Az informatika megjelenése a vállalatok minőségirányítási rendszerében. Dr. Horváth Zsolt INFOBIZ Kft.

Átírás

1 IT a MIR-ben Az informatika megjelenése a vállalatok minőségirányítási rendszerében Dr. Horváth Zsolt INFOBIZ Kft.

2 Tartalom Informatika a vállalat életében, a MIR-ben Dokumentációk. feljegyzések és adatok kezelése Belső kommunikáció elektronikusan Folyamatok támogatása IT alkalmazásának veszélyei IT rendszer karbantartása IT biztonság főbb témakörei 2007 Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 2

3 Általános alapelvek A vállalatok életében, munkájában számos helyen megjelenik az informatika. Ezen keresztül egyre több helyen, a minőségirányítási rendszer számos folyamatát, annak működését, működtetését illetve szabályozását IT segítséggel valósítjuk meg. Ekkor viszont szükséges ezeknek az informatikai támogatás elemeknek az adott folyamat szabályozásában történő figyelembe vétele, követelményeinek kezelése. Az informatikai támogatásnak azonban vannak árnyoldalai is: Túlzottan ki vagyunk neki szolgáltatva, és nélküle sokszor már az sem megy, ami az IT támogatás előtt még jól működött. Ezek veszélyek, amelyeket ismerni, és kezelni kell! A következőkben ezekre a gondolatokra mutatunk be példákat! 2007 Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 3

4 Az IT támogatt mogatás s helye (péld ldák) Irodai munkavégzés (dokumentáció kezelése, elektronikus iktató-rendszerek, elektronikus levelezés, papírmentes iroda, ) Vezetési folyamatok támogatása (programok BSC, BPR, SWOT, stb rendszerekhez, CAQ rendszerek, MIR- KIR-stb. IT támogatottsága, menedzsment információs rendszerek, ) Belső kommunikáció támogatása ( , csoportmunka, stb ) Tervezés támogatása (CAD rendszerek) Termelés automatizálásának IT támogatása (CNC esztergák, automatizált gyártósorok, hőkezelők, precíziós mérőműszerek vezérlése, mérésadat-gyűjtés, stb ) 2007 Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 4

5 Az IT támogatt mogatás s helye (péld ldák) Ügyfélszolgálati rendszerek támogatása (CRM) Logisztika rendelésállomány beszerzés raktárkezelés termeléstervezés kiszállítás együttes vagy külön-külön IT támogatása Épület-felügyeleti és biztonsági rendszerek, infrastruktúra Gazdasági és termelési adatgyűjtés és értékelés, kimutatások Munkaügy és személyügy (HR modulok, oktatás tervezése, nyomon követése, tudásbázis kialakítása) 2007 Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 5

6 Elektronikus dokumentumok, feljegyzések lehetnek Dokumentumok és feljegyzések Dokumentumok és feljegyzések: Minőségirányítási, vállalati szabályozó dokumentumok (Minőségpolitika, kézikönyv, eljárások,, SzMSz, ) Külső dokumentumok, Termékkel kapcsolatos dokumentáció (pl. kézikönyvek, belső termék tervek, ) Adatbázisok, nyilvántartások elektronikusan (pl. ügyfél adatbázis, rendelés állomány, mérőeszköz-nyilvántartás, karbantartási terv, munkatársi adatbázis, oktatási terv, stb ) Folyamattámogató IT rendszerek (workflow) naplózásai (log files) Elektronikus levelezés 2007 Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 6

7 Dokumentumkezelés követelményei Szempont Papíralapú Elektronikus Készítési, módosítási életciklus Kommunikáció Elosztás, régi begyűjtése, hozzáférés biztosítása Kísérő feljegyzések Életciklus lépéseinek igazolása papír alapú feljegyzéseken Életciklus lépéseinek igazolása elektronikus levelekben; vagy workflow rendszerben, hozzáférési jogokkal biztosítva, naplózva Vezetői utasítás (pl. körlevél) a változásról, és visszaigazolás a megértésről (esetleg oktatás) Elosztási listán mindenki, aláírással igazolva átveszi az újat, leadja a régit. Életciklus lépéseinek igazolásai papíron, körlevél, elosztási ívek, irattári feljegyzések A felelős (egyedüli változtatásra jogosult az adott könyvtárhoz) lecseréli az adott könyvtárban a régi verziójú file-okat az újakra. Mindenkinek olvasási joga van az adott elektronikus könyvtárhoz. Csak az ott lévő verzió az érvényes. Életciklus lépéseinek igazolásai ben, körlevél 2007 Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 7

