Szempontrendszer a kiemelt projektek megvalósításának szervezeti feltételeihez

Átírás

1 Szempontrendszer a kiemelt projektek megvalósításának szervezeti feltételeihez Közép-Magyarországi Operatív Program Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program Központi felsőoktatási információs infrastruktúra fejlesztése A komponense és az Információmenedzsment a felsőoktatásban kiemelt projektekhez Kódszám: KMOP-2008/4.2.1.A_2 és TIOP /08 A kiemelt projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg. 1

2 Az ÚMFT végrehajtása során a időszakban 1 milliárd forint elszámolható összköltséget meghaladó kiemelt projektek esetén kiemelt projektenként, illetve azon kedvezményezettek esetében, akik legalább 1 milliárd forint támogatásban részesülnek a jelzett időszak alatt, kedvezményezettenként (önálló szakmai és pénzügyi felelősséggel tartozó konzorciumi partnerenként) szervezetileg és gazdaságilag önálló programirodát kell létrehozni. A Támogató a TÁMOP és TIOP programok keretein belül megvalósításra kerülő kiemelt projektek esetén a támogatási szerződés megkötését megelőzően minden kedvezményezettre kiterjedően elvégzi az alábbi szempontok részletes vizsgálatát. 1. A szervezeti feltételeknek való megfelelés vizsgálata A kedvezményezett a jelen útmutatóban szereplő szervezeti feltételeknek megfelelően készíti el belső szabályzatait és a program dokumentációját. A szervezeti feltételek teljesítése a támogatási szerződés megkötésének előfeltétele, a Támogató a szerződés megkötését megelőzően az alábbi dokumentum alapján vizsgálja a feltételek teljesülését: - Alapító Okirat - Szervezeti és Működési Szabályzat - Gazdálkodási Szabályzat - Kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzat - Az adott kiemelt projektre vonatkozó Projektirányítási Kézikönyv - A kiemelt projekt programterve - Megvalósíthatósági tanulmány, amelynek mellékletét képezi az abszorpciós képességét bemutató dokumentum, amennyiben a kedvezményezett több kiemelt projekt megvalósításában érintett 2. A kedvezményezett szervezettel szemben támasztott intézményi előfeltételek 2.1 Fenntartói/tulajdonosi nyilatkozat A kedvezményezett szervezet fenntartója/tulajdonosa által, az adott kiemelt projekt megvalósítására vonatkozó támogató nyilatkozat benyújtása. Közalapítványok esetén az illetékes Bíróság által nyilvántartott Alapító Okiratban nevesített Alapítói Képviselő támogató nyilatkozata szükséges. 2.2 Alapító okirat: Az Alapító Okirat a fenntartóval/tulajdonossal/felügyeleti szervvel való átlátható, szabályozott viszonyt rögzít. Az Alapító Okirat költségvetési szerv esetén rendelkezik a kiemelt projekt megvalósítására szolgáló részjogkörű költségvetési egység, illetve non-profit gazdasági társaság esetén a szervezetileg és gazdaságilag önálló programiroda (továbbiakban: Programiroda) létrehozásáról. Közalapítvány esetén a programiroda létrehozásáról a Közalapítvány Szervezeti és Működési Szabályzata rögzíti programiroda létrehozását Szervezeti és működési szabályzat: Az SZMSZ-ben a kiemelt projekt végrehajtásáért felelős, szervezetileg és gazdaságilag független Programiroda megjelenik, feladatai rögzítettek. Az SzMSz tartalmazza a szervezet felépítéséről készített szervezeti ábrát, amelyből egyértelműen megállapítható a Programiroda elhelyezkedése a szervezetben, és kapcsolódása a szervezet más részeihez, egységeihez. 2

