Felnőttképzési Minőségbiztosítási Kézikönyve

Átírás

1 A Felnőttképzési Minőségbiztosítási Kézikönyve az 58/2013 (XII. 13.) NGM rendelet követelményei szerint Hatályos formátum: elektronikus word dok Verziószám: 1 Készítette: Kircsi Levente (képzési vezető) Kiadás: Jóváhagyta: Dr. Czelleng Arnold (ügyvezető) Felülvizsgálat: 1 évente Felülvizsgálati év: Jóváhagyás megtörtént: A kézikönyv a kiadásától visszavonásáig érvényes! verzió: 1 Kiadás: oldal: 1

2 Tartalom 1. AZ INTÉZMÉNY BEMUTATÁSA A FELNŐTTKÉPZÉSI MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER BEMUTATÁSA A felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer dokumentálási szabályai Minőségbiztosítási kézikönyv Eljárások A regisztráló jellegű dokumentált információk kezelése FELNŐTTKÉPZÉSI MINŐSÉGSTRATÉGIA ÉS MINŐSÉGPOLITIKA Felnőttképzési minőségstratégia Felnőttképzési minőségpolitika A vezetők és a munkatársak felelőssége A képzésben résztvevők bevonása a felnőttképzés minőségbiztosításába A felnőttképzési minőségpolitika megvalósításának, figyelemmel kísérésének és felülvizsgálatának módja FELNŐTTKÉPZÉSI MINŐSÉGCÉLOK, INDIKÁTOROK ERŐFORRÁSOK BIZTOSÍTÁSA Infrastruktúra biztosítása Emberi erőforrás biztosítása Oktatók alkalmazásával kapcsolatos követelmények Oktatók kompetenciáinak fejlesztésével kapcsolatos módszerek Oktatók teljesítményével kapcsolatos visszacsatolásra vonatkozó módszerek KÉPZÉSEKKEL KAPCSOLATOS MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS Képzési programokkal kapcsolatos minőségbiztosítás Képzési programok és tananyagok tervezése és tartalmi felülvizsgálata Képzési programok végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételek, pénzügyi források A képzésben résztvevők előrehaladásának és teljesítményének figyelemmel kísérése A munkáltatók és a munkaerőpiac egyéb szervezetei képzési programokkal kapcsolatos véleményének visszacsatolása A képzési programok nyilvánossága Felnőttképzési információs rendszer Intézményünk információs rendszere a felnőttképzési eljárás szerinti tartalommal és formában kiterjed az alábbi adatok gyűjtésére: A képzésekkel megszerzett kompetenciák munkaerő-piaci hasznosulásával kapcsolatos adatok gyűjtése Az intézmény tevékenységével összefüggő információ nyilvánosságával összefüggő elemek 11 verzió: 1 Kiadás: oldal: 2

3 7. ELTÉRÉSEK, PANASZOK, JAVASLATOK KEZELÉS VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS, ÖNÉRTÉKELÉS Az önértékelési rendszer első szintje Az önértékelési rendszer második szintje A vezetőségi átvizsgálás bemenő adatai A vezetőségi átvizsgálás kimeneti adatai verzió: 1 Kiadás: oldal: 3

4 1. Az Intézmény bemutatása Az alapítók két évtizednyi nagyvállalati és ennél is több egyetemi oktatói és gazdaságfejlesztési gyakorlat és tapasztalat birtokában 1996-ban alapították a TQ Consulting Kft-t. Ez az időszak egybeesett a rendszerszemléletű irányítási és élelmiszer-biztonsági rendszerek terjedésének kezdetével. Az alapítók elsőként szerkesztették meg magyar nyelven a HACCP élelmiszer-biztonsági rendszer bevezetéséhez szükséges minta- és tananyagokat, melyeket az Állatorvos-tudományi Egyetemen és más országos hatáskörű intézményben oktattak, és amely a szakterületen dolgozók nagy részének alapismereteit biztosította. Minőség-, biztonság- és irányítás-menedzsment területén széleskörű ismertséget és elismertséget értünk el az országos hatókörben sikeresen megvalósított és túlnyomó többségében független tanúsítószervezet által tanúsított rendszerek bevezetése során, illetve a több egyetemen és különböző vállalatoknál végzett oktatásainkkal. Tevékenységünk folyamatosan bővül és követi a fenntarthatóság, munkavédelem, innovációmenedzsment, információbiztonság, kockázat-menedzsment, élelmiszer-biztonság különböző szabványainak