbe nem írhatunk). Ha mindent rendben találtunk, rögzíthetjük a számlát. Cikkadatok felvétele Itt lehet megnyitni a kartonokat, melyekre a következő fontosabb adatok kerülhetnek: Csoport: A csoport kódja. Ez határozza meg, hogy a termék melyik cikkcsoportba tartozik.

6 6/29 Kódszám: A cikk egyedi 6 jegyű azonosítója VTSZ: A termék vámtarifa száma ÁFA-kulcs: A paramétereknél meghatározott ÁFA-kulcsokból választhatunk Megnevezés: A cikk megnevezése Típus, méret: A cikk pontos típusa, egyéb jellemzői M. egység: A termék mértékegysége (a nyilvántartási ár és az eladási ár is erre vonatkozik) Vonalkód: A cikk vonalkódja (EAN) Felelős tevékenység: A cikk előállító vagy felelős tevékenysége, ha van tev.elemző modul Nettó, Bruttó tömeg: A cikk nettó és bruttó tömege kilogrammban Űrtartalom: A cikk űrtartalma literben (folyadékoknál) Nyitó besz.ár: A termék első nyilvántartási ára Min. készlet: Az adott cikknél meghatározott minimális készletszint. A Listák -> Minimális készlet lista dolgozik ezzel az adattal. Termékdíj Csk-Kt kód: Ha az adott cikk csomagolószer, akkor kell kitölteni Termékdíj anyagfajta: Ha az adott cikk csomagolószer, ide kerül az anyagfajta kódja Termékdíj fiz.köt.: Ha a cikk termékdíját cégünknek kell megfizetni, akkor jelöljük be! Palack: A termékhez tartozó betétdíjas palack kódját adhatjuk itt meg Rekesz: A termékhez tartozó rekesz kódja Raklap: A termékhez tartozó raklap kódja (automatikus göngyölegszámításhoz) Csomag: Hány darab termék van egy rekeszben, egy csomagban, egy raklapon Rendelhető: Megadhatjuk, hogy rendelhető-e a termék, vagy sem, kifutó esetleg egyedi Beszerezhető.. nap alatt: Itt azt adhatjuk meg, hogy a terméket hány nap alatt tudjuk előállítani vagy beszerezni (A megrendelések feldolgozásánál van jelentősége) Az adatok módosítását, navigációját a megszokott módon, a navigátorgombok segítségével kezdeményezhetjük.

7 7/29 Új cikk felvitele vagy módosítása: Először válasszuk ki a csoportot, amelyikbe be kívánjuk sorolni a cikket, majd a cikk kódszámát adjuk meg. A program felajánlja a kiválasztott csoportban a következő üres kódszámot, ezt azonban átírhatjuk. Ha használatban lévő kódot adunk meg, akkor a program jelzi, hogy már létezik ilyen kódszámmal termék és azt nem írhatjuk felül. A saját előállítású termékek esetén meg kell adni az előállító tevékenységet, melyhez segítséget is kapunk. Ha minden szükséges adatot bevittünk, akkor menthetjük a változásokat. Törlés: csak akkor engedélyezett, ha még nem szerepelt ez a cikk tárgyévi bizonylaton. Eladási árak : Csoportosítás: erre a gombra kattintva beállíthatjuk az adott termék eladási árait. a cikkekhez további 5 féle jellemzőt adhatunk, melyekre a listázásoknál

8 8/29 szűrni lehet. Gyári számok: egy kis felbukkanó táblázatban megadhatjuk a cikk azonosító számát az egyes vevőknél, a kiszerelési egységet, és annak EAN kódját, sőt külföldi partner esetében a cikk idegen elnevezését is beírhatjuk. Ügyfelek karbantartása Ügyfélkód: az ügyfél egyértelmű azonosítására szolgáló szám. (max. 6 jegyű) Új ügyfél felvétele esetén, ha egy használatban lévő kódot írunk be, akkor ezt a program nem fogadja el, figyelmeztet, hogy már van ilyen. Főkönyvi számla: ez a számlák rögzítésénél jelent segítséget, mert a program ezt automatikusan felkínálja majd, s ha jónak találjuk, léphetük is tovább. Például: ha az ügyfél általában vevő, akkor célszerű a 311-et beírni. Ha üresen hagyjuk, akkor sincs semmi probléma, mivel a számla készítésekor is beírható. Név: az ügyfél nevét adhatjuk meg. (kétsoros) Irányítószám, telep, utca, házszám: az ügyfél címét adhatjuk meg. Adószám: az ügyfél adószáma. Kitöltése igen fontos, mert ez azonosítja legpontosabban az ügyfelet. Ez biztosítja, hogy véletlenül senkit se tudjunk felvenni kétszer más néven, de ugyanazzal az adószámmal, mert "Van már ilyen adószám: xxxxxxxx-x-xx" figyelmeztetést kapunk. Ennek ellenére: a több telephellyel rendelkező ügyfelek minden egyes telephelyét külön ügyfélként fel kell vennünk. Ezeknek minden adatuk eltérhet, de az adószámuk közös. A program az adószámuk alapján kapcsolja össze ezeket a telephelyeket. A székhelyet és a telephelyeket különböztessük meg a Besorolás -nál. Ország: Ennek azért van nagy jelentősége, mert a program ez alapján dönti el, hogy az adott ügyfél: belföldi, EU tagállami, illetve harmadik országbeli. Postacím: Akkor kell kitölteni, ha a postacím eltér a székhely, telephely címétől. A kapcsolattartó adatait egy táblázatba vihetjük fel: a név, telefonszám és cím oszlopokba Bank: Az ügyfél a számlavezető bankjának a neve Számlaszám: A banknál vezetett számlaszáma Adószám: A cég belföldi adószáma EU: A cég közösségi adószáma Fizetés: Itt állíthatjuk be, hogy az adott ügyfél számára kiállított számlák esetén milyen fizetési feltételek szerepeljenek alapértelmezettként (ezektől számlánként eltérhetünk). Amennyiben itt nem adunk meg semmit, akkor az adott ügyfélre a paramétereknél beállított általános fizetési mód és határidő lesz érvényes. A fizetési határidőt a program számíthatja a Keltezéstől vagy a Teljesítéstől, és még az is megadható, hogy Naptári vagy Banki napokkal számoljon. Beállítható a türelmi idő is. Ezt a türelmi időt a lejárt tartozásoknál vesszük figyelembe. Kategória: Itt adhatjuk meg, hogy a program miként kezelje az ügyfelet. Az ügyfél lehet: őstermelő, adóraktár, jövedéki / működési engedélyes kereskedő, exportőr/importőr, stb. Engedélyszám: A kategóriának megfelelő engedélyszám, őstermelő esetén igazolványszám. Feljegyzések: Az ügyfélre vonatkozó feljegyzések. (belső használatra, nyomtatásban nem jelenik meg) Szerződés száma: Az ügyféllel kötött szerződés száma Szerződés kezdete: A szerződés érvényességének kezdete Szerződés vége: A szerződés érvényességének vége

