ÁLLAMI MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS (ÁMB) A NATO TAGORSZÁGOK HADFELSZERELÉSEINEK BESZERZÉSÉBEN

Átírás

1 SZÖVETSÉGI MINŐSÉG- BIZTOSÍTÁSI KIADVÁNY NATO/PFP NYILT AQAP 2070 ÁLLAMI MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS (ÁMB) A NATO TAGORSZÁGOK HADFELSZERELÉSEINEK BESZERZÉSÉBEN AQAP-2070 NATO/PFP NYILT - 1/77 -

2 NATO/PFP NYILT AQAP 2070 AZ ÉSZAK-ATLANTI SZERZŐDÉS SZERVEZETE, NATO SZABVÁNYOSÍTÁSI HIVATAL (NSA) NATO KÖZZÉTÉTELI KÖZLEMÉNY január 1. Az AQAP-2070 () Állami Minőségbiztosítás a (ÁMB) a NATO tagországok hadfelszereléseinek beszerzéseiben egy NYILT NATO/PFP kiadvány. Az érdekelt országoknak a kiadvány alkalmazására vonatkozó megállapodása a STANAG 4107-ben került rögzítésre. 2. Az AQAP-2070 () a kézhez vételkor lép hatályba. Az AQAP-170-t váltja fel, amelyet helyben kell megsemmisíteni. 3. Megengedett a kiadvány példányainak terjesztése a vállalkozók és szállítók között. A kiadvány ilyen értelmű terjesztését bátorítjuk. J. MAJ Dandártábornok, PLAR Igazgató, NSA NATO/PFP NYILT - 2/77 -

3 NATO/PFP NYILT AQAP 2070 Fejezet TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS Általános útmutató Hivatkozások 5 2. TÁRGYKÖR ÉS CÉL 5 3. ALKALMAZÁSI ELV Általános elvek Az ÁMB folyamatábrája 6 4. AZ ÁMB FOLYAMATA A Felkérés elkészítése Folyamatábra A Megbízó részéről a szerződéses követelmények átvizsgálása Hiányos vagy ellentmondásos szerződéses követelmények A Megbízói kockázatok azonosítása Döntés az ÁMB átruházásáról A Felkérés elkészítése A Felkérés elektronikus úton történő továbbítása Kiegészítő információk A felkérés elfogadása és az ÁMB megtervezése Folyamatábra A Felkérés visszaigazolása A Megbízott részéről a Felkérés és a szerződés átvizsgálása Megbízotti kockázat azonosítás Ellentmondásos Felkérés és szerződéses követelmények A Felkérés elfogadása, vagy részleges elfogadása A Felkérés visszautasítása Az ÁMB felügyelet megtervezése Szerződéskötés utáni minőségbiztosítási értekezlet ÁMB végrehajtása az Alvállalkozó telephelyén Az ÁMB felügyeleti terv Az ÁMB végrehajtása Folyamatábra Az ÁMB felügyeleti tevékenységének végrehajtása A Szállító minőségirányítási dokumentációjának átvizsgálása Nem-megfelelőségek Az ÁMB feljegyzései és ezek elemzése Az ÁMB befejezése Jelentős kockázat-változások és a Megbízó értesítése ezekről Az ÁMB- terv módosítása Értesítés a Felkérés teljesítéséről (befejezéséről) Folyamatábra Felkészülés a termék kibocsátásra A Megfelelőségi Igazolás (MI) A termék-kibocsátás 19 NATO/PFP NYILT - 3/77 - Old al

4 NATO/PFP NYILT AQAP Értesítés a Felkérés teljesítéséről Az ÁMB kockázatok visszacsatolása Folyamatábra Megbízói kockázat-azonosítás A kezdeti kockázati információk visszacsatolása A kockázati információk megőrzése A kockázatok folyamatos visszacsatolása Alapvető változások a kockázatban A kockázat visszacsatolása a Felkérés-teljesítés befejezésekor Kiegészítő információk a folyamathoz AZ ÁMB KIEGÉSZÍTŐ ELEMEI Eltérési engedélyek és engedmények Folyamatábra Vevői reklamációk kivizsgálása Folyamatábra Az alvállalkozói ÁMB folyamata Folyamatábra 28 MELLÉKLETEK A -Melléklet Rövidítések és fogalmak 31 B Melléklet Formanyomtatványok Felkérés és Kockázati információ visszacsatolási minta Eltérési engedély/engedmény kérelem minta Megfelelőségi Igazolás minta C -Melléklet Kockázat- azonosítás és osztályozás 50 D -Melléklet Módszerek és Technikák 64 E -Melléklet Elektronikus úton történő Felkérés 74 NATO/PFP NYILT - 4/77 -

5 NATO/PFP NYILT AQAP BEVEZETÉS 1.1 Általános útmutató A NATO tagországok beszerzéseiben az ÁMB (továbbiakban: ÁMB) az a folyamat, amelyben a NATO tagországok és NATO szervezetek kölcsönösen biztosítják egymás számára a védelmi szerződésekben előírt minőségbiztosítási szolgáltatásokat. A Szállító ország nemzeti hatósága (szervezete), saját országában biztosítja az ÁMB-i felügyeletet és szolgáltatásokat a beszerző ország, vagy NATO szervezet nevében és felkérésére A ÁMB biztosítja a bizalmat a beszerző ország számára azt, hogy a minőséget illetően a védelmi termékek Szállítója megfelel az ÁMB-t előíró szerződéses feltételeknek. Az ÁMB-t azokra a szerződéses követelményekre vonatkozóan végzik el, amelyek kockázatot hordoznak, vagy a beszerző ország törvényei azt előírják. 1.2 Hivatkozások a) b) c) STANAG 4107 Szabványosítási Egyezmény Az állami minőségbiztosítás (ÁMB) kölcsönös elfogadására és a Szövetségi Minőségbiztosítási Normatív Dokumentumok használatára. ISO 9000:2000 Minőségirányítási rendszerek Alapok és szótár. AQAP szerződéses dokumentumok. 2. TÁRGYKÖR ÉS CÉL 2.1 Ennek a dokumentumnak az a célja, hogy egységesítse az ÁMB-i szolgáltatás átruházásának folyamatát a NATO tagországok között. 2.2 Ebben a normatív dokumentumban leírt ÁMB a STANAG-4107 (NATO Szabványosítási Egyezmény) alapján kerül bevezetésre, amelyet minden tagország ratifikált. A tagországok elvárása az, hogy az ÁMB átruházásakor a tagországok követik az ebben az AQAP-ban definiált kölcsönös ÁMB-i előírásokat, ha a STANAG 4107-ben fenntartást nem jeleztek. 2.3 A ÁMB kiemeli a kockázatok azonosítását és osztályozását az ÁMB-i felügyeleti tevékenység megtervezésén keresztül. 2.4 Az ebben a dokumentumban ismertetett ÁMB az állami, vagy Szállítói szerződés megkötése után alkalmazható, ott ahol a kockázatok figyelemmel kísérése és csökkentése szükséges. 3. ALKALMAZÁSI ELV 3.1 Általános elvek A kockázat alapú ÁMB-i tevékenység hatékony eszköz arra, hogy a programek vagy a szerződések teljesítésekor jelenlevő kockázatok menedzseléséhez megfelelő erőforrásokat rendeljenek hozzá. A cél az, hogy az azonosított kockázati területekre koncentrálva végezzék a szükséges ÁMB-i tevékenységeket, annak érdekében, hogy a termék iránt a kellő bizalmat még a beszerzőnek történő átadás előtt megteremtsék Az ÁMB speciális jellegéből adódóan, a kockázatok azonosításához a Megbízótól és a Megbízottól egyaránt szükség van információra. Mindketten rendelkeznek és hozzáférnek azokhoz a kockázatra vonatkozó adatokhoz (információkhoz), amelyek szükségesek ahhoz, hogy az ÁMB-t azokra a rendszerekre, folyamatokra és termékekre tervezzék és koncentrálják, amelyek kockázatot jelentenek a Beszerző számára.. NATO/PFP NYILT - 5/77 -

