IPARÁGI MEGOLDÁS Vezetôi és Gazdálkodási rendszer Önkormányzatok számára Microsoft Dynamics alapon

Átírás

1 IPARÁGI MEGOLDÁS Vezetôi és Gazdálkodási rendszer Önkormányzatok számára Microsoft Dynamics alapon

2 2 A Microsoft Dynamics NAV moduljai Pénzügy fôkönyv vevôk és követelések szállítók és kötelezettségek tárgyi eszközök költségtervezés készletértékelés Ügyfélkapcsolat-kezelés értékesítés marketing szerviztevékenység Disztribúció beszerzés készletgazdálkodás raktárkezelés Termelésirányítás termeléstervezés rugalmas gyártás ellátástervezés kapacitástervezés Humánerôforrás-menedzsment, projektirányítás projektek erôforrások alkalmazotti nyilvántartás Üzleti intelligencia OLAP elemzések ad-hoc riportok Elektronikus kereskedelem portál alapú rendszer - elérés elektronikus kereskedelem XML adatkapcsolat Microsoft Dynamics A Microsoft Dynamics a Microsoft vállalatirányítási és ügyfélkapcsolat-ke - zelô szoftverekkel, és a kapcsolódó meg oldásokkal foglalkozó termékcsa - ládja. Ezek a rendszerek a kis-, közepes- és nagyméretû szer vezete - ket támogatják az ügyvitel automatizálásában, a nyere sége sebb mû - ködésben és növe kedésük felgyor - sításában. A Microsoft Dynamics alkalmazásai átfogóan optimalizálják a vállalatok stratégiai folyamatait a pénz - ügy, az üzleti adat elem zés, a humánerôforrások, a projekt vezetés, az ügyfélkapcsolat-ke zelés, a helyszíni szervizelés, az ellá tási lánc-kezelés, az e-kereskedelem és a termelésirányítás terén. Azáltal, hogy alkalmazottaik, ügyfeleik és beszállítóik korszerû megoldásokkal kommunikálhatnak és mûködhetnek együtt egy mással, a vállalatok idôben reagálhatnak, megala - pozott stratégiákat dolgoz hatnak ki és azokat kellô gyorsasággal hajthatják végre. A Microsoft Dynamics termékcsaládot a vállalatmérettôl függô igényeknek meg felelôen tervezték, fejlesztették, hogy támogassa akár a KKV szektor, Microsoft Dynamics NAV akár a közepes és nagyvállalatok igé - nyeit. A szoftverek zökkenômentesen együttmûködnek a Microsoft más al - kal mazásaival és technológiáival (pl. Office, Windows, SQL Server, BizTalk, SharePoint). A megoldáscsomag forgalmazásáról hivatalos értékesítési partnereink hálózata gondoskodik. Partnereink az ügyfelek igényeihez szabott speciális szolgáltatásokat és támogatást biztosítanak. A Dynamics termékcsalád legújabb tagja a Microsoft Dynamics CRM olyan hatékony eszközt ad a vállalatok kezébe, amellyel integrálhatják és automatizálhatják folyamataikat az ügyfelek magasabb szintû kiszolgálása, támogatása érdekében. A technológia az ügyfelet, a vele folytatott kommunikációt és interakciót, valamint az értékesítési és vevôszolgálati folyamatok menedzselését állítja szinte az összes tranzakció közép - pont jába, ezáltal biztosítva az egységes és naprakész információ megosztását azon alkalmazottak között, akik erre támaszkodva a lehetô legjobb szolgáltatást nyújthatják az ügyfeleknek. A Microsoft Dynamics NAV növekvô kisés középvállalatok számára kínál átfogó megoldást a pénzügyi folyamatok, az ügyfélkezelés és az elosztási csatornák folyamatainak optimalizá - lására. Az egyszerûen használható és karbantartható vállalatirányítási rendszer maximalizálja a termelékeny - séget, és a vevôszolgálatok tökélete - sítésével növeli a vevôi elégedettséget. A teljes mértékben személyre szabható Microsoft Dynamics NAV lehetôvé teszi az ügyfelek számára, hogy az igényeik nek megfelelô vállalatirányítási rend szert alakítsanak ki cégüknek. Az ebbôl eredô, megnövekedett kapacitásnak köszönhetôen könnyebb alkalmazkodni a piac változásaihoz, mégpedig anél kül, hogy ez gátolná a napi mûködést. Iparági program keretében a Microsoft Dynamics NAV partnerek számos vertikális megoldást kínálnak. A vertikumok speciális igényeit lefedô megoldás ráépül a vállalatirányítási rend szer széleskörû alapfunkcióira, azokkal szorosan integrálva mûködik. Szá mos esetben helyi partnerek nem - zetközileg elterjedt, piacvezetô megol - dásokat honosítanak a magyar piaci igényekre testre szabva. A partnerek iparági ismereteinek köszönhetôen ügyfeleink saját problémáikra, üzleti folyamataikra választ adó integrált megoldást kapnak.

