Minőségbiztosítási kézikönyv

Átírás

1 Minőségbiztosítási kézikönyv a GEOINFO KHT. felnőttképzési tevékenységéhez 2005.

2 2

3 Tartalomjegyzék 1. BEVEZETÉS VEZETŐI NYILATKOZAT MINŐSÉGPOLITIKA A FELNŐTTKÉPZÉS MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZERE A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI RENDSZER FELÉPÍTÉSE A MINŐSÉGBIZTOSÍTÁS MŰKÖDTETÉSE A kézikönyv célja, alkalmazási területe Dokumentumok kezelése Képzés A tárgyévre szóló céljaink a minőség terén A belső auditálás folyamata Fogalmak, meghatározások GAZDÁLKODÁS AZ ERŐFORRÁSOKKAL SZERVEZETI JELLEMZŐK FELELŐSSÉGEK, HATÁSKÖRÖK MEGHATÁROZÁSA TECHNIKAI HÁTTÉR SZEMÉLYI FELTÉTELEK BIZTOSÍTÁSA MEGBÍZÁSI SZERZŐDÉSEK KEZELÉSE MŰKÖDÉSI FOLYAMATOK SZABÁLYOZÁSA A KÉPZÉS SZERVEZÉSE, KISZOLGÁLÁSA PR tevékenység (hirdetések, tájékoztatók, nyílt napok stb.) Kurzus előkészítése Az érdekelt felek elvárásainak megismerése A jelentkezések kezelése Kompetenciák felmérése és beszámítása A megfelelő infrastruktúra biztosítása A beiratkozás folyamata Ügyfélszolgálati tevékenység/reklamációk kezelése KÉPZÉSI TEVÉKENYSÉG A képzés folyamata A képzés támogatása Vizsgáztatási rend és folyamat A TANANYAGGAL KAPCSOLATOS FOLYAMATOK MINŐSÉG MÉRÉSE, FEJLESZTÉSE A MINŐSÉGÉRTÉKELÉSI RENDSZER ELEMEI FINANSZÍROZÓK ELÉGEDETTSÉGÉNEK MÉRÉSE HELYESBÍTŐ ÉS MEGELŐZŐ INTÉZKEDÉSEK MELLÉKLETEK M1 MELLÉKLET: A KÉPZÉS FOLYAMATÁBRÁJA M2. MELLÉKLET: A DOKUMENTUMOK KEZELÉSE M3. MELLÉKLET: KÉPZÉSI NAPLÓ/TANULMÁNYI REND M4. MELLÉKLET: TECHNIKAI HÁTTÉR M5. MELLÉKLET: MEGBÍZÁSI SZERZŐDÉS M6. MELLÉKLET: SZOLGÁLTATÁSI SZERZŐDÉS M7. MELLÉKLET: TANULMÁNYI SZERZŐDÉS M8. MELLÉKLET: FELMÉRÉSI KÉRDŐÍVEK M9. MELLÉKLET: A MÁR MEGSZERZETT KOMPETENCIÁK FELMÉRÉSÉNEK ÉS BESZÁMÍTÁSÁNAK FOLYAMATLEÍRÁSA

4 1. Bevezetés Jelen dokumentum létrehozásakor cégünket az vezérli, hogy olyan segédletet állítson össze a képzés folyamatának irányítására, mely minden, a képzésben érintett dolgozó számára egyértelmű vezérfonalat jelent a helyes cselekvés megtalálásában. Az oktatás a GEOINFO KHT keretében már hosszú évek óta folyik. Ez idő alatt kialakultak azok a megoldások, melyek a zökkenőmentes lebonyolításhoz szükségesek. Atonban mindig felmerül a kérdés, mi lesz akkor, ha új gárda veszi át a feladatokat, honnan tudják a feladatukat. A válasz mindig az, szabályozni kell a folyamtokat, majd le kell írni azokat. Ez minden szervezet életében elérkezik, és erre kitünő lehetőség biztosít a minőségbiztosítás szervezett bevezetése. Amikor egy ilyen dokumentum összeállítására sor kerül, nemcsak a folyamatokat írjuk le. Ugyanis amint megtörténik egy működési rend dokumentálása, rögtön előjönnek azok a pontok, melyek a működés gyenge pontjait jelentik. Így ez kitűnő alkalom ezen problmák megoldására is. 4

5 2. Vezetői nyilatkozat A KHT vezetése elkötelezi magát a minõségirányítási rendszer létrehozása és továbbfejlesztése, valamint folyamatos javítása iránt. Az oktatások valamint a belsõ kapcsolattartás során tudatosítja a munkatársakkal a hallgatói (vevõi) elvárások, és a törvényekben, rendeletekben szereplõ követelmények teljesítésének fontosságát. A KHT kialakítja a társaság minõségbiztosítási rendszerét, minőségpolitikáját (ld. jelen dokumentum). Deklarálja a megvalósítás iránti elkötelezettségét, rendszeres képzéssel és oktatással gondoskodik arról, hogy ezeket a KHT minden szintjén megismerjék, megértsék, megvalósítsák és fenntartsák. Mindezt a változó külsõ és belsõ körülmények figyelembevételével a vezetés évente átvizsgálja, és szükség szerint aktualizálja. /Dr. Szepes András/ ügyvezető 5

6 3. Minőségpolitika Célunk: MINŐSÉG AZ OKTATÁSBAN Magas színvonalú oktatási tevékenységet végezni, mely nemzetközileg elismert, széles spektrumú, a műszaki-gazdasági életben, a munkaerő-piacon azonnal hasznosítható és jól konvertálható ismereteket ad. Ehhez a képző intézményben biztosítjuk az oktatás tartalmi és módszertani folyamatos fejlesztését, az oktatásszervezés hallgató-központúságát, a minőség állandó fejlesztését. A kitűzött célok eléréséért minőségirányítási rendszert vezetünk be és működtetünk, mellyel elérjük: 1. Tartalmi téren: a.) A szakma gyakorlatától folyamatosan kapott jelzések alapján évente korszerűsítjük, a változó technikai és gazdasági körülményekhez igazítjuk a közreadott ismereteket. b.) A hazai és külföldi irodalom figyelésével elébe megyünk a munkaerő piaci igényeknek, ezzel javítjuk végzett hallgatóink munkaerő-piaci esélyeit. c.) Nyitottan reagálunk a felmerülő piaci és hallgatói igényekre. d.) Állandóan biztosítjuk az írott és az elektronikus szakirodalmat. 2. Módszertani téren: a.) Folyamatosan karbantartjuk a távoktatásban alkalmazott módszereinket, felkészítjük az új belépőket e módszer alkalmazására b.) Módszerünket folyamatosan korszerűsítve lépéseket teszünk az elearning bevezetésére. 3. Személyi feltételek terén: a.) Az egyes modulok vezetésére a legjobb szakembereket kérjük fel, különös tekintettel a szakma gyakorlatában dolgozókra. b.) Nemzetközi kapcsolatainkat felhasználjuk a kiváló külföldi szakemberek bevonására. c.) Munkatársainkat folyamatosan értékelve, az okokat feltárva igyekszünk kiküszöbölni gyengeségeinket, illetve fokozni erősségeinket. 4. Tárgyi eszközök terén: a.) Minden feladathoz a legmodernebb technikai eszközöket alkalmazzuk, melyek megkönnyítik az ismeretátadás módját. b.) A hallgatói támogatásba bevonjuk a korszerű infokommunikációs lehetőségeket, különösen az Internet alkalmazási lehetőségeit. 5. Minőségügy terén: a.) Folyamatosan karbantartjuk minőségbiztosítási rendszerünket. b.) A hallgatói támogatórendszer állandó frissítésével hatékonnyá tesszük a kiegészítő információk elérését. c.) Állandó kapcsolattartói rendszerünkkel biztosítjuk a hallgatói problémák gyors kezelését. A minőségpolitikai célkitűzéseink megvalósítása és védelme érdekében a vezetőség és a munkatársak elkötelezik magukat a minőségbiztosítási irányítási rendszer folyamatos alkalmazására és fejlesztésére. 6