9 9/29 Üzlet típusa: szálloda, étterem, kávézó, áruház, bolt, kocsma Nyitvatartás típusa: folyamatos, téli, nyári Nyitvatartási idő: Az üzlet nyitvatartási ideje Szektor: Az üzlet elhelyezkedése alapján mely szektorba tartozik Szállítási napok: A hét mely napjaira kér kiszállítást Kapcsolódó raktára: Mely raktárból szolgáljuk ki az ügyfelet Kihelyezett eszköz: Mennyi eszköz van kihelyezve az ügyfélhez Göngyölegkezelés: A göngyölegkezelésének egy 3 jegyű számmal definiálhatjuk: 1. pozíció: PALACK, 2. pozíció: REKESZ, 3. pozíció: RAKLAP A lehetséges értékek: 0 - nem kell, 1 - kell, 2 - cserével kell Például: 112: palack,rekesz csak oda, raklap csere vagy 201: palack cserével, rekesz nem kell, raklap csak oda Rendelését fogadhatja a 'Rendelés' modul: A 'Rendelés' modulban adhatunk le rendelést az ügyfélnek vagy nem Árlista: Megadhatjuk, hogy a definiált árlisták közül melyik vonatkozik az ügyfélre. Engedmény: Az eladási áraknál definiált engedménytáblák közül kiválaszthatjuk, hogy az ügyfél mely engedménytábla szerint kapja a %-os engedményeket. GLN kód: Az ügyfél azonosítója az elektronikus számlaküldési rendszerben, magyar ügyfél esetén 599-cel kezdődik. A mi kódunk nála: Az ügyfél rendszerében mi milyen kóddal vagyunk nyilvántartva Pü.-i státuszkód: A termékdíj vonatkozásában, ha az ügyfél nyilatkozatot tesz, vagy átvállalási szerződést kötöttünk vele, akkor ide a Csk-kód 4-5.jegyének megfelelő pénzügyi státuszkódot írjuk be. A számlázás során a program ennél az ügyfélnél minden esetben rákérdez az ügyletre, vagyis a számlán nem fogjuk elfelejteni a pü-i státuszkód beállítását. Átvállalás esetén a szerződésszám: A termékdíj vonatkozásában, ha az ügyfél nyilatkozatot tesz, vagy átvállalási szerződést kötöttünk vele akkor ide kell beírni a szerződés számát. Eladási árak A programrendszerben az eladási áraknak két nagy csoportját különböztetjük meg: - Listás árak (egy árlista egyszerre sok ügyfélre vonatkozik) - Speciális árak (egy ügyfélre vonatkozó fix (kialkudott) árak) Listás árak: tetszőleges számú árlistát (ártípust) definiálhatunk. Minden árlistának adunk egy 2 jegyű azonosító számot, ezzel hivatkozunk rá. Például: Minden árlistának van egy megnevezése, valamint megadhatjuk, hogy %-os engedmény adható-e

10 10/29 belőle. Pótló árlista sorszáma: - ha a program a megadott árlistában nem talál a termékhez érvényes árat, akkor megkeresi a pótló árlistában, ha ott sem találja, akkor az alapértelmezett pótló árlistában keresi (alul adható meg). Ha az így kiválasztott árlista mellett megadtunk egy Akciós árlistát is, akkor a program kikeresi a termék árát a megadott akciós árlistában is. A program csak akkor választja az akciós árat, ha az a %-os engedményeket is figyelembe véve alacsonyabb, mint az árlista (illetve pótló árlista) szerinti ár. Engedmény-táblázatokat definiálhatunk, ahol cikkcsoportonként adhatunk meg különböző %-os engedményeket: Az azonosító jelhez beírunk egy engedmény-tábla azonosítót, majd ehhez felvesszük a kívánt készletcsoportot a kívánt engedmény mértékével. (Az itt definiált engedmény-táblázatok közül lehet egyet hozzárendelni egy ügyfélhez.) Speciális árak: Az ügyfélhez köthető egyedi árak kezelésére nyújt megoldást a "Speciális eladási árak" rendszere, ahol ügyfelenként beállíthatjuk az adott termék árát. Megadhatjuk az érvényesség kezdetét, végét, valamint az ár pénznemét. Ha a meddig -et nem töltjük ki, akkor határozatlan ideig érvényes az ár. A Listás és a Speciális árak rögzítése egy funkción belül történhet. (Eladási árak beállítása) Bal oldalon sárgával a listás árak, fehérrel a speciális árak (ügyfelek), jobb oldalon a hozzájuk tartozó eladási árak jelennek meg. Itt megadhatjuk az érvényesség kezdetét, végét, valamint a pénznemet is. Hogyan számol a program? A program minden termék értékesítésekor megpróbálja az eladási árat felajánlani. Ennek menetét foglaljuk össze az alábbiakban. Elsődleges a Speciális ár. Amennyiben az adott ügyfélnek (illetve vele azonos adószámú ügyfélnek) az adott cikkhez az adott időszakra van érvényes speciális ára, abban az esetben a program ezt ajánlja fel eladási árnak. (ajánlás: 1,2) Másodlagos az ügyfélnél beállított Árlista szerinti ár. (ajánlás: 3,4)

11 11/29 Harmadlagos az Utolsó ár: milyen áron adtuk legutóbb az adott ügyfélnek az adott terméket? (Ez csak akkor működik, ha a Paraméterek Készlet fül -ön engedélyeztük az utolsó ár megajánlását.) (ajánlás: 5,6) Negyedleges a Pótló árlista szerinti ár. Ha a program nem talál az ügyfélnél beállított árlistában a termékhez érvényes árat, de a pótló árlistában talál, akkor azt adja vissza. (ajánlás: 7,8) Ötödleges az Alapértelmezett árlista szerinti ár. Ha a program nem talál az ügyfélnél beállított árlistában a termékhez érvényes árat és a pótló árlistában sem találja, akkor megnézi az alapértelmezett árlistában. (ajánlás: 9) Ha egy számlának több tétele van (több sora), és az előző tételnél kiválasztottunk egy bizonyos árlista szerinti árat (Előző ár), akkor ennél a tételnél ez a listás ár 10-es ajánlást kap. Legerősebb az 1-es, leggyengébb a 10-es ajánlás. A program a legerősebb ajánlással rendelkező árat fogja felajánlani. Ha egyetlen ár mellett sincs semmilyen ajánlás, akkor a program feldobja a termék összes érvényes árát, és választanunk kell belőle. Abban az esetben, ha az ügyfélnél az engedmény-tábla is be van állítva, és a kiválasztott ártípus %-os engedménnyel együtt is alkalmazható, akkor a beállított engedménnyel csökkentett eladási árat ajánlja fel a program. Ha a pótló vagy az akciós árlista is alkalmazható %-os engedménnyel, akkor abból az árlistából is adhat engedményt a program. Beszerzési árak Nem csak az eladási árak, hanem a beszerzési árak is előre rögzíthetők a rendszerben. Beszerzési árak esetén csak a speciális árak (tehát a beszállítók által megadott) árak értelmezhetőek. Ha a terméknek nincs érvényes speciális beszerzési ára, akkor a program megkeresi az utolsó beszerzési árat. Ha volt a termékből a tárgyévben vásárlás (bevételezés), akkor ezek közül az utolsót hozza. Ha a program ilyet sem talál, akkor a cikknél megadott Nyitó beszerzési árat választja. Árjegyzék Az eladási árak rendszeréből bármikor lekérhetjük az aktuális árlistát, ahol megadhatjuk a listázni kívánt ártípust, a pénznemet, és az érvényesség napját. Szűkíthetjük az árlistánkat egyetlen készletcsoportra is. Külön beállíthatjuk, hogy csak azok a cikkek szerepeljenek az árjegyzéken, amelyekből van készlet, valamint azt is kiválaszthatjuk, hogy kódszám vagy névsor szerint kívánjuk-e nyomtatni a listát.