3 KÖZÜGY Közigazgatási Önkormányzati Ügyvitel teljes körû megoldást nyújt a hazai Önkormányzatoknak a pénzügyi- és gazdálkodási feladatok informatikai eszközökkel történô gyors és hatékony elvégzésére. Rendszerünk segítségével az Önkormányzatok az uniós szabályoknak megfelelô legmodernebb technológia segítségével, gyorsan és hibamentesen tudják elvégezni pénzügyi, számviteli, jelentési, statisztikai és egyéb feladataikat. Az Önkormányzati rendszer segítségével, a megfelelô jogosultsággal rendelkezô tisztségviselôk pillanatok alatt, akár interneten keresztül is elérhetik a Hivatal és Intézményeinek pénzügyi adatait. Az adott területre specifikus kimutatások bármikor gyorsan összeállíthatóak és lefuttathatóak, így biztosítva a tisztségviselôk naprakész információval történô ellátását. Társaságunk a projektek elôkészítése során közremûködik a források megteremtésében is: Önkormányzati ügyfeleink részére pályázatfigyelési, pályázatkészítési és pályázati lebonyolítás szolgáltatást nyújtunk. Iparág: Helyi önkormányzatok Microsoft megoldás: Microsoft Dynamics NAV Add-on fejlesztô cég: CityByte Zrt. Az Ön partnere: CityByte Zrt. A hazai informatika az elmúlt másfélkét évtized alatt berobbant a közigazgatási területre. Az informatika rendkívül gyors térhódítása eredményét, az egyes szakterületek felelôs tisztség viselôi igyekeztek a hozzájuk tartozó feladatok elvégzését minél nagyobb mértékben automatizálni, informatikai támogatottsággal ellátni. Ezeknek a folyamatoknak köszönhetôen, a hazai Önkormányzatok jelentôs többségénél számtalan, egymástól teljesen elsze paráltan mûködô informatikai rendszer segítségével dolgoznak a szakterület felelôsei. Ismert tény, hogy az ún. sziget-rendszerek sok esetben az adatok redundanciáját eredmé - nyezik, azaz egy-egy adat többször is bevitelre kerül a rendszerekbe. Szintén a sziget-rendszerek okozta hiányosság, hogy a vezetô tisztségviselôk számára elengedhetetlen, az intézmények mûkö désével kap - csolatos naprakész riportok, statisztikák és kimutatások csak lassan, több rendszerbôl elôbányászva, gyakran rendszergazdai segítséget is igénybe véve kérdezhetôk le. Vállalatunk célkitûzésként jelölte ki azt a feladatot, hogy a Microsoft Dynamics NAV rendszerre építve egy olyan, egységes gazdálkodási rendszert alakítson ki speciálisan az Önkormányzatok szá mára, ami nagy - mértékben egyszerûsíti a hivatalok informatikai struktúráját, gyors és hatékony EU konform mû ködést tesz lehetôvé, határidôre pontos beszámolók készítésével támogatja az elszámolási kötelezettségek teljesítését és olyan egyszerûen kezelhetô, bárhonnan elérhetô, jól strukturált adatbázist képez, melyre nyugodtan építkezhetnek a vezetô tisztségviselôk döntéseik meghozatalában. 3