6 NATO/PFP NYILT AQAP Az ÁMB folyamatábrája Az ÁMB-i folyamat áttekintése Megbízó Szerződés (Input az ÁMB elvégzéséhez) Szerződés átvizsgálás A Felkérés elkészítése (4.1 fejezet) Kockázat azonosítás A Felkérés elkészítése A Felkérés elküldése Az alvállalkozónál ÁMB végzése A FelkA érés vevői elfogadá rekl. sa és az ÁMB m Eltérési egtervezése eng. (4.2 fejezet) kivizsg. /engedmények Kommunikáció Felügyeleti terv kidolg. Felügyelet végrehajtás ÁMB felügy. tervezés Észrevételek dokumentálása A Felkérés elfogadása Az ÁMB végrehajtása (4.3 fejezet) Helyesbítő tevékenység Kockázat azonosítás Adatok elemzése A Felkérés és szerz. átvizsg. Felügyelet módosítása Megbízott Az ÁMB támogatásának folyamata (5.0 fejezet) Az Állam bizalma a megfelelő termékben (Folyamat output) Az ÁMB kockázati információk visszacsatolása (4.5 fejezet) Értesítés az ÁMB befejezéséről (4.4 fejezet) 3-1. ábra. Az ÁMB folyamata A 3-1. ábra az ÁMB folyamatát mutatja be. A folyamat tartalmazza a kockázatok Megbízó általi azonosítását és a döntését arról, hogy ezekre indokolt-e az ÁMB-i tevékenységet végrehajtani.. Ha szükséges az ÁMB, akkor a Megbízó elkészíti a Felkérést és továbbítja a Megbízotthoz. A Megbízott a Felkérés átvételekor szintén kockázat-azonosítást végez. Ez biztosítja, hogy az összes -a Megbízó és Megbízott által- ismert kockázatot azonosítsanak és felhasználjanak a szükséges ÁMB megtervezéséhez, a beszerző szerződéses érdekeinek védelmére. Az ÁMB tevékenység tartalmát a Felkérés és a szerződés határozzák meg A kockázati információk -Megbízó és Megbízott közötti- visszacsatolása az ÁMB folyamat kulcseleme. A kockázati információk folyamatos követésével és visszacsatolásával a Megbízónak és a Megbízottnak egyaránt nagyobb rálátása lesz a termék vagy Szállító kockázataira, és az ÁMB a fentiek figyelembe vételével kerül végrehajtásra Az ÁMB-ra vonatkozó Felkérést a STANAG 4107 A Mellékletben megnevezett Nemzeti Hatóságoknak, Állami/katonai Minőségbiztosítási Szervezeteknek kell megküldeni. NATO/PFP NYILT - 6/77 -

7 NATO/PFP NYILT AQAP A NATO tagországok felelősek a saját ÁMB tevékenységük működtetéséért, és állandóan mérik, elemezik és folyamatosan tökéletesítik azt. 4. AZ ÁMB FOLYAMATA 4.1 A Felkérés elkészítése Folyamatábra Szerződés (Folyamat input) Megbízói szerződés átvizsgálás 1. Hiányos v. ellentmondás -os szerződéses követelmény Igen A megbízó a Szerződés korrekcióját kezdeményezi Nem Folyamat output: Felkérés A Felkérés továbbítása a Megbízotthoz 8. Megbízói kockázat-azonosítás 4. Folyamat vége Megbízó elkészíti a Felkérést 7. Igen Szükséges az ÁMB-i Felkérés? 5. Nem A kockázatok alapján nem igényel ÁMB-t. Nemzeti eljárások alkalmazása ábra. A Felkérés elkészítésének folyamatábrája A 4-1.ábrán bemutatott folyamatábra a Megbízó feladatait szemlélteti a Felkérés elkészítésének folyamatában. A folyamat inputja (bemenő adata) a szerződés, a folyamat outputja (kimenő adata, eredménye) pedig az elkészített Felkérés. Az egyszerűség érdekében a szerződés szó védelmi szerződést jelent, amely magában foglalja az alvállalkozói szerződést is Megbízó részéről a szerződéses követelmények átvizsgálása (1) A Megbízó feladata a szerződés alapos átvizsgálása -a Felkérés kiadása előtt- annak érdekében, hogy biztosítsa, hogy az ÁMB-hoz megfelelő információk álljanak rendelkezésre, és hogy ne legyenek benne hiányos vagy ellentmondó szerződéses követelmények. Továbbá feladata, hogy gondoskodjon arról, hogy a szerződés tartalmazza a következőket: a) A Katonai Minőségbiztosítási Szervezet (KMSZ) képviselőjének jogát ahhoz, hogy a Szállítóvagy az Alvállalkozó telephelyén ÁMB feladatokat végezhessen. b) A szükséges szerződéses AQAP, vagy ISO követelményeket. c) A szükséges műszaki követelményeket, vagy az ezekre történő hivatkozást. d) A megfelelőség igazolására vonatkozó követelményeket. e) A Szállító által kiadott, a termékre vonatkozó használati utasításokat. f) Az eltérési engedélyekre és/vagy engedményekre vonatkozó követelményeket. g) A Szállító által készített tervekre vonatkozó követelményeket. Pl.: Minőségtervek, kockázatkezelési tervek, konfigurációkezelési tervek, stb. NATO/PFP NYILT - 7/77 -