12 12/29 Nyilvántartási árak Amint már korábban szó volt róla, a rendszer csak bevételezéskor enged nyilvántartási árat (beszerzési árat) felvinni, mivel a kiadások árait a program számítja ki a készletcsoportoknál beállított eljárás szerint a bevételezések függvényében. A korábban felvitt beszerzési árakat nem csak közvetlenül a bizonylatokon javíthatjuk, hanem a "Bevételek árának javítása" menüpont alatt is (csak a le nem zárt időszak tételein lehet javítani). Árazásnál a bevételeket és a kiadásokat a bizonylatok kelte szerinti sorrendben kell figyelembe venni. Mivel a program nem követeli meg a bizonylatok időrendben történő rögzítését és javítását, ezért állandóan újra kell számítani a kiadások értékét. Ezt megoldandó került beépítésre a programba a kiadások automatikus beárazása funkció. A program magától is elkezd árazni, ha 5 perc tétlenséget tapasztal. Figyelem! Az árazás következtében megváltozhatnak a korábban kiállított kiadási bizonylatokon a nyilvántartási árak. A kiadások beárazását mi magunk is kezdeményezhetjük. ( Nyilvántartási árak menü) Csak a szükséges menüpontot választva azoknál a termékeknél számolja újra a program a kiadások árait, ahol azt szükségesnek ítéli meg, míg a teljes körű menüpontnál minden cikket beáraz. Az árazás során a feladott, lezárt időszak árait a program nem változtatja! Feladás számítása, nyomtatása Ahogy azt a fentiekben leírtuk, lehetőleg csak hibátlan bizonylatokat adjunk fel a főkönyv felé. Először mindig számítani kell a feladást, és utána lehet nyomtatni. A nyomtatás a kész feladásokról szól. A feladást nem kell minden készletcsoportban külön elvégezni, mert ez egy menetben megtörténik. A program megkérdezi, hogy milyen dátummal bezárólag adja fel a bizonylatokat. Utána minden bizonylatot felad, amely még nem volt feladva, és a kelte korábbi vagy azonos, mint a beadott dátum! A főkönyvre a bizonylaton szereplő hónap utolsó napjával kerül át a feladás! Akár minden nap készíthetünk feladást, bár célszerű havonta. A program a mozgásnemeknél beállított módon kontíroz. Lehetőség van az alapkontírozástól eltérő speciális kontírozás megadására minden egyes készletcsoportnál. Például a felhasználást alapértelmezés szerint az 511-es főkönyvi számlára irányítjuk, de megadható, hogy a 212-es készletek felhasználását az re tegye a gép. Ha a program nem tudja meghatározni a tartozik, a követel számlát vagy a tevékenységet, akkor inkább nem adja fel a tételt. Vásárolt készletek esetén, ha az adott mozgásnemnél tevékenység-kapcsolat van beállítva, úgy a bizonylat fejlécében megjelölt tevékenység költségére megy a feladás Egyéb esetekben, amennyiben a kontírozás úgy kívánja (5,8,9), a készletcsoportnál megjelölt felelős tevékenységre kerül a feladás. A saját termelésű készletek (23,24,25) mozgásait a gép a termék kartonján megjelölt előállító tevékenységre adja fel, akkor is, ha bevétel, akkor is, ha kiadás. Ha cégünknél a tevékenységek közti termékátadás nyilvántartási áron (pl.: elszámoló áron) történik, akkor állítsuk be a következőket, sokat segítünk magunkon: A paramétereknél a "Tevékenységek közti termékátadáshoz generáljunk belső számlát?" kérdésre válaszoljunk Igennel. Az adott mozgásnemnél (pl: saját termék felhasználás) a "kapcsolat"-ot állítsuk tevékenység-kapcsolatra. Ezzel előidézzük, hogy a készlet program a főkönyvi feladással egyszerre belső számlát is generál a tevékenység-elemző rendszerbe a következő adatokkal:

13 13/29 Biz.szám : KL+ hónap+nap Kelt : a főkönyvi feladással egyező Szállító : az előállító tevékenység Vevő : a készletbizonylat fejlécében feltüntetett tevékenység Forgalom : a termék nyilvántartási áron számított értéke Megjegyzés : az átadott termék megnevezése, mennyisége A program csak a kiadásokhoz készít belső számlákat. Ha az átadott termék egy részét nem használják fel, hanem visszakerül az előállító tevékenységhez, úgy azt bevételezés helyett negatív felhasználásként könyveljük. Feladás részletezése A főkönyvre feladásra került év elejétől ápr.30-ig az 511-es főkönyvi számlára a TRAKTOR tevékenység költségére Ft. Szeretnénk tudni, hogy mely bizonylatokból jön össze ez az összeg. A következőket adjuk meg: a kérdéses fők.számla : a tevékenység : TRAKTOR az időintervallum : Feladás törlése Törli a főkönyvről a megadott dátum utáni készletfeladást. Erre a műveletre akkor lehet szükség, amikor egy tévesen lerögzített bizonylatról csak akkor derül ki, hogy rossz, amikor már a főkönyvre is fel lett adva. A feladás törlése után azokat a bizonylatokat, amelyek a megadott dátum utáni keltezésűek, a program úgy tekinti, hogy nincsenek feladva. Így a következő feladással újra a főkönyvre kerülhetnek. Az érintett időszakba eső tevékenység-elemzőbe generált belső számlákat is törli a program. Cikkek tételes forgalma