4 Kitekintés 4 Rendszerünk felülete és kezelési logikája a Microsoft technológiából adódóan a Microsoft Outlook sémájára épül. Így a leendô felhasználók gyorsan és magabiztosan sajátítják el a rendszer használatát, hiszen az általuk korábban használt Microsoft alapú szöveg - szerkesztés, táblázatkezelés, honlap böngészés során elsajátított programkezelést, az ARP rendszerben is rendkívül jól tudják majd hasznosítani. A Microsoft Dynamics termékek világ - szerte ismertek, több mint 50 országban közel felhasználó használja. Az Európai Unióban számos Önkor mány zat döntött a Microsoft technológiára épülô gazdálkodási rendszer mellett, hiszen olyan jól ismert, megbízható technológiára építhetik létfontosságú elszámolásaikat és számvi telüket, melynek támogatottsága hosszú évekre garantált. Kelet-Európai specialitásként szembetûnô jelenség az ún. egyedifejlesztések jelenléte az egyes Hivatalokban, illetve Önkormányzati intézményekben. Ezek elterjedési oka elsôsorban a kedvezô ár, mely mögött gyakran ott van az elôzôleg fel nem mért jelentôs mértékû mûködési költség. Nem szabad azonban megfeledkeznünk egy rendszer üzemeltetési fázisában jelentkezô feladatainkról sem. Ilyen feladatok lehetnek például az egyes jogszabály módosításoknak vagy a hivatali változásoknak megfelelô rendszer átparaméte rezé - sek. Sajnos sok esetben a jelenleg mûködô ódivatú sziget-rendszer megoldások sok Uniós folyamatot /követelményt nem, vagy csak korlátozottan támogatnak. Rendszerfunkciók Vezetôi Információs Rendszer Költségvetés tervezés, Elôirányzat kezelés Kötelezettségvállalás Központi Jelentéskészítés Szerzôdés nyilvántartás Készlet- és Eszközgazdálkodás Tárgyi-eszköz gazdálkodás Humánerôforrás gazdálkodás Pénzügy Számvitel Alkalmazott technológia A CityByte Zrt. Microsoft Dynamics NAV integrált alkalmazásra épülô Önkormányzati gazdálkodási rendszere a Microsoft SQL adatbázis szervert használja. A Microsoft technológia alkal - mazásával rendszerünk bevezetése, testre szabá sa, valamint jövôbeni üzemeltetése le egyszerûsödik, és ezzel együtt gyorsabbá is válik. Korszerû technológia segít sé gével, az Önkormányzatok a gaz dálkodási rendszer használatával min dig naprakész információkkal tudnak dolgozni. Kimutatásaikban a legfrissebb adatokat tudják megjeleníteni. A lekérdezési lehetôségeket kihasználva az Önkormányzatok vezetôit, képvi - selôit nem érhetik meglepetések az egyes periódusok végén, hiszen az álta luk összeállított riportstruktúrák bár mikor és bárhonnan, akár Inter - neten keresztül is lekérdezhetôk. Az elkészített riportok, kimutatások tovább szer keszthetôk táblázat - kezelôvel, szö veg szerkesztôvel. A rendszer lehetô séget biztosít a rendszerbôl kinyert adatok, kimutatások azonnali, onine publikálására például a hivatal honlapján, vagy az ügyfélportálon. A központi adatbázis által az adatokat csak egy helyen kell rögzíteni. Ezáltal az ó-divatú, több, egymástól függetlenül mûködô sziget-rendszert alkalmazó hivatalok mûködéséhez képest egy EU konform, gyors és hatékony mûködést tudunk garantálni ügyfeleinknek. Rendszerünk felülete és kezelési logikája a Microsoft technológiából adódóan a Microsoft Outlook sémájára épül. Így a leendô felhasználók gyorsan és magabiztosan sajátítják el a rendszer használatát, hiszen az általuk korábban használt Microsoft alapú szövegszerkesztés, táblázatkezelés, honlap böngészés során elsajátított programkezelést, az ARP rendszerben is rendkívül jól tudják majd hasznosítani.