7 4. A felnőttképzés minőségbiztosítási rendszere 4.1. A minőségbiztosítási rendszer felépítése CÉLKITŰZÉS MINŐSÉG- POLITIKA 1. szint A minőségbiztosítási rendszer leírása - minőségpolitikai nyilatkozat - célkitűzések - szervezeti felépítés - hatáskörök IRÁNYĺTÁS 2. szint Eljárásrendek - eljárásrendek - munkaköri leírások - kapcsolódási pontok MUNKAVÉGZÉS 3. szint (VÉGREHAJTÁS) Részletes végrehajtási utasítások - technológiák - előírások - ütemtervek 7

8 4.2. A minőségbiztosítás működtetése A minőségbiztosítási rendszer működtetése a vezetőség felelőssége. A működtetéssel kapcsolatos feladatok ellátásáért az ügyvezető minőségügyi felelőst bíz meg. A minőségügyi felelős kezeli a keletkező dokumentációkat, felügyeli a folyamatokat, kiképzi az újonnan bekapcsolódó oktatókat, dolgozókat, és évi rendszerességgel felülvizsgálatokat végez. A minőségügyi felelős szabadon beavatkozhat a folyamatokba, utasítást adhat az oktatóknak, dolgozóknak a minőségbiztosítási renddel kapcsolatban. Az ügyvezető szükség esetén, de minimum éves rendszerességgel beszámoltatja a minőségügyi felelős, aki beszámolóját írásban készíti el A kézikönyv célja, alkalmazási területe A kéziköny létrehozásának célja, hogy a tevékenységben résztvevő oktatók egységesen értelmezzék a feladatokat, az elvárásokat. A kézikönyv alkalmazási területe a KHT teljes tevékenységére, ezen belül különösen a felnőttképzésre (középfokú és felsőfokú képzések) terjed ki. A kézikönyv egy másolati példányát mindenki számára hozzáférhető helyen kell elhelyezni Dokumentumok kezelése A dokumentumok központi kezelése az adminisztrátor feladata. Ehhez minden, az oktatásban résztvevő megbízott köteles rendelkezésére bocsátani az általa létrehozott, illetve a hozzá beérkező dokumentumok eredeti példányát. A keletkező dokumentumokat szigorú nyilvántartási rendszerben kell vezetni, és témakörök szerint tárolni. A dokumentumok kezelését az M2. melléklet írja le Képzés Az elkészült és jóváhagyott minőségbiztosítási rendszert, annak kézikönyvét minden, az oktatásban résztvevő, illetve az azzal összefüggésben tevékenységet végző személlyem meg kell ismertetni. A képzést első alkalommal egy összevont tanfolyam keretében kell végrehajtni. A továbbiakban az újonnan bekapcsolódók számára is bizotosítani kell, hogy megismerjék annak tartalmát, előírásait. A képzés és számonkérés tényéről naplót kell vezetni. Ebben kell nyilvántartani a képzésben résztvevők adatait. A képzési napló kezelését az M3. melléklet tartalmazza. 8

9 A tárgyévre szóló céljaink a minőség terén A képzéssel kapcsolatos minden lényeges momentumra kiterjedő felmérés a hallgatók és oktatók körében, ezzel segítve a még jobb minőség elérését. (F: minőségügyi megbízott Hi: ) A képzés szervezési feladataiba újabb fiatal kollégákat kívánunk bevonni. (F: ügyvezető) Javítani kívánjuk a propaganda terén a tevékenységünket, melybe az Internet lehetőségeit kell felhasználni. (F: ügyvezető Hi: ) Újabb képzési formák létrehozásához kérdőíves felmérést végzünk a szakmai vállalkozás vezetői körében. (F: szakfelelősök Hi: ) Az év végén felülvizsgáljuk és értékeljük a Minőségbiztosítási kézikönyvben meghatározott feladatokat. (F: minőségügyi megbízott Hi: ) Külön díjat kell alapítani a legjobb oktató és a legjobb szervező részére. (F: ügyvezető Hi: ) A belső auditálás folyamata A minőség javaítási érdekében a rendszer folyamatos, évenkénti felülvizsgálata szükséges. Az audit eredményének tükrében a szükséges helyesbítő tevékenységek a minőségügyi felelős írásbeli javaslatára, és az ügyvezeztő jóváhagyásával bekerülnek a kézikönyvbe Fogalmak, meghatározások Formázott: Felsorolás és számozás Formázott: Felsorolás és számozás Minőség: egy termék, rendszer vagy folyamat saját jellemzői együttesének az a képessége, hogy kielégítse a vevők és más érdekelt felek követelményeit. (A minőség szakkifejezés használható olyan jelzőkkel, mint gyenge, jó vagy kiváló (ISO). A minőség központi érték a felnőttoktatásban, amivel kapcsolatosan azonban még mindig sok félreértés él. Az alábbiakban ismertetjük a minőség fogalmának különböző definíciót (Harvey és Green felosztása szerint), mivel a definíció kiválasztása egyben a minőség értékelésének megközelítését is meghatározza. A minőség mint kiválóság: Ez az a hagyományos akadémikus nézőpont, ami szerint a cél a legjobbnak lenni. A minőség mint a célnak való megfelelés: Általános minőség nem létezik. Ez a nézet a minőségnek egy olyan fogalmát vonja maga után, aminek középpontjában a vevők (érdekeltek) igényei állnak. A célnak való megfelelés fogalommagyarázatot a felnőttoktatás esetében ki kell egészíteni a cél megfelelőségének fogalmával. A minőség mint küszöbérték: Egy minőségszempontú küszöbérték meghatározásához fel kell állítani bizonyos normákat és kritériumokat. Minden olyan egység, ami eléri vagy meghaladja ezeket a normákat és kritériumokat, minőség szempontjából megfelelőnek tekinthető. A küszöbérték megállapításának az előnye az, hogy az egész felnőttoktatási rendszert illetően objektív, tanúsítható és egységes. A hátránya pedig az, hogy maga a fogalom statikus jellegű: csak nehézkes politikai eljárásokkal igazítható a változó körülményekhez. Épp ezért a normák szinte mindig lemaradnak a tényleges fejlődéstől. Ez pedig azt vonja maga után, hogy a minőség küszöbértékként történő megfogalmazása nem ösztönzi az egységeket arra, hogy kihasználják az új lehetőségeket, új nézőpontokat sajátítsanak el az oktatást vagy egy tudomány legújabb eredményeit illetően, egyszóval, hogy minőségüket javítsák. Ezek a minimális követelmények a felnőttoktatási rendszer egészében biztosítanak bizonyos minimális minőséget és az egységek, illetve programok bizonyos minimális összehasonlíthatóságát. Ugyanakkor minden egységnek, illetve programnak eleget kell tennie ezeknek a minimális követelményeknek, azokat saját célkitűzéseikkel bővítve és a minőséget ezeknek a célkitűzéseknek az elérése révén kell javítania. A minőség mint értéknövelés: Ez a megfogalmazás pontosan a folyamatos jobbítást hangsúlyozza. Középpontjában az az elképzelés áll, hogy a minőség elérése alapvető fontosságú a tudományos szellemiséghez és hogy pontosan a felnőttoktatásban dolgozó oktatók tudják a legjobban, hogy az adott időben mi képviseli a maximális minőséget. 9