8 NATO/PFP NYILT AQAP 2070 h) A tervezés átvizsgálására, a mintadarab ellenőrzésre és/vagy a speciális vizsgálatokra vonatkozó követelmények. i ) A szállítási határidőkre vonatkozó szerződéses követelményeket. j ) Törvényi / jogszabályi követelmények, melyek a szerződést érinthetik Hiányos vagy ellentmondásos szerződéses követelmények (2 és 3) A Megbízó feladata, hogy korrigálja (helyesbítse) a hiányos vagy ellentmondásos szerződéses követelményeket. Amennyiben ezt nem tudja megtenni a Felkérés kezdeményezése előtt, akkor a hiányos vagy ellentmondásos követelményekre vonatkozó részleteket, -és a megteendő (eddig megtett) lépéseket (intézkedéseket) az ügy megoldására- bele kell foglalni az Felkérés-be A Megbízói kockázatok azonosítása (4) A Megbízó feladata, hogy azonosítsa a kockázatokat, a C - Mellékletben szereplő útmutatások felhasználásával Ajánlatos, hogy a Megbízó és a Megbízott kommunikáljon egymással, hogy megtervezhessék az ÁMB-t a kockázatok alapján Döntés az ÁMB átruházásáról (5 és 6) A Megbízó határoz arról, hogy az azonosított kockázatok alapján szükséges-e az ÁMB. A Megbízó dönti el, hogy a STANAG 4107 korlátozás nélkül alkalmazható-e, vagy hogy a nemzeti fenntartások speciális kétoldalú megállapodást igényelnek-e, vagy más eljárás szükséges Általában nem kell ÁMB-t végezni egyszerű, kis kockázattal járó termékek beszerzésénél, vagy amikor a termék minősége kielégítően megállapítható az átvételkor. Ilyenkor, a Megbízó felveszi a kapcsolatot a Beszerzővel, és tájékoztatja, hogy az átvétel helyben megvalósítható. Az ÁMB-t nem igénylő kockázatokat az országon belül követett gyakorlatnak megfelelően kell kezelni. Ha a fentiek után nem marad olyan kockázat, amely ÁMB-t igényel, akkor a folyamat befejeződik A Felkérés elkészítése (7) A Megbízó az ÁMB-ra vonatkozó felkérést a B Melléklet formanyomtatvány I. részének kitöltésével kezdeményezi A Megbízónak, értelemszerűen, figyelembe kell vennie a következőket: a) El kell juttatnia a ÁMB felügyeleti terv egy másolati példányát. b) A KMSZ képviselőjét fel kell hatalmaznia az eltérési engedély kérelmek és engedmények kezelésére, valamint a Szállítónál a szerződéses feladatok végrehajtásánál a kockázat-alapú ÁMB felügyelet elvégzésére. (Az eltérési engedélyekre és engedményekre vonatkozó részleteket lásd az 5.1pontnál) c) A KMSZ képviselője által kiadott Megfelelőségi Igazolás (MI) szükségességére. d) A termékátvétel módszerére vonatkozóan utasítások (Technológiai/technikai Utasítások) kiadására. e) A kockázati információk visszacsatolására, vagy a KMSZ képviselőjétől az időszakonkénti jelentések elküldésének szükségességére. f) A KMSZ képviselőjének szerepére a mintadarab ellenőrzésénél, vagy speciális vizsgálati követelményeknél. g) A KMSZ képviselő részvételének a szükségességét a műszaki- vagy tervezési átvizsgálásokban (PCA, FCA, stb.). h) A figyelem felhívásának szükségességét azokra a repülésre való alkalmassággal-, tengeralattjáróstb. biztonsággal kapcsolatos kockázatokra, amelyek hatása katasztrofális lehet. NATO/PFP NYILT - 8/77 -

9 NATO/PFP NYILT AQAP 2070 i) Az alacsonyabb-szintű dokumentációk: minőségtervek, stb. példányaival való ellátás szükségességét. j) Az előszerződés Megbízott részére történő biztosításának szükségességét. k) A Megbízott értesítésének szükségességét arról, hogy a szerződés feljogosította a Szállítót arra, hogy a Beszerző nevében elfogadjon kisebb nem-megfelelőségeket A kockázat azonosítási folyamat során minden olyan kockázatot, amely figyelemmel kísérést igényel a ÁMB-i felügyelet folyamán, dokumentálni kell a Felkérés I. részében. Ahol lehetséges, a Megbízó határozza meg, hogy a szerződés vagy a műszaki specifikáció melyik része kapcsolatos azzal a kockázattal, amely a Felkérésben szerepel. Azonosítás után, a kockázatot minősíteni kell az A - Mellékletben megadott definícióknak megfelelően (osztályba sorolás) A Megbízónak nem szükséges meghatároznia az ÁMB végrehajtása során alkalmazandó módszereket és technikákat. A kockázatok figyelemmel kísérését és kezelését a Megbízott fogja meghatározni., az ÁMB terv alapján. A Felkérés űrlap kitöltésére vonatkozó részletes utasítások a B Mellékletben találhatók meg A Megbízó határozza meg a Megbízott által készített jelentések tartalmát. A jelentési terjedelmet minimális szinten kell tartani A Megbízó határozza meg, hogy a Megbízott állítson-e ki Megfelelőségi Igazolást (MI), amelyet a szerződésnek tartalmaznia kell. A MI-ra vonatkozó további információk a 4.4 pontban találhatóak Több szerződés azonos Szállítóval történő megkötése esetén, a Megbízó igényelheti a ÁMB-t a Szállító minden folyamatára kiterjedően, amelyek a Megbízó minden szerződésére vonatkozni fog a Szállító telephelyén. A Megbízó és a Megbízott feladata megegyezni a Felkérés teljes körű lefedéséről. Ilyen esetekben a Megbízónak és a Megbízottnak gondoskodnia kell arról, hogy az összes bejövő szerződést átvizsgálják, hogy eldöntsék, hogy a korábban azonosított kockázatok megváltoztak-e, és további kockázatok megjelentek-e? Ennek az átvizsgálásnak az alapján, a teljes körű Felkérést szükség szerint felül kell vizsgálni. Ha eltérő rendelkezés nem történik, akkor a Megbízott használhatja a Szállító szerződés példányát is A Felkérés elektronikus úton történő továbbítása (8) A Megbízó lehetőleg elektronikus úton továbbítsa az Felkérést-t, a szerződéssel és a szükséges információkkal együtt, annak a megfelelő Nemzeti Hatóságnak/Szervezetnek az címére, amelyet a STANAG 4107 A Melléklete tartalmaz. A Felkérés elektronikus úton történő továbbítására vonatkozó utasítások az E Mellékletben találhatóak Abban az esetben, ha papír-alapú a Felkérés, akkor a STANAG 4107 A Mellékletében megadott címre kell postázni. Minkét esetben a Felkérés-t időben kell elküldeni, hogy lehetővé tegye a Megbízott számára a felkészülést és az ÁMB végrehajtását Sürgős esetekben, amikor az ÁMB azonnali szükségessége eleve kizárja a Felkérés elkészítését, a Megbízó en, vagy fax útján is igényelhet ÁMB-t. A Megbízónak azonban, amilyen hamar csak lehet, a Felkérést hivatalosan is továbbítania kell. NATO/PFP NYILT - 9/77 -

10 NATO/PFP NYILT AQAP Kiegészítő információk Általában a Megbízó nem követeli meg a Szállító teljes minőségirányítási rendszerének (MIR) értékelését, azonban ha a Megbízó a MIR meghatározott elemeivel kapcsolatos kockázatokat azonosít, akkor az ÁMB felügyelet megtervezésénél és végrehajtásánál a Megbízottnak ezt figyelembe kell vennie Előfordulhatnak olyan helyzetek, amikor bizonyos minőségi problémák elfogadhatatlan szintű kockázatokat eredményezhetnek a programek vagy a szerződések teljesítésénél. Ilyen esetekben a Megbízónak koordinálnia kell a Megbízottal a kiegészítő (többlet) kockázatokról. A Felkérést ennek megfelelően kell felülvizsgálni és módosítani Amennyiben a Megbízó azt kívánja, hogy az alvállalkozóra is vonatkozzon az ÁMB, akkor ez a követelmény egyértelműen legyen kinyilvánítva a Megbízó által kiadott Felkérésben A Megbízó ne vonja vissza a fennálló Felkérést anélkül, hogy először ezt meg ne konzultálná a Megbízottal. A nem megfelelő egyeztetés, vagy a koordináció hiánya egy Felkérés visszavonása esetén, kedvezőtlen kihatással lehet a program vagy szerződés teljesítésére Hacsak másképpen nem kívánatos, az eltérés engedélyekkel kapcsolatos eljárások ÁMB-i felügyelete a kockázatokon kell, hogy alapuljanak. Ha a Megbízó nemzeti követelményei máson alapulnak, akkor a részleteket a Felkérésben meg kell adni Abban az esetben, amikor a Megbízó másolatot kér a nem-megfelelőségekről, vagy más minőségi feljegyzésekről, akkor ezt a követelményt is fel kell tüntetni a Felkérésben Ha a szerződés biztonsággal kapcsolatos kritikus követelményeket támaszt, akkor a Megbízónak is tüntetnie ezeket a Felkérésben. A Megbízó és a Megbízott egyezteti a szükséges nemzeti gyakorlatot (ÁMB-i módszereket és technikákat), annak érdekében, hogy kielégítse a Beszerző igényét A termék átvétele és a repülésre való alkalmasságának igazolása nem biztos, hogy része az ÁMBnak. Például bármely ezzel kapcsolatos követelményt a Megbízottal előre kell egyeztetni a Felkérésben. NATO/PFP NYILT - 10/77 -

