Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése

Átírás

1 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: 1 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Makó Város Önkormányzatán Készítette: Makó Város Önkormányzata megbízásából PCO Informatikai Zrt TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 1/75

2 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: 1 0 Dokumentum-adminisztráció 0.1 Adatlap Tárgy (téma címe) Támogatandó munkafolyamatok felmérése Makó Város Önkormányzatán Dokumentum típusa Tanácsadói tanulmány Fájl megnevezése TT_workflow_Makó Létrehozás dátuma Utolsó módosítás dátuma Tartalmi felülvizsg. dátuma Kapcsolódó és felhasznált dokumentumok Ssz. Dokumentum típusa Fizikai megjelenés Dokumentum helye és neve Fogalmak, rövidítések Rövidítés, fogalom Magyarázat TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 2/75

3 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: 1 Tartalomjegyzék 0 Dokumentum-adminisztráció Adatlap Kapcsolódó és felhasznált dokumentumok Fogalmak, rövidítések Bevezetés Alkalmazott módszertan A folyamatleírásban használt fogalmak A folyamatokat leíró ábrákban használt jelölések Támogatandó munkafolyamatok felmérése Építési engedély kérelem ügy Folyamatábra Folyamatleírás Otthonteremtési támogatás kérelem ügy Folyamatábra Folyamatleírás Közgyógyellátás kérelem ügy Folyamatábra Folyamatleírás Telephely engedély kérelem ügy Folyamatábra Folyamatleírás Üzletműködési engedély kérelem ügy Folyamatábra Folyamatleírás Lakásépítési / vásárlási kedvezmény visszafizetésének felfüggesztése Folyamatábra Folyamatleírás Felszámolási eljárás Folyamatábra Folyamatleírás Végelszámolási eljárás Folyamatábra Folyamatleírás TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 3/75

4 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: 1 1 Bevezetés Makó Város Önkormányzata (továbbiakban: Önkormányzat) az Államreform Operatív Program felhívására Szervezetfejlesztés Makó Város Önkormányzatánál címmel pályázatot nyújtott be, a pályázatot a Közreműködő Szervezet támogatásra alkalmasnak ítélte. Az Önkormányzat a benyújtott pályázatában többek között vállalta a kiválasztott ügyviteli folyamatainak felmérését és egy munkafolyamat-kezelő rendszer segítségével történő optimalizálását. Ezt a célt az Önkormányzat a következő eszközökkel kívánja elérni: - Tanácsadói tanulmány készíttetése a munkafolyamatok felméréséről, optimalizálási lehetőségéről és elektronikus kezeléséről. - A tanulmány megállapításait felhasználva egy új munkafolyamat támogató alkalmazás beszerzése, bevezetése, oktatása. Jelen tanácsadói tanulmány célja az önkormányzat által meghatározott a munkafolyamatkezelő rendszerrel támogatni kívánt munkafolyamatok felmérése, optimalizálása és az informatikai rendszerrel történő támogatásának vizsgálata. A tanácsadói tanulmány alapvetően három részre tagolódik. Egyrészt ismertetésre kerül a munkafolyamatok felmérésének és optimalizálásának munkamódszere, ebben a fejezetben kerülnek ismertetésre a folyamatleírásokban használt fogalmak, a munkafolyamatok meghatározása, az érintett szervezeti egységek és ügyfelek is. Ezt követően folyamatábrák segítségével ismertetésre kerülnek a munkafolyamatok jelenlegi állapotukban. Majd pedig folyamatábrával és táblázat segítségével ismertetésre kerül az optimalizált, informatikai rendszerrel kezelt munkafolyamatok lefutása. TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 4/75