megjelenését és követelményrendszereinek megújuló és szigorodó formáit. A fenntarthatósági ismeretek csoporton belül kiemelt figyelmet fordítunk az energia megtakarítást segítő rendszerek kidolgozására, mint; az ISO energiairányítási rendszer bevezetésére. Szolgáltatásaink során megbízóink kompetenciafejlesztésével együtt végezzük tanácsadási tevékenységünket. A tapasztalatokat folyamatosa feldolgozzuk és a következtetéseket napi munkáinkban, illetve fejlesztéseinkben alkalmazzuk. A Társaság alapítás óta végzett felnőttképzési tevékenységet 2005-ben akkreditáltattuk, majd 2014-ben engedélyeztettük. Úgy a rendszerépítés, mint a felnőttképzés során felhasználjuk a szakterületek állandóan fejlődő hazai és nemzetközi előírásait és szakirodalmát tól folyamatosan végzünk saját fejlesztési ötleteink, illetve megbízóink felkérésére kutatófejlesztő munkát. Meglevő referenciáink, szakértő munkatársaink felkészültsége és gyakorlata minősíti tevékenységünket, munkatársaink a szakterület kiemelkedő és elismert elméleti, gyakorlati és igazgatási szakemberei. Közreműködésükkel az elmúlt években közel ezerötszáz tanácsadói projekten dolgoztunk eredményesen. Alapvető filozófiánk és célunk, hogy partnereink üzleti sikere és tanácsadói valamint oktatói munkánk hatékonysága együtt, egymást erősítve valósuljon meg. Székhely címe: 1144 Budapest, Zalán u. 23., 1. lh., 1/1. Ügyvezető: Dr. Czelleng Arnold Képzési vezető: Kircsi Levente Intézményengedélyezési nyilvántartási szám: E /2014 Ügyfélszolgálat: 1144 Budapest, Zalán u. 23., 1. lh., 1/1., info@tqconsulting.hu, tel: (06) , fax: (06) H-P: 8-16 óra között Oktatási tevékenységünket egyrészt saját címünkön, másrészt az ügyfelek által biztosított helyeken végezzük. Társaságunk szervezeti felépítését a Szervezeti felépítés ábra mutatja be. verzió: 1 Kiadás: oldal: 4

5 2. A felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer bemutatása A felnőttképzési minőségbiztosítási rendszerünket a TQ Consulting Kft. azon felnőttképzési tevékenységére alkalmazzuk, amelyet a évi LXXVII törvényben foglaltak alapján szervezünk. Jelen minőségbiztosítási kézikönyv (MbK) és a hozzá kapcsolódó dokumentumok rögzítik az alkalmazás hatálya alatti felnőttképzési tevékenységre vonatkozó, a évi LXXVII törvény, valamint a 393/2013 (XI.12) Kormányrendelet, és az 58/2013 (XII.13.) NGM rendelet követelményeinek megfelelő minőségbiztosítási rendszer szabályait. A felnőttképzési minőségbiztosítási rendszerünk megvalósítását háromszintű dokumentációs rendszer támogatja. I. szint Minőségbiztosítási kézikönyvben és a Minőségpolitikában foglaltuk össze a felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer kereteit. A kézikönyv hivatkozik jogszabályok által megkövetelt és az általunk fontosnak tartott eljárásokra. Ezen a szinten kerültek meghatározásra a felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer folyamatai, amelyek azokat a tevékenységeket határozzák meg, amelyek azt biztosítják, hogy Társaságunk eleget tegyen a követelményeknek. (Előíró jellegű dokumentált információk.) II. szint III. szint Adott folyamatokhoz kapcsolódó eljárások, melyek a tevékenységek, szolgáltatások tervezését, felügyeletét, értékelését és fejlesztését biztosítják. (Előíró jellegű dokumentált információk.) A különböző formanyomtatványok, amelyek a felnőttképzési tevékenységgel és annak minőségével kapcsolatosak információk gyűjtésére szolgálnak. (Regisztráló jellegű dokumentált információk.) A dokumentációs rendszer minden eleme a kézikönyvből kiindulva legfeljebb egy közbeiktatott szinten keresztül elérhető A felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer dokumentálási szabályai Elektronikus dokumentációs rendszert alakítottunk ki, melyet Társaságunk informatikai rendszerében