11 NATO/PFP NYILT AQAP A Felkérés elfogadása és az ÁMB megtervezése Folyamatábra A Felkérés átvétele (Folyamat input) A Felkérés beérkezése a Megbízotthoz 1. Megbízott átvizsgálja az Felkérést és a szerződést 2. A Megbízott azonosítja a kockázatokat 3. ÁMB megtervezése, 9. Megbízó értesítése a Felkérés elfogadásáról 8. Igen A Felkérés elfogadása (teljes, vagy részleges) 6. Nem Hiányos, vagy ellentmondó Felkérés, kockázat, vagy követelmény 4. Nem Igen Minőségbiztosítási megbeszélés megtartása a Szállítóval, ha szükséges 10. Folyamat vége A Megbízó hivatalos értesítése írásban 7. A követelmények tisztázása a Megbízóval 5. Az alvállalkozói ÁMB-i igények meghatározása 11. ÁMB-i felügyeleti terv kidolgozása 12. Az ÁMB-i terv megküldése a Megbízónak, ha az igényli 13. Folyamat output: Felkérés elfogadása és az ÁMB felügyeleti terv 4-2. ábra A Felkérés elfogadás és az ÁMB tervezési folyamata A 4-2. ábra. bemutatja a Megbízottnak a Felkérés elfogadására és a ÁMB-i felügyelet megtervezésére vonatkozó tevékenységét. A folyamat bemeneti adata a Megbízó Felkérése, a folyamat kimeneti adata (eredménye) pedig az elfogadott Felkérés és az ÁMB-i felügyeleti terv A Felkérés visszaigazolása (1) A KMSZ képviselője igazolja a Felkérés beérkezését, egy válaszüzenet küldésével. A visszaigazolás azt jelenti, hogy a Felkérés beérkezett Megbízott részéről a Felkérés és a szerződés átvizsgálása (2) A Felkérés alapján az ÁMB megfelelő tervezése érdekében, a Megbízott feladata, hogy átvizsgálja a Felkérést és a hozzá tartozó szerződéses dokumentációt. Az átvizsgálás biztosítja, hogy a KMSZ képviselője megismerje azokat a szerződéses követelményeket, amelyek a Felkérés követelményeivel kapcsolatosak, és segíti az ÁMB terv kidolgozását. NATO/PFP NYILT - 11/77 -

12 NATO/PFP NYILT AQAP Ez az átvizsgálás a Megbízott (KMSZ képviselője) kötelessége. Különös hangsúlyt kell helyezni: a) Annak biztosítására, hogy a KMSZ képviselője rendelkezzen a szükséges hozzáférési jogosultságokkal a Szállító és az alvállalkozó telephelyein, abból a célból, hogy a szükséges ÁMB-t elvégezze. b) Arra, hogy a KMSZ képviselőjének legyen hatáskörére az eltérési engedélyek elfogadására.. c) A Szállító hatáskörére, amely az eltérési engedélyekkel kapcsolatos. d) Arra, hogy a megfelelő AQAP minőségbiztosítási normatív dokumentumokat vagy a MIR-el szembeni követelményeket beemeljék a szerződésbe. (utalás a STANAG 4107-re). e) A termékre vonatkozó műszaki követelményekre. f) A KMSZ képviselőjének a Megfelelőségi Igazolás kiadásával kapcsolatos felelősségére. g) A Szállító telephelyén végzett végátvételnél a Megbízott részvételének biztosítására, ha a Megbízó adott ilyen utasítást a Felkérésben. h) A Szállító által készített tervekre vonatkozó követelményekre, pld.: minőségtervek, kockázatkezelési tervek, konfigurációkezelési tervek, stb. i) Az mintadarab ellenőrzési követelményeire és az esetleges speciális vizsgálati követelményekre. j) A kockázatok visszacsatolásának követelményeire. k) A KMSZ képviselőjének hatáskörérére a műszaki és tervezési átvizsgálásokkal kapcsolatosan során. l) A speciális jelentési követelményekre. m) Az előszerződésekkel kapcsolatos információkra. n) A speciális termék jelölésekre Amikor több különféle szerződést kötöttek ugyanazzal a Szállítóval, a Megbízónak lehet olyan kívánsága, hogy minden szerződésre terjedjen ki az ÁMB-i felügyelet Megbízotti kockázat-azonosítás (3) A Megbízott feladata, hogy a Felkérés űrlap II. részét használja fel azoknak az ÁMB felügyelet során feltárt kockázatoknak az azonosítására, amelyeket nem azonosított a Megbízó a Felkérés-űrlap I. részében. Az adott kockázat szerződéses kapcsolatát a Felkérésbe be kell jegyezni. Ha ilyen kapcsolat nem áll fenn, akkor a kockázat keletkezésére magyarázatot kell találni A Megbízott feladata továbbá, hogy a C Melléklet útmutatásainak és az A Melléklet definícióinak felhasználásával azonosítsa és osztályozza a kockázatokat A Megbízott feladata, hogy tegye meg észrevételeit és javaslatait a Felkérés I. részében a Megbízó által azonosított kockázatokra vonatkozóan. Nem szükséges, hogy a Megbízott és a Megbízó egyetértsenek a kockázat-azonosítása és/vagy a kockázat osztályozása tekintetében, mivel nézőpontjuk és a rendelkezésükre álló kockázati információk rendszerint eltérnek egymástól. Mindazonáltal, amikor a Megbízott olyan kockázati információ birtokában van, amely ellentétes a Megbízói kockázat azonosításával és/vagy osztályozásával, akkor a Megbízottól elvárják, hogy kapcsolatba lépjen a Megbízóval, és szolgáltasson olyan objektív bizonyítékokat, amelyek igazolják, alátámasztják az azonosított kockázatokat, vagy indokolttá teszik a kockázati osztálybesorolás növelését vagy csökkentését. A pontos kockázati információk fontosak a program- és szerződés menedzserek számára Ellentmondásos Felkérés és a szerződéses követelmények (4 és 5) A Felkérésnek és a kapcsolódó szerződéses követelményeknek világosnak, teljesnek és érthetőnek kell lenniük a Megbízott számára. Ha tisztázás szükséges, akkor a Megbízott feladata, hogy azonnal vegye fel a kapcsolatot a Megbízóval. Ahol lehetséges, a Megbízó és a Megbízott elektronikus eszközöket használjon a problémák (kérdések) megoldásának gyorsítása érdekében A Felkérés elfogadása, vagy részleges elfogadása (6 és 8) NATO/PFP NYILT - 12/77 -