14 14/29 Ezzel a funkcióval készleteink mozgásait tekinthetjük át szemléletes módon az év bármely (korlátozható) időszakában. A megjelenő képernyő három részre van tagolva. A felső részben láthatók a karton adatai: kódszám, típus, méret, megnevezés, vámtarifaszám, ÁFA-kulcs, utolsó leltár dátuma, mely készletcsoportba tartozik, felelős vagy előállító tevékenység, a beállított eladási ár, az utolsó beszerzési ár, a minimális készlet és a nettó tömeg. A középső tartományban jelennek meg a mozgások (a bizonylatok adott készletkartonra vonatkozó tételei) mint egy-egy sor, a következő adatokkal: a mozgás megnevezése (rövidítve), a bizonylat száma, a bizonylat kelte, az ügyfél kódja vagy a tevékenység, a raktár megjelölése, a nyilvántartási ár, a bevételezett, ill. kiadott mennyiség, a készlet alakulása és a mértékegység. Bevétel esetén a mennyiség pozitív, kiadásnál negatív. A következőkben felsorolt adatok nem minden esetben láthatóak, mivel nem férnek ki egyszerre a képernyőre. A táblázat vízszintes görgetésével megkereshetjük a kívánt adatot. Az érték (mennyiség*ár), a göngyölített készletérték, a számlaszám (csak a számlakapcsolatos bizonylatok esetében), az engedmény, az engedménnyel csökkentett eladási ár, a számlaérték (mennyiség*eladási ár), és egy jelzés, ha a tétel fel van adva a főkönyvre. A mozgások első sora mindig egy nyitó érték (az időszak első napjára kiszámított készlet), utolsó sora pedig egy záró érték (az időszak utolsó napján elért készlet). Ebben a sorban szereplő ár egy számított adat: a készlet értéke osztva a készlettel, vagyis ez a meglevő készletünk átlagára. Ha a beállított időszak (a tételablak fejlécében van feltüntetve) nagyon sok mozgást tartalmaz, és azt szeretnénk átnézni, akkor ezt megtehetjük a táblázat függőleges görgetésével. Időszak Itt adhatjuk meg a megjelenítés időszakát. Akkor célszerű ezt a funkciót használni, ha például év végén csak a december 1. és 24. közötti időszak mozgásait szeretnék látni, és nem akarjuk, hogy a többi, akár több száz mozgás között kelljen bogarászni a keresett bizonylatot.

15 15/29 Raktár Szűkíthető a megjelenítés egyetlen kiválasztott raktárra is! Amint itt kiválasztunk egy konkrét raktárat az adatok csak a megadott raktárra szűrve jelennek meg. Listák Bizonylati napló nyomtatása A lerögzített bizonylatokról ajánlatos mindig naplót nyomtatni, és azt egyeztetni az eredeti bizonylatokkal. Csak a hibátlan bizonylatokat szabad feladni a FŐKÖNYV felé. Ezen listát alkalmazva szűrni tudunk a bizonylataink mozgásneme, valamint bizonylatszáma, és bizonylat kelte szerint. Készletkivonat Ezzel a funkcióval listát készíthetünk készleteink mennyiségi és értékbeli állapotáról egy megadott időpontra vonatkozóan. Először tehát meg kell adnunk azt az időpontot, amelyre vonatkozó készleteket látni szeretnénk. Meghatározhatjuk, hogy milyen nagyobb egységbe tartozó készleteket szeretnénk nyomtatni. Ha csak egy készletcsoport készletét kérjük, akkor válasszunk a készletcsoportok közül. Megadható egy főkönyvi számlaszám is, amely esetleg több készletcsoportot ölel fel. Cikkek kódtartományát is megadhatjuk, amennyiben erre van szükség. Több raktáros rendszer esetén egyetlen kiválasztott raktár készletét is lekérhetjük. Ha nem választunk raktárt, akkor megadhatjuk, hogy egy cikket egy soron összesen vagy raktáranként külön

16 16/29 hozza a listában. ("Raktáranként külön" jelölőnégyzet) A "Szűrés" megfelelő beállításával meghatározhatjuk azt is, hogy a nullás készletű cikkek is rajta legyenek-e a listán, csak a negatívak, illetve csak a nem nulla készletűek. Rendezni kód és névsorban lehet a lekért listát. Készlet összesítő Ennél a listánál a megadott időpontban érvényes kivonatot kapjuk készletcsoport (főkönyvi számla) és raktárankénti bontásban. Forgalmi kimutatás Először meg kell adnunk, hogy milyen nagyobb egységbe tartozó készleteket szeretnénk nyomatni. Ennek módja azonos a "Készletkivonat" menüpontban megismertekkel. Lehetőségünk van itt is egy készletcsoportban vagy többen egyszerre gyűjteni, megadni kódtartományt, időintervallumot. Szűkíthető a lista Raktár, Készletcsoport, Cikk kódtartomány, Mozgásnem (Csak ügyfélkapcsolat esetén), dátum és Ügyfél szerint. Bizonylati mélységben vagy anyagonkénti csoportosításban is kérhetjük az adatokat.

17 17/29 Forgalmi kimutatás grafikonon Ezt a funkciót használva több szűrési feltétel egyidejűleg alkalmazható a rögzített bizonylatainkon és az eredmény grafikonon jelenik meg, melyet akár ki is nyomtathatunk. Szűrhetünk: Raktár, Készletcsoport, Cikk kódtartomány, Mozgásnem, dátum és Ügyfél szerint A megjeleníteni kívánt időszakot bonthatjuk napi, heti, havi és éves időszakokra. Mozgásnemenkénti forgalom Ezzel a funkcióval mozgásnemenként gyűjtött és összesített listát készíthetünk a rögzített bizonylatok alapján. Először meg kell adnunk, hogy milyen nagyobb egységbe tartozó készleteket szeretnénk nyomtatni. Ennek módja is azonos a "Készletkivonat nyomtatása" menüpontban megismertekkel. Be lehet állítani egy időintervallumot, amelybe tartozó bizonylatok alapján készül a lista. A részletességnél meghatározhatjuk, hogy bizonylat, cikk, illetve mozgásnem szerint részletezze az adatokat a program. A lista végén a készletváltozásról is információt kapunk. Egyező feltételek mellett a feladáshoz hasonló eredményt kell kapnunk, így jól lehet használni ezt a listát a havi forgalmak egyeztetésére. Cikkek készletváltozása Egy adott időszakra kért lista termékenként mutatja a nyitó készletet, a bevételeket és kiadásokat mozgásnemenként összesítve, majd a zárókészletet. Azon mozgásoknál, ahol tevékenység-kapcsolat van, ott tevékenységenként részletez a program. Jól használható ez a lista utókalkulációhoz, önköltség-számításhoz. Minimális készlet