munkatársaink számára olvasási jogosultsággal hozzáférhető, illetve az ügyvezetőnél tájékoztatásra papír alapon elérhető Minőségbiztosítási kézikönyv A rendszerben ez a MbK a legfontosabb előíró jellegű dokumentum a vonatkozó jogszabályok követelményeire épülő minőségbiztosítási rendszerrel kapcsolatos összes szabályozást illetően. A MbK elkészítéséért és karbantartásáért a képzési vezető felel, jóváhagyását az ügyvezető végzi Eljárások A vonatkozó követelményeket a Dokumentumok, feljegyzések, külső dokumentumok kezelése eljárás rögzíti, amelyben leírtuk a belső dokumentumok kiadás előtti jóváhagyására, a rendelkezésre állás biztosítására, a dokumentumok szükség szerinti felülvizsgálatára, módosítására, a változások felügyeletére, az érvénytelen dokumentumok kezelésére vonatkozó feladatokat, beleértve az elektronikus és a papír alapú dokumentumokat. Ebben a rendelkezésben szabályozzuk a jogszabályok és az egyéb külső dokumentumok kezelését is. verzió: 1 Kiadás: oldal: 5

6 2.1.3 A regisztráló jellegű dokumentált információk kezelése A regisztráló jellegű dokumentált információk kezelésére vonatkozó általános szabályokat Dokumentumok, feljegyzések, külső dokumentumok kezelése eljárásban foglaltuk össze. A regisztráló jellegű dokumentált információk kezelésével kapcsolatos további részletes szabályokat eljárásainkban határoztuk meg, hogy a követelményeknek való megfelelőség és a felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer hatékony működésének bizonyítékaként mely területen, milyen feljegyzéseket és kinek kell készítenie. A szabályozás kiterjed mind a papír, mind az egyéb módon tárolt feljegyzésekre is. A regisztráló jellegű dokumentált információk kezelésével kapcsolatos követelmények meghatározásakor figyelembe vettük a vonatkozó jogszabályok követelményei mellett vevőink és saját elvárásainkat is. 3. Felnőttképzési minőségstratégia és minőségpolitika 3.1. Felnőttképzési minőségstratégia A felnőttképzési minőségbiztosítási rendszerünk középpontjában képzéseink és az azokat kiegészítő tevékenységeink minőségének növelése áll, az alábbi célok elérésén keresztül: - a vezetői elkötelezettség kinyilvánítása, példamutatás és a munkatársak bevonása, - az érdekelt felek követelményeinknek megismerése és az azoknak való megfelelés biztosítása, - a szolgáltatásunk hatékonyságára vonatkozó adatok gyűjtésével és elemzésével, valamint az eltérések okának meghatározásán alapuló megfelelő kezelésével a folyamatos fejlesztés biztosítása, - erőforrásaink, különösen személyi erőforrásaink felügyeletének és folyamatos fejlesztésének biztosítása, - képzéseink összetettségével összhangban lévő, a gyakorlatban is alkalmazható szabályozás és dokumentálás kialakítása és fenntartása. Fenti céljaink megvalósulásával együtt - növeljük vevőink, dolgozóink, környezetünk elégedettségét, - növeljük szolgáltatásunk színvonalát, - elérjük, hogy munkafolyamataink következetesek, szabályozottak legyenek Felnőttképzési minőségpolitika A felnőttképzési stratégiának megfelelő Felnőttképzési minőségpolitika valamennyi munkatársunk részére ismertetésre, továbbá az ügyfélszolgálaton kifüggesztésre és a honlapon megjelenítésre kerül A vezetők és a munkatársak felelőssége A Társaság vezetősége a felnőttképzési stratégia és politika megfogalmazásával egyidejűleg felelősséget vállal a felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer fenntartását és fejlesztését illetően. A belső képzéseken, tájékoztatókon és a napi kommunikációban egyaránt kinyilvánítják a rendszerrel kapcsolatos elkötelezettségüket. Mind a vezetőknek, mind pedig a munkatársaknak a rendszerrel kapcsolatos felelősségi és hatáskörük meg lett határozva és rögzítve lett a Felnőttképzési kompetencia, hatáskör és verzió: 1 Kiadás: oldal: 6