5 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: 1 2 Alkalmazott módszertan Az önkormányzat által beszerzésre kerül munkafolyamat-támogató rendszerben megjelenítésre kerülő munkafolyamatok leírásakor egy általános, szöveges formájú, táblázatos leírást használtunk, illetve a Visio 2003 alkalmazás segítségével elkészítettük a folyamatokat modellező ábrákat is. A folyamatleírásban az alábbi alapfogalmak kerültek alkalmazásra: - Esemény: Az események előidézhetnek folyamatokat illetve tevékenységeket, és lehetnek folyamatok illetve tevékenységek eredményei is. A folyamat során állapotokat jelképező események is megjelennek, melyek egy bizonyos tevékenység megtörténtét jelzik. Állapotváltozást fejeznek ki. Jellemzően magukat a folyamatokat is események indítják el. Az események annak a bemutatására szolgálnak, hogy mi indította el, illetve mi zárta le a folyamatot, hol vannak az elágazási, illetve csatlakozási pontok. - Tevékenység: Valamely szakmai feladatot illetve tevékenységet jelent, mely a hivatali célok elérése érdekében történik. - Folyamat: Elkülönült, egymással sorba- vagy párhuzamosan kapcsolt tevékenységek sorozata alkotja. A folyamatleírás készítésekor első lépésként az önkormányzattal közösen azonosítottuk azokat a folyamatokat, melyeket a munkakezelő rendszer segítségével támogatni kíván az önkormányzat. A vizsgálni kívánt folyamatok meghatározását követően a folyamatok jellemzőit gyűjtöttük össze az önkormányzat segítségével. A folyamatok leírásakor az alábbi kérdésekre kerestük a válaszokat: - Mi a célja a folyamat végrehajtásának? TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 5/75

6 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: 1 - Ki a felelős egy adott folyamatért, illetve ki hajtja végre a folyamatot? - Milyen inputok szükségesek a folyamat végrehajtásához, illetve milyen outputok keletkeznek a folyamat során? - Milyen eszközök illetve rendszerek szükségesek a folyamatok végrehajtásához? - Mikor kerül sor a folyamatra? - Hol kerül sor a folyamatra? - Milyen tevékenységek végrehajtása szükséges a folyamathoz? Az egyes folyamatoknál meghatároztuk az alábbiakat: - A folyamat célját, vagyis, hogy a beazonosított esemény által elindított folyamat végrehajtására miért kerül sor. - A kapcsolódó szerepköröket, vagyis a felelősöket, végrehajtókat. - A folyamatok inputjait és outputjait. - A folyamatok során szükséges eszközöket és rendszereket. - Valamint a folyamathoz szükséges tevékenységeket. A folyamatoknál meghatároztuk azokat a jól elkülönült tevékenységeket, melyek végrehajtása szükséges a folyamat céljainak eléréséhez. A tevékenységek egymással sorban vagy párhuzamosan végezhetők, mely időbeliséget a modellező ábrák szemléletnek. TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 6/75

7 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: 1 Amennyiben az egyes tevékenységek végrehajtásához a szervezetben meghatározott végrehajtási idők tartoznak, azokat a folyamatleírásban is feltüntettük. 2.1 A folyamatleírásban használt fogalmak Minden egyes beazonosított folyamat leírására ugyanabból az űrlapból indultunk ki. Az űrlap bizonyos mezőinek jelentése, tartalma az alábbi: Az űrlap fejlécében található mezők a teljes folyamatra vonatkoznak. - Folyamat neve - Folyamat célja - Folyamat feltétele: annak a körülmények a leírása, amely a folyamat végrehajtásához szükséges. - Folyamat felelőse (szerepkör, szervezet): annak a szerepkörnek, illetve szervezetnek a megnevezése, amely a teljes folyamatért felel. Az adott folyamathoz tartozó egyes tevékenységeknek ettől eltérő felelőse is lehetséges. - Érintett rendszerek, modulok: a folyamatban érintett valamennyi, a tevékenységeknél is megjelenő rendszer felsorolását tartalmazza. - Érintett szervezetek: a folyamatban érintett valamennyi, a tevékenységeknél is megjelenő szervezet felsorolását tartalmazza. - Folyamat időzítése: a teljes folyamatra vonatkozik. Meghatározza, hogy mikor kell az adott folyamatot végigvinni. - Folyamat határideje: a teljes folyamat elvégzésére meghatározott határidő. Az egyes tevékenységek elvégzésének határideje az adott tevékenységeknél olvasható. TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 7/75