10 A felnőttoktatással kapcsolatos nyugat-európai értékelési eljárások inkább a minőség mint értéknövelés megközelítésen, semmint a minimális követelményeken alapulnak. E szerint a megfogalmazás szerint: a minőséget a felnőttoktatásban meghatározott célok tükrében kell meghatározni; ezeknek a céloknak meg kell felelniük egy felnőttoktatási rendszernek; az érdekeltek különböző csoportjai helyzetükből adódóan eltérő véleményeket képviselnek; a tudományos kiválóság egyike ezeknek a véleményeknek; a felnőttoktatás elsődleges felhasználóiként a hallgatók az érdekeltek egyik fontos csoportját képviselik; a felnőttoktatás tömegessé tételével a hallgatói igények egyre többrétűek lesznek; a fenti okokból kifolyólag a célok az egyes felnőttoktatási intézmények illetve szakok szintjén fogalmazhatók meg a legjobban, a nemzeti sajátosságok figyelembevételével. A felnőttoktatás minőségének értékelésére alkalmazott eljárásnak összhangban kell lennie a választott minőség-fogalommal. Minőségbiztosítás (quality assurance): mindazok az irányelvek, folyamatok és intézkedések, amelyeken keresztül a felnőttoktatás minőségét fenntartják és fejlesztik. A hangsúly az értékelés célján van: a cél a hallgatók, a társadalom és a kormány biztosítása arról, hogy az intézmény jól menedzseli a minőséget; (Phare) Minőségbiztosítási rendszer: az egész intézményre kiterjedő, tudatos és szervezett tevékenységek rendszere, amely a felnőttoktatási intézmény szakmai céljainak és tényleges működésének állandó közelítését szolgálja, és amelynek középpontjában a közvetlen és közvetett partnerek igényeinek kielégítése áll, különös tekintettel a hallgatókra (beleértve a továbbtanuló felnőtteket), a munkaadókra, a kutatások megrendelőire, valamint a nemzetközi és hazai tudományos közösségekre; Minőség-ellenőrzés (quality control): a felnőttoktatási intézmény működésének a hatályos jogszabályoknak, illetve belső dokumentumoknak való megfelelését vizsgálja törvényességi, gazdasági és képzési-képesítési szempontokból. Az értékeléssel rokon értelmű fogalom, azonban általában szűkebb értelemben, a minőségnek egy egységen belüli, külső elem nélküli belső mérésére alkalmazzák. A minőségellen-őrzést gyakran a minőség-menedzsmenttel azonos értelemben használják, azonban a menedzsment az értéknövelést hangsúlyozza, míg az ellenőrzés statikusabb, a küszöbérték vagy a nullhiba értelmezéshez közelebb álló jelentést hordoz. Minőségértékelés (quality assessment): szakmai célkitűzéseket vet össze a tényleges intézményi működéssel, eredményességi, hatékonysági és a minőségi szempontok szerint, az érintett szakmai közösség bevonásával elkészített mutatórendszer alapján. A minőségértékelés négy alapelve az értékelési folyamat autonómiája, az önértékelés, a külső értékelés és a nyilvános jelentés. Ezek képezik a minőségértékelés világszerte elfogadott nemzetközi normáit. Minőséghitelesítés (akkreditáció): azon eljárás, melynek során intézményi és program akkreditáció keretében vizsgálják, hogy a felnőttoktatási intézmény képzési és tudományos tevékenysége, illetve a képzési programok szakmai és infrastrukturális színvonala, valamint az intézmény személyi és szervezeti feltételei megfelelnek-e az akkreditációs követelményeknek. Szakmai akkreditáció: Az akkreditáció lett a legelterjedtebb minőségbiztosítási eljárás a felnőttoktatási rendszerben. A szakok akkreditálását jelenti bizonyos ismereti területeken mint például az orvoslás, a jog, az oktatás vagy a műszaki tudományok. Intézmény-akkreditáció: egy felnőttoktatási intézmény egészéről, nem pedig egyes programokról alkotott véleménynyilvánítás. Szigorúan véve egy intézmény akkreditálása nem vonja maga után azt, hogy az adott felnőttoktatási intézményben működő szakok kiváló minőségűek. Inkább úgy lehetne értelmezni, hogy az akkreditált intézmény olyan legitim felnőttoktatási intézmény, ami megfelelő célokkal és olyan irányítási struktúrával rendelkezik, aminek biztosítania kell, hogy többek között őrködik az általa nyújtott programok minősége felett. Minőségbiztosítás: egy szervezetnek a minőségre vonatkozóan a felnőtt vezetőség által hivatalosan kinyilvánított általános szándéka és irányvonala. Minőségbiztosítás (quality management): összehangolt tevékenységek egy szervezet vezetésére és ellenőrzésére, a minőség vonatkozásában. 10

11 Érdekelt fél (stakeholder): személy vagy csoport, amely érdekelt a szervezet teljesítésében vagy sikerében. Az érdekelt felek lehetnek: vevők, tulajdonosok, alkalmazottak, szállítók, egyesületek, partnerek vagy a társadalom.(iso) A felnőttoktatásban a hallgatók, a munkaadók, a tudományos közösség, a kormány, mint a társadalom egészének képviselője stb. mind-mind vásárlók, egyben érdekelt felek. Mutató vagy indikátor (indicator): egy termék, rendszer vagy folyamat saját jellemzőinek mennyiségi mérőszáma, amely felhasználható a termék, rendszer vagy folyamat mérésére és értékelésére. A tényeken alapuló ítélet alkotás eszköze (ISO). Az indikátor nem ad közvetlen választ a lehetséges problémákra, hanem felhívja a figyelmet azon területekre, ahol a tapasztalt eltérések okainak feltárására további részletes elemzések elvégzése válik szükségessé. Minél inkább az ellenőrzés és a jogi következmények (vagyis hivatalos elismerés/akkreditáció, illetve finanszírozás) felé tolódik el a hangsúly, annál fontosabbak lesznek az olyan kemény adatok mint a dolgozók hivatalos értékelése vagy a végzettek százalékos aránya. Míg ha a jobbításon van a hangsúly, az információk nagy részét az olyan puha adatok teszik ki, mint a hallgatók véleménye az előadásokról vagy a munkatársak véleménye egy adott tantervről (ami viszont megint csak alapulhat kemény adatokon). A gyakorlatban az értékelési eljárásoknak meg kell találniuk az egyensúlyt az ellenőrzés és a jobbítás szélesen értelmezett céljai között, hasonlóképpen a kemény és a puha adatok között is. Az értékelési eljárás összpontosíthat a bemeneti tényezőkre (úgymint oktatási létesítmények, a tanárok hivatalos képesítései), a folyamatot jellemző tényezőkre (úgymint tanterv, tanmenet) vagy kimeneti kritériumokra is (pl. a végzett hallgatóktól elvárt ismereti illetve tudásszint). A minőségmutatók és módszerek keverése az értékelési folyamatot olyan bürokratikus eljárássá teheti, ami aligha képes biztosítani bármilyen minőségi küszöbértéket (pl. bemeneti tényezők feldolgozása papíron), illetve olyan folyamatot is eredményezhet, ami arra kényszeríti a felnőttoktatási intézményt, hogy újító módon törekedjen a lehető legjobb minőség elérésére. Az utóbbi természetesen sokkal nehezebben érhető el és minden résztvevőtől sokkal nagyobb erőfeszítéseket igényel. Önértékelés (self-assessment): Az önértékelés célja az intézmény, illetve a program számára saját erősségeinek és gyengeségeinek értékelése és a jobbításra irányuló javaslatok megfogalmazása. Az önértékelés a felső vezetés felelősségével folyik. Az értékelés alá vont intézmény vagy a program munkatársai végzik el. Az önértékelés 3 célja: tömör, átfogó képet adni az adott egység oktatási és tanulási tevékenységéről, az oktatási folyamatra irányuló kutatási tevékenység figyelembe vételével, az egység erősségeinek és gyengeségeinek elemzése és javaslattétel az intézkedési tervre külső értékelés (peer review vagy külső szakértők bevonásával) A jó önértékelési jelentés azoknak a korlátoknak és lehetőségeknek a fényében ad számot az erősségekről és gyengeségekről, a lehetőségekről és a veszélyekről ( SWOT ), amelyek között az egység tevékenykedik, stratégiai kontextusba helyezve ezáltal az intézményi menedzsmentet azaz azt vizsgálja, helyesek-e az intézmény céljai és hogyan valósítják meg a célokat. Az egységen belül széles körben megvitatott tevékenységi terv segítségével az önértékelés gondolkodásra ösztönzi az intézményt arra vonatkozóan, hogy miként lehetne megvalósítani a változtatásokat és minőségellenőrzési mechanizmusokat bevezetni a folyamatos jobbítás valamint a stratégiai tervezés és fejlesztés érdekében. Az önértékelés végső célja rávezetni az intézmény minden tagját arra, hogy mindegyikük felelős a minőségért és a bevezetett fejlesztésekért. Ideális esetben legalább 3 hónapot kell biztosítani az önértékelés elvégzésére. Maximális terjedelme oldal, mellékletek nélkül. A felső vezetés aláírásával hitelesíti. Teljes körű minőségbiztosítás vagy TQM (Total Quality Managament): Olyan vezetési filozófia és vállalati gyakorlat, amelynek célja a szervezet emberi és anyagi erőforrásainak leghatékonyabb módon való felhasználása a szervezet céljainak elérése érdekében. (BS brit szabvány szerint) 11