3 A Programiroda vezetőjének SzMSz-ben meghatározott feladat- és hatáskörei biztosítják a kiemelt projekt felelős és eredményes megvalósítását. (A programiroda vezetője nem tölthet be más funkciót a szervezetben.) 2.4 Intézményi abszorpciós képesség: Amennyiben a Kedvezményezett az akciótervi időszakban több kiemelt projektet valósít meg, a megvalósítási tanulmány mellékleteként csatolt dokumentumban szükséges bemutatnia, hogy rendelkezik megfelelő kapacitással a kiemelt projektek végrehajtására, képes kezelni a párhuzamos végrehajtásból fakadó kockázatokat biztosítja, hogy a projektek párhuzamossága nem veszélyezteti egyik projekt végrehajtását sem, illetve nem hat ki kedvezőtlenül a szervezet alapfeladatainak ellátására (éves munkatervben szereplő, állami forrásból finanszírozott alapfeladatok). A dokumentumban legalább az alábbiak ismertetése szükséges: A kiemelt projektek alapadatainak egymás melletti bemutatása projektenként: költségvetési keret, rendelkezésre álló humánerőforrás kapacitás nagysága, megfelelősége (szakmai és menedzsment erőforrások), illetve ezek viszonyítása a szervezet alkalmazotti létszámához (létszámkeretéhez), az éves költségvetési támogatásához és más forrásaihoz. A kiemelt projektek egymástól való elhatárolása után az egyes kiemelt projektek felelős és eredményes végrehajtásához a szükséges mértékben és minőségben áll-e rendelkezésre a humánerőforrás-kapacitás (a szervezeti árba és a programtervek alapján). A Kedvezményezett rendelkezik a Fenntartó által jóváhagyott és finanszírozott éves intézeti munkatervvel / éves üzleti tervvel. Közalapítvány esetén a Közalapítvány Kuratóriuma által elfogadott munkaterv és éves költségvetés szükséges. Az NFT I. keretében, a vizsgált szervezet által megvalósított központi programok lezárultak, vagy biztosítva van a lezárás valamennyi szervezeti és szakmai feltétele. Valamennyi kiemelt projekt programirodája számára a szükséges fizikai tér és irodai infrastruktúra rendelkezésre áll a megvalósíthatósági tanulmány és a programterv alapján. 3. A szervezettel szemben támasztott szervezeti előfeltételek 3.1 A szervezeti háttér biztosítása A szervezeti háttér bemutatásához az alábbi dokumentumok csatolása szükséges: A kiemelt projekt megvalósítására vonatkozó projektirányítási kézikönyv (Lásd: projektirányítási kézikönyv útmutató) gazdálkodási szabályzat - a gazdálkodási és a számviteli rendben átlátható módon van feltüntetve a Programiroda és annak elkülönült gazdálkodása a részjogkörű költségvetési egység, illetve Programiroda gazdálkodási jogosítványai és kötelezettségei, a kiemelt projekt végrehajtását szolgáló elkülönített számla megnevezése - a számlabefogadás egységesített rendje tartalmazza a Programiroda kincstári ügyfélként való kezelésének módját, az ezzel kapcsolatos feladatokat és hatásköröket kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzat 3

4 - a kötelezettségvállalások és utalványozási jogkörök szabályozottak, az aláírási jogosultságok tisztázottak, átlátható felelősségi viszonyok biztosítottak (aláírók személye, jogosultságai, értékhatárok meghatározása, ellenjegyzési eljárás, stb.) - a szabályzat tartalmazza a Programiroda és rendelkezésébe tartozó számlák, előirányzatok vonatkozásában a kötelezettségvállalásra és utalványozásra érvényes felelősségi- és hatásköröket - a szabályzat tartalmazza a folyamatba épített ellenőrzési pontokról szóló rendelkezéseket közbeszerzési szabályzat ügykezelési (iktatási és archiválási) szabályzat munkavállalók foglalkoztatására, javadalmazására vonatkozó szabályzat (beleértve az összeférhetetlenségi és kötelezettség esetén a teljesítményértékelési szabályokat) a kiemelt projektek eredményes megvalósítását biztosító egységes szervezeti támogató rendszer kialakítása és működtetése: megfelelő gazdasági (számlakezelési, pénzügyi szolgáltatásokkal), informatikai, valamint minőségbiztosítási