7 felelősségi mártixban. Egyes részletes felelősségi kérdések a felnőttképzési tevékenységet szabályozó eljárásban van kifejtve A képzésben résztvevők bevonása a felnőttképzés minőségbiztosításába A képzésben résztvevők a honlapon közzétett dokumentumokhoz tájékoztatásra hozzáférnek, mely lehetőségről a képzési szerződésben és a képzések indításakor tájékoztatást kapnak. A tájékoztatásban a panasztétel és a képzés zárásakor elvégzendő elégedettségmérés ismertetésén túl kitérünk a javaslattételi lehetőségre is A felnőttképzési minőségpolitika megvalósításának, figyelemmel kísérésének és felülvizsgálatának módja A 8. Vezetőségi átvizsgálás, önértékelés fejezet szerint végezzük. 4. Felnőttképzési minőségcélok, indikátorok Felnőttképzési tevékenységünk hatékonyságának növelése érdekében vezetőségünk minőségcélokat, indikátorokat és célértékeket határoz meg, melyek: - összhangban vannak a felnőttképzési minőségpolitikával, - mérhetőek, - figyelembe veszik a vonatkozó követelményeket, - a szolgáltatások megfelelőségére és a vevői elégedettségre vonatkoznak, - figyelemmel kísérésük, ellenőrzésük, elemzésük biztosított, - megfelelő kommunikációjukat biztosítjuk, - folyamatos frissítésük biztosított. Ezen előírások alapján dolgozzuk ki fejlesztési tervünket, a Felnőttképzési minőségcélok és indikátorok_évszám dokumentumot, a szükséges erőforrás tervezéssel, felelőssel, határidővel, az eredmények értékelési szempontjaival. Az ügyvezető feladata a minőségcélok aktualitásának, realizálásának figyelemmel kísérése. 5. Erőforrások biztosítása A Társaság vezetősége a felnőttképzési stratégia és politika megfogalmazásával egyidejűleg felelősséget vállal a felnőttképzés magas színvonalú ellátásához szükséges erőforrások biztosítására és fejlesztésére Infrastruktúra biztosítása A Társaság vezetősége biztosítja az oktatók és a képzésen résztvevők számára egyaránt a képzési tevékenységnek megfelelő környezetet saját székhelyén és kihelyezett képzés esetén egyaránt. Az infrastruktúra tartalmazza: - az épületeket, a képzés helyét és a hozzátartozó feltételeket, - a folyamatok, szolgáltatásunk eszközeit, valamint - az ezekkel kapcsolatos szolgáltatásokat, informatikai eszközöket, hardver-és szoftvereszközöket - információs és kommunikációs technológiát. verzió: 1 Kiadás: oldal: 7

8 A tárgyi feltételeket az elméleti képzéshez és a felnőttképzési tevékenység folytatásához a 393/2013. (XI. 12.) Korm. rendelet 16. (3) pontja (megfelelés építésügyi, tűzvédelmi, egészségvédelmi, munkavédelmi, közegészségügyi, műszaki előírásoknak) és 1. számú melléklete szerint szükséges biztosítani. Jogszabályváltozás esetén a képzési program alapján indított képzés megkezdésének időpontjában hatályos rendelkezések az irányadók. Az infrastrukturális megfelelőség biztosítása a székhelyen az ügyvezető feladata. Külső helyszínen szervezett képzés esetén a helyszín előzetes ellenőrzése és megfelelésének igazolása is vezetőség felelőssége, a Felnőttképzési eljárás szabályozása szerint. Külső helyszín alkalmazásba vételéhez használati jog vagy bérleti jogviszony szükséges Emberi erőforrás biztosítása A felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer alkalmazásában megvalósított képzési programok oktatását munkavégzésre irányuló jogviszonyban, azaz munkaviszonyban vagy megbízásos jogviszonyban álló személyek végezhetik. Az oktatók felkészültségével, kompetenciáik folyamatos fejlesztésével kapcsolatban az alábbi szabályok érvényesülnek Oktatók alkalmazásával kapcsolatos követelmények A felnőttképzésről szóló évi LXXVII. törvény 1. (2) b) pontjába sorolt, ún. támogatott egyéb szakmai képzési körbe tartozó képzések esetében a képzéshez a 393/2013.