12 5. Gazdálkodás az erőforrásokkal A fejezetben meghatározzuk az intézményi folyamatokat, feladatokat, hatásköröket Szervezeti jellemzők A KHT, illetve az általa végzett tevékenységére alapvetően az a jellemző, hogy az egyes feladatokat megbízások útján végezteti el. Állandó alkalmazottja csak az ügyvezető és a könyvelő, illetve 1 fő adminisztrátor Felelősségek, hatáskörök meghatározása Vezető (rövidítés: V) felelős a teljes folyamat irányításáért, a megfelelő oktatók kiválasztásáért és a megbízásuk elkészítéséért, az egyes tanfolyamok tematikájának kidolgozásáért, illetve kidologoztatásáért, a szükséges tananyagok elkészíttetéséért, a tanfolyamok meghírdetéséért, a nyilvántartások vezétéséért, a teljesítések igazolásáért, a végrahajtás ellenőzéséért. Szakfelelős (rövidítés: SZF) felel a tematikák karbantartásáért, az egyes kurzusok szervezéért, a konzultációk előkészítéséért, az egyes oktatók felkéréséért, az elszámolások összeállításáért, a szak adminsiztrációjának elkészítéséért, a hallgatói nyilvántartások elkészítéséért. Évfolyamfelelős (rövidítés: ÉVF) feladata a szakon belül a saját évfolyamában a konzultációs órarendek összeállítása, a konzultációk előkészítése, a szükséges anyagok beszerzése, a tanayagok sokszorosításának ill. CD-re írásának előkészítése és végrehajtása, a tanári értékelések nyilvántartása és a hallgatók kiértesítése az eredményekről, a záróvizsgák előkészítése (jegyzőkönyvek, tételek, indexek), az oklevelek elkészítésének irányítása, a hallgatói problémák feltárása, közvetítése a szakfelelős felé. 12

13 Tantárgyfelelős (rövidítés: TF) feladata a tananyag elkészítése és folyamatos karbantartása, a szükséges segédletek összeállítása, a tantárgyi konzultációk lebonyolítása, a szükséges segítők felkérése, az eszközök biztosítása a konzultációkra, a beérkező feladatok és a vizsga 6 napon belüli értékelése, az eredmények átadása az évfolyamfelelősnek. Kapcsolattartó (rövidítés: KT) feladata a hallgatók munkájának folyamatos figyelemmel kísérése, a határidők állandó követése, a hallgatók figyelmeztetése az elmaradásaikról, a beérkező feladatok rendszerezése, és szaktanárokhoz való eljuttatása, a hallgatói kérések irányítása az illetékes válaszadóhoz, a tevékenységének folyamatos adminisztrálása (nyomonkövetés). Ügyintéző (rövidítés: ÜGY) feladata a dokumentációk rendszerezése, nyilvántartása és tárolása, a hallgatói adatok összegyűjtése, a változások vezetése, kapcsolattartás az évfolyamfelelősökkel, az elszámolások összegyűjtése és leadása a könyvelőnek, a kimenő számlák elkészítése és postázása, a beérkezett tandíjak nyilvántartása. Minőségügyi felelős (rövidítés: MF) feladata a minőségügyi rendszer kialakítása, működtetése, felülvizsgálat, továbbfejlesztése, a végrehajtás folyamatos ellenőrzése. Oktatási rendszer támogató (rövídítés: ORT) feladat a támogató rendszer kiválasztása, adaptálása, karbantartása, biztonsági másolatok (backup) készítése, a tananyagok feltöltési és kezelési rendszerének kialakítása, segítségnyújtás ezek használatához, a hallgató/oktatói kommunikáció (levelező rendszer, fórum, stb.) működtetése. 13

14 5.3. Technikai háttér A távoktatás és az elearning módszertan megfelelő alkalmazása csak kiforott technikai háttér mellett lehetséges. Ebben minimálisan meg valósítani: a kommunikációs, a tananyagszolgáltató, a feladatleadási, a nyilvántartási funciókat. Célunk, hogy az info-kommunikációs feltételek fejlődésének megfelelően folyamatosan javítsuk szolgáltatásaink minőségét, bővítsük azok körét. A rendszer leírását az M4. melléklet tartalmazza Személyi feltételek biztosítása A személyi feltételek biztosításának feladata: a KHT működtetésében az Alapítóé, a napi működésben az ügyvezetőé. Az ügyvezetőnek gondoskodnia kell arról, hogy a könyvelést és az adminisztratív tevékenységet arra felkészült, illetve arra jogosított személy végezze. Az képzések egyes tárgyainak, moduljainak oktatására elsődleges a partner főiskola, a GEO minősített oktatói közül kérjük fel a téma szakértőjét. Igyekszünk minden tárgy mögé legalább két személyt találni, akik közül az egyik mindenképpen fiatal oktató. Ez utóbbi személy feladata a tárgy gyakorlatainak szervezése, továbbá felkészülés a tárgy önálló oktatására. Ez a módszer biztosítja az utánpótlás képzését is. Amennyiben a GEO-n belül nincs szakember valamely témában, akkor arra a szakmai kapcsolatunk révén keresünk alkalmas oktatót. Törekszünk arra, hogy a felkérendő oktató a Mérnöki Kamara soraiból kerüljön ki. Ezzel biztosítjuk a kapcsolatot az oktatás és a mindennapi gyakorlat között. Ez esetben is igyekszünk egy fiatal bekapcsolására, hogy bármikor legyen helyettesítési lehetőség Megbízási szerződések kezelése A megbízási szerződések mintáit az ügyvezető alakítja ki jogi és pénzügyi szakértőkkel való konzultáció alapján. (Minta az M5. mellékletben található.) Folyamatos oktatási tevékenység esetén megbízási keretszerződés is készíthető. A megbízások elkészítése az ügyintéző feladata, aki erre a célra nyilvántartást vezet a megbízottakról. A megbízási szerződések a tanfolyamok előtt készülnek el, és azokat alá kell íratni az ügyvezetővel és a megbízottal. A megbízási szerződés az elszámolás alapja. Igény esetén a amennyiben a tanfolyam megrendelője cég szolgáltatási szerződést kell kötni a tanfolyamra vonatkozóan. (Minta az M6. mellékletben található.) 14