13 NATO/PFP NYILT AQAP A Felkérés, a szerződés és az együttes kockázatok átvizsgálása alapján, a Megbízott dönti el, hogy a Felkérés teljesen, vagy részlegesen elfogadható-e. A Megbízott a Felkérés- űrlap II. részének kitöltésével fogadja el az ÁMB-i felkérést, és késedelem nélkül visszaküldi a Megbízónak. A Felkérés elfogadásával a Megbízott egyetértését fejezi ki az ÁMB végrehajtásáról a Felkérés I. és II. részében azonosított kockázatokra vonatkozóan. A Felkérés- űrlap, a kitöltési útmutatóval együtt, B Mellékletben található Amikor a Megbízott csak részlegesen tudja elfogadni a Felkérést, akkor a Megbízott feladata, hogy azonnal értesítse a Megbízót, hogy megvitassák a lehetséges alternatívákat azokra a követelményekre vonatkozóan, amelyeket nem lehetett elfogadni. Miközben a problémás kérdések megoldása folyik, nem késleltethető az ÁMB végrehajtása azokra a Felkérési követelményekre vonatkozóan, amelyek elfogadhatóak a Megbízott számára. A Felkérés részleges elfogadása csak kivételesen történhet, ha a STANAG 4107-ben fenntartások rögzítve lettek A Megbízónak tájékoztatnia kell a Szállítót az ÁMB-ről a Felkérés alapján. Az ÁMB ne legyen megszakítva a Megbízóval való egyeztetés és a Megbízó egyetértése nélkül A Felkérés visszautasítása (7) Amennyiben a Megbízott nem tudja elfogadni a Felkérést, akkor az a feladata, hogy erről írásban, hivatalosan értesítse a Megbízót, amilyen hamar csak lehetséges, és adjon magyarázatot arra, hogy miért nem lehet a Felkérést elfogadni. Ezt a hivatalos magyarázatot csatolni kell a Felkéréshez, amikor azt visszaküldi a Megbízónak. A Felkérés visszautasítása csak kivételes esetben lehet Az ÁMB-i felügyelet megtervezése (9) A kijelölt KMSZ képviselő feladata, hogy rendelkezzen a szükséges szakismeretekkel és kompetenciával arra, hogy szakszerűen megtervezze és végrehajtsa a szükséges ÁMB-i felügyeletet. A KMSZ képviselőjétől elvárható, hogy ismerje a releváns ipari és szakmai gyakorlatot, az AQAPkat, valamint a Szállító által a szerződéses követelmények teljesítése során alkalmazott technológiákat. Ahol a Megbízott szervezet nem tudja biztosítani a szükséges szakértelmet és kompetenciát, ott a Megbízott a Megbízó közreműködését (segítségét) kéri A Felkérés követelményeinek kielégítéséhez szükséges tevékenységeket a KMSZ képviselője fogja megtervezni. A KMSZ képviselője felelős azért, hogy meghatározza azokat az ÁMB-i területeket, módszereket és technikákat, amelyek a legmegfelelőbbek a Felkérésben azonosított kockázatok csökkentésére vagy figyelemmel kísérésére. Az ÁMB-i felügyelet tervezésére vonatkozó fogalmakat a ábra illusztrálja. Az ábra azokat az ÁMB-i felügyeleti technikákat mutatja be, amelyek a felügyeleti területtől és a vele járó kockázattól függően használhatók. Amíg a magasabb szintű kockázatok megkövetelhetik a rendszer-, folyamat- és termékfelügyelet kombinációját, a közepes szintű kockázatok esetleg csak folyamat és/vagy termékfelügyeletet igényelnek, az alacsonyabb szintű kockázatok pedig, esetleg csak esetenkénti termék-átvételeket igényelnek. Az elvárás az, hogy az ÁMB-i Felügyeleti Tervben minden, a KMSZ képviselője által a Felkérés támogatásában végzendő ÁMB felügyeleti tevékenység dokumentálva legyen. NATO/PFP NYILT - 13/77 -

14 NATO/PFP NYILT AQAP 2070 Megbízó és Megbízott által azonosított kockázatok ÁMB felügyeleti területek MIR felügyelet Folyamat felügyelet Termék felügyelet ÁMB felügyeleti technikák Hivatalos minőség-auditok Folyamat átvizsgálás és elfogadás Termék-átvétel ábra. Az ÁMB-i felügyelet tervezésével kapcsolatos fogalmak Az ÁMB megtervezésekor a KMSZ képviselője vegye figyelembe a Szállító minőségirányítási rendszerének (MIR) állapotát. Ha a Szállító MIR-ének első- vagy második- fél által végrehajtott testületi átvizsgálása nemrég fejeződött be, vagy ahol a Szállító MIR-ének ÁMB-i felügyeletét lefolytatták, akkor általában nincs szükség arra, hogy a KMSZ képviselője elvégezze a minőségdokumentáció kezdeti átvizsgálását. A KMSZ képviselőjének a feladata, hogy a Szállító MIR-ének folyamatos minőség-auditjaira és átvizsgálásaira tervezzen úgy, hogy biztosítva legyen a szerződéses követelmények folyamatos kielégítése. Az ÁMB felügyeleti tevékenységek általában azokra a specicifikus rendszer-elemekre korlátozódnak, amelyeket kockázat-hordozóként azonosítottak Az alább meghatározott ÁMB-i tevékenységeket a KMSZ képviselőjének el kell végeznie anélkül, hogy szükséges lenne külön feladatként megszabni ezeket a Felkérésben: a) A Felkérés és a szerződés átvizsgálása (4.2.3); b) Az ÁMB-i felügyeleti tervek elkészítése (4.2.11); c) Az ÁMB végrehajtása (4.3.2); d) A Szállító minőség-irányítási dokumentációjának átvizsgálása (4.3.3); e) Az ÁMB felügyeleti feljegyzések elkészítése és megőrzése (4.3.5); f) Az ÁMB felügyeleti tevékenység eredményeinek átvizsgálása (4.3.5); g) Az ÁMB felügyelethez kapcsolódó tervek módosítása a kockázat változásakor (4.3.8); h) Kezdeményezni a felmerülő minőségproblémák (nem-megfelelőségek) feldolgozását, beleértve a megelőző és helyesbítő tevékenységet (5.2), i) ÁMB kezdeményezése az alvállalkozónál, szükség esetén (5.3); j) A kockázattal kapcsolatos információk megosztása és visszacsatolása a Megbízóhoz (4.5); k) A szerződéskötés utáni minőségbiztosítási (MB) értekezletek lefolytatása a Szállítóval. l) A Szállító objektív minőség-bizonyítékainak igazolása és jóvá hagyása Szerződéskötés utáni minőségbiztosítási (MB) értekezlet (10) Amikor azt állapították meg, hogy a Szállító számára esetleg nem világosak a szerződés minőségi vagy műszaki követelményei, akkor nélkülözhetetlen, hogy kezdeményezzenek egy un. szerződéskötés utáni minőségbiztosítási (MB) értekezletet a szerződéses követelmények tisztázására és a félreértések tisztázására. Az értekezletet akár a Megbízó, akár a Megbízott javasolhatja. Ez az értekezlet lehetővé teszi a KMSZ képviselője és a Szállító számára, hogy megvitassanak, egyeztessenek és tisztázzanak bármilyen félreértést, ami kötelezettségeik NATO/PFP NYILT - 14/77 -