háttér, értékelési mechanizmusok működtetése a kiemelt projektek szinergiáját és eredményes végrehajtását biztosító információmenedzsment működtetése egységes nyomon követési útvonal kialakítása egységes kockázatelemzési, -kezelési rendszer 3.2 A Programiroda szervezeti feltételei A Programiroda szervezeti bemutatásának tartalmaznia kell az alábbiakat: A program vezetése A kiemelt projekt szerződésszerű, eredményes megvalósításáért a programvezető és a kiemelt projekt menedzsere(i) felelősek. a) A programvezető - Átfogó felelősséggel tartozik a kiemelt projekt eredményes megvalósításáért, irányítja a Programiroda szakmai munkáját. A programvezető valamennyi olyan irányítási, döntési jogosultsággal rendelkezik, amely szükséges ezen átfogó felelősség érvényesíthetőségéhez és számonkérhetőségéhez. - Felelős az eljárásrendek szerinti beszámolási rend betartásáért, a szakmai beszámolók, projekt előrehaladási jelentések, stb. határidőben és megfelelő minőségben való elkészítéséért és benyújtásáért. - A kiemelt projekt költségvetését kezelő kincstári számla vonatkozásában Közalapítványok kivételével - rendelkezési jogot gyakorol (a jogszabályoknak és a kedvezményezett szervezet gazdálkodási szabályzatában foglaltaknak megfelelően). - A Programiroda a kiemelt projekt költségvetésének terhére foglalkoztatott alkalmazottai vonatkozásában lefolytatja a kiválasztási eljárást, - a munkaviszony 2 létesítése, módosítása, megszüntetése, és a fegyelmi jogkör kivételével, amelyek a szervezet első számú vezetőjének kizárólagos jogkörei gyakorolja a munkáltatói jogokat. A kedvezményezett szervezet első számú vezetője munkaviszony létesítéskor kizárólag azt vizsgálhatja, hogy a foglalkoztatásra a jogszabályoknak és a belső szabályzatoknak megfelelően kerül-e sor, más program keretében nem került-e már foglalkoztatásra az érintett személy, 4

5 a foglalkoztatás nem veszélyezteti-e más program vagy alapfeladat végrehajtását, illetve, hogy a foglalkoztatás fedezete biztosított-e a kiemelt program költségvetésében. - A kiemelt projekt konzorciumban történő végrehajtása esetén a konzorciumvezető szervezet Programirodájának programvezetője ellátja a konzorciumvezetésből adódó szakmai feladatokat, a konzorciumi megállapodásban foglaltak alapján. b) A kiemelt projekt menedzsere Irányítja a Programiroda projektmenedzsment feladatainak ellátását, felelős a Programiroda megfelelő operatív működéséért, a kiemelt projekt támogatási szerződésnek megfelelő végrehajtásáért, az eljárásrendek betartásáért. (folyamatmenedzsment, humánerőforrás-gazdálkodás, szerződéskezelés, ügyviteli folyamatok, termékkezelés, belső minőségbiztosítás működtetése, információmenedzsment, stb.) c) A Programiroda pénzügyi vezetője A projekt megvalósulásához szükséges gazdasági, pénzügyi tevékenységeket irányító, koordináló személy, aki felelős a projekt, mindenkor érvényes eljárásrendi, pénzügyi és a hatályos jogszabályok szerinti pénzügyi megvalósításáért. Programiroda alkalmazottja, munkáját a szervezet gazdálkodási szabályzata által meghatározott keretek között végzi, a szervezet gazdasági vezetőjének iránymutatásait figyelembe véve, feladatkörében azonban nem utasítható. (pénzügyi tervezés, az elkülönített számlá(k) kezelése, kötelezettségvállalási és utalványozási rend betartása, nyilvántartások kezelése, stb.) A projektszervezet A projektszervezetet a kiemelt projekt méretéhez és szükségleteihez igazodóan, többszintű, tagolt projektszervezetként szükséges kialakítani. 