15 6. Működési folyamatok szabályozása 6.1. A képzés szervezése, kiszolgálása PR tevékenység (hirdetések, tájékoztatók, nyílt napok stb.) Az ügyvezető a képzést megrendelővel közösen kidolgozza a képzés reklámanyagát, vagy megbízást ad erre a tevékenységre egy külső szakembernek. Az ügyvezető gondoskodik a reklámanyagok célbajuttatásáról (sajtó, plakátolás, postázás, stb.). Minden reklámanyaghoz Jelentkezési lap -ot kell készíteni és csatolni. Ugyanezt a honlapon is el kell helyezni. A képzések jobb megismertetésére a hallgatói támogatórendszer Internet-es felületét is fel kell használni. A képzések propagálása érdekében azokat meg kell hirdetni az erre szakosodott honlapokon ( stb.). Szükség estén előzetes igényfelmérés alapján tájékoztató előadásokat szervez a jelentkezők, érdeklődők számára Kurzus előkészítése Az érdekelt felek elvárásainak megismerése A reklámok eredményeként beérkező érdeklődésekről nyilvántartást kell vezetnie az adminisztrátornak. Ebben kell tárolni mindazon igényeket, melyeket az elkötvetkező tanfolyammal szemben támasztanak. Az igényekről és a rájuk adott válaszokról a honlapon GYIK (gyakran ismételt kérdések) oldalt kell vezetni, hogy mások is megismerhessék. A jelentkezések kezelése A beérkező jelentkezéseket az ügyintéző regisztrálja, és visszajelzi azt a jelentkezőnek. A jelentkezővel a kapcsolattartás alapvető eszköze az Internet, az . A felvett hallgatók adatait a hallgatói támogatórendszerben kell rögzíteni. A bejegyzésről az évfolyamfelelős értesíti a hallgatót. Ezzel együtt kiküldi számára a tandíjról szóló számlát, a beiratkozás idejéről és módjáról szóló értesítést. Kompetenciák felmérése és beszámítása A jelentkezők előzetes ismereteit megfelelően előkészített anyagok alapján felmérjük, és lehetővé tesszük a meglévő ismereteik beszámítását. Részletes szabályozást az M9 melléklet tartalmazza. 15

16 A megfelelő infrastruktúra biztosítása A beérkezett és regisztrált jelentkezések, illetve a felvételi keretszámok ismeretében gondoskodni kell arról, hogy a konzultációk számára megfelelő méretű és felszereltségű terem álljon rendelkezésre A beiratkozás folyamata Az új hallgatók az első konzultáció során kitöltik a szükséges nyomtatványokat, melyeket az ügyintéző előkészített erre a célra. Ekkor kell kitölteni a Leckekönyvet is, melyekhez a szükséges számban fényképet kell csatolni. Szintén ekkor kell kitölteni a Diákigazolvány igénylési nyomtatványát. A beiratkozás előfeltétele a kiküldött számla ellenértékének átutalása, illetve az átutalás igazolása. A későbbiekben minden félév elején a hallgatók az első konzultáció során felveszik Leckekönyvükbe a szükséges tantárgyakat. Ekkor is feltétel a tandíj előzetes befizetése Ügyfélszolgálati tevékenység/reklamációk kezelése Az ügyfélszolgálati feladatokat a kapcsolattartó és az évfolyamfelelős látja el a 5.2. pontban leírtak szerint. A reklamációkra csak az a megfelelő ismerettel rendelkező személy adhat választ, akit a 5.2. pontban leírt feladat erre feljogosít. Amennyiben máshoz érkezik be reklamáció, azt továbbítani kell a kapcsolattartó számára. A beérkezett reklamációkat és az azokra adott válaszokat be kell vezetni a nyilvántartásba. Ha ez közérdeklődésre is alkalmas, akkor a be kell jegyezni a GYIK oldalon is Képzési tevékenység A képzés folyamata A képzés az egyes kurzusok tanterve alapján történik. Ebben rögzítésre került az egyes tárgyak sorrendje, félévenkénti elhelyezése. A konkrét konzultációs időpontokat a tanév előtt elkészülő tanrend tartalmazza. Ennek az egyes hallgatókat érdeklő részét a kezdés előtt min. 1. hónappal ki kell küldeni. (Kivétel az I. évfolyam, itt 2 hét ez az időszak) A képzés megvalósulását a képzési naplóban (tanulmányi nyilvántartásban) rögzíteni kell (M3. melléklet) Ebben meg kell adni a végrehajtás időpontját, a megjelentek létszámát, a kiadott tanayagokat és egyéb segédleteket. Amennyiben a lebonyolítás lényegesen eltér a tervezettől, akkor az évfolyamfelelős köteles beavatkozni, és korrigálni a folyamatot. Szükség esetén az ügyvezető is beavatkozhat A képzés támogatása A képzés támogatása a 2.2. pontban felsorolt személyek és a 2.3. pontban leírt technikai háttérrel valósul meg. A képzés rendjére a Tanulmányi rend (M3. melléklet) vonatkozik. 16

17 Vizsgáztatási rend és folyamat Az egyes tárgyak vizsgáira a soronkövetkező tárgy konzultációján kerül sor. A vizsga általában írásbeli. A vizsgák értékelését a tantárgyfelelős végzi, a vizsgát követeő 6 napon belül. A tárgy értékelését a kiadott és beküldött feladatok valamint a vizsgán szerzett jegy alapján állapítja meg. Egy tárgy vizsgáját legfeljebb 3 hónappal lehet elhalasztani. Ha addig nem kerül sor vizsgára, akkor az adott tárgyat ismételten fel kell venni. A képzés Záróvizsgával ér végett, melyre szakdolgozatot kell készíteni. A záróvizsga értékelése a szakdolgozati bírálat, a dolgozat védésen szerzett osztályzata és a szóbeli vizsga alapján alakul ki A tananyaggal kapcsolatos folyamatok A tananyag fajtái: jegyzetek, segédletek, mintapéldák, feladatok, prezentációk. A jegyzetek készítésére a szakfelelős tesz javaslatot az ügyvezetőnek, aki a feladatot elhelyezi a költségvetésben. Amennyiben a keret biztosított, az ügyvezető megrendeli a szerzőtől a jegyzet elkészítést, megjelölve annak terjedelmét és a leadás határidejét. Az elkészült jegyzetet lektor(ok)nak kell kiadni bírálatra. Annak megtörténte után a szerző elvégzi az előírt javításokat, módosításokat, majd leadja a jegyzet lektorált példányát és a javított anyag digitális változatát is. A jegyzetet a továbbiakban a digitális formából kialakított biztonságos, Internet-en vagy CD lemezen publikálható formára kell átalakítani. Ez a támogató rendszer függvénye. A jegyzet megjelenhet nyomtatott formában is, ha erre külön igény jelentkezik. A kurzusok előrehaladtával a jegyzeteket folyamatosan karban kell tartani, amire az eredeti szerzővel kell elsődlegesen szerződést kötni. A segédletek előállításának folyamata hasonló a jegyzetekéhez. Segédletként kiadható olyan anyag is, mely eredetileg más célra készült, de szerzője hozzájárult a tanfolyam céljára történő sokszorosításhoz. A mintapéldák és mintaadatok összeállítása alapvetően a tárgyfelelős oktató kötelessége, de kérésére más is megbízható ezzel a feladattal. A mintapéldák és mintaadatok publikálását elsődlegesen a támogató rendszer révén kell publikálni. A beküldendő feladatokat a tárgyfelelős oktató állítja össze és adja ki a konzultáció keretében. A feladatok a támogató rendszeren is megjelennek. 17

