XX. számú melléklet. Szempontrendszer a kiemelt projektek megvalósításának szervezeti feltételeihez a Társadalmi Megújulás Operatív Program

Átírás

1 XX. számú melléklet Szempontrendszer a kiemelt projektek megvalósításának szervezeti feltételeihez a Társadalmi Megújulás Operatív Program A társadalmi kohéziót erősítő bűnmegelőzési és reintegrációs programok módszertani megalapozása c. tervezési felhívásához Kódszám: TÁMOP /1 II. szakasz A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg. 1

2 1. A szervezeti feltételeknek való megfelelés vizsgálata A Projektgazda a jelen útmutatóban szereplő szervezeti feltételeknek megfelelően készíti el belső szabályzatait és a program dokumentációját. A szervezeti feltételek teljesítése a támogatási szerződés megkötésének előfeltétele, a Támogató a szerződés megkötését megelőzően az alábbi dokumentum alapján vizsgálja a feltételek teljesülését: - A Projektgazda Szervezeti és Működési Szabályzata, ügyrendje - Gazdálkodási szabályzat - Kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzat; - Projekt Alapító Dokumentum - A kiemelt projekt programterve, beleértve a Megvalósíthatósági tanulmányt, amelynek mellékletét képezi az abszorpciós képességét bemutató dokumentum, amennyiben a Projektgazda több kiemelt projekt megvalósításában érintett 2. A Projektgazda szervezettel szemben támasztott intézményi előfeltételek 2.1 Fenntartói/tulajdonosi nyilatkozat - A Miniszter által, az adott kiemelt projekt megvalósítására vonatkozó támogató nyilatkozat benyújtása. 2.2 Projekt Alapító Dokumentum (PAD): - A Projekt Alapító Dokumentum a fenntartóval/tulajdonossal/felügyeleti szervvel való átlátható, szabályozott viszonyt rögzít. - Része a kiemelt projekt megvalósítására vonatkozó projektirányítási kézikönyv, - A kiemelt projekt végrehajtásáért felelős, miniszter által kijelölt vezető megjelenik, felelősségi köre és feladatai rögzítettek. - Tartalmazza a szervezet felépítéséről készített szervezeti ábrát, amelyből egyértelműen megállapítható a a kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezető irányítása alá tartozó szervezeti egységek elhelyezkedése a szervezetben, és kapcsolódása a szervezet más részeihez, egységeihez. - A projektmenedzser PAD-ban meghatározott feladat- és hatáskörei biztosítják a kiemelt projekt felelős és eredményes megvalósítását. - gazdálkodási szabályzat; - a gazdálkodási és a számviteli rendben átlátható módon van feltüntetve a projekt és annak elkülönült gazdálkodása a projekt gazdálkodási jogosítványai és kötelezettségei, a kiemelt projekt végrehajtását szolgáló elkülönített számla megnevezése. - kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzat; - a kötelezettségvállalások és utalványozási jogkörök szabályozottak, az aláírási jogosultságok tisztázottak, átlátható felelősségi viszonyok biztosítottak (aláírók személye, jogosultságai, értékhatárok meghatározása, ellenjegyzési eljárás, stb.), - a szabályzat tartalmazza a projekt és rendelkezésébe tartozó számlák, előirányzatok vonatkozásában a kötelezettségvállalásra és utalványozásra érvényes felelősségi- és hatásköröket, - a szabályzat tartalmazza a folyamatba épített ellenőrzési pontokról szóló rendelkezéseket. 2.3 Intézményi abszorpciós képesség: 2