3 Az egyedi (elemi) projektek számát és méretét úgy kell meghatározni, hogy az egyedi projektért vállalt felelősség és átláthatóság nem sérüljön A projekt nagyságának függvényében a Programiroda keretei között ki kell alakítani a szakmai munka hátterét biztosító kiszolgáló csoportokat, illetve egyéni felelősségi rendszert is (például: menedzsmentcsoport, pénzügyi csoport, egyéb) A kiemelt projekt irányítási struktúráját átláthatóan, írásban szükséges rögzíteni, amely egyértelműen tartalmazza a különböző szintű, projektmenedzsmentben részvevő vezetők feladatait és hatásköreit. A Programiroda szervezeti kialakítását úgy kell elvégezni, hogy biztosítva legyen a megfelelő helyettesítési rend. A Programirodán belül létre kell hozni a Szakmai Irányító Testületet, amely a kiemelt projekt végrehajtásának stratégiai szintű támogatását, végzi Szakmai Irányító Testület A Testület tagjai (5-7 fő): Tagjait a kedvezményezett szervezet felügyeletét gyakorló szerv, a Támogató, valamint a kedvezményezett szervezet vezetője, konzorcium esetén kedvezményezettek vezetői delegálják. Kedvezményezette(ke)t felügyelő szerv: 2-3 delegált (saját munkatárs vagy külső szakértő) Támogató: 2-3 delegált (saját munkatárs, külső szakértő, illetve KSz munkatárs) Kedvezményezett szervezetek: 1-1 fő 5

6 A Testület elnökét tagjai közül a testület maga választja, aki nem lehet a kedvezményezett(ek) által delegált személy. A testület titkári feladatait a kiemelt projekt programvezetője látja el A kedvezményezett(ek) programvezetője tanácskozási joggal vesz részt az üléseken, szavazati joggal nem rendelkezik A Testület működési költségeit a kiemelt projekt költségvetése tartalmazza. A Testület az ügyrendjét maga határozza meg, de annak igazodnia kell a kiemelt projekt szükségleteihez; legalább negyedévente ülést tart. A Szakmai Irányító Testület feladatai és működése: - a program szakmai megvalósításának nyomon követése a megvalósítás, a szakmai munka ellátásának minősége a logikai összefüggések, szinergiák figyelemmel kísérése az indikátorok és benchmarkok teljesítésének figyelemmel kísérése az elvégzett tevékenység, elkészült termékek, produktumok szakmai minősítése - Szerződésmódosítás esetén a programterv, programdokumentáció előzetes vizsgálata a módosítás megalapozott-e az elkészült módosítási javaslat szakmai, tartalmi minősége megfelelő-e Módosítási javaslatok megfogalmazása, a programvezető által benyújtott módosítási javaslatok támogatásáról döntés meghozatala. - A kiemelt projekt módosításával kapcsolatos, Minősítő Testület számára készített előterjesztések véleményezése, az előterjesztéssel kapcsolatos döntési javaslatok megfogalmazása. A szervezet gazdálkodásával kapcsolatos előfeltételek: A kiemelt projekt végrehajtásával kapcsolatos pénzforgalom kezelése elkülönített, a 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 98., vagy 99. szerinti célelszámolási (továbbiakban elkülönített) számlán történik. A kincstári számlák vonatkozásában a Programirodának kincstári ügyfél - jogosultságokkal kell rendelkeznie. A kiemelt projekthez kapcsolódó, támogatás fogadására szolgáló elkülönített számla felett a Programiroda rendelkezik, azokért a programvezető felelősséggel tartozik. Az elkülönített számlán kizárólag az adott projekttel kapcsolatos ki- és befizetések teljesíthetők, ettől eltérni kizárólag a likviditás biztosítása érdekében előzetesen és igazoltan a szervezet részére átmenetileg biztosított (nem uniós) forrás visszatérítése esetében lehetséges. A kiemelt projekthez kapcsolódó, támogatás fogadására szolgáló elkülönített számla feletti rendelkezés és felelősség, kötelezettségvállalási, ellenjegyzési és utalványozási rend, valamint a jogkörök megosztásáról és a megosztás módjáról szóló rendelkezések bemutatása szükséges. A Programiroda elkülönített számlájának vonatkozásában a kötelezettségvállalási és utalványozási jogot a programvezető gyakorolja. Ezen jogkörét elvonni nem lehet, de a szervezet gazdálkodási szabályzatának és a projektirányítási kézikönyv szabályainak megfelelően megoszthatja azt a Programiroda más vezető beosztású alkalmazottaival. A Programiroda pénzügyi vezető gazdálkodási szabályoknak megfelelő ellenjegyzési jogkörének bemutatása szükséges a Programiroda elkülönített számlájának vonatkozásában. 6