8 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: 1 - Folyamat inputjai: a teljes folyamat inputja. Az egyes tevékenységek inputja az adott tevékenységeknél olvasható. - Folyamat outputjai: a teljes folyamat outputjainak felsorolása. Az egyes tevékenységek outputjai az adott tevékenységnél olvashatók. A folyamat egyes tevékenységeihez tartozó leíró mezők az alábbiak: - Azonosító: adott folyamaton belül egyértelműen azonosítja az egyes tevékenységeket. Képzése egész számokkal történik, illetve bizonyos esetben az abc betűivel kiegészítve. Ha egy tevékenységnek több kimenete is lehetséges, és az ezt követő tevékenységek függnek ezen kimenetektől, az egyes kimeneteket az abc betűivel különböztetjük meg egymástól. Az abc betűit használjuk, ha egy főtevékenységen belüli altevékenységeket akarjuk azonosítani. - Tevékenység: a folyamaton belül jól elhatárolható tevékenység. - Felelőse (szerepkör, szervezet): az adott tevékenység végrehajtásának felelőse. Nem minden esetben értelmezhető. Nem minden esetben egyezik meg a teljes folyamat felelősével. - Végrehajtója (szerepkör, szervezet): az adott tevékenység végrehajtója. - Érintett rendszer, komponens: az adott tevékenységben érintett rendszer, illetve komponens. - Kezdő állapot, input: az adott tevékenység megtörténtét, bekövetkeztét indító input. - Cél állapot, output: az adott tevékenység kimenetele illetve végállapot. TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 8/75

9 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: 1 - Határidő: az adott tevékenység elvégzésének bekövetkeztének a határideje. - Megjegyzés: az adott tevékenységhez fűzött megjegyzés. - Beleszámít-e a KET szerinti határidőbe?: Annak megjelölésére szolgál, hogy a folyamat adott tevékenységének időtartamát szükséges-e beleszámítani a Közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. Törvény (KET) szerinti ügyintézési határidőbe. Az adott mezőbe kizárólag igen vagy nem válasz adható. 2.2 A folyamatokat leíró ábrákban használt jelölések A tanulmány részét képezik egyrészt az önkormányzattól kapott, a munkafolyamatok jelenlegi állapotát leíró ábrák, illetve az optimalizált, informatikai rendszerrel kezelt munkafolyamatokat bemutató ábrák. Az ábrákban használt jelölések és magyarázatuk az alábbi: - : a folyamat elindítását, illetve lezárását jelzi. - : tevékenységet jelöl. - : a benne megfogalmazott kérdésre adott válasz szerint a folyamat folytatása többféle lehet. Ennek megfelelően az ábrából elágazások indulnak. - : megjegyzéseket tartalmaz. Egyrészt az adott tevékenység megvalósítására rendelkezésre álló időtartamot, határidőt tüntettük fel benne, illetve jelöltük, hogy a KET szerinti határidő számítása mikor kezdődik, mikor szakad meg és mikor folytatódik újra. Másrészt az adott tevékenység végrehajtásának altevékenységeit is ebben a megjegyzés típusú alakzatban soroltuk fel. A megjegyzés mindig arra a tevékenységre vonatkozik, amelyik alatt elhelyezkedik. Egy tevékenységhez több megjegyzés is tartozhat. - : összekötő ábra. Ha egy tevékenységnek több előzménytevékenysége is lehet, az előzményeknek és a következő tevékenységnek az összekapcsolása nem közvetlenül TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 9/75

10 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: 1 történik, hanem az előzménytevékenységek először egy ilyen összekötő alakzatba futnak bele, majd ezt az összekötő ábrát kapcsoljuk hozzá a közös következő tevékenységhez. A folyamatleírás egyszerűbb áttekintését szolgálja. - : az ábra és a benne levő szám utal arra, hogy a folyamatnak vagy a megelőző vagy a következő oldalon található az előzménye illetve a következménye. A folyamatábrákban piros színnel jelöltük azokat az alakzatokat, amelyek végrehajtása, megtörténte beleszámít a KET szerinti határidőbe. A zöld színnel jelölt alakzatok végrehajtása, bár folyamatában beleesnek a KET által meghatározott határidővel végrehajtandó tevékenységek sorozatába, de végrehajtásuk idejét nem kell figyelembe venni a KET-nek való megfelelés érdekében történő összidő számításánál. A kékkel jelöl alakzatok nem esnek bele a KET által meghatározott határidővel végrehajtandó tevékenységek sorozatába, ezek végrehajtásának idejét nem kell figyelembe venni a KET-nek való megfelelés érdekében történő összidő számításánál. TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 10/75