18 A prezentációk célja a konzultációs munka megkönnyítése. Amennyiben annak formája megengedi, úgy ezeket is a hallgatók rendelkezésére kell bocsátani lehetőleg valamely digitális formában (CD, támogató rendszer). A tananyag terjesztésénél törekedni kell annak megfelelő védelméről, védeni kell az illetéktelen felhasználás ellen. 18

19 7. Minőség mérése, fejlesztése A GEOINFO KHT minőségbiztosításának, az oktatás színvonalának, illetve a képzésre vonatkozó elégedettségnek a megítélését szolgálják a szakonként és évfolyamonként elkészített önértékelő felmérések a következőkről: a) A képzés tartalma (szakmai megfelelés, tananyagfejlesztés). b) Oktatói háttér (felkészültség, eredményesség, az oktatási munka minősítése oktatónként). c) Infrastrukturális feltételek (a GEOINFO KHT a hallgatók felkészítését szolgáló munkája). d) A tanulmányi és vizsgakövetelmények betartása. e) A hallgatók teljesítménye (felkészültségének felmérése a konzultációk, a vizsgákon nyújtott teljesítmény, a diploma/szakdolgozat színvonala és a záróvizsgák tapasztalatai alapján). f) A teljes képzési folyamat koordinálása (kompetencia és felelősségi körök). g) A képzésben résztvevők, a korábban részt vettek, valamint a kibocsátott szakembereket fogadók véleménye a képzésről és az intézményről, a következők szerint: a hallgatók véleménye a képzésről és a velük kialakított kapcsolatrendszerről, az oktatók véleménye a képzésről, elégedettsége az oktatás feltételeivel és a vezetés velük kiépített kapcsolatrendszerével, végzett hallgatók véleménye a képzésről, a velük kialakított kapcsolatrendszerről, a munkaadók véleménye a képzésről, és a velük kialakított kapcsolatrendszerről, a kutatás-fejlesztés felhasználóinak véleménye a GEOINFO KHT által elvégzett munkákról és a velük kialakított kapcsolatokról, A GEOINFO KHT nem oktató dolgozóinak véleménye a GEOINFO KHTről A minőségértékelési rendszer elemei A) MARKETING, ARCULATTERVEZÉS, REKLÁM, PROPAGANDA C(él): Az adott szak ismertségének javítása T(artalom): Marketing tevékenység, kapcsolat a médiával F(elelős): Ügyvezető H(atáridő): Évente szeptember 15. E(redmény): Jelentkezési és felvételi adatok, végzős hallgatóknak szóló állásajánlatok, nyílt napok adatai, felvételi rendszer elemzése D(öntés): Éves minőségügyi beszámoló É(rtesítés): Ügyvezető J(avaslat): Ügyvezető szerinti feladatok és felelősei B) HALLGATÓK Elméleti képzés (Szakonként) C: A hallgatói mobilitás figyelemmel kísérése, a hallgatói teljesítmények javítása T: A hallgatói létszám változásának figyelemmel kísérése és a hallgatók teljesítményének értékelése 19

20 F: Szakfelelős H: március 15, október 15. E: Hallgatói létszám változásának adatai, kimaradt és a követelményeket csak hosszabb idő alatt teljesítő hallgatók adatai és véleménye, egyes tantárgyak eredményei, egyéni tanulmányok, gyenge és kiemelkedő hallgatókkal való foglalkozás, az oktatók hallgatói véleményezésének és jutalmazásának eredményei D: Éves minőségügyi beszámoló É: Ügyvezető J: Ügyvezető szerinti feladatok és felelősei Félév lezárása után C: A tanulmányi munka eredményességének javítása T: Az egyes tantárgyakban a hallgatók vizsgaeredményeinek értékelése, a tantárgyak helyzetének értékelése F: Tantárgyfelelős, szakfelelős H: február 28. és szeptember 30. E: Információ az egyes oktatók munkájáról, tananyag továbbfejlesztése, félévi eredmények elemzése, tantárgyi követelmények és teljesítésük értékelése, vizsgakövetelmények és módszerek értékelése, hallgatók által adott kérdőíves vélemények D: Értekezlet jegyzőkönyve É: Ügyvezető J: Ügyvezető döntése szerinti intézkedések és felelőse(i) Záróvizsga, diplomaterv/szakdolgozat C: Az oktatás eredményessége, a végzettek pályaalkalmassága T: A diplomaterv/szakdolgozat védések és a záróvizsga tapasztalatainak értékelése F: Szakfelelős H: december 31. E: A záróvizsga eredmények értékelése, vizsgabizottsági tagok véleménye, végzett hallgatók által adott kérdőíves vélemények D: A záróvizsgák eredményeinek összefoglaló értékelése É: Ügyvezető J: Ügyvezető szerinti határozatok és felelősei Tantervek C: Tantervek folyamatos fejlesztése T: A tanterv felülvizsgálata, új tantervek, tananyagok kidolgozása F: Szakfelelős H: 3 évenként E: Az oktatás tapasztalatainak értékelése, beiratkozott- és végzett hallgatók kérdőíves véleményének értékelése, szakmai partnerek véleménye 20

21 D: Éves minőségügyi beszámoló. É: Ügyvezető J: Ügyvezető szerinti határozatok és felelősei Tananyagok operatív összehangolása C: Tananyagok összehangolása T: Tananyagátfedések megszüntetése, hiányok és felesleges anyagrészek kiküszöbölése, a hallgatói terhelés megkívánt szinten tartása F: Szakfelelős H: Félévkezdés előtt, május 20., november 20. E: Tantárgyi követelmények értékelése, hallgatói vélemények D: Vezetői feljegyzések. Éves minőségügyi beszámoló É: Ügyvezető J: Ügyvezető intézkedése a feltárt hiányosságok megszüntetésére C) OKTATÓK Szakok szintjén C: Az oktatók szakmai és tudományos fejlődésének elősegítése T: Az oktatók munkájának értékelése, a követelményrendszer figyelembe vételével, a következő év feladatainak meghatározása F: Dékán/főigazgató, intézetigazgató tanszékvezető H: Évente egyszer E: Személyes beszélgetés, írásbeli munkaterv D: Vezetői feljegyzés É: Szakfelelős J: Ügyvezető intézkedése D) AZ OKTATÁS INFRASTRUKTURÁLIS ÉS TÁRGYI FELTÉTELEI, OKTATÁST SEGÍTŐ SZOLGÁLTATÁSOK C: A tárgyi és infrastrukturális feltételek biztosítása T: Az oktatás infrastrukturális és tárgyi feltételeinek értékelése, az információk rendszerezése, visszacsatolás a költségvetés tervezéséhez F: Szakfelelős H: szeptember 1. és január 30. E: A hallgatói létszám és a tárgyi feltételek vizsgálata, laborok, tantermek, könyvtár, számítógép-, szoftver-, műszer ellátottság, oktatás-technikai eszközök helyzetének elemzése, előző évi tapasztalatok, hallgatói vélemények D: Vezetői feljegyzések É: Ügyvezető J: Ügyvezető intézkedése 21