7 A Programiroda pénzügyi vezető a gazdálkodási szabályoknak megfelelően teljes körű ellenjegyzési jogkört gyakorol a Programiroda elkülönített számlájának vonatkozásában. A kedvezményezettnek be kell mutatnia a kiemelt projekt keretében felhasznált támogatás a szervezet más bevételeitől, kiadásaitól - elkülönített nyilvántartásának, könyvelésének alátámasztásául szolgáló számviteli politikát, valamint számlarendet, számlatükröt. A kedvezményezettnek be kell mutatnia a szervezet adott évi üzleti tervét (tervezett költségvetését), amely alapján igazolható, hogy az alapfeladatok ellátásához szükséges forrás biztosított. 4. A szervezettel szemben támasztott humánerőforrás előfeltételek: A támogatási szerződés megkötésének feltétele, hogy be kell nyújtani a Programiroda szakmai és menedzsment vezetőinek kinevezését/megbízását, munkaköri leírását, amelynek tartalmaznia kell legalább a projekt felhívás számát, a projektben vállalt feladatokat és jogköröket. Kizárólagossági nyilatkozat: a Programiroda vezető beosztású alkalmazottai teljes munkaidős, főállású alkalmazottak, más funkciót a szervezetben nem töltenek be, más feladat vagy kiemelt projekt megvalósításában nem vehetnek részt. Az alkalmazottak jövedelmére és járandóságaira vonatkozó szabályokat javadalmazási szabályzatban kell rögzíteni. A programvezető jövedelmét úgy kell meghatározni, hogy az igazodjon a kiemelt projekt összetettségéhez, álljon arányban a vállalt felelősséggel és a költségvetés nagyságával, de nem haladhatja meg a havi bruttó egymillió forintot. A Programiroda munkatársai a programvezető irányításával végzik munkájukat. A humánerőforrás tervezésekor és a Programiroda működése során az ÚMFT eljárásrendjei szerinti esélyegyenlőségi szempontokra figyelemmel kell eljárni. A tervezéskor az alábbi szempontoktól eltérni nem lehet: - Az azonos munkakörben dolgozó munkatársak azonos bérezésben részesülnek - A kiemelt projekt projektmenedzsmentjében biztosítani kell a nők legalább 30%-os képviseletét. A vezetőktől elvárt képzettség és szakmai tapasztalat az ESZA és ERFA Elszámolható költségek útmutató rendelkezéseinek figyelembe vételével: Programvezető: a kiemelt projekt végrehajtásáért átfogó szakmai felelősséget viselő vezető, a Programiroda élén áll. Képzettségi feltételek: felsőfokú iskolai végzettség Előírt szakmai tapasztalat: az adott szakterülethez kapcsolódó, 100 MFt költségvetést meghaladó projekt vezetése, valamint az NFT, előcsatlakozási alapok, vagy nemzetközi fejlesztési projekt vezetésében szerzett tapasztalat. Projektmenedzser: a kiemelt projekt eredményes menedzsmentjéért felelős vezető. Képzettségi feltételek: felsőfokú iskolai végzettség (menedzsmentterületen szerzett előny) Előírt szakmai tapasztalat: 5 év gyakorlati menedzsment tapasztalat (előny: kutatási, fejlesztési, innovációs projektekben), 100 MFt költségvetést meghaladó projekt menedzselése, valamint az NFT, előcsatlakozási alapok, vagy nemzetközi közoktatás-fejlesztési projekt menedzsmentjében szerzett tapasztalat. Pénzügyi vezető: a projekttel kapcsolatos pénzügyi döntésekért, a pénzügyi feladatok szabályos és hatékony ellátásáért felelős. Képzettségi feltételek: felsőfokú közgazdasági, pénzügyi végzettség vagy felsőfokú iskolai és mérlegképes könyvelői végzettség 7