(XI.12.) Korm. rendelet 16.. (7) bekezdés b) pontjában meghatározott feltételeknek megfelelő oktatók foglalkoztathatók: - A képzés elméleti részének oktatása esetén - a képzési tartalomnak megfelelő szakos tanári szakképzettséggel, ennek hiányában - a képzési tartalomnak megfelelő felsőfokú végzettséggel és szakképzettséggel, vagy - felsőfokú végzettséggel és a képzés tanulmányi területének megfelelő szakképesítéssel rendelkező oktatók. - A képzés gyakorlati részének oktatása esetén: - a képzési tartalomnak megfelelő felsőfokú végzettséggel és szakképzettséggel, vagy - a képzés tanulmányi területének megfelelő szakképesítéssel és legalább ötéves szakmai gyakorlattal rendelkező oktatók. Fentiekre vonatkozó jogszabályváltozás esetén a képzési program alapján indított képzés megkezdésének időpontjában hatályos rendelkezések az irányadók. A felnőttképzésről szóló évi LXXVII. törvény 1. (2) d) pontjába sorolt, ún. támogatott egyéb képzési körbe tartozó képzések esetében a képzéshez olyan oktatók foglalkoztathatók, akik felsőfokú végzettséggel és tanácsadói vagy felnőttképzési gyakorlattal rendelkeznek. Az oktatók képzettségét képzési vezető vagy ügyvezető ellenőrzi az alábbiak szerint: - bizonyítvány(ok) eredetiben történő bemutatása - szakmai gyakorlat igazolása önéletrajzzal vagy nyilatkozattal teljesíthető Oktatók kompetenciáinak fejlesztésével kapcsolatos módszerek Új oktató munkába állása előtt a követelményeknek való megfelelésen túl az alábbi szakmai felkészítésen való részvétele szükséges: verzió: 1 Kiadás: oldal: 8

9 - Képzési tematikáink, segédleteink kapcsolódó szabványok és normatív követelményrendszerek megismerése Módszer: általunk biztosított anyagból önképzés. - Részvétel belső képzésen, ahol a Társaságunk felnőttképzési minőségbiztosítási rendszerének megfelelő oktatás irányelveit és a Felnőttképzési eljárást beszéljük meg. A foglalkozást a képzési vezető vagy ügyvezető tartja és a felnőttképzési tevékenység szimulációjával (adminisztráció, oktatás) zárul. A képzési igények felmérését ügyvezető végzi. Képzési igényt eredményez az egyes oktatók esetében a szakmai képzések lebonyolításához szükséges és a meglevő képzettség eltérése, illetve az igényfelmérés vagy az oktatói önértékelés is, akárcsak az elégedettségmérés kiértékelése. A felmért igényeket ügyvezető Eltérések, panaszok, javaslatok lapon rögzíti, mint javaslatokat. Ezek elemzése, valamint a munkaköri követelmények alapján ügyvezető tanulmányozza az oktatások lebonyolításának módját, különös tekintettel a belső-külső megoldás, illetve önképzés, szervezett képzés közötti döntésre. Az eredményt éves Képzési terv_évszám rögzíti. A képzések hatásosak voltak, ha visszaellenőrzéskor a ráfordítások kompetenciahiányosság megszűntetését vagy csökkentését, illetve kompetencianövelést eredményeztek Oktatók teljesítményével kapcsolatos visszacsatolásra vonatkozó módszerek A képzésekkel kapcsolatos véleményeket két irányból is gyűjtjük. Egyrészt a felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer alkalmazásában megvalósított valamennyi képzés végén a résztvevők fejtik ki véleményüket, másrészt a képzés zárásának részeként az oktató is értékeli a képzést, illetve értékelheti saját magát is. Kiegészítő lehetőségként, amennyiben a több tananyagegységből álló képzésben tananyagegységenként nincs kötelező szóbeli vagy írásbeli vizsga előírva, az oktatónak jogában áll a képzés első napján a résztvevők jóváhagyását kérni arra, hogy az egyes egységek befejezésekor átadott ismeretek beépülését teszttel ellenőrizhessék. Ennek célja kizárólag az oktató szakmai munkájának önellenőrzése, egyszersmind a résztvevők tájékozódása saját felkészültségükről. A fenti valamennyi szabályozás a Felnőttképzési eljárásban részletezett. A dokumentumokat képzési vezető vagy ügyvezető értékel és szükség esetén az eltérés