18 18/29 Ez a lista akkor használható, ha a cikkek adatainál megadtunk egy minimális készletszintet. Ez a lista azokat a termékeket listázza ki, ahol a készletszint az adott minimálisának megadott szint alá csökkent. Szűrhetünk készlet csoportokra, illetve kódtartományra. Elfekvő készletek Elfekvő készlet: amely már egy vagy több éve nem mozgott. A listafeltételek megadásakor meg kell mondani a gépnek, hogy minimum hány hónapja elfekvő cikkekre vagyunk kíváncsiak. Szűrhetünk készletcsoport és Raktárra is, valamint rendezhetjük kód és névsor szerint. Árukísérő jegyzék Ez a funkció akkor hasznos, ha egy gépkocsi több szállító tételeit viszi egyszerre, akkor az itt megadott szállítók és gépkocsi (és gépkocsivezető) adatai rákerülnek a kinyomtatott árukísérő jegyzékre. Megadhatjuk a kiszállítás napját, A gépkocsi rendszámát, a gépkocsivezető nevét, valamint a kiszállítani kívánt szállítók vesszővel elválasztott bizonylat számát. Leltározás Egy évben több leltárfordulónap is lehetséges, ez minden készletcsoportban más és más lehet, tehát. Minden készletcsoportban, amelyben leltároznak, az alábbiakat el kell végezni. leltárjegyek (a leltárfordulónap beállítása, leltárjegyek nyomtatása) a leltárnapló felvitele (a talált mennyiségek közlése a géppel, egy cikk több soron is bevihető) Kezdésnél a csoportba tartozó összes cikk könyv szerinti készletét felajánlja a program leltári készletként, így csak annyi dolgunk marad, hogy átjavítsuk a mennyiséget ott, ahol eltérés van. a leltárnapló kiértékelése (ekkor összesíti a gép a leltárnaplót, és hasonlítja a könyv szerinti készlethez, és könyveli le a hiányt vagy a többletet) leltárív nyomtatás (értékelés, a leltárív aláírása) leltárív összesítő nyomtatása A leltárívet a gép helyesen nyomtatja ki akkor is, ha a leltárfordulónap után is van könyvelés. Ezt igyekszik biztosítani a gép azzal, hogy: nem enged olyan bizonylatot rögzíteni, amelynek kelte leltár-fordulónapi, vagy az előtti ha olyan bizonylaton akarunk javítani, amely leltárfordulónap előtti, akkor a gép figyelmeztetést ad, mert ez a javítás mindenképpen kerülendő A leltár eredményének rögzítése és a leltárív nyomtatás csak akkor végezhető el, ha a leltárjegy ki van nyomtatva, és a fordulónap dátuma be van állítva. A leltár eredményének rögzítésekor a gép megjegyzi, hogy mely kartonok voltak már leltározva, feltünteti a kartonon az utolsó leltárfordulónapot. A hiányokról vagy többletekről a gép automatikusan raktári kiadási vagy bevételi bizonylatot generál, melyeknek bizonylatszáma a leltár fordulónapjával megegyezik. A többlet/hiány bizonylatokat meg is lehet tekinteni az Adatrögzítés -nél, vagy a Bizonylati napló nyomtatásnál. A bizonylaton szereplő ár hiánynál a mindenkori készletértékelés szerinti ár, többletnél az utolsó beszerzési ár lesz. A leltáríven a nem leltározott cikkeknek csak a könyv szerinti készlete szerepel, mellette a felirat, hogy nincs leltározva. Termékdíj anyagfajták Itt definiálhatunk különféle anyagfajtákat. Meg kell adnunk az anyagfajta egyedi jelét, megnevezését, valamint kilónkénti egységárát. Az itt definiált anyagfajtákra a cikkeknél hivatkozhatunk (Termékdíj anyagfajta).

19 19/29 Beállítások - Paraméterek Meghatározhatjuk, hogy a készlet program több raktáros rendszerként dolgozzon-e, vagy ne is kérjen soha raktárkódot. Ha több raktáros rendszert választunk, akkor újabb kérdés: megengedhető-e, hogy egy raktáron belül negatívba fusson a készlet. Ha van tevékenység-elemző modulunk is a rendszerhez kapcsolva, akkor még egy kérdés: Generáljon-e belső számlát a főkönyvi feladás a tevékenységek közti termékátadáshoz? (lásd: főkönyvi feladás; tevékenység-elemző leírása) A további paraméterek a számlázásra vonatkoznak. (ha nincs számlázó modulunk, akkor nincs több kérdés) Beállíthatjuk a használható ÁFA-kulcsokat, a vevő és szállító főkönyvi számlákat, ÁFA számlákat. Az értékesítés ellenszámlát azért kell megadnunk, mert ez jelenik meg alapértelmezésként egy-egy számla tételeinek rögzítésekor. A vásárlási ellenszámla akkor szükséges, amikor a készlet bevételezést és a készletvásárlási számla rögzítését egy menetben akarjuk elvégezni. Itt lehet megadni a bankszámla-számokat és a számla alsó részén megjelenő öt sort is. Pl.: "Köszönjük, hogy nálunk vásárolt!", számlázta..., stb. Ezt év közben is bármikor átírhatjuk.

20 20/29 Raktárak A tárolóhelyet külön raktárként kell felvenni, ha helyileg máshol van, ha más a raktárosa, ha más engedélyszáma van. Raktár felvétele nélkül nem működik a készletnyilvántartás. Ha készleteinket idegen helyen tároljuk, azokat a helyeket is fel kell vennünk raktárként. Készletnyilvántartásunk a raktárakkal lesz teljes, mert a készlet mennyisége és értéke mellett azt is tudjuk, hogy hol található. A raktárak adatai: Raktárkód: A raktár egyedi azonosítója (4 karakter) Ügyfélkód: Idegen raktár esetében a tulajdonos kódja az ügyféltörzsből Megnevezés: A raktár neve Cím: A raktár címe Típus: A raktár típusa Adóraktári, Egyszerűsített adóraktári, Jövedéki, Működési, Bejegyzett kereskedői engedélyes, * Bizományos raktár,! Bértároló raktár, # Bérfeldolgozó üzem, Terítőjárat A további mezőknek csak jövedéki készlet esetén van jelentősége: Engedélyszám: A raktár engedélyszáma EDI, KEA azonosító: A raktár EDI és KEA azonosítója Vámhivatal azonosító: A raktárnál illetékes vámhivatal azonosítója EKO, TKO, BKO tól-ig: Az engedélyezett kísérőokmány sorszámtartományok Engedélyezett vámtarifaszámok: A raktár számára engedélyezett vámtarifaszámok vesszővel elválasztott felsorolása