22 E) AZ OKTATÁS GAZDASÁGI-PÉNZÜGYI FELTÉTELEI, LIKVIDITÁS MENEDZSMENT C: A működés gazdasági-pénzügyi feltételeinek biztosítása T: Az oktatás gazdasági-pénzügyi feltételeinek értékelése, az információk rendszerezése, visszacsatolás a költségvetés tervezéséhez F: Szakfelelős, oktató H: szeptember 1. és január 30. E: A humán stratégia felülvizsgálata (létszám-terv, képzési és továbbképzési terv); controlling rendszer működésének értékelése (teljesítmények, illetve a bevételek és kiadások beruházások, fejlesztések, beszerzések, karbantartások a terv szerint alakultak-e); a központi, illetve háttér-szolgáltatásokkal való elégedettség D: Vezetői feljegyzések É: Ügyvezető J: Ügyvezető hatáskörbe tartozó ügyekben intézkedés F) KAPCSOLATTARTÁS A VÉGZETT HALLGATÓKKAL C: A végzett hallgatók pályájának nyomon követése T: Információk beszerzése a végzett hallgatók pályájáról, oktatásról alkotott véleményükről F: Szakfelelős H: Végzés után, 1, 3 és 10 évvel E: Kérdőívek kiküldése és értékelése, levelezés, évfolyam találkozók, személyes és szakmai kapcsolatok, szakmai konferenciák alkalmának felhasználásával D: Éves minőségügyi beszámoló É: Ügyvezető J: Ügyvezető szerinti határozatok és felelősei 7.2. Finanszírozók elégedettségének mérése Az oktatásban közvetlenül résztvevők mellett ki kell térni az oktatást finanszírozók véleményének kikérésére is. Ennek egyik módja lehet a kérdőíves vizsgálat. Ekkor minden olyan céget meg kell kérdezni, amely hallgatót küldött a tanfolyamokra. Másik megoldás lehet a nyílt napok szervezése, melyre munkáltatót és dolgozót egyaránt meg lehet hívni, és itt kötetlen beszélgetés keretében megtárgyalni az oktatás teljes folyamatát (szakmai, szervezési és anyagi kérdések) Helyesbítő és megelőző intézkedések A külöböző célú felmérések eredményeit publikálni kell. Ez történjen az oktatók és dolgozók részére szervezett összevont megbeszélés keretében, amikor együttesen lehet megfogalmazni a továbblépés módját. A megbeszélésről jegyzőkönyv készül. 22

23 8. Mellékletek 23

24 8.1. M1 melléklet: A képzés folyamatábrája Konzultációk közötti időszakok Befizetések ellenőrzése, szükség esetén felszólítás (ÉVF) Feladatok beérkezésének regisztrálása és eljuttatása a szaktanárhoz/tantárgyfelelőshöz (ÉVF) Javítások visszajelzése 6 napon belül, adatbázis kiegészítése (ÉVF, T) Elmaradók figyelmének felhívása (ÉVF, SZF) Konzultációk előkészítése Órarend összeállítása (SZF) Tananyagok előkészítése (SZF) Tanterem előkészítése Frissítők beszerzése (ÉVF) Tanárok felkérése (ÜV) Megbízási szerződések előkészítése (A, ÜV) Vizsgák megszervezése (TF) Kérdőíves felmérés előkészítése (ÉVF, T) Műhelyfoglalkozások előkészítése Órarend összeállítása (SZF) Segédanyagok előkészítése (SZF) Tanterem és szoftverek előkészítése (ÉVF) Frissítők beszerzése (ÉVF) Tanárok felkérése ( ) Megbízási szerződések előkészítése (A, ÜV) Vizsgák megszervezése (TF) Kérdőíves felmérés előkészítése (ÉVF, T) Konzultációk utáni időszak Vizsgák kiértékelése, visszajelzés (TF, ÉVF) Kérdőívek kiértékelése (T, SZF) Adatbázis kiegészítése (TE) Utolsó konzultáció Záróvizsga előtti tevékenységek Záródolgozati kiírások elkészítése és kiadása (SZF) Záróvizsga időpont kijelölése (SZF) Záróvizsga kérdések elkészítése és kiküldése (SZF) Konzulensek és hallgatók kapcsolattartása (ÉVF) Szakdolgozatok begyűjtése (ÉVF) Szakdolgozati bírálatok elkészíttetése (SZF) Záróvizsga-bizottság kijelölése, felkérése (ÜV) Szerződések elkészítése (A, ÜV) 24

25 Záróvizsga Szakdolgozati bírálatok összegyűjtése (A, SZF) Terem előkészítése, berendezése (A) Kérdések, dossziék, jegyzőkönyvek előkészítése (A) Oklevelek Oklevelek elkészítése (A) Oklevelek átadása (ÜV) Végzés után Kérdőíves felmérés és kiértékelés a tanfolyamról (SZF) Szakdolgozati bemutatók kihelyezése a honlapra (TE) Kapcsolattartás a végzettekkel (SZF) A végzettek meghívása főiskolai rendezvényekre (A) Végzettek bevonása a tutori és az oktatási munkába (SZF) ÉVF évfolyamfelelős SZF szakfelelős T tanár A adminisztrátor ÜV ügyvezető TE technikai feleős 25

26 8.2. M2. melléklet: A dokumentumok kezelése A digitálisan keletkező dokumentumokat egységesen a szerver Továbbképzés nevű megosztott mappájában tároljuk. Itt képzésenként és feladatonként alkönyvtárak állnak rendelkezésre, melyeken belül évenkénti bontásban kerülnek az anyagok tárolásra. Ehhez a mappához a képzés szereplői (5.2. pont) a saját jogosultságukkal férnek hozzá. A 2004/2005. tanévvel bezárólag ugyanezen könyvtár megfelelő alkönyvtárában tároltuk a hallgatók által beküldött feladatokat, az azokra vonatkozó értékeléseket. A 2005/2006. tanévtől ez a feladat a VGEO szerverre kerül át (ld. M4 MellékletTechnikai háttér). Az elektronikus levelezés anyaga a továbbképzési ügyintéző könyvtárában kerül tárolásra. Ehhez minden kimenő levelet másolatként hozzá is el kell küldeni. A papír alapú dokumentumok tárolását a továbbképzési ügyintéző végzi a hagyományos iktatási rendnek megfelelően. 26

27 8.3. M3. melléklet: Képzési napló/tanulmányi rend Jelenléti ívekkel oldjuk meg a képzések előrehaladásának követését. Ezen a megjelent hallgatók aláírásukkal igazolják a képzés egyes szakaszainak megtörténtét. A képzési naplót a minőségügyi felelős vezeti, amelyben nyílvántartja, a minőségügyi oktatásban részesült munkatársakat, akik aláírásukkal igazolják ennek tényét. A következő táblázat a képzési napló szerkezetét mutatja: Képzési napló Képzés időpontja: Készítette: Minőségügyi felelős Résztvevők Aláírás Aláírásommal igazolom, hogy a minőségügyi oktatásban részt vettem, a Felnőttképzés minőségbiztosítási rendszerét megismertem. A Minőségpolitikában megfogalmazottaknak megfeleleően elkötelezem magam a minőségbiztosítási rendszer alkalmazására és hozzájárulok fejlesztéséhez. 27