5 Modulok és funkcionalitások Rendszerstruktúra Az Önkormányzati gazdálkodási rend - szer fôbb moduljai és azok kiemelt funkciói (a teljesség igénye nélkül) Kötelezettség vállalás Kötelezettségként minden megtör - tént vagy várható gazdasági ese - mény nyilvántartása a lekérdezé - sek mindig a valóságnak megfelelô, naprakész állapotot mutatják Kötelezettségvállalás nyilvántartása fôkönyvi szám, dimenziók és kötele zettségvállaló szerint is (analitikus és összegzô listák) Kötelezettségvállalás ellenôrzése a megrendelés jóváhagyásánál vagy a számlaigazolásnál is 75-ös beszámoló elkészítése Költségvetés tervezés Költségvetés tervezés dimenzión - ként, elôirányzat módosítások rög - zítése Számvitel Törzsadatok karbantartása (számlatükör, szakfeladatok, egységkódok, naplók, könyvelési mátrixok) Automatikus vagy kézi könyvelés Funkcionális tételek, állományi átvezetések, zárás, tárgyi eszköz feladások automatikus könyvelése Tévesen könyvelt tételek stor - nírozása Költségfelosztás intézményenként és idôszakonként Lekérdezések intézményként, di menziónként, idôszakonként, ügyfelenként, tételenként Beszámolók elôállítása Kész beszámolók átemelése a K11 programba Webes alkalmazások (adatszolgáltatás, korszerû, gyors, megbízható kapcsolat az intézményekkel) TÁKISZ által küldött bérlemez beolvasása, automatikus könyvelése Tetszôleges számú könyvelési idô - szak (nincs havi, negyedéves zárás) Fôkönyvi kivonat, fôkönyvi karton, napló, pénzforgalmi jelentés Szerzôdés nyilvántartás Kiadási és bevételi szerzôdések, határozatok, megrendelôk nyilvántartása, csoportosítása, gyors visszakereshetôsége Kiadási és bevételi egyszeri vagy idôszakonkénti elôírások generálása Elôírásokról történô csoportos számla- és csekknyomtatás Kiadások és bevételek alakulásának figyelemmel követése, az ép - pen aktuális szerzôdésegyenlegek lekér dezése 5

6 Modulok és funkcionalitások 6 Fizetési felszólítók, egyenlegközlô levelek nyomtatása Webes alkalmazások (információszolgáltatás a lakosság, vállalkozások felé) Pénzügy Bejövô számlák rögzítése (fedezet - ellenôrzés, számlaigazolás) Számlázás, kimenô számlák nyom tatása Vevôi és szállítói számlák nyilvántartása, csoportosíthatósága, gyors visszakereshetôsége Automatikus stornó-számla gene - rálás, nyomtatás Lekérdezések (számlaösszesítô, folyószámla egyeztetô) Fizetési felszólító, egyenlegközlô levelek nyomtatása Késedelmi-kamat számítás ÁFA tételek gyûjtése, pénzforgalmi vagy teljesítés szemléletû ÁFA kimutatások lekérdezése Több bankszámla egyenlegének vezetése tetszôleges pénznemben A rendszerben lévô rögzített számlák kiválasztása kiegyenlítésre Elektronikus banki terminál PEK lemezek beolvasása Bankzárás (egyenleg ellenôrzés) Lekérdezések Gazdasági események fôkönyvi feladása Több pénztár egyenlegének veze - tése tetszôleges pénznemben A rendszerben lévô rögzített számlák kiválasztása kiegyenlítésre Pénztár kiadási és bevételi bizonylatok nyomtatása Sztornó pénztárbizonylat generá - lása, nyomtatása Pontos, naprakész analitikus nyilvántartások készítése Napi vagy dekádonkénti pénztár - zárás: címletjegyzék, pénztár-jelentés nyomtatása Lekérdezések Gazdasági események fôkönyvi fel adása Tárgyi-eszköz gazdálkodás Az önkormányzat teljes eszközkészletének nyilvántartása (immateriális javak, tárgyi eszközök, kisértékû tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök, befejezetlen beruházások) Az eszközök mozgásának rögzítése, követése Értékcsökkenés számítás tetszôleges idôpontra, leltári számra Leltározás támogatása, leltárak kiértékelése Automatikus feladások a fôkönyvi könyvelésbe Lekérdezések Humánerôforrás gazdálkodás dolgozók adatainak, képzettsé - gének, képességének strukturált nyil vántartása jelenlét és hiányzás-kezelés a hiányzási tendenciák és okok elemzése HR statisztikák Készletgazdálkodás Minimális készletszint mellett tervezhetôi és ütemezhetô értékesítési, beszerzési tranzakciók. Különbözô árcsoportok kialakítása, amelyekhez egyedi kedvezmények is köthetôk. Különbözô pénznemek használata Készletmozgások követése FIFO, LIFO logika szerint készlet számítás. Vezetôi- és Képviselôi Információs Rendszer A rendszer biztosítja az önkormányzati vezetôk, képviselôk számára nélkülözhetetlen, aggregált adatokból készített kimutatásokat, lekérdezéseket (cash-flow, likviditási tervek, kötelezettségvállalás alakulása, kintlévôségek, felhasználói aktivitás, stb.) A Microsoft SQL adatbázis kezelô motor biztosítja az adatok, jelentések gyors elérését A rendszer képes a tervezési feladatok ellátásra, a terv-tény eltérések folyamatos figyelemmel követésére