21 21/29 A készletcsoportok kialakítása Mielőtt ehhez hozzákezdünk, bizonyosodjunk meg arról, hogy a főkönyvön a 2-es számlaosztálybeli számlák mind meg vannak-e nyitva. A tevékenység-elemző alrendszerben (ha cége ezt is használja) pedig legyen felvéve minden készletért felelős tevékenység. A felelős tevékenység alatt azt a tevékenységet értjük, amely az adott készlet raktározásáért felelős, az ő költsége a selejtezés, a leltárhiány, és az értékesítés költsége (ELÁBÉ) is. Természetesen az értékesítés árbevétele is őt illeti. Felelős tevékenység gyakran valamely általános tevékenység. Például: Műtrágyák felelős tevékenysége: NOV (növénytermesztési általános) Anyagok felelős tevékenysége: ALT (gazdasági általános) Áruk felelős tevékenysége: KERESK (kisker.tevékenység) Felelős tevékenység csak a vásárolt készleteknél értelmezhető, a saját előállítású készleteknél előállító tevékenység van! A "Készletcsoportok" menüpont választása után megjelenik egy ablak, melyben láthatók a már meglévő készletcsoportok, adataik javíthatók, és újabb csoportok is létrehozhatók. A rögzítés, módosítás, navigálás a megszokott navigátorgombok segítségével történik. Új készletcsoport felvételénél először egy készletcsoport azonosítót kell meghatároznunk, melynek egyedinek kell lennie. Ezt követően adjunk meg egy ajánlott kódszámtartományt! Ez azért fontos, mert az új cikkek felvételénél ebből a tartományból adja a program a következő üres kódszámot. Ezután következik a készletcsoport megnevezése, majd meg kell adni a csoport főkönyvi számlaszámát. Csak a főkönyvön előzőleg már megnyitott számlaszámot fogad el a program. Kérdőjel beírása esetén a program feldobja azokat a készletszámlákat, amelyekből választhatunk.

22 22/29 Árkülönbözeti számlákat itt tilos hozzárendelni! Meg kell adnunk továbbá a csoport jellegét: Vásárolt, Saját, Göngyöleg, illetve az értékelés módját: FIFO, Átlagár, Elszámoló ár, Nincs. Lehetőleg átlagárról vagy FIFO-ról ne váltsunk elszámoló árra, mert a program az érintett csoportban előzőleg rögzített összes beszerzési árat felülírja az elszámoló árral. A felelős tevékenység megadása csak a Vásárolt és a Göngyöleg jellegű készletcsoportoknál értelmezhető, a Saját készleteknél előállító tevékenység van, de azt a cikkeknél kell beírni. A készlet mínuszba fordulását is az itt megadott paraméterekkel vezérelhetjük. Készletcsoport törlésekor a program ellenőrzi, hogy vannak-e cikkek az adott csoportban és ennek függvényében engedélyezi, illetve visszautasítja a törlést. A készletek mozgásai (mozgásnemek vagy bizonylattípusok) A mozgásnemek adatai: Jel: A mozgásnem jele. Nagyon fontos, mert ez határozza meg, hogy az adott mozgásnemen rögzített tétel bevétel vagy pedig kiadás. A bevétel mozgásnemek jele NAGYBETŰ, a kiadás mozgásnemek jele kisbetű. A bizonylatszám is ezzel a betűvel kezdődik, azt követően 6 számjeggyel folytatódik, vagyis minden mozgásnemen belül a bizonylatok számozása 1-től ig tart, minden egyes mozgásnemen belül egymillió bizonylat lehet. Megnevezés: A mozgásnem megnevezése Röviden: A mozgásnem rövid, egyedi, találó neve (6 karakter) Ellenszámla: A főkönyvi feladáskor ennek alapján végzi a program a kontírozást Kapcsolat: Ez határozza meg, hogy az adott bizonylaton milyen adatokat kell kitölteni (Nincs, Raktár, Tevékenység, Ügyfél, Számla) Sorszámozás: Ez határozza meg a bizonylatok sorszámozásának módját A készletrendszer leggyakoribb mozgásai: Bevételek Jele Röviden Ellenszámla Kapcsolat Sorszámozás Átvétel A ATVET Raktár Automatikus Vásárlás V VASAR Ügyfél Legnagyobb+1 Visszavétel W VISSZA Tevékenység Előző+1 Nyitó N NYITO Legnagyobb+1 Termelés T TERMEL Tevékenység Előző+1 Leltártöbblet L TOBBL Nincs Nem ad sorszámot Kiadások Jele Röviden Ellenszámla Kapcsolat Átadás a ATAD Raktár Automatikus Értékesítés e ELAD Számla Automatikus Szállítólevél s SZALLIT Ügyfél Legnagyobb+1 Felhasználás f FELH Tevékenység Előző+1 Selejtezés Z SELEJT Nincs Legnagyobb+1 Leltárhiány l HIANY Nincs Nem ad sorszámot Az ellenszámlát év elején egyszer be kell állítani, aztán egész évben erre nincs gondunk, a gép automatikusan ez alapján kontíroz a főkönyvi feladás esetén.

23 23/29 Speciális kontírozás A készlet bizonylatok főkönyvre való feladáskor a kontírozáshoz szükséges ellenszámla a mozgásnemeknél beállított számlaszám. Lehetőség van azonban arra, hogy egyes cikkcsoportokhoz (vagyis azok főkönyvi számláihoz) mozgásnemenként ún. speciális kontírozást rendeljünk. Ha nem adunk meg speciális kontírozást valamely készletcsoport valamely mozgásnemére, akkor a mozgásnemeknél beállított ellenszámlára fog feladni a program. A mozgásnemek kapcsolatai bővebben Ha a mozgásnemnek Számla vagy Ügyfél kapcsolata van Ekkor a cikk gazdát cserél, vagyis megvesszük, illetve eladjuk. A bizonylaton az ügyfelet meg kell jelölnünk. Az ügyfél bevételezés esetén a szállító, kiadás esetén a vevő. Kiadás, kiszállítás, kitárolás esetén, ha a szállítási cím eltér az ügyfél (számlafizető ügyfél) címétől, akkor a szállítási helyet is meg kell adnunk. A szállítási helyek, mint önálló ügyfelek szerepelnek az ügyféltörzsben. A bizonylatok rögzítése közben az Ügyféladatok gombra kattintva felvehetjük az ügyfelet vagy a telephelyét, ha az még nem szerepel a törzsben. A program a korábbi kiszállításokból tudja azt, hogy mely ügyfél milyen szállítási címekre szokta kérni az árut. Így, ha a szállítólevélen először a szállítási hely kódját írjuk be, akkor a program automatikusan kitölti az ügyfelet, vagy ha először az ügyfelet adjuk meg és utána rákattintunk a Szállítási cím gombra, akkor választhatunk az ügyfél szokásos szállítási helyeiből. Mi a különbség? Ügyfél kapcsolat esetén szállítólevél készül, Számla kapcsolat esetén rögtön számla. A számla bekerül a folyószámla és pénzügyi modulba. Mindkét esetben a készlet csökkentése azonnal megtörténik, mindkét esetben kinyomtatható a kiadási bizonylat is. Jövedéki termékek kitárolása esetén termékkísérő okmány is nyomtatható. Ha a mozgásnemnek Raktár kapcsolata van Ekkor a cikk nem cserél gazdát, csak helyet, éppen ezért nem jelölhetünk meg a bizonylaton ügyfelet, csakis átadó és átvevő raktárat. Vannak a cégnek saját tulajdonú raktárai, de előfordul, hogy készleteinket idegen helyen tároljuk, vagy átszállítjuk egy feldolgozó üzembe, vagy bizományba adjuk. A raktárak adatainál a saját raktáraink mellett az idegen raktározási helyeket is fel kell vennünk. Az idegen raktár tulajdonosának adatai az ügyféltörzsben legyenek benne, mert az idegen raktár adatainál ezt meg kell adnunk! A raktári átadásról szállítólevél és termékkísérő okmány is nyomtatható. A szállítási címet (rendeltetési helyet) a program az átvevő raktár adataiból veszi. Ha az átvevő raktár idegen raktár, akkor az idegen raktárnál megadott ügyfél címe, adószáma, engedélyszáma fog szerepelni a szállítási címnél. A program lehetőséget ad arra is, hogy kicsit automatizáljuk az átadás-átvételt. A paramétereknél a készlet fülön párba állíthatunk, vagyis összekapcsolhatunk egy átadás és egy átvétel mozgásnemet. Ezek után az átadási bizonylat lekönyvelésével egyidejűleg a program a háttérben elkészíti az átvételi bizonylatot is, tehát egy menetben tudjuk átrakni a cikkeket egyik raktárból a másikba. Erről átadás-átvételi bizonylatot, szállítólevelet és termékkísérő okmányt is nyomtathatunk. Ha a mozgásnemnek Tevékenység kapcsolata van Ekkor a cikk kiadásra kerül, cégen belül felhasználják. A bizonylaton meg kell jelölnünk, hogy mely tevékenység használta fel, mely tevékenységet kell beterhelni a kiadott cikk értékével.