3 Amennyiben a Projektgazda az akciótervi időszakban több kiemelt projektet valósít meg, a megvalósítási tanulmány mellékleteként csatolt dokumentumban szükséges bemutatnia, hogy rendelkezik megfelelő kapacitással a kiemelt projektek végrehajtására, képes kezelni a párhuzamos végrehajtásból fakadó kockázatokat, biztosítja, hogy a projektek párhuzamossága nem veszélyezteti egyik projekt végrehajtását sem, illetve nem hat ki kedvezőtlenül a szervezet alapfeladatainak ellátására (éves munkatervben szereplő, állami forrásból finanszírozott alapfeladatok). A dokumentumban legalább az alábbiak ismertetése szükséges: - A kiemelt projektek alapadatainak egymás melletti bemutatása projektenként: költségvetési keret, rendelkezésre álló humánerőforrás kapacitás nagysága, megfelelősége (szakmai és menedzsment erőforrások), illetve ezek viszonyítása a szervezet alkalmazotti létszámához (létszámkeretéhez), az éves költségvetési támogatásához és más forrásaihoz. - A kiemelt projektek egymástól való elhatárolása után az egyes kiemelt projektek felelős és eredményes végrehajtásához a szükséges mértékben és minőségben áll-e rendelkezésre a humánerőforrás-kapacitás (a szervezeti ábra és a programtervek alapján). - Valamennyi kiemelt projekt számára a szükséges fizikai tér és irodai infrastruktúra rendelkezésre áll a megvalósíthatósági tanulmány és a programterv alapján. 3. A szervezettel szemben támasztott szervezeti előfeltételek 3.1 A szervezeti háttér biztosítása A kiemelt projektek eredményes megvalósítását biztosító egységes szervezeti támogató rendszer kialakítása és működtetése: - megfelelő gazdasági (számlakezelési, pénzügyi szolgáltatásokkal), informatikai, valamint minőségbiztosítási háttér, értékelési mechanizmusok működtetése - a kiemelt projektek szinergiáját és eredményes végrehajtását biztosító információmenedzsment működtetése egységes nyomon követési útvonal kialakítása - egységes kockázatelemzési, -kezelési rendszer 3.2 A kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezető irányítása alá tartozó szervezeti egységek szervezeti feltételei A kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezető irányítása alá tartozó szervezeti egységek szervezeti bemutatásának tartalmaznia kell az alábbiakat: A program vezetése A kiemelt projekt szerződésszerű, eredményes megvalósításáért a kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezető átfogóan felel, képviseli a projektet a vezetői fórumokon, a projekt érdekében döntési jogosultsággal rendelkezik.. A kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezető feladatait és hatáskörét, valamint a projektmenedzser munkakörét a kiemelt projekt irányítási kézikönyvében szükséges meghatározni. 3

4 A projektmenedzser kötelezően ellátandó feladatai: - Felelős az eljárásrendek szerinti beszámolási rend betartásáért, a szakmai beszámolók, projekt előrehaladási jelentések határidőben való elkészítéséért és benyújtásáért. - Felelősséggel tartozik a kiemelt projekt eredményes megvalósításáért. A projektmenedzser valamennyi olyan irányítási, döntési jogosultsággal rendelkezik, amely szükséges ezen felelősség érvényesíthetőségéhez és számonkérhetőségéhez. - A kiemelt projekt költségvetését terhelő pénzügyi tranzakciókat jóváhagyólag aláírja (a jogszabályoknak és a Projektgazda szervezet gazdálkodási szabályzatában foglaltaknak megfelelően). - A projekt költségvetésének terhére foglalkoztatott alkalmazottai vonatkozásában lefolytatja a kiválasztási eljárást, valamint - a munkaviszony i létesítése, módosítása, megszüntetése, és a fegyelmi jogkör kivételével, amelyek a szervezet első számú vezetőjének kizárólagos jogkörei a kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezetővel együttesen gyakorolja a munkáltatói jogokat. A Projektgazda szervezet első számú vezetője munkaviszony létesítéskor kizárólag azt vizsgálhatja, hogy a foglalkoztatásra a jogszabályoknak és a belső szabályzatoknak megfelelően kerül-e sor, más program keretében nem került-e már foglalkoztatásra az érintett személy, a foglalkoztatás nem veszélyezteti-e más program vagy alapfeladat végrehajtását, illetve, hogy a foglalkoztatás fedezete biztosított-e a kiemelt program költségvetésében. - A kiemelt projekt konzorciumban történő végrehajtása esetén a konzorciumvezető szervezet projektmenedzsere ellátja a konzorciumvezetésből adódó operatív feladatokat, a konzorciumi megállapodásban foglaltak alapján. - Irányítja a projekt projektmenedzsment feladatainak ellátását, felelős a projekt megfelelő operatív működéséért, a kiemelt projekt támogatási szerződésnek megfelelő végrehajtásáért, az eljárásrendek betartásáért. (folyamatmenedzsment, humánerőforrás-gazdálkodás, szerződéskezelés, ügyviteli folyamatok, belső minőségbiztosítás működtetése, információmenedzsment, stb.) a) A projekt szakmai vezetője (projekt szakmai koordinátor) - Irányítja a projekt szakmai munkáját a konzorciumi megállapodásban foglaltak alapján. - Felelős a szakmai beszámolók, projekt előrehaladási jelentések megfelelő minőségben való elkészítéséért. - A kiemelt projekt konzorciumban történő végrehajtása esetén a konzorciumvezető szakmai vezetője ellátja a konzorciumvezetésből adódó szakmai feladatokat, a konzorciumi megállapodásban foglaltak alapján. - A projekthez kapcsolódó feladatkörében kizárólag a projektmenedzser által utasítható. b) A projekt pénzügyi vezetője A projekt megvalósulásához szükséges gazdasági, pénzügyi tevékenységeket irányító, koordináló személy, aki felelős a projekt, mindenkor érvényes eljárásrendi, pénzügyi és a hatályos jogszabályok szerinti pénzügyi megvalósításáért. Munkáját a szervezet gazdálkodási szabályzata által meghatározott keretek között végzi, a szervezet gazdasági vezetőjének iránymutatásait figyelembe véve, projekthez kapcsolódó feladatkörében azonban kizárólag a projektmenedzser által utasítható. (pénzügyi tervezés, az 4