8 Előírt szakmai tapasztalat: 5 év gazdasági területen szerzett gyakorlat, 200 MFt költségvetést meghaladó projektben szerzett pénzügyi vezetői tapasztalat, valamint az NFT, előcsatlakozási alapok, vagy nemzetközi közoktatás-fejlesztési projekt gazdasági menedzsmentjében szerzett tapasztalat. A kiemelt projekt vezetőitől elvárt képzettség és szakmai tapasztalat előírásokat a VEF az adott konstrukció specialitásaira tekintettel tovább szigoríthatja, illetve egyéb kötelezően betöltendő munkakört írhat elő (pl. ERFA-projektek esetében beruházási tapasztalat, vagy beruházási szakértő). 8

9 11 Részjogkorű költségvetési egység: 217/1998. (XII. 30.) az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet 15. (1) bek. c) pontja alapján felügyeleti szerv hozza létre. Felügyeleti szerv a létrehozáskor rendelkezik a következőkről: a részjogkörű szervezeti egység neve a szervezeti egység célja, tevékenysége azon előirányzati és egyéb számlák (célelszámolási számla, pénzforgalmi lebonyolítási számla, fedezetbiztosítási számla stb.) megnevezése, amely felett a költségvetési egység rendelkezik. a döntést arra vonatkozóan, hogy a részjogkörű költségvetési szerv a rendelkezésére álló számlák vonatkozásában kincstári ügyfél. Önálló programiroda: Felügyeleti szerv nonprofit gazdasági társaságok esetén is elkülönült szervezeti egységet hoz létre a szervezeten belül a kiemelt program megvalósítására, és az államháztartáson belüli viszonyokhoz hasonlóan rendezi a felelősségre, valamint a gazdálkodásra vonatkozó kérdéseket. A Közalapítvány saját SZMSZ-ében szabályozza a programiroda létrehozását. 2 Munkaviszony alatt érteni kell a közszféra foglalkoztatási szabályai szerinti kinevezést, illetve felmentést is. 3 A többszintű, tagolt projektszervezet kialakításánál az alábbi szempontok figyelembe vétele ajánlott: a kiemelt projekt komplex megvalósításáért a Programiroda a felelős, a program felelős vezetői: a programvezető (programigazgató) és a (vezető)projektmenedzser amennyiben az Akcióterv és a tervezési útmutató támogatható tevékenységei nagyobb csoportokba (pillérekbe) rendezetten jelennek meg, az átláthatóság és a koherencia érdekében célszerű azokat alprogramonként kezelni. Az alprogramok megvalósítását az alprogramvezetők irányítják. A programon, szükségletek szerint alprogramokon belül megvalósításra kerülő tevékenységeket, szakmai indokok alapján, egyedi (elemi) projektekre szükséges bontani. Az egyedi projektek megvalósítását a projektvezetők koordinálják. (Amennyiben szakmailag nem indokolt, vagy az alprogram költségvetési nagysága nem indokolja, nem szükséges azt további egyedi projektekre bontani.) Az egyedi projektek, amennyiben ez indokolt, további szakmai témákra bonthatók tovább. A Programiroda keretei között kell kialakítani a szakmai munka hátterét biztosító kiszolgáló csoportokat is: Pénzügyi csoport: a kiemelt projekt gazdasági és pénzügyeinek intézésére. Vezetője a pénzügyi vezető. Menedzsmentcsoport: a tervezési és beszámolási folyamatok koordinálására, a projektek nyomon követésére, a Programiroda működési kérdéseinek intézésére. Vezetője a (vezető)projektmenedzser. A Programiroda a projekt méretétől, jellegétől, szükségleteitől függően egyéb támogató csoportokat is kialakíthat (pl. disszeminációs és kommunikációs csoport) A fenti mintától eltérő, más tagolású többszintű projektszervezet is kialakítható, azonban az átláthatóságot, tervezhetőséget, a felelősségi körök elkülönítését biztosítani kell. 9