24 24/29 Környezetvédelmi termékdíj évvel bezárólag A program automatikusan tudja kezelni a termékdíjakat, azaz a belföldi kimenő számlákon megjeleníti a szükséges szöveget és összesítőt, másrészt nyilvántartást vezet a termékdíjakról. A termékdíj-számítás beállítása: 1. Termékdíj menü Termékdíj-tételek A program a tárgyévre érvényes termékdíj-tételeket beépítve tartalmazza. Itt be kell állítani, ha valamely díjtételre mentességet szereztünk, a mentesség arányát %-ban írjuk be! Ha szerződést kötöttünk a KHT -val hasznosítás tekintetében, akkor a Licenc -nél tegyünk be egy X -et, ennek hatására a mentességhez 100% kerül be. 2. Termékdíj menü Cikkek termékdíj-adatai A bal oldalon szerepelnek azok a cikkek, melyekhez a jobb oldalon termékdíj-tételeket rendeltünk. A bal oldalon egy új sorba írjuk be a cikk kódját (van keresési lehetőség), majd kattintsunk át a jobb oldalra, ahol ehhez a cikkhez tartozó díjtételeket kell rögzítenünk. Például: saját gyártású 0,75 L-es palackozott bor egyszer használatos üvegben, 12-es kartonban: típus: CS megnevezés: Papír mennyiség: 0,077 kg típus: H megnevezés: Üveg 1 literig mennyiség: 1 db típus: E1 megnevezés: Egység mennyiség: 1 db Megjegyzés: a H, E1, E2 típusokhoz írhatunk 1-nél nagyobb számot is, de a program úgyis át fogja javítani 1-re. Tétel törlése: a mennyiséghez írjunk be nullát, vagy a felül található '-' gombbal töröljünk. Például: saját gyártású 1 literes palackozott bor betétdíjas üvegben és 16-os műanyag rekeszben: A bornál semmit nem kell megadni. 1 Literes boros palack (betétdíjas göngyöleg, a számlán külön tételben szerepel) típus: H megnevezés: Üveg 1 literig mennyiség: 1 db típus: E1 megnevezés: Egység mennyiség: 1 db 16-os műanyag rekesz (új) típus: CS megnevezés: Műanyag mennyiség: 2,3 kg Megjegyzés: ha a többutas (betétdíjas) göngyöleg megnevezésében benne van az, hogy (új), akkor a program számol rá a visszagyűjtési aránnyal korrigált termékdíjat, ha a betétdíjas göngyöleg megnevezésében nincs benne, hogy (új), akkor a számlán a következő szöveget tünteti fel: az 1. forgalomba hozatalkor megfizetve Nyomtatáskor a számla tételeinél, a program zárójelbe tett sorszámokat jelenít meg. Ez mutatja, hogy az adott tétel a lentebb levő termékdíj-táblázat melyik sorába, soraiba tartozik.

25 25/29 Környezetvédelmi termékdíj 2012-től A törvény a vámtarifaszámtól függően meghatározza a termékdíj hatálya alá tartozó termékek körét. (például: csomagolószer, gumi, akkumulátor, kenőolaj, háztartási gép, elektronikai cikk, stb.). Mikor vagyunk termékdíjfizetésre kötelezettek? (ha cégünk az első belföldi forgalomba hozó) - ha mi állítottuk elő a terméket - ha mi importáltuk - ha átvállaltuk a díjfizetést A program automatikusan tudja kezelni a termékdíjakat, azaz a belföldi kimenő számlákon megjeleníti a szükséges záradékszöveget és összesítőt, másrészt nyilvántartást vezet a termékdíjkötelezettségről. A termékdíj-számítás beállítása: Termékdíj menü Termékdíj-tételek A program a tárgyévre érvényes termékdíj-tételeket beépítve tartalmazza: 2. Termékdíj menü Cikkek termékdíj-adatai Ha a cikk maga egyfajta csomagolószer, akkor a fenti ábrán látható 7404-es és 3146-os cikk mintájára kell beállítani. A Csk-kód felépítése a Magyar Közlöny 163. szám, oldalától