15 NATO/PFP NYILT AQAP 2070 tekintetében fennállhat közöttük. Az értekezlet lehetővé teszi a KMSZ képviselője számára, hogy meghatározza a szerződéses folyamatok auditálási /átvizsgálási szakaszait. Ha szükséges, akkor a KMSZ képviselője kérjen információt a Beszerzőtől Az értekezlet felhasználható olyan kérdések felvetésére és /vagy tisztázására, mint: a) A MIR-re vagy az ellenőrzésekre vonatkozó követelmények b) Minőségtervek, Konfiguráció-irányítási (KI) tervek, szoftver-tervek, megbízhatósági és karbantarthatósági (R&M) tervek, vagy más, szerződés által megkövetelt MB-i dokumentációk és leszállítandó (átadandó) adatok. c) A Felkérés teljesítésére vonatkozó ÁMB felügyeleti tevékenységek. d) Az eltérések és/vagy engedmények eljárás rendje. e) A megfelelőség igazolására (MI) vonatkozó követelmények. f) Azonosítani a szerződésben a kritikus biztonsági jellemzőket. g) A KMSZ képviselőjének részvétele a tervezés felülvizsgálatában, a KI tevékenységben, a vizsgálatokban, a termékátvételben, stb. h) Az mintadarab ellenőrzése ÁMB végrehajtása az Alvállalkozó telephelyén (11) Az alvállalkozói ÁMB-i folyamatra vonatkozó részletes információk a dokumentum 5.3 pontjában vannak megadva ÁMB Felügyeleti Terv (12 és 13) A Megbízott feladata, hogy készítsen ÁMB-i felügyeleti tervet. A tervben fel kell dolgozni a Felkérés minden követelményét, és meg kell határozni mindazokat a felügyeleti tevékenységeket, amelyeket a KMSZ képviselőjének el kell végezni az azonosított kockázatok csökkentése/figyelemmel kísérése érdekében. Az ÁMB felügyeleti terv elkészíthető minden egyes kézhez kapott Felkéréshez, vagy lehet egy közös (egyesített) terv valamely programre, vagy a Szállító lehetőségeinek teljes körére vonatkozóan. Az ÁMB-i tervben meghatározott felügyeleti tevékenységek legyenek visszavezethetők a Felkérésben azonosított kockázatokra Egy ÁMB-i felügyeleti terv tipikusan a következőket tartalmazza: a) A Felkérés I. és II. részében szereplő összes kockázat azonosítását. b) Azoknak a specifikus rendszereknek (vagy elemeiknek), folyamatoknak és/vagy termékeknek az azonosítását, amelyek ÁMB felügyeletet igényelnek. c) Az alkalmazandó ÁMB felügyeleti módszereket vagy technikákat. d) A felügyeleti tevékenységek ütemezett dátumait. e) A felügyeleti tevékenység mélységének mértékét, pld. mintavételes, 100 %-os, stb. f) Egyéb, a Felkérésben foglaltak szerint elvégzendő ÁMB tevékenységeket Az ÁMB felügyeleti terv tartalma nincs korlátozva csak a fenti információkra. Az ÁMB Felügyeleti Terv egy olyan dokumentum, ami dinamikusan alakul, ahogy a kockázat változik, és ahogy új Szállítói tevékenységek merülnek fel az adott szerződés élettartama során. Lásd a pontot Ha igényelték, akkor az ÁMB felügyeleti terv egy példányát biztosítani kell a Megbízó, vagy meghatalmazott képviselője számára. NATO/PFP NYILT - 15/77 -

16 NATO/PFP NYILT AQAP Az ÁMB végrehajtása Folyamatábra ÁMB-i Felügyeleti Terv (Folyamat input) Tervezett ÁMB felügyeleti tevékenység elvégzése 1. A Szállító minőségirányítási dokumentumainak átvizsgálása 2. Volt Nem-megfelelőség? 3. Igen Jelentés a nemmegfelelőségekről 4. ÁMB folytatódik Felügyeleti terv felülvizsgálata / módosítása a kockázat-változás miatt 13. Nem ÁMB lezárása (Folyamat output) 10. Igen Nem Szállító vagy az alvállalkozó helyesbítő és megelőző tevékenységet kezdeményez 5. A Megbízó értesítése a Kockázat vált.ról, vagy nemmegfelelőségről 11. Nem A Felkérés teljesítve 9. Nem Jelentés Megbízónak: kockázati info. vált.. és/vagy nem kielégítő feltételek visszajelzése a Felkérés III. részének felhasználásával 12. Igen Az ÁMB feljegyzések elemzése 8. ÁMB felügyeleti feljegyzések dokumentálása 7. Igen Szállítói helyesbítő és megelőző intézk. hatékony megvalós. igazolása ábra. Az ÁMB végrehajtási folyamata A 4-3.ábra az ÁMB végrehajtási folyamatát illusztrálja. A folyamat bemenete (inputja) az ÁMB felügyeleti terv, és a folyamat eredménye (kimenete, outputja) a ÁMB teljesítése Az ÁMB felügyeleti tevékenységek végrehajtása (1) A KMSZ képviselője az szerint fogja végezni az ÁMB-i felügyeleti tevékenységeket, ahogy azok megtervezésre kerültek és dokumentálva lettek az ÁMB-i Felügyeleti Tervben (4.2.11). Az ÁMB végrehajtása olyan tevékenységeket foglal magában, mint a Szállítói minőségirányítási rendszer (MIR) dokumentáció átvizsgálása, a minőség auditok, a folyamatok átvizsgálása és/vagy verifikálása, a termékek igazolása, és egyéb, a Felkérésben feladatul szabott tevékenységek. A D NATO/PFP NYILT - 16/77 -

17 NATO/PFP NYILT AQAP 2070 Melléklet további információkkal szolgál az ÁMB-i felügyeleti módszerekre és technikákra vonatkozóan A Szállító minőségirányítási dokumentációjának átvizsgálása (2) Ha a szerződés előírja, a Szállítók kidolgozzák a MIR-el kapcsolatos dokumentumokat. Ezek a dokumentumok magukba foglalhatnak Minőségügyi kézikönyvet, Minőségtervet, Konfigurációkezelési tervet, Szoftver-minőségtervet, vagy más, szerződésileg megkövetelt, a Szállító által kidolgozandó dokumentumot vagy specifikációkat A KMSZ képviselőjének az a feladata, hogy átvizsgálja a Szállító minőségrendszerének dokumentációját és meggyőződjön arról, hogy az kielégíti a szerződéses követelményeket. Az átvizsgálás biztosítja a KMSZ képviselője számára szükséges bizalmat abban, hogy a minőségirányítási rendszer (MIR), a dokumentáció alapján nézve, megfelel a szerződéses követelményeknek, és ha a Szállító hatékonyan működteti, akkor el kell, hogy érje a tervezett eredményeket. Ha az átvizsgálás azt mutatja, hogy a dokumentáció nem elégíti ki a szerződés követelményeit, akkor az észlelt nem-megfelelőséget a Szállító tudomására kell hozni, a helyesbítő tevékenység elvégzésére Az átvizsgálást, jellemzően, a Felkérés elfogadását követően, gyakorlatilag a lehetséges legkorábbi időpontban végzik el, és a szerződés teljesítése alatt újra le kell, hogy folytassák, ha a Szállító módosításokat végez a dokumentációkban. Az átvizsgálást kezdetben, a Felkérésben azonosított kockázatok kell végeznie, de a dokumentáció-átvizsgálás nem zárhatja ki az ÁMB-i Felügyeleti Tervben meghatározott ÁMB-i felügyeleti tevékenységek foganatosítását Ahol a szerződés előírja a MIR dokumentáció Beszerző részéről való elfogadását vagy jóváhagyását, ott a dokumentációt meg kell küldeni a Beszerzőnek Nem-megfelelőségek (3, 4, 5 és 6) Ha a Szállító a MIR rendszerrel, a folyamatokkal vagy a termékkel kapcsolatos nem-megfelelőséget észlelt, a KMSZ képviselője helyesbítő intézkedést kezdeményez a Szállítónál a nemzeti gyakorlat szerinti előírt formátumon (űrlapon). A szerződéses követelmények általában megkövetelik a Szállítótól, hogy helyesbítő és megelőző intézkedésekkel reagáljon az azonosított nemmegfelelőségre. A KMSZ képviselőjének jóváhagyni kell, hogy a Szállító hatékonyan érvényre juttatta-e a megfelelő helyesbítő és megelőző tevékenységeket, a nem-megfelelőség megismétlődésének megakadályozására Az alvállalkozónál feltárt nem-megfelelősségeket is a Szállítóval szemben kell érvényesíteni. Minden elkészített nem-megfelelőségi jelentés (NMFJ) egy példányát továbbítani kell a Megbízóhoz, hacsak más megállapodás nem szerepel a Felkérésben. A Megbízott felhasználhatja a Felkérés III. részét is arra, hogy értesítse a Megbízót a nem kielégítő állapotról Az ÁMB feljegyzései és ezek elemzése (7 és 8) A Felkérésre elvégzett minden ÁMB-i felügyeleti tevékenység eredményét a KMSZ képviselője feljegyzésben rögzíti. A feljegyzésekben fel kell tüntetni az auditált, átvizsgált vagy megvizsgált rendszert, folyamatot vagy terméket, a végrehajtás dátumát, eredményét, és tartalmaznia kell a kiadott NMFJ-ekre vonatkozó részleteket. A feljegyzések megőrzési ideje a nemzeti gyakorlatnak megfelelő legyen A KMSZ képviselőjének feladata, hogy esetenként elemezze az ÁMB feljegyzéseit, hogy meghatározza (azonosítsa) a Szállító MIR rendszerével, folyamataival vagy termékével kapcsolatos kedvezőtlen tendenciákat vagy állapotokat. A kedvezőtlen trendekre vonatkozó információkat a Szállítóval meg kell osztani azért, hogy a megfelelő helyesbítő és megelőző intézkedéseket a Szállító NATO/PFP NYILT - 17/77 -