7 Miért a KÖZÜGY (Közigazgatási Önkormányzati Ügyvitel) Önkormányzati gazdálkodási rendszer Microsoft technológiára épülô, korsze - rû adatstruktúrájú, a legrészletesebb riportok iránti igényeket is gyorsan és pontosan kielégítô, az Uniós normáknak is maximálisan megfelelô, egy - séges gazdálkodási rendszert ajánlunk ügyfeleinknek. A mûködtetés során megszûnnek az egyes pénzügyi és számviteli elszigetelt sziget-rendszerek, így gyorsabbá és hatékonyabbá válik az egyes szakterületek munkája. A beszámolói kötelezettségek határ - idô re és pontosan teljesíthetôk. Rendszerünk naprakész adatai által a hivatalok és az intézmények vezetô tisztségviselôit nem érhetik meglepe - tések a számokkal kapcsolatosan, hiszen területüknek megfelelô, egyedileg tervezett kimutatásokat bármikor megnézhetik, segítséget kapva így egy adott kérdés gyorsabb és pontosabb megítéléséhez. A rendszerbôl kinyert kimutatások, statisztikák az általá nosan használt táblázatkeze - lôkkel és szövegszerkesztôkkel to - vább szerkeszthetôek, vagy akár online módon publikálhatóak egy internetes honlapon friss adatokat szolgáltatva a Hivatal honlapjának látogatói részére. Rend szerünk által a döntés elôkészítôi és a döntéshozatali feladatok hatékonyabbá válnak. A CityByte Zrt. Önkormányzati gazdálkodási rendszerének felhasználói felülete rendkívül felhasználó barát. A már megszokott Microsoft felületen mûködô gazdál - kodási rendszer használata minden új felhasználó által gyorsabban elsa - játítható, mint egy esetlegesen teljesen új, a felhasználóknak idegen felületû rendszeré. A modern technológiának köszönhetôen, a lehetô legtöbb, az önkormányzatok mûködése szem - pont jából, fontos rendszer integrálható és illeszthetô. Így például kifejezetten illeszthetôk az egyes ügyiratkezelôi, dokumentumkezelô, iktató, és egyéb szakma specifikus rendszerek (hulladékgazdálkodás, stb.). Technológiánkból fakadó további elôny, hogy igény szerint úgynevezett portál megoldások is ráépíthetôk a rendszerre, így az e-ügyintézés fejlô - désével megnyithatók a hivatalok ügyfélkapui és a Hivatal valóban Uniós színvonalú szolgáltatásokkal elégítheti ki ügyfelei igényeit. Cégünk segít ügyfeleinknek a szükséges források megteremtésében. En - nek megfelelôen pályázatfigyelési, pályázatkészítôi és lebonyolítói feladatokat is ellátunk. Önkormányzati ügy - fe leinknek tehát minden segítséget és információt megadunk, hogy hozzásegítsük ôket egy valóban modern, minden igényt kielégítô önkormányzati gazdálkodás megvalósításához. A modern technológiának köszönhetôen, a lehetô legtöbb, az önkormányzatok mûködése szempont jából, fontos rendszer integrálható és illeszthetô. Így például kifejezetten illeszthetôk az egyes ügyiratkezelôi, dokumentumkezelô, iktató, és egyéb szakma specifikus rendszerek (hulladék - gazdálkodás, stb.). 7

8 CityByte Zrt Budapest Maros utca 12. Tel.: info@citybyte.hu 2005 Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. A Microsoft, a Microsoft Dynamics, a Microsoft Dynamics NAV, a Microsoft Corporation védjegye vagy bejegyzett védjegye az Egyesült Államokban, illetve más országokban. Ezen dokumentumban megnevezett minden más cégnév és terméknév, a mindenkori jogosult védjegye lehet. Az ezen dokumentumban fellelhetô információk a Microsoft Dynamics NAV-on alapulnak és szükség esetén minden elôzetes bejelentés nélkül módosíthatóak. A mindenkori jogosult elôzetes írásbeli beleegyezése nélkül, ezen dokumentációkat sem részben, sem egészben nem szabad semmilyen formában és semmiféle eszközzel másolni vagy átadni. A kiadvány szerkesztôje semmiféle felelôsséget nem vállal ezen dokumentumban lévô hibákért és mulasztásokért. Minden egyéb, nem részletezett jog fenntartva.