okának meghatározása alapján fejlesztési tervet dolgoz ki. 6. Képzésekkel kapcsolatos minőségbiztosítás A Társaság vezetősége a stratégia és politika megfogalmazásával egyidejűleg felelősséget vállal a felnőttképzés magas színvonalú ellátásának szervezésére, ellenőrzésére, és fejlesztésére. A képzési főfolyamat szabályozása a Felnőttképzési eljárásban van rögzítve Képzési programokkal kapcsolatos minőségbiztosítás Képzési programok és tananyagok tervezése és tartalmi felülvizsgálata Képzési igények követése ügyvezető feladata, aki új képzési igény esetén a képzési program kidolgozásáról dönt, valamint felkéri a szakmai kompetenciáiban megfelelő munkatársa(ka)t vagy külső szakembert a képzési program kidolgozására. Az elkészített képzési programok tartalmi verzió: 1 Kiadás: oldal: 9

10 felülvizsgálatának megszervezése, megfelelésük ellenőrzése és felnőttképzési szakértő részére előzetes minősítés céljából történő átadása a képzési vezető feladata. Képzési vezető kizárólag szakmai szempontok alapján dönt a program megfelelőségéről. Ezen döntésénél piaci megfontolásokat nem vehet figyelembe. (A piaci megfontolásokat ott érvényesítette cégünk, hogy a program kidolgoztatása mellett döntött.) A képzési vezető jogában áll módosításokat javasolni a képzési programon, és erről közvetlenül megbeszéléseket folytatni annak kidolgozójával. Mindezeket követően a képzési vezető kétféle döntést hozhat: - elfogadásra javasolva - elfogadásra nem javasolva. A képzési program megvalósításához szükséges tananyagok beszerzése, illetve kidolgoztatása az ügyvezető feladata. A képzési programok rendszeres felülvizsgálata az éves vezetőségi átvizsgálás feladatai között szerepel, de panasz vagy az elégedettségmérési eredmény alapján soron kívül is felülvizsgálatra kerülhetnek. A felülvizsgálat lebonyolításáért képzési vezető felelős Képzési programok végrehajtásához szükséges személyi és tárgyi feltételek, pénzügyi források A tárgyi feltételek az 5.1. Infrastruktúra biztosítása pontban leírtak szerint, a személyi feltételek az 5.2. Emberi erőforrás biztosítása részben, illetve a felnőttképzési eljárásban rögzítettek szerint valósulnak meg. Adott képzéshez oktató és helyettes oktató egyaránt felkérésre kerül, akik a munka elvállalása esetén felelősek a teljesítésért. Ez a felelősség az oktatáson túl a dokumentálásra és a vezetőséggel való kapcsolattartásra is kiterjed. A képzési programok pénzügyi forrásának biztosítása pályázati forrásokból és/vagy a képzésben résztvevők befizetéseiből történik A képzésben résztvevők előrehaladásának és teljesítményének figyelemmel kísérése Felnőttképzési eljárás szabályai szerint eljárva, a képzésben résztvevő kérheti előzetes tudásszintjének felmérését, illetve támogatott képzés esetén, amennyiben a támogatás feltételeként ki van kötve, akkor a felmérés kötelező. Az oktató felelős a szükséges előrehaladás dokumentálására a megfelelő képzési programban előírtak szerinti számonkérések alapján. A képzések gyakorlati részében a résztvevők konkrét feladatok megvalósításán dolgoznak, melyek eredményét az oktató szóban vagy írásban kérhet számon. A képzési programokat a programban meghatározott szóbeli vagy írásbeli vizsga zárja A munkáltatók és a munkaerőpiac egyéb szervezetei képzési programokkal kapcsolatos véleményének visszacsatolása A munkáltatóval, mint megbízózóval a Felnőttképzési eljárás szabályai szerint tartjuk a kapcsolatot. A 393/2013. (XI.12.) Kormányrendelet és 5. pontjai alapján - támogatott képzés esetén - a támogatót, az elégedettségmérő kérdőív kitöltésének időpontjáról a kitöltést megelőzően legalább tizenöt nappal korábban értesíteni kell. Fel kell hívni a támogató figyelmét, hogy a kötelezően feltett kérdéseket, további új kérdésekkel bővítheti ki. A kérdőívet az új javaslatok alapján kell véglegesíteni. verzió: 1 Kiadás: oldal: 10