5 elkülönített számla kezelése, kötelezettségvállalási és utalványozási rend betartása, nyilvántartások kezelése, stb.) A projektszervezet - A projektszervezetet a kiemelt projekt méretéhez és szükségleteihez igazodóan, többszintű, tagolt projektszervezetként szükséges kialakítani. ii - Az egyedi (elemi) projektek számát és méretét úgy kell meghatározni, hogy az egyedi projektért vállalt felelősség és átláthatóság ne sérüljön. - A projekt nagyságának függvényében a projekt végrehajtásáért felelős szervezeti egység keretei között ki kell alakítani a szakmai munka hátterét biztosító kiszolgáló csoportokat, illetve egyéni felelősségi rendszert is (például: menedzsmentcsoport, pénzügyi csoport, egyéb) - A kiemelt projekt irányítási struktúráját átláthatóan, írásban szükséges rögzíteni, amely egyértelműen tartalmazza a különböző szintű, projektmenedzsmentben részvevő vezetők feladatait és hatásköreit. - A projekt végrehajtásáért felelős szervezeti egység szervezeti kialakítását úgy kell elvégezni, hogy biztosítva legyen a megfelelő helyettesítési rend Szakmai Irányító Testület - A Testület tagjai (4-6 fő plusz a kedvezményezettek képviselői): Tagjait a Miniszterelnöki Hivatal, a Támogató, valamint a Projektgazda szervezet/szervezeti egység vezetője, konzorcium esetén a kedvezményezettek vezetői delegálják. Miniszterelnöki Hivatal: 2-3 delegált (saját munkatárs vagy külső szakértő). Támogató: 2-3 delegált (saját munkatárs, külső szakértő, illetve KSz munkatárs). Kedvezményezett szervezetek: 1-1 fő. A Testület elnökét tagjai közül a Testület maga választja, aki nem lehet a kedvezményezett(ek) által delegált személy. A Testület titkári feladatait a kiemelt projekt projektmendzsere látja el. A kedvezményezett(ek) tanácskozási joggal vesz részt az üléseken, szavazati joggal nem rendelkezik. A Testület működési költségeit a kiemelt projekt költségvetése tartalmazza. A Testület az ügyrendjét maga határozza meg, de annak igazodnia kell a kiemelt projekt szükségleteihez; legalább negyedévente ülést tart. - A Szakmai Irányító Testület feladatai és működése: Döntési javaslatot tesz az operatív szinten nem kezelhető nyitott kérdések és problémák megoldásához a Kedvezményezettek és/vagy a Támogató és/vagy a felügyelő szerv felé. A program szakmai megvalósításának nyomon követése az alábbiak szerint: - a mérföldkövek teljesítésének ellenőrzése, - a megvalósítás, a szakmai munka ellátásának minősítése, - a logikai összefüggések, szinergiák figyelemmel kísérése, - az indikátorok és benchmarkok teljesítésének figyelemmel kísérése, - az elvégzett tevékenység, elkészült termékek, produktumok szakmai minősítése, 5

6 - az Operatív Programmal, az Akciótervvel és a tervezési dokumentációval való összhang figyelemmel kísérése. Szerződésmódosítás kezdeményezése esetén - a programterv, programdokumentáció előzetes vizsgálata, hogy: a módosítás megalapozott-e, az elkészült módosítási javaslat szakmai, tartalmi minősége megfelelő-e, a tervezett módosítás az Operatív Programmal, az Akciótervvel és a tervezési dokumentációval összhangban van-e, - A vizsgálat alapján dönt a benyújtott javaslatról. Döntését a szerződésmódosítási kezdeményezés elfogadására vagy elutasítására vonatkozó javaslatként fogalmazza meg a Támogató felé. 4. A szervezet gazdálkodásával kapcsolatos előfeltételek: - A kiemelt projekt végrehajtásával kapcsolatos pénzforgalom kezelése elkülönített, célelszámolási (továbbiakban elkülönített) számlán történik. A kiemelt projekt költségvetését terhelő pénzügyi tranzakciókat a projektmenedzser jóváhagyólag aláírja (a jogszabályoknak és a Projektgazda szervezet gazdálkodási szabályzatában foglaltaknak megfelelően). Az elkülönített számlán kizárólag az adott projekttel kapcsolatos ki- és befizetések teljesíthetők, ettől eltérni kizárólag a likviditás biztosítása érdekében előzetesen és igazoltan a szervezet részére átmenetileg biztosított (nem uniós) forrás visszatérítése esetében lehetséges. - A kiemelt projekthez kapcsolódó, támogatás fogadására szolgáló elkülönített számla feletti rendelkezés és felelősség, kötelezettségvállalási, ellenjegyzési és utalványozási rend, valamint a jogkörök megosztásáról és a megosztás módjáról szóló rendelkezések bemutatása szükséges. A projekt végrehajtása során a kötelezettségvállalási jogot a projektmenedzser a kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezetővel együttesen gyakorolja. A projektmenedzser ezen jogkörét elvonni nem lehet. - A pénzügyi vezető gazdálkodási szabályoknak megfelelő ellenjegyzési jogkörének bemutatása szükséges a projekt elkülönített számlájának vonatkozásában. A pénzügyi vezető a gazdálkodási szabályoknak megfelelően teljes körű ellenjegyzési jogkört gyakorol a projekt elkülönített számlájának vonatkozásában. - A Projektgazdának be kell mutatnia a kiemelt projekt keretében felhasznált támogatás a szervezet más bevételeitől, kiadásaitól - elkülönített nyilvántartásának, könyvelésének alátámasztásául szolgáló számviteli politikát, valamint számlarendet, számlatükröt. - A Projektgazdának be kell mutatnia a szervezet adott évi üzleti tervét (tervezett költségvetését), amely alapján igazolható, hogy az alapfeladatok ellátásához szükséges forrás biztosított. 5. A szervezettel szemben támasztott humánerőforrás előfeltételek: - A támogatási szerződés megkötésének feltétele, hogy be kell nyújtani a projekt szakmai és menedzsment vezetőinek kinevezését/megbízását, munkaköri leírását, 6

7 amelynek tartalmaznia kell legalább a projekt felhívás számát, a projektben vállalt feladatokat és jogköröket. - Kizárólagossági nyilatkozat: a projektmenedzser és a pénzügyi vezető teljes munkaidős, főállású alkalmazottak, más funkciót a szervezetben nem töltenek be, más feladat vagy kiemelt projekt megvalósításában nem vehetnek részt. - A projekt munkatársai a projektmenedzser irányításával végzik munkájukat. - A humánerőforrás tervezésekor és a projekt végrehajtása során az ÚMFT eljárásrendjei szerinti esélyegyenlőségi szempontokra figyelemmel kell eljárni. A tervezéskor az alábbi szempontoktól eltérni nem lehet: - Az azonos munkakörben dolgozó munkatársak azonos bérezésben részesülnek - A kiemelt projekt projektmenedzsmentjében biztosítani kell az alulreprezentált nem legalább 30%-os képviseletét. A vezetőktől elvárt képzettséget és szakmai tapasztalatot a TÁMOP /1 kódszámú kiemelt projekt tervezési útmutatója tartalmazza. i Munkaviszony alatt érteni kell a közszféra foglalkoztatási szabályai szerinti kinevezést, illetve felmentést is. ii A többszintű, tagolt projektszervezet kialakításánál az alábbi szempontok figyelembe vétele ajánlott: - a kiemelt projekt komplex megvalósításáért a projekt végrehajtására kijelölt szervezeti egység a felelős, a program felelős vezetője a projektmenedzser - amennyiben az Akcióterv és a tervezési útmutató támogatható tevékenységei nagyobb csoportokba (pillérekbe) rendezetten jelennek meg, az átláthatóság és a koherencia érdekében célszerű azokat alprojektenként kezelni. Az alprojektek megvalósítását az alprojektvezetők irányítják. - A projekten, szükségletek szerint alprojekten belül megvalósításra kerülő tevékenységeket, szakmai indokok alapján, egyedi (elemi) projektekre szükséges bontani. Az egyedi projektek megvalósítását a projektvezetők koordinálják. (Amennyiben szakmailag nem indokolt, vagy az alprojekt költségvetési nagysága nem indokolja, nem szükséges azt további egyedi projektekre bontani.) - Az egyedi projektek, amennyiben ez indokolt, további szakmai témákra bonthatók tovább. - A projekt végrehajtására kijelölt szervezeti egység keretei között kell kialakítani a szakmai munka hátterét biztosító kiszolgáló csoportokat is: Pénzügyi csoport: a kiemelt projekt gazdasági és pénzügyeinek intézésére. Vezetője a pénzügyi vezető. Menedzsmentcsoport: a tervezési és beszámolási folyamatok koordinálására, a projektek nyomon követésére, a működési kérdések intézésére. Vezetője a (vezető)projektmenedzser. A projekt végrehajtására kijelölt szervezeti egység a projekt méretétől, jellegétől, szükségleteitől függően egyéb támogató csoportokat is kialakíthat (pl. disszeminációs és kommunikációs csoport) A fenti mintától eltérő, más tagolású többszintű projektszervezet is kialakítható, azonban az átláthatóságot, tervezhetőséget, a felelősségi körök elkülönítését biztosítani kell. 7