18 NATO/PFP NYILT AQAP 2070 elvégezze. Az elemzés eredményével kapcsoltban teendő, hogy a KMSZ képviselője használja fel ezeket a kockázati szintek és a folyamatban lévő ÁMB felügyeleti tevékenységek pontosítására (módosítására, beállítására). Ahol célszerű, az elemzés eredményére vonatkozó információkat meg kell osztani Megbízóval Az ÁMB befejezése (9 és 10) A KMSZ képviselője értesíti a Megbízót arról, hogy az igényelt ÁMB-i folyamat befejeződött. A KMSZ képviselője a Felkérés űrlap III. részét fogja használni a folyamat befejezésére vonatkozó értesítéshez, hacsak a Felkérésben ettől eltérően nem intézkedtek Jelentős kockázat változások és a Megbízó értesítése ezekről (11 és 12) Amennyiben a KMSZ képviselője, az ÁMB tevékenység folyamán bármikor, szignifikáns (jelentős) változást állapít meg (azonosít) az adott programmal, vagy szerződéssel kapcsolatos kockázatok szintjében, akkor a Megbízót azonnal értesíti a Felkérés-űrlap III. részének felhasználásával. Jelentősnek kell tekinteni azt a változást a kockázatban, ami az adott kockázat osztálybesorolásának megváltozását eredményezi. Az ilyen változások módosításokat (kiigazításokat) eredményezhetnek az ÁMB felügyeleti tervben Az ÁMB-i terv módosítása (13) Az ÁMB felügyeleti terv egy folyamatosan változó dokumentum. A tervet és a hozzátartozó ÁMB-i tevékenységet módosítani kell, amint a kockázati osztálybesorolások megváltoznak, és amint megváltozik a bizalom mértéke abban, hogy a Szállító képes megfelelni a szerződéses követelményeknek. Az ÁMB felügyeleti tevékenységek intenzitását és gyakoriságát megfelelő módon változtatni kell. A terv módosítását a következők figyelembe vétele után kell fontolóra venni: a) Az ÁMB-i feljegyzések elemzése kedvező/kedvezőtlen trendeket jelez. b) A Szállítóról nyert adatok elemzése kedvező/kedvezőtlen trendeket jelez. c) Olyan rendszer-, folyamat-, vagy termék nem-megfelelőség azonosítása, ami NMFJ kiadását eredményezte. d) A vevői panaszok (reklamációk) kivizsgálásának eredményei Ahol a Megbízó megkérte az eredeti ÁMB-i tervet, ott a felülvizsgált (módosított) terv egy példányát is biztosítani kell a Megbízó számára. A KMSZ képviselője értesítse a Megbízót, ha a minőségirányítási rendszer (MIR), egy folyamat, vagy termék ÁMB-i felügyelete a továbbiakban már nem szükséges, mivel a velük kapcsolatos kockázat elhanyagolható vált (megszűnt). A döntést alátámasztó adatokat a Megbízó rendelkezésére kell bocsátani. Amikor így cselekszik, akkor tegyen javaslatot egy alkalmas figyelemmel kísérési stratégára, ami biztosítja a kockázat elhanyagolható szinten tartását. NATO/PFP NYILT - 18/77 -

19 4.4 Értesítés a Felkérés teljesítéséről (befejezéséről) Folyamatábra NATO/PFP NYILT AQAP 2070 Folyamat bemenet A befejezett vagy a folytatódó ÁMB Megbízott felkészül a termék-kibocsátásra (átvételre) 1. Megbízó igényelt Megfelelőségi Igazolást a Felkérésben? 2. Igen Megbízott elkészíti a MI-t 3. Igen Nem A Felkérés teljesítve, Megbízó értesítése 6. Nem Többszöri kiszállítás lesz a szerződésre? 5. Termék-kibocsátás ábra. Értesítés a Felkérés teljesítéséről A 4-4. ábrán lévő folyamatábra az ÁMB teljesítéséről (befejezéséről) történő értesítés folyamatát illusztrálja. A folyamat inputja (bemeneti adata) a befejezett ÁMB tevékenység, vagy abban az esetben, ha többszöri kiszállítás történik a szerződésre (rész-szállítások) a folytatódó ÁMB tevékenység, a folyamat outputja (kimeneti adata) pedig a kockázati információk visszacsatolása a Megbízó részére (Értesítés) Felkészülés a termék-kibocsátásra (1) A Megbízottnak át kell vizsgálni a Felkérésben megadott, a Megbízottnak a Szállító üzeméből történő termék-kibocsátásban való részvételére vonatkozó instrukciókat, ha voltak ilyenek Megfelelőségi Igazolás (MI) (2 és 3) (a hazai gyakorlattól eltérő nyomtatvány) A kölcsönös ÁMB viszonylatában a MI egy kettős célt szolgáló formanyomtatvány, amelynek használata szerződéses követelmény. Arra használják, hogy a Szállító megerősítse a Beszerző felé azt, hogy a termékek megfelelnek a szerződés követelményeinek, az azonosított és jóváhagyott eltérési engedélyek és engedmények kivételével. A MI-t a Szállító állítja elő és tölti ki A MI ellenjegyzésre kerül az KMSZ képviselője által, annak igazolására, hogy a MI-ban azonosított (szereplő, felsorolt) hadfelszerelések ÁMB tárgyát képezték, a STANAG 4107, az AQAP-2070 és a vonatkozó Felkérésben foglaltak szerint Egy erre a célra alkalmas MI formanyomtatvány található a B Mellékletben Mivel számos NATO tagországban a MI -t a Szállítónak történő díjkifizetés engedélyezéséhez használják fel, ezért a KMSZ képviselője csak a következők fennállása esetén jegyezze ellen a MI-t: a) A Szállító számára szerződéses követelmény, hogy mellékelje a MI-t. b) A KMSZ képviselőjétől igényelték a MI ellenjegyzését a Felkérésben Termék-kibocsátás (4) NATO/PFP NYILT - 19/77 -