11 Bármely érdekelt féltől érkező panasz feldolgozásra és visszacsatolásra kerül a 7. Eltérések, panaszok, javaslatok kezelése szabályai szerint A képzési programok nyilvánossága Felnőttképzési eljárás szabályai szerint, megfelelve a 393/2013. (XI.12). Korm. Rendelet pontja alapján a kötelező kérdésekre adott válaszok átlageredményét (képzésenként és kérdésenként) a Társaság továbbítja a felnőttképzési információs rendszerbe, mely kötelezettségének évi LXXVII. Törvény 15. (3) a. pontja alapján - a képzés befejezését követő negyvenöt napon belül köteles eleget tenni. Az oktatások záróvizsgáját követően a statisztikai adatokat közöl a Évi LXXVII. Törvény 21. (4) pontja alapján az OSAP 1665 Statisztikai Felületén. A Társaság képzési programjait az általa működtetett honlapon közzéteszi, az a nyilvánosság számára elérhető Felnőttképzési információs rendszer Intézményünk információs rendszere a felnőttképzési eljárás szerinti tartalommal és formában kiterjed az alábbi adatok gyűjtésére: - a képzésben résztvevő felnőttek tanulási eredményei - a képzésben résztvevő felnőttek elégedettségmérése (Az elégedettségmérés legalább a 393/2013. (XI. 12) korm. rend. 3. sz. melléklete alapján történik) - az oktatói teljesítmények - az intézmény rendelkezésére álló erőforrások hatékonysága Az eredmények összesítése és elemzése az éves vezetőségi átvizsgálás során történik meg, melynek kimeneteként fejlesztési tervben, illetve minőségcélok megfogalmazásában interpretálódik A képzésekkel megszerzett kompetenciák munkaerő-piaci hasznosulásával kapcsolatos adatok gyűjtése Erre vállalkozásokhoz kiszervezett képzések esetén van módunk. A képzés befejezését követő 1-3 hónapon belül Képzési vezető telefonon vagy személyesen méri föl a képzés munka-erőpiaci hatékonyságát. Az adatokat a soron következő vezetőségi átvizsgálás során használjuk fel a fejlesztési terv, illetve a minőségcélok megfogalmazásában Az intézmény tevékenységével összefüggő információ nyilvánosságával összefüggő elemek Az információs és ügyfélszolgálati tevékenység személyi és tárgyi feltételei megfelelnek a jogszabályi előírásoknak. Munkaidőben mindenki számára, telefonon, személyesen, levélben elérhető, felkereshető. Rendelkezünk a személyes tájékoztató megbeszélések, konzultációk lebonyolításához szükséges feltételekkel. - Kapcsolattartás személyesen A vállalkozási ügyfelekkel a képzési vezető és az ügyvezető tartja a kapcsolatot. A résztvevőkkel, a jelentkezőkkel és az oktatókkal az ügyvezető és az irodavezető áll kapcsolatban. - Kapcsolattartás elektronikus úton Szolgáltatásinkról résztvevőink, megrendelőink számára levélben, és elektronikus úton is küldünk tájékoztatást. Intézményünk saját honlapot üzemeltet, melyen Intézményünk működésével, verzió: 1 Kiadás: oldal: 11

12 tevékenységével kapcsolatos információk nyilvánossága biztosított. A honlap folyamatos karbantartásáról, adatokkal történő frissítéséről való gondoskodás az ügyvezető feladata. 7. Eltérések, panaszok, javaslatok kezelés A felnőttképzési minőségbiztosítási rendszerünk alkalmazásában jelentkező minden, a szabályzásban rögzítettől vagy a vevői (résztvevők és vállalkozások), illetve oktatói elvárástól történő eltérést, valamint a panaszokat, valamint a (fejlesztési) javaslatokat folyamatosan figyeljük és elemezzük. Minden esetben az Eltérések, panaszok, javaslatok kezelése lapon kerülnek rögzítésre az események, melyek lehetnek belső megfigyelésből eredők vagy külső fél által javasoltak egyaránt. Eltérés esetén, vagyis amikor a tevékenységért felelős személy olyan körülményt valószínűsít, mely hiba (rendellenesség), minőségi nem - megfelelőség gyanúját veti fel, akkor köteles fokozott