28 UNIGIS I. UNIGIS II. Ép.geod. I. Ép.geod. II./1. 1. konzultáció Feladatbeküldés és Digitális adatgyűjtés Dr. Szepes A. Busics, Engler Térinformatikai módszerek Dr. Márkus B Irodaautomatizá ció Dr. Szepesné és és és Építési geodézia Dr. Ágfalvi M. 2. konzultáció Feladatbeküldés és Bevezetés a térinformatikába Dr. Márkus B fakultatív Rendszerszerv Szepesné Űr- és légifelvételek alk. Verőné Digitális adatgyűjtés Dr. Szepes A Szakmai jogi és etikai ism. Dr. Fenyő Gy. TANULMÁNYI REND A 2005/2006. OKTATÁSI ÉVRE és és konzultáció Feladatbeküldés Digitális adatgyűjtés műhely Dr. Szepes A. Busics, L.M fakultatív Adatint. műhely Dr. Szepes Körny.gazd. Dr. Tamás J Digitális térképezés Dr. Vincze L Közműfelméré s Dr. Ágfalvi M. 4. konzultáció Feladatbeküldés és Megjelenítés Guszlev A fakultatív Menedzs. és adatpol. Dr. Márkus B. OpenGIS műhely és és Térinformatika Dr. Detrekői Á Menedzsment és adatpolitika Dr. Detrekői Á és és és konzultáció Feladatbeküldés és Adat-integráció Dr. Szepes A. Lepsényi M fakultatív Proj.men. Csabina Z. Légi távérz. Jancsó T Építési ismeretek Kárpáti Imre Projektmenedzsment Csabina Z és és és konzultáció Feladatbeküldés GIS projekt Dr. Márkus B Digitális adatgyűjtés és tér. Dr. Busics Mérések tervezés Ing.kat és Szakdolgozati és záróvizsga időpontok Szakdolgozat kiírás Szakdolgozat leadása Védés és záróvizsga UNIGIS Építési geodézia

29 8.4. M4. melléklet: Technikai háttér A KHT fontosnak tartja, hogy a fejlett információk és kommunikációs technológiák felhasználásával növelje az oktatás minőségét. Ez különösen fontos a távoktatásos képzési formáknál, ahol fontos szerep jut a hallagatók önálló tanulásának. Ezt kívánjuk támogatni a Virtual GEO oktatási portálunkkal ( most van bejegyzés alatt a cím). A VGEO oktatási portál feladatai: a hallgatók számára a digitális tananyagok szolgáltatása feladatok beadásának (feltöltésének) biztosítása feladatok beérkezéséről a szaktanár az eredményekről a hallgatók tájékoztatása feladatok kiértékelésének támogatása a hallgatók teljesítményének nyomonkövetése és adminisztrálása a hallgatók személyes adatainak nyilvántartása a hallgató-hallgató és tanár-hallgató kommunikáció támogatása fórum, üzenetküldés, chat, illetve küldési lehetőségek által a képzésben részt vevő oktatók, felelősök, ügyintézők eggyüttműködésének támogatása A VGEO oktatási portál a Moodle elearning keretrendszerre épül, Apache webszerverrel és MySql adatbáziskezelő rendszerrel működik együtt. Az Oktatási rendszer támogató felelős a rendszer működtetéséért és karbantartásáért, illetve az e-learning keretrendszer kialakításáért. Az e-learning környezet és a nyílvántartási rendszer kialakítása, kezelése a továbbképzési ügyintéző feladata, aki - biztosítja a felhasználók hozzáférési lehetőségét - biztosítja a tananyagok elhelyezését - nyomonköveti a képzés előrehaladását és közzé teszi az egyes modulokkal kapcsolatos híreket, információkat. 29

30 8.5. M5. melléklet: Megbízási szerződés 30

31 GEOINFO KHT 8002 Székesfehérvár Pirosalma u. 1-3 Tel.: Fax: , Tárgy: Oktatás Szám: F E L H A S Z N Á L Ó I S Z E R Z Ő D É S (keret-megállapodás) amely egyfelől a GEOINFO KHT, mint Felhasználó (Bankszámlaszám: , adószáma ), másfelől..., mint Szerző Anyja neve:... születési helye és ideje:... Lakcíme:... Adóazonosító jele:... TB azonosító jele:... között jött létre a mai napon az alábbi feltételekkel: 1.) A szerző vállalja jelen megbízás alapján az alábbi szerzői jog védelme alatt álló tudományos mű, jegyzet, tankönyv, nyilvánosan tartott beszéd (előadás) megalkotását és átadását a felhasználó számára oly módon, hogy a szerző kijelenti, a szerződés tárgyát képező alkotásra harmadik személy nem szerzett jogot és nincs olyan jogosultság, amely annak felhasználását korlátozná, vagy kizárná. A szerződés tárgya: Előadás és gyakorlat tartása, jegyzet készítése... szakon Szerződő felek kijelentik, hogy a mű a szerzői jogok védelméről szóló évi LXXVI. törvényben foglaltak alapján önálló szellemi munkának minősülő alkotás. 2.) Szerző a kéziratot, és feladathoz kapcsolódó egyéb munkarészeket az alább részletezett fejlesztési szakaszok szerinti ütemezésben, a következőkben leírt határidőkre, legvégül hó... napjáig kijavítva átadja a Felhasználónak. A határidők módosításához Felhasználó csak kivételesen indokolt esetben és csak a határidő lejárta előtt benyújtott kérelemre járul hozzá. A Szerző az előadást félévben megtartja. 3.) Szerző és Felhasználó megállapodnak abban, hogy az alkotást minden ütem végén a Szerző egy példány nyomtatott változat mellett biztonsági másolatként való megőrzésre egy példányban, számítástechnikai adathordozón is átadja Felhasználónak, szerzői jogának fenntartása mellett. 4.) A szerzői díj kifizetése (a szükséges részt aláhúzni): a lektorált, és az alapján javított anyag leadása vagy az előadás megtartásának igazolása. 5.) Amennyiben Szerző a kéziratot a megjelölt határidőre nem nyújtja be, vagy a szerző magatartása miatt veszélyeztetve látszik a határidő tartása, Felhasználó felmondhatja a szerződést, visszavonhatja megbízását Szerzőtől. Ebben az esetben azonban az addig elkészített és átadott anyag esetleges felhasználására az arányos szerzői jogdíjnak max. 80%-a kerülhet kifizetésre. Adott esetben a Felhasználó nem köteles a kéziratra igényt tartani. 6.) A szerzői vagyoni jogok átruházása, a felhasználási jog terjedelme: Jelen kiadói szerződés esetén szerző ezennel átruházza a kiadóra az 1.) pontban körülírt szerzői alkotás (mű) magyar nyelvű kiadásának, felhasználásának, terjesztésének kizárólagos jogát. A kiadót a mű kizárólagos kiadói joga a mű kiadónak történő átadásától számított három év időtartamra illeti meg. A szerződés tartama alatt a felhasználó (Geoinfo Kht) jogosult újabb szerzői díj fizetése nélkül a művet az általa meghatározott példányban és kivitelben többször is kiadni. 31