20 NATO/PFP NYILT AQAP A KMSZ képviselőjének az a feladata, hogy teljesítse az elfogadott Felkérésben foglaltakat, a termék-kibocsátásra vonatkozóan Értesítés a Felkérés teljesítéséről (6) Amikor a Felkérést teljesítették, a Megbízott a Felkérés űrlap III. részének felhasználásával értesíti a Megbízót, és megadja azokat a kockázatokat, amelyeket az ÁMB felügyeleti tevékenység során figyelemmel kísért. Ezek azok a kockázatok, amelyek korábban a Felkérést űrlap I. és II. részében azonosítva lettek. A Megbízott javaslatokat is tehet a Megbízó felé azokkal a jövőbeni ÁMB kérelmekkel kapcsolatosan, amelyek ugyanarra a Szállítóra és/vagy ugyanarra a termékre vonatkoznak. A Felkérés űrlap kitöltésével kapcsolatos további instrukciók a B Mellékletben találhatóak. Az itt szereplő követelmények kiegészítői a Megbízótól kapott minden egyéb instrukciónak, ami a többszöri kiszállítást tartalmazó szerződések termék-kibocsátására, és/vagy a MI-al kapcsolatos követelményekre vonatkozott. 4.5 Az ÁMB kockázatok visszacsatolása Folyamatábra A kockázati információk visszacsatolásának folyamata Megbízó Kockázatok azonosításának elvégzése, és a kezdeti vagy módosított Felkérés I. rész továbbítása a Megbízotthoz 1. Megbízottól kapott kockázati információ visszacsatolások megőrzése és felhasználása 3. Megbízott Kockázatok azonosításának elvégzése, és a Felkérés II. rész továbbítása a Megbízónak a Felkérés elfogadásáról 2. Folytamatos kockázati információ visszacsatolás biztosítása Megbízónak a Felkérésben igényeltek szerint 4. A pontosított kockázati információ visszacsatolása a kockázatok alapvető változásakor az ÁMB-i felügyelet végzése során. (pld. nemmegfelelőség azonosítása bármelyik forrásnál) 5. Kockázati információk visszacsatolásának biztosítása, és a Felkérés III. rész továbbítása a Megbízónak a Felkérés teljesítésének befejezésekor ábra. A kockázati információk visszacsatolási folyamata A Megbízó és a Megbízott közötti ÁMB kockázati információ visszacsatolási folyamatot a 4-5. ábra illusztrálja. A folyamat bemeneti adata (inputja) a Felkérés kitöltött I. része, a folyamat kimenő adatai (outputja) pedig a visszacsatolt kockázati információk. Az űrlap kitöltésére vonatkozó további információkat lásd a B Mellékletben Az azonosított kockázatokkal kapcsolatos információk visszacsatolása a Megbízott és Megbízó között rendkívül fontos ahhoz, hogy a kölcsönös ÁMB-i folyamat tartósan sikeres legyen. Ezek nélkül az információk nélkül a programeket és szerződéseket nem lehet megfelelően menedzselni. NATO/PFP NYILT - 20/77 -

21 NATO/PFP NYILT AQAP A Megbízott a kockázati információk visszacsatolását a Felkérés kitöltésével, vagy a Megbízóval történő folyamatos egyeztetéssel biztosítja, a Felkérés űrlap III. részének felhasználásával. A kockázati információ visszacsatolás szolgáltatja az azonosított kockázatok státuszára (helyzetére, állapotára) vonatkozó adatokat. Ha a kockázati információ visszacsatolás alapvető változást jelez egy fennálló Felkérés kockázataiban, akkor a Megbízó vizsgálja felül a Felkérést. A Megbízónak meg kell őrizni a kockázati információkat, hogy segítsék a Felkérés megtervezését a jövőben ugyanazzal a Szállítóval kötendő szerződéseknél. Ha megfelelő a kommunikáció, akkor a kockázatok visszacsatolásának folyamata megakadályozza, hogy pontatlanul elkészített Felkérések kerüljenek ismételten kiadásra Megbízói kockázat-azonosítás (1) Szükség esetén a Megbízó a Felkérés kezdeményezését megelőzően lépjen kapcsolatba a Megbízottal, hogy megbeszéljék a Felkérésbe foglalandó kockázatokat. Általában, az ÁMB információk kicserélése a Megbízó és Megbízott között első alkalommal akkor történik, amikor a Felkérést kezdeményezték és továbbították Megbízotthoz. A kockázatok a Felkérésben történő kezdeti azonosításakor a Megbízó vegyen figyelembe minden kockázati információt, amit a Megbízott szolgáltathatott ugyanannak a Szállítónak korábbi szerződéseire vonatkozóan. A Megbízó kockázat-azonosító tevékenységére vonatkozó információk a C Mellékletben találhatók Kezdeti kockázati információ visszacsatolás (2) A Felkérés elfogadásának folyamatában a Megbízottnak lehetősége van arra, hogy kockázati információ visszacsatolást biztosítson a Megbízó felé. A Felkérés II. részének felhasználásával a Megbízott további olyan kockázatokat adhat meg, amelyek figyelemmel kísérése ÁMB során szükséges, és megadhatja észrevételeit, javaslatait is a Megbízó által azonosított kockázatokra vonatkozóan A kockázati információk megőrzése (3) A Felkérés élettartama során a Megbízó különböző időpontokban kaphat kockázati információkat a Megbízottól. A Megbízó köteles megőrizni a Megbízottól kapott ÁMB-i kockázati információkat és javaslatokat. Az ÁMB kockázati információkat a Megbízó arra használja fel, hogy felülvizsgálja és módosítsa, ha szükséges, az aktuálisan érvényben lévő Felkérésbe foglalt követelményeket, és hogy javítsa a Szállítóval kapcsolatos kockázatra alapozott, későbbi felkérések minőségi színvonalát. A Megbízó és a Megbízott között megosztott kockázati információk nem közölhetők az ÁMB-i folyamatban résztvevő érdekeltek körén kívül A kockázatok folyamatos visszacsatolása (4) A Megbízott, a Felkérésben igényelteknek megfelelően, folyamatos kockázati információ visszacsatolást biztosít a Megbízó számára. A Felkérés űrlap III. részének felhasználásával, a Megbízott megadja azoknak a kockázatoknak a pillanatnyi állapotát, amelyeket a ÁMB során figyelemmel kísérnek. Ezek azok a kockázatok, amelyeket a Felkérés űrlap I. és II. részén korábban azonosítottak. A Megbízónak csak a hosszú távra szóló ÁMB-i felkéréseknél kell folyamatos kockázati státuszjelentést igényelni Alapvető változások a kockázatban (5) Tipikusnak mondható, hogy a kockázatok megváltoznak, vagy új kockázatok kerülnek azonosításra az ÁMB tevékenység folyamata során. Ezek a változások származhatnak a megállapított (azonosított) nem-megfelelőségekből, a Szállító teljesítményének javulásából vagy romlásából, a szerződéses követelményekben bekövetkezett változásokból, stb. Amikor a Megbízott az ilyen változásokat alapvetőnek tekinti, akkor értesítenie kell a Megbízót az eseményről, és az ÁMB tevékenység bármilyen változtatásáról is, amelyet a kockázati szintekben bekövetkezett változás NATO/PFP NYILT - 21/77 -