figyelemmel eljárni. Eltérés, panasz és javaslat esetén az észlelő, vagy fogadó munkatárs - amennyiben tudja- az eltérést, panaszt kezelheti, megoldást kereshet a problémára. Amennyiben a panasz kezelésében nem kompetens, a panaszost képzési vezetőhöz irányítja. Sikeres szóbeli panaszkezelés esetén is a panaszt fogadó felelőssége minden esetben a panaszról, megoldásáról a képzési vezetőt tájékoztatni. Ő dönti el, hogy az észrevétel jogos-e és annak javítására, illetve újbóli előfordulásának megakadályozása elleni tevékenységek lebonyolítása kinek a hatáskörébe tartozik. A közvetlen felügyeletet biztosító személyt minden esetben be kell vonni a vizsgálatba. A vizsgálat során minden esetben az eltérés, panasz, javaslat gyökér-okának meghatározását végezzük el. Az intézkedések megfelelőségét képzési vezető ellenőrzi és hagyja jóvá, az intézkedések hatásosságát ügyvezető ellenőrzi a vezetőségi átvizsgálás során. 8. Vezetőségi átvizsgálás, önértékelés A felnőttképzési minőségbiztosítási rendszerünkben a fejlesztések céljának, irányának meghatározásához kétszintű önértékelési rendszert alkalmazunk Az önértékelési rendszer első szintje A képzésenkénti résztvevői és oktatói észrevételek gyűjtését és elemzését a felnőttképzési eljárás szabályozza. A felügyeleti tevékenység eredményeként képesek vagyunk meghatározni azokat a személyi és tárgyi, vagy szervezési területeket, amelyeket tovább kell fejleszteni. Gyakoriság, határidő: Minden képzés esetén elvégzendő. Értékelés: képzési vezető végzi, leadást követő 1 héten belül 8.2. Az önértékelési rendszer második szintje A felnőttképzési minőségbiztosítási keretrendszerről valamint a Felnőttképzési Szakértői Bizottság tagjairól, feladatairól és működésének részletes szabályairól szóló 58/2013. (XII.13.) NGM rendelet a alapján felnőttképzést folytató intézmények működésének értékeléséhez meghatározta az önértékelés területeit. verzió: 1 Kiadás: oldal: 12

13 Vezetőségünk évente egyszer önértékeléssel átvizsgálja felnőttképzési minőségbiztosítási rendszerünket annak érdekében, hogy az folyamatosan alkalmas, megfelelő és eredményes legyen, valamint összhangban legyen a szervezet stratégiai irányával. A rendszeres átvizsgáláson túl rendkívüli vezetőségi átvizsgálást is bármikor kezdeményezhet ügyvezető vagy képzési vezető. A vezetőségi átvizsgálás összehívásáért ügyvezető felel a tárgyév december hónapjában. A képzési vezető állandó meghívottja az eseménynek, de ügyvezető további személyek meghívásáról is dönthet. Az éves vezetőségi átvizsgálás állandó napirendi pontjai: A vezetőségi átvizsgálás bemenő adatai - a figyelemmel kísérés és mérés eredményei, beleértve a trendeket, valamint a külső és belső környezet változásait - minőségstratégia, minőségpolitika - előző éves minőségcélok és tervek - képzési programok - személyi és tárgyi feltételek állapota - a felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer teljesítményével és eredményességével kapcsolatos információk A vezetőségi átvizsgálás kimeneti adatai Döntések és intézkedések a: - fejlesztési tervekről - felnőttképzési minőségbiztosítási rendszer változtatásaira vonatkozó igényről - minőségcélokról és indikátorokról A vezetőségi átvizsgálások eredményeinek dokumentálása A tevékenységet a Vezetőségi átvizsgálás jelentésben dokumentáljuk, mely az önértékelés kimenő dokumentuma. Gyakoriság, határidő: Évente legalább egyszer Értékelés: következő vezetőségi átvizsgálás alkalmával A felnőttképzési minőségbiztosítási kézikönyv és a felnőttképzési eljárás címlapján a képzési vezető az éves érvényesítést az éves vezetőségi átvizsgálást követően adja meg, ezzel a belső önértékelési folyamat befejeződött, vállalkozásunk kész a harmadik fél által végzendő felülvizsgálatra. verzió: 1 Kiadás: oldal: 13