26 26/29 kezdődően van leírva. A Csk-kód nem egy állandó dolog, mert a 4-5. jegye minden egyes ügylet alkalmával más és más. Akkor ezt hogyan állítsunk be a cikk adatainál? Úgy, hogy a 4-5. karakterhez belföldi előállítású terméknél 10 -et, külföldi előállításúnál: 30 -at írjunk be. Ezt a program a Csk-kód további felhasználása során dinamikusan kezeli. Meg kell adnunk a termék anyagfajtáját, amit egy betű azonosít. (a termékdíj-tételek törzséből kiválasztható), valamint meg kell jelölnünk a terméket, hogy díjfizetésre kötelezettek vagyunk-e. Az előző ábrán szereplő görög-bordói borospalackot cégünk hozta be külföldről, tehát mi vagyunk a kötelezett -ek. A boros palackok fából készült raklapon vannak, az egyes szinteket válaszlapok határolják és az egész körbe van fóliázva. Az előző ábrán az is látható, hogy a borosüvegek csomagolását miként vittük be a programba. ( A cikk csomagolásának összetevői ) Az előző ábrán szereplő 903-as egri bikavér saját termékünk (és nem tartozik a termékdíj hatálya alá), de a csomagolása igen. A cikk csomagolásának összetevőit a következőképpen állítottuk be: Itt az adott cikk (jelen esetben az egri bikavér) egységnyi mennyiségére (1 palackjára) eső csomagoló anyagok mennyiségét (kilogrammban) kell felvinni. Az ábrán látható, hogy az üvegpalacknál bejelöltük a fizetési kötelezettséget, mert a bort a cégünk által importált palackba töltöttük. A csomagolás többi része után a termékdíjat már megfizették mások, tehát ezekre nincs fizetési kötelezettségünk. Mégis felvittük ezeket is, mert elképzelhető, hogy lesz egy vevőnk, aki majd a tőlünk vásárolt bort kiviszi külföldre és vissza akarja igényelni a csomagolás termékdíját. Erről pedig nekünk részletes nyilatkozatot kell adnunk. Ebben a táblázatban szereplő csomagolószerek nem feltétlen kell, hogy a készletben, mint cikkek szerepeljenek, más szóval: lehet, hogy a címke nincs is készletre véve. A boros palackot eladhatjuk úgy, mint csomagolóanyagot, vagy pedig úgy, hogy bort töltöttünk bele és a borral együtt adjuk el. A díjfizetési kötelezettség az eladás teljesítési napján keletkezik. A program az előzőekben ismertetett termékdíj-adatok alapján, valamint a konkrét értékesítési ügylet szerint a számla végére ráírja a megfelelő záradékszöveget. A számlázás során a számla fejlécének jobb felső részén az áfa-dátum alatt találjuk a pénzügyi státuszkódot. Ez lesz a Csk-Ktkód 4-5. karaktere minden egyes cikknél, ami a számlán szerepel. (Az ügyfelek adatainál megadhatunk egy szokásos (alapértelmezett) státuszkódot és a hozzá tartozó szerződés-számot is.) Ha a pénzügyi státuszkódot üresen hagyjuk, akkor a program teljes díjfizetést feltételez. A teljes díjtételnek megfelelő záradékszöveget kapjuk akkor is, ha 10, 11, 12, 13-as státuszkódot írunk be. Nem minket terhel a termékdíjfizetés, ha a vevő: - a termékdíjra vonatkozó nyilatkozatot ad (14, 15, 16) - vagy átvállalja a termékdíjat (17, 18, 19, 20, 21) Ha a vevő a korábban megfizetett termékdíjat vissza akarja igényelni (22,23,24,25,26, 27, 28, 29), akkor nekünk erről részletes záradékot kell adnunk. Ezt a program képtelen megcsinálni, ugyanis a záradékban minden adatot és dokumentumot fel kell tüntetni, amely bizonyítja, hogy a termékdíj meg lett fizetve. A program ekkor ennyit ír:...a részletes záradékot a számla melléklete tartalmazza.

27 27/29 Elektronikus Közúti Áruforgalom Ellenőrző Rendszer (EKÁER) január 1-jétől bevezetésre került az Elektronikus Közúti Áruforgalom Ellenőrző Rendszer. Ennek értelmében bejelentési kötelezettség terheli a közúti fuvarozással járó 1) az Európai Unió más tagállamából Magyarország területére irányuló termékbeszerzést vagy egyéb célú behozatalt, 2) Magyarország területéről az Európai Unió más tagállamába irányuló termékértékesítést vagy egyéb célú kivitelt, valamint 3) belföldi forgalomban nem végfelhasználó részére történő első adóköteles termékértékesítést, amennyiben azt útdíjköteles gépjárművel (azaz 3,5 tonnánál nagyobb össztömegű gépjárművel) végzik. A kockázatos termékekkel végzett közúti fuvarozás esetén a bejelentési kötelezettség bizonyos esetekben akkor is fennáll, ha a terméket nem útdíjköteles (3,5 tonnánál alacsonyabb össztömegű) gépjárművel fuvarozzák. A bejelentési kötelezettség mind az útdíjköteles, mind pedig a nem útdíjköteles járművel végzett fuvarozás esetén bizonyos tömeg- és értékhatár felett terheli a kötelezettet. A részletszabályokról a honlapon tájékozódhatnak. A MOZAIK rendszerbe beépítésre került egy plusz szolgáltatás, mely a fent említett bejelentési kötelezettség megvalósításában nyújt segítséget. Alapvetően készletszámlákról és készletbizonylatokról tudunk EKÁER bejelentést küldeni, illetve bizonyos esetekben EKÁER bejelentésekből lehet számlát vagy szállítót készíteni. A fenti funkciót alapvetően a Készlet modul Adatrögzítés/EKÁER menüpont indításával lehet elérni, ahol a meglévő EKÁER bejelentéseinket láthatjuk táblázatos formában. Új bejelentés kezdeményezését és meglévő bejelentés szerkesztését is itt tudjuk elvégezni. EKÁER bejelentéseink táblázatos formában. A fenti képernyőhöz hasonló kép fogad minket, amikor a táblázatos megjelenítést indítjuk. A táblázatban a sorokat azok státusza szerint színeztük. Piros Beküldésre váró bejelentés (Megváltozott az utolsó küldés óta) Sárga Tervezet, melyet még eddig nem küldtünk be Kék Beküldött, aktív állapotú bejelentés Olíva Véglegesített bejelentés Sötétzöld Törölt

28 28/29 A táblázatban az oszlopok Címére kattintva rendezhetjük a táblázat tartalmát az oszlopoknak megfelelően. A képernyő alján A Kimenő/Beérkező rádiógombok segítségével válthatunk, hogy mely bejelentéseket lássuk, illetve a jelölőnégyzetek segítségével a bejelentések állapota szerint szűrhetjük a megjelenítendő tételeket. A Paraméterek gomb megnyomását követően a Paraméterek beállítása képernyő jelenik meg, ahol értelemszerűen be kell írnunk a használni kívánt felhasználói nevet, jelszót és az aláírókulcsot. Az EKÁER URL átírására nagy valószínűséggel nem lesz szükségünk. EKÁER bejelentés küldése Ezt a képernyőt az előzőekben említett táblázat adott tételére duplán kattintva, vagy a szerkesztő gombok valamelyikét aktiválva érhetjük el. Szintén ez a képernyő fogad, ha a készletbizonylaton vagy számlán található gombra kattintunk, minek hatására az aktuális bizonylatról elkészíti a program a bejelentést és megnyitja nekünk a fenti képernyőn. A Fejlécben adhatjuk meg az eladó vagy vevő ügyfelet, a szállítási címet, illetve hogy mely raktárat érinti a mozgás. Feltétlen meg kell adnunk továbbá az EKÁER számára a mozgás típusát, illetve a véglegesítés előtt a felrakodás és lepakolás időpontját, valamint a szállító járművek rendszámát és azok felségjelzését. A szállítmányozó cég nevének kitöltése nem kötelező. A tételeknél meg kell adnunk, hogy mely cikkekből mennyit szállítunk. Ekkor a program kiszámolja a cikkek tömegét és árát. Amennyiben ez ár nem megfelelő akkor be kell írni azt. A