11 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: 1 3 Támogatandó munkafolyamatok felmérése Makó Város Önkormányzatával közösen meghatározásra került, hogy mely hivatali munkafolyamatok kerüljenek felmérésre. A felmért munkafolyamatok a következők: - Építési engedély kérelem ügy - Otthonteremtési támogatás kérelem ügy - Közgyógyellátás kérelem ügy - Telephely engedély kérelem ügy - Üzletműködési engedély kérelem ügy - Lakásépítési / vásárlási kedvezmény visszafizetésének felfüggesztése - Felszámolási eljárás - Végelszámolási eljárás A felmérés alapvetően a következő célokat szolgálja: - A felmérés során a munkafolyamatok összes olyan tulajdonsága meghatározásra került, mely szükséges a beszerzett munkafolyamat-kezelő rendszerbe történő paraméterezéshez. - A felmérés során a munkafolyamatok optimalizálására is sor került. TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 11/75

12 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: 1 Az alábbiakban minden egyes munkafolyamat esetében először a munkafolyamat megértését elősegítő folyamatábrát, majd pedig a munkafolyamat jellemzőit részletesen ismertető folyamatleírást közöljük. TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 12/75

13 Tanácsadói tanulmány Támogatandó munkafolyamatok felmérése Dokumentumváltozat: Építési engedély kérelem ügy Folyamatábra TT_workflow_Makó_v1.0.doc Oldal: 13/75

14 14 / 75

15 1 Helyszíni szemle Ügymenet idejének hosszabbítása (szükség esetén) Érintetteknek határozat meghozása, kipostázása Tértivevények kezelése Várakozás esetleges fellebbezések beérkezésére Eljárásnap számláló CONTINUE Feladatok: - Értesítés helyszíni szemléről - Értesítés iktatása -Időpontegyeztetés, szükség esetén új időpont kitűzése -Új időpontról értesítés iktatása -Helyszíni szemle elvégzése, feljegyzés készítése -Helyszíni szemle feljegyzés iktatása Max. 30 naptári nappal hosszabbítható Feladatok: - Értesítések kiküldése - Értesítések iktatása Eljárásnap számláló STOP Feladatok: - Határozat meghozatala - Iktatása - Határozat kipostázása tértivevénnyel Feladatok: - Beérkező tértivevények szétválogatása -Ha "Ismeretlen helyre költözött" vagy "Elhalálozott", az új cím keresése - A kereséseknek megfelelően indított kérelmek, értesítések iktatása Fellebbezési határidő az utolsó átvételi időponttól számított 15 naptári nap 2 15 / 75

16 16 / 75

17 3.1.2 Folyamatleírás 17 / 75

18 18 / 75

19 19 / 75

20 3.2 Otthonteremtési támogatás kérelem ügy Folyamatábra 20 / 75

21 21 / 75

22 22 / 75

23 23 / 75

24 3 Tértivevények kezelése Várakozás esetleges fellebbezések beérkezésére Fellebbezések kezelése, szükség esetén hiánypótlás Fellebbezés esetén ügyintézés másodfokon Határozat jogerõre emelkedése, érintettek kiértesítése, irattározás Feladatok: -Beérkezõ tértivevények szétválogatása -Ha "Ismeretlen helyre költözött" vagy "Elhalálozott", az új cím keresése - A kereséseknek megfelelõen indított kérelmek, értesítések iktatása Fellebbezési határidõ az utolsó átvételi idõponttól számított 15 naptári nap Hiánypótlási határidõ 3 munkanap Feladatok: - Fellebbezések ellenõrzése -Hiánypótlás kérése -Kérés iktatása - Beérkezõ hiánypótlás iktatása Feladatok: - Felterjesztés másodfokra - Felterjesztés iktatása -Másodfokú határozat iktatása Feladatok: -Érintettek kiértesítése - Kiértesítések iktatása - Irattárba kerül: Iktatás kivezetve 4 24 / 75

25 4 a határozathozataltól számított 5 év múlva Földhivatal jelzálog- és elidegenítési tilalom törlés iránti kiegészítõ eljárás megindítása VÉGE Feladatok: - Határozat meghozatala - Iktatása - Határozat kipostázása tértivevénnyel 25 / 75