8 Feljegyzéskezel skezelés s követelmk vetelményei Szempont Papíralapú Elektronikus Tartalom Egyformán követelmény, nincs különbség Készítő azonosítása, hitelesség Készítési dátum Hozzáférés Visszakereshetőség Készítő aláírása a papíron Aláírás mellett a dátum feltüntetése Adott dossziéban lefűzve, vagy elosztási ív szerint elosztva. Irattári archiválás, vagy szabályozás szerint adott felelősnél a hozzáférés. Készítő neve, adott könyvtárhoz való hozzáférési jogosultsága vagy elektronikus levélben ő küldte el. Elektronikus file automatikus mentési dátuma / workflow eseménynaplózása. Adott könyvtárstruktúrában elmentve, szabályozott a hozzáférési és az adatmentési rend. Workflow esetén annak beállításai szerint. Elektronikus archiválási rend biztosítja. (Sokszor célszerű a működtető IT infrastruktúrát is vele együtt archiválni.) 2007 Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 8

9 Belső kommunikáci ció elektronikus formái Belső Belső intranetek, portálok Közös könyvtárak használata (pl. file-szervereken) Folyamattámogató IT rendszerek (workflow) beállításai, üzenetei, Közös csoportmunkát támogató IT eszközök (pl. közös naptárkezelés, rendezvényszervezés, erőforrás megosztás, feladatkiosztás, stb. pl. MS Outlookkal Novell Groupwise-val, v. Lotus Notes-szal, ) Stb Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 9

10 Folyamatok informatikai támogatásának szintjei Egyes tevékenységek végzése során az adatok elektronikus készítése (CAD, ) gyűjtése (mérésadatgyűjtés, termelési és termék adatok gyűjtése, nyilvántartások, ) feldolgozása és értékelése (hibaok elemzés, statisztikai értékelések, döntés-előkészítő rendszerek, ) felhasználása vezérlésre,szabályozásra (vezérléstechnika, ) Egy folyamat (tevékenységek láncainak) elektronikus irányítása vezérlése, nyomon követése (workflow rendszerek) Több folyamat együttes adatbázis alapú integrált irányítása (ERP rendszerek) 2007 Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 10

11 IT alkalmazásának veszélyei Mi történik, ha (péld ldák) ha egy időre megbénul egy beüzemelt vállalatirányítási rendszer? összeomlik vagy hibás adatokat ad egy diagnosztikai berendezés elektronikája? leáll a nagykohó hőszabályozó automatikája, vagy pl. az automata gyártósor termelésirányító szoftvere? összeomlik egy önkormányzat vagy hatóság egyik (pl. levelező) szervere? ellopják az igazgató notebookját, rajta az összes üzleti adattal, az új tender bizalmas adataival? sértődötten mond fel a rendszergazda, és? a felmondott (és netalán konkurenciához pártolt) fejlesztőink, mérnökeink (távoli, otthoni) belépései továbbra is élnek? VESZÉLYEZTETI A TERMELÉST, A VÁLLALV LLALÁSOK TELJESÍTÉSÉT, T, AZ ÜZLETI ÉRDEKEKET, ÉS S VÉGSV GSŐ ESETBEN A VÁLLALAT V LÉTÉT!!!!!! L T!!!!!! 2007 Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 11

12 IT rendszer karbantartása Fizikai karbantartás (példák) Portalanítás (időközönként) Terhelésnek megfelelő HW-kapacitás biztosítása Szervereken és kulcsfontosságú gépeken szünetmentes áramellátás biztosítása Szervereken merevlemez tükrözése (RAID, ) Logikai karbantartás (példák) Töredezettség-mentesítés integritás biztosítása Mentési archiválási rendszer kialakítása (visszaállíthatóság) Vírusvédelem 2007 Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 12

13 Informáci cióvédelem főbb f témakt makörei a minőségir girányításban adatok rendszeres mentése és archiválása, egységes és áttekinthető tárolási struktúra (könyvtárrendszer) kialakítása és általános használata; elektronikus hozzáférések szabályozása cégen belül és kívül; fizikai hozzáférések szabályozása cégen belül és kívül; külső hálózat (internet, külső bejelentkezések) veszélyei; személyi kérdések (rendszergazda személye, felhasználói tudatosság, ); hordozható adattárolók, mobil eszközök, ; clear desk policy ; stb Legjobb megoldás: kockázatok felmérésén és kezelésén alapuló INFORMÁCIÓ-BIZTONSÁGI IRÁNYÍTÁSI RENDSZER! 2007 Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 13

14 Köszönöm megtisztelő figyelmüket! 2007 Dr. Horváth Zsolt - IT a MIR-ben 14