26 3.2.2 Folyamatleírás 26 / 75

27 27 / 75

28 28 / 75

29 29 / 75

30 3.3 Közgyógyellátás kérelem ügy Folyamatábra 30 / 75

31 31 / 75

32 32 / 75

33 33 / 75

34 4 Határozat jogerõre emelkedése, érintettek kiértesítése, irattározás VÉGE Feladatok: - Érintettek kiértesítése - Kiértesítések iktatása - Irattárba kerül: Iktatás kivezetve 34 / 75

35 3.3.2 Folyamatleírás 35 / 75

36 36 / 75

37 37 / 75

38 3.4 Telephely engedély kérelem ügy Folyamatábra 38 / 75

39 39 / 75

40 40 / 75

41 41 / 75

42 5 Fellebbezés esetén ügyintézés másodfokon Határozat jogerőre emelkedése, érintettek kiértesítése. Eljárási költségekről végzés meghozatala, kiküldése, irattározás VÉGE A fellebbezési határidő lejártát követő 8 napon belül fel kell terjeszteni másodfokra Feladatok: - Érintettek kiértesítése - Kiértesítések iktatása Feladatok: -Végzése meghozatala - Iktatása - Érintettek kiértesítése - Kiértesítések iktatása - Irattárba kerül: Iktatás kivezetve Feladatok: - Felterjesztés másodfokra - Felterjesztés iktatása -Másodfokú határozat iktatása 42 / 75

43 3.4.2 Folyamatleírás 43 / 75

44 44 / 75

45 45 / 75

46 3.5 Üzletműködési engedély kérelem ügy Folyamatábra 46 / 75

47 47 / 75

48 1 max. 8 nap Formai hiánypótlás (szükség esetén) Tartalmi hiánypótlás (szükség esetén) Szakhatósági hozzájárulások megkérése Hiánypótlási határidõ 15 nap Feladatok: -Hiánypótlásra kiértesítés - Kiértesítés iktatása -Beérkező hiánypótlás iktatása Hiánypótlási határidő 15 nap Feladatok: -Hiánypótlásra kiértesítés - Kiértesítés iktatása - Beérkező hiánypótlás iktatása -Hiánypótlás ellenőrzése: még mindig hiányos? Feladatok: - Szakhatósági hozzájárulások megkérése - Kérés iktatása -Hiánypótlás esetén hiánypótlási kérésekről érkező értesítés iktatása - Szakhatósági hozzájárulás iktatása / 75

49 49 / 75

50 4 Fellebbezés esetén ügyintézés másodfokon Határozat jogerőre emelkedése, érintettek kiértesítése. Eljárási költségekről végzés meghozatala, kiküldése, irattározás VÉGE A fellebbezési határidő lejártát követő 8 napon belül fel kell terjeszteni másodfokra Feladatok: -Érintettek kiértesítése - Kiértesítések iktatása Feladatok: -Végzése meghozatala - Iktatása -Érintettek kiértesítése - Kiértesítések iktatása - Irattárba kerül: Iktatás kivezetve Feladatok: - Felterjesztés másodfokra - Felterjesztés iktatása -Másodfokú határozat iktatása 50 / 75

51 3.5.2 Folyamatleírás 51 / 75

52 52 / 75

53 53 / 75

54 3.6 Lakásépítési / vásárlási kedvezmény visszafizetésének felfüggesztése Folyamatábra 54 / 75

55 55 / 75

56 56 / 75

57 57 / 75

58 58 / 75

59 3.6.2 Folyamatleírás 59 / 75

60 60 / 75

61 61 / 75

62 62 / 75

63 3.7 Felszámolási eljárás Folyamatábra 63 / 75

64 64 / 75

65 65 / 75

66 2 zárómérleg megérkezésétől 30 napon belül Zárómérleg elleni kifogás benyújtása Bírósági végzés megérkezése a felszámolás befejezésétől VÉGE Feladatok: - Kifogások kiküldése - Kifogások iktatása Feladatok: - Végzés iktatása - Irattárba kerül: Iktatás kivezetve 66 / 75

67 3.7.2 Folyamatleírás 67 / 75

68 68 / 75

69 69 / 75

70 3.8 Végelszámolási eljárás Folyamatábra 70 / 75

71 71 / 75

72 72 / 75

73 3.8.2 Folyamatleírás 73 / 75

74